Les Fondamentaux de Microsoft Office 2013
1. Démarrer une application application de la suite MS office
Le lancement d’une application de la suite Ms Office peut se faire en utilisant l’une des
options ci-dessous :
• Par le menu Démarrer
Cliquez d’abord sur le bouton en bas à gauche (d’info-bulle « Démarrer » et d’icône
Windows), ou bien appuyez sur la touche Windows de votre clavier. Cliquez sur « Tous les
programmes », ensuite sur « Microsoft Office », puis sur le nom de l’application à ouvrir (si
nécessaire, cliquez-glissez sur le curseur vertical pour accéder au nom de l’application).
• Créer un raccourci sur le bureau
Pour démarrer rapidement un logiciel souvent utilisé, il est pratique d’afficher un raccourci
sur le Bureau de Windows. Pour créer le raccourci : cliquez sur le bouton « Démarrer », puis
sur « Tous les programmes ». Avec le clique droit, cliquez-glissez sur le logiciel choisi
jusqu’au Bureau. Cliquez sur l’option « Créer les raccourcis ici ». L’icône du logiciel
apparaît sur le Bureau avec une petite flèche noire. Un double-clic permet de démarrer le
logiciel.
• Démarrer un logiciel en ouvrant un fichier
Communément, on lance une application en ouvrant un fichier réalisé avec cette application.
Ce fichier peut déjà avoir été créé, ou bien on peut en ouvrir un nouveau : faites un clic droit
sur le Bureau de Windows > Nouveau. Choisissez le fichier à créer (document Word, feuille
de calcul Excel, présentation PowerPoint, base de données Access).
• Web App
A partir du site SkyDrive, une version gratuite et allégée peut être lancée mais elle offre
moins de commandes que la version installable sur PC(CF les Web Apps).
2. Windows Live
Sur le site Windows Live de Microsoft, SkyDrive (http://skydrive.live.com. SkyDrive)
propose, un service de stockage en ligne de 25 Go et quatre applications de la gamme office
(Excel, Word, PowerPoint et OneNote) qui sont appelées des « Web Apps ».
3. Fenêtre
La fenêtre principale est l’écran à l’ouverture du logiciel. Lorsqu’on passe le pointeur sur un
bouton ou sur une étiquette, une « info-bulle » explicative s’affiche généralement. Une info-
bulle est un rectangle qui contient une information. Pour activer un bouton, cliquez dessus. Il
change alors de couleur. Pour le désactiver, il convient souvent de cliquer dessus à nouveau.
Bouton (reproduire la mise en forme) activé Bouton (reproduire la mise en forme) désactivé
La fenêtre principale comprend divers éléments communs aux logiciels Microsoft Office
2013 :
• La barre de titre
la barre de titre (située en haut de l’écran) indique le nom du fichier suivi du nom du logiciel
utilisé. A son extrémité droite, elle comprend trois boutons servant à réduire , à agrandir ou
fermer la fenêtre du fichier.
• Le ruban
Sous la barre de titre, se situe le « ruban ». Ce ruban existe depuis les applications d’Office
2007. Le premier élément du ruban est l’onglet Fichier. Dans la suite Office 2013, on désigne
par le terme « Backstage » l’ensemble des fonctionnalités accessibles par le menu Fichier.
Passer en mode Backstage signifie tout simplement ouvrir le menu Fichier.
• La barre d’outils Accès rapide
La barre d’outils Accès rapide est une barre constituée de commandes souvent utilisées, dont
on souhaite en conséquence un accès rapide, sans passer par un onglet. Par défaut, elle est
située au-dessus du ruban. En activant son menu déroulant la barre d’outils apparait et permet
d’ajouter d’autres commandes. La barre « d’outils Accès rapide » est personnalisable.
• La barre d’état
Elle est située au-dessus de la barre des tâches du menu Démarrer. Elle est entièrement
configurable et les options proposées diffèrent d’un logiciel à l’autre.
4. Le ruban
• Onglets et commandes
Le ruban est constitué d’onglets regroupant les principales fonctionnalités du logiciel.
Certaines étiquettes d’onglets sont communes à plusieurs logiciels (Accueil, Insertion,
Révision, Affichage), bien que leurs contenus ne soient pas les mêmes ( onglet « Publipostage
» de Word, onglet « Formules » d’Excel, onglet « Diaporama » de PowerPoint, onglet «
Outils de base de données » d’Access). Certains onglets sont contextuels. Exemple : après
insertion d’une image dans un document réalisé sous Word, l’onglet « Format » de « Outils
image » s’affiche, permettant de paramétrer l’image insérée.
