SOMMAIRE

SIGLES ET ACRONYMES……………………………………………………………2

Partie 1 : GENERALITES………………………………………………………………3

I- INTRODUCTION……………………………………………………………4

II- DEFINITIONS………………………………………………………………..4

III- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION……………………………………8

IV- STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE LA TRESORERIE…………..9

Partie 2 : OPERATIONS………………………………………………………………..13

I- CAISSE……………………………………………………………………….14

II- SORTIE DE CAISSE ………………………………………………………..23

III- VERSEMENT ET RETRAIT………………………………………………...27

Partie 3 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE……………………………………………40

I- CLASSEMENT………………………………………………………………41

II- ARCHIVAGE………………………………………………………………..42

Partie 4 : INFORMATION COMPLEMENTAIRE……………………………………..43

I- LE TRAITEMENT DES OPERATIONS……………….……………………44

II- REGLES A RESPECTER………………………………...…………………..45

III- SECURITE DES VALEURS…………………………………………………48

ANNEXE…………………………………………………………………………………49

TABLE DE MATIERE…………………………………………………………………. 52

1
 SIGLES ET ACRONYMES

KYC: Know Your Customer

BCEAO : Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest
CA : Conseil d’administration
DG : Directeur Général
DGA : Directeur Général Adjoint
CELPAID FINANCES SA : Système Financier Décentralisé – Etablissement de Monnaie
Electronique Agréé
CC : Comité de Crédit
SFD : Système Financier Décentralisé
UMOA : Union Monétaire Ouest Africain
UEMOA : Union Economique et Monétaire Ouest Africain
FCFA : Francs de la Communauté Financière Africaine
TTC : Toute Taxe Comprise
FMI : Fonds Monétaire International

2
3
 I- INTRODUCTION

Le manuel de procédure de trésorerie de CELPAID vise à assurer une gestion financière

transparente, efficace et conforme, en standardisant les opérations de trésorerie à travers

PARTIE 1

GENERALITES

- INTRODUCTION
-
- DEFINITIONS
-
- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION

- STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
DE LA TRESORERIE

toutes les agences. Il optimise la gestion des flux de trésorerie, renforce la sécurité
financière en protégeant les fonds contre les fraudes, et garantit la conformité aux
régulations en vigueur. Il facilite également les audits internes et externes, et assure la
formation continue du personnel pour garantir l'application correcte des procédures. Ce
manuel est crucial pour une microfinance car il optimise l'utilisation des ressources
financières, renforce la crédibilité de l'institution, améliore la rentabilité, minimise les
risques financiers, et soutient la croissance en assurant la disponibilité des fonds
nécessaires.

II – DEFINITIONS

Les principaux termes usuels du domaine de la trésorerie sont définis afin de

faciliter la compréhension du manuel.

1. Termes techniques dans les SFD (Système Financier Décentralisé)

Ici, il s’agira de définir les termes couramment utilisés dans les microfinances en général.

4
 - SFD
Regroupe les institutions de microfinance qui ne sont pas des banques traditionnelles mais
qui offrent des services financiers de proximité à des populations locales
- Personnes Morales
Groupement de personnes ou de biens ayant la personnalité juridique, et étant, par
conséquent, titulaire de droits et obligations.

- Personnes Physiques
Personne de droit privé

- Comité de crédit

Groupe de personne au sein d’une microfinance SFD qui prend les décisions d’octroi de
crédit en évaluant les demandes de prêt.

- Fonds de garantie

Réserve d’argent mise de côté par l’institution ou les membres pour couvrir d’éventuels
défauts de paiement.

- Avis de débit / crédit

Fiche de mouvement adressée à CELPAID-FINANCES SA par la banque pour lui notifier
l’exécution d’une opération sur son compte, en sa faveur (crédit) ou en règlement d’une
dette (débit) ; elle est appelée également « avis de sort ».

- Chèque
Titre par lequel une personne appelée « Tireur » donne l’ordre à un banquier ou à un
établissement assimilé « le tiré », de payer à vue une somme déterminée soit à son profit
soit au profit d’un tiers.

- Compte

5
Etat de l’avoir ou des dettes, le cas échéant, d’un Client de CELPAID-FINANCES SA, il
est matérialisé par un numéro unique et peut être un compte d’épargne, un compte de prêt,
un compte d’impayé, un compte de créances douteuses

- Crédit
Capital que l’on se procure proportionnellement à la confiance que l’on inspire et à
la solvabilité que l’on présente.

- Echéance

Date à laquelle CELPAID-FINANCES SA exécute une opération sur le compte d’un

client avec son accord préalable

- Donneur d’ordre
Client qui souhaite émettre un virement à l’ordre d’un autre.

- Ordre de virement
Autorisation écrite donnée par le titulaire d’un compte d’épargne à CELPAID
FINANCES SA pour transférer des fonds de son compte à un autre compte.

- Provision
Fonds présumés disponibles sur le compte d’un membre de CELPAID-FINANCES SA.

- Comité d’Audit
Organe mis en place par le CA et chargé au sein de CELPAID-FINANCES SA de veiller
à la régularité des opérations et au respect des règles de gestion.

- Intérêts
Prix de service rendu par le prêteur à l’emprunteur et payé par ce dernier pour
acquérir l’usage d’une somme d’argent pendant une période déterminée.

6
 - Quotité cessible
Quote-part de salaire qui peut être allouée au remboursement d’un crédit dans la limite
des prescriptions de la loi : un tiers (1/3) du salaire net à payer

- Retenue employeur
Accord authentifié obtenu d’un employeur de prélever sur le revenu du salarié emprunteur
le montant de l’échéance mensuelle et de le reverser à CELPAID-FINANCES SA à la
date de l’échéance prévue. Ce reversement peut se faire en espèce ou par virement si
l’employeur (entreprise) est Client) de CELPAID-FINANCES SA ou par émission de
chèque à l’ordre de CELPAID-FINANCES SA.

- Logiciel Banque-Micro
Logiciel de gestion des membres (Clients), des opérations sur les comptes. Il assure la
comptabilité de CELPAID-FINANCES SA.

- Client
Toute personne ayant ouvert un compte ordinaire à CELPAID-FINANCES SA. La
qualité du Client est constatée par l’inscription au registre des Clients.

- Solde
Différence entre les versements (crédits) et les retraits (Débits)

2. Termes de trésorerie en microfinance

- Trésorerie
Instrument d’ajustement des flux de recettes et de dépenses à court terme. Elle
s’appréhende en rapprochant les crédits bancaires à court terme et l’encaisse. Elle est
positive lorsque l’encaisse est supérieure aux crédits à court terme, négative dans le cas
contraire.

7
 - Coffre-fort
Local dans lequel CELPAID-FINANCES SA conserve sa liquidité (monnaie) pour des
raisons de sécurité ou pour faire face à ses opérations quotidiennes et des documents jugés
importants.

- Encaissement
Réception d’espèces destinées à augmenter le niveau d’encaisse.

- Virement permanent
Virement à plusieurs échéances sur une durée précise ou indéterminée.

- Placement
Opérations de détenteurs de capitaux qui affectent ceux-ci à des emplois étrangers à
l’activité professionnelle ou à leur compétence dans l’espoir d’en tirer profit.

