PROCEDURE DE CALCUL DE L’INDEMNITE DE CONGE ANNUEL

Notez bien que la période de référence prise en compte pour le calcul de l’indemnité de congé annuel est
composée de deux semestres dont le premier s’étend du 1 juillet au 31 décembre de l’année précédente et le
second du 1 janvier au 30 juin de l’exercice en cours. C’est pour cette raison que l’application XLPaie
nécessite la présence de 3 semestres pour le calcul automatique du 1/12 ème. Ces périodes sont réparties
comme suit :

- Pour la première partie, la somme des salaires perçus pendant le 2° semestre de l’exercice précédent
et qui doit être saisie manuellement mais uniquement au cours de la première utilisation de l’application
(voir figure 1 ci-dessous) ; par la suite la sauvegarde se fera automatiquement à la clôture/ouverture de
l’exercice (voir vidéo)

Fig.1

- Pour la deuxième partie, la somme des salaires perçus pendant le premier semestre de l’exercice en
cours constituera la deuxième période pour le calcul du 1/12 ème de l’indemnité de congé. L’insertion
automatique se fera par le biais de la commande « Choix I.C.A » (voir figure 2 ci-dessous).

Fig.2

- Enfin la somme des salaires perçus pendant le deuxième semestre de l’exercice en cours constituera la
première période pour le calcul du 1/12 ème de l’indemnité de congé de l’année prochaine. Cette
Indemnité peut être libérée en cas de départ du salarié avant la clôture de l’exercice (voir vidéo avec le
lien).
 Procédure de l’insertion automatique

Cas pratique : Considérons 1 salarié devant partir en congé en Sept. 2025 pour le compte du congé 2025.

1° Juillet 2024 Congé 2025 30 Juin 2025 1° Juillet 2025 Congé 2026 30 Juin 2026

1ère étape (si les bases I.C.A n’ont pas été saisies au début dans la fiche d’identification du salarié sinon passer à l’étape 2)
1) Dans le module « Salariés » sélectionner la fiche d’identification du salarié concerné puis cliquer sur
« Modifier »
2) Saisir en face de « Base Cotis.2°/S » la somme des salaires de poste perçus par le salarié durant le 2 ème
semestre 2024. Fig.1 ci-dessus

3) Saisir s’il y a lieu, en face de « Base Impos.2°/S » la somme des primes et indemnités imposables
perçues par le salarié durant le 2 ème semestre 2024 puis le nombre de mois travaillés durant cette
période. Fig.2 ci-dessus

Note : La première étape ne doit être effectuée que s’il s’agit d’une première utilisation de l’application XLPaie,
sinon les bases cotisables et imposables sont déjà sauvegardées lors de la clôture/ouverture de l’exercice.

2ème étape :

1) Sélectionner le mois de Juillet même si vous êtes au mois de Septembre ou autre mois postérieur à
Juillet pour pouvoir insérer le 1/12ème de la période 01/07/2024 – 30/06/2025

2) Sélectionner le n° de pointage du salarié concerné dans la liste déroulante

3) Dans liste « Choix I.C.A » cliquer sur « ICA Cotis. » pour insérer la rubrique 101 avec le montant
calculé et le nombre de jours de congé. Fig.2 ci-dessus

4) Dans liste « Choix I.C.A » cliquer sur « ICA Impos. » pour insérer la rubrique 201 avec le montant
calculé et le nombre de jours de congé. Certains employeurs par leur interprétation subjective des textes
ou imitant tout simplement la Cacobatph n’attribuent pas le 1/12 ème des primes et indemnités
imposables, donc à vous de trancher.

5) Sélectionner "Compl" dans le type de paie pour neutraliser le salaire de base du salarié.

6) Sélectionner le mois de Septembre, puisque c’est le mois pour lequel va être traitée la paie de votre
personnel..
7) Valider le traitement de cette paie.

8) Restaurer type de paie "Norma" et continuer le traitement des autres paies.

P.S : Pour calculer l’indemnité de congé de l’exercice en cours vous sélectionnez « Juillet » ou le mois de sortie du salarié avant
juillet.

La vidéo de démonstration de cette procédure de calcul de l’Indemnité de Congé Annuel est disponible sur YOUTUBE :
https://youtu.be/nfyA16F7reg
 OUVERTURE NOUVEL EXERCICE 2026
Pas à pas illustré

Préalables : Si vous comptez parmi votre Personnel des salariés ayant quitté l’entreprise au cours de l’année vous devez
modifier leur position en « Fin de Contrat » afin qu’ils soient automatiquement exclus du nouvel exercice.

1° Pas : Votre classeur porte le nom XLPaie25.xlsm mais il peut avoir été renommé selon vos besoins mais toujours avec
les 2 chiffres désignant l’exercice pour distinguer la période à laquelle il appartient.

PAS D’ESPACE ENTRE LES

2° Pas : Faites en une copie ou appuyez simultanément sur la touche Ctrl et le clic gauche de la souris puis tirez
légèrement vers la droite

Nouveau classeur à renommer

Classeur sur lequel vous travaillez

XLPaie25-Copy XLPaie25
3° Pas : Renommez la copie obtenue XLPaie26.xlsm puis cliquez dessus pour l’exécuter et rangez l’ancien classeur

Nouveau classeur sur lequel vous

Attention ! Pas d’espace entre le

4° Pas : Ouvrez le nouveau classeur puis signalez la sortie des salariés qui ont définitivement quitté l’Entreprise en
modifiant la position dans leurs fiches d’Identification. Dans la page d’accueil entrez à nouveau la clé CLOT et cliquez sur
la commande d’accès au programme (« Ok ») ci-dessous ou cliquez directement sur la commande « Paramètres ».

CLOT

5° Pas : Vous serez redirigé vers la feuille Paramètres. Cliquez sur la commande Clôture dans la feuille « Employeur »

2026

6° Pas : Si vous avez bien suivi le pas à pas jusqu’ici vous verrez apparaitre cette boite de dialogue. Alors confirmez !

IMPORTANT !

Voilà le rôle de la
clôture de l’exercice