Chaque onglet est composé de plusieurs groupes de commandes dont l’intitulé est indiqué en
dessous du groupe de commandes.
Exemple : l’onglet Accueil de Word contient le groupe « Presse-papiers », divers groupes de
mises en forme (« Police », « Paragraphe » et « Style ») et le groupe « Modification ».
Certaines commandes disposent d’une flèche permettant d’ouvrir un menu ou une galerie.
• Lanceur de groupe
A droite de certains intitulés de groupes, est placé un bouton appelé lanceur de boîte de
dialogue. Son activation ouvre une fenêtre proposant différentes options relatives à ce groupe.
• Le ruban est rétractable
Il existe plusieurs méthodes pour réduire le ruban :
• La méthode la plus simple est propre à l’Office 2013 : le ruban peut être réduit en
utilisant la flèche placée à l’extrémité droite en bas du ruban
• Un double-clic sur un onglet quelconque masque les groupes de commandes du ruban
(gain de place sur l’écran). Un simple clic sur un onglet les réaffiche temporairement.
• Un clic droit sur la zone d’icônes de la barre d’outils > Réduire le ruban. Pour le
restaurer : après un nouveau clic droit, cliquez de nouveau sur « Réduire le Ruban »
afin d’enlever la coche de cette option.
5. Le menu fichier
L’activation de cet onglet ouvre une liste de fonctionnalités essentielles. On dit qu’on est en «
mode Backstage », c’est-à-dire « derrière la scène ». Quand on est dans le fichier, on peut par
exemple saisir des données, procéder à des actions de mise en forme, insérer des éléments.
Tandis qu’en mode Backstage, on gère le fichier en tant qu’objet global : enregistrement,
ouverture, fermeture, création, impression, informations, partage.
Précisions sur certaines fonctionnalités du menu Fichier
• « Nouveau » : permet de créer un nouveau fichier : un document sous Word, un classeur
sous Excel, une présentation sous PowerPoint ou une base de données sous Access.
• « Récent » : permet d’afficher les fichiers et les dossiers récemment ouverts. Pour
maintenir un élément dans la liste, cliquez sur l’icône de l’épingle suivant son nom. Pour
qu’il puisse être ensuite retiré de la liste, cliquez sur l’icône , qui a remplacé l’icône
précédente.
• « Informations » : cette rubrique permet d’afficher, de définir ou de modifier des
informations ou des propriétés concernant le fichier actif (taille, titre, dates de création et
de modification, auteur, etc.)
• « Options » : permet de personnaliser l’application par la modification de ses paramètres.
Il existe de nombreuses options paramétrables. Certaines sont communes à plusieurs
logiciels, d’autres sont propres à une application. Le volet de gauche de la fenêtre liste des
catégories d’options. A droite, le volet principal contient les options relatives à la catégorie
sélectionnée. Certaines options sont suivies de boutons . Pointer sur ce bouton permet
d’afficher une info-bulle explicative.
Exemples d’options modifiables, utilisées précédemment : personnalisation du ruban et
personnalisation de la barre d’outils Accès rapide.
6. Aide
• Info-bulles
Les info-bulles fournissent des explications sur les commandes.
• Fenêtre de l’aide
Pour obtenir une aide, cliquez sur le bouton d’icône en haut à droite de l’écran, ou bien
appuyez sur la touche F1. La fenêtre d’aide du logiciel en cours s’affiche. Vous pouvez
également activer la rubrique « Aide » de l’onglet Fichier : menu Fichier > Aide > Aide de
Microsoft Office.
Précisions sur l’action de certains boutons de la fenêtre Aide
affiche l’article précédemment ouvert
affiche l’article suivant
affiche la page d’accueil de l’aide
modifie la taille de la police de la fenêtre de l’aide
ouvre à gauche la Table des matières
On peut également utiliser la zone étiquetée « Rechercher ». Cliquez à nouveau sur l’onglet
Fichier, ou sur un autre onglet pour revenir à la fenêtre du fichier.
7. Enregistrer
Par mesure de sécurité, enregistrez régulièrement votre document : cliquez sur le bouton
Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide (sinon : ouvrez le menu Fichier > Enregistrer).
