UNIVERSITE CHEIKH ANTA DIOP DE DAKAR

DEPARTEMENT GENIE INFORMATIQUE

RAPPORT DE STAGE DE FIN DE CYCLE

Pour l’obtention du diplôme ;
Diplôme de Licence Génie Logiciel et Systèmes d’Information
Diplôme Supérieure de Technologie en Informatique

SUJET :
Intégration d'un système de gestion électronique de documents et de gestion
électronique de courriers pour le compte du PROMOGED

PERIODE ET LIEU DU STAGE : du 09 juin au 09 juillet au PROMOGED

Présenté et soutenu par : Cheikh Djibril Sow –Mohamed Mourtada Kamara - Amadou
Aboubakrim Fall

PROMOTION :2024-2025

Responsable Système
Informatique au
MAITRE DE STAGE Mamadou Moustapha DIENG
PROMOGED

ENCADRANT Mangoné FALL Maitre de conférence assimilé

Année universitaire :2024-2025

i
Dédicaces

Cheikh Djibril Sow

À mes parents, pour leur amour inconditionnel, leurs prières et leurs sacrifices qui m’ont permis
de rester sur le droit chemin et de persévérer dans mes études. Votre présence dans ma vie est ma
plus grande richesse.
À mes frères et sœurs, pour leur soutien constant, leurs encouragements et l’amour fraternel qu’ils
m’ont toujours témoigné. Vous êtes ma source de force et d’équilibre.
À mon maître de stage, Mamadou Moustapha Dieng, pour son accompagnement bienveillant,
son encadrement rigoureux et sa générosité. Ancien de l’École Supérieure Polytechnique, il a su
être un exemple de professionnalisme et d’humilité.
À M. Mangoné Fall, mon encadrant académique, pour ses conseils avisés, sa disponibilité
constante et sa bienveillance tout au long de ce travail. Son suivi méthodique et son exigence m’ont
poussé à donner le meilleur de moi-même.
À M. Ibrahima Fall, chef du département Génie Informatique, pour sa disponibilité, sa rigueur et
son engagement envers les étudiants.
À tout le personnel administratif, enseignant et technique de l’École Supérieure Polytechnique
(ESP) de Dakar, pour la qualité de leur encadrement tout au long de ma formation.
À mes camarades et amis, pour leur soutien moral et leur esprit de solidarité.

Mohamed Mourtada Kamara

À mes parents, pour leur amour sincère, leur foi inébranlable en moi et les innombrables sacrifices
qu’ils ont consentis pour me permettre d’avancer. Votre soutien silencieux mais constant m’a porté
dans les moments de doute comme dans les instants de réussite.

À mes frères, pour leur présence rassurante, leurs encouragements et leur complicité qui m’ont
toujours poussé à donner le meilleur de moi-même.

À mon maître de stage, Mamadou Moustapha Dieng, pour son accompagnement bienveillant, sa
rigueur professionnelle et son humilité. Un modèle d’excellence et de générosité.

À Mangoné Fall, mon encadrant pédagogique, pour son suivi attentif, ses conseils précieux et sa
disponibilité tout au long de ce stage.

À M. Ibrahima Fall, chef du département Génie Informatique, pour son dévouement envers les
étudiants, sa rigueur et sa volonté constante de nous tirer vers le haut.

i
À l’ensemble du personnel administratif, enseignant et technique de l’École Supérieure
Polytechnique (ESP) de Dakar, pour la qualité de l’encadrement et les efforts fournis tout au long
de ma formation.

Amadou Aboubakrim Fall

À mes parents, pour leur amour constant, leurs sacrifices et leur soutien tout au long de mon
parcours.
À mes frères et sœurs, pour leur présence réconfortante et leur soutien indéfectible.
À mon maître de stage à PROMOGED, Monsieur Mamadou Moustapha Dieng, pour son accueil
chaleureux, sa disponibilité et ses conseils précieux qui m'ont permis de mener à bien cette
mission. Sa patience et son expertise ont été déterminantes tout au long de ce projet.
À Monsieur Mangoné Fall, mon encadrant pédagogique, pour son suivi attentif, ses orientations
méthodologiques et sa bienveillance.
À Monsieur Ibrahima Fall, chef du département Génie Informatique de l’université, ainsi qu’à
l’ensemble du personnel du département, pour leur accompagnement, la qualité de la formation
dispensée et leur engagement envers la réussite des étudiants.
À mes camarades, avec qui j’ai partagé ces années d’études, et qui ont enrichi ce parcours par leurs
échanges et leur solidarité.

ii
Remerciements
Je tiens tout d’abord à exprimer ma profonde gratitude à Monsieur Ibrahima FALL, Chef du
Département Génie Informatique (DGI), pour nous avoir permis d’effectuer ce stage au sein du
PROMOGED. Son implication et sa volonté constante de nous offrir des opportunités formatrices
témoignent de son engagement envers notre réussite académique et professionnelle.
Mes sincères remerciements vont également à Monsieur Mamadou Moustapha Dieng, mon maître
de stage, pour son encadrement rigoureux, sa disponibilité et la qualité de ses conseils tout au long
de cette expérience. Son accompagnement m’a permis de progresser tant sur le plan technique que
professionnel.
Je remercie également l’ensemble du personnel du PROMOGED pour leur accueil chaleureux,
leur bienveillance et leur collaboration durant toute la durée du stage. Leur esprit d’équipe et leur
soutien ont grandement facilité mon intégration et m’ont permis de tirer le meilleur de cette
immersion en milieu professionnel.
Enfin, je remercie toutes les personnes qui, de près ou de loin, ont contribué à la réussite de ce
stage et à la rédaction de ce document.

