Module 11, section 2 : La
communication administrative
aux services versants
Jeanne MALLET
Bruno RICARD
Élisabeth VERRY
7/10/2019 28/12/2024
Table des matières
Objectifs 4
Introduction 6
1. Définition 7
2. Qui a le droit d'accéder ? 8
2.1. Le producteur des archives/le service versant ..................................................8
2.2. Tout le monde dans le service producteur ou versant a-t-il accès aux
archives ? .......................................................................................................................9
2.3. La hiérarchie a-t-elle accès aux archives ? .........................................................9
2.4. Police, justice et autres autorités .......................................................................9
2.5. La personne concernée ....................................................................................10
2.6. Comment s'y retrouver ? ..................................................................................10
Exercice : 2.7. Exercice-exemple .............................................................................10
3. Les outils de recherche 12
3.1. La mémoire infaillible du secrétariat ...............................................................12
3.2. Outils de recherche du service producteur ou versant ...................................12
3.3. Le bordereau de versement établi par le service versant ...............................13
3.4. Les outils de recherche établis par les archives ..............................................13
4. Organisation matérielle de la communication sur place 14
4.1. Dans les magasins .............................................................................................14
4.2. Dans une salle de lecture ..................................................................................14
5. Organisation matérielle de la communication avec déplacement 16
5.1. La sortie des archives .......................................................................................16
5.2. Procédures de suivi et réintégrations ..............................................................17
6. Les recherches pour les services producteurs ou versants 18
6.1. Se substituer au service producteur ou versant ? ...........................................18
6.2. L'archiviste a-t-il le droit de regarder dans un dossier ? .................................19
6.3. Avantages/inconvénients .................................................................................19
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Table des matières
7. Evaluation des connaissances 20
1. Exercice : Question n° 1 ...........................................................................................20
2. Exercice : Question n° 2 ...........................................................................................20
3. Exercice : Question n° 3 ...........................................................................................20
4. Série de quiz.............................................................................................................20
Mentions légales 22
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Objectifs
Description du module :
Conserver les archives n'aurait pas de sens si celles-ci n'étaient pas destinées à être utilisées, soit pour les
besoins de la recherche dans toutes les disciplines et notamment l'histoire, soit pour l'enrichissement de
la vie culturelle, soit pour fournir matière de preuve du droit des personnes et des biens.
En archivistique, le terme communication regroupe l'ensemble des données et actions qui permettent
aux archives d'être consultées. Il s'agit à la fois de données théoriques, telles que la connaissance des
délais réglementaires qui régissent la communicabilité des documents, des procédures qui assurent leur
protection lors de leur consultation et des principes juridiques attachés à leur communication et à leur
réutilisation numériques. Mais il s'agit aussi de considérations pratiques telles que l'aménagement des
espaces de travail, l'organisation de l'information du public, de la délivrance des documents et de la
surveillance de leur utilisation.
Après une première section d'introduction posant les principes généraux de la communication des
documents, ce module se décompose donc en trois groupes de sections : le premier groupe explore
l'environnement théorique de la communication : les droits du service producteur (communication au
service versant), les droits du public (en tant que citoyen, en tant que chercheur avec une approche
comparée de la législation de plusieurs pays francophones), l'encadrement humain d'information et de
conseil. Le deuxième groupe s'attache aux conditions matérielles de la communication : l'organisation
des espaces et leur aménagement, le circuit du document déplacé de son lieu de rangement à la table du
chercheur, les services, notamment ceux de reproduction, qui prolongent et facilitent la consultation.
Une dernière section est enfin consacrée à la consultation en ligne, mode de communication essentiel
dans les sociétés contemporaines qui ne cesse de connaître de nombreux et importants développements
de même que la réutilisation numérique des archives dont l'encadrement juridique a fait l'objet
d'importantes et récentes réflexions consignées de façon détaillée en conclusion de ce module.