- Réserve autorisée
Somme minimale que CELPAID-FINANCES SA devra détenir pour la réalisation de
ses opérations courantes. Tout excédent devra être systématiquement reversé en banque

- Tiré
Etablissement payeur, banque, ou établissement financier

- Décaissement
Sortie et remise d’espèces réduisant le niveau d’encaisse.

- Encaisse
Somme ou valeurs détenues dans la caisse de CELPAID-FINANCES SA.

- Tireur
Personne physique ou morale qui émet un chèque ou instrument de paiement.

- Virement interne
Transfert de fonds d’un compte de dépôt à vue à un autre compte de CELPAID-
FINANCES SA.

8
 - Virement différé
Virement dont la date d’exécution est postérieure à la date de l’ordre.

- Virement immédiat
La date de l’ordre et celle de son exécution coïncident.

III- PRINCIPES

La gestion de la trésorerie a pour but d’assurer le suivi et la mise en œuvre des opérations
d’encaissements et de décaissements de CELPAID-FINANCES SA. D’une façon
générale, la trésorerie permet de dénouer les opérations initiées au niveau des autres
cycles d’activités. Son caractère sensible découle de cette particularité ; elle présente le
risque de fraude le plus élevé. C’est pourquoi et compte tenu de la nature même des
produits de CELPAID-FINANCES SA, la gestion de la trésorerie sera fondée sur les
principes suivants :

 Sécuriser les avoirs par un suivi permanent et rapproché des flux ;

 Améliorer la crédibilité de la coopérative vis à vis des Clients et des partenaires par la
préservation de sa liquidité ;
 Rechercher les meilleures opportunités de consolidation de l’activité de ses produits et de
couverture de ses activités.
Il apparaît clairement que la trésorerie est au cœur de la mobilisation et de l’utilisation des
ressources de CELPAID-FINANCES SA.

Selon les attributions, la gestion de la trésorerie est du ressort de la trésorière. Le contrôle

et le suivi des opérations de trésorerie sont effectués par le service Audit.

IV- Structure Organisationnelle de la Trésorerie

9
 1- Organisation

Pour une microfinance comme CELPAID, l'organigramme de la trésorerie est essentiel

pour clarifier les rôles et les responsabilités des différentes personnes impliquées dans la
gestion des finances.
- Organigramme de la Trésorerie
L’organigramme de la trésorerie de CELPAID est présenté comme suit :
 Trésorerie
o Gestion Globale : Supervise l'ensemble des opérations de trésorerie, la planification
financière, et la stratégie de gestion des liquidités.
o Développement de Politiques : Établit et met à jour les politiques et procédures de
trésorerie.
o Vision Stratégique : Développer des stratégies pour optimiser la gestion des liquidités et
des risques financiers.
o Conformité : Veiller à ce que les pratiques de trésorerie soient conformes aux
réglementations en vigueur.
o Gestion des Relations : Gérer les relations avec les banques, les investisseurs, et autres
parties prenantes financières.
o Réconciliation : Réconcilier les comptes de trésorerie.
o Reporting Opérationnel : Préparer des rapports réguliers sur les activités de trésorerie
pour le Directeur de la Trésorerie.

 Comptabilité
o Enregistrement des Transactions : Enregistre toutes les opérations de virement
demandées par la trésorerie.
o Comptabilité : Assurer une comptabilité précise des transactions de trésorerie.
o Réconciliation Bancaire : Effectuer les réconciliations bancaires et résoudre les
anomalies.
o Archivage : Maintenir les archives des documents financiers et des justificatifs.

10
 Gestionnaire de Trésorerie d’Agence (Caissier / Caissière)
o Gestion Locale : Gère les opérations de trésorerie au niveau de l’agence.
o Relations avec les Clients : Traite les transactions et les demandes des clients.
o Sécurité : Assurer la sécurité des fonds et des opérations financières au niveau de
l’agence.

2-Organigramme

Direction
générale

Trésorerie Comptabilité

Caisse

3. Gestion des Flux de Trésorerie

La gestion des flux de trésorerie concerne l’analyse et la suivie.

3.1 Analyse des flux de trésorerie

Il s’agit ici de la surveillance, la gestion des liquidités et des risques et du reporting.

- Surveillance des Flux de Trésorerie
o Surveiller les flux de trésorerie quotidiens pour s'assurer que les liquidités sont suffisantes
pour les opérations courantes.

11
o Réconcilier régulièrement les comptes bancaires avec les enregistrements internes pour
identifier et corriger les écarts.

- Gestion des Liquidités

o Investir les excédents de trésorerie dans des instruments financiers sûrs et rentables pour
maximiser les rendements.
o Planifier et mettre en œuvre des stratégies pour couvrir les pénuries de liquidités, telles
que les lignes de crédit ou les prêts à court terme.
o Optimiser le solde des comptes bancaires pour minimiser les frais de gestion et maximiser
les intérêts.

3.2. Outils pour Suivre les Flux de Trésorerie

- Logiciels de Gestion de Trésorerie

 Description
Les logiciels spécialisés offrent des fonctionnalités avancées pour suivre, analyser et gérer
les flux de trésorerie de manière intégrée. Ici à CELPAID FINANCE SA, nous utilisons le
logiciel ZENITH. ZENITH est un logiciel spécialisé dans la gestion de trésorerie qui offre
une gamme complète de fonctionnalités pour le suivi, l'analyse et la gestion des flux de
trésorerie. Il est conçu pour aider les organisations à optimiser leurs liquidités, à
automatiser les prévisions financières et à améliorer la transparence et le contrôle des
opérations de trésorerie.
 Suivi en Temps Réel
ZENITH permet le suivi en temps réel des transactions de trésorerie. Les utilisateurs
peuvent visualiser instantanément les entrées et sorties de fonds, ainsi que les soldes des
comptes. Il permet une gestion proactive des liquidités en offrant une vue précise et
actuelle des positions de trésorerie.
 Gestion des Liquidités

12
ZENITH aide à optimiser les liquidités en fournissant des outils pour la gestion des
excédents de trésorerie et des investissements et aide à améliorer la rentabilité des
liquidités et minimise les coûts associés à la gestion des fonds.

13
 PARTIE 2

OPERATIONS

- - CAISSE

- - SORTIE DE CAISSE

- VERSEMENT ; RETRAIT

14
 GENERALITE

La CAISSE est constituée de l’ensemble des fonds espèces existant dans les coffres de
CELPAID-FINANCES SA. Elle est donc au début et à la fin des opérations d’épargne et
de crédit. C’est l’un des premiers comptes internes de l’institution qui enregistre à son
débit les entrées de valeurs ou billets de banque lors des opérations d’adhésion et
d’encaissement des échéances échues, et au crédit les sorties de billets de banque pour les
règlements de factures des remboursements des dépôts de la clientèle et des
décaissements de prêts.

La CAISSE occupe une place prépondérante dans le fonctionnement d’une structure de

financement décentralisée et doit être tenue par une personne n’effectuant que cette tâche.
Certaines opérations financières sont effectuées par chèques bancaires (Encaissement de
chèques et effets ou paiement important à certains clients). Les pièces comptables y
afférentes sont ensuite transmises à la comptabilité pour enregistrement et journalisation.

