FORMATION

DES INTERVENANTS
SOCIAUX

DE LA REGION DE L’EST
Coordination Générale: DRAS-EST
Sous financement KOICA-UNICEF
 MODULE :

Présenté par: MONSIEUR PANGAM

Recueil des attentes des participants…

A la fin de ce module, le participant sera capable :

- de
 LN
A INTRODUCTION

 I- PREPARATION A LA REDACTION ADMINISTRATIVE

P
 II- SPECIFICITES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

 II- LA LETTRE

 III- LES DOCUMENTS DE LIAISON ET D’INFORMATION;

1. Les documents d’injonction et pour rendre compte;

2. Les actes administratifs.

 INTRODUCTION
• La connaissance de la rédaction administrative dans ce qu’elle
a d’essentiel se pose comme un impératif pour tout personnel
de l’Etat.
• En effet, l’Administration échange avec les citoyens ou entre
ses différents services à travers des écrits dont les spécificités
doivent être connues de ceux chargés d’agir en ses lieux et
places.
• Le présent exposé se propose d’être à la fois un exercice
d’initiation, de renforcement des capacités et un recueil d’outils
qui permettent aux intervenants sociaux d’agir en toute
connaissance de cause au quotidien de leurs relations de
travail avec tant supérieurs hiérarchiques et subordonnés que
les usagers de leurs services.
 I- PREPARATION A LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
Une bonne capacité de rédaction administrative suppose des
prérequis au rang desquels:
– Cultiver l’habitude d’exprimer sa pensée par écrit et de développer ou
de résumer celle des autres;
– Maîtriser les caractéristiques et techniques du discours littéraire en
général et les spécificités de la rédaction administrative en particulier;
– Maîtriser l’orthographe, la grammaire, la conjugaison, la sémantique,
requises par la langue que l’on emploie : français et anglais
 I- PREPARATION A LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
Développer le style par l’exercice et la lecture;
S’exprimer avec clarté, élégance, rigueur et concision
Lire souvent, beaucoup et de bons auteurs aux fins d’enrichir le
vocabulaire et le style;
S’essayer à l’écriture autant que possible « l’habitude à écrire
accroît l’aptitude à écrire »;
Tenir compte dans une phrase de sa portée mélodique, informative
et sémantico-syntaxe.
II- SPECIFICITES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

 La rédaction administrative se caractérise par son STYLE.

 Le STYLE administratif réfère à un certain nombre de critères qui
lui confèrent une spécificité certaine et un caractère particulier.
Il est notamment marqué par:
 - une certaine tenue qui se dégage du ton qui renvoie au
sérieux, à la rigueur et au formalisme qui caractérisent la
puissance publique;
 II- SPECIFICITES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE
L’Administration doit s’exprimer dans une langue véhiculaire, c’est-à-dire
commune à tous les citoyens du pays, avec:
- Clarté et concision pour être comprise de tous,
- - Précision pour éviter des incompréhensions.
- Courtoisie et politesse car elle est non seulement au service de l’Etat
mais également au service des citoyens dont elle tire in fine sa légitimité
- Correction pour montrer aux citoyens l’exemple de la bonne utilisation de
la langue employée.
 III- CARACTERES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
• Les qualités d’un document administratif sont:
– Le respect de la hiérarchie,
– La dignité et la courtoisie,
– Le sens de la responsabilité,
– L’objectivité,
– La prudence,
– La cohérence et la précision,
– L’homogénéité du style administratif,
– Le secret et la confidentialité.
 III- CARACTERES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE

