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Le compte rendu
Le compte rendu est un document qui se propose de relater
purement et simplement ce qui s’est dit ou fait d’essentiel dans une
circonstance déterminée. Exclusivement descriptif et non interprétatif,
ce document sert à rendre compte des faits ou événements que le
rédacteur a pu constater ou d’activités qu’il a accomplies ou
auxquelles il a été mêlé. Généralement, il s’agit :
- D’une mission ;
- D’un accident ;
- D’une cérémonie ;
- D’une réunion.
Le compte rendu est destiné à l’autorité supérieure, sa qualité
primordiale est d’enregistrer les événements, les faits, les idées dont la
connaissance éclairera utilement son ou ses destinataires. Il
s’apparente au procès verbal sans en chercher sa minutie
chronologique et le détail.
Le rédacteur doit objectivement rapporter les faits, sans prendre
parti, sans les interpréter, sans formuler des conclusions personnelles.
Il doit être précis, concis, exact, détaillé autant que nécessaire et
complet. Le compte rendu est donc ni plus ni moins un document
d’information.
Emploi du compte rendu
Le compte rendu est un document nécessaire, car l’autorité ne
peut diriger, commander, si elle ignore ce qui se passe dans le secteur
qu’elle anime.
Dans le compte rendu, le subordonné met en œuvre ;
- Son intelligence ;
- Sa loyauté
- Son sens des responsabilités.
NB : si on doit loyalement aviser son supérieur de tout ce qu’il doit
connaître, il ne faut pas abuser du compte rendu et « bombarder » le
supérieur de compte redus multiples concernant des faits mineurs sans
intérêt
 2

Comment présenter un compte rendu ?

Le compte rendu dans sa forme comprend :
- Le timbre du service du rédacteur
- Le titre : compte rendu, suivi de la désignation de l’activité
et si possible du nom et de la qualité du rédacteur s’il
s’agit d’une activité individuelle ou d’une mission
- Le titre du compte rendu dont la clarté, la concision et la
précision doivent être très vite identifiables, dans le plan
qui lui- même comportera :
 Une brève introduction où l’on précisera les
circonstances de la question présentée et les motifs
du compte rendu ou l’objet de la mission
 Un développement qui peut être soit chronologique,
analytique ou synthétique des faits et événements
relatés
 Une conclusion qui sera un résumé des points
présentés et éventuellement une appréciation
générale de la situation. Le compte rendu ne
formulera pas de propositions, de solutions ou de
mesures à prendre pour remédier à la situation
exposée. Le style utilisé dans le compte rendu est
celui de la narration.
La typologie des compte rendus
1/ les compte rendus d’activités ou de mission
Le compte rendu d’activité, qui est détaillé et chronologique,
présente le travail d’un agent ou de son service pendant une période
donnée : mois, trimestre, semestre, année. Ainsi les membres du
gouvernement font, chacun, un compte rendu annuel d’activité à la
Présidence de la République. Les ministres à leur tour reçoivent les
compte rendus mensuels des directeurs. Ceux- ci doivent à leur tour
recevoir des compte rendus hebdomadaires des sous- directeurs et
chefs de services. Cette catégorie de document n’est soumise à
 3

aucune règle de forme particulière. On retiendra simplement qu’ils

obéissent à certaines mentions principales propres à une lettre
administrative : timbre, date, signature, plus le titre « COMPTE
RENDU ».
2/ Le compte rendu d’accident
Le compte rendu d’accident est un document extrêmement
important pour l’administration. Il aide à déterminer les
responsabilités et à établir le lien entre l’accident et le service public.
Aussi la précision et l’exactitude dans la narration des faits revêtent-
ils ici, une importance particulière.
Le texte du document comportera nécessairement les mentions
suivantes :
A/ Pour un accident de personnes, on mettra :
- L’identité complète de la victime, son âge, sa profession ;
- Les circonstances détaillées de l’accident (date, heure,
lieu)
- Les conséquences de l’accident (blessures apparentes,
soins donnés, incapacité)
- Eventuellement l’identité et l’adresse des témoins.

