ECRITS PROFESSIONNELS

ET SYNTHESE DE DOCUMENTS
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Lettres modernes 2
INTRODUCTION
A la fin de leur formation, les étudiants sont appelés à entrer dans le monde du
travail pour faire des expériences pratiques en plus de celle théoriques reçues dans
les amphithéâtres. Avant cette insertion, ils doivent disposer de ressources
pouvant leur permettre de servir efficacement leurs employeurs. Cet
enseignement intitulé : « Ecrits professionnels et synthèse de documents » vise
à outiller les étudiants de licence 2 en techniques de rédactions administratives
notamment: le compte rendu, le rapport, le CV, les lettres de motivation, les notes
de service et d’information et la synthèse de documents.
Le présent document fait le point des grandes idées évoquées lors des échanges
sur les notions précédemment évoquées. L’enseignement est organisé en deux
grandes parties à savoir :

- les écrits professionnels et

- la synthèse de documents

A la fin, quelques exemples de documents sont proposés à titre illustratif aux

étudiants.
 I- ECRITS PROFESSIONNELS

Les écrits professionnels comportent un ensemble de documents utilisés dans

l’administration soit pour rendre compte des activités menées soit pour donner
des instructions.

1.1 COMPTE RENDU

1.1.1 Définition

Le compte rendu est un récit plus ou moins détaillé d’une communication

professionnelle : événement, réunion, conférence, activité, séminaire etc. le
compte rendu est également un document qui porte sur l’exécution d’une mission,
sur un fait précis, un événement, une situation, sur le déroulement d’une réunion.

Faire un compte rendu, c’est rapporter l’essentiel de ce que l’on a vu, constaté et
entendu. Il existe plusieurs types de compte rendus : le compte rendu de réunion
ou d’assemblée générale, le compte rendu d’activités ou compte rendu de gestion
et le compte rendu d’accident.

1.1.2 Caractéristiques

Le compte rendu est caractérisé par certains aspects qui permettent de vite le
reconnaitre des autres écrits professionnels. Le compte rendu est caractérisé par :

- Le titre
- L’objet,
- La synthèse
- La forme
1.1.3 Contenu et style

Le corps de texte du compte rendu doit être précis : le compte rendu est une
retranscription fidèle et objective du déroulement de l’événement.

Le corps du texte comporte :

- la date,
- le lieu de la réunion,
- les participants,
- les sujets abordés,
- les décisions prises et
- les solutions envisagées.

Le style utilisé ici est neutre avec le souci de fidélité de retranscription. Le compte
rendu ne doit pas faire apparaitre d’informations insultantes. Il se repose sur la
clarté, la précision et la concision qui sont les qualités indispensables.

Le compte rendu comporte essentiellement:

- Titre :

Il fait ressortir le mot compte rendu et la matière sur laquelle porte le compte
rendu

- Un prologue :

C’est une phrase qui rappelle la date, l’heure, le lieu, l’objet de la réunion, le nom
et la qualité de la personne qui la préside.

- Une liste des participants :

Il faut préciser les noms et les qualités des personnes ayant pris part à la réunion.

- L’ordre du jour :

Il est question ici de faire ressortir les différents points débattus au cours de la
séance. On peut considérer les points de l’ordre du jour comme des sous-ensemble
de l’objet de la réunion mentionné dans le prologue. Les points de l’ordre du jour
doivent être en relation avec l’objet de la réunion. Si on veut, au cours de la
séance, discuter de certains problèmes qui n’ont aucun rapport avec le sujet de la
réunion, on les regroupe dans un points appelé DIVERS.
- Le corps du compte rendu

Tenant compte chaque fois des points de l’ordre du jour, on relate tout ce qui a été
dit sur le point en prenant soin de préciser le nom de l’intervenant. Mais, si l’on
veut rendre compte de manière générale, très synthétique, on ne nommera pas les
intervenants mais on présentera l’idée sui se dégage des interventions.

- La fin

La fin du compte rendu fait généralement mention de l’heure à laquelle la séance

a pris fin. Elle est souvent formulée de la façon suivante : L’ordre du jour étant
épuisé, la séance est levée à…heures.

Le compte rendu est signé en bas et à droite par le secrétaire de la séance.

