Centre de Ressources Comptabilité Finance

Lycée Marie Curie

avenue du 8 mai 1945 – 38435 ECHIROLLES CEDEX

site web : http://crcf.ac-grenoble.fr/

CEGID – MODE OPERATOIRE

PRESENTATION

Le contenu du mode opératoire

Le mode opératoire se propose de présenter les principales manipulations du PGI et de détailler un certain nombre d’opérations des
applications principales.

Il se compose de blocs d’informations générales relatives aux éléments suivants :

 Manipulations courantes ou générales ;
 Personnalisation de l’environnement de travail ;
 Gestion des utilisateurs et les droits d’accès.

Par ailleurs, il intègre les manipulations nécessaires pour les opérations principales des applications suivantes :
 Gestion commerciale ;  Comptabilité et Suivi des règlements ;
 Paie GRH ;  Servantissimmo.

Enfin, deux types d’informations utiles vous sont présentées en fin de mode opératoire :
 Une boîte à outils ;
 Préparer un dossier.

Le fonctionnement du mode opératoire

Pour chacune des opérations présentées, il est indiqué le chemin d’accès afin de réaliser l’action. Ce chemin est indiqué sous la forme :
Application, Module, Menu, Commande

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MANIPULATIONS COURANTES OU GÉNÉRALES
Se connecter à un dossier en choisissant la date Lancer l’« Accueil Entreprises », ne pas saisir de mot de passe afin que le PGI propose une
autre boîte de dialogue permettant de saisir le mot de passe de l’utilisateur mais aussi de
modifier la date de traitement.
Travailler sur plusieurs applications en même temps A partir de l’« Accueil Entreprises » il faut ouvrir les différentes applications afin qu’elles
apparaissent sur la barre des tâches et afin de basculer d’une application à une autre.
Changer d’utilisateur dans une application
Cliquer sur le bouton
Il est ensuite possible de changer d’utilisateur et de changer la date.
Filtrer des informations avant de lancer une action Sélectionner l’un ou plusieurs des critères disponibles sur votre haut d’écran.

Filtrer avec l’icône

Le logiciel vous renvoie les informations correspondant à vos critères. Pour sélectionner
une des informations (par exemple le type de journal en saisie d’écritures comptables ou
le type de document commercial), il faut le surligner puis appuyer sur « Echap ».
Filtrer de manière avancée les informations Le principe est identique au principe précédent. Il suffit de sélectionner sur les autres
onglets disponibles les informations à trier. Pour certains champs, vous pouvez utiliser des
opérateurs logiques du type Et, Ou, Égal, Supérieur, Différent…
Remonter les étapes d’un flux d’information
(exemple : remonter d’une écriture comptable au Bouton loupe . Ce bouton permet la traçabilité des pièces et des opérations.
bon de commande d’origine)
Accéder au moniteur SQL pour interroger la base de
données Cliquer sur le bouton
Cela permet d’accéder au moniteur SQL afin de créer des requêtes d’interrogation de la
base de données.
Basculer sur les applications bureautiques
Cliquer sur le bouton . Il suffit ensuite de sélectionner le logiciel Office souhaité.
Revenir à l’écran d’accueil d’une application
Cliquer sur le bouton . Cela permet de revenir à l’écran d’accueil et de choisir à
nouveau un module.

PERSONNALISATION DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Barres de menus plus lisibles (petites icônes ou Menu Affichage : choix parmi Grandes icônes/Petites icônes, Liste hiérarchique/Barre
arborescence) d’icônes
Filtrage automatique sans cliquer sur le bouton bleu Sur la fenêtre où l’on souhaite créer le filtre, choisir les champs et compléter, puis cliquer
sur

Puis : Créer / Donner un nom / Éventuellement mettre ce filtre par défaut.

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GESTION DES UTILISATEURS ET DES DROITS D’ACCÈS
Créer un groupe d’utilisateurs Administration Sociétés, Utilisateurs et accès, Groupes d’utilisateurs
Identifiant et mot de passe : Cegid

Pour créer un nouveau groupe d’utilisateurs, cliquer sur l’icône nouveau

Créer un utilisateur Administration Sociétés, Utilisateurs et accès, Utilisateurs
Identifiant et mot de passe : Cegid

Pour créer un nouvel utilisateur, cliquer sur l’icône nouveau. Le rattacher à un

groupe.
Attribuer des droits à un groupe Remarque préalable :
Il est possible soit :
- de bloquer l’accès à un menu pour un groupe d’utilisateurs,
- de bloquer « le concept ».
Bloquer les menus empêche le traitement à partir du menu bloqué alors que bloquer le
concept bloque le traitement à partir de n'importe quel menu (la possibilité n'apparaît pas
dans le menu contextuel ou dans les boutons en bas des fenêtres).
C'est pourquoi bloquer les concepts dans l'administration société peut être
risqué.
 On ne connaît pas forcément l'application dans laquelle on modifie les droits.
 Il est donc souhaitable de gérer les droits des groupes d’utilisateurs par
application.

Par exemple :
Comptabilité, Administration/Outils, Utilisateurs et accès, Gestion droits d’accès
Pour attribuer des droits ou les retirer, il y a deux possibilités :
- soit sélectionner la totalité de la colonne du groupe d’utilisateurs concerné, puis
tout refuser (), autoriser ensuite seulement certains accès () ;
- soit pour chaque menu, par groupe d’utilisateurs, ne bloquer que ce qui est
nécessaire ().

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GESTION COMMERCIALE
PARAMETRAGES
Paramétrer les coordonnées de la société Gestion Commerciale, Paramètres, Paramètres société, Comptabilité,
Coordonnées
Procéder à la modification puis valider.
CLIENTS / FOURNISSEURS
Créer un client / Vérifier l’existence d’un client Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Clients/Prospects et la liste des clients
apparaît.
Pour créer un nouveau client, cliquer sur l’icône nouveau en bas de l’écran et compléter la
fiche client et les différents onglets.
Créer un fournisseur / Vérifier l’existence d’un Gestion Commerciale, Achats, Fichiers, Fournisseurs et la liste des fournisseurs
fournisseur apparaît.
Pour créer un nouveau fournisseur, cliquer sur l’icône nouveau en bas de l’écran et
compléter la fiche fournisseur et les différents onglets.
Supprimer un client Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Suppression client
Effectuer la recherche du client à supprimer, décocher la protection (Fermé O/N) et lancer
la recherche. Lancer ensuite la suppression.
Imprimer la liste des clients Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Clients/Prospects
Cliquer sur l’icône « Imprimer ». Choisissez, si besoin, les options d’impression et validez-
les. La liste des clients apparaît à l’écran. Lancez l’impression.
Initialiser un en-cours client Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Clients/Prospects
Sélectionner l’un des clients, puis sur l’onglet « Règlements », lui accorder un crédit. Un
feu tricolore (mesurant le risque client) apparaîtra sur le premier onglet de la fiche du
client.
Initialiser des zones libres ou des tables libres pour Dans les fiches clients ou fournisseurs, il est possible sous l’onglet « Informations » de
les clients et les fournisseurs personnaliser les informations en ajoutant des zones ou des tables spécifiques.
Création d’une table :
Gestion Commerciale, Paramètres, Tiers et contacts, Libellés libres clients,
Tables
Ensuite, à partir de l’un des clients, créer les tablettes associées à cette table libre :
Création des tablettes (ou libellés) associés à cette table :
Gestion commerciale, Ventes, Fichiers, Clients/prospects
Sélectionner l’un des clients, sur l’onglet « Informations », pour la table créée, cliquer sur
le bouton afin de créer les tablettes associées (procédure identique pour les
fournisseurs).
Initialiser les zones commerciales Gestion Commerciale, Paramètres, Tiers et contacts, Zones commerciales
Il suffit d’aller créer des zones commerciales pour que celles-ci soient disponibles sur la
fiche client. Même procédure pour des secteurs géographiques par exemple.
Gérer le risque (crédits) clients Gestion commerciale, Relation clients, Clients/Prospects
Ouvrir le client concerné, Cliquer sur l’onglet « Règlements » « La loupe » puis
Sélectionner « Encours ». Modifier les crédits et le plafond autorisé.