• Le pouvoir hiérarchique permet à l’autorité supérieure qui

le détient d’intervenir à l’égard du comportement de ses
subordonnés en prenant des mesures qui sont de trois
sortes : elle peut leur adresser des instructions qu’ils sont
tenus d’exécuter en vertu du principe d’obéissance
hiérarchique, annuler leurs décisions et aussi les réformer.
• Le pouvoir hiérarchique implique ainsi une organisation
de l’administration en une vaste structure pyramidale
organisée hiérarchiquement.
 III- CARACTERES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
1- Le respect de la hiérarchie
 De la base au sommet de la pyramide, il existe un ensemble complexe de
rapports de subordination. Il y a ainsi :
 une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas ;
 une subordination hiérarchique qui s’exerce du bas vers le haut.
 Le respect de la hiérarchie doit se traduire dans les documents administratifs
circulant soit dans le sens de l’autorité hiérarchique, soit dans celui de la
subordination hiérarchique.
 Le subordonné propose et le supérieur dispose, d’où l’emploi fréquent du
conditionnel qui réserve la faculté de décision à l’autorité la plus élevée.
 De supérieur à
subordonné
❑ J’ai l’honneur de vous faire
connaître… ❑ Je vous saurais gré de
❑ Je vous envoie ci-joint pour bien vouloir…
étude… ❑ J’ai l’honneur de vous
❑ J’attache du prix à la rendre compte…
réalisation rapide…. ❑ Je vous suis très
❑ Je vous engage à faire preuve obligé de la
de plus de circonspection à bienveillante
l’avenir… attention que voudrez
❑ Je tiens à vous faire observer bien porter à ma
que..; requête…
❑ Je vous prie de vouloir bien
me faire tenir
❑ J’attache de l’intérêt aux
résultats de …
 De supérieur à
subordonné De subordonné
à supérieur
❑ informe
❑ fait savoir ❑ rend compte à
❑ fait connaître ❑ expose à
❑ fait remarquer ❑ sollicite
❑ demande ❑ est reconnaissant
❑ prie de ❑ propose
❑ engage ❑ suggère
❑ prescrit ❑ soumet l’appréciation
❑ enjoint ❑ fait tenir
❑ convie ❑ appelle l’attention
❑ envoie
❑ attire l’attention

•
 III- CARACTERES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
2-La dignité
La dignité de l’Administration se manifeste par:
➢la courtoisie

➢la considération portée à son interlocuteur

➢la non utilisation:

- des concepts orduriers;
- des expressions relevant du langage familier;
- des tournures grammaticales incorrectes;
- des gros mots aux sens non bien maîtrisés.
3- La courtoisie
Corollaire de l’objectivité, la courtoise s’applique entre les
services et entre ces derniers et les usagers: « la politesse
est la marque des rois et des personnes de haute
distinction ».
Elle se manifeste par des nuances hiérarchiques.
 L’écrit administratif se gardera:
– Des expressions désobligeantes,
– Des appréciations trop sévères et blessantes pour l’amour-
propre de celui qui en est l’objet.
– Des refus brutaux;
– Des ordres trop secs ou trop impératifs sans nécessité absolue
 III- CARACTERES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
 Votre requête me
• Votre requête est
paraît peu fondée;
ridicule
 Il ne me sera pas
• J’émets des réserves sur possible
; d’appliquer…
• Je rejette  Il ne m’est pas
catégoriquement…. possible de donner
une suite favorable
à…
 III- CARACTERES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
Même lorsqu’elle oppose un refus, l’Administration doit demeurer
courtoise :
• il ne m’a pas été possible, pour le moment…
• il ne m’a pas été possible, dans les circonstances actuelles…
 Par courtoisie, l’Administration fait appel aux euphémismes :
• les délestages d’électricité plutôt que les coupures ;
• le marché parallèle plutôt que le marché noir ;
• les auxiliaires familiales plutôt que les femmes de ménage ;
• les économiquement faibles plutôt que les pauvres
• les files d’attente plutôt que les queues ;
• l’exécuteur des hautes œuvres plutôt que le bourreau.
 III- CARACTERES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
4- Le sens de la responsabilité
L’agent public qui signe un document administratif engage
la responsabilité de l’Administration. Aussi doit-il endosser
la pleine responsabilité du contenu de ce qui a été écrit,
même s’il n’en est pas le rédacteur.
 La correspondance sera alors écrite à la première
personne du singulier « JE ». Le pronom personnel « on »
est à proscrire parce que imprécis.
• En revanche, il n’est pas d’usage de mettre nommément
en cause des personnes étrangères à l’Administration.
C’est à la fois une règle de courtoisie et l’application du
principe de responsabilité.
• D’où les formules :
• Mon attention a été appelée sur …
• Il m’a été indiqué,
• Il m’ a été donné de constaté,
• J’ai été saisi,
• Nombre de mes administrés m’ont fait part…
• Il m’a été rendu compte…
Le signataire du document prend ainsi la responsabilité des faits ou
des renseignements dont il fait état, dans la mesure, évidemment,
où ces faits, ces renseignements, se révéleront exacts. Ce que le
rédacteur sous-entend en employant le conditionnel :
 « il m’a été indiqué que des incidents se seraient produits… »

 « j’ai été saisi d’une plainte… »

 « dans la mesure où cette plainte serait fondée… ».