En ce qui concerne le style du compte rendu, il est clair et très simple. Cela permet
aux lecteurs de ne pas faire autant d’efforts pour cerner le contenu.

1.2 RAPPORT
1.2.1 Définition

Le rapport relate les faits sans les interpréter. Le rédacteur doit éviter de prendre
position ou d’orienter l’action du destinataire. Le rapport n’est pas une simple
relation mais, un exposé détaillé comprenant une piste de position, des jugements
de valeur et des propositions de solutions. Le rapport évoque non seulement un
certain nombre de données objectives mais aussi, s’efforce d’en dégager les
conclusions et aboutir à des propositions sur lesquels le destinataire du rapport
aura à se prononcer. Il en découle que le rapport est l’œuvre de l’échelon inférieur
vers l’échelon supérieur qui l’utilisera pour prendre une décision.

1.2.2 Caractéristiques

On peut reconnaitre le rapport à partir de :

- I ’exposé détaillé,
- Le titre
- Le développement
- Le signataire du rapport
1.2.3 Contenu et style

Le corps du rapport doit mettre en évidence la structure, le plan, grâce à des titres
et des sous-titres pour faciliter la lecture. Dans ce type de document, on utilise les
outils d’aide à la compréhension du documents (tableau, graphiques, schéma…).

Le rapport comprend deux parties. La première partie concerne la présentation du

document lu même et la deuxième partie quant à elle touche l’exposé, le
développement et la conclusion.

1ère partie :

- le timbre,
- la date
- l’entête avec les renseignements,
- la qualité du rapporteur,
- a mention du mot RAPPORT,
- l’objet du rapport.

2e partie :

Elle comprend :

- l’exposé,
- le développement et
- la conclusion.
- L’exposé :

Tout par de la question : pourquoi fait-on le rapport ? C’est la réponse à cette

question qui va constituer la substance de l’exposé. L’entête ne donne que la
matière sur laquelle porte le rapport tandis que l’exposé fera ressortir la raison
pour laquelle on rédige le rapport.

- Développement

Il est l’élément principal du rapport et le plus dense comme le raisonnement dans

un problème. Le développement est une dissertation, une démonstration. Il s’agit
en effet, de partir des données pour raisonner et aboutir à une conclusion, un
jugement qui fera une proposition d’action que l’on fera apparaitre dans la partie
conclusion.

Toutefois, la partie développement peut comporter des conclusions partielles. Le

développement comporte en lui-même deux parties :

1ère partie :

- Présentation des faits

Il s’agit de faits décrits avec objectivité et clarté. Les faits doivent être organisés
entre eux selon une chronologie ou un ordre de conséquence.

- Démonstration

Elle sera spécifique. Les idées seront ordonnées entre elles. Il s’agit de mener un
raisonnement en fonction de ces données de manière à déboucher sur un résultat
que l’on fait apparaitre dans la partie conclusion.

- Conclusion

La conclusion est brève. Elle est la solution logique qui peut se dégager du
raisonnement mené dans le développement. Elle est la réponse au problème posé
dans l’exposé. Sans elle, le rapport n’a pas de sens et reste incomplet.
1.3 PROCES-VERBAL
1.3.1 Définition

On appelle procès-verbal ce que relate un agent de l’autorité publique au sujet de

ce qu’il a vu, entendu et fait.

Il se différencie du compte rendu et du rapport par le fait qu’il constitue un acte

qui fait foi et qui ne peut être remis en cause que par la procédure d’inscription en
faux. Le procès-verbal est élaboré par des personnes habitées, commissionnées
par l’autorité judiciaire ou administrative (policière, voirie, eaux et foret).

1.3.2 Caractéristiques

Le procès- verbal a des caractéristiques spécifiques. On peut citer :

- la présentation,
- le titre et
- le but etc.
1.3.3 Contenu et style
- La présentation :

Le procès-verbal est dressé à l’occasion de certains événements. Généralement,

le procès-verbal émane de des services financières, des services de l’inspection
du travail, de contrôle et de services administratifs.

Il existe plusieurs types de procès-verbal :

- procès- verbal de réunion,

- procès-verbal de constat
- procès-verbal de réception,
- procès-verbal de passation etc.