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 FAMILLES D’ARTICLES / FAMILLES COMPTABLES / VENTILATIONS COMPTABLES
Créer une famille d’articles Gestion Commerciale, Paramètres, Articles et stocks, Familles d’articles
Cette famille permettra de classer et de regrouper les articles, il suffira de la renseigner
sur la fiche article. Il est possible de renseigner plusieurs familles par article, compléter au
choix une ou plusieurs familles. Cliquer sur l’icône nouveau puis créer la famille d’articles.
SANS LIEN AVEC LA FAMILLE COMPTABLE
Créer une famille comptable Gestion Commerciale, Paramètres, Articles et stocks, Familles comptables
Ces familles comptables sont fondamentales afin de permettre le lien entre le module
comptable et le module commercial.
Ces familles sont ensuite à utiliser pour les ventilations comptables.
Cliquer sur l’icône nouveau puis créer la famille comptable.
Initialiser les ventilations comptables Gestion Commerciale, Paramètres, Gestion commerciale, Ventilations
comptables
En bas de l’écran, il s’agit de paramétrer les différents comptes à utiliser lors des
transferts comptables des opérations commerciales. Il est possible de paramétrer ces
comptes par article ou par famille comptable (si elles sont créées).
Cliquer sur les « … » à coté de l’Article et sélectionner la famille comptable articles.
Compléter ensuite les différents comptes à utiliser (en cliquant éventuellement sur les
« … » ).
ARTICLES / INVENTAIRE
Créer un dépôt supplémentaire Gestion Commerciale, Articles et stocks, Fichiers, Dépôts
Créer un nouveau dépôt. Fermer l’application et la relancer pour que la création de ce
nouveau dépôt soit prise en compte.
Initialiser des mouvements inter-dépôts Remarques préalables :
- il faut créer un tiers particulier (Client) pour permettre ces mouvements inter-
dépôts ;
- il faut qu’il existe deux dépôts.
Création du client dédié :
Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Clients/Prospects
Créer un nouveau client, compléter la fiche client. Fermer puis rouvrir la fiche client.
Sur l’onglet « Compléments », préciser « Client livré » : Choisir le client créé
précédemment.
Normalement pour le « Client facturé », le client est celui créé.
Création du dépôt supplémentaire :
Gestion Commerciale, Articles et stocks, Fichiers, Dépôts
Initialiser ces mouvements inter-dépôts :
Gestion Commerciale, Paramètres, Société, Paramètres/Société, Gestion
commerciale, Paramètres par défaut
Compléter le « Tiers des transferts » : Client créé pour ces opérations inter-dépôts.
Générer un mouvement inter-dépôts Gestion Commerciale, Articles et stocks, Traitements, Mouvements inter-dépôts
Compléter les dépôts émetteur et récepteur puis sur la première ligne du document
cliquer sur les « … », sélectionner avec la barre d’espace les articles concernés par le
mouvement et cliquer sur le bouton « Ouvrir »r (ou cliquer sur le bouton « Tout

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 sélectionner » puis sur « Ouvrir »).
L’ensemble des articles apparaît, il ne reste plus qu’à compléter les quantités.
Créer un article Gestion Commerciale, Articles et stocks, Articles, Articles, Marchandise
Cliquer sur l’icône nouveau puis créer le nouvel article, saisir ensuite les informations dans
les onglets et valider la création de l’article.
Attention : Ne pas autoriser la remise en pied (sur l’onglet « Général » de chaque article)
pour chaque article en raison d’un bug du PGI. Les remises accordées seront à noter ligne
par ligne lors de l’élaboration des documents commerciaux.
Supprimer un article Gestion Commerciale, Articles et stocks, Articles, Marchandises
Cliquer sur l’article à supprimer et sur l’onglet « Général », préciser supprimé le : « date
du jour ». Puis, Gestion Commerciale, Articles et stocks, Suppression articles par
lot, Date du jour
Sélectionner l’article à supprimer (ou les articles) puis cliquer sur .
Créer des niveaux de stock Gestion commerciale, Articles et stocks, Articles, Articles, Marchandise
Cliquer sur l’article dont on souhaite paramétrer les niveaux de stock, ouvrir la fiche
article.

Cliquer sur puis choisir « Stock », une fenêtre « Disponibilité des articles en stock »
apparaît. Cliquer alors sur l’article, puis sur l’onglet « Paramétrage ». Il est alors possible
d’indiquer : un niveau maximum, un niveau de recomplètement, un seuil d’alerte et un
seuil minimum.
Créer un article consigné Gestion Commerciale, Articles et stocks, Articles, Consigne
Cliquer sur l’icône nouveau puis créer le nouvel article consigné. En sélectionnant sur
l’onglet « Caractéristiques » TVA : Sans taux, cela permettra d’avoir une consignation en
TTC.
Pour les articles consignés non retournés, il suffit de laisser la TVA au taux normal.
Imprimer la liste des articles Gestion Commerciale, Articles et stocks, Éditions, Articles, Liste
Sélectionner les critères de recherche (ici tous) et lancer la recherche (touche « V » bleu).
Cliquer sur l’icône « Imprimer ». Si besoin, sélectionner l’imprimante et lancer
l’impression.
Initialiser l’inventaire Gestion Commerciale, Articles et stocks, Inventaire
Dans la liste préparatoire indiquer type initialisation ou 1 er inventaire.
Puis, Gestion Commerciale, Articles et stocks, Inventaire, Validation, Liste
d’inventaire OK
Saisir inventaire de départ Gestion Commerciale, Articles et stocks, Inventaire, Saisie
Saisir votre inventaire de départ, à la création de cette initialisation, le logiciel a du créer
un stock pour chaque produit stocké (à préciser lors de la création de l’article).
Saisir une entrée ou une sortie exceptionnelle Gestion Commerciale, Articles et stocks, Traitements, Mouvements
exceptionnels, Entrée ou Sortie
Saisir vos entrées par article.
Cette saisie multi-articles se base sur le principe de la saisie de pièce et s’active via deux
paramètres :
Gestion Commerciale, Paramètres, Société, Paramètres société, Gestion
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 commercial, Stock
Puis saisie multi-articles, préciser un tiers existant sinon la saisie ne pourra pas être
effectuée.
Vérifier les disponibilités en stock Gestion Commerciale, Articles et stocks, Consultation, Articles disponibles
Pour faire apparaître le libellé, choisir l’icône « paramétrer la présentation », choisir libellé,
puis cliquer sur la flèche rouge à droite, faire ensuite remonter le champ avec la flèche
rouge verticale vers le haut.
Vérifier dans la liste des articles la disponibilité en stock.
Paramétrer une remise en pourcentage Gestion Commerciale, Ventes, Tarifs, Assistant création tarif article
Il est possible de faire une remise par article ou pour l’ensemble des articles (il suffit de les
sélectionner). Il est également possible de faire des remises par article et par client.
Paramétrer une remise en quantité Gestion Commerciale, Ventes, Tarifs, Articles
Sélectionner l’article concerné puis Cocher la case « Tarif quantitatif ». Paramétrer ensuite
les remises en fonction des quantités. Préciser les dates d’application de ces remises.
Dupliquer ces remises pour les autres articles :
Gestion Commerciale, Ventes, Tarifs, Duplication
Dans la fenêtre « Duplication des tarifs », les différents tarifs créés apparaissent.
Sélectionner celui à dupliquer, et un assistant de duplication se lance.
Paramétrer une remise exceptionnelle Gestion Commerciale, Ventes, Tarifs, Famille tarif article
Dans la fenêtre, sélectionner « produits fabriqués et commercialisés ». Cocher la case
« tarif famille tarif client ». En dessous, Sélectionner le dépôt, la famille tarif tiers, le
libellé, la remise n°1, la période. Sélectionner remise tiers cumulée et cocher la case à
cascader puis valider.
REGLEMENTS
Créer un mode de règlement d’un client Gestion Commerciale, Paramètres, Généraux, Condition de règlements
Pour créer un nouveau mode de règlement, icône nouveau puis onglet échéances.
Affecter un mode de règlement à un client Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Clients prospects
Sélectionner et ouvrir la fiche du client. Choisir l’onglet règlement. Modifier et valider.
Modifier un mode de règlement Gestion Commerciale, Achats, Fichier, Fournisseur
Choisir le fournisseur. Aller dans l’onglet règlement et choisir le mode de règlement.
Créer (et enregistrer) un acompte Gestion Commerciale, Ventes, Saisie, Modification, Commande
Effectuer la recherche, ouvrir la pièce. Sélectionner l’onglet « Acompte-règlement ». Dans
la fenêtre, sélectionner le mode, le journal et saisir le montant. Valider la modification.
DOCUMENTS COMMERCIAUX
Créer une commande client Gestion Commerciale, Ventes, Saisie, Commande
Saisir l’ensemble des informations puis valider la pièce commerciale.
Supprimer une commande client Gestion Commerciale, Ventes, Saisie, Modification
Choix du type de pièces.
Préciser les critères pour retrouver la pièce, puis l’ouvrir et cliquer sur « Supprimer la
pièce ».
Créer une commande fournisseur Gestion Commerciale, Achats, Saisie, Commande, Commande
Saisir l’ensemble des informations puis valider la pièce commerciale.
Supprimer une commande fournisseur Gestion Commerciale, Achats, Saisie, Modification, Commande
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 Choix du type de pièces.
Préciser les critères pour retrouver la pièce, puis l’ouvrir et cliquer sur « Supprimer la
pièce ».
Saisir plusieurs articles automatiquement dans un Gestion Commerciale, Ventes, Saisie, Commande (ou tout autre document
document commercial commercial)
Saisir l’ensemble des informations nécessaires puis sur la première ligne du document
cliquer sur les « … », sélectionner avec la barre d’espace les articles concernés et cliquer
sur le bouton « Ouvrir » (ou cliquer sur le bouton « Tout sélectionner » puis sur « Ouvrir »).
L’ensemble des articles apparaît, il ne reste plus qu’à compléter le document commercial.
Saisir des frais de port Gestion Commerciale, Ventes, Saisie, Commande
Saisir l’ensemble des informations puis cliquer en bas d’écran sur le bouton .
Vérifier les comptes relatifs aux frais de port Gestion Commerciale, Paramètres, Société, Paramètres société, Gestion
commerciale
Sélectionner « Comptes comptables » et paramétrer les comptes à utiliser.
Vérifier une commande Gestion Commerciale, Ventes, Consultation, Pièces
Sélectionner la nature de la pièce recherchée. Préciser éventuellement la date de saisie de
la pièce et valider la recherche. La commande apparaît en ligne. L’ouvrir en cliquant
dessus puis cliquer sur le bouton « Imprimer » pour lancer l’impression.
Générer une livraison et le bon de livraison Gestion Commerciale, Ventes, Génération, Livraison
Sélectionner le document à générer en sélectionnant la nature du document, le nom du
tiers et éventuellement la date de saisie de la pièce. Lancer la recherche. Le document à
générer apparaît en dessous. Double cliquer dessus pour l’ouvrir et le modifier.
Générer une livraison partielle Gestion Commerciale, Ventes, Génération, Livraison
Effectuer la recherche de la pièce à générer. Ouvrir la pièce. Modifier la quantité livrée, ce
qui modifie alors le reliquat), la date et valider.
Générer un reliquat de commande Gestion Commerciale, Ventes, Génération, Livraison
Effectuer la recherche de la pièce à générer. Ouvrir la pièce. Modifier la date et valider la
génération complète en bon de livraison.
Générer des bons de réception Gestion Commerciale, Achats, Génération, Génération automatique, Commandes
en réceptions
Lancer la recherche des bons de commande et valider la recherche. Sélectionner les bons
à générer puis cliquer sur le « V » vert. Indiquer la date et valider la création des pièces.
Générer une facture Gestion Commerciale, Ventes, Génération, Facture
Sélectionner le document à générer en sélectionnant la nature du document, le nom du
tiers et éventuellement la date de saisie de la pièce. Lancer la recherche. Le document à
générer apparaît en dessous. Double cliquer dessus pour l’ouvrir. Changer la date du
document et valider la manipulation. Valider également la répartition des échéances.
Il est possible de créer directement une facture sans passer par la génération :
Gestion Commerciale, Ventes, Saisie, Facture
Supprimer une facture / Créer un avoir financier / La suppression d’une facture est impossible, ce qui est professionnellement
Mise à jour des stocks logique. Par ailleurs, la génération de la facture a provoqué son enregistrement
comptable.