La Direction de CELPAID-FINANCES SA a fixé à 500 000 FCFA (Cinq cent mille

Francs CFA) le montant minimum disponible à tenir en caisse et de 3 000 000 FCFA
(Trois millions de Francs) ; le montant maximum. Lorsque le montant minimum est
atteint, le Caissier informe la trésorerie pour une demande d’approvisionnement de la
caisse et dans l’autre cas, prépare une sortie de caisse pour versement sur le compte
banque.

I- CAISSE

1. OUVERTURE DE CAISSE

1.1 PRINCIPES

15
 L’ouverture d’une caisse doit répondre à des dispositions précises, notamment le niveau
des allocations initiales. La présente procédure décrit le processus d’ouverture et
d’alimentation des caisses.

1.2 ASPECTS PARTICULIERS

L’ouverture de la caisse est faite par le (la) caissier (Ière) et du chef ou de la cheffe
d’agence. La passation des fonds donne lieu à des contrôles précis :

- Les espèces doivent être décomptés et passés au détecteur de faux billet par le
détenteur de clés du coffre avant toute remise de fonds aux caisses ;
- Le détenteur de clés doit s’assurer que les espèces décomptées correspondent bien à
l’encaisse physique de la veille ;
- La réception des fonds par la caisse donne lieu à un enregistrement informatique ;
- Le billetage est également obligatoire et conduit par les agents autorisés ;
- Les sommes non ventilées aux caisses doivent être reversées au coffre-fort ;
- Tous les supports concernés seront minutieusement remplis et visés par les intervenants
autorisés.

Par ailleurs, le chef doit veiller à ce que la caisse soit suffisamment approvisionnées afin
d’éviter des ruptures de liquidité fréquentes en cours de journée. Pour cela, il devra
recenser la veille les réservations de Clients portant sur de gros retraits, afin que les
caisses soient approvisionnées en conséquence.

Ainsi les Clients désirant faire des retraits de montants supérieurs à 500 000 FCFA,
doivent faire une réservation 24 heures avant. Les Clients doivent être informés à ce sujet
par les Administrateurs

1.3 POINTS DE CONTROLE

16
 Les procédures de mise en place, doivent permettre de vérifier que :

- Le contrôle des fonds lors de leur mise à disposition est contradictoire ;

- Les espèces font l’objet d’un comptage physique et passés au détecteur de faux billets de
la part de la caissière avant leur remise aux caisses ;
- Le montant des fonds octroyés aux caisses est conforme aux demandes ;
- Le reçu électronique par la caisse fait l’objet d’une décharge contradictoire ;
- La prise en compte informatique de l’alimentation des caisses est correctement
effectuée ;
- Les sommes non ventilées sur les caisses sont effectivement reversées au coffre-fort
- Les billets détenus au coffre-fort sont authentiques ;
- Toutes les pièces justificatives comportent les signatures autorisées

PROCEDURE D’ACCES AU COFFRE

17
N° ETAPES INTERVENANTS DESCRIPTION
La Fermeture et le verrouillage du bureau
Fermeture et Chef d’agence et le du chef d’agence est la première étape
01 verrouillage du caissier pour tout mouvement au coffre. Elle a
bureau du chef pour but d’éviter toute intrusion et
d’agence sécuriser l’opération.
Après La Fermeture et le verrouillage du
02 Ouverture de la Caissier/caissière bureau du chef d’agence, le caissier ou la
chambre forte caissière procède à l’ouverture de la
chambre forte et se retire
Le Chef d’agence vient ensuite composer
03 Activation du code Chef d’agence son code hors de tout regard indiscret.
Le Caissier ou la caissière vient alors
04 Déverrouillage et Caissier/caissière introduire sa clé, déverrouiller le coffre-
ouverture du fort puis actionne le poignet du coffre-
coffre-fort fort pour procéder à l’ouverture de celui-
ci sous le regard du chef d’agence.
Le Caissier ou la caissière fait sortir le
05 Retrait du coffre- Caissier/caissière contenu du coffre-fort.
fort Le Caissier ou la caissière est le ou la
seul(e) autorisé(e) à retirer ou déposer les
valeurs dans le coffre
Après avoir retiré le montant de
06 Remise des fonds Caissier/caissière l’approvisionnement, le caissier ou la
au coffre-fort caissière remet les fonds au coffre-fort
sous le regard du chef d’agence.
Il verrouille ainsi le coffre-fort, et retire
07 Fermeture du Caissier/caissière sa clé sous le regard du chef d’agence.
coffre-fort
Le Chef d’agence vient enfin mettre sa
08 Annulation du code Chef d’agence combinaison à zéro hors de tout regard
indiscret.
18
09 Fermeture de la Le Caissier/caissière ferme la chambre
chambre forte Caissier/caissière forte et emporte ses clés ainsi que les
fonds de l’approvisionnement
 2. APPROVISIONNEMENTS INTERNES

2.1 PRINCIPES
En cas de tension de trésorerie, la caisse déficitaire a la possibilité de s’approvisionner au
coffre-fort. La présente procédure décrit le processus d’alimentation des caisses à
partir des fonds détenus au coffre-fort. L’alimentation des caisses peut intervenir
plusieurs fois dans la journée et devra être matérialisée par des documents de preuve
(reçus internes). Le montant des fonds transférés doit être inférieur ou égal au besoin
exprimé.

2.2 ASPECTS PARTICULIERS

- Le besoin de trésorerie exprimé par une caisse doit être confirmé par le c a i s s i e r
avant toute opération d’approvisionnement.
- Chaque étape des mouvements de fonds doit être matérialisée par un document
contresigné par les intervenants, un accent sera mis sur les aspects suivants :

- Le comptage des espèces est obligatoirement contradictoire après passage au

détecteur de faux billets ;
- La feuille de billetage sert de support à l’opération ;
- L’opération sera obligatoirement prise en compte sur HT Zenith ;

3. APPROVISIONNEMENTS EXTERNES

3.1 PRINCIPES
En cas de tension de trésorerie, CELPAID-FINANCES SA a la possibilité de
s’approvisionner à partir de la banque.

Cette procédure décrit le processus relatif à l’approvisionnement du coffre de

CELPAID- FINANCES SA à partir de la banque.

19
 Les opérations avec les Clients imposent à chaque caisse de tenir une encaisse au moins
égale à la réserve autorisée.

Pour sécuriser ses avoirs, CELPAID-FINANCES SA détient des comptes dans

plusieurs banques commerciales nationales (SIB ; NSIA ; AFG ; UBA et BACI)

Délégation est donnée au Directeur Général pour émettre des chèques à l’ordre du chef
d’agence en cas de besoin.

Les retraits seront opérés de manière à maintenir la qualité des prestations aux Clients.
Les retraits à la banque se font par le chef d’agence avec l’autorisation du Directeur
Général.

3.2 ASPECTS PARTICULIERS

Au retour de la banque, ils doivent :

- Faire le décompte des fonds en présence du détenteur de la deuxième clé du coffre et

reverser les fonds au coffre-fort ;
- Comptabiliser le montant du retrait en établissant une pièce d’entrée d’espèces dont le
numéro sera précisé sur le grand livre journal) ;
- Ranger la pièce comptable visée dans un classeur approprié.
Le détenteur des clés du coffre, les mandataires et toutes autres personnes
effectuant ces opérations en sont responsables, individuellement ou collectivement
selon le cas.

