Guide Dutilisation PZ FR
Guide Dutilisation PZ FR
D’UTILISATION
Structurer l’environnement de
travail en intégrant un outil de
gestion de projets collaboratif
Lexique
Configurations
Planification du projet
La synthèse
Le calendrier de Planzone
Les dossiers
La synthèse
Gardez un oeil sur l’avancée de vos projets, vos tâches et votre calendrier sur une seule interface
Projets
Créez et travaillez sur des projets, seul ou avec votre équipe projet en créant des tâches et des jalons
Tâches
Composantes des listes et sous listes, ce sont les actions à effectuer. Elles possèdent une date butoir, éventuellement un début et sont
affectées à des ressources avec des heures allouées.
Planning
Composé d’un diagramme de Gantt, des charges de travail et de feuilles de temps pour vous aider à gérer votre temps de travail
Lexique
Listes et sous-listes
Assurent l’architecture du projet et offre aux collaborateurs visibilité et compréhension.
Jalons
Étapes d’un projet, point ou évènement significatif de l’échéancier, nécessitant parfois une décision de la hiérarchie, un contrôle, une
évaluation.
Évènement
Associés à une date précise: rendez-vous, déjeuner, réunion, formation etc.
Diagramme de Gantt
Outil permettant de visualiser le cycle de vie du projet et son avancement dans le temps. On peut y visualiser listes, tâches, évènements et jalons
composant un projet.
Lexique
Modèle
Créez à partir d’un projet en cours ou non, pour vous en servir à l’avenir
Discussions
Fils de conversations avec vos collaborateurs
Documents
Centralisez l’information en partageant vos documents sur le drive de Planzone
Utilisateurs
Invitez et collaborez avec vos collaborateurs ou des parties externes
Lexique
Rapports
Téléchargez des informations spécifiques dont vous avez besoin sous un fichier excel
Exports
Téléchargez des informations spécifiques dont vous avez besoin sous un fichier CSV
Reporting
Vous êtes chef de projet ? Informez votre responsable de la santé d’un projet en un coup d’oeil
Calendrier
Connectez votre Google Agenda, Outlook ou autre pour centraliser vos rendez-vous, jalons, et tâches
Ergonomie générale
Qu’est ce que Planzone ?
VOTRE PLANZONE
Zone de planification
Liste
Tâche Documents
Jalon Wikis
Évènements
Zone de collaboration :
tous les utilisateurs
Ergonomie générale
Projet 1
Projet 4
Projet 2
Chefs de projets
Chefs de projets Collaborateurs
Collaborateurs Visiteurs
Visiteurs
Un dashboard pour suivre vos KPIs
Le planner Gantt
Configurations
Comment configurer vos paramètres ?
John Doe
John Doe
John Doe
Nom de l’entreprise
[Link]@[Link]
Associer
+33 7 63 74 88 90
Depuis la section « Calendrier de travail », vous pourrez choisir de vous synchroniser ou non avec le
calendrier global de votre Planzone (si l’administrateur veut changer le
temps de travail quotidien, alors ces paramètres changeront automatiquement)
Comment configurer les alertes et des rapports ?
Dans la section « Paramètres des alertes et rapports d’activité » choisissez quand vous voulez recevoir des notifications de Planzone
Cliquez sur
« Se connecter »
Google Calendar
importez vos rendez-vous
et autres évènements.
Google Drive
importez vos documents Cliquez sur
« Autoriser »
depuis google drive.
Depuis l’onglet application externe, cliquez sur « se connecter » pour établir la liaison entre votre
Planzone et les services Google.
Comment configurer votre Planzone ?
Possède tous les droits sur la Planzone, A tous les droits sur la Planzone (sauf la Peut seulement gérer les projets qu’ils créent Peut visualiser et modifier les projets auxquels
de la gestion à la facturation. facturation) et les utilisateurs invités sur ces projets. ils sont assignés. Peut visualiser l’équipe projet
Peut créer, modifier, supprimer des projets et Peut créer, modifier, supprimer les projets et Ne peut pas outrepasser les droits de dans laquelle ils sont membres et appartenant
des modèles. modèles, les discussions l’administrateur au niveau des projets aux projets auxquels ils participent.
Gère les utilisateurs et les ressources au Valide les feuilles de temps et charges de Ne peut rien supprimer
niveau de la Planzone travail
Gère les utilisateurs et les ressources
Savoir répartir les rôles au sein de vos projets est crucial. C’est pourquoi il est nécéssaire de se poser certaines questions :
Propriétaire
Qui peut avoir accès aux informations du compte : abonnement, renouvellement, facturation ?
Propriétaire Administrateur
Propriétaire Administrateur
Propriétaire Administrateur
Attention !
Seulement un administrateur a
le droit de changer le rôle d’un
utilisateur
The list of Planzone users di ers from that of the project team.