On n’écrira pas On écrira plutôt
 Il me revient que;
 On m’a dit que…  Il m’a été donné de

 Monsieur « X » m’a constater que...il

signalé que. m’a été signalé que;
 Mon attention a été
 Mlle «Y » m’a parlé d’un
dossier que vous n’avez appelée sur un
pas traité dossier que vous
n’auriez pas traité.
5- L’objectivité et la neutralité
 L’Administration doit être impartiale, sans passion ni faiblesse, mais
objective vis-à-vis des usagers, citoyens qu’elle est appelée à servir.
Aussi, les écrits doivent-t-ils faire ressortir non pas l’opinion ou la
personnalité de leurs rédacteurs, mais plutôt des dispositions
normatives prises en conformité avec la législation ou la
réglementation en vigueur.
 Le rédacteur d’un document administratif évitera des expressions
qui illustrent un caractère arbitraire, personnel, émotionnel,
sentimental traduisant: l’impatience, la tristesse, le courroux, la joie,
la félicité, l’admiration, l’espoir, l’extase… les états d’âme…
• Dans l’espoir d’une  Je vous prie
suite favorable d’agréer;
 Je vous serais
• Je vous serais
obligé ( je vous
reconnaissant … saurais gré) des
• J’ai le plaisir de … diligences qu’il
conviendrait de
• Il m’est agréable de bien vouloir
… mettre en
œuvre pour
• J’ai le regret de… l’aboutissement
…
6- La prudence
L’écrit administratif doit être imprégné de prudence car:
➢Toute faute , toute erreur , toute négligence ou
imprudence engage la responsabilité de l’Administration.
➢Toute décision prise par un agent public (fonctionnaire,
contractuel d’administration, agent) doit pouvoir être
acceptée par celui qui le remplace, dans l’optique de la
continuité du service public
• Implications de la prudence:
➢ les affirmations ou appréciations sont nuancées, surtout quand le rédacteur n’a
pas la preuve de ses déclarations;
➢ le recours au conditionnel est alors de mise.

• La prudence, qualité inséparable du sens des responsabilités, de l’objectivité

et de la courtoisie, se justifie dans l’écrit administratif pour les raisons ci-après :
(le signataire) :
• Il engage la responsabilité de toute l’Administration ;
• Toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera
imputée par le public à l’ensemble de l’Administration, voire au
gouvernement ;
• La mesure prise par un agent public doit pouvoir être acceptée
par son successeur dans l’optique de la continuité de l’action
administrative ;
• Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice grave et
injustifié à la personne qui en est l’objet ;
• Il est parfois nécessaire de ne pas trop engager l’avenir et de se
ménager la possibilité de revoir les décisions en fonction de
données nouvelles.
•
Les formules ci-après seront utilisées pour exprimer la prudence :
 à mon avis ;
 en ce qui me concerne ;
 pour ma part ;
 il me semble ;
 d’une manière générale ;
 sous réserve de ;
 sans préjuger ;
 en tout état de cause ;
 notamment ;
 cependant ;
 toutefois ;
 etc.
7- La cohérence et la précision
La cohérence de l’écrit administratif est remarquable au
lien de cause à effet qui doit pouvoir exister entre les
causes d’un problème , ses conséquences et la solution
retenue.
 Afin d’être compris de tous, le document administratif
doit également être précis quant à ses conclusions et
clair quant à son énoncé. Il doit de ce fait contenir des
mentions permettant de l’identifier et de retrouver ses
antécédents .
 La date doit être écrite de façon précise: le quantième en
chiffre, le mois en lettres, l’année en chiffres, sauf dans les
procès-verbaux.
ex: Réf : Votre lettre du 05 septembre 2010
 Les abréviations: utilisées si l’appellation complète a été
utilisée précédemment dans le document administratif.
Exemple: MINAS
 L’on éviterad’une manière générale d’utiliser les sigles, sauf
si ceux-ci sont d’un emploi très courant : l’ONU, UE, UA,
P.T.T., BAD, UNICEF, UNESCO, etc.
8- L’homogénéité
 Elle procède de l’observation par tous les auteurs des caractères de
la rédaction administrative;
➢Elle permet de faire la différence entre les documents
administratifs authentiques et les faux documents.
9- La confidentialité et le secret
 Toute correspondance est par essence confidentielle, aucune
indiscrétion ne doit se faire à son sujet, ni par l’expéditeur, ni par le
destinataire.
 Même en l’absence de toute mention qui lui donne un caractère
impératif, il n’est pas d’usage qu’une lettre soit communiquée à un
tiers, soit par le signataire, soit par le destinataire
 La mention « diffusion restreinte » doit appeler de façon expresse
l’attention du détenteur sur la discrétion qui s’impose dans la
conservation et le traitement du document. Il peut aussi y avoir
« Très secret défense » ; « Secret défense » ;
« Confidentiel défense ».
IV- TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
• Il existe plusieurs types d’écrits administratifs qu’on peut
regrouper en quatre principales catégories:
1. La lettre;
2. Les documents de liaison et d’information à sens
unique;
3. Les documents d’injonction et pour rendre compte;
4. Les actes administratifs.
1- La lettre
 La lettre est un écrit entre un expéditeur/émetteur et un destinataire
pour échanger sur une question donnée, transmettre une
information, solliciter un service.
 Elle comporte trois parties: l’introduction , le corps de la lettre et une
conclusion.
 Principes à respecter dans la rédaction d’une lettre :
– L’équilibre entre les parties;
– Le principe des intérêts croissants.
Deux sortes de lettres sont généralement rédigées dans
l’Administration:
– La lettre à forme personnelle,
– La lettre entre services.
IV- TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
A- La Lettre à forme personnelle