B/pour un accident de véhicules, on mentionnera :

- Les circonstances de l’accident (date, heure, lieu) ;
- Identification des véhicules et de leurs documents de
circulation ;
- Identification des chauffeurs et des propriétaires de
véhicules ;
- Identification et adresse des témoins éventuels ;
- Conséquences de l’accident.
Ce compte rendu sera signé par son rédacteur et pour le
cas d’un accident de véhicules, par les parties en cause si
possible.
3/ Compte rendu de réunion
Il est régulièrement utilisé dans les administrations et soumis aux
mêmes obligations d’exactitude, de précision et d’objectivité que les
 4

autres documents de même ordre sus- évoqués : on y distinguera des

mentions particulières relatives à l’objet de ce type de document :
- Le timbre de service ;
- Le titre « compte rendu », suivi des indications
d’identification de la réunion ;
- La mention précise du lieu, date et heure de la réunion ;
- La reprise de l’ordre du jour ;
- La mention exacte des présents et des absents ;
- La mention du président et du secrétaire de séance ;
En conclusion du document, on utilisera la formule consacrée
qui donne l’heure de levée de séance, suivie de la date de rédaction du
compte rendu et de la signature du rédacteur.
On distingue deux sortes de comptes rendus de réunions :

A/ le compte rendu intégral ou in extenso

Il est caractérisé par le fait que pendant le déroulement de la
réunion, les différentes interventions des participants y sont reprises
en style direct, en suivant le mot à mot des débats en faisant
directement parler les participants.
Ces types de compte rendus, rarement utilisés dans
l’administration, sont plutôt régulièrement utilisés dans le cadre des
débats parlementaires de l’Assemblée ou dans les réunions dont
l’objet revêt un caractère exceptionnel. Ici, les débats en commissions
générales et en séance plénière ou encore les réunions du bureau sont
retranscrits in extenso par les sténographes et les sténotypistes de
débat
B/ le compte rendu analytique
C’est celui qu’utilise communément l’administration dans ses
multiples réunions. Il est différent du compte rendu intégral en ce sens
que tout en conservant son caractère objectif et interprétatif, il ne
reproduit pas le mot à mot du style direct, il distingue l’essentiel de
l’accessoire en ne conservant des débats que ce qui est indispensable à
la compréhension des questions traitées et des solutions retenues. Le
compte rendu analytique est rédigé en style indirect et se garde de ne
 5

pas faire parler directement les participants mais cite leurs propos en
les nommant.
Le texte du compte rendu analytique résume brièvement chaque
intervention en signalant son auteur dans l’ordre chronologique. Si
une discussion surgit entre plusieurs personnes, on la résume dans une
formulation générale de l’idée principale et de la conclusion sans
oublier de préciser si l’accord des participants est total ou si certains
émettent des réserves.
NB : le présent de l’indicatif, temps le plus intemporel et le plus
simple parce qu’il conserve aux faits rapportés toute leur actualité et
originalité, est préféré pour la rédaction des compte rendus
analytiques.
Exemple :

Après avoir constaté que le quorum est atteint, le président de

séance déclare la séance ouverte et donne la parole à monsieur
Mboyong qui fait le point des travaux de la précédente réunion et
décline les différents points inscrits à l’ordre du jour.
NB : On admet toutefois l’emploi du passé composé.
Comment présenter un compte rendu analytique ?
a/ titre :
Exemple : compte rendu de la deuxième réunion préparatoire de la
49ème édition de la Fête nationale du Cameroun
l’introduction :
le compte rendu commence par une phrase introductive qui
reprend la nature de la réunion, la date, l’heure et le lieu, tout ceci sous
le titre.
Exemple :
Le mardi 11 mai 2021 à 11 heures, s’est tenue dans la salle des
actes de la Mairie de Yaoundé 3, la première réunion préparatoire de
la cérémonie d’installation du nouvel exécutif communal.
Liste des participants
Elle suit l’introduction et le rédacteur doit être attentif et
méticuleux à ce sujet, afin d’éviter :
- Des erreurs d’orthographe de noms et de fonction des
participants ;
 6

- Des erreurs de préséance dans l’énumération des

participants ;
- De citer comme absente, une personne présente et vice-
versa.
Exemple : Etaient présents :
- Yakoubou Jean, Secrétaire Général ;
- Ngubong Pius, Premier adjoint;
- Engoulou Ernest, Deuxième adjoint;
- Boyomo Sabine, Quatrième.
Etaient absents :

- Njoya Idrissou, Troisième adjoint;

- Ossoubita Jean Morvan , Chef de service des Affaires
sociales, Culturelles et Sportives
NB : le rédacteur peut également utiliser la formule suivante :

Exemple : Etaient présents outre le président de séance, les

participants dont le nom figure sur la feuille de présente en annexe.