Chaque procès-verbal a sa spécificité. Il tient compte de ce sur quoi porte le

procès-verbal.
Du point de vue style, le procès-verbal a son langage. Son style des autres écrits
professionnels.

1.3.4 NOTE DE SERVICE/D’INFORMATION

[Link] Définition

La note de service est un document écrit qui transmet à l’intérieur d’un service,
d’une entreprise etc. des informations ayant trait à l’activité de ce service. C’est
un moyen par lequel la hiérarchie s’adresse à des subordonnées. La note de
service étant un document par lequel la hiérarchie d’adresse au personnel placé
sous ses ordres. Le caractère exécutoire des instructions qu’elle contient ne peut
pas être applicable qu’à ce personnel uniquement et ne peut sortir de cet ensemble.
Il est réellement un document interne. Il existe également la note d’information.

[Link] Caractéristiques

La note de service a des caractéristiques qui lui sont propres.

- Titre,
- Ordre sans discussion,
- Style,
- Clarté,
- Concision
[Link] Contenu et style

La présentation de la note de service comprend :

- l’entête
- le lieu et le timbre,
- les références.

Il existe deux possibilités.

1ère partie

- La référence est placée sous le timbre,

- Le titre NOTE DE SERVICE,
- L’objet placé à la marge.

2e partie

- Le titre NOTE DE SERVICE

- La destination

Elle est un écrit professionnel dont l’objectif est seulement de porter des
informations à la connaissance des agents d’un service. Elle diffère de la note de
service en ce sens qu’elle ne donne que l’information. Par contre, la note de
service donne non seulement des informations mais a un trait injonctif qui donne
implicitement des ordres aux agents.

1.4 LA LETTRE DE MOTIVATION

C’est un document d’une page maximum qu’un candidat adresse au recruteur pour
lui faire part de sa volonté de travailler avec lui dans son entreprise en insistant
sur ses compétences et les qualités. Il existe deux types de lettre de motivation :
- la candidature spontanée et
- la réponse à une annonce.
1.4.1 Lettre de motivation 1 (réponse à une annonce)

La lettre de motivation est souvent demandée dans les avis de recrutements.

Lorsqu’elle est demande dans le cadre d’une annonce ou avis de recrutement, elle
est appelée réponse à une annonce. Dans ce cas, elle comporte quelques
informations essentielles à savoir :

- références de l’avis de recrutement,

- formations et diplômes,
- les motivations du candidat,
- les qualités du candidat et
- la disponibilité à répondre éventuellement à un entretien.
1.4.2 Lettre de motivation2 (candidature spontanée)

Lorsque la lettre de motivation est initiée par un candidat sans aucun avis de
recrutement, elle est qualifiée de candidature spontanée. Dans ce cas, elle diffère
légèrement de la première forme :

- formations et diplômes,
- les motivations du candidat,
- les qualités du candidat et
- la disponibilité à répondre éventuellement à un entretien.
1.5 CV

Le curriculum vitae est un document écrit qui retrace le parcours scolaire et

académique d’une personne. Il prend également en compte les différentes
expériences professionnelles acquises par son auteur et expose ses connaissances
informatiques et linguistiques. Il existe deux types de CV :

- le CV simple et
- le CV professionnel
 II- SYNTHESE DE DOCUMENTS

La synthèse de document est un exerce qui demande beaucoup de préparation et

d’exercices au niveau des étudiants.

Quelques éléments à prendre en compte lors de la préparation

✓ Faire la lecture des documents proposés

Elle consiste à prendre connaissance des textes proposés. En lisant, l’étudiant

découvre de quoi l’auteur parle et les idées développées par rapport à l’aspect
choisi.

✓ Faire ensuite une lecture analytique des documents avec un œil critique

En dehors de la lecture analytique, l’étudiant peut pouvoir faire une deuxième

lecture qui est analytique. Au cours de cette lecture, il doit mettre en pratique son
esprit d’analyse et de critique.