Le but du module est de :
Présenter l'enjeu majeur que représentent la communication et la réutilisation des archives dans la
démarche archivistique
Faire connaître les principes et règles à respecter pour que la communication et la réutilisation des
archives soient efficaces, transparentes, respectueuses des droits des différentes parties et
assurent à tous un égal accès aux archives
Exposer les conditions d'une bonne organisation matérielle et humaine
L'apprenant doit être en mesure de :
Comprendre et appliquer les règles de la communication et de la réutilisation des documents
Dispenser au public une information la plus complète possible sur les ressources documentaires
conservées et les conditions de leur accès et de leur exploitation
Mettre en place une organisation matérielle adéquate, adaptée à la taille de son service et à la
nature des documents communiqués
Optimiser la gestion humaine des personnels affectés à cette mission
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Objectifs
Positionnement :
Ce module consacré à la communication et à la réutilisation, quatrième maillon de la chaîne
archivistique, se situe dans le plan général après les modules dédiés à la collecte, à la conservation et au
traitement des documents. Il est préférable de l'étudier après avoir pris connaissance du module sur la
législation. Il doit naturellement être prolongé par le module consacré à la valorisation et à l'exploitation
culturelle des documents.
Conseils d'apprentissage :
L'apprenant s'efforcera de progresser de manière régulière, en assimilant les prescriptions indiquées
comme essentielles. Dans les chapitres pratiques, il retiendra les suggestions qui lui paraissent
conformes aux possibilités de sa situation vécue, les modes d'organisation pouvant varier selon les
circonstances locales et les moyens mis à la disposition de l'archiviste. Il veillera toutefois à faire la
différence entre les règles de fonctionnement qui s'imposent en toute circonstance pour garantir
efficacité et transparence dans la communication et à la réutilisation des archives, et les possibilités
optionnelles d'organisation décrites.
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Introduction
Objet de la section
Cette section traitera la communication des archives
aux services versants,
aux autres personnes habilitées dans l’organisme.
Portée du cours
les archives publiques,
mais aussi privées.
Les administrations et organismes publics sont soumis à certaines règles (en particulier de continuité
administrative) que nous aborderons ici.
Ceci dit, les entreprises et organismes privés ont intérêt à élaborer eux-aussi des règles pour la
communication interne des documents.
Pour cette raison cette section peut aussi être utilisée par des archivistes œuvrant dans un cadre privé.
Notions abordées dans d'autres modules ou sections de ce module
le versement : bordereau de versement et autres instruments de suivi,
la communication des documents au sein même de l'administration publique
l’organisation matérielle de la communication : fantômes, outils de suivi.
Remarques : diversité des situations
La fréquence et les modalités de la communication aux services versants dépendent de chaque service
d’archives :
de son histoire
de ses missions
de sa politique.
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1. Définition I
La « communication administrative » (entre le service d'archives et le service producteur) permet au
service versant de disposer d'un accès privilégié aux documents conservés dans les services d'archives
définitives. A fortiori, l'accès aux documents conservés dans les services d'archives des administrations
ou services (hôpitaux, greffes des tribunaux...) est également facilité.
Exemple
Un service d’archives médicales est intégré dans l’hôpital. Ce service reçoit les dossiers des patients à
leur sortie de l’hôpital. Son activité principale consiste à communiquer les dossiers quand les patients
reviennent. Les dossiers sont retournés au service d’archives complétés des nouveaux documents
établis lors du séjour du patient. Souvent ce sont les archivistes qui complètent le dossier (résultats
d’examen ou comptes rendus arrivés tardivement).
Exemple
Un service d’archives de type patrimonial qui conserve principalement des archives de l’époque
médiévale et moderne
Il est le plus souvent extérieur à l’administration dont dépend le service versant. Les relations avec les
services versants ou leurs lointains héritiers sont rares et ne concernent pratiquement jamais le travail
courant du service versant. Les dossiers empruntés ne sont surtout pas remis à jour.
Notes ! Remarque
Bien entendu il existe toute une gamme de situations entre ces deux exemples extrêmes.
Mais il n’y a pas de hiérarchie de valeur entre eux. Chacune des deux situations citées en exemple a
ses avantages et ses contraintes.