Conseils pratiques pour la rédaction d’un compte rendu de

réunion :
 en cours de réunion
- Enregistrer, noter ce qui se dit dans les exposés, les
discussions et surtout ce qui fait l’objet de la décision
 Savoir prendre les notes
- En allant à la réunion, avoir sur soi un bloc note
- Dès le début de la réunion noter le lieu, l’heure, les
présents (nom et qualité) et le nom du président
- Utiliser les abréviations claires et sans équivoque
- Tendre l’esprit et l’oreille pour ne rien laisser échapper.
On ne peut tout prendre, mais il faut noter au vol le mot
essentiel, l’idée évoquée, le nombre sur lequel on discute
 7

- Numéroter les pages si l’on se sert des feuilles volantes

 Après la réunion
- Relire les notes prises, les mettre en ordre, bâtir un plan
et rédiger le compte rendu
- Dans le compte rendu, développer beaucoup plus le point
de la réunion qui intéresse le destinataire ou le service
auquel on appartient
NB : il est recommandé de rédiger le compte rendu au moins 48
heures après la réunion, quand on a encore à l’esprit tous les échanges
des participants, leurs humeurs et bien d’autres contours des travaux.
Une bonne prise de notes n’autorise pas la négligence de cet aspect.
On pourrait dans certaines activités avoir à faire ce qu’on appelle le
compte rendu systématique.
Le compte rendu systématique
Il est souvent utilisé dans l’armée et la police. Il se présente sous
forme de tableau, sur imprimés tout préparés, qui peuvent porter
plusieurs noms : états, situations…
La rédaction de tels documents ne pose pas de difficultés
particulières ; ce qui est demandé est presque toujours à exprimer par
des chiffres, parfois par une simple mention « oui », « non »
NB : ces imprimés sont à remplir avec soin. Ne surtout négliger
aucune rubrique. Ils sont généralement établis à une date donnée et
leur production doit rigoureusement respecter cette date.
Exemple : Compte rendu de prise d’armes

Le procès verbal
Malgré son nom d’apparence trompeuse, le procès- verbal est un
document écrit. Au sens strict, ll se définit comme étant la relation par un agent
assermenté de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions ?
C’est donc un compte rendu d’un genre particulier parce que destiné à faire foi
jusqu’à l’administration de la preuve contraire. Le procès- verbal ainsi
appréhendé est établi par les auxiliaires de justice ou par les fonctionnaires
assermentés (gendarmerie, commissaire, huissier, agents verbalisateurs des
eaux et forêts, etc).
Exemple : procès verbal d’enquête préliminaire de la gendarmerie ou d’huissier.
 8

C’est un document authentique, ce qui veut dire que ce qu’il exprime est
réputé vrai. On comprend la gravité de sa rédaction, et le code pénal souligne
cette gravité par l’application des peines les plus sévères pour :
- L’officier public qui rédigerait consciemment un procès- verbal
faussant la réalité ;
- La personne qui s’élèverait à tort contre le contenu d’un procès-
verbal

Acte authentique destiné à servir de preuve, ce procès- verbal ne peut être

établi que par un agent commissionné par les autorités judiciaires, à la demande
de celles- ci ou des autorités administratives : magistrats instructeurs,
commissaires de police et officiers de police judiciaire en général, gendarmes,
ingénieurs de voirie et autres fonctionnaires assermentés appartenant à certains
corps particuliers (Eaux et forêts, douanes). Il s’agit de donner plus de poids au
compte rendu, à l’abri des contestations des parties concernées. D’où une
procédure contradictoire qui se traduit par la signature d’autres parties et non par
le seul rédacteur.
Aussi la rédaction du procès- verbal authentique, proprement dit ou
procès- verbal judiciaire est- elle soumise à une certaine solennité :
 L’ agent verbalisateur énonce son grade, sa qualité, son nom (car sa
responsabilité personnelle est engagée) et il rappelle le mandat qui l’a
qualifié pour rapporter le procès- verbal
 La rédaction du procès- verbal se fait au style personnel : le rédacteur se
désigne par le pluriel de majesté « Nous », car il agit revêtu d’un pouvoir
conféré par la puissance publique
 La formule finale revêt un certain formalisme archaïsant et solennel :
« En foi de quoi, avons établi le présent procès- verbal et signé avec les
témoins après en avoir donné lecture à ceux- ci ». Le mot foi est très
fort : il souligne la fidélité entre ce qui a été constaté et la relation qui en
est faite. Le texte rédigé doit donc être l’expression exacte de ce que sait
le rapporteur. Et l’on sait combien il est difficile d’exprimer exactement
ce que l’on veut dire. A la lecture du document, le lecteur, qui est sans
doute le juge, doit pouvoir se faire une représentation très fidèle de la
réalité décrite. Le document est authentique, donc ce qui est dit est vrai.
 Pour faciliter la rédaction ce type de procès- verbaux, les officiers publics
disposent souvent de formulaires ou papiers libres préparés qu’ils n’ont
qu’à compléter par des renseignements concrets (nom, lieu, heure, etc.).
 9