iii
Résumé
Ce rapport porte sur l’intégration d’un système de gestion électronique de documents (GED) et de
gestion électronique de courrier (GEC) au sein du Projet de Promotion de la Gestion Intégrée et
de l’Economie des Déchets (PROMOGED), à l’aide de la solution open source Maarch Courrier.
Cette initiative vise à moderniser les processus administratifs, améliorer la traçabilité des courriers,
réduire les délais de traitement, et faciliter l’accès aux documents.
Une étude des pratiques existantes a révélé les limites du traitement manuel : perte de documents,
lenteur, et absence de traçabilité. Pour y remédier, la solution Maarch Courrier a été installée et
déployée dans un environnement Docker, configurée selon les besoins internes, puis testée avec
succès sur des cas concrets.
Les résultats obtenus confirment l’efficacité du système : meilleure organisation, gain de temps,
archivage numérique sécurisé et adoption progressive par les utilisateurs. Ce projet marque une
étape importante dans la transition numérique du PROMOGED et dans la structuration de sa
gestion documentaire.

Mots-clés : PROMOGED, GED, GEC, Maarch Courrier, Docker, dématérialisation, archivage,

transformation numérique.

iv
Abstract
This report focuses on the integration of an Electronic Document Management System (EDMS)
and an Electronic Mail Management System (EMMS) within the Project for the Promotion of
Integrated Waste Management and the Waste Economy (PROMOGED), using the open-source
solution Maarch Courrier. This initiative aims to modernize administrative processes, improve
mail traceability, reduce processing times, and facilitate access to documents.
A study of existing practices revealed the limitations of manual processing: document loss, delays,
and lack of traceability. To address these issues, Maarch Courrier was installed and deployed in a
Docker environment, configured according to internal needs, and successfully tested on real-world
use cases.
The results confirm the system’s effectiveness: improved organization, time savings, secure digital
archiving, and gradual user adoption. This project represents a significant step in PROMOGED’s
digital transition and the structuring of its document management.

Key words : PROMOGED, GED, GEC, Maarch Courrier, Docker, dématérialisation, archivage,
transformation numérique.

v
Table des matières
Dédicaces ......................................................................................................................................... i
Remerciements .............................................................................................................................iii
Résumé .......................................................................................................................................... iv
Abstract .......................................................................................................................................... v
Table des figures ..........................................................................................................................vii
Liste des acronymes et abréviations .........................................................................................viii
Introduction Générale................................................................................................................... 1
Chapitre 1 : Présentation générale .............................................................................................. 2
I. Présentation de la structure d’accueil ............................................................................. 2
1. Objectifs ......................................................................................................................... 3
2. Organigramme .............................................................................................................. 3
3. Missions .......................................................................................................................... 4
II. Présentation du sujet ..................................................................................................... 5
1. Contexte.......................................................................................................................... 5
2. Problématique................................................................................................................ 5
3. Objectifs ......................................................................................................................... 5
4. Démarche méthodologique ........................................................................................... 5
5. Résultats attendus ......................................................................................................... 5
Chapitre 2 : Analyse et spécification des besoins ....................................................................... 7
I. État des lieux ...................................................................................................................... 7
II. Besoins fonctionnels ...................................................................................................... 8
III. Choix de la solution Maarch Courrier ........................................................................ 9
IV. Justification du choix de Maarch Courrier par rapport aux autres solutions ........ 9
V. Spécifications attendues du système .............................................................................. 11
Chapitre 3 : Mise en œuvre de la solution GED/GEC au sein du PROMOGED .................. 12
I. Architecture générale de la solution .............................................................................. 12
II. Déploiement de Maarch Courrier avec Docker ....................................................... 13
III. Configuration fonctionnelle adaptée au PROMOGED ........................................... 13
IV. Tests et validation ........................................................................................................ 14
V. Illustration comparative des scénarios de traitement du courrier ............................. 14
1. Avant la mise en place de Maarch Courrier : gestion manuelle ............................. 14
2. Après l’intégration de Maarch Courrier : gestion numérique ............................... 15
3. Résultat global ............................................................................................................. 17
VI. Résumé des résultats obtenus ..................................................................................... 17
Conclusion Générale ................................................................................................................... 19
Bibliographie................................................................................................................................ 20

vi
Table des figures
Figure 1 : Organigramme du PROMOGED .................................................................................... 4

Figure 2: Local d'archivage physique des courriers du PROMOGED............................................ 8

Figure 3: Architecture générale de la solution .............................................................................. 12

Figure 4:Adaptation de l'organigramme du PROMOGED ........................................................... 14

Figure 5:Archives et documents du PROMOGED ....................................................................... 15

Figure 6:Processus d'enregistrement – Début ............................................................................... 16

Figure 7:Processus d'enregistrement - Etape Intermédiaire .......................................................... 16

Figure 8:Processus d'enregistrement - Etape Finale ...................................................................... 17

Figure 9:Notification de réception du courrier .............................................................................. 18

vii
Liste des acronymes et abréviations
Acronyme Définition

AECID Agence Espagnole de Coopération Internationale au Développement

AFD Agence Française de Développement

API Interface de Programmation Applicative (Application Programming Interface)