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 Il faut donc créer un avoir sur stock à partir de cette facture, ce qui permettra
de contre-passer l’écriture et de remettre les stocks à jour.
Gestion commerciale, Ventes, Génération, Avoir, Facture en avoir sur stock
Rechercher la facture concernée, cliquer sur ouvrir afin de créer l’avoir sur stock, puis sur
« Enregistrer la pièce » (valider).
Il est souhaitable de vérifier en comptabilité que l’avoir a bien été enregistré.
Comptabilité, Éditions, Journaux, Journal des écritures
Sélectionner le journal et la date, vérifier que l’avoir a été comptabilisé afin de
contrepasser l’écriture liée à la facture.

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 ECRITURES COMPTABLES
Transférer « non automatiquement » une écriture Le transfert est automatique. La modification de la procédure de transfert ne peut être
comptable effectuée à moins de téléphoner à l’assistance CEGID afin d’obtenir le mot de passe du
jour.
La procédure est la suivante (une fois obtenu le mot de passe) :
Gestion Commerciale, Paramètres, Gestion commerciale, Pièces, Nature
Saisir le mot de passe du jour puis choisir le type de pièces dans la partie droite de la
fenêtre, par exemple « Facture client » et :
- modifier l’action finie en « Comptabilisé » (par défaut « Enregistrement ») dans l’onglet
« Gestion » ;
- modifier dans l’onglet « Actions/Comptabilité », dans la partie relative à la pièce,
standard : « Temps différé » (par défaut « Temps réel »).
Visualiser une écriture comptable Gestion Commerciale, Ventes, Consultation, Pièces
Sélectionner la facture à consulter. L’ouvrir en double cliquant dessus. Puis aller sur la
« loupe » et sélectionner l’option « écriture comptable ».
Comptabilité, Écritures, Courantes, Visualisation, Sélectionner journal des ventes et
les dates.
COMMERCIAUX
Visualiser une synthèse des pièces commerciales Gestion Commerciale, Ventes, Consultation, Pièces
Sélectionner la facture à consulter. L’ouvrir en double cliquant dessus. Puis aller sur la
« loupe » et sélectionner les options « synthèse » et « pièce ».
Paramétrer la gestion des commerciaux Gestion Commerciale, Paramètres, Société, Paramètres sociétés
Gestion commerciale puis paramètres par défaut, Cocher « Gestion des commerciaux ».
Créer un nouveau commercial Nb Paramétrage nécessaire : Pour afficher les commerciaux dans le module de gestion
commerciale, il faut aller dans Gestion Commerciale, Paramètres, Société,
Paramètres société, Gestion commerciale, Paramètres par défaut. Cocher le
bouton gestion des commerciaux. Création : Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers,
Commerciaux, Nouveau. Renseigner les champs et valider.
Imprimer la fiche d’un commercial Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Commerciaux.
Le sélectionner puis icône « imprimer ».

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COMPTABILITÉ et SUIVI DES REGLEMENTS
EXERCICES
Créer un exercice Comptabilité, Structures/Paramètres, Paramètres, Exercices
Ouvrir un exercice Administration Sociétés, Paramètres généraux, Exercices
Cliquer sur le bouton nouveau puis créer votre nouvel exercice. Valider.
Deux exercices seulement peuvent être ouverts simultanément.
Il faut donc clôturer les précédents pour passer à l’exercice suivant. Voir ci-dessous.
PUIS
Comptabilité, Traitements courants, Menu à-nouveaux, Ouverture d’exercice
Sélectionner l’exercice à ouvrir après l’avoir créé dans l’étape précédente.
Clôturer un exercice Comptabilité, Traitements courants, Clôture, Clôture définitive
Cliquer sur clôture définitive avec génération d’a-nouveaux.
PLAN COMPTABLE / JOURNAUX / COMPTES
Modifier le plan comptable et les journaux. COMPTES : Comptabilité, Structures/Paramètres, Structures, Comptes
Généraux
Puis, Cliquer sur l’icône nouveau en bas de la fenêtre.
JOURNAL : Comptabilité, Structures/Paramètres, Structures, Journaux
Puis, cliquer sur le journal à modifier, et créer un nouveau journal avec l’icône de
création.
Créer un compte général et un compte de tiers Comptabilité, Structures/Paramètres, Structures, Comptes Généraux
Puis, Cliquer sur l’icône nouveau en bas de la fenêtre.
Créer un compte de tiers Comptabilité, Structures/Paramètres, Structures, Comptes Auxiliaires
Puis, Cliquer sur l’icône nouveau en bas de la fenêtre.
Supprimer un compte Comptabilité, Structures/Paramètres, Suppressions, Comptes généraux
(même démarche pour la suppression des comptes auxiliaires)
Sélectionner le compte avec la barre d’espace et valider.
Modifier la longueur des comptes Comptabilité, Administration/Outils, Outils, Longueur des comptes
Il est possible de modifier la longueur des comptes généraux, des comptes auxiliaires
et la longueur des sections analytiques.
Le plan comptable existant sera modifié en conséquence.
Modifier les comptes de TVA Comptabilité, Structures/Paramètres, Structures, Comptes Généraux
Initialiser « Exigibilité de TVA » Comptabilité, Éditions, Grand-livre, Auxiliaire
Création du compte 4458 TVA à régulariser.
Comptabilité, Structures/Paramètres, Structures, Comptes Généraux
Création Fournisseur concerné.
Gestion Commerciale, Achats, Fichiers, Fournisseurs
puis aller sur l’onglet Comptable pour l’exigibilité de la TVA et sur l’onglet Gestion
DAS2 pour le déclarer.
Comptabilité, Structures/Paramètres, Société, Paramètres société,
Comptabilité
Choisir TVA et cocher « TVA sur encaissement ».
Puis Exigibilité de la TVA client : « TVA sur les encaissements ».
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Vérifier les taux de TVA Comptabilité, Structures/Paramètres, Société, Tables, TVA par régime fiscal
Il est alors possible de vérifier et de modifier les taux de TVA et les comptes associés.
Saisir le RIB de l’entreprise Comptabilité, Structures/paramètres, Structures, Comptes généraux
Sélectionner le compte banque correspondant à l’établissement bancaire, double

cliquer sur le compte puis cliquer sur le bouton pour saisir le RIB.
ECRITURES
Saisir les écritures Comptabilité, Saisie courante, Sélectionner le journal
Générer la TVA automatiquement Comptabilité, Saisie courante, Sélectionner le journal
Saisir les comptes de l’écriture, par exemple celui des ventes et le compte fournisseur.

