Sertifi
Sertifi eAuthorize
Guide de l’utilisateur Sertifi
Se connecter à Sertifi
Pour accéder à Sertifi, suivez les étapes simples ci-après :
• Copiez/Collez l’URL suivante dans votre navigateur
https://www.sertifi.com/MarriottInternational_SSO.
Nous vous recommandons d’ajouter cette page à vos favoris pour pouvoir y accéder facilement
ultérieurement.
• Cliquez sur « log in with enterprise ID » (Se connecter avec votre ID d’entreprise).
• Connectez-vous à l’aide de votre identifiant EID Marriott International.
• Si votre configuration utilise une validation en deux étapes, vous devrez saisir votre code
secret à usage unique (les méthodes d’authentification utilisées pour le code sont la grille
d’authentification, l’appli mobile ou le SMS). Si votre EID n’est pas configuré pour une
validation en deux étapes, un message vous invitant à vous inscrire à une validation en deux
étapes s’affichera lors de votre connexion. Pour plus d’informations, consultez cette page
MGS. Ce processus est incontournable pour garantir la sûreté de l’outil.
• Sélectionnez le portail de votre établissement dans le menu déroulant situé en haut
de la page.
• L’outil est alors opérationnel !
Poursuivez la consultation de ce guide pour obtenir plus d’informations sur les scénarios
détaillés et sur les interactions courantes dans Sertifi.
1/10
Sertifi
Sertifi eAuthorize
Guide de l’utilisateur Sertifi
Envoyer un Maintenance Formulaires Expérience Afficher des
1 formulaire 2 des fichiers 3 de signature 4 du signataire 5 cartes bancaires
d’autorisation non cryptées
Si vous utilisez Sertifi et que vous disposez d’un compte Sertifi Admin ou de niveau supérieur,
1.1
vous êtes en mesure d’envoyer des formulaires d’autorisation de carte bancaire à vos clients.
Le formulaire d’autorisation, les options de gestion des participants et toutes les activités de
maintenance des fichiers sont inclus dans un fichier. Pour plus d’informations, consultez
Maintenance des fichiers.
1.2
Envoyer des formulaires d’autorisation
Pour envoyer un formulaire d’autorisation à votre client, vous devez d’abord envoyer un
fichier, et ensuite lui ajouter l’autorisation de paiement.
1. Connectez-vous à votre portail Sertifi.
2. Sur la page d’accueil, cliquez sur Send File (Envoyer un fichier) ou cliquez sur l’onglet
Send File (Envoyer un fichier). La page Create File (Créer un fichier) s’affiche.
3. Remplissez les champs suivants :
• File Name (Nom de fichier) : saisissez un nom de fichier unique. Le fichier inclut la
signature et les documents de référence associés à l’accord.
• 1st Level Signer(s) (Signataires de 1er niveau) : saisissez les adresses e-mail de tous les
utilisateurs qui doivent signer ce fichier ou cliquez sur My Address Book (Mon carnet
d’adresses) pour ajouter les signataires directement depuis votre carnet d’adresses.
• CC(Non-Signers) (CC [pas des signataires]) : saisissez les adresses e-mail des utilisateurs
qui doivent recevoir une copie du fichier.
• Expiration Date (Date d’expiration) : attribuez une date d’expiration au fichier. Si aucune
date n’est définie, le fichier expirera au bout de 180 jours. Vous devez saisir la date au
format ISO : AAAA-MM-JJ.
• Message : saisissez le message que vous souhaitez afficher sur la page de signature.
2/10
Sertifi
Sertifi eAuthorize
Guide de l’utilisateur Sertifi
Envoyer un Maintenance Formulaires Expérience Afficher des
1 formulaire 2 des fichiers 3 de signature 4 du signataire 5 cartes bancaires
d’autorisation non cryptées
4. Cliquer sur Suivant.
5. Dans la section Document Library (Bibliothèque de documents), sélectionnez
le document d’autorisation.
6. (Facultatif) Cliquez sur Pre-fill Form (Préremplir le formulaire) pour remplir
automatiquement les différents champs.
7. Cliquez sur Finish & Send (Terminer et envoyer). Votre client reçoit alors
le formulaire d’autorisation à remplir.
3/10
Sertifi
Sertifi eAuthorize
Guide de l’utilisateur Sertifi
Envoyer un Maintenance Formulaires Expérience Afficher des
1 formulaire 2 des fichiers 3 de signature 4 du signataire 5 cartes bancaires
d’autorisation non cryptées
Pour effectuer les activités de maintenance sur vos fichiers, vous devez disposer d’un compte
2.1
Sertifi de niveau Admin au minimum. Les activités de maintenance des fichiers incluent :
• Documents en attente de signature/Documents signés
• Paiements
• Gestion des participants
• Activité de maintenance des fichiers
• Informations sur les fichiers
Pour accéder à la page de maintenance des fichiers, cliquez sur View Files (Afficher les fichiers)
dans la page d’accueil du portail Sertifi. Recherchez votre fichier, puis cliquez sur son nom.