BEI Banque Européenne d’Investissement

BM Banque Mondiale

CIVD Centre Intégré de Valorisation des Déchets

DGI Département Génie Informatique

ESP École Supérieure Polytechnique

GEC Gestion Électronique du Courrier

GED Gestion Électronique des Documents

LDAP Lightweight Directory Access Protocol

PGD Pôle de Gestion des Déchets

PGDSU Projet de Gestion Durable des Déchets Solides Urbains

PNGD Programme National de Gestion des Déchets

PROMOGED Projet de Promotion de la Gestion Intégrée et de l'Économie des Déchets

PSE Plan Sénégal Émergent

viii
Introduction Générale
Dans un contexte où la transformation numérique des administrations publiques devient un
impératif stratégique, la modernisation des systèmes de gestion documentaire s'impose comme une
priorité. Les structures administratives produisent quotidiennement un volume important de
courriers et de documents qu’il devient difficile de gérer de manière efficace avec des méthodes
traditionnelles basées sur le papier. Ce mode de gestion manuel entraîne souvent des pertes de
documents, un manque de traçabilité, une surcharge administrative, ainsi que des retards dans le
traitement de l’information.
C’est dans ce cadre que s’inscrit le stage effectué au sein du Projet de Promotion de la Gestion
Intégrée et de l'Economie des Déchets (PROMOGED), une structure nationale engagée dans
l’amélioration durable de la gestion des déchets solides au Sénégal. L’un des objectifs internes du
PROMOGED est de renforcer l'efficacité administrative par la mise en place d'outils numériques
adaptés aux besoins de gestion documentaire et de courrier.
La problématique principale identifiée concerne la gestion manuelle des courriers et documents,
qui ralentit les processus internes et compromet la conservation et la traçabilité des informations.
Afin de répondre à cette problématique, l’objectif du stage a été de proposer et d’intégrer une
solution de Gestion Électronique des Documents (GED) et de Gestion Électronique de
Courriers (GEC),[4] reposant sur l’outil open source Maarch Courrier, et déployée dans un
environnement Docker afin de garantir portabilité, modularité et simplicité de maintenance.
La démarche adoptée tout au long de ce stage s’est articulée en plusieurs étapes : une phase
d’analyse des besoins et des pratiques existantes en matière de gestion documentaire, suivie de
l’installation et la configuration de Maarch Courrier dans un environnement Dockerisé, puis de
tests fonctionnels sur des cas concrets de traitement de courrier. Un accompagnement des
utilisateurs a également été mis en place pour assurer une appropriation efficace de la solution.
Ce rapport présente dans un premier temps le contexte du stage et la structure d’accueil, puis
détaille les outils technologiques utilisés, avant de décrire la mise en œuvre concrète de la solution,

les résultats obtenus, ainsi que les perspectives d’évolution du projet au sein du PROMOGED.

1
 Chapitre 1 : Présentation générale
Ce premier chapitre présente le cadre dans lequel s’est déroulé le stage, à savoir le Projet de
Promotion de la Gestion Intégrée et de l'Economie des Déchets (PROMOGED). Il expose les
missions de la structure d’accueil, son organisation interne ainsi que les objectifs généraux du
projet. Il introduit également le sujet du mémoire en décrivant le contexte et les attentes qui ont
motivé l’intégration d’un système GED/GEC au sein du PROMOGED.