2.1 Prépartion de la synthèse

La réussite de la synthèse de documents passe par plusieurs étapes. Elle facilite la

prise en compte de tous les aspects de l’exercice. Nous avons quatre étapes que
sont :

- la lecture analytique,
- le tableau synoptique,
- la problématique et
- l’élaboration de plan
2.1.1 Lecture analytique

Elle est une lecture critique. Elle analyse tous documents à synthétiser. Le thème
de la synthèse étant en général indiqué dans l’intitulé du sujet, vous savez déjà de
quoi il est question. Vous devez orienter votre lecture en visant les documents qui
entrent dans le champ du sujet. Même si les autres idées développées sont
intéressantes, nous ne devez pas en tenir compte. Il faut noter que les textes
peuvent venir de différents genres littéraires. A vous de faire attention pour que
d’autres idées ne vous éloignent du sujet.

2.1.2 Tableau synoptique

En complément à la lecture analytique, il faut élaborer un tableau synoptique qui

fait la somme de toutes les informations nécessaires dont vous avez besoin pour
réussir votre exercice. Il est organisé en plusieurs colonnes avec des indications
bien différentes.

Tableau synoptique

Titre du doc: n°1 Titre du doc: Titre du doc: Titre du doc: Piste de
n°2 n°3 n°4 réflexion
Titre de
l’oeuvre: Titre de Titre de Titre de
l’oeuvre: l’oeuvre: l’oeuvre:
Nature de
l’oeuvre Nature de Nature de Nature de
l’oeuvre l’oeuvre l’oeuvre
Auteur:
Auteur: Auteur: Auteur:
Date de parution
Date de Date de Date de
parution parution parution

- Idée n°1 - Idée n°1 - Idée n°1 - Idée n°1 Piste de

réflexion n°1
- Idée n°2 - Idée n°2 - Idée n°2 - Idée n°2
Piste de
- Idée n°3 - Idée n°3 - Idée n°3 - Idée n°3
réflexion n°2
- Idée n°4 - Idée n°4 - Idée n°4 - Idée n°4
Piste de
réflexion n°3

Piste de
réflexion n°4
 2.1.3 Problématique

La synthèse de documents à pour but de présenter à un lecteur ou un auteur un

ensemble de docuemnts traitant d’un même thème. Le docuement final est donc
le fruit d’une étude comparative qui, à partir des ressemblances et des différences,
apporte une réponse à la problématique que le groupement fait apparaitre lors de
la lecture analytique.

La synthèse est en réalité une analyse dynamique, organisée selon un plan. Elle
n’est pas une simple juxtaposition d’informations glanées ça et là. Il s’agit au
cours du trvail d’analyse de prendre du recul pour faire apparaitre l’intéret majeur
d’un ensemble de documents, les motivations et les intentions des acteurs.

L’élaboration de la problématique est une étape très importante dans le processus

de rédaction de la synthèse de doucement. La question qui conduit à
l’indentification de la problématique doit être très précise. Elle doit vous conduire
à l’exploitation des idées que vous relevez dans les documents. Rappelons que la
problématique est la généralisation d’un problème. Il faut de la méthode en tout.

2.1.4 Plan

Il n’y a pas d’indication particulière à donner dans le cadre de l’élaboration du

plan à suivre pour la rédaction de la synthèse de documents. Cependant, il est à
signaler que le plan comporte généralement deux à trois parties au plus. Il ne
dépasse jamais cela. On n’est pas tenu d’aller forcément aux trois parties. En
regroupant les idées, on peut rédiger sa synthèse avec deux parties. C’est
raisonnable de se limiter à deux.

Chaque partie peut être subdivisée en sous parties. Il faut disposer des arguments
et des exemples pouvant vous y aider.

Chaque document doit être utilisé au moins une fois dans chacune des parties.
 2.2 Principes du travail

En parlant de principes, nous évoquons la ligne directirce à suivre pour bien

réussir cet exercice.

Le principe du travail se résume en:

✓ Réduction du volume des textes,

✓ Confrontation des iédées
✓ Synthèse objective et ordonnée
Après le principe directeur de la synthèse de document, que retenir de sa
réalisation?
3 Réalisation

Comme le nom l’indique la synthèse consiste en la réduction des idées des

auteurs. C’est une réduction qui suit le fil conducteur du plan d’analyse élabnoré.