Cliquer ensuite sur le bouton (Génération TVA). Le compte et le montant de TVA

se calculent. Il suffit ensuite de compléter le montant de la créance client ou de la
dette fournisseur.
Paramétrer les comptes de contrepartie Comptabilité, Structures Paramètres, Journaux
Sélectionner le journal sur lequel on souhaite consulter ou modifier les comptes de
contrepartie.
Dans l’onglet « Compléments », il est possible de choisir un type de contrepartie (à la
ligne, manuelle,…) et de choisir le compte de contrepartie.
Edition du brouillard des écritures en fichier PDF Comptabilité, Editions, Journaux, Journal des écritures
Sélectionner les journaux et les dates, lancer l’état.
Cliquer sur l’icône imprimante puis sélectionner Imprimante, Nom : ADOBE PDF
Enregistrer votre fichier PDF
GESTION DES COMPTE AUXILIAIRES (LETTRAGE / CONTRÔLE / CREANCES DOUTEUSES)
Vérifier un tiers (ex. fournisseur ou client) Gestion Commerciale, Achats, Fichiers, Fournisseurs
Gestion Commerciale, Ventes, Fichiers, Clients/Prospects
Contrôler les échéanciers des factures fournisseurs ou Suivi des règlements, Suivi Fournisseurs (ou Suivi Clients), Editions,
clients Echéancier
Puis, Natures Généraux : Collectif Fournisseurs (ou Collectif clients) (attention
aux dates)
OU Comptabilité, Tiers, Edition de Suivi, Échéancier
Contrôler et lettrer des comptes auxiliaires Suivi des Règlements, Suivi Fournisseurs (Suivi Clients), Lettrage
- Lettrage manuel : faire un filtrage sur les fournisseurs (clients) puis sélectionner
avec la barre d’espace les fournisseurs (clients) à lettrer ;
- Lettrage automatique : préciser sur quelle base se fait le lettrage
(rapprochement combinatoire sur les montants et niveau maximum de
profondeur du lettrage 3), possibilité ensuite de visualiser le résultat du
lettrage.
Éditer un justificatif des comptes auxiliaires Comptabilité, Editions, Grand-livre, Auxiliaire
Créer un client douteux Comptabilité, Autres traitements, Gestion des créances douteuses, Suivi
créances douteuses
Cliquer sur le bouton « Nouveau ». Renseigner la date, le compte client
(rattachement).

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 Saisir le montant de la créance douteuse. Valider.
Appliquer un taux de dépréciation à un client douteux Comptabilité, Autres traitements, Gestion des créances douteuses
Sélectionner la créance douteuse à déprécier.
Cliquer sur le bouton « Suivi des créances douteuses ». Choisir taux de dépréciation
puis le saisir.
Enregistrer une dépréciation sur créances clients Comptabilité, Autres traitements, Gestion des créances douteuses
Sélectionner la créance douteuse à déprécier.
Cliquer sur le bouton « Suivi des créances douteuses », sélectionner « Génération des
écritures ». Confirmer. Valider.
Enregistrer une perte sur clients douteux Comptabilité, Autres traitements, Gestion des créances douteuses
Sélectionner la créance douteuse à basculer en pertes irrécouvrables.
Cliquer sur le bouton « Suivi des créances douteuses », sélectionner « Diminution des
pertes par créances ». Saisir la date, le rattachement (Client) et le montant de la perte
définitive. Valider puis visualiser les écritures.
REGLEMENTS
Créer un mode de règlement Comptabilité, Structures/Paramètres, Société, Tables, Modes de paiement
Il s’agit là de créer des catégories de mode de règlement (chèque, traite etc.…).
Créer des conditions de règlement Comptabilité, Structures/Paramètres, Société, Tables, Conditions de
règlement
Pour chaque mode de règlement, il est possible de créer des conditions particulières,
par exemple chèque à 7 jours, chèque à 30 jours etc.
Générer des lettres-BOR (à partir de l’application Suivi Suivi des Règlements, Suivi Fournisseurs, Lettre BOR, Edition
des règlements) Sélectionner le ou les fournisseurs avec la barre d’espace puis valider.
Filtrages : choisir un compte de Banque et un modèle de traite.
Visualiser (loupe) ensuite les différents BOR sans les imprimer.
Générer des remises à l’escompte Suivi des règlements, Suivi Clients, Remise à l’escompte, Remise
Puis compléter les paramètres de génération (Journal et compte).
Saisir des règlements VERIFICATION DES CREANCES CLIENTS OU DES DETTES FOURNISSEURS :
Comptabilité, Éditions, Grand livre, Auxiliaire ou Clic droit, Tiers
Sélectionner le Client/Fournisseur et visualiser.
ENCAISSEMENT : Suivi des Règlements, Suivi Clients ou Suivi Fournisseurs,
Ecritures, Saisie de règlements
Sélectionner le journal, le type de règlements et possibilité de lettrer simultanément.
Éditer une Lettre traite Suivi des règlements, Traite, Lettre-traite, Edition des lettres-traite
Sélectionner le client, puis utiliser l’aperçu pour voir la traite.
Modifier une échéance Suivi des règlements, Achats (ou Ventes), Autres traitements, Modification
d’échéances
Il faut modifier l’échéance avant le transfert en comptabilité.
Éditer et saisir des lettres-chèque Suivi des règlements, Suivi fournisseurs, Chèques, Lettres-chèque, Edition et
comptabilisation des lettres-chèques
Sélectionner les règlements concernés.
Puis compléter les paramètres de génération (Journal et compte).
En cliquant sur l’icône se situant à coté de Modèle, il est possible de paramétrer l’état
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 (en l’occurrence ici la lettre-chèque). Saisir un numéro de chèque.
EMPRUNTS
Créer un Emprunt Comptabilité, Autres traitements, CRE, Gestion des emprunts
Puis cliquer sur l’icône Nouveau en bas de la fenêtre.
Compléter le libellé, puis le numéro du compte « 164 000 - Emprunt auprès des
établissements de crédit ». Saisir la date de l’emprunt, la date de la première
échéance, le montant du capital emprunté et la durée (en précisant la période
correspondante).
Choisir Taux annuel : « Constant », « Bancaire », puis saisir le taux annuel.
Possibilité de saisir une assurance en taux ou en montant.
Possibilité de créer l’emprunt, ou de le simuler.
Il faudra compléter les « Comptes associés » et choisir les différents comptes (168800/
486000/ 661000/ 616000).
La simulation peut permettre de choisir par exemple le montant d’une échéance.
Possibilité d’exporter le tableau d’amortissement : cliquer sur « Exporter la
liste ». Sélectionner la destination, nommer le fichier et choisir « Type : Fichier Excel ».
DOCUMENTS DE SYNTHESE
Edition du Compte de Résultat en fichier PDF Comptabilité, Editions, Etats de synthèse, Compte de Résultat
Choisir la maquette (CR007.TXT)
Compléter l’exercice ou les dates (possibilité d’établir un comparatif sur 4 périodes).
Lancer l’état.
Cliquer ensuite sur le bouton « Imprimer ».
Sélectionner une imprimante de type PDF.
Edition du Bilan en fichier PDF Comptabilité, Editions, Etats de synthèse, Bilan
Choisir la maquette (BIL007.TXT)
Compléter l’exercice ou les dates (possibilité d’établir un comparatif sur 2 périodes).
Lancer l’état.
Cliquer ensuite sur le bouton « Imprimer ».
Sélectionner une imprimante de type PDF.
Editer les Soldes Intermédiaires de Gestion Comptabilité, Editions, Etats de synthèse, S.I.G
Choisir la maquette (SIG007.TXT)
Compléter l’exercice ou les dates (possibilité d’établir un comparatif sur 4 périodes).
Lancer l’état.
Cliquer ensuite sur le bouton « Imprimer ».
Sélectionner une imprimante de type PDF.
Exportation du bilan vers tableur Comptabilité, Editions, Etats de synthèse, Bilan
Compléter les paramètres. Eventuellement avec comparatif sur deux exercices.
Cliquer sur le bouton en bas de l’écran « Exporter au format Excel ».
Indiquer le nom du fichier et le répertoire de sauvegarde.

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COMPTABILITÉ et ANALYTIQUE
PRINCIPES

L’objectif est d’être capable de ventiler les charges et les produits afin d’analyser plus finement l’activité de l’entreprise. L’idée est d’avoir une
analyse hiérarchisée des charges et produits avec la possibilité d’analyser avec plus ou moins de détails ces éléments ou de les regrouper.

Terminologie : axe, sous-section et section analytique

Axe : un axe analytique correspond à un angle d'analyse de l’activité. On dispose ainsi de cinq axes, composé chacun de sections analytiques et
de sous-sections. Il s’agit de l’orientation donnée à l’analyse.
Exemple pour les axes :
 Nature de l’activité
 Géographique
 …

Remarques :
(1) Attention à la saisie, il faudra compléter les données de ventilation pour chaque axe… Ne pas multiplier sans raison les axes.
(2) Chaque axe est indépendant. On ne peut pas faire de traitement multi-axes.
(3) La structure axe/sous-section/section construit le code sémantique. La longueur de celui-ci est comprise entre 3 et 17 caractères.