I. Présentation de la structure d’accueil

L’État du Sénégal a mis en place le Programme National de Gestion des Déchets (PNGD) qui vise
l’amélioration du cadre de vie et répond à une forte demande sociale, en matière de création de
richesses et d’emplois.
Ce programme s’insère dans les deux (02) matrices d’orientation économique et politique majeures
de l’État du Sénégal : le Plan Sénégal Emergent (PSE) et l’Acte III de la décentralisation,
notamment, qui vise à « organiser le Sénégal en territoires viables, compétitifs et porteurs de
développement durable » avec une territorialisation effective des politiques publiques. Dans un
souci d’efficacité technique et de rationalité financière, il est retenu d’organiser le pays en « Pôle
de Gestion des déchets (PGD) ».
Les PGD permettent d’aller vers une économie d’échelle pour la valorisation de quantité critique
de déchets autour de territoires pertinents. Aussi, chaque PGD devra-t-il disposer d’un Centre
intégré de Valorisation des Déchets (CIVD), constitué d’un (01) centre de tri, d’unités de
valorisation des déchets et d’un casier de stockage, relié à un réseau d’infrastructures
intermédiaires (points de regroupement normalisé).
C’est dans ce contexte que le Gouvernement du Sénégal, avec l’appui de partenaires au
développement dont la Banque Mondiale (BM), l’Agence Espagnole de Coopération
Internationale au Développement (AECID), l´Agence Française de Développement (AFD) et la
Banque Européenne d'Investissement (BEI), a lancé la mise en œuvre le Projet de Promotion de la
Gestion intégrée et de l’Economie des Déchets Solides au Sénégal (PROMOGED). Ce projet,
deuxième phase du PNGD, vise à renforcer la gouvernance de la gestion des déchets solides dans
les territoires et à améliorer la gestion des déchets solides dans certaines villes.[3]
En effet, le PROMOGED vient compléter les acquis du Projet de Gestion durable des déchets
solides urbains (PGDSU) ; il cible spécifiquement :
- Le Pôle Dakar, avec un vaste projet de mise en place d’infrastructures et le projet de
résorption de la Décharge de Mbeubeuss,
- Le Pôle Thiès (Département de Thiès, Département de Mbour, Département de Tivaouane)
- Le pôle Nord (Région de Saint Louis et Région de Matam)
- Le Pôle Casamance (Sédhiou, Ziguinchor et Kolda).
2
 1. Objectifs
Le Projet de Promotion de la Gestion intégrée et de l’Économie des Déchets Solides au Sénégal
(PROMOGED) a pour objectif de renforcer la gouvernance en matière de gestion des déchets
solides au Sénégal et d’améliorer les services de gestion des déchets solides dans des villes
sélectionnées.[3]
Le projet intervient au niveau de 150 communes.
Le PROMOGED ambitionne de :
- Améliorer la gestion des déchets solides ménagers sur toute la chaine et promouvoir une
gestion intégrée dans les communes bénéficiaires en promouvant l’intercommunalité ;
- Valoriser les déchets en tenant compte de la dimension socio-économique ;
- Proposer des axes de réforme visant à améliorer la gouvernance du secteur sur le plan
institutionnel, règlementaire et financier ;
- Créer des systèmes de gestion contextualisés et durables et impliquer le plus possible le
secteur privé.[3]
2. Organigramme
Le PROMOGED dispose d’une organisation interne structurée pour assurer une gestion efficace
et coordonnée de ses différentes activités. L’organigramme comprend plusieurs entités clés,
réparties entre la coordination centrale, les départements techniques et les unités de support. On y
retrouve notamment :
• Une Coordination Générale, chargée de la supervision globale du projet ;
• Des cellules spécialisées, telles que la cellule de Suivi-Évaluation, la cellule de Passation
des Marchés, et la cellule de Communication ;
• Un Département Financier et Comptable ;
• Un Département Technique, chargé du pilotage des projets d’infrastructure et de terrain;
• Une Unité Informatique et Systèmes d’Information, responsable de la digitalisation et
de la gestion technologique (y compris la mise en œuvre du projet GED/GEC) ;
• Des représentations régionales, appelées coordinations de pôles, déployées sur les
principales zones d’intervention (Dakar, Thiès, Nord, Casamance).
Chaque entité joue un rôle bien défini dans la planification, l’exécution et le suivi des actions du
programme, sous l’autorité du Coordonnateur Général du projet.[3]
L’organigramme du PROMOGED est structuré autour de plusieurs composantes principales :
• Composante 1 : Renforcement de la gouvernance sectorielle et de la capacité
institutionnelle ;
• Composante 2 : Amélioration des infrastructures et services de gestion des déchets solides
dans certaines agglomérations ;
3
 o Sous-composante 2a : pour le Grand Dakar ;
o Sous-composante 2b : pour les pôles secondaires ;
• Composante 3 : Appui à la mise en œuvre du projet

Figure 1 : Organigramme du PROMOGED

3. Missions
Au niveau de la Région de Dakar, le projet compte réhabiliter la décharge de Mbeubeuss et mettre
en œuvre nouveau schéma de traitement des déchets solides de la Région de Dakar avec
construction de quatre infrastructures :
- Un centre de tri et de transfert au niveau de Mbeubeuss ;
- Le centre de tri et de transfert au niveau de Mbao ;
- Le centre Intégré de Valorisation des déchets au niveau de Sébikhotane ;
- Un centre intégré de valorisation des déchets au niveau de Bambilor.
Dans les villes de Thiès, de Saint-Louis et Matam dans le nord et de Kolda, Sédhiou et Ziguinchor
en Casamance, de nouveaux modes de gestion intercommunale des déchets seront mis en place
pour mieux répondre aux besoins des populations. Le PROMOGED accompagne les
agglomérations dans la mise en place de cette coopération intercommunale.[3]

4
II. Présentation du sujet
1. Contexte
La gestion des courriers et documents au sein du PROMOGED se faisait principalement de
manière manuelle, ce qui engendrait de nombreux problèmes : perte ou oubli de courriers, retards
dans le traitement, absence de traçabilité et surcharge de travail pour les agents administratifs.
Face à ces défis, il est devenu impératif pour le programme de se doter d’un système numérique
moderne pour optimiser ses processus documentaires et améliorer sa productivité.[4]
C’est dans ce cadre qu’a été initiée l’intégration d’un système de gestion électronique de
documents (GED) et de gestion électronique du courrier (GEC) à travers la solution Maarch
Courrier, déployée via Docker pour faciliter son installation, sa gestion et sa portabilité.[2]

2. Problématique
Comment automatiser et fiabiliser la gestion des courriers et documents administratifs au sein du
PROMOGED à l’aide d’une solution open source, performante, modulaire et adaptée aux besoins
internes ?

3. Objectifs
Le projet avait pour objectifs de :
• Déployer une solution GED/GEC fonctionnelle et adaptée au contexte du PROMOGED,
• Installer et configurer *Maarch Courrier*, un outil libre de gestion de courrier,
• Utiliser *Docker* pour contourner les contraintes liées à l’absence de serveur Linux,
• Paramétrer le système : création d’utilisateurs, rôles, entités, types de courriers, etc.,
• Proposer un environnement prêt à l’emploi, testé et documenté pour une généralisation.