Lors du premier enregistrement d’un fichier (ou bien : en cliquant sur l’onglet Fichier, puis
sur « Enregistrer sous »), la fenêtre « Enregistrer sous » apparaît. Elle comporte trois zones de
saisie. Vous devez choisir :
• Le dossier dans lequel vous allez stocker votre fichier. Vous pouvez utiliser les deux
volets de la fenêtre pour le rechercher, également créer un nouveau dossier (cliquez sur «
Nouveau dossier ») ;
• Le nom du fichier. Choisissez-en un explicite, pour mieux pouvoir retrouver votre fichier
ensuite. Ce nom peut contenir des espaces, mais pas de signes de ponctuation ;
• Le type du fichier.
• Enregistrement au format PDF ou XPS
Ces formats de fichiers permettent la diffusion de documents par messagerie, en conservant
leur mise en forme. A condition de disposer du logiciel adéquat, l’utilisateur peut afficher,
partager et imprimer les fichiers, mais il ne peut pas les modifier. Concernant un fichier PDF,
il doit disposer d’Acrobat Reader (disponible gratuitement sur le site d’Adobe). Concernant
un fichier XPS, il doit disposer de Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le
site Microsoft).
Pour créer une copie de ce document sous l’un de ces deux formats : ouvrez le document, puis
activez le menu Fichier. Il existe ensuite deux méthodes :
- Cliquez sur « Enregistrer et envoyer » > « Créer un document PDF ou XPS » > « Créer
PDF/XPS ». Renseignez la fenêtre « Publier comme PDF ou XPS », puis validez en
cliquant sur « Publier ».
- Ou cliquez d’abord sur « Enregistrer sous ». Dans la fenêtre « Enregistrer sous »,
choisissez « PDF » ou « Document XPS » comme type de fichier. Sélectionnez le dossier
où sera placé le fichier. Saisissez éventuellement un autre nom (par défaut, le même nom
sera donné, avec l’extension .pdf ou .xps). Validez en cliquant sur « Enregistrer ».
• Personnalisation de l’enregistrement
On peut paramétrer l’enregistrement, en particulier renseigner la fréquence d’enregistrement
automatique, et choisir le dossier dans lequel sera placé par défaut le nouveau fichier
enregistré. Pour personnaliser l’enregistrement : activez l’onglet Fichier > « Options » > «
Enregistrement ». Renseignez la rubrique « Enregistrer (…) ».
8. Protection d’un fichier par un mot de passe
Ouvrez le menu Fichier > « Informations ». A la rubrique « Autorisations », cliquez sur «
Protéger (…) », et choisissez l’option de protection souhaitée. Un mot de passe doit
comprendre au minimum 8 caractères, l’idéal étant de 14 caractères ou davantage. Pour plus
de sécurité, vous pouvez inclure majuscules, minuscules, chiffres et symboles (point
d’interrogation, tiret…). S’il est perdu, il n’est pas récupérable.
9. Impression
Si vous souhaitez voir et modifier si nécessaire les paramètres d’impression (en précisant
notamment les pages à imprimer) avant d’imprimer, activez l’onglet Fichier > Imprimer. Si
vous êtes dans Access : choisissez ensuite « Imprimer » ou « Aperçu avant impression ».
Sinon : à droite de la fenêtre, on peut voir le fichier tel qu’il sera imprimé. Le lien « Mise en
page » permet d’afficher la fenêtre « Mise en page », qui contient d’autres paramètres
d’impression. Renseignez le volet gauche, puis cliquez sur « Imprimer ». Pour lancer
directement l’impression du fichier, activez le bouton « Impression rapide » de la barre
d’outils Accès rapide. S’il n’est pas sur la barre, son équivalent est : menu Fichier > rubrique
« Imprimer » > bouton « Imprimer » (bouton « Impression rapide » dans Access).
10. Envoyer un document par courrier électronique
A condition de disposer d’Internet ainsi que d’un logiciel de messagerie, il est rapide
d’envoyer le document actif en pièce jointe : activez l’onglet Fichier > « Enregistrer et
envoyer ». Choisissez les options souhaitées.
11. Fermeture
Pour fermer le fichier en cours, cliquez sur la croix en haut à droite de l’écran. S’il était
le seul fichier ouvert, on quitte également l’application. Pour le fermer sans quitter
l’application : menu Fichier > « Fermer ».Pour fermer tous les documents ouverts dans
l’application, et pour quitter l’application : menu Fichier > « Quitter ».