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2. Qui a le droit d'accéder ? II
Introduction
Qui ?
le producteur des archives/le service versant,
tout le monde dans le service versant,
la hiérarchie,
police, justice, inspection,
la personne concernée ?
Comment s'y retrouver ?
2.1. Le producteur des archives/le service versant
Attention
Le service versant des archives n’en est pas toujours le producteur (cas très courant des archives
"abandonnées" lors d’une réorganisation des locaux et qui sont versées par le service qui prend
possession des locaux).
En direction des services producteurs ou versants, les services d'archives pratiquent la communication
administrative. Elle se situe en dehors des règles de communicabilité. Elle ne peut être demandée que
par le service versant ou producteur (celui-ci fera son affaire de toute demande par un service tiers). Il
en découle que les communications administratives concernent essentiellement des archives
intermédiaires non encore librement communicables au public.
On dit couramment : "Le producteur des archives ou le service versant a toujours accès à ses
archives". Mais qui est-il ?
Exemple
Prenons un dossier de personnel : qui en est le producteur ?
C'est le bureau du personnel, mais pas madame X qui s’en occupe ni même madame Y qui est le chef
du bureau. Car si madame X part en retraite ou madame Y change de service, elles n’y auront plus
accès.
Et ce seront madame Z, nouvelle gestionnaire ou sa nouvelle responsable, qui y auront accès.
Il s’agit là du principe de la continuité administrative.
Et si le bureau du personnel disparaît, ses attributions seront reprises. Il alors faut raisonner en terme
de fonctions administratives.
On le voit, l'accès du producteur des archives est plus complexe qu'il n'y paraît. Continuons...
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2. Qui a le droit d'accéder ?
2.2. Tout le monde dans le service producteur ou versant a-t-il
accès aux archives ?
Bien entendu, nous parlons surtout ici des dossiers contenant des informations "sensibles" : ceux qui
concernent le personnel, les administrés, certains dossiers financiers ou politiques.
En fait les règles d'accès aux archives devraient être les mêmes que les règles qui existent dans le
service producteur/versant pour les dossiers en cours. Pour cela il est impératif de connaître ces règles,
au besoin en les demandant au responsable du service, par écrit. Ce document figurera dans le dossier
du service.
Les règles s'appliquent au personnel titulaire mais aussi au personnel vacataire ou contractuel, à
condition qu'il soit aussi autorisé par le responsable du service ; il faut être particulièrement vigilant
sur ce point.
Se pose aussi la question des personnes missionnées par le service producteur/versant .
Exemple
Un juriste consultant qui va étudier une procédure
Il faut toujours vérifier auprès du service producteur/versant quels documents la personne missionnée
doit consulter dans le cadre de sa mission et pour combien de temps.
En cas de doute, il faut adresser le dossier au responsable du service.
2.3. La hiérarchie a-t-elle accès aux archives ?
Les supérieurs hiérarchiques directs du service producteur ont les mêmes droits d’accès que les
agents du service producteur. Dans ce cas, la pratique la plus courante est de communiquer le dossier
demandé au responsable du service producteur/versant, tout en informant le demandeur.
Pour toute autre personne, il est d’usage de passer par le responsable du service producteur/versant
qui organisera la communication selon les droits en vigueur pour la communication de ses dossiers.
Cette pratique implique de s’assurer que le service producteur/versant suit bien la circulation du
dossier pour éviter les pertes.
2.4. Police, justice et autres autorités
Dans certains cas des autorités de police, de justice ou autres peuvent accéder à des archives non
encore librement communicables et qui n'ont été ni produites ni versées par eux.
Exemple
Dans le droit français :
la police peut accéder aux archives
dans le cas d'un flagrant délit (cas plutôt rare)
sur commission rogatoire d'un juge ;
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2. Qui a le droit d'accéder ?
d'une façon plus générale, les juges d'instruction ont un large accès aux archives ;
ont aussi accès aux archives dans l'exercice de leurs fonctions :
l'administration fiscale
les médecins inspecteurs de la santé publique
les autorités administratives indépendantes (par exemple en France, la Commission des
opérations de bourse)
les officiers publics et ministériels.