Il existe par exemple des imprimés de procès verbaux d’accident de

voiture.

Quelques modèles de procès- verbaux avec formulaires

préparés
 10

REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

Paix- Travail- Patrie Peace- Work- Fatherland
---------- ---------
GENDARMERIE NATIONALE NATIONAL GENDARMERIE
BRIGADE DE BOUKOULOU BOUKOULOU BRIGADE
---------- ---------

PROcès- vERBAL DE PERqUIsItIOn

Nous soussigné………, officier de police judiciaire, auxiliaire

du procureur de la République,
Assisté de ………………………………………………………………
-Vu les articles 79, 82 a91, 116 du Code de procédure pénale
-Vu l’enquête ouverte sur détournement de deniers publics au
préjudice de l’Etat du Cameroun
Rapportons les opérations suivantes :

Le …… à……, agissant en exécution d’un mandat de perquisition délivré par

M.……… le……… nous nous présentons pour y effectuer une perquisition au
domicile de M. …….. à………. qui nous paraît détenir des pièces relatives aux faits
incriminés.
Nous sommes reçus par lui- même, lui déclinons notre qualité et, après l’avoir avisé
de nos présomptions le concernant, nous l’avisons que nous allons procéder à une
perquisition à son domicile et, que s’il le souhaite, il a le droit de fouiller l’officier
de police judiciaire avant le début de cette opération.

En la présence constante de…………………que nous avons invité à nous

accompagner, nous procédons à une perquisition dans les pièces
suivantes qui font partie de son habitation :
Dans la chambre principale, nous découvrons …………………………………..
Dans le bureau du chef de famille, nous découvrons …………………………

La personne présente l’OPJTC les assistants l’OPJ

 11

REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

Paix- Travail- Patrie Peace- Work- Fatherland
---------- ---------
GENDARMERIE NATIONALE NATIONAL GENDARMERIE
BRIGADE DE BOUKOULOU BOUKOULOU BRIGADE
---------- ---------
Procès- verbal de perquisition

Nous soussigné Mbarkam Salomon, officier de police

judiciaire, auxiliaire du procureur de la République,
Assisté de l’inspecteur de police de premier grade Essissima Martin
-Vu les articles 79, 82 a91, 116 du Code de procédure pénale
-Vu l’enquête ouverte sur détournement de deniers publics au
préjudice de l’Etat du Cameroun
Rapportons les opérations suivantes :

Le 8 mai 2019 à 13 heures, agissant en exécution d’un mandat de perquisition délivré

par monsieur le Procureur le 2 mai 2019, nous nous présentons pour y effectuer une
perquisition au domicile de M. Mazembé Clovis à Ekoudou qui nous paraît détenir
des pièces relatives aux faits incriminés.
Nous sommes reçus par lui- même, lui déclinons notre qualité et, après l’avoir avisé
de nos présomptions le concernant, nous l’avisons que nous allons procéder à une
perquisition à son domicile et, que s’il le souhaite, il a le droit de fouiller l’officier
de police judiciaire avant le début de cette opération.