Sous-sections analytiques
Elles sont à rattacher à l’axe analytique et permettent une analyse plus fine.
Exemple pour l’axe analytique « NATURE DE L’ACTIVITE » :
Les sous-sections pourraient être par exemple en fonction du secteur d’activité de l’entreprise :

Type de clientèle :
Domaine Ebénisterie / Menuiserie Banque / Assurance
Particuliers / Entreprises
Financement –
Activité Négoce – Fabrication Hôtellerie – Restauration
Placement
Hébergement seul – ½ Prêt immobilier – Prêt
Produits Meubles – Agencements pension – carte – consommation –
boissons Assurance vie – SICAV
…
…

Sections analytiques
La section est la combinaison d’un ensemble de sous-sections (Cf. ci-dessous création des sections analytique).

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 PARAMETRAGE
Avertissement : la structure et la longueur des sections doivent être établies avant de se lancer dans le paramétrage.
Définition de l’axe Comptabilité, Structure et paramètres, Sociétés, Axes analytiques
Dans la version 9 de CEGID BUSINESS il existe un menu Analytique distinct.
« Libellé de l’axe » : il est conseillé de conserver une référence de type A1 ou Axe1
pour faciliter les recherches : éditions, recherches, listes.
« Sections structurées » : à cocher impérativement pour respecter la hiérarchie des
sections.
« Saisie par sous-sections » : cela permet d’avoir accès en saisie à une boîte de
dialogue facilitant le choix de la section d’imputation (Cf. copie d’écran ci-dessous).
Définition des sous-sections Comptabilité, Structure et Paramètres, Paramètres, Analytique, Structures
analytiques
Rappel : les sous-sections sont hiérarchisées dans un plan. Il faut donc bien réfléchir
aux documents à restituer à cause de cette hiérarchie.

Pour chaque sous-section du plan, on va définir le contenu sous forme d’items (code et
libellé). Cf. copie d’écran ci-dessous.

Dans cet exemple, l’axe n°1 comporte 5 niveaux (sous-sections). La

première « Destination » est composée de trois items (0/E/F).
Le 0 correspond à un item d’attente.
Début : c’est la position dans le code de la section analytique (Destination en 1ère
position)
Longueur : nombre de caractères de la sous-section (Destination de longueur 1
caractère)

Définition des sections Comptabilité, Structures, Sections analytiques puis filtrer sur l’axe, puis
Icône « nouveau »
Cliquer sur l’icône assistant.
En double cliquant par étapes on compose la section analytique.

Remarque : il existe deux possibilités « automatiques » qui ne paraissent pas être

pertinentes pour une définition optimale des sections (« Génération simple des
sections analytiques » et « Génération des sections analytiques incluant le sous-plan
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 sélectionné »).
Paramétrage de la ventilation analytique Tous les comptes sont ventilables sauf ceux qui servent à la clôture et les comptes
spéciaux des paramètres sociétés (exp. : comptes d’attente).
Cette ventilation peut se pré-paramétrer ou être précisée lors de la saisie des écritures
comptables (Cf. paragraphe suivant « VENTILATION ANALYTIQUE »).
Création d’une ventilation type Comptabilité, Structures et paramètres, Paramètres, Analytiques, Ventilation
types
Cliquer sur bouton Nouveau. Préciser le code et le libellé puis valider.
Choisir les sections et compléter les pourcentages.
Affectation d’une ventilation à un compte Comptabilité, Structures et paramètres, Structures, Comptes généraux
Double clic sur le compte, préciser l’axe en cochant la case correspondante (exp. : A1).
Cliquer sur le bouton « Ventilations types », choisir la ou les sections (F5) et le
pourcentage d’affectation. Cela définit la ventilation type pour ce compte
(uniquement).
Celle-ci apparaîtra automatiquement en saisie dans le compte (elle reste modifiable en
cours de saisie).
Paramétrage des journaux Les journaux peuvent déclencher l’ouverture automatique de la ventilation.
Comptabilité, Structures/Paramètres, Ecritures, Scénario
Cocher « Ouverture analytique » et préciser l’axe préférentiel.
Cette procédure doit se faire pour tous les journaux.
VENTILATION ANALYTIQUE
Saisie sans « ouverture analytique » automatique avec Situation initiale du paramétrage : journal sans scénario (ouverture analytique
ventilation manuelle désactivée), pas de ventilation type, ni de ventilation attachée au compte.
Comptabilité, Ecritures, Courantes, Saisie courante
A la saisie d’un compte de charge ou de produit, cliquer sur le bouton « Ventilation
analytique ».
Compléter la fenêtre de ventilation.
Saisie avec « ouverture analytique » automatique avec Situation initiale du paramétrage : journal avec scénario (ouverture analytique
ventilation manuelle activée), pas de ventilation type, ni de ventilation attachée au compte.
Comptabilité, Ecritures, Courantes, Saisie courante
Ouverture automatique de la ventilation analytique à renseigner dès la saisie d’un
compte de charge ou de produit. Cette solution exige une ventilation à 100 % sans
quoi il est impossible de continuer.
Saisie automatique avec utilisation des ventilations Situation initiale du paramétrage : journal avec ou sans scénario (ouverture
types analytique activée ou désactivée), ventilation type, pas de ventilation attachée au
compte.
Comptabilité, Ecritures, Courantes, Saisie courante
Lors de la saisie d’un compte de charge ou de produit, la fenêtre « Ventilation
analytique » s’ouvre.
Sélectionner la ventilation type désirée. Celle-ci peut être modifiée.

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Saisie automatique avec ventilation type rattachée au Situation initiale du paramétrage : journal avec ou sans scénario (ouverture
compte analytique activée ou désactivée), ventilation attachée au compte.
Comptabilité, Ecritures, Courantes, Saisie courante
Lors de la saisie d’un compte de charge ou de produit pour lequel une ventilation type
rattachée au compte a été définie, la fenêtre « Ventilations analytiques » s’ouvre
automatiquement.
Il est possible de modifier cette ventilation type rattachée au compte.
Remarque : concernant l’ensemble de ces saisies, il est toujours possible de créer ou
de modifier une ventilation en cours de saisie et de l’enregistrer comme ventilation
type.
A partir de l’écran « Ventilations analytiques », après avoir précisé la ventilation,
cliquer sur le bouton « Enregistrer comme ventilation type sur l’axe en-cours ».
Compléter alors Code et Libellé.
EDITIONS ET ANALYSES
Edition de grand-livres Comptabilité, Editions, Grand-livres, Analytique
 Permet d’obtenir le détail des mouvements de chaque section.
Comptabilité, Editions, Grand-livres, Général par analytique
 Permet d’obtenir le détail des comptes généraux : pour chaque compte général
sélectionné, le détail des mouvements regroupés par section analytique.
Comptabilité, Editions, Grand-livres, Analytique par général
 Permet d’obtenir pour chaque section analytique les mouvements regroupés par
compte général.
Edition de balance Comptabilité, Editions, Balances, Analytique
Pour les balances, il est possible d’éditer la balance « Analytique », une balance
« Analytique par général » et une balance « Générale par analytique ».
Edition de journaux Comptabilité, Editions, Journaux, Journal des écritures
Pour le journal, l’édition se fait comme pour les autres journaux. Il faut cependant avoir
créé au préalable un journal analytique.
Comptabilité, Structures / paramètres, Structures, Journaux
Cliquer sur bouton nouveau.
Edition de Compte de résultat Analytique Il y a deux options intéressantes.
 Edition d’un compte de résultat pour chaque section
Comptabilité, Editions, Etats de synthèse, Compte de résultat analytique
Onglet analytique, cocher « un état par section ».
 Edition de compte de résultat de comptabilité générale avec le détail pour chaque
poste des ventilations analytiques
Comptabilité, Editions, Etats de synthèse, Compte de résultat analytique
Choisir la maquette (CR007.TXT). Choisir « Etat plus détail ».

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Les cubes décisionnels Il s’agit de l’équivalent d’un Tableau croisé dynamique. Parmi les champs disponibles,
on choisit ceux à mettre en ligne, ceux à mettre en colonne ainsi que les valeurs à
synthétier par une formule ou une fonction.
Comptabilité, Analyses, Cubes décisionnels, Analytiques
Possibilité de définir des critères de filtrage (1er onglet).
Onglet « Mise en forme » : choisir les champs en colonnes et en lignes.
Puis, les champs contenant les valeurs et la fonction à appliquer (somme, maximum,
comptage…).
Les analyses statistiques Analyse, Analyses statistiques, Analytique
Il faut réfléchir au préalable aux informations et à leur présentation : quelles données,
quel regroupement, quelles fonctions de calcul ?
Il s’agit ensuite de faire le paramétrage de la présentation pour répondre à ces
intentions.