Attention
Cet accès a lieu dans l'exercice de leurs fonctions : par exemple, un médecin inspecteur de la santé
publique n'a pas à consulter des archives non communicables (le dossier de personnel de son voisin de
palier) qui n'entreraient pas dans ses missions !
2.5. La personne concernée
La personne concernée peut accéder à son propre dossier qui est dit "dossier nominatif".
Exemple
L'employé dont le dossier personnel est conservé au bureau du personnel ou des ressources humaines,
peut y avoir librement accès.
2.6. Comment s'y retrouver ?
Les règles de communicabilité au sein de chaque service doivent être écrites.
On peut par exemple profiter de la première demande pour vérifier qu'elles existent et pour les établir
le cas échéant.
Il est important de suivre les changements au sein de l'administration. Pour cela un annuaire de
bonne qualité, si possible en ligne est un outil précieux.
Dans le doute, ne jamais hésiter à vérifier auprès du chef du service producteur ou versant.
Exercice : 2.7. Exercice-exemple
Question
Qui a le droit de consulter le dossier de Madame E., géré par Madame H. et versé aux archives ?
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2. Qui a le droit d'accéder ?
Image 1 Qui a le droit de consulter le dossier de Madame E., géré par Madame H. et versé aux archives ?
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3. Les outils de recherche III
Introduction
Est-ce que la mémoire infaillible de la personne chargée du secrétariat peut être considérée comme un
instrument de recherche du service versant ? Nous allons voir pourquoi éliminer tout de suite cette
solution dangereuse.
En revanche il est des outils précieux :
le bordereau de versement qui est l'outil établi par le service producteur/versant ;
les outils de recherche établis par les services d' archives.
3.1. La mémoire infaillible du secrétariat
C'est un merveilleux outil de recherche que la secrétaire… Elle - moins souvent il - est là depuis le
début, elle se souvient de tout, elle est irremplaçable !
Oui, mais un beau jour, elle a la mémoire qui flanche, part en congé, quitte le service, part en retraite…
Donc la mémoire infaillible de la secrétaire est un outil sympathique, mais surtout, pour éviter une
catastrophe, cela ne doit pas être le seul…
Pourquoi ne pas utiliser cette magnifique mémoire pour écrire l'essentiel ?
3.2. Outils de recherche du service producteur ou versant
Au fur et à mesure, un service peut développer des outils de recherche pour retrouver ses dossiers :
avantage : ils conviennent parfaitement à ses besoins ;
inconvénients : souvent une nouvelle personne montera de nouveaux outils de recherche.
Il entre dans la mission de l'archiviste, une fois les archives versées, de :
veiller à ce que ces outils de recherche ne soient pas détruits
par manque de place,
ou parce que les dossiers sont partis aux archives ;
recommander la précision : "versé aux archives", à laquelle il faut impérativement ajouter :
quand ?
quel versement ?
quel numéro dans le versement ?
tenter d'obtenir que ces outils de recherches soient confiés aux archives malgré les
inévitables blocages psychologiques
soit par duplication quand c'est possible,
soit les originaux.
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3. Les outils de recherche
3.3. Le bordereau de versement établi par le service versant
Le bordereau de versement est l'outil de recherche primordial (lien avec module 3).
Il doit être rédigé en fonction des besoins de recherche du service producteur/versant.
Écueils à éviter :
avoir 150 bordereaux de versements se présentant sous la forme : "Dossiers du personnel parti,
de A à Z" ;
avoir de véritables romans-feuilleton.
Exemple
"Dupont Isidore, né à Valognes (Manche) le 17 mars 1893, titulaire du certificat d'études obtenu en
1905 à Cherbourg, entré dans l'administration comme garçon de bureau stagiaire, etc."
Quoique moins grave qu'un trop grand laconisme, ce type de bordereau fait perdre un temps précieux
au service versant et peut les dissuader de verser à nouveau.
Attention
Le bordereau de versement sera régulièrement perdu par le service versant. Tous les archivistes en ont
retrouvé dans des versements ultérieurs... Il est donc recommandé d'en faire des copies à la demande
ou de les mettre, par exemple, sur l'intranet pour qu'ils soient vite retrouvés.