3.3 POINTS DE CONTROLE

La mise en place des procédures doit permettre de vérifier que :

- L’émission de chèque de retrait en banque est motivée par un besoin dûment

constaté ;
- Le chèque est contresigné par un Administrateur désigné par le Conseil
d’Administration de CELPAID-FINANCES SA ;

20
 - Les fonds sont décomptés et passés au détecteur de faux billets avant leur
reversement au coffre-fort ;
- La comptabilisation de l’opération d’approvisionnement est effective ;
- Les rapprochements de pièces sont rigoureux ;
- Une pièce d’entrée d’espèces pour les caisses non informatisées est établie.

L’écriture comptable générée par cette opération d’approvisionnement de caisse est la

suivante :
Débit : 101 – Caisse billets et monnaies Montant

Crédit : 114 – Banque compte à vue Montant

21
 PROCEDURE D’APPROVISIONNEMENT EXTERNE

OPERATION 1 Expression du besoin et transmission d’un chèque à la trésorerie

pour validation

INTERVENANT CHEF D’AGENCE

DELAI Le même jour

TACHES Le chef en fonction des réservations des clients et du niveau en caisse

et au coffre manifeste son besoin d’approvisionnement auprès de la
trésorerie qui va l’orienter vers la banque où effectuer le retrait. Il va
ensuite scanner un chèque pour l’envoyer à la trésorerie.

OPERATION 2 Réception du chèque, vérification de la conformité (signature, N°

chèque, montant…), vérification de la disponibilité sur le compte

INTERVENANT TRESORERIE

DELAI Le même jour

TACHES Après réception du chèque, la trésorerie constate le besoin en vérifiant

les montants détenus en agence. Après constatation du besoin, elle
vérifie sur les comptes en fonction de la disponibilité et oriente le
chef.

OPERATION 3 Transmission du chèque au DG pour validation puis accord à l’agence

pour se rendre à la banque

INTERVANT TRESORERIE

DELAI Le lendemain

TACHES La trésorerie répertorie le chèque et le transmet au DG pour

confirmation en y indiquant le numéro du chèque, l’agence, le

22
 montant.

OPERATION 4 Retrait et retour en agence puis transmission de la décharge

INTERVENANT CHEF D’AGENCE

DELAI Le même jour

TACHES Après retrait à la banque, de retour en agence le chef doit faire une
décharge sur le chèque scanné ou sur sa CNI puis la transmettre à la
trésorerie pour comptabilisation

OPERATION 5 Réception de la décharge puis transmission à la comptabilité pour

comptabilisation

INTERNANT TRESORERIE et COMPTABILITE

DELAI Le même jour

TACHES Après réception de la décharge, la trésorière vérifie que celle-ci

remplie les normes puis la transmet par mail à la comptabilité pour
comptabilisation

OPERATION 6 Vérification de la correcte comptabilisation du montant

INTERVENANT TRESORERIE

DELAI Le même jour

TACHES Après comptabilisation, la trésorerie vérifie que le montant a bien été

enregistré avec les bonnes références (banque, N°, montant)

23
 II- SORTIES DE CAISSE

1. Les demandes internes

1.1 PRINCIPES
Dans le cadre de ses activités, CELPAID-FINANCES SA contracte des engagements
avec des tiers.

Les règlements qui en découlent sont le plus souvent effectués en espèces. Toutefois, il
peut arriver que, dans certains cas, les règlements soient faits par chèques. La présente
procédure vise à présenter les différentes étapes de règlement (en espèces) des tiers par la
caisse.

Les paiements sont validés par le Directeur Général. Ils concernent de façon générale :

- Les remboursements de frais divers supportés par les salariés dans le cadre de
l’exercice de leur fonction ;
- Les dépenses courantes,
Tous les paiements doivent être appuyés par des pièces justificatives et le bénéficiaire
devra obligatoirement ramener une facture de la dépense à la caissière à la suite de
l’achat.

Dans le cas des dépenses courantes de la caisse, le demandeur ou le bénéficiaire formule

une demande pour l’exécution du besoin il joint une facture ou un devis s’il s’agit du
règlement d’une prestation d’un tiers et le soumet au Directeur général pour signature.

La validation de l’opération entraîne une comptabilisation ayant comme contrepartie le

compte de sortie provisoire.

1.2 ASPECTS PARTICULIERS

24
Afin de garantir la sécurité des fonds et éviter des abus, les paiements en espèces
font l’objet d’un traitement dans l’option « Sortie provisoire » du logiciel

Les paiements sont fait à la caisse de CELPAID-FINANCES SA, sur présentation de

la DI par les contrôleurs de gestion et le Directeur Général. Le besoin d’effectuer la
dépense est exprimé le chef d’agence ou son suppléant et validé par le DG.

Les fonds sollicités sont destinés uniquement et scrupuleusement à la dépense.

1.3 POINTS DE CONTROLE

Les procédures mises en place doivent permettre de vérifier que :

- Le Directeur Général a autorisé la dépense ;

- La DI est signée par le contrôleur de gestion et contresigné par le Directeur
Général
- Les paiements sont effectués conformément à la procédure en vigueur ;
- Les paiements effectués sont conformes à l’objet prédéfini ;
- Une facture de la dépense est ramenée comme pièce justificative ;
- Le fonds sorti de la caisse est égal au montant de la dépense ;
- Les plafonds de décaissement sont respectés ;
- Chaque pièce de la liasse de règlement est contrôlée avant paiement ;
- Les risques de fraude et de détournement sont minimisés ;
- Le délai d’exécution de l’opération ne pénalise pas la clientèle.
- La comptabilisation de l’opération de sortie provisoire est effective ;
- Les rapprochements des pièces sont rigoureux ;

La validation de cette saisie entraîne l’écriture suivante :

Débit : 10112 – Sortie provisoire Montant
Crédit : 101 – caisse Montant

25
 TABLEAU DE SORTIE PROVISOIRE

OPERATION 1 Manifestation du besoin et envoi de la demande interne

INTERVENANT CHEF D’AGENCE

DELAI Le même jour

TACHES Après avoir manifester son besoin, le chef peut établir une demande
interne à envoyer par mail au secrétariat

OPERATION 2 Validation de la DI

INTERVENANT SECRETARIAT

DELAI Le même jour

TACHES Après réception de la DI, la secrétaire l’imprime pour la faire valider

par les services concernés, par les contrôleurs de gestion puis par le
DG

OPERATION 3 Réception de la DI validée

INTERVENANT CHEF D’AGENCE

DELAI Le jour

TACHES Après réception de la DI validée, le chef l’imprime pour la mettre à la

caissière

OPERATION 4 Passation en sortie provisoire

INTERVENANT CAISSIERE

DELAI Le même jour

TACHES Après réception de la DI validée, la caissière doit passée le montant de

la DI en sortie provisoire sous réserve de la réception du reçu de la

26
 dépense effectuée ou décharge pour les petits montants.