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PAIE GRH
PARAMETRAGES
Mettre à jour le plan de paie  Le professeur se connecte à l’espace client Cegid (http://clients.cegid.fr) et
télécharge le fichier de mise à jour du plan de paie (fichiers .bob) .
 Dans Administration Sociétés, Sociétés et dossiers, Import objets,
sélectionner le fichier .BOB mis à disposition et valider.
(Ou se connecter à http://www.extremit.fr et choisir la mise à jour de la Paie de CEGID,
télécharger le fichier « .BOB » le plus récent. Procéder à la mise à jour : point  ci-
dessus).
Contrôler le montant du SMIC et le plafond de la Sécurité Paie GRH, Paramètres, Calcul de paie, Eléments nationaux
Sociale Saisir dans libellé SMIC et filtrer, puis Plafond et filtrer.
Créer les profils d’emploi (salarié, cadre, commercial) Paie GRH, Paramètres, Calcul de paie, Profils
Remarques :
- Il ne faut jamais modifier un profil par défaut CEGID mais toujours copier un
existant pour le modifier.
- Pour sélectionner la rubrique il faut cliquer sur la barre d’espace.

 Pour les employés : copier un profil (par exemple le 272)

Une fois filtré ce profil et après l’avoir ouvert, cliquer sur l’icône en bas « Dupliquer »,
Prédéfini : laisser « Dossier », nouveau code : saisir 557, valider.
Modifier le libellé : « Salaire mensuel Société X », cliquer sur l’icône « Gestion
associée », dans les thèmes « Rémunération », sélectionner (barre d’espace) les
rubriques 7120, 0905 et les faire passer à droite, valider.
Ce profil est le profil standard de la société X : Paie GRH, Paramètres, Dossier,
Etablissement, icône « informations complémentaires sur le social », onglet Profils,
profil rémunération, sélectionner DOS Salaire mensuel Société X, valider.

 Pour les cadres : copier un profil (par exemple) 003, nouveau code 559, libellé
« Cadre Société X » et ajouter l’avantage en nature voiture (rubrique 7030 et 5060
pour la reprise en bas de bulletin), la prime d’ancienneté (0905) et le remboursement
des frais (8045).

 Pour les commerciaux : copier le profil 272, nouveau code 565, libellé « Salaire
commercial Société X » et ajouter la prime d’ancienneté (0905), le remboursement des
frais de déplacement (8045), le chiffre d’affaires du mois précédent (2825) et la
commission sur ce CA (2827).

ATTENTION : bien vérifier que le type pour chaque profil est bien
« rémunérations », sinon dans les fiches des salariés ils n’apparaîtront pas
dans la liste.

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Modifier les libellés emploi Paie GRH, Paramètres, Tables, Tablettes, Emploi
Il est également possible de modifier les indices et les qualifications notamment.
Créer une rubrique de rémunération Paie GRH, Calcul de la paie, Rémunération

Choisir une rubrique de rémunération, l’ouvrir en cliquant dessus et la dupliquer .

Paramétrer ensuite cette rubrique.
Créer des tablettes Paie GRH, Paramètre, Tables, Tablettes
A partir de ce menu, il est possible de créer toutes sortes de tablettes : Emploi,
Coefficient, Indice, Niveau, Qualification.
GESTION DES SALARIES ET DES TAUX
Créer les fiches des salariés Paie GRH, Paie, Salariés, Salariés
Précautions : ne pas oublier de préciser,
* sur l’onglet emploi : le motif d’entrée « embauche » et l’heure d’embauche 8h ;
* sur l’onglet affectation : cocher pris dans l’effectif pour 1, saisir la nomenclature
PCS (=emploi) et le libellé emploi (créer les différents libellés en cliquant sur icône
nouveau) ;
* sur l’onglet profil : le profil rémunération doit être : personnalisé et à coté préciser
le profil. Faire de même pour le profil ou modèle bulletin : personnalisé et à
coté préciser.
* sur l’onglet contrat : préciser l’horaire mensuel 151,67 et le salaire mensuel.
Modifier le taux d’accident du travail Paie GRH, Paramètres, Dossier, Etablissement
Cliquer sur l’icône en bas « Informations complémentaires sur le social », puis onglet
DADS, double clic sur la ligne correspondant au taux à changer.
Modifier les taux de la prime d’ancienneté Paie GRH, Paramètres, Tables, Tables, Tables dossier
Saisir le code 105 et filtrer, double clic sur la table et modifier les taux, cette table est
rattachée à la rubrique de rémunération 0905.
TRAITEMENT PAIE DU MOIS
Saisir la paie du mois Travail préalable : Vérifier la période de paie en cours : Paie GRH, Paramètres,
Dossier, Exercices sociaux, double clic sur l’exercice, période en cours :
sélectionner le mois.
- Bulletins : Paie GRH, Paie, Paie, Saisie, Saisie des bulletins (décocher liste des
paies effectuées)
- Saisie des congés : Paie GRH, Paie, Paie, Saisies, Saisie des absences,
sélectionner l’employé et compléter la fiche d’absence.
- Saisie des acomptes : Paie GRH, Paie, Paie, Gestion des acomptes, Saisie,
Icône nouveau en bas et saisie des informations.
Pour le reste, la saisie se fait dans le bulletin de paie sur l’onglet salaire, sauf pour les
remboursements de frais, saisis sur l’onglet prime non imposable.
Remarque : ne pas oublier dans le bulletin de saisir sur la ligne 002 salaire
mensuel, dans la colonne base l’horaire mensuel (151,67) sinon le calcul des
HS ne se fait pas, et toujours sur la même ligne le montant du salaire
mensuel (les autres mois, le salaire apparaîtra automatiquement).

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Imprimer des bulletins Pour les impressions : déclarer une imprimante par défaut :
Administrations des sociétés, sociétés et dossier, imprimante par défaut.
Paie GRH, Paie, Editions, Bulletins, Bulletin de paie
Imprimer des états Récapitulatif de paie du mois : Paie GRH, Paie, Éditions, États, Récapitulatif de
paie
Journal de paie : Paie GRH, Paie, Editions, Journal de paie
Etat des charges sociales : Paie, Paie, Éditions, Déclarations périodiques,
Charges sociales
Générer les écritures de paie Paie GRH, Paie, Paie, Génération comptable, sélectionner l’établissement et
cliquer sur l’icône en forme de dossier en bas à droite (ouvrir), et sélectionner le
modèle de l’entreprise (pour voir la structure du modèle ou la modifier Paie,
paramètres, comptabilité, modélisation, écritures, sélectionner le modèle puis cliquer
sur l’icône en Détail des écritures).

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SERVANTISSIMMO
PARAMETRAGES
Mettre à jour des coefficients Servantissimmo, Paramètres, Paramètres, Durée Taux Coefs
Saisir pour les différentes durées les coefficients (ordre chronologique inverse).
Remettre à partir du 01/01/2010, les coefficients valables depuis le 01/01/2001.
Paramétrer la gestion des composants Servantissimmo, CRC 202-10, Passage aux normes, Paramétrage global
Cocher « Gestion du CRC 2002-10 » puis Champ utilisé pour la gestion des
composants : IRF_CRTI01.
Paramétrer la gestion de la valeur résiduelle Servantissimmo, CRC 202-10, Passage aux normes, Paramétrage global
Cocher « Gestion de la valeur résiduelle ».
Puis, Administration Sociétés, Paramètres généraux, Paramètres société,
Propriétés de calcul
Cocher « Utiliser valeur finale non nulle ».
Créer les comptes de fournisseurs d’immobilisations Gestion Commerciale, Achats, Fichiers, Fournisseurs
Cliquer sur « Nouveau » et créer le(s) fournisseur(s) d’immobilisations en les
rattachant au compte collectif relatif aux fournisseurs d’immobilisations.
Paramétrer les scénarios de transfert des écritures vers Servantissimmo, Paramètres, Ecritures, Scénario transfert comptabilité
la comptabilité (pour toute création d’un nouveau Sélectionner le scénario 001. Ou créer un autre scénario.
compte d’amortissement) Cliquer sur le bouton « Paramétrer les comptes » puis bouton « Nouveau »
Saisir la racine (numéro et intitulé) des comptes d’immobilisations correspondant au
compte d’amortissement créé.
Bouton « Dupliquer les comptes d’un autre paramétrage ». Choisir une racine proche.
Modifier ensuite la zone « Amortissement dépréciation ». Valider.
TRAITEMENT DES IMMOBILISATIONS ET DES DOTATIONS
Créer une fiche immobilisation Compléter les caractéristiques de l’immobilisation.
Préciser le type d’amortissement comptable et le type d’amortissement fiscal. Valider
les deux autres boîtes de dialogue.
Pour visualiser l’immobilisation, il faut cliquer à nouveau sur Fiches immobilisations.
Hypothèse 1 : Logiciel sérialisé
La comptabilisation de l’immobilisation déclenche l’ouverture d’une nouvelle fiche
d’immobilisations.