3.4. Les outils de recherche établis par les archives
Ces outils sont relativement nombreux :
les bordereaux révisés, vérifiés et corrigés (lien: voir le cours sur les versements) qui doivent
être envoyés au service producteur/versant ;
en cas de refonte, une table de concordance (ancienne cote/nouvelle cote et nouvelle
cote/ancienne cote) est indispensable ;
les fichiers d'indexation,
les états de versements,
les outils de localisation et de gestion des collections.
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4. Organisation matérielle de la
communication sur place IV
Introduction
Un agent d'un service producteur/versant a besoin de consulter un dossier émanant de son service déjà
versé aux Archives.
Peut-il aller se servir lui-même dans les magasins où sont rangés les documents au même titre que le
personnel des archives ou doit-il consulter dans la salle de lecture ?
4.1. Dans les magasins
Un agent du service versant vient, se sert des documents
dont il a besoin et les consulte sur place ou les emporte.
Il s’agit d’une pratique dangereuse :
elle traduit presque toujours un manque d’outils
de recherche ;
elle met le service d’archives dans la position d’un
simple lieu de stockage ;
elle amène une dilution des responsabilités ;
il est difficile de revenir en arrière.
Cette pratique doit être soigneusement encadrée et on
- doit y mettre fin le plus rapidement possible, en tenant
compte des usages établis, des susceptibilités et des
contraintes matérielles.
4.2. Dans une salle de lecture
Il peut s’agir de la salle de lecture commune, d’une salle
particulière ou même d’un bureau.
Le représentant du service versant doit se voir offrir
toutes facilités pour effectuer son travail : collection des
bordereaux de versements, photocopies gratuites, etc.
Les sorties et réintégrations de documents se font alors
par le personnel de la salle de lecture ou par un membre
- du service, selon les procédures habituelles.
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4. Organisation matérielle de la communication sur place
Cette situation est la meilleure :
les documents sont préservés ;
la qualité du travail du personnel des archives
peut être reconnue ;
le représentant du service versant consulte les
archives dans de bonnes conditions.
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5. Organisation matérielle de la
communication avec déplacement V
Introduction
Les dossiers d'archives peuvent-ils sortir pour être
consultés dans les bureaux du service producteur/versant ?
Et cela dans quelles conditions ?
Comment se passent les réintégrations ?
5.1. La sortie des archives
Toute demande doit être enregistrée dans le registre général du courrier et/ou dans un registre
spécial.
Puis suivent les opérations de :
vérification dans le dossier du service versant pour voir si le demandeur est autorisé à avoir
communication des archives demandées ;
confection d’une fiche de déplacement, appelée aussi fantôme ;
enregistrement du prêt, avec une date de retour prévue :
établissement d'un reçu signé par l'emprunteur.
L’envoi des documents est un moment important qui présente des risques de perte ou de dégradation
; plusieurs possibilités se présentent (toujours contre reçu) :
si le demandeur est dans le même bâtiment, il est possible de lui demander de passer prendre
les documents ;
envoi d’un coursier ;
courrier interne.
Attention
Le courrier postal est à proscrire en raison des risques de perte.
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5. Organisation matérielle de la communication avec déplacement
Toujours vérifier
que le document parviendra dans les bonnes mains sans traîner dans des lieux non sécurisés ;
qu'il a bien atteint son destinataire par :
accusé de réception,
appel téléphonique.
5.2. Procédures de suivi et réintégrations
Il faut souvent procéder à des rappels réguliers.
Il convient de bien penser à l'enregistrement du retour du document avant les procédures de
réintégration.
Attention
Certains dossiers :
ne reviennent pas ;
reviennent modifiés (ce qui n'est pas à autoriser) ;
reviennent dans d'autres versements !
En conclusion :
une grande rigueur est nécessaire ;
autant que possible, privilégier l'envoi de photocopies !
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6. Les recherches pour les services
producteurs ou versants VI
Introduction
Deux questions se posent :
l'archiviste doit-il faire les recherches à la place du
service versant ?
l'archiviste a-t-il le droit de regarder les dossiers ?