Elle est utilisée par:

➢ un agent public qui s’adresse à son supérieur hiérarchique pour lui exposer
un problème personnel;
➢ un supérieur hiérarchique pour répondre à un problème personnel posé par
son collaborateur/subordonné;
➢ une personne privée s’adressant à l’Administration;
➢ l’Administration lorsqu’elle s’adresse à des personnes privées, nationales ou
étrangères.
• Lorsqu’elle émane d’un individu, la lettre à forme personnelle
possède les mentions suivantes:
➢ Le lieu et la date, inscrits en haut et à droite de la feuille. En français, les
noms de mois ne prennent pas de majuscule. Exemple : Yaoundé, le 22 mai
2006.
➢ La formule d’appel, c’est la manière dont on appelle le destinataire de la
lettre : mon cher Paul, Monsieur, Madame, Monsieur le Ministre. Il
convient de la distinguer du traitement (Excellence, Eminence, etc).
➢ Noms, prénoms, fonction, adresse du destinataire,
➢ L’objet,
➢ Le corps de la lettre,
➢ La formule de courtoisie, est la phrase finale de la lettre dans laquelle on
exprime ses sentiments au destinataire. Elle doit correspondre à la formule
d’appel. Exemple : Veuillez agréer, Monsieur le Ministre… l’expression...
➢ N.B : il convient de distinguer « l’expression » de « l’assurance ». Le 1er
terme est obligatoire lorsqu’on s’adresse à une autorité d’un rang supérieur
pour qui la considération, le dévouement, le respect doivent être tenus pour
acquis et que l’on n’a donc pas à assurer de ses sentiments. Le terme
« assurance » ne s’emploie qu’à l’égard des personnes d’un rang égal ou
inférieur au signataire de la lettre.
➢ La signature et le nom de l’expéditeur.
• Lorqu’elle émane d’une administration, la lettre à forme personnelle comporte
les mentions suivantes :
– L’appellation de l’Etat et la devise,
– Le timbre du service,
– Le Numéro d’enregistrement
– Le lieu et la date,
– La réclame ou suscription,
– L’objet,
– La formule d’appel,
– Le corps de la lettre,
– La formule de courtoisie;
– L’Attache (qualité du signataire), signature, nom , corps
– Les mentions occasionnelles : P.J. ou ampliations (éventuellement).
 B- La lettre entre services

Elle comprend les lettres échangées soit entre services publics relevant de départements ministériels distincts, soit
entre services relevant d’une même administration, soit entre services centraux et services extérieurs.