Si vous êtes un utilisateur Sertifi, vous ne pouvez pas afficher les informations de maintenance
des fichiers. Si vous êtes un Admin Sertifi, vous pouvez afficher uniquement vos propres
documents. Si vous êtes un Auditor (Auditeur), Power Admin (Admin supérieur) ou Super Admin
Sertifi, vous pouvez afficher tous les fichiers.
Documents en attente de signature/Documents signés
2.2
Lorsque vous accédez à la page de maintenance des fichiers, vos documents en attente
de signature ou vos documents signés s’affichent en haut de la page.
Vous pouvez voir les documents en attente de signature tant que ces derniers n’ont pas
été signés ou si vous avez invité des signataires au document à un autre moment que celui
où vous avez créé le fichier. Quand les documents sont en attente de signature, vous
pouvez effectuer différentes tâches dessus.
4/10
Sertifi
Sertifi eAuthorize
Guide de l’utilisateur Sertifi
Envoyer un Maintenance Formulaires Expérience Afficher des
1 formulaire 2 des fichiers 3 de signature 4 du signataire 5 cartes bancaires
d’autorisation non cryptées
Voici le descriptif des commandes dont vous disposez pour travailler sur vos documents :
• Prefill/Add Locations (Préremplir/Ajouter des emplacements) permet de préremplir les formulaires
du document.
• Remove Document (Supprimer un document) permet de supprimer un document du fichier.
Si vous cliquez sur Remove Document (Supprimer un document), un avertissement s’affiche.
Cliquez sur OK pour supprimer le document, sinon cliquez sur Annuler.
• Replace Document (Remplacer le document) permet de remplacer le document actuel par un
autre plus récent. Si vous cliquez sur Replace Document (Remplacer le document), la page
Replace Document (Remplacer le document) s’affiche. Saisissez le titre du document de
remplacement, puis cliquez sur Choose File (Choisir un fichier). Accédez au nouveau document,
sélectionnez-le et cliquez sur Replace Document (Remplacer le document).
• Expire Document (Faire expirer un document) permet de faire expirer le document. Lorsque vous
cliquez sur Expire Document (Faire expirer un document), le document expire et il n’est plus
possible de le signer. Pour annuler cette action, cliquez sur Un-Expire (Annuler l’expiration).
• Add Documents (Ajouter des documents) permet d’ouvrir la bibliothèque de documents.
Une fois la bibliothèque de documents ouverte, sélectionnez ou téléchargez tous les documents
supplémentaires que vous voulez ajouter au fichier, puis cliquez sur Done (Terminé).
• Invite (Inviter) permet de notifier le signataire par e-mail des éventuelles modifications apportées
au document. Cliquez sur Invite (Inviter) pour chaque participant que vous voulez notifier.
Si un document a été signé, il apparaît alors tout en haut de la page de maintenance des fichiers,
avec la date et l’heure de signature du document.
5/10
Sertifi
Sertifi eAuthorize
Guide de l’utilisateur Sertifi
Envoyer un Maintenance Formulaires Expérience Afficher des
1 formulaire 2 des fichiers 3 de signature 4 du signataire 5 cartes bancaires
d’autorisation non cryptées
Paiements
2.3
La section Payments (Paiements) se trouve dans la fenêtre File Maintenance (Maintenance des fichiers).
La section Payments (Paiements) permet de voir l’état du paiement. Cet état correspond à l’état de
l’autorisation. Tous les Admins Sertifi peuvent voir l’option Add Payments (Ajouter des paiements).
Cependant, cette option est inactive sur tous les portails.
Les participants
2.4
La section Participants de la page de maintenance des fichiers permet de modifier, de supprimer ou
d’inviter des participants sur un fichier. Vous pouvez également voir leur niveau de signataire, la date
et l’heure auxquelles ils ont consulté le document pour la dernière fois, et la date et l’heure de leur
dernière invitation sur le document. Voici le descriptif des commandes dont vous disposez pour
effectuer les tâches relatives aux participants d’un fichier :
• Add Participant (Ajouter un participant) permet d’ajouter d’autres participants au fichier. La fenêtre
Add Participant (Ajouter un participant) s’affiche. Dans la liste déroulante Signer Type (Type de
signataire), sélectionnez un type de signataire, puis saisissez son adresse e-mail. Cliquez sur
Submit (Envoyer) pour ajouter le participant.
• Edit (Modifier) permet de modifier l’adresse e-mail des signataires du fichier.