La synthèse de document est exercice proposé aux étudiants et vise à évaluer leur
capacité d’analyse et de synthèse. Il est simple pour celui qui sait s’y prendre. La
réussite de cet exercice passe forcément par la maîtrise de son principe. Dans cette
partie, nous mettons l’accent sur les éléments clés à ne pas perdre de vue lors de
sa production.

Il faut cependant faire la différence entre résumé et reproduction. Il n’est point

question dans cet exercice de produire un autre texte. C’est plutôt travailler à
réduire le volume des textes proposés tout en respectant la progression des idées.

Le résumé doit viser trois valeurs que sont : la concision, l’objectivité et l’ordre :

✓ Concision : le résumé à proposer ne doit en aucun cas dépasser le volume du

texte initial.
✓ Objectivité : il ne faut jamais imaginer à la place des auteurs. Il faut strictement
se limiter à l’essentiel de ce qui est dit dans les textes.
✓ Ordre : le développement de toute idée suit une progression. Il ne faut pas
mélanger les idées n’importe comment pour satisfaire l’évaluateur. Tout est
question de principe et d’honneur. Notre identité apparait toujours dans tout ce
que nous faisons.
3.1 Rédation

La partie mise en œuvre de toutes les techniques est le développement. Le

développement est le résultat de tout le processus suivi de la réception de
l’épreuve jusqu’à la remise de la copie rédigée. Il y a trois parties essentielles à
présenter dans le développement : l’introduction le corps du devoir et la
conclusion. Dans les lignes suivantes, nous insisterons sur chacune de ces parties
pour une meilleure réussite de l’exercice.

3.1.1 Introduction

L’introduction est la porte d’entrée dans votre document. Vous devez donc en
prendre soins. Dans ce sens :

✓ Il faut d’abord amener le sujet, en évitant les généra- lités absurdes

(De tout temps, l’homme… »), mais en situant par exemple le cadre
dans lequel s’inscrit ce sujet ;
✓ Vous devez ensuite poser la problématique, de préférence sous
forme de question indirecte, en montrant que, dans le cadre que vous
venez de poser, cette question est tout à fait pertinente ;
✓ Il faut enfin annoncer le plan, en tâchant de ne pas faire appel à la
formulation du type : Dans une première partie, nous verrons que… ».

Vous allez devoir présenter les documents du corpus, mais cette présentation
doit absolument se faire dans la première partie, au fil de la synthèse et non
dans l’introduction.
 3.1.2 Développement

Vous n’avez bien entendu pas le temps de rédiger votre synthèse au

brouillon puis de la recopier au propre. Vous devez donc faire ce travail
directement sur votre copie d’examen. Vous vous laisserez guider par le
plan détaillé que vous aurez préparé au brouillon, avec, en parallèle, votre
tableau synoptique dans lequel vous avez déjà effectué le travail de
reformulation.

La synthèse doit être objective, vous ne devez donc jamais employer la

première personne, que ce soit du singulier ou du pluriel. Le « je » est
relativement facile à éviter, mais le « nous » vous est interdit aussi, sous
peine que votre synthèse soit jugée subjective. Il faut être extrêmement
vigilant. Le pronom indéfini « on » en revanche respecte parfaitement la
neutralité que réclame l’objectivité. Vous pouvez l’utiliser autant qu’il
vous plaira.

Les références aux documents doivent être systématiques : on doit toujours

savoir dans quel document se trouve l’idée que vous énoncez. Les
références aux documents ne doivent pas se faire en fonction du numéro du
document dans le corpus : votre synthèse doit pouvoir se lire et se
comprendre même si l’on n’a pas le corpus en vis-à-vis. Vous devez donc
faire référence aux documents en citant le nom de leur auteur ou leur
titre.

Vous devez aussi relier les idées les unes aux autres par les connecteurs logiques
dont la maîtrise n’est plus à rappeler.

3.1.3 Conclusion

Comme l’indique son nom, c’est la partie qui fait le bilan de tout le
développement. Il est nécessaire de lui consacrer une attention particulière. La
conclusion doit elle aussi constituer un seul paragraphe. Dans la
conclusion, il est question du bilan. On fait le point du développement effectué.
La conclusion prend fin par une petite ouverture. Elle n’est pas obligatoire. Le
faire n’est pas mal non plus. Chacun doit faire son choix et l’assumer.