 Elle possède les mentions suivantes:

L’appellation de l’Etat et la devise,
Le timbre du service, c’est l’identification du service émetteur du document
Le Numéro d’enregistrement,
Le lieu et la date,
Les références s’il y a lieu, elle se justifie si on se réfère à un document ou à un évènement antérieur
La réclame ou suscription , c’est la formule d’envoi au destinataire. Elle comprend deux parties :
-la première indique la qualité de l’expéditeur (le Ministre) ;
-la seconde indique la qualité du destinataire (à Monsieur le Président de la Cour Suprême).
 • L’objet, c’est la mention aussi brève que possible de la matière traitée dans la
lettre.
• Le corps de la lettre,
Il comprend trois parties : une introduction-un développement - une conclusion
• L’Attache (qualité du signataire), signature, nom et fonction,
• Les mentions occasionnelles
- la mention (pièces jointes) (P.J : )
- les ampliations (autres destinataires des copies de la lettres)
• les mentions à caractère exceptionnel : Urgent – Rappel – Vu et transmis le… Visé
le ou Visa – Personnel – Confidentiel – Diffusion Restreinte – Secret – Confidentiel
Défense – Secret Défense – Très Secret.
C- Différents types de lettres
 Lettre de transmission à une personne extérieure à
l’Administration;
 Lettre d’accusé de réception;

 Lettre circulaire ;

 Lettre de rappel.

 Lettre d’accompagnement ou de présentation ; elle sert à

commenter ou à présenter un dossier volumineux ou
complexe au supérieur hiérarchique;
 Lettre d’information
2- Les documents de liaison:

➢ Le bordereau d’envoi utilisé pour la transmission des documents au

sein de l’Administration. Lorsque la transmission s’opère à l’intérieur
d’un département administratif, le bordereau prend le nom de SOIT-
TRANSMIS, et sert à acheminer les documents à la subordination
hiérarchique.
➢ Le message- Fax et le Message- porté: écrits en style télégraphique
avec indication du degré de priorité: Normal, Urgent, extrême urgent,
Priorité, Priorité absolue, Sans délai.
➢ Le courrier électronique: mails dans les cas d’urgence, suivis
logiquement des documents écrits (hard copies)
3- Les documents d‘information à sens unique

➢La note (note d’information, note d’instruction, note de

service);
➢La convocation;

➢L’avis, le communiqué (le communiqué peut être publié

dans la presse, affiché, lu à la radio, à la télévision alors que
l’avis n’est destiné qu’à l’affichage pour un public restreint);
➢L’attestation ,

➢Le certificat.
• La note administrative désigne une catégorie de
document interne à une administration.
• Au sein d’une même administration ou entité
administrative (ministère, circonscription administrative,
service extérieur, établissement public, collectivité
territoriale décentralisée…), l’on ne procède pas par des
lettres pour correspondre, mais par des notes.
• L’objectif de la note est, en fonction des circonstances et
du niveau de la communication, de :
• Transmettre des informations ;
• Demander ou envoyer des renseignements ;
• Donner des avis ou des instructions ;
• Transmettre ou demander des instructions ;
• Présenter des résultats de recherche ou d’études ;
• Faire la synthèse d’un dossier ;
• Expliquer et justifier une proposition de décision ;
• Garder une trace écrite d’un entretien verbal antérieur,
complété et mis en forme
• D’une manière générale, la note obéit à toutes les règles de
présentation communes aux autres documents administratifs, sous
réserve de quelques caractéristiques propres.
• le titre « Note pour.. », « Note à l’attention… » ou «Note à
Messieurs… » avec indication de l’objet attaché audit titre ou placé
séparément comme dans une lettre ;
4- Les documents d’injonction
Cinq types de documents sont généralement utilisés
dans l’Administration pour intimer l’ordre à un
subordonné:
– L’ordre (ordre de mission, ordre de service)
– La directive;
– La note de service;
– L’instruction
– La circulaire.
5- les document de rapportage/relation des faits

Trois principaux documents permettent de rendre compte d’un

événement ou d’une activité:

– Le compte rendu;
– Le procès-verbal (sert à relater solennellement ce qu’on a vu, fait ou
entendu dans l’exercice de sa fonction);
– Le rapport.
1- Le compte rendu a pour objet de relater avec le maximum de
précision et de concision les débats d’une conférence ou d’une
réunion.
 On distingue le compte rendu « analytique », c'est-à-dire qui se borne
à rappeler l’essentiel des discussions et des résolutions du compte
rendu intégral ou compte rendu sténographique qui, reproduit in
extenso les débats, lorsque l’importance des sujets ou la qualité de
l’assemblée l’impose; Cette forme de compte rendu est notamment
utilisée dans les conférences internationales et dans les assemblées
parlementaires.
En plus de l’appellation de l’Etat et du timbre, le compte rendu doit
mentionner obligatoirement :
 un titre, par exemple : Compte rendu de la réunion du 22 mai 2006
relative à ….
 Un prologue, une phrase préliminaire rappelant la date et l’heure de
la réunion, le lieu où elle s’est tenue, le nom et la qualité de la
personne qui l’a présidée, son objet, le nom et la qualité des
personnes qui y ont participé. Par exemple : « le jeudi 18 mai 2006, s’est
tenue à 15h30, dans la salle de conférence de la DRAS Est, sous la présidence de
M…., DRAS-Est , une réunion en vue d’examiner le chronogramme du
renforcement des capacités…Assistaient à la réunion/ y prenaient part: MM……

 Le rappel des points inscrits à l’ordre du jour…

• Pour éviter toute erreur, le secrétaire de séance devra faire circuler une
feuille appelée liste d’émargement/fiche de présence, sur laquelle
chaque participant inscrit son nom et sa qualité. La liste de ces
personnes sera établie soit dans l’ordre hiérarchique, soit le plus
souvent, pour éviter des difficultés, dans l’ordre alphabétique, les
femmes pouvant, dans ce cas, être placées en tête.
• On énumérera le nom et la qualité des personnes régulièrement
convoquées et qui sont absentes ou se sont excusées.
• On mentionnera également, si le quorum était atteint, c'est-à-dire si le
nombre minimum des participants prévu pour que l’assemblée puisse
valablement délibérer si cette condition est exigée.
• Le compte rendu des débats doit être aussi succinct que possible tout
en restant parfaitement intelligible. Le secrétaire de séance ne
mentionnera, avec l’indication du nom de l’intervenant, que les
interventions d’un intérêt certain. Lorsque la discussion aura été assez
vive ou assez confuse sur un point particulier, on se bornera à l’évoquer
par une formule générale du type : « un échange de vues, a eu lieu
sur le problème de….duquel on peut retenir…. ».
• La formule de clôture, la plus usitée est : « l’ordre du jour étant
épuisé, la séance est levée à 17 heures ».

•
2- Le procès-verbal est la relation par un agent de ce qu’il a fait, de
ce qu’il a vu ou de ce qu’il a entendu. C’est un compte rendu très
particulier en ce sens que, destiné à faire foi jusqu’à l’administration de
la preuve contraire, il ne peut être établi que par des agents
spécialement habilités à cet effet.
 L’intention est en effet de donner plus de poids au compte rendu et
d’en faire la version définitive des faits relatés, à l’abri de la
contestation des parties éventuellement concernées. D’où une
procédure normalement contradictoire qui se traduit par la signature
des autres parties et non du rédacteur seul.