• Remove (Supprimer) permet de supprimer un participant du fichier. Si le fichier ne comporte qu’un
seul participant, il est impossible de supprimer ce dernier. Au lieu de cela, mettez à jour son adresse
e-mail en cliquant sur Edit (Modifier).
• Invite (Inviter) permet d’envoyer une invitation/notification par e-mail au participant.
Maintenance des fichiers
2.5
Dans la section File Maintenance (Maintenance des fichiers), vous pouvez effectuer différentes tâches
sur votre fichier.
Voici le descriptif des différentes commandes dont vous disposez pour travailler sur tout le fichier :
• View Room (Afficher page de signature) permet d’afficher la page de signature du fichier. Quand
vous cliquez sur cette option, la page de signature s’affiche et vous pouvez voir l’état de vos
documents et de vos formulaires d’autorisation, et consulter les questions/commentaires du flux.
• Invite All (Inviter tous) permet d’ajouter dans le flux un message visible par tous les participants.
• Delete File (Supprimer le fichier) permet de supprimer tout le fichier.
• Expire All (Tout faire expirer) permet de faire expirer tous les documents, paiements
ou autorisations associés au fichier.
• File Activity (Activité du fichier) permet d’afficher une liste de toute l’activité du fichier. D’ici, vous
pouvez revenir à la page de maintenance des fichiers ou cliquer sur Download Certificate
(Télécharger un certificat) pour télécharger un certificat au format PDF de toute l’activité du fichier.
• View Certificate (Afficher le certificat) permet d’afficher le fichier PDF du certificat sur l’activité du fichier.
• Duplicate File (Dupliquer le fichier) permet d’envoyer une demande de signature à plusieurs utilisateurs.
Le système crée un fichier distinct au format PDF pour chaque utilisateur signataire. Saisissez les
adresses e-mail que vous voulez ajouter, puis cliquez sur Create Files (Créer des fichiers).
Informations sur les fichiers
2.6
La section Informations sur les fichiers fournit des informations supplémentaires sur le fichier.
Cliquez sur le signe plus pour afficher les informations sur le fichier ainsi que ses paramètres.
Les paramètres utilisés sont les paramètres par défaut de votre système, ainsi que les paramètres
individuels définis par votre Super Admin.
6/10
Sertifi
Sertifi eAuthorize
Guide de l’utilisateur Sertifi
Envoyer un Maintenance Formulaires Expérience Afficher des
1 formulaire 2 des fichiers 3 de signature 4 du signataire 5 cartes bancaires
d’autorisation non cryptées
3.1
Formulaires de signature
Dans Sertifi, vous incluez vos formulaires d’autorisation de carte bancaire sous forme de
formulaires de signature dans la bibliothèque de documents. C’est le formulaire que vos
clients remplissent pour valider les paiements et les autorisations sur leur carte bancaire.
Toute modification apportée au formulaire doit être validée par le siège social de Marriott
International.
7/10
Sertifi
Sertifi eAuthorize
Guide de l’utilisateur Sertifi
Envoyer un Maintenance Formulaires Expérience Afficher des
1 formulaire 2 des fichiers 3 de signature 4 du signataire 5 cartes bancaires
d’autorisation non cryptées
4.1
Expérience du signataire — Sertifi eAuthorize
Une fois que vous avez envoyé un fichier et joint un formulaire d’autorisation, vous pouvez
envoyer votre formulaire à votre client. Lorsque vous cliquez sur Finish & Send (Terminer et
envoyer), le système envoie un e-mail à tous les clients que vous avez définis en tant que
signataires, ainsi qu’aux personnes qui doivent recevoir une copie du document. Les
signataires peuvent alors remplir le formulaire d’autorisation. Cet article décrit l’expérience
Sertifi eAuthorize du signataire.
4.2
L’expérience du signataire
1. Le signataire reçoit un e-mail
dont la ligne Objet indique le nom
de l’établissement d’où le formulaire
d’autorisation a été envoyé (c’est-à-
dire votre portail). Pour le signataire,
l’expéditeur de l’e-mail correspond
à l’adresse e-mail utilisateur
enregistrée pour votre compte Sertifi.
2. Votre signataire ouvre un e-mail simple
dans lequel un message lui indique
qu’un établissement lui envoie ce
fichier pour qu’il le consulte et le signe.
Le nom du fichier qui s’affiche dans le
message correspond à celui que vous
avez saisi dans le système.
3. Le signataire clique sur le bouton
Review & Complete (Revoir et
compléter) inclus dans l’e-mail.
Le formulaire d’autorisation s’affiche
dans le navigateur de votre signataire.
4. Le signataire peut soit remplir
librement le formulaire, soit cliquer
sur Get Started (Prise en main) pour
accéder automatiquement au
premier champ qu’il doit remplir.