OPERATION 5 Comptabilisation de la demande interne

INTERVENANT COMPTABILITE

DELAI Le même jour

TACHES Le chef doit transmettre la DI validée, le devis et la facture ou le reçu

à la comptabilité

2. ENTREES DE CAISSE

2.1 PRINCIPES
Elles sont constituées des dépôts effectués par les clients. Les opérations d’entrée de
caisse sont enregistrées à partir du module prévu à cet effet dans le système informatique.
La validation de l’opération entraîne la comptabilisation avec comme contrepartie le
compte de produit concerné.

Les dépôts d’épargne sont des fonds que les Clients confient à CELPAID-FINANCES
SA dans l’attente d’opérations futures en vue de tirer un meilleur rendement. Pour
répondre à l’attente de sa clientèle, CELPAID-FINANCES SA propose plusieurs
produits. Le client désireux de souscrire à ces produits d’épargne doit se présenter au
service gestion portefeuille.

2.2 ASPECTS PARTICULIERS

Chaque opération d’entrée de caisse doit être matérialisée par un reçu contresigné par les
intervenants.

2.3 POINTS DE CONTROLE

27
 Les procédures mises en place doivent permettre de s’assurer que :

- Les rapprochements des pièces sont rigoureux ;

- Les risques de fraude et de détournement sont minimisés ;
- Les pièces relatives au dénouement de l’opération et destinées au comptable lui
sont systématiquement transmises ;
- La comptabilisation de l’opération d’entrée de caisse est effective ;

La validation de cette saisie entraîne l’écriture suivante :

Débit : 101caisse Montant
Crédit : 251compte client Montant

[Link], RETRAIT

[Link] OPERATIONS DE VERSEMENT D’ESPECES

1.1 PRINCIPES

Le versement est l’opération par laquelle un client dépose une somme d’argent dont le
montant sera porté au crédit de son compte de son compte.
Les versements s’effectuent à la caisse de CELPAID-FINANCES SA tenue par la ou le
caissier qui réceptionnent les fonds et délivre un reçu au client
Pour les remises de chèques, le chef le réceptionne et donne une décharge au client puis
fait une copie qu’il garde en agence.
Apres remise à la banque, il scanne la copie du chèque plus le bordereau de remise qu’il
transmet à la trésorerie pour vérification puis traitement.

1.2 ASPECTS PARTICULIERS

Trois types de versements existent :

- Versements en espèces ;

28
 - Remise par chèque banque à encaisser ;
- Virement permanent

1.3 POINTS DE CONTROLE

Les procédures mises en place doivent permettre de vérifier que :
- Les espèces reçues de la part du déposant sont exactes et conforme au montant du
bordereau physique
- Les billets sont comptés en présence du déposant et approuvés par lui
- Les billets sont passés au détecteur de faux billets en présence du déposant
- Le déposant a reçu la copie du reçu de caisse et vérifie qu’il est conforme à
l’opération
- Le carnet d’épargne mis à jour au cas ou le client apporte le carnet

La validation de cette saisie entraîne l’écriture suivante :

 Cas d’un versement espèces
Débit : 101 – Compte caisse Montant versé
Crédit : 251 à 255- Compte auxiliaire épargne Montant versé

29
OPERATION 1 RECEPTION ET VERIFICATION

INTERVENANT CAISSIERE

DELAI Le même jour

TACHES Reçoit le client et le montant du versement

Vérification de l’identité du déposant et du titulaire du compte ;

Demande confirmation du montant de l’opération ;

Reconnaissance des fonds et les fait passer au détecteur de faux billet ;

SUPPORTS Carnet d‘épargne, carte d’adhésion.

OPERATION 2 PRISE EN COMPTE DE L’OPERATION

INTERVENANT CAISSIERE

DELAI Le même jour

TACHES Saisie le numéro de compte à partir du menu « Caisse, Versement

d’espèces » ;

Imprime un reçu en deux exemplaires « Versement d’espèces » ;

Appose le cachet de CELPAID-FINANCES SA sur les reçus.

Signe les reçus ;

Si le client a présenté le carnet d’épargne, met à jour le carnet ;

Transmet le carnet, la carte d’adhésion et l’original du reçu au client

SUPPORTS Carnet d‘épargne, carte d’adhésion, menu Logiciel Banque-Micro,

Reçu, billet de banque.

30
 OPERATION 3 SIGNATURE

INTERVENANT ADHERANT

DELAI Le même jour

TACHES Reçoit le reçu de versement et les documents ;

Vérifie les informations portées dans le carnet d’épargne ;

Vérifie le reçu, le signe

Retourne un exemplaire du reçu après l’avoir signé à la caisse.

SUPPORTS Reçu, Carnet d’épargne.

OPERATION 4 CLASSEMENT

INTERVENAN CAISSIERE
T

DELAI Le même jour

TACHES Range les billets dans le coffre ;

Classe les pièces comptables.

SUPPORTS Reçu, Billet de banque, coffre.

[Link] OPERATIONS DE RETRAIT D’ESPECES

2.1 PRINCIPES

Ce sont des opérations réglementées qui s’effectuent de façon périodique en fonction du

type d’épargne. C’est une opération par laquelle un client retire des fonds de son compte.

31
2.2 ASPECTS PARTICULIERS

L’opération de retrait peut s’effectuer dans toutes les caisses du réseau

Le retrait des fonds doit se faire conformément aux procédures de contrôle mis en place ;
Pour tous les montants excédents un million (1.000 000) FCFA, le client devra informer
la caissière au moins 24 heures avant l’opération ;

2.3 POINTS DE CONTROLE

Les procédures mises en place doivent permettre de vérifier que :

- Le client a présenté une pièce d’identité en cours de validité ;
- Le carnet d’épargne de l’adhérant est mis à jour ;
- L’opération sera obligatoirement prise en compte par le système informatique ;
- Les fonds remis au client sont exacts et conformes à son bordereau ;
- Les billets sont comptés en présence du client et approuvés par lui ;
- Le comptage des fonds est obligatoirement contradictoire ;
- Le client a reçu la copie du reçu de caisse et vérifier qu’il est conforme à l’opération.
- Une copie du reçu est transmise à la caissière pour classement.
La validation de cette saisie entraîne l’écriture suivante :
Débit : 251... Compte Auxiliaire de dépôt Montant retrait
Crédit : 101- caisse Montant retrait

OPERATION 1 VERIFICATION

INTERVENANT CAISSIERE

DELAI Le même jour

32
TACHES Reçoit le carnet d’épargne ou la carte d’adhésion et le montant du
retrait ;

Vérification de l’identité du titulaire du compte ;

Si le montant est supérieur à la norme ;

Vérifie que l’Adhérant est sur la liste des réservations du jour ;

Sinon lui demande de revenir le lendemain.

SUPPORTS Carnet d‘épargne, liste des réservations.

OPERATION 2 PRISE EN COMPTE DE L’OPERATION

INTERVENANT CAISSIERE

DELAI Le même jour

TACHES Saisie le numéro de compte d’épargne à partir du menu « Caisse,

Retrait d’espèces » ;

Vérifie que le montant saisi est conforme à la demande du client

Valide l’opération ;

Imprime un reçu en deux exemplaires « Retrait d’espèces » ;

Appose le cachet de CELPAID-FINANCES SA sur les reçus

Compte le montant de l’opération ;

Signe le reçu ;

Si le client a présenté le carnet d’épargne, met à jour le carnet ;

Transmet le carnet, la carte d’adhésion le reçu et les fonds au client

33
 Sinon, Transmet le reçu et les fonds au client.

SUPPORTS Carnet d‘épargne, carte d’adhésion, Reçu, billet de banque.