En la présence constante de son voisin, M. Gouda Joseph que nous

avons invité à nous accompagner, nous procédons à une perquisition
dans les pièces suivantes qui font partie de son habitation :
Dans la chambre principale, nous découvrons dans deux grands sacs la
somme de 300. 000.000 de francs CFA (Trois cents millions de Francs
CFA)
Dans le bureau du chef de famille, nous découvrons 25. 000.000 de
francs CFA (vingt cinq millions de Francs Cfa)

La personne présente l’OPJTC les assistants l’OPJ

 12

REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

Paix- Travail- Patrie Peace- Work- Fatherland
---------- ---------
GENDARMERIE NATIONALE NATIONAL GENDARMERIE
BRIGADE DE BOUKOULOU BOUKOULOU BRIGADE
---------- ---------

PROcès- vERBAL DE sAIsIE

Nous soussigné………, officier de police judiciaire, auxiliaire

du procureur de la République,
-Vu les articles 79, 82 91, 103 à 115 du Code de procédure pénale
Nous sommes assisté dans nos opérations par……………………..
Rapportons les opérations suivantes :
Le………………….à…………………heures, nous trouvant
à……………………, nous sommes amené, pour des besoins de
l’enquête en cours à procéder à la saisie de……………………..relatif
(s) aux faits incriminés.
Nous informons monsieur………………………. de notre qualité et
l’avisons que nous allons procéder à la saisie des pièces à conviction
qu’il détient.
En la présence constante de monsieur…………………………. nous
présentons la saisie de……………………………………………….
Pour reconnaissance et explications nous les présentons à M…….. qui
déclare : « Je reconnais que vous venez de procéder à la saisie
de……………ou « Je vous remets spontanément………….. que vous
saisissez pour les besoins de l’enquête en cours »
Nous déclarons à M…………saisie de ces objets (documents de
valeur. Nous en portons mention sur l’inventaire des pièces à
conviction et les plaçons sous scellés n°….à n°…..que l’intéressé
paraphe avec nous
Les objets (documents ou valeurs) seront mis à la disposition du
Procureur de la république en même temps que les les pièces de la
procédure
Après lecture faite par elle- même, la personne présente signe avec
nous le présent procès- verbal
La personne présente l’OPJTC Les Assistants l’OPJ
 13

Le procès- verbal au sens large ou procès- verbal

administratif

Dans un sens plus large, le procès verbal est un document écrit qui
établit la relation entre l’agent et l’autorité supérieure à travers ce qu’il a fait, vu,
constaté ou entendu dans l’exercice de ses fonctions. Il n’a cependant pas la
valeur que le procès- verbal judiciaire établi par un officier public.
Le PV administratif peut être rédigé par :
- Un expert : procès- verbal d’expertise (pour mémoire)
- Le rapporteur ou le secrétaire d’une séance de commission ;
- les services des Finances ;
- Les services de l’Inspection du Travail ;
- Les services du Contrôle supérieur de l’Etat ;
- Les services du Contrôle des prix ;
- Les services Douanes ;
- Les jurys des Examens dans le primaire, le secondaire et le
supérieur ;
- D’autres services pour des missions diverses.

Exemple : procès verbal de séance.

En substituant le terme « procès- verbal » au terme « compte rendu »,
l’administration a voulu par ce changement donner plus de poids à ce document
qu’au compte rendu et en faire la version définitive des faits relatés à l’abri des
éventuelles remises en question des parties concernées. D’où la procédure
contradictoire que nous avons constatée dans ce document, qui se traduit par la
signature apposée en contre- bas des autres parties et non du rédacteur seul.
Ces agents sont généralement dûment commissionnés à l’effet d’établir des
procès- verbaux (procès- verbal de vente, procès verbal d’inspection, procès-
verbal de passation de service, etc.)
Ce dernier est le compte rendu plus solennel d’opérations intervenues entre
deux responsables. Il est signé par les deux agents, sortant et entrant, avec le
contre- seing du supérieur hiérarchique. Il constate que le service et les
documents s’y rapportant ont été remis et expliqués au nouveau titulaire du
poste pour assurer la continuité du service public. Cette procédure décharge ipso
facto l’agent sortant de ses responsabilités en fixant la date où celles- ci ont pris
fin.

Exemple de PV de passation de service .