4. Démarche méthodologique
La méthodologie adoptée dans le cadre de ce projet s’est structurée autour de plusieurs étapes clés,
visant à assurer une intégration progressive, maîtrisée et fonctionnelle de la solution Maarch
Courrier au sein du PROMOGED.
Tout d’abord, une phase d’analyse du contexte existant a été menée pour comprendre le
fonctionnement actuel du processus de gestion des courriers. Cela a permis d’identifier les points
faibles liés au traitement manuel : lenteur, perte de documents, absence de suivi, surcharge
administrative, etc. Cette étape a également consisté à échanger avec les acteurs directement
concernés (assistante de direction, chefs de services, agents courrier) afin de cerner leurs attentes
et leurs contraintes quotidiennes.
Ensuite, une étude comparative de solutions GED/GEC a été réalisée afin de sélectionner l’outil
le plus adapté au contexte du PROMOGED.[4] Cette analyse a mis en avant Maarch Courrier, une

5
solution open source, fiable, modulable, et surtout déployable facilement dans un environnement
Docker.
Une fois la solution validée, une phase technique a été enclenchée :
• Préparation de l’environnement (installation de Docker, création des conteneurs,
configuration réseau)
• Installation et configuration de Maarch Courrier
• Paramétrage de l’interface, des profils utilisateurs, des types de courriers et des entités
organisationnelles
Par la suite, des tests fonctionnels ont été réalisés à partir de scénarios réels de traitement de
courrier (réception, imputation, distribution, réponse, archivage). Ces tests ont permis d’évaluer la
performance et la fiabilité de la solution dans un environnement contrôlé.
Enfin, une phase d’accompagnement et de formation a été mise en œuvre auprès des utilisateurs,
afin de faciliter la prise en main de la solution. Des supports de documentation ont été produits,
des sessions de démonstration organisées, et des ajustements ont été apportés en fonction des
retours utilisateurs.[1]
Cette démarche itérative et participative a permis de garantir la réussite du projet, tout en assurant
son appropriation progressive par les équipes du PROMOGED.

5. Résultats attendus
L’intégration de la solution Maarch Courrier au sein du PROMOGED s’inscrit dans une logique
de modernisation des pratiques administratives, en réponse aux limites constatées dans la gestion
manuelle du courrier et des documents. Le déploiement de cette solution devait permettre une
amélioration tangible de l’efficacité, de la traçabilité et de la sécurité des échanges documentaires.
Les résultats attendus à l’issue du projet sont les suivants :
• Mise en place d’un prototype opérationnel de Maarch Courrier déployé dans un
environnement Docker,
• Amélioration de la traçabilité, du classement et de la recherche des courriers,
• Réduction du temps de traitement administratif,
• Remise d’une documentation simplifiée pour les utilisateurs,
• Présentation des résultats et démonstration de l’outil à l’équipe concernée.

Ainsi, le PROMOGED constitue un environnement stratégique où les enjeux de performance

administrative sont cruciaux. Le besoin d’une solution numérique pour moderniser la gestion
documentaire y est manifeste. Le chapitre suivant permettra de préciser les limites du
fonctionnement actuel et de définir les besoins qui ont conduit au choix de la solution Maarch
Courrier.

6
 Chapitre 2 : Analyse et spécification des besoins
Dans ce chapitre, nous analysons le fonctionnement initial de la gestion documentaire au sein du
PROMOGED, en mettant en évidence les limites du traitement manuel. Cette analyse permet
d’identifier les besoins fonctionnels essentiels et les spécifications techniques attendues du

nouveau système. Elle se conclut par une justification du choix de la solution Maarch Courrier.

I. État des lieux

Processus existant avant la mise en place de Maarch Courrier
Avant l’intégration du système Maarch Courrier, la gestion du courrier et des documents
administratifs au sein du PROMOGED reposait essentiellement sur des méthodes manuelles.
L’ensemble des courriers entrants était reçu en format papier, puis enregistré manuellement dans
un registre physique ou un fichier Excel, avant d’être transmis aux services concernés. Le
traitement des courriers se faisait également de façon traditionnelle : parapheurs physiques,
copies papier, circulation manuelle entre services, etc. [3]
Concernant les courriers sortants, la production, la validation et l’envoi étaient également
réalisés sans solution numérique intégrée. Le suivi de ces documents dépendait de la rigueur
individuelle des agents, ce qui exposait le processus à de nombreuses failles. Il n’existait pas de
mécanisme centralisé permettant de savoir, à tout moment, où se trouvait un courrier, qui l’avait
traité, ou si une réponse avait été apportée dans les délais.
Cette organisation posait également problème en matière d’archivage : les documents étaient
classés dans des dossiers physiques, répartis dans plusieurs bureaux, sans indexation ni
sauvegarde numérique fiable. Toute recherche de courrier ou de document nécessitait un temps
important, souvent sans garantie de résultat.
Limites du fonctionnement manuel
Ce mode de fonctionnement présentait plusieurs limites majeures :
• Pertes fréquentes de courriers : du fait de l’absence de traçabilité centralisée, certains
courriers se retrouvaient égarés ou oubliés dans les bureaux ;
• Lenteur dans le traitement : la circulation physique des documents ralentissait
fortement les délais de traitement, en particulier lorsque plusieurs niveaux de validation
étaient nécessaires ;
• Absence de traçabilité : il était impossible de suivre en temps réel l’évolution du
traitement d’un courrier, ni de savoir qui avait pris connaissance de tel document et à
quelle date ;
• Difficulté d’archivage et de recherche : l’archivage manuel rendait la consultation
fastidieuse et chronophage, surtout en cas de besoin urgent d’un document ;

7
 • Risque de perte d’information : en cas de sinistre, de déplacement ou d’absence
prolongée d’un agent, certains documents devenaient inaccessibles ;
• Surcharge administrative : la gestion papier mobilisait beaucoup de temps et d’énergie
pour des tâches à faible valeur ajoutée (photocopies, distribution manuelle,
classement......).