OPERATION 3 SIGNATURE

INTERVENANT ADHERANT

DELAI Le même jour

TACHES Reçoit le reçu de retrait, les fonds et le carnet d’épargne ;

Vérifie les informations portées dans le carnet d’épargne ;

Compte les espèces reçus ;

Vérifie le reçu, le signe

Retourne le reçu à la caisse.

SUPPORTS Reçu, espèces, Carnet d’épargne.

OPERATION 4 CLASSEMENT

INTERVENANT CAISSIERE

DELAI Le même jour

TACHES Remet une copie du reçu au client ;

Classe les pièces comptables.

SUPPORTS Reçu.

3- REVERSEMENT DES EXCEDENTS

34
3.1 PRINCIPES

Le surplus monétaire de CELPAID-FINANCES SA doit être systématiquement mis en

sécurité de manière à rassurer les Clients sur la bonne conservation de leur épargne.
La présente procédure décrit le mécanisme de reversement des excédents de trésorerie.
Le niveau de réserve autorisé pour CELPAID-FINANCES SA est fixé par note de service
par la Direction Générale.
Les liquidités conservées par CELPAID-FINANCES SA doivent être constamment
réduites au minimum nécessaire pour assurer les paiements courants.
Elles ne doivent pas dépasser les montants assurés. Ceux-ci peuvent être révisés en cours
d’année et au minimum annuellement en fonction de l’évolution des besoins.
Tout surplus de trésorerie dégagé doit être, sauf instruction expresse, reversé dans les
banques de domiciliation des comptes, selon les taux de répartition définis par CELPAID-
FINANCE SA.
Le transfert des fonds sera réalisé par une structure spécialisée ou par les personnes
mandatées par CELPAID-FINANCES SA. Pour cela, CELPAID-FINANCES SA devra
tenir compte de sa position géographique et du volume de ses activités.

3.2 ASPECTS PARTICULIERS

Les versements à la banque sont systématiquement effectués dès lors que le seuil
d’encaisse est atteint.
Les versements sont effectués par deux agents : Le chef d’agence ou le caissier
Avant le départ de CELPAID-FINANCES SA, les deux mandataires doivent :
- Faire le décompte des fonds à verser en présence du détenteur de la deuxième clé
du coffre ;
- Verser dans une des banques partenaires de CELPAID-FINANCES SA le montant
convenu avec la trésorerie
- Transmettre le reçu scanner à la trésorerie pour faire comptabiliser
- Ranger la pièce comptable visée dans un classeur approprié.

35
Les mandataires et toutes autres personnes effectuant ces opérations en sont responsables,
individuellement ou collectivement selon le cas.

3.3 POINTS DE CONTROLE

Les principales préoccupations auxquelles les procédures doivent répondre sont :

- Le reversement à effectuer ne compromet-il pas l’équilibre de la trésorerie de
l’agence ?
- Le reversement a-t-il été réalisé conformément à la démarche retenue par
CELPAID- FINANCES SA ?
- Le reversement en banque a-t-il été dûment autorisé par la trésorerie ?
- Les pièces justificatives des différents reversements sont-elles disponibles dans
l’agence ?
- La preuve du versement est-elle envoyée à la trésorerie ?
- Le niveau de réserve autorisé est-il maintenu ?
- Les délais d’exécution des différentes tâches sont-ils respectés ?
- Les fonds à reverser sont-ils sécurisés lors de leur transfert ?

36
 TABLEAU DE REVERSEMENT
OPERATION 1 Constatation du dépassement de la limite en agence par la
trésorerie

INTERVENANT TRESORERIE

DELAI Le même jour

TACHES Après constat que la limite en agence a été dépassée la trésorière

contacte le chef d’agence pour un versement dans une banque
désignée

OPERATION 2 Versement en banque

INTERVENANT CHEF D’AGENCE

DELAI Le même jour

TACHES La trésorerie et le chef d’agence s’entendent sur le montant à verser en

fonction des demandes de retrait répertoriées et le chef se rend à la
banque sur le compte indiqué pour effectuer le versement

OPERATION 3 Transmission du reçu de versement

INTERVANT CHEF D’AGENCE

DELAI Le même jour

TACHES Après versement, le chef transmet le reçu de versement à la trésorerie

pour comptabilisation

OPERATION 4 Réception du reçu puis transmission à la comptabilité

INTERVENANT TRESORERIE

37
DELAI Le même jour

TACHES Après réception du reçu, la trésorerie vérifie sur les comptes si le

versement a réellement été effectué puis transmet le à la comptabilité
pour comptabilisation

OPERATION 5 Vérification de la correcte comptabilisation du montant

INTERVENANT TRESORERIE

DELAI Le même jour

TACHES Après comptabilisation, la trésorerie vérifie que le montant a bien été

enregistré

38
 4- CLOTURE DE CAISSE

4.1 PRINCIPES

Cette procédure décrit l’ensemble des activités effectuées pour le reversement des fonds
au coffre-fort après la fermeture des caisses. Toutes les opérations ont lieu sous la
supervision du chef d’agence. En fin de journée, après la fermeture de la caisse à la
clientèle, les agents sont tenus de procéder au reversement du solde détenu par eux au
coffre-fort. Aucune autre opération de caisse ne pourra être prise en compte par le
système informatique après la fermeture des caisses.

4.2 ASPECTS PARTICULIERS

Le récapitulatif de caisse en fin de journée se fait obligatoirement à partir des pièces
justificatives (bordereaux de versement, de retrait, les pièces des transactions des
opérations internationales western, RIA MG), des données informatiques. Le reversement
d’espèces au coffre-fort en fin de journée se fait obligatoirement en présence du chef
d’agence après le décompte, détermination et contrôle du solde caisse.

La détermination de ce solde se fait selon deux (2) méthodes

- Un brouillard des opérations de caisse est édité pour les besoins de contrôle.
- Toutes les espèces, y compris la réserve du coffre-fort, doivent faire l’objet d’un
comptage physique par les détenteurs de clés

A la fermeture des guichets, chaque caissier(e) a obligation :

 De faire le décompte qui consiste à l’inventaire d’encaisse physique total

Avant de quitter les locaux de la caisse, chaque salarié doit s’assurer qu’il détient bien la
(ou les) clé(s) dont il a la garde.

4.3 POINTS DE CONTROLE

39
 Les procédures mises en place doivent permettre de vérifier que :

- Le reversement des espèces a été fait en présence du chef d’agence

- Le pointage des pièces a été fait par rapport aux bordereaux et au brouillard de
caisse
- Les brouillards de caisse sont contresignés par le chef et la caissière
- Les bordereaux sont rangés jour après jour
- Les documents relatifs au reversement sont rangés
- Les délais de traitement de chaque tâche sont respectés.