• La forme générale du procès-verbal de réunion est celle du
compte rendu. Comme lui, il peut être intégral ou
analytique. Comme le compte rendu, il comportera les
mentions suivantes avec quelques variantes :
• Le timbre ;
• Le titre : PROCES-VERBAL suivi de la désignation de
l’objet : « PROCES-VERBAL DE LA 4ème REUNION DU
CRRI » ;
• La date de la réunion présentée de la façon la plus
solennelle propre aux procès-verbaux (l’an deux mil six…) ;
• L’identité et la qualité du président, celle des personnalités
éventuellement présentes ;
• L’identité du secrétaire de séance ;
• La liste des participants, présents et absents, avec toutes les
précisions sur la nature de leur participation (voix délibérative et
consultative) ;
• L’ordre du jour détaillé ;
• La mention de la lecture et de l’approbation du procès-verbal de la
séance précédente, avec indication des rectifications à y apporter ;
• La mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la séance avec
indication de l’heure ;
• Lorsque des décisions sont prises il sera fait mention éventuellement des
votes ;
• La mention de toutes les interventions et de tous les incidents de séance.
• A la différence du compte rendu, qui n’est signé que de son rédacteur, le
procès-verbal doit obligatoirement être signé également par le président de
la séance.
3- Le rapport est une des manières dont le subordonné rend compte à son
supérieur d’une question importante. Il doit être accompagné de tous les
documents justificatifs généralement rassemblés dans une annexe.
 Le rapport a une parenté avec le compte rendu, mais celui-ci se borne à
relater objectivement des faits, le rapport au contraire a une portée plus
large, il présente des éléments objectifs, il va bien au-delà de cette simple
relation des faits pour en donner un commentaire critique, porter sur ces
éléments des appréciations et un point de vue personnel ; il dégage des
conclusions et formule des propositions sur lesquelles le destinataire du
rapport aura à se prononcer.
• Ces propositions seront rédigées au conditionnel, qui est le mode de la
suggestion : s’adressant à un supérieur, ces propositions ne sauraient
paraître vouloir s’imposer. Le supérieur garde toute la liberté de les
approuver ou de les rejeter.
• Le rapport comporte une introduction qui contient le plus souvent la
référence aux faits ou aux instructions qui sont à l’origine du document.
• Les rapports doivent être homogènes, ne traiter, en principe que d’un
seul problème, être complets sans être d’une grande longueur, rendant
la lecture fastidieuse.
 Le Rapport « d’Etude »
On pourrait appeler ainsi le rapport qui présente les résultats d’un travail de
recherche ou de réflexion sur une question précise étudiée par le rédacteur.
C’est la forme de rapport la plus courante, qui peut porter sur des questions
diverses.
– Le Rapport d’Inspection et le Rapport de Mission
Le premier est le rapport établi par un supérieur ou un agent d’un corps
d’inspection, lorsqu’il a effectué un contrôle dans les services ou auprès
d’agents subordonnés. Le second, bien que différent au fond, est de forme
voisine.
 Le rapport doit signaler les aspects positifs, mais développera
davantage les aspects négatifs.
 Il doit pouvoir servir de référence pour l’amélioration du service.
 Il ne doit pas être rédigé dans un esprit de pénalisation ou de
brimade des subordonnés dont on critique l’activité ; il doit au
contraire, dans un esprit constructif, relever les manquements et
indiquer les améliorations possibles.
 – Le Rapport Disciplinaire
• C’est le rapport que le supérieur adresse à une autorité hiérarchique plus
élevée pour signaler le mauvais comportement d’un de ses agents et
demander une sanction.
• Il exposera clairement et chronologiquement les faits reprochés et suggérera
la sanction. Il sera rédigé sobrement et sans excès dans l’expression. Les faits
qui justifient la demande de sanction doivent être présentés objectivement.
IV- TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

– Le Rapport Périodique

 Il est mensuel, semestriel ou annuel. Ce type de

rapport sert à faire périodiquement le bilan de
l’activité du service. Mais à la différence d’un simple
compte rendu, les faits seront commentés et
interprétés pour en tirer des conclusions.
 V- LES ACTES ADMINISTRATIFS
• Un acte administratif est la trace écrite de la manifestation de la
volonté de l’Administration publique, qui crée ou modifie une
situation juridique.
• Types (02):
➢les actes administratifs unilatéraux
➢les actes administratifs bilatéraux
 1- Les actes administratifs unilatéraux
➢Les Actes réglementaires (individuels ou collectifs): Décision- Arrêté - Le
Décret
➢Les Actes législatifs:

- L’ordonnance est un acte législatif pris exceptionnellement par un chef d’Etat: Lorsque la
constitution le prévoit, lorsque la constitution est suspendue et le Parlement dissout;

- La loi: la loi constitutionnelle qui crée ou modifie la constitution, la loi organique, qui organise le
fonctionnement des institutions sur les bases posées par la constitution, la loi ordinaire qui est prise pour
organiser les domaines de la vie nationale.
2- Les actes administratifs bilatéraux
➢Contrats entre l’Administration et les personnes relevant du
secteur privé Exemples:
– Les contrats conclus avec les « contractuels d’administrations»,
– La Commande publique:
➢ Le Bon de commande (moins de Cinq millions de FCFA)
➢ La lettre-commande (entre cinq millions et cinquante millions de FCFA
➢ La marché public (plus de cinquante millions de FCA)
• La hiérarchie des normes et le parallélisme des formes:
➢conformité de la norme inférieure à la norme supérieure

➢un acte ne peut être abrogé ou rectifié que par une acte de
même nature
MERCI POUR VOTRE AIMABLE ATTENTION

Le Secrétariat Technique D’organisation...