Figure 2: Local d'archivage physique des courriers du PROMOGED

II. Besoins fonctionnels

Face aux limites observées dans le fonctionnement manuel de la gestion documentaire et du
courrier, plusieurs besoins fonctionnels ont été identifiés pour concevoir un système plus
performant et adapté aux réalités du PROMOGED :
Traçabilité
Le système doit permettre de suivre en temps réel le parcours d’un courrier ou document, de sa
réception ou émission jusqu’à sa clôture. Chaque action (lecture, transmission, traitement,
réponse) doit être enregistrée, avec date, utilisateur et statut, assurant ainsi un historique
complet.
Archivage
Une solution numérique doit garantir un archivage structuré, sécurisé et durable des documents.
Cela implique une organisation par type, date, service ou sujet, permettant la conservation
réglementaire et la consultation à tout moment.
8
 Accès rapide à l’information
L’un des objectifs majeurs est de permettre une recherche rapide et ciblée des documents ou
courriers via des filtres (mots-clés, date, expéditeur, type, etc.). Cette fonctionnalité vise à réduire
les délais de traitement et à faciliter le travail administratif au quotidien.
Dématérialisation
Le système doit favoriser la réduction de l’usage du papier en numérisant les documents
physiques, en permettant leur circulation sous forme électronique, et en remplaçant les circuits
papier par des flux numériques internes.
Sécurité
Les informations sensibles doivent être protégées contre tout accès non autorisé. Le système
doit inclure un mécanisme de gestion des droits d’accès, de journalisation et de sauvegarde
régulière pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données.
Simplicité d’usage
La solution mise en place doit rester simple, intuitive et accessible à tous les utilisateurs, quels
que soient leur niveau en informatique ou leur fonction. Une interface claire et un parcours
utilisateur fluide sont indispensables à une adoption rapide.

III. Choix de la solution Maarch Courrier

À la suite de l’analyse des besoins fonctionnels exprimés par les équipes du PROMOGED,
plusieurs solutions de gestion électronique de documents et de courrier ont été envisagées. Parmi
elles figuraient des solutions propriétaires, des développements internes sur mesure, ainsi que des
solutions open source. Après comparaison, le choix s’est porté sur Maarch Courrier, une solution
open source largement utilisée dans les administrations publiques francophones. Ce choix s’est
justifié à plusieurs niveaux.[1]
Tout d’abord, Maarch Courrier est un logiciel open source distribué sous licence libre (GPL)[1],
ce qui permet une utilisation sans frais de licence, tout en offrant une liberté de modification et
d’adaptation du code. L’outil dispose d’une communauté active, et bénéficie de mises à jour
régulières, assurant sa stabilité et sa pérennité. Sur le plan fonctionnel, Maarch Courrier couvre
l’ensemble des besoins en matière de gestion de courrier et de documents. Il permet
l’enregistrement, la distribution, le suivi, le traitement, la réponse et l’archivage des courriers, tout
en intégrant une gestion documentaire structurée avec recherche rapide, indexation et plan de
classement.[1]
L’un des grands atouts de Maarch Courrier réside dans sa flexibilité de paramétrage. Il permet de
modéliser les circuits de validation selon l’organisation interne du PROMOGED, en prenant en
compte les différents services, pôles régionaux, niveaux hiérarchiques et rôles. Le système offre

9
 également une traçabilité complète des actions : chaque courrier ou document est suivi dans son
cycle de vie, avec enregistrement des dates, utilisateurs et statuts, répondant aux exigences de
transparence et de redevabilité.
La sécurité est également un élément central de la solution. Maarch Courrier intègre une gestion
fine des droits d’accès, un système de journalisation, ainsi que des mécanismes de sauvegarde,
garantissant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données. De plus, son architecture
ouverte et son interopérabilité avec d’autres systèmes (grâce à ses APIs et connecteurs
LDAP/Active Directory) permettent d’envisager son intégration future avec d’autres outils
internes du PROMOGED.
Un autre avantage stratégique pour l’unité informatique du PROMOGED est la facilité de
déploiement de Maarch Courrier via Docker.[2] La conteneurisation permet une installation
rapide, stable et reproductible du système sur les serveurs internes. Cela facilite également la
maintenance technique, les mises à jour, et la possibilité de déployer la solution dans d’autres sites
ou pôles régionaux de manière identique.[2]
Enfin, Maarch Courrier représente une solution économiquement viable pour le PROMOGED. En
éliminant les coûts de licences logicielles, et en offrant une autonomie dans la configuration, l’outil
permet de maîtriser le coût total du projet tout en répondant aux standards d’une administration
moderne. Ce choix s’inscrit pleinement dans la politique de dématérialisation et de transformation
numérique des services publics sénégalais, en cohérence avec les orientations nationales.
Ainsi, Maarch Courrier apparaît comme une solution robuste, flexible, sécurisée et adaptée aux
besoins du PROMOGED pour une gestion électronique performante du courrier et des
documents.[1]

IV. Justification du choix de Maarch Courrier par rapport aux autres

solutions
Le choix de Maarch Courrier comme solution de Gestion Électronique du Courrier (GEC) pour le
PROMOGED résulte d'une analyse comparative entre plusieurs outils open source et propriétaires.
Les alternatives étudiées (Alfresco, SharePoint, GECOS et le développement interne) ont été
écartées pour des raisons de complexité, coût, dépendance technologique, ou manque de maturité.
Maarch Courrier s’est imposé comme la solution la plus équilibrée, grâce à :
• sa richesse fonctionnelle (gestion complète du cycle du courrier),
• son interface moderne et intuitive,
• sa souplesse de paramétrage,
• sa compatibilité avec les standards techniques (LDAP, PostgreSQL, API...),
• son déploiement simplifié via Docker,
• et son coût réduit (open source, sans licence).
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 Ce choix stratégique répond aux besoins métier spécifiques du PROMOGED tout en favorisant la
transition numérique de la gestion documentaire et postale du programme.