40
 PARTIE 3

CLASSEMENT ET ARCHIVAGE

- - INTRODUCTION

- - CLASSEMENT

- ARCHIVAGE

41
 INTRODUCTION
Conformément aux dispositions comptables et fiscales, il est fait obligation aux sociétés
anonymes notamment les établissements financiers, de conserver les documents et pièces
comptables pendant une durée d’au moins 10 ans. Ces dispositions peuvent être
appliquées aux SFD. Ces pièces doivent faire l’objet d’un classement et d’un archivage
appropriés. Le système de codifications interne de l’ensemble des pièces relatives aux
opérations de guichet élaboré devra rendre plus efficaces les contrôles à posteriori
effectués par les commissaires aux comptes, les Auditeurs externes, la Commission
bancaire, la BCEAO et le Ministère de l’Economie et des Finances dans la justification et
l’analyse des opérations bancaires et comptables.

I- CLASSEMENT

Il consiste au rangement des pièces justificatives et autres documents comptables dans des
chemises ou classeurs selon la date, afin de les répertorier. La rigueur dans l’exécution du
classement permettra à l’Institution de suivre chaque opération depuis son initiation
jusqu’à son dénouement effectif. Les pièces de base des opérations internes et externes
(Clients, tiers, autre établissement financier, l’Etat) seront d’abord conservées au niveau
de chaque caisse de l’ouverture de la Caisse à sa clôture.

Il s’agit des documents suivants :

 Un classeur sera ouvert par fonction ; les classeurs suivants seront constitués :

 Classeur pour les opérations du jour

 Classeur les justificatifs des demandes internes
 Classeur « approvisionnement externe » ;
Le chef d’agence conserve, de manière générale, les récapitulatifs des opérations
journalières. Il procède en fin de mois à la vérification du classement et s’assure de
l’exhaustivité des documents classés.

42
 II- ARCHIVAGE

CELPAID-FINANCES SA devra tenir en son sein une salle des archives pour la
conservation de documents de base ; et les documents en rapport avec ses activités (reçus,
dossiers de crédit, les documents comptables, les statuts, règlement intérieur, notes de
service et diverses procédures …).

Ces documents seront conservés sous deux formes :

- Physique
- Numérique

43
 I-LE TRAITEMENT DES OPERATIONS

1. VERSEMENTS

Le versement se fait obligatoirement à partir d’un bordereau de versement où sont

indiqués les noms, prénoms, le numéro du compte, la date de versement, le total du
montant versé et la signature du déposant.

Le déposant reçoit obligatoirement un reçu électronique pour le versement comportant la

signature et le cachet de validation du Caissier. Le récapitulatif effectué à la caisse en fin
de

PARTIE 4

DISPOSITION PARTICULIERE
-
- TRAITEMENTS DES OPERATIONS
- - REGLES A RESPECTER

- SECURITE DES VALEURS

- OPERATIONS DU PERSONNEL

journée est une opération de contrôle croisé entre les bordereaux et le brouillard de caisse.

Contrôle effectué par le Caissier

 Lorsque le caissier reçoit du client son bordereau de versement, il s’assure d’abord du
Montant que celui-ci désire verser.

 Le caissier vérifie aussi que le numéro de compte inscrit par le client sur le bordereau de
versement est bien le même que celui qui apparait sur le reçu destiné au client.
 Le billetage des espèces versées par le client doit obligatoirement figurer sur le reçu
d’électronique.

44
 Le Caissier vise le bordereau de versement, y applique son tampon, signe le reçu à
remettre au client.
Les contrôles effectués doivent permettre de s’assurer que :

• La reconnaissance des fonds est rigoureuse,

• La détection de la fausse monnaie est facilitée ; cette fausse monnaie est saisie et biffée
en présence du client ; elle est retenue par l'Agent pour transmission à la BCEAO
• Le bordereau de versement est bien rempli ;
• Les détecteurs de faux billets sont disponibles et systématiquement utilisés ;
• Les saisies à l’écran sont correctement effectuées ;
• Les comptes bénéficiaires sont bien identifiés et se rapportent aux personnes indiquées ;
• Un récapitulatif des versements est établi en fin de journée ;
• Toutes les espèces (billets et pièces) reçues à l’occasion d’un versement ne doivent en
aucun cas être mêlées aux autres avoirs de la caisse tant que cette reconnaissance n’est
pas achevée et que le pointage du bordereau de versement n’est pas totalement effectué.
•

Un reçu de versement validé est bien remis au client ;

2. LES RETRAITS

Ils peuvent être effectués par le client à partir des bordereaux de retraits mis en place dans
les Caisses. Comme pour les versements, le client se présente au Caissier muni d’une
pièce d’identité en cours de validité. Le Caissier vérifie les mentions obligatoires
(identité, signature…) et procède à la saisi du chèque. Après validation de l’opération, le
Caissier demande au client d’endosser le chèque en présence du Caissier qui s’assurera
de la conformité avec la première signature déposée au recto.

POINTS DE CONTRÔLE :

45
 Les points de contrôle devraient permettre de répondre aux préoccupations suivantes :
-les paiements en espèces ont-ils été effectués conformément à la procédure en vigueur ?
Les paiements effectués ont-ils été faits après vérification de la disponibilité sur le
compte ?
Chaque pièce de la liasse de règlement est-elle contrôlée ?

II. REGLES A RESPECTER

1. BILLETS-MONNAIES

Les espèces doivent être comptées d’une manière méthodique et rationnelle.

Il est notamment indiqué :

 Qu’il est formellement interdit de s’occuper de plusieurs clients en même temps ; par
exemple, interrompre le comptage d’un versement important pour accueillir une autre
opération.
 Qu’en matière de paiements, il est interdit d’effectuer un paiement partiel faute d’espèces
suffisantes, de quitter ensuite la caisse pour s’approvisionner, et d’achever enfin le
paiement.
 En aucun cas le Caissier ne doit de son propre chef, modifier les indications portées sur le
bordereau et le reçu.

2. MOUVEMENTS DE FONDS

- PROCEDURE D’ACCES AU COFFRE-FORT

Le chef d’agence et le Caissier (e) sont tous deux (02) responsables des accès du coffre.

Pour chaque mouvement au coffre-fort, ils doivent s’assurer que la porte du bureau du
chef d’agence est fermée et verrouillée.

46
Les accès étant personnels, il est formellement interdit de communiquer ou laisser ses
accès à quiconque.

- Le Caissier/caissière détient les clés de la chambre forte, du coffre-fort et toutes les

clés de la caisse ;

- Quant au chef d’agence, il détient le code du coffre-fort et toutes les clés de son
bureau.

Tout mouvement au coffre-fort requiert la présence obligatoire des deux 02 acteurs.

Les raisons de mouvements au coffre-fort sont :

- L’Approvisionnement de la caisse par le coffre-fort en début de journée ou en-

cours de journée quand la caisse manque de liquidité ;

- Le reversement des fonds de caisse au coffre-fort en fin de journée ;

- Le rangement des chèques d’approvisionnement ;

- La sortie de chèques d’approvisionnement ;

- Les mouvements de fonds avec la banque (approvisionnement ou nivellement)

- Les nivellements se feront après réception d’un mail venant de la trésorerie ou de

la directrice financière uniquement

Exceptions

En cas d’absence ou d’imprévus rendant le caissier indisponible, le chef d’agence et le

caissier sont tous les deux (02) tenus d’informer les services RH et audit de
l’indisponibilité et des raisons.

Le service RH va désigner un commercial pour aller récupérer la clé et un contrôle sera

fait avec le service audit pour assurer la continuité de l’activité.