6.1. Se substituer au service producteur ou versant ?
Sauf si c'est explicitement la mission du service d'archives, un service d'archives ne se
substituera pas au service versant pour effectuer des recherches.
Pourquoi ?
Le service d'archives n'a pas à lui seul les compétences réunies de tous les services versants.
Le service d'archives n'a que les dossiers versés par les services versants et ne peut donc
garantir l'exhaustivité de la réponse.
Mais il peut fournir des éléments.
Exemple
Un service d'archives ne fera pas une reconstitution de carrière, mais il peut envoyer à l'administration
tous les arrêtés se trouvant dans un dossier de personnel.
S'il en manque parce que le dossier est incomplet, c'est au service du personnel à s'en apercevoir.
Il est préférable de transmettre autant que possible des photocopies et non des originaux.
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6. Les recherches pour les services producteurs ou versants
6.2. L'archiviste a-t-il le droit de regarder dans un dossier ?
Posée à plusieurs archivistes, cette question recevra des réponses d’évidence mais différentes !
"Évidemment oui", répondra l’archiviste qui gère des archives définitives, "sinon comment
ferais-je pour rédiger un inventaire ?"
"Évidemment oui", répondra l’archiviste chargé des archives courantes et intermédiaires /
"records manager", "sinon comment ferais-je pour faire les recherches ?"
"Évidemment non", répondra l’archiviste hospitalier, "seul le service médical en a le droit."
Dans le cas de services d'archives intégrés aux services versants, la réponse dépend des règles de
l’organisme. Il est important que ces règles soient établies et écrites.
Cependant, de manière générale, l'archiviste est soumis au secret professionnel et peut donc consulter
les documents à condition de ne pas en divulguer le contenu.
6.3. Avantages/inconvénients
Avantages des recherches :
les dossiers ne sortent pas des archives ;
le service versant en est d'ordinaire très content.
Inconvénient :
cela prend beaucoup de temps !
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7. Evaluation des connaissances VII
1. Exercice : Question n° 1
Question
Puis-je facturer les communications aux services versants ?
2. Exercice : Question n° 2
Question
Un chef de service, haut placé dans la hiérarchie, mais qui ne me semble pas habilité à obtenir
communication du dossier, me demande un dossier. Que dois-je faire ?
3. Exercice : Question n° 3
Question
J’ai réclamé un dossier envoyé en communication avec déplacement et l’on m’a répondu que le dossier
avait été remis en circulation pour être à nouveau fréquemment utilisé et par conséquent gardé dans le
service d'origine. Que dois-je faire ?
4. Série de quiz
Exercice 1
La communication aux services versants
Associer les énoncés avec le bon terme.
Les producteurs d'archives (service versant) Les règles d'accès Les supérieurs hiérarchiques
Les personnes concernées par un dossier personnel La police et la justice
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7. Evaluation des connaissances
Dans certains cas Elles / Ils peuvent Elles / Ils Elles / Ils ont les Elles / Ils
elles / ils peuvent accéder à leur transfèrent mêmes droits déterminent dans
accéder à des propre dossier. régulièrement d'accès que les le service dans
archives non dans un service agents du service quelles
librement d'archives, à titre producteur. conditions les
communicables intermédiaire ou membres du
qui n'ont été ni définitif, les personnel
produites, ni archives peuvent accéder
versées par elles / produites ou aux documents
eux. reçues par leur produits.
service dans le
Exercice 2 cours normal de
leurs
Parmi les outils de recherche suivants, lequel est attributions.
à déconseiller?
Bordereau de versement
Fichier d'indexation
État de versement
Mémoire de la secrétaire
Outils de localisation et de gestion
Exercice 3
Au stade d'archives intermédiaires, il arrive qu'un agent du service ait à consulter un document qui se
trouve déjà dans le service d'archives.
Parmi les choix suivants, quel est le meilleur endroit pour qu'il puisse consulter le document ?
Le magasin
La salle de lecture
Son propre bureau, après qu'on lui a envoyé le document
Où bon lui semble
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Mentions légales
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