Multi-projets
Cliquez
pour voir tous vos projets
Intra-projet
Ajouter un collaborateur depuis la liste des Créer un utilisateur virtuel, utile pour assigner des
utilisateurs de Planzone tâches qui seront plus tard transférées à cet utilisateur
Le chef de projet
Possède un droit de regard complet sur le projet et peut créer, modifier et supprimer tout ce qu’il souhaite
Collaborateurs
Il possède également un droit de regard complet sur le projet mais ne peut pas modifier ou supprimer la structure de ce dernier
Visiteur
John Doe
Il est également possible de déplacer une liste ou une tâche grâce au « glisser-déposer ».
Comment clore une tâche ?
Vous êtes dans les détails d’une tâche
Le chef de projet a la possibilité de clore une tâche qui ne lui est pas attribuée.
Quand il clôt une tâche en indiquant « Tout marquer comme réalisé », la fiche du collaborateur en
charge de cette tâche est actualisée et met son échéancier à 100%.
John Doe
Comment supprimer une tâche ?
Vous êtes dans les détails d’une tâche
John Doe
A en on : On peut supprimer une liste ou une tâche en cliquant dessus - sans retour arrière - qu’il y ait eu du consommé ou non, et les
informations associées (documents…). La suppression d’une liste ne supprime pas les activités de la liste : seule la ligne de la liste est supprimée ce
qui provoque la remontée d’un cran de l’indentation des activités en dessous.
La suppression d’une tâche est définitive, sa suppression supprime aussi tous les commentaires s’y rattachant.
Code couleurs des tâches
Vous êtes dans « Planning »
En mode planning, les tâches sont précédées d’un petit carré
Tâche en retard
Tâche terminée mais non déclarée comme réalisée par l’ensemble des collaborateurs affectés à celle-ci
Tâche ayant une dépendance, non démarrée et qui ne peut pas démarrer si l’élément prédécesseur n’est pas terminé
Comment créer un jalon ?
John Doe
1. Cliquer sur
« Télécharger ICS »
2. L’évènement
se télécharge
Compatible avec :
3. L’évènement
s’ajoute au calendrier
[Link]@[Link]
Synchroniser avec Google Calendar
Vous pouvez exposer dans Planzone aussi bien vos propres calendriers que des calendriers d’équipe.
Lorsque vous publiez un calendrier Planzone dans Google Agenda, celui-ci sera visible pour l’ensemble des
membres du projet ayant activé la synchronisation Planzone-Google.
Google Agenda
importez vos rendez vous et autres évènements.
Synchroniser avec Google Calendar
Pour synchroniser votre calendrier Planzone avec le calendrier Google, rendez-vous dans vos paramètres ou
dans le calendrier
1. Cliquez sur
« Se connecter »
[Link]@[Link]
You are
Vous êtes
in dans
« Calendar
le Calendrier
»
Autres couleurs
3. Cochez et
sauvegarder
Comment créer un tag ?
Vous êtes dans le détail d’une tâche Un tag est une sorte de mot-clé utile pour classer les éléments d’un projet
Ils permettent de trier l’information, on peut les associer aux différents objets d’un projet
Des tags peuvent même être associés aux projets eux-mêmes
Pour associer un tag à un projet par exemple, aller dans un écran de synthèse du projet et appuyer sur
le bouton détail du projet qui ouvre alors une boîte de saisie :
John Doe
Diagramme de Gantt
Miroir des tâches et de l’architecture du projet, permet de créer des éléments et de modifier la planification des éléments
Feuilles de temps
Peuvent être remplies et validées par le chef de projet et l’administrateur
Charge de travail
Permet aux employés d’avoir une vision globale de leur charge de travail
Gestion du planning
La Planning vous permet d’avoir sur un seul plan une visualisation de l’ensemble des listes de
tâches, tâches, jalons et évènements liés au projet
Vous êtes dans « Planning » Il permet de travailler sur l’aspect temporel de vos projets selon 3 axes :
Vous êtes dans « Planning » Visible pour tous les projets ou pour un seul projet
Possibilité d’affichage:
C’est au moment de la création des tâches qu’on alloue initialement les heures.
Contraintes d’enchainement entre les éléments du projet
La contrainte « Fin-Début »
C’est la contrainte la plus classique et la plus intuitive entre 2 éléments ou tâches. La fin d’une activité permet de déclenché le début
de la suivante. Il est possible de mettre un délai sur ce lien qui peut être positif (x jours après) ou négatif (x jours avant) mais ce
second cas de figure est plus complexe à interpréter
La contrainte « Début-Fin»
Contrainte peu utilisée. Elle doit être comprise comme « le fait de démarrer une tâche permet (autorise) de démarrer une autre tâche »
La contrainte « Fin-Fin»
Par symétrie avec la contrainte « début-début » le fait de finir une tâche déclenche la fin de l’autre tâche quel que soit l’état de son
livrable… par exemple dans le cas de mise à disposition de ressources
La contrainte « Début-Fin»
C’est la plus rare des 4 contraintes. Exemple : début de l’exploitation du nouveau logiciel (PZ6) va mettre fin automatiquement à
l’exploitation de l’ancien logiciel (PZ5) 12 mois après
Créer des contraintes entre tâches / listes / jalons dans le Planning
Récapitulatif :
- Estimé
- Allouée
- Temps passé
- Temps restant
3 Lorsqu’il est d’accord avec les consommés et % réalisé postés par chaque ressource du projet, le
CDP intègre la semaine du projet (intégration) : cette opération met à jour les colonnes « passé »
et « restant », mais pas la colonne « % réalisé ».