 14

REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

Paix- Travail- Patrie Peace- Work- Fatherland
---------- ---------

Procès- verbal de passation de service

L’an deux mil vingt et le vingt du mois de juin, de 10 heures à 12
heures, il a été procédé par le ministre de la Jeunesse et de l’Education
Civique, conformément au décret n° 2020/190 du 10 juin 2020, à la
passation de service entre M. Mba’asoum Eric, ancien Directeur de
l’Education Civique et de l’Intégration Nationale et Mme Okonabeng
Céline, Chef de la Cellule de la Communication au MINJEC, sa
remplaçante à ce poste.
La passation de service portait sur les éléments suivants :
1/ Documents de service :
- Archives de service, dont le principe de classement a été
expliqué au nouveau directeur ;
- Documents stratégiques (Référentiel d’éducation civique
et d’intégration nationale, Stratégie de lutte contre les
conduites addictives des jeunes ;
2 / Affaires en cours
- Programme harmonisé de la 49ème édition de la fête
nationale de 2021;
- Elaboration des Termes de Références du Colloque
international sur l’Ethique en juillet 2021.
Toutes explications et informations utiles sur l’état
d’avancement de ces travaux ont été données verbalement à la
directrice entrante, complétées par note- aide-mémoire n°
MINJEC/ DECIN SEC du 20 juin 2020.

Fait à Yaoundé les jour, mois et an que dessus.

Le Directeur sortant Le SG Le Directeur sortant

 15

Comme on le voit, le procès- verbal administratif n’est pas soumis à la

même rigidité ou au formalisme ennuyeux qui entoure le procès- verbal
judiciaire. On évitera par conséquent le style alambiqué et l’utilisation du
« nous » de modestie qui confèrent un caractère prétentieux à ce document.
On utilisera la première personne du singulier, si l’agent qui établit le PV agit
seul.
Le procès- verbal de séance ou de réunion
Le procès- verbal de séance est pratiquement synonyme de compte rendu.
Le PV de réunion est sollicité au contraire d’un compte rendu lorsque les
décisions importantes sont prises au cours de celle- ci afin de leur donner une
forme définitive. Pour une telle réunion, il ne peut y avoir qu’un seul procès-
verbal qui en fera la relation officielle devant porter la mention : PROCES
VERBAL DE REUNION, c’est lui qui sera gardé en archive après
communication pour approbation éventuelle aux membres de l’assemblée. Par
contre, il peut être établi plusieurs comptes rendus, chaque participant pouvant
en adresser un à sa hiérarchie.
On dresse un PV de réunion pour donner une forme définitive aux décisions
importantes prises au cours d’une réunion. Le procès- verbal de réunion
s’impose surtout pour les assemblées et les commissions institutionnalisées
parce que ces réunions sont statutaires.
Le rédacteur de ce document est souvent appelé « rapporteur ». Il lui
appartient de retracer ce qu’a été la séance avec une parfaite objectivité, en
faisant abstraction de son jugement personnel.
Un tel procès- verbal doit être approuvé par tous les participants. Cette
approbation se donne au cours de la réunion suivante. Dès lors aucune
contestation n’est plus possible. Mais du point de vue du droit, un procès- verbal
de réunion n’est pas opposable aux tiers.

Comment présenter le procès- verbal de réunion ?

La forme que revêt le procès- verbal de réunion n’est pas différente de celle
d’un compte rendu. Comme lui, il peut être analytique ou synthétique.
1/ le procès- verbal analytique ou sténographique
C’est celui qui retrace exactement ce qui s’est dit, en quelque sorte mot à
mot, dans l’ordre des interventions successives. Le procès- verbal analytique est
parfois nécessaire pour les débats de grande importance. C’est lui qu’on trouve
dans les débats parlementaires. On est cependant parfois obligé de traduire les
propos des intervenants en langage plus correct et courtois. Ce qui donne
souvent lieu à des textes très longs et difficilement exploitables. Aussi préfère- t-
on à ce type de procès- verbal le modèle synthétique.
2/ Le procès- verbal synthétique
C’est le procès- verbal qui dit d’une façon condensée tout ce qui a été évoqué au
cours d’une séance. Cela est fait dans un ordre logique et rationnel.
 16