Hypothèse 2 : Logiciel non sérialisé

Il est nécessaire de créer la fiche dans le module Servantissimmo puis de comptabiliser
l’acquisition dans le module Comptabilité
Servantissimmo, Immobilisations, Fiches immobilisations, Fiches
d'immobilisations, Nouveau

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Décomposer une immobilisation Procédure à retenir lorsque les durées d’amortissement sont identiques :

Servantissimmo, Immobilisations, Fiches immobilisations, Fiches

d'immobilisations, Nouveau
Créer l’immobilisation dans « son intégralité ».
Puis,
Servantissimmo, CRC 2002-10, Passage aux normes CRC 2002-10, Gestion
des composants, Décomposition manuelle d’immobilisations
Sélectionner à l’aide de la barre d’espaces l’immobilisation à décomposer.

Puis cliquer sur l’un des boutons suivants : pour procéder à une
décomposition en montant ou en pourcentage. Il y a alors décomposition de
l’immobilisation de départ.

Procédure à retenir lorsque les durées d’amortissement des composants sont

différentes :

Il est nécessaire de créer les deux fiches d’immobilisation des composants

successivement.
Servantissimmo, Immobilisations, Fiches immobilisations, Fiches
d'immobilisations, Nouveau
Cocher sur l’onglet « Autres informations » : Gestion composants, et pour le
composant principal le préciser en cochant la case correspondante..
Il faudra ensuite (cf. ci-dessous) préciser que les deux fiches créées correspondent à
une même immobilisation en regroupant les composants.

Puis, quelque soit la procédure de création retenue ci-dessus :

Servantissimmo, CRC 2002-10, Passage aux normes CRC 2002-10, Gestion

des composants, Affectation des composants
Sélectionner avec la barre d’espaces les composants de l’immobilisation. Cliquer sur le
double V vert.
Donner une référence, un code ou un nom. Valider.

Pour visualiser les composants :

Servantissimmo, CRC 2002-10, Passage aux normes CRC 2002-10, Gestion

des composants, Visualisation des composants.
Il est possible de voir les immobilisations décomposées.
Imprimer la fiche immobilisation Servantissimmo, Immobilisations, Fiches immobilisations, Fiches
d'immobilisations
Cliquer sur l’immobilisation et imprimer.
Visualiser des tableaux d’amortissement comptable et Servantissimmo, Fiches immobilisations, Fiches d'immobilisations, Cliquer sur

909154767.docx © Réseau CRCF - Ministère de l'Éducation nationale - http://crcf.ac-grenoble.fr 25/33

fiscal l’immobilisation puis sur l’Onglet Plans comptable et fiscal. Pour chaque type
d’amortissement, cliquer sur le petit icône à droite ressemblant à un tableau.
Préparer le brouillard des dotations aux amortissements Servantissimmo, Travaux comptables, Ecritures, Génération du Brouillard,
Dotations annuelles
Sélectionner les fiches d’immobilisations (icône tout sélectionner) puis valider.
Compléter le paramétrage, notamment le journal : OD, le scénario : 001. Indiquer
éventuellement un numéro de lot pour vos recherches futures et pour un suivi plus
aisé. Valider.
Remarque : il peut être nécessaire suivant les particularités du plan de compte de
l’entreprise, de modifier les scénarios de comptes :
Servantissimmo, Paramètres, Écritures, Scénarios, bouton Paramétrer les
comptes
Préparer le brouillard des dotations aux amortissements Servantissimmo, Travaux comptables, Ecritures, Génération du Brouillard,
dérogatoires Dotations dérogatoires
Sélectionner les fiches d’immobilisations (icône tout sélectionner) puis valider.
Compléter le paramétrage, notamment le journal : OD, le scénario : 001. Indiquer
éventuellement un numéro de lot pour vos recherches futures et pour un suivi plus
aisé.
Saisir la cession de l’immobilisation Servantissimmo, Traitements, Sorties/Virements, Cessions
Sélectionner l’immobilisation à céder puis valider. Compléter notamment la fiche
maîtresse qui correspond à la fiche de l’immobilisation. Valider.
Visualiser la fiche de l’immobilisation pour vérifier que la Servantissimmo, Immobilisations, Fiches immobilisations, Fiches
cession a été prise en compte d'immobilisations
Cliquer sur l’immobilisation cédée et consulter l’onglet sortie.
Le progiciel doit vous prévenir que l’immobilisation est sortie.
Mettre au rebut un matériel Servantissimmo, Immobilisations, Fiches immobilisations, Fiches
d’immobilisations
Ouvrir la fiche d’immobilisations, Onglet Sortie, Type de sortie : Mise au rebut puis
Valider.
Préparer les écritures de sortie Servantissimmo, Travaux comptables, Ecritures, Génération du Brouillard,
Sorties
Sélectionner la fiche de l’immobilisation puis valider. Compléter le paramétrage,
notamment le journal : OD, le scénario : 001. Indiquer éventuellement un numéro de
lot pour vos recherches futures et pour un suivi plus aisé. Valider.
Vérifier les écritures générées Servantissimmo, Travaux comptables, Écritures, Edition du brouillard
Sélectionner le journal des OD puis valider.
Etat des cessions de l’exercice Servantissimmo, Travaux comptables, Situation à date d’arrêté, Liste des
sorties, Edition standard
Valider. La liste des immobilisations sorties doit apparaître.
TRAITEMENTS COMPTABLES
Vérifier la cohérence entre la Comptabilité et Servantissimmo, Travaux comptables, Ecritures, Cadrage des bases avec la
Servantissimmo comptabilité
Filtrer sur l’exercice puis valider.
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Saisir une acquisition en comptabilité Comptabilité, Écritures, Courantes, Saisie courante puis saisir dans le journal
des OD.
Intégrer les écritures en comptabilité Servantissimmo, Travaux comptables, Ecritures, Intégration dans la
comptabilité
Sélectionner les écritures à intégrer.
Le numéro du lot peut vous permettre de sélectionner les écritures concernées plus
facilement.
Vous pouvez avoir un message du type « Opération impossible : vous devez
paramétrer le numéro du lot : ILG_NUMLOT… » : cliquer alors sur l’icône en bas
« Paramétrer la présentation » puis sur Voir les champs et intégrer le champ à l’origine
du message d’erreur dans la fenêtre de droite à l’aide de la flèche rouge. Valider.
Valider les autres messages (concernant d’autres informations non indispensables).
Vous devez obtenir un compte rendu de l’intégration avec les numéros d’écriture
correspondants.
Vérifier dans le journal des OD Comptabilité, Comptabilité, Editions, Journaux, Journal des écritures
Compléter l’en-tête et visualiser.
Transférer en comptabilité les écritures des Servantissimmo, Travaux comptables, Écritures, Intégration dans la
immobilisations comptabilité
Le numéro du lot peut vous permettre de sélectionner les écritures concernées plus
facilement ou onglet « Avancés » : Numéro du bien / Égal / N° de l’immobilisation
créée.
Vérifier dans le journal des OD, la présence d’écritures Comptabilité, Comptabilité, Editions, Journaux, Journal des écritures
transférées depuis Servantissimmo Compléter l’en-tête et visualiser.
Etablir les états fiscaux des immobilisations et des Servantissimmo, Travaux comptables, Situation à date d’arrêté, Calculs à
amortissements date d’arrêté
Avec la barre d’espace, sélectionner l’ensemble des immobilisations puis valider.
Préciser la date d’arrêté et éventuellement donner un nom de fichier pour en
conserver une trace. Valider.
Servantissimmo, Travaux comptables, Situation à date d’arrêté, Etats
fiscaux, Calcul
A l’aide de la barre d’espace, sélectionner l’ensemble des immobilisations puis valider.
Vérifier les informations de la boîte de dialogue et valider.
Servantissimmo, Travaux comptables, Situation à date d’arrêté, Etats
fiscaux, Edition préparatoire des immobilisations
Préciser les numéros de fiche (de la première à la dernière) puis valider.
Servantissimmo, Travaux comptables, Situation à date d’arrêté, Etats
fiscaux, Edition préparatoire des amortissements
Préciser les numéros de fiche (de la première à la dernière) puis valider.

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BOÎTE A OUTILS – EN CAS DE PROBLEME
Problèmes liés à la date « Date fermée »
Signifie que l’entreprise est fermée le jour de l’opération.
Gestion Commerciale, Paramètres/Sociétés, Paramètres sociétés,
Comptabilité, Dates
Modifier les jours d’ouverture (par défaut ouvrir tous les jours pour ne pas être
ennuyé).

« Date d’entrée ne correspond pas à un exercice ouvert »

Il faut vérifier les exercices disponibles et ceux qui sont ouverts (au maximum 2) :
Comptabilité, Structures/Paramètres, Paramètres, Exercices
Si l’exercice n’est pas créé : le créer à ce niveau et l’ouvrir ensuite ;
si l’exercice est créé mais pas ouvert, il faut l’ouvrir.
En cas d'erreur de date de saisie d'une écriture Comptabilité, Écritures, Courantes, Modification en-tête de pièces
Il faut que la date de connexion soit celle de la « nouvelle date de l'écriture » (au
minimum l'année). Préciser le journal et les autres critères. Sélectionner l'écriture dont
la date est à modifier (barre d'espace) et l'ouvrir. Compléter la boite de dialogue «
Paramètres entêtes de pièces ». Valider.
Documents de synthèse non équilibrés Il faut repérer les comptes non affectés en faisant une édition du bilan ou du compte
de résultat.
Comptabilité, Éditions, États de synthèse, Bilan, puis choix du modèle
Bilan007.txt (respectivement Compte de résultat) et de l’exercice, puis
lancer l’état
Pour visualiser les erreurs ou les différences aller à la page 3 de l’état demandé.