2. Valider la feuille de
temps de la semaine
Boutons de validation de la journée pour envoi vers la feuille de temps globale du projet
La feuille de temps projet
Après intégration, le CDP a la possibilité de verrouiller ces feuilles de temps intégrées pour empêcher les modifications des feuilles de temps
individuelles : le verrouillage est irréversible, plus personne ne peut modifier y compris le Chef de Projet.
À ne verrouiller qu’en fin de mois par exemple.
Qu’est ce que la charge de travail ?
La charge se base sur le nombre d’heures travaillées par jour par rapport au nombre de tâches avec heures allouées sur une période.
Si trop d’heures ont été allouées à un même collaborateur par rapport à la disponibilité de la ressource alors le bloc devient rouge ou
orangé et quand on passe la souris dessus il apparaît un message d’alerte.
Il n’est possible de visualiser que sa propre charge de travail, excepté le chef de projet qui peut voir celle des autres.
Qu’est ce que la charge de travail ?
Quand on essaie d’affecter une ressource à une date qui correspond à l’une de ses « indisponibilité » (calendrier), Planzone ne dit rien mais
étale la charge allouée autour de l’indisponibilité.
Il est donc recommandé de regarder préalablement le plan de charge de la ressource, comme ci-dessous :
Indisponible
Il n’est possible de visualiser que sa propre charge de travail, excepté le chef de projet qui peut voir celle des autres.
La synthèse
Vue globale du dashboard de tous mes projets
Synthèse d’un projet
Progression et
estimation du projet
Avancement des
tâches, jalons et
feuilles de temps
Vous pouvez visualiser le statut de votre projet et également votre statut au sein de ce projet.
Comment modifier un projet ?
John Doe
John Doe
John Doe
Comment gérer les indisponibilités ?
1. Ajouter une
2. Donner des détails
indisponibilité
Comment ajouter un évènement ?
2. Sélectionnez un
projet
L’administrateur a la possibilité d’entrer ou modifier une indisponibilité pour chacun des membres de la Planzone.
Le calendrier
Gestion électronique
des documents
Un espace cloud dédié aux documents par projet
Cette transparence va amener chacun à s’ouvrir vers les autres et permettre un meilleur
partage de la connaissance.
Un document est un fichier stocké dans la zone d’échange documentaire d’un projet.
Cette zone peut être découpée en dossiers (publics ou privés).
L’intérêt :
1. Ajouter un titre
3. Sauvegarder
Comment créer un wiki ?
The wiki
Faire du versioning
1. Ajouter un titre
2. Rédigez votre
document
3. Sauvegarder
Télécharger un document à partir du drive ?
John Doe
John Doe
John Doe
John Doe
John Doe
John Doe
John Doe
John Doe
John Doe
John Doe
John Doe
1. Importer à partir du
Google Drive
Comment modifier ou supprimer un document ?
3. Sauvegarder
Créer une nouvelle version pour modifier le fichier ou visualisez les différentes
versions
Comment créer un dossier ?
1. Ajouter un sujet
2. Ajouter un ou
plusieurs destinaires
Tout comme les documents, les discussions peuvent être liées aux tâches, aux listes, aux jalons, etc.
Comment ajouter un commentaire à une tâche ?
1. Cliquer sur
Commentaires
Rapports
& Exports
Comment faire un rapport ?
Dans Planzone, les rapports de projet sont des fichiers Excel et PDF qui peuvent être générés depuis n’importe
quelle vue disponible dans Planzone : listes de tâches, planning des projets, affectation des ressources…
Les systèmes de filtres et de tris disponibles dans chaque vue permettent d’exporter des données très ciblées
répondant à des besoins spécifiques.
Leur objectif est d’analyser les indicateurs de performance des projets selon les critères qui vous intéressent
(charge de travail individuelle, collective, retards sur le projet…)
Comment faire un reporting ?
Vous êtes chef de projet, et vous souhaitez faire des comptes-rendu de la santé des projets sur lesquels vous
travaillez à votre responsable.
John Doe
John Doe
2. Générez l’export
ettevalC 02271 eruc al ed nimehc 71 / gnitlusnoc M2P
« Issu d’une collaboration entre Augeo et P2M Consulting, nous sommes fiers de vous
présenter ce support de formation et de prise en main de Planzone »
[Link]