5. Dans la section Payment Details
(Informations de paiement), le
signataire clique sur Submit Here
(Envoyer ici). Ensuite, il saisit ses
informations de paiement dans le
formulaire d’autorisation.
8/10
Sertifi
Sertifi eAuthorize
Guide de l’utilisateur Sertifi
Envoyer un Maintenance Formulaires Expérience Afficher des
1 formulaire 2 des fichiers 3 de signature 4 du signataire 5 cartes bancaires
d’autorisation non cryptées
6. Le signataire clique ensuite sur le bouton
Submit (Envoyer) situé en bas de la fenêtre
pour envoyer un contrôle d’autorisation.
Si l’envoi a bien fonctionné, le signataire
revient alors au formulaire d’autorisation
qui est maintenant oblitéré avec ses
informations de paiement sur la page.
7. Une fois toutes les informations obligatoires
remplies, le signataire clique sur Finish &
Submit Electronically (Terminer et envoyer
par voie électronique). Ses informations
de paiement passent alors avec succès
le contrôle d’autorisation. L’expéditeur est
notifié par e-mail de la réussite de
l’autorisation.
8. Une page de remerciement s’affiche pour
le signataire. Quant à vous, vous pouvez
désormais accéder au formulaire complété
en cliquant sur le nom de fichier que vous
avez créé dans le portail Sertifi.
Outils du signataire
4.3
Les différentes options suivantes sont à la disposition
du signataire quand il affiche le formulaire de signature :
• Attribuer le formulaire de signature à un autre signataire.
• Télécharger une version imprimable de la signature.
• Quitter complètement le document.
Changement de signataire
4.4
Le signataire peut aussi décider d’attribuer le formulaire
à un autre signataire, en cliquant sur Change the Signer
(Modifier le signataire), dans le panneau de navigation situé à droite de l’écran. Quand le
signataire clique sur Change the Signer (Modifier le signataire), la page Reassign this file
(Réattribuer ce fichier) s’affiche. Sur cette page, le signataire peut saisir une nouvelle adresse
e-mail, un message et demander de recevoir une copie du document. Ensuite, il clique sur
Reassign and Send (Réattribuer et envoyer) pour envoyer le fichier au nouveau signataire.
Version imprimable
4.5
Le signataire peut choisir de télécharger une version imprimable du formulaire de signature
une fois qu’il l’a ouvert. Quand le signataire clique sur Printable Version (Version imprimable),
une fenêtre contextuelle d’avertissement s’affiche pour indiquer les conditions requises pour
les fichiers PDF. Le signataire clique sur Download (Télécharger) et une version au format PDF
du document de signature est téléchargée sur son ordinateur.
4.7 Quitter
Après l’avoir ouvert, votre signataire peut quitter le formulaire en cliquant sur Exit (Quitter)
dans le panneau de navigation situé à droite de l’écran.
9/10
Sertifi
Sertifi eAuthorize
Guide de l’utilisateur Sertifi
Envoyer un Maintenance Formulaires Expérience Afficher des
1 formulaire 2 des fichiers 3 de signature 4 du signataire 5 cartes bancaires
d’autorisation non cryptées
Afficher des cartes bancaires non cryptées
5.1
Une fois que vous avez envoyé un fichier et joint un formulaire d’autorisation, et que votre
client a rempli ses informations d’autorisation de carte bancaire, vous pouvez afficher ces
informations depuis le portail Sertifi.
Pour afficher les informations des cartes bancaires, un Super Admin doit auparavant vous
avoir ajouté au groupe de sécurité Can View Unmasked CC (Peut afficher CB non cryptées).
Pour plus d’informations, reportez-vous au guide du Super Admin.
Pour afficher les informations d’une carte bancaire :
1. Connectez-vous au portail Sertifi.
2. Sur la page d’accueil, cliquez sur View Files (Afficher les fichiers).
3. Saisissez les critères de recherche du fichier (soit son nom, soit sa date) dont vous voulez
afficher les informations.
4. Cliquez sur le titre du fichier. La page File Maintenance (Maintenance des fichiers)
s’affiche.
5. Cliquez sur l’icône représentant une carte bancaire située dans la ligne sur les
informations de paiement.
6. Vous recevez alors automatiquement un code PIN à l’adresse e-mail associée à votre
compte Sertifi. Ouvrez votre e-mail de Sertifi, puis saisissez le code PIN dans la fenêtre
de validation en deux étapes du portail.
Les informations de la carte bancaire, avec le numéro de carte et sa date d’expiration,
s’affichent dans une fenêtre contextuelle pendant 90 secondes.
Il est à noter que votre code PIN reste valide 24 heures. Si vous vous déconnectez,
vous devrez demander à nouveau un code PIN pour pouvoir accéder aux informations
de paiement si le délai de 24 heures a expiré.
10/10