V. Spécifications attendues du système

Pour répondre aux besoins fonctionnels exprimés, le système GED/GEC attendu au sein du
PROMOGED doit intégrer les spécifications suivantes :
Types de courriers/documents à gérer
Le système doit pouvoir gérer l’ensemble des courriers entrants, courriers sortants, notes
internes, décisions administratives, rapports, convocations, et dossiers techniques, dans
divers formats (PDF, Word, scans, etc.).
Chaque document doit pouvoir être classé par type, origine, destinataire, service concerné, et
niveau de priorité.
Utilisateurs concernés et leurs rôles
Le système doit permettre la gestion de plusieurs profils utilisateurs, avec des rôles bien définis
:
• Réceptionnistes ou agents courrier : enregistrement et classement initial des courriers ;
• Chefs de service : validation, traitement ou transmission de courriers ;
• Assistants ou secrétaires : saisie, suivi et préparation des courriers sortants ;
• Administrateur du système : gestion des utilisateurs, des accès, de l’archivage et de la
configuration globale.
Chacun devra accéder uniquement aux documents qui le concernent, selon son niveau de droit.
Contraintes techniques ou organisationnelles
Le système doit s’adapter à un environnement multi-utilisateur, répartis sur plusieurs sites ou pôles
régionaux. Il doit être :
• Accessible via navigateur web (interface responsive),
• Déployé facilement grâce à Docker (portabilité, modularité),
• Interfaçable à long terme avec d'autres outils internes (messagerie, base RH…),
• Peu gourmand en ressources, compatible avec l’infrastructure existante du
PROMOGED,
• Accompagné de procédures de formation, pour une prise en main rapide par les équipes.
L’analyse des besoins a permis de dégager des exigences claires en matière de traçabilité,
d’archivage et d’automatisation. La solution Maarch Courrier s’est imposée comme la réponse la
plus adaptée à ces attentes. Le chapitre suivant sera consacré à la mise en œuvre concrète de cette
solution au sein du PROMOGED, de l’installation au déploiement opérationnel.

11
 Chapitre 3 : Mise en œuvre de la solution GED/GEC au sein du
PROMOGED
Ce chapitre présente l’implémentation technique et fonctionnelle de la solution Maarch Courrier.
Il détaille l’architecture retenue, le déploiement avec Docker, la configuration du système selon
les spécificités du PROMOGED, ainsi que les scénarios de test réalisés. Il met également en
lumière l’accompagnement des utilisateurs et les résultats obtenus.

I. Architecture générale de la solution

La solution mise en œuvre repose sur une architecture technique moderne et modulaire, centrée
sur le déploiement de la plateforme Maarch Courrier à l’aide de Docker.[2] Ce choix a permis
d’assurer une compatibilité maximale avec l’infrastructure existante du PROMOGED, tout en
simplifiant les opérations de déploiement, de mise à jour et de maintenance.
L’environnement technique comprend :
• un serveur hôte fonctionnant sous Windows,

• une couche de conteneurisation Docker,

• le fichier docker-compose.yml définissant les services nécessaires à Maarch Courrier (base

de données PostgreSQL, serveur web Apache/PHP, conteneur Maarch),

• un accès via navigateur à l’interface Maarch Courrier, hébergée localement.

Cette architecture a d’abord été testée sur un environnement de développement, puis transférée sur
un poste de production interne. Elle reste facilement réplicable sur d’autres machines grâce à
Docker.

Figure 3: Architecture générale de la solution

12
 II. Déploiement de Maarch Courrier avec Docker
La mise en œuvre technique a débuté par la préparation de l’environnement :
• Installation de Docker Desktop sur la machine cible,

• Création d’un fichier docker-compose.yml décrivant les conteneurs nécessaires (Maarch,

PostgreSQL, etc.),

• Téléchargement des images officielles de Maarch et PostgreSQL depuis Docker Hub.

Après cette préparation, les conteneurs ont été lancés simultanément à l’aide de la commande
docker-compose up -d. Cela a permis de mettre en place un environnement isolé, cohérent et
fonctionnel.
L’installation via Docker a offert plusieurs avantages majeurs :
• déploiement rapide et sans conflit avec d’autres applications,[2]

• possibilité de restaurer l’environnement à l’identique en cas de besoin,

• maintenance facilitée (arrêt, redémarrage, mise à jour des conteneurs en quelques clics),

• portabilité de la solution sur d’autres sites du PROMOGED.