Ensuite, pour repérer la rubrique du bilan qui n’est pas indiquée ou mal paramétrée :
Comptabilité, Éditions, États de synthèse, Bilan
Cliquer en bas de fenêtre sur le bouton « paramétrer liste »

Une fois la rubrique identifiée :

Comptabilité, Reporting et Tva, Reporting, Rubriques
Puis filtrer sur la bonne rubrique, puis bouton en bas « personnaliser la rubrique »

Remarques :
- Il est impossible de modifier les rubriques natives.
- La manipulation de personnalisation consiste à ajouter une rubrique qui aura le
même code, mais qui est, elle, modifiable ou supprimable, et qui est CUMULATIVE avec
l’originelle => donc ne pas remettre tous les comptes dans la nouvelle rubrique
personnalisée, sinon ils son comptés deux fois : ne mettre que les comptes
manquants.

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 Valider les modifications et revenir à l’édition des documents de synthèse, puis
relancer les états.

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Gestion des amortissements Date de début pour l’amortissement exceptionnel
Servantissimmo, Paramètres, Société, Paramètres société
Puis propriétés de calcul. Autoriser la date de démarrage.

Date de clôture
Servantissimmo, Paramètres, Paramètres société
Propriétés de clôture, Date clôture. Indiquer la dernière date de clôture.

Champ manquant dans les écritures

Servantissimmo, Travaux comptables, Écritures, Intégration dans la
comptabilité
Sélectionner les écritures concernées par le champ manquant, puis cliquer sur
« Paramétrer la présentation ». Faire passer dans la colonne de droite, le ou les
champs que l’on souhaite.

« Pas de paramétrage de compte de génération pour le compte de

l’immobilisation »
Bouton « Voir les scénarios », puis « Paramétrer les comptes », « Nouveau », puis
paramétrage des écritures.
Gestion des RIB Paramétrage du type d’identification bancaire
Comptabilité, Structures/paramètres, Banques, Identifications bancaires
Créer une identification bancaire avec un format de compte de type : RIB.

Paramétrage des établissements Bancaires

Comptabilité, Structures/paramètres, Banques, Établissement bancaire
Créer les banques nécessaires à votre base de données.

Il faut fermer l’application afin que les modifications soient prises en compte.
Personnaliser les présentations
Il suffit de cliquer sur l’icône ou sur l’icône pour modifier la présentation de la
fenêtre et le contenu. En effet, selon la fenêtre de travail, l’icône présenté n’est pas le
même.
Utiliser les flèches rouges pour ajouter ou retirer des colonnes à la présentation.
Supprimer une société Administrateur base de données, Bases, Bases
Sélectionner la base à supprimer, cliquer sur supprimer.
Remarque : Il ne faut jamais supprimer la société d’installation (la première
installée) sous peine de dysfonctionnement.

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Sérialiser un module Cette opération doit être faite pour chaque module du PGI.
Lancer l’application à sérialiser, puis cliquer sur , tester alors la connexion au

serveur en cliquant sur . Sélectionner le module à sérialiser, saisir le « Code

produit CEGID » puis cliquer sur afin de tester la sérialisation.

Déconnecter un utilisateur En cas de problème de connexion de l’un des utilisateurs de la base de données, il est
possible de vérifier l’état des connexions et éventuellement de les déconnecter.
Administration sociétés (se connecter en CEGID/CEGID), Utilisateurs et accès,
Utilisateurs connectés
Les utilisateurs de la base connectés apparaissent. Il est également possible de voir les
utilisateurs non connectés en cochant la case correspondante.

Pour réinitialiser les connexions :

Administration sociétés (se connecter en CEGID/CEGID), Utilisateurs et accès,
Remise à zéro des connexions
Sélectionner le(s) utilisateur(s) à déconnecter. Cliquer sur .

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PRÉPARATION D’UN DOSSIER – A FAIRE
Création d’une société Accueil entreprises, Administrateur SQL, Bases
Choisir le dossier de base, puis dupliquer, donner un nouveau nom.
Créer un exercice Comptabilité, Traitements courants, A-nouveaux, Ouverture d'exercice
Il suffit ensuite d'ouvrir l'exercice suivant.
Ouvrir un exercice Comptabilité, Traitements courants, Menu à-nouveaux, Ouverture d’exercice
Deux exercices peuvent être ouverts simultanément.
Modifier un taux de TVA Comptabilité, Structures/Paramètres, Société, Tables, TVA par régime fiscal
Il est alors possible de vérifier et de modifier les taux de TVA et les comptes associés.
Par exemple, sélectionner TN : taux normal puis modifier successivement les colonnes
« Taux Achat » et « Taux Vente ». Valider.
Créer un nouveau taux de TVA Préalable : Créer les comptes de TVA déductible et de TVA collectée
correspondant au nouveau taux.

Création du nouveau taux :

Comptabilité, Structures/Paramètres, Société, Tables, TVA par régime fiscal
Bouton nouveau, renseigner code et libellé (exp. : TI - Taux intermédiaire).
Ligne régime « FRA », renseigner le « Taux ACH » et le « Taux VTE » avec le nouveau
taux.
Renseigner ensuite les « Compte achat », « Compte vente », « Achat encai. » et
« Vente encai. » avec les comptes créés précédemment.
Avertissement : il est ensuite nécessaire de reprendre les comptes de charges et de
produits concernés par ce nouveau taux de TVA.

Comptabilité, Structures/Paramètres, Structures, Modification en série,

Comptes généraux.
Filtrer sur les classes de charges et/ou de produits.
Sélectionner les comptes à modifier avec la barre d’espace.
Bouton « Modification en série », choisir dans les zones modifiables « Code TVA » et le
faire glisser à droite (avec la flèche rouge »), dans la fenêtre « Modifications » choisir
le taux souhaité.
Deux possibilités, soit valider l’ensemble des modifications en une seule fois à l’aide
du double V vert (modification en rafale), soit valider les modifications une par une à
l’aide du V vert (modifier fiche à fiche).
Saisir une balance de départ Comptabilité, Traitements courants, A-nouveaux, Saisie des à-nouveaux
Dates d’entrée : ouvrir tous les jours Gestion Commerciale, Paramètres/Sociétés, Paramètres sociétés,
Comptabilité, Dates
Modifier les jours d’ouverture (par défaut ouvrir tous les jours pour ne pas être
ennuyé).
Créer une famille d’articles Il est souhaitable de créer au moins une famille d’articles afin que celle-ci soit visible
sur l’onglet « Général » de la fiche article.
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 Gestion Commerciale, Paramètres, Articles et stocks, Familles d’articles
Cette famille permettra de classer et de regrouper les articles, il suffira de la
renseigner sur la fiche article. Il est possible de renseigner plusieurs familles par
articles, compléter au choix une ou plusieurs familles. Cliquer sur l’icône nouveau puis
créer la famille d’articles.
SANS LIEN AVEC LA FAMILLE COMPTABLE
Créer une famille comptable Il est souhaitable de créer au moins une famille comptable afin que celle-ci soit visible
sur l’onglet « Caractéristiques » de la fiche article. Cette famille comptable permettra
un enregistrement automatique dans les comptes comptables paramétrés avec la
ventilation comptable (cf. ci-dessous).
Gestion Commerciale, Paramètres, Articles et stocks, Familles comptables
Ces familles comptables sont fondamentales afin de permettre le lien entre le module
comptable et le module commercial.
Ces familles sont ensuite à utiliser pour les ventilations comptables.
Cliquer sur l’icône nouveau puis créer la famille comptable.
Initialiser la ventilation comptable Gestion Commerciale, Paramètres, Gestion commerciale, Ventilations
comptables
En bas de l’écran, il s’agit de paramétrer les différents comptes à utiliser lors des
transferts comptables des opérations commerciales. Il est possible de paramétrer ces
comptes par article ou par famille comptable (si elles sont créées).
Cliquer sur les « … » à coté de l’Article et sélectionner la famille comptable articles.
Compléter ensuite les différents comptes à utiliser (cliquer éventuellement sur les
« … »).
Modifier la longueur des comptes Administration sociétés, Structures, Longueur des comptes
Changer la longueur des différents comptes.
OU Comptabilité, Administration/Outils, Outils, Longueur des comptes
Changer la longueur des différents comptes.
Créer un article sans remise en pied pour les différents Gestion Commerciale, Articles et stocks, Articles, Articles, Marchandise
articles de base créés Cliquer sur l’icône nouveau puis créer le nouvel article, saisir ensuite les informations
dans les onglets et valider la création de l’article.

Attention : Ne pas autoriser la remise en pied (sur l’onglet « Général » de chaque

article) pour chaque article en raison d’un bug du PGI. Les remises accordées seront à
noter ligne par ligne lors de l’élaboration des documents commerciaux.

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