Cours d’exercice de formation sur le logiciel de comptabilité SAGA

I. Introduction et Historique
En fin 1997 ; les sections MSF opérationnelles Belge, Espagnole, Française, Luxembourgeoise, et
Suisse décident de développer en commun et à l’international, un logiciel de comptabilité et de
gestion adapté aux mission financière.

Après une analyse la première, en septembre 1998, les premières versions de SAGA, concoctées
par Epiconcept, arrivent aux sièges. Au cours de l’année 1999, une équipe internationale, teste le
logiciel et planifie son implémentation dans les premières missions.

Depuis janvier 2000, toutes les missions MSF sont équipées de ce fabuleux logiciel. D’autres ONG
nous ont rejoints, parmi lesquelles : ACF Paris, ACF Madrid, ACF New-York, ACTE, PU-AMI, Croix-
Rouge Française, Enfants et développements, Medicus Mundi, MSF Belgique, MSF, Suisse, RCN
Bruxelles, RET Suisse, Solidarités International, Terre des Hommes Suisse, Médecins du Monde
Belgique, Médecins du Monde France, OXFAM Barcelone, Enfants du Monde, Care France, FGH
Mozambique...

Plusieurs versions comprenant des améliorations successives ont depuis été envoyées sur le
terrain. La version actuelle est la version 8.0 disponible depuis le 17/07/202. Cette version n’est
que disponible sous demande d’une ONG. Seule la version V.6.0 Démo pour les formations.

Le but de ce manuel est d’offrir un outil pratique de formation à l’utilisation du logiciel de SAGA.

Bonne suite de formation.

II. Installation
1. Installation de SAGA dans un ordinateur vierge.
L’ONG Suisse Terre des Hommes souhaite implanter une mission financière en République de
Guinée. En tant que directeur financier pays on vous donne le fichier d’installation du logiciel SAGA.
On vous demande :

- Installer le logiciel ;
- Créer la mission financière en Guinée ;

Ce qu’il faut savoir sur le fichier d’installation, vérifier si :

- Le fichier d’installation existe (stups) ;

- Le fichier de PARAMSGENERAUX ;
- Le fichier Login et mot de passe ;

Remarque ; Les fichier d’installation est terminer par : .exe ; la version, la date, l’heure de création
sont tous indiquer dans ce fichier.

2. Notion d’organisation et création d’une mission financière

1.2a- Notion de d’organisation :

Schéma :
 SUISSE
Siège ou Section
(Genève)

Mission Financière Pays : Pays :

Guinée Mali

Capitale Délégation : Conakry Délégation : Bamako

Lieux
Région 1 : Labé Région 1 : Mopti
Basse
Région 2 : N’Zérékoré Région 2 : Gao

La délégation regroupe l’ensemble des activités de la mission dans un pays, le plus souvent elle est
située dans la capitale du pays pays d’intervention de l’ONG.

NB : En SAGA, les bases ne sont pas visible la distinction se fait une certaine formation : la capitale
l’accès aux comptes caisses ou banques de la base mais la base n’a pas l’accès à celui de la capitale.

1.2b- Création de la mission financière :

- Suivent les informations du schéma ci-dessus créer la mission financière de l’ONG Terre des
hommes en Guinée et au Mali.

3. Ecran principal de et paramètres généraux en SAGA

a. Activer la devise et le du pays d’intervention ;
b. En vous connectant au Nouveau Master, créer les comptes suivants :
- 6222-Location (comme plan national)
- 586200-Transfert vers une mission financière (Type : P1)
- 586100-Transfert du siège vers le terrain (Type : P2)
- 410600-Charge à répartir
c. Avec le nouveau Master créer les sections suivantes dans le menu section :
- France (code : FR ; libellé : MSF-France)
- Suisse (Code : SU, Libellé : MSF-Suisse)
d. Créer les bailleurs suivants :
- Fonds Propres ONG (code : MFR101, Libellé : Fonds propres ONG, type : I)
- AFD (code : MFR102, Libellé : AFD-Agence Française de Développement, type : I)
- BAD
4. Paramétrage mission-Journaux
a. Créer les journaux suivants :
- Le journal UBA-1 en Euro
- Le journal UBA-2 en GNF
- Le journal Caisse C-1 en Euro
- Le journal Caisse C-2 en GNF
b. Créer les Exercices budgétaires suivants :
- Noms : EXB 2021-V1 ;
- Date début : 01/03/2021 ;
- Date de fin 31/12/2021
c. A travers les informations suivantes créer les projets ci-dessous :
Code projet Intitulé Localité Date début Date de fin
DEL01 Coût de la délégation Coût de la délégation 01/03/2021 31/12/2021
en Guinée
SOIN1 Soin enfantin à Labé Labé 01/02/2021 30/12/2021
ALIM1 Sécurité Alimentaire Labé 01/04/2021 30/03/2022
5. Paramètre Mission- Contrat de finance :
- Saisissez ce contrat de financement signer entre notre ONG et l’AFD.
Date de démarrage : le 20/03/2021
Durées
Coût
N° Description Qtés Unité qt unité Total
(euro)
é
A Ressources Humaines 3 720
A.1 Coordinateur pro(50%) 0.5 Person 400 4 Mois 800
A.2 Chef de projet 1 Person 250 4 Mois 1 000
A.3 Equipe terrain 3 Person 160 4 Mois 1 920
B1 Programme-Nutrition 20 656
B1.1 Huile 1 395 Litre 0.90 4 Mois 5 022
B1.2 Semences 2 790 Sacs 0.90 4 Mois 10 044
B1.3 Sucre 1 000 Sachet 1.40 4 Mois 5 590
B2 Programme-Transport 8 000
B2.1 Transport de mar/se 5 000 Kg/trpté 0.40 4 Mois 8 000
C Equipement et Fournitures 500
C.1 Ordinateurs 1 Unité 500 1 Mois 500
D Autres coûts directes 840
D.1 Loyer délégation (20%) 0.2 Unité 600 4 Mois 480
D.2 Logement 1 Person 80 3 Jrs audit 240
D.3 Per diem 1 Person 40 3 Jrs audit 120
Grand Total 33 716
Coût Administratif (7%) 7% 2 360
TOTAL 36 076
- Créer un contrat de financement de 25 000 Euro sur Fonds Propres. Date de démarrage le
03/03/2021
1.1- Paramètre-Mission : Personnel national, Fournisseur, subdivision des monnaies
a- Créer les personnels suivants :
- Foromo Béavogui coordinateur de programme pays basé à Conakry
- Emmanuel Sagno chef de projet pays basé à Conakry
 - Maïmouna Baldé cheffe de terrain (Labé)
- Antoine Kpogomou chef de terrain (N’Zérékoré)
- Etienne Doré Chef de mission basé à Conakry
b- Créer les fournisseurs suivants :
- Total Guinée S.A
- Ebenezer-Transport
- Autres fournisseurs
c- Faites toutes les subdivisions (coupure) du Franc guinéen et celui de l’Euro.