En effet, la séance a été préparée selon un ordre du jour que l’on

s’efforce de respecter, mais qui n’est pas toujours suivi de façon systématique et
rationnelle. Car le président de séance en dépit de son art et de son expertise,
éprouve souvent des difficultés pour diriger les débats de manière rectiligne. Ce
qui donne parfois lieu à des interventions désordonnées, à des questions qui
obligent à faire des retours en arrière sur une idée que l’on croyait évacuée. Il en
résulte un désordre que le procès- verbal synthétique ne peut admettre.
La rédaction de ce document va donc obliger le rédacteur à mettre en
ordre toutes les idées échangées, à les regrouper par nature, tout en faisant
apparaître les diverses positions ou opinions des différents membres de
l’assemblée, pour aboutir logiquement aux conclusions qui auront pu être
dégagées, aux décisions du président, si celui- ci est qualifié pour en prendre., au
résultat des votes si l’assemblée a dû voter
Le style du procès- verbal de séance
Le procès- verbal est rédigé en style impersonnel, narratif et au temps
présent. Le contenu des interventions des membres est exprimé soit en style
direct, si l’on rapporte mot à mot les propos exacts de l’intervenant (cas du
procès- verbal analytique), soit en style indirect, de façon condensée.
NB : il est souvent difficile de rapporter fidèlement, objectivement des opinions
que l’on ne partage pas. Il faut ici se méfier de toute passion, de toute affectivité,
au profit de l’objectivité.
La structure du procès- verbal de séance
1/ le timbre
2/ le titre : Procès- verbal de la réunion du Comité ad- hoc de préparation des
activités marquant l’avènement du 3ème millénaire au Cameroun
3/ Introduction descriptive de la séance :
- La date, l’heure, le lieu de la réunion, présentées de façon
solennelle propre aux procès- verbaux ;
- La mention du quorum requis ;
- L’identité et la qualité du président de séance
- La mention de la lecture et de l’approbation du procès- verbal de
la séance précédente
- Les rectifications éventuelles du procès- verbal de la séance
précédente
- La liste nominative des présents, des absents et excusés ;
- L’ordre du jour détaillé ;
- La mention du caractère public ou à huis clos de la séance ;
- la mention des décisions prises avec indication de la répartition
des voix pour et contre ;
 17

- La mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la

séance avec l’indication de l’heure.

Exemple :
L’an mil neuf cent quatre vingt dix neuf, et le quinze décembre, à partir de
10 heures, s’est tenue la première réunion du Comité ad- hoc de préparation des
activités marquant l’avènement du 3ème millénaire au Cameroun. Les travaux
placés sous la présidence de M. Pat Doubid, ont eu pour cadre, la salle des
conférences de l’Institut National de la Jeunesse et des Sports.
Etaient présents outre le président de séance, les membres de ladite
commission, signataire de la feuille de présence en annexe
4/ le corps du procès- verbal
Il est la narration des débats dans l’ordre les différents points inscrits à l’ordre
du jour
5/ la conclusion
Le procès- verbal se termine par une phrase simple :
Exemple 1
La séance est levée à 15 heures précises
Exemple 2 : L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 15 heures
précises.
NB . A la différence du compte rendu qui ne porte que la signature de son
rédacteur, le procès- verbal doit obligatoirement être signé également par le
président de séance. Ici la signature du président de séance est plus importante
que celle du secrétaire, qui n’est pas indispensable bien qu’utile. Comme on le
voit, le PV est indispensable pour toutes les réunions statutaires et il doit être
approuvé par tous les participants au cours de la réunion suivante. Un seul PV
est établi pour chaque réunion.

Canevas à suivre.

Procès- verbal de la première réunion préparatoire

La séance du Comité ah- hoc de préparation des activités marquant l’avènement
du 3ème millénaire s’est tenue le ………………………………………………….
à…………………(heure)…………………à……………………………………..

Etaient présents
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………

Etaient absents
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
 18

…………………………………………………………………

L’ordre du jour était le suivant :

………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….

Le président déclare la séance ouverte

(l’ordre du jour est traité ici point par point)
1/…………………………………………………………………
2/…………………………………………………………………
3/ ………………………………………………………………...

La séance est levée à 15heures ou

L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 15 heures

Fait à Yaoundé, le

Le rapporteur Le président de séance

Okpwaé Louis Koéssi Jules

Ampliations :
- PR/ SG
- CAB/C
- MINJES
- CA AN 2000
- Chrono
- Archives

NB : Si le procès- verbal judiciaire utilise la formule sacramentale : (En foi de

quoi…pour servir et valoir ce que de droit) à la fin du texte, le procès- verbal
administratif a recours à deux variantes, une simple et une autre plus archaïque.
1/ Formule simple : Fait à Yaoundé le 15 mai 2019
2/ Formule archaïsante : Fait à Yaoundé, les jour, mois et an que dessus.