47
 PRINCIPES :
Tous les mouvements de fonds doivent donner lieu à une reconnaissance complète et
Contradictoire des espèces par l’agent qui reçoit les fonds en présence de celui qui les
remet. La responsabilité de chaque agent intervenant dans la manipulation des espèces
doit, en effet être clairement située. Le Caissier qui effectue une sortie de fonds devra
conserver une pièce justificative visée par la personne qui les aura reçus (décharge).
Lorsque le Caissier transmet la caisse à un autre employé, il y a lieu de procéder à une
reconnaissance complète et contradictoire de toutes les espèces (billets et pièces). Et si
pour un motif quelconque, le Caissier ne peut participer à la reconnaissance, celle-ci doit
avoir lieu en présence du Contrôleur (le tout matérialisé par écrit sur un PV d’inventaire
physique.

III SECURITE DES VALEURS

Il y a lieu de limiter strictement le montant des espèces conservées dans la caisse aux
besoins courants.

Les sommes destinées à faire face aux retraits de montant élevé, qu’ils aient été prévus ou
non, ou celles pouvant provenir d’une importante rentrée de fonds sont à conserver au
coffre-fort où il sera toujours possible d’aller les prendre au moment opportun.

Le Caissier gardera toujours fermée la porte de sa caisse. En outre, lorsqu’il s’absentera, il

ne devra pas manquer de s’assurer qu’aucune valeur n’est apparente et que tous les fonds
sont bien mis sous clé.
Les contrôles de caisse seront obligatoirement effectués en sa présence. En dehors des
heures de service, le brouillard de caisse et toutes les espèces doivent être rangées dans le
bureau.

 Les autres documents de travail du Caissier :

 Le brouillard de caisse
 Les bordereaux de versement et de retrait d’espèces

48
 Les pièces des transactions internationales WESTERN RIA MG
 Le cahier de note (des différents approvisionnements internes)

49
ANNEXE

50
JOURNEE DU ……………………………………………………

 DECOMPTE MONNAIE- FICHE D’AJUSTAGE DE CAISSE

NOMBRE TYPE TOTAL

BILLETS

10.000

5.000

2.000

1.000

500

250

200

100

50

25

10

TOTAL

VISA CAISSIER(E) VISA CHEF DAGENCE

51
  ETAT DES PREVISIONS DE DECAISSEMENTS JOURNALIERS

DATE ………………………………………………..
AGENCE :

NOM N° DE COMPTE MONTANT

TOTAL

VISA CAISSIER (E) VISA CHEF

D’AGENCE

52
 TABLE DES MATIERES

SOMMAIRE__________________________________________________________________________________1

SIGLES ET ACRONYMES______________________________________________________________________2

PARTIE 1 : GENERALITES--------------------------------------------------------------------------------------------------------3

I- INTRODUCTION____________________________________________________________________________4

II – DEFINITIONS_____________________________________________________________________________4

1. TERMES TECHNIQUES DANS LES SFD (Système Financier Décentralisé)______________________4

2. TERMES DE TRESORERIE EN MICROFINANCES_________________________________________7

III- PRINCIPES_______________________________________________________________________________8

IV- STRUCTURES ORGANISATIONNELLES DE LA TRESORERIE__________________________________9

1- ORGANISATION________________________________________________________________________9

2-ORGANIGRAMME______________________________________________________________________10

3. GESTION DES FLUX DE TRESORERIE____________________________________________________11

3.1 ANALYSE DES FLUX DE TRESORERIE________________________________________________11

3.2. OUTILS POUR SUIVRE LES FLUX DE TRESORERIE ____________________________________12

PARTIE 2 : OPERATIONS--------------------------------------------------------------------------------------------------------13

GENERALITES---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------14

I- CAISSE_________________________________________________________________________________14

1. OUVERTURE DE CAISSE_____________________________________________________________14

1.1 PRINCIPES_____________________________________________________________________14

1.2 ASPECTS PARTICULIERS________________________________________________________15

53
 1.3 POINTS DE CONTROLE__________________________________________________________15

2. APPROVISIONNEMENTS INTERNES_____________________________________________________18

2.1 PRINCIPES_________________________________________________________________________18

2.2 ASPECTS PARTICULIERS________________________________________________________18

3. APPROVISIONNEMENTS EXTERNES__________________________________________________18

3.1 PRINCIPES_________________________________________________________________________19

3.2 ASPECTS PARTICULIERS________________________________________________________19

3.3 POINTS DE CONTROLE__________________________________________________________19

II- SORTIES DE CAISSE_____________________________________________________________________23

1. LES DEMANDES INTERNES__________________________________________________________23

1.1 PRINCIPES_____________________________________________________________________23

1.2 ASPECTS PARTICULIERS________________________________________________________23

1.3 POINTS DE CONTROLE__________________________________________________________24

2. ENTREES DE CAISSE________________________________________________________________26

2.1 PRINCIPES_____________________________________________________________________26

2.2 ASPECTS PARTICULIERS________________________________________________________26

2.3 POINTS DE CONTROLE__________________________________________________________27

[Link], RETRAIT____________________________________________________________________27

[Link] OPERATIONS DE VERSEMENT D’ESPECES___________________________________________27

1.1 PRINCIPES_________________________________________________________________________27

1.2 ASPECTS PARTICULIERS____________________________________________________________27

1.3 POINT DE CONTROLE_______________________________________________________________28

[Link] OPERATIONS DE RETRAIT D’ESPECES_______________________________________________30

2.1 PRINCIPES_________________________________________________________________________31

2.2 ASPECTS PARTICULIERS____________________________________________________________31

2.3 POINTS DE CONTROLE______________________________________________________________31

3- REVERSEMENT DES EXCEDENTS_______________________________________________________34

54
 3.1 PRINCIPES_________________________________________________________________________34

3.2 ASPECTS PARTICULIERS____________________________________________________________34

3.3 POINTS DE CONTROLE______________________________________________________________35

4- CLOTURE DE CAISSE__________________________________________________________________38

4.1 PRINCIPES_________________________________________________________________________38

4.2 ASPECTS PARTICULIERS________________________________________________________38

4.3 POINTS DE CONTROLE__________________________________________________________38

PARTIE 3 : CLASSEMENTS ET ARCHIVAGES-----------------------------------------------------------------------------40

INTRODUCTION__________________________________________________________________________41

I- CLASSEMENT___________________________________________________________________________41

II- ARCHIVAGE____________________________________________________________________________42

PARTIE 4 : DISPOSITION PARTICULIERE----------------------------------------------------------------------------------43

I- LE TRAITEMENT DES OPERATIONS______________________________________________________44

1. VERSEMENTS_______________________________________________________________________44

2. LES RETRAITS______________________________________________________________________45

POINTS DE CONTRÔLE :________________________________________________________________45

II. REGLES A RESPECTER____________________________________________________________________45

1. BILLETS-MONNAIES________________________________________________________________45

2. MOUVEMENTS DE FONDS_________________________________________________________46

III SECURITE DES VALEURS__________________________________________________________________48

ANNEXES

DECOMPTE MONNAIE

55
ETAT DES PEVISIONS DES DECAISSEMENTS JOURNALIERS

TABLE DES MATIERES----------------------------------------------------------------------------------------------------------52

56