III. Enregistrement des écritures comptable.

1. Notion fondamentale
- Ouverture du mois ;

- Saisie régulière des opérations

- La clôture du mois comptable le plus ancien

NB : SAGA ne t’autorise que l’ouverture de trois mois simultanément, le 4è, 5è… n’est possible si
les mois les plus anciens sont clôturé.

a. Entrer dans la menue comptabilité et ouvrez les mois de Mars et Avril

b. Entrer dans le menu paramètre et saisissez le taux : 1 Euro = 8 655,957 GNF

NB : C’est le taux standard de conversion de chaque rapport financier, il est différent aux taux liés
aux transfert avec change.

2. Les opérations courantes

- 05/03/ Transfert de 20 000 Euro du siège au compte bancaire B-1 pour le démarrage des
activités ; Virement N°00124
- 7/03/ Achat d’une imprimante par banque B-1 à 50 euro ; chèque N° : 0861
- 8/03/ Achat d’une cartouche d’imprimante 30 euro par chèque (B-1) N° 0862 ;
- 8/03 Transfert compte bancaire B-1 vers le compte B-2 de 10 000 Euro, taux = 8 655,850
- 11/03 Retrait de la banque B-2 pour alimenter la caisse C-1 pour les dépenses courantes 2
000 000 GNF n° R1047 ;
- 12/ Achat Caisse C-1 des fournitures de bureau 5 000 000 GNF, Fact n° 01601
- 12/03/ Retrait de 6 000 000 GNF de B-2 vers C-2 pour une mission financière sur le terrain
n° R1045
- 17/03 Achat Banque B-1 des Kits d’hygiène pour la mission financière terrain 15 000 000
GNF ;
- 25/03 Achat C-1 : Nourriture réception partenaire 450 000 GNF ; Fact N° 095
- 28/03 Paiement des charges sociales par B-2 : 5 000 000 GNF chèque N° 0864
1.2- Les écritures d’Avance pour une mission financière :
- Le 13/03 Nous décaissons de la C-2 la somme de 5 000 000 GNF pour avance d’une mission
financière de terrain à Labé ;
- Le 18/03 L’équipe du terrain arrive avec les reçus et facture suivants :
 600 000 GNF pour la nourriture fac n° 5476 ;
 1 620 000 GNF transport Fact n° 6710 ;
 2 000 0000 GNF pour le loyer d’hôtel fac n° 57021
  Le chef de mission nous remet 780 000 GNF ;

3. Les écritures de ventilation :

Il s’agit de faire une repartions d’un change financé par deux ou trois contrat de financement

- 10/03 Paiement du loyer du bureau de la délégation de Conakry chèque n° 0863 (Banque

B-2) : 3 000 000 GNF ; 70% est financée par fonds propre et 30% par l’AFD.
1.3- Les Charges à repartir sur poussière mois
- Supposons notre exemple précédent du paiement du loyer qui, constitue le loyer du mois
de Mars, Avril, et Mai. Passer les écritures de répartition de cette charge.

4. Les opérations Diverses :

- Dans les journaux extra comptables : sont enregistrées toutes les charges imputées par le
siège de référence pour le compte de la mission financière ou imputées par un autre siège
de référence, dans le cas de missions conjointes à plusieurs sections. Pour MSF-B, un
journal d’OD extracomptables est créé pour les OD générées automatiquement lors de la
validation des écritures importées du siège.
- Dans le journal des forfaits : est enregistrée toute composante d’une ligne de financement
forfaitaire d’un contrat de financement. Par exemple, les expatriés présents dans la mission
financière et dont les fonctions sont budgétisées forfaitairement, les véhicules présents
dans la mission financière et budgétisés forfaitairement, ou encore les pourcentages de
frais administratifs accordés par certains financeurs et calculés sur base de sous-totaux de
dépenses réelles.
- Dans le journal des simulations : sont enregistrées toutes les commandes en cours et
toutes estimations de charges futures susceptibles d’affiner les suivis, telles que les
indemnités ou les salaires des expatriés.
- Dans le journal des immobilisations : sont enregistrées toutes les dépréciations générées
par la fonction « Générer les dépréciations » disponible dans le menu « Comptabilité »
2.