III. Configuration fonctionnelle adaptée au PROMOGED

Une fois la plateforme installée, une phase de personnalisation a été engagée afin d’adapter Maarch
Courrier aux besoins spécifiques de l’organisation.
Les principales configurations effectuées sont :
• Création des entités et services conformément à l’organigramme du PROMOGED
(direction générale, pôles régionaux, unités techniques...),

• Définition des rôles et des utilisateurs : réceptionnistes, secrétaires, chefs de service,

administrateur, avec des droits d’accès différenciés,

• Paramétrage des types de courriers (entrant, sortant, note interne, rapport, etc.),

• Mise en place d’un plan de classement avec filtres de recherche personnalisés (par type,
service, date...),

13
 Figure 4:Adaptation de l'organigramme du PROMOGED

IV. Tests et validation

Pour s’assurer de la bonne fonctionnalité du système, plusieurs scénarios de test ont été réalisés :
• Enregistrement d’un courrier entrant,

• Distribution automatique vers le service concerné,

• Traitement par un utilisateur,

• Ajout de réponses ou pièces jointes,

• Archivage numérique du courrier traité.

Les résultats ont été satisfaisants :

• toutes les étapes du cycle de vie d’un courrier ont été respectées,

• le système a conservé une trace complète de chaque action.

• Quelques ajustements mineurs ont été effectués suite aux tests : modification des libellés,
activation d’options de notification, corrections de règles de distribution.

V. Illustration comparative des scénarios de traitement du courrier

1. Avant la mise en place de Maarch Courrier : gestion manuelle
La gestion du courrier au PROMOGED reposait sur un système entièrement manuel. Les
documents reçus étaient physiquement enregistrés, traités et stockés dans des dossiers papier.[3]
Chapitre 2 Exemple concret :

14
Les archives étaient conservées dans une pièce dédiée, rangées dans des étagères par année,
comme illustré sur la photo ci-dessous :

Figure 5:Archives et documents du PROMOGED

Cette méthode posait des problèmes fréquents :

• Perte ou oubli de documents ;

• Recherche lente et fastidieuse ;

• Absence de sauvegarde numérique ;

• Difficulté à garantir l’intégrité et la disponibilité des informations en cas de sinistre.

1. Après l’intégration de Maarch Courrier : gestion numérique

Dès la réception d’un courrier, celui-ci est enregistré numériquement dans Maarch Courrier, ce qui
permet d’en suivre le parcours tout au long de son traitement. À travers les captures ci-dessous,
nous présentons un exemple concret d’enregistrement d’un courrier entrant, illustrant la simplicité
du processus et les gains en efficacité qu’il apporte.

15
Figure 6:Processus d'enregistrement – Début

Figure 7:Processus d'enregistrement - Etape Intermédiaire

16
 Figure 8:Processus d'enregistrement - Etape Finale

2. Résultat global
Cette transformation permet une gestion plus efficace, fiable et moderne des documents
administratifs. L’espace physique utilisé pour les archives pourra être progressivement allégé, et
les agents peuvent retrouver des courriers en quelques clics, avec une traçabilité complète du cycle
de vie.

VI. Résumé des résultats obtenus

À l’issue de la mise en œuvre, les résultats suivants ont été constatés :
• Le système est opérationnel, stable et accessible aux utilisateurs,

• Les courriers sont correctement enregistrés, distribués et archivé

• La traçabilité est assurée de bout en bout

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Figure 9:Notification de réception du courrier

La mise en œuvre de Maarch Courrier a permis de poser les bases d’une gestion électronique du
courrier plus fiable, plus rapide et mieux structurée. Les premiers résultats sont encourageants,
bien que des évolutions restent possibles. La conclusion générale qui suit permettra de faire un
bilan du projet, d’en dégager les enseignements et de proposer des perspectives pour sa poursuite.

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Conclusion Générale
Ce stage au sein du PROMOGED nous a permis de mettre en œuvre un projet concret d’intégration
d’un système de gestion électronique de documents et de courriers, en utilisant Maarch Courrier
dans un environnement Dockerisé. Grâce à cette solution, nous avons pu améliorer la traçabilité,
l’archivage et la gestion des courriers administratifs. L’outil a été configuré, testé et présenté aux
équipes, avec des résultats encourageants en matière de performance et de facilité d’usage. Cette
expérience a été particulièrement enrichissante, tant sur le plan technique que sur le plan humain.

Cependant, des limites ont été rencontrées, notamment liées à la portée du déploiement, à certaines
contraintes organisationnelles internes, et au fait que l’intégration n’a pas encore été étendue à
l’ensemble des utilisateurs ni à toutes les entités du PROMOGED. Il s’agit donc d’une première
phase, sur laquelle des développements futurs pourront s’appuyer.

En ce sens, nous recommandons de poursuivre les efforts engagés, notamment par l’extension du
système à d’autres pôles régionaux, l’intégration avec d’autres outils métiers, et un
accompagnement renforcé des utilisateurs. La base est solide, mais des évolutions restent
nécessaires pour que la solution atteigne tout son potentiel.

Enfin, cette mission nous a permis de développer nos compétences en gestion de projet,
déploiement de solutions GED, administration de systèmes Docker, et en travail d’équipe dans un
contexte professionnel exigeant. Elle constitue une étape marquante dans notre parcours
d’apprentissage.

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Bibliographie
- Maarch (2023). Documentation officielle de Maarch Courrier [en ligne]. Disponible sur :
https://docs.maarch.org
- Docker Inc. (2023). Docker Documentation. Disponible sur : https://docs.docker.com/
- Projet PROMOGED (2024). Documents internes de planification et comptes rendus de
réunions techniques. Non publiés.
- Ngoma, M. (2017). La gestion électronique des documents : enjeux et mise en œuvre.
Éditions L'Harmattan.

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