L’ARCHIVAGE
I. DEFINITION ...................................................................................................................... 1
II. POURQUOI ARCHIVER ? ............................................................................................ 1
A. Les enjeux juridiques ................................................................................................... 1
B. Les enjeux de sécurité .................................................................................................. 1
C. Les enjeux historiques ................................................................................................. 2
III. FORMATS D’ARCHIVAGE .......................................................................................... 2
A. Archives physiques ...................................................................................................... 2
B. Archives numériques ................................................................................................... 2
C. Archives courantes ...................................................................................................... 2
D. Archives intermédiaires ............................................................................................... 2
E. Archives définitives ..................................................................................................... 2
IV. Politique de conservation des archives ............................................................................ 3
I. DEFINITION
L'archivage de documents est l'activité de conservation des documents de
l'entreprise. Le record management (ou processus d'archivage) consiste ainsi à
gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie.
II. POURQUOI ARCHIVER ?
L’archivage des documents : un enjeu majeur pour toutes les sociétés
Il peut être difficile de garder une trace de tout, et il est facile de perdre des
documents importants. C’est là que l’archivage de documents entre en jeu.
Conformité avec la législation, meilleur fonctionnement de l’entreprise, réduction
des coûts, intérêt historique : les raisons de conserver des archives privées et
publiques ne manquent pas.
A. Les enjeux juridiques
La loi française oblige les entreprises et les pouvoirs publics à conserver leurs
archives pendant une durée minimale. Ce délai de conservation des documents,
qui varie selon la nature de ceux-ci, peut aller jusqu’à cent-vingt ans. L’archivage
permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors
d’un contrôle.
L’archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de
tri, de conservation et de communication des documents. Enfin, pour avoir une
valeur probante, il est indispensable de pouvoir justifier de l’authenticité et de
l’intégrité des archives.
B. Les enjeux de sécurité
L’archivage ne doit pas compromettre la sécurité des archives, en particulier
celles qui contiennent des informations à caractère sensible. C’est pourquoi
sécuriser les lieux de stockage des archives, physiques ou numériques, est une
priorité. Une société d’archivage numérique stockera numériquement tous vos
documents qui seront regroupés sur un serveur sécurisé, ce qui garantit que vos
données sont à l’abri du feu, de l’eau et d’autres dangers.
Les sites de conservation doivent donc faire l’objet d’une attention particulière,
afin d’être protégés des sinistres et des intrusions, tout en garantissant la sécurité
de vos données personnelles. Les solutions d’archivage numérique doivent quant
à elles disposer de plusieurs outils de sécurité (mots de passe, pare-feu, traçabilité,
etc.).
L’archivage IG-Janvier 2023 1
La pérennité des données, l’interopérabilité entre les différents systèmes ou
encore la réversibilité des formats sont des problématiques auxquelles sont
confrontées la plupart des entreprises. Elles sont prises en compte par les systèmes
d’archivage qui en font une priorité afin de pouvoir améliorer votre expérience.
En effet, en faisant appel à l’archivage, vous pourrez rechercher plus facilement
vos documents ou vos fichiers spécifiques étant donné qu’ils seront stockés dans
un système organisé.
C. Les enjeux historiques
Certaines archives papiers ont une grande valeur d’un point de vue patrimonial.
La bonne gestion de ces documents a donc une grande importance. D’ailleurs,
certaines archives ne sont pas détruites en raison de leur intérêt historique et sont
conservées dans le but d’être valorisées sur le long terme, par le biais
d’expositions dans des musées pour être consultées par des chercheurs, historiens,
biographes, etc.
III. FORMATS D’ARCHIVAGE
Archiver est avant tout un acte de conservation. Si on s’en sert d’abord pour
des motifs juridiques, les archives permettent aujourd’hui de refléter les
organisations. Ces archives peuvent être encore utilisées, à classer ou à
détruire.
Les archives ont donc divers formats permettant de les classer.
A. Archives physiques
L’archivage physique est la conservation du document sous sa forme physique
(papier, plan, etc…).
B. Archives numériques
L’archivage numérique consiste à dématérialiser les documents pour les
conserver sur un support électronique.
C. Archives courantes
Ce sont les documents toujours utilisés par l’entreprise.
D. Archives intermédiaires
Il s’agit des archives qui ne sont plus considérées comme courantes mais qui
doivent néanmoins être conservées.
E. Archives définitives
Ces archives sont à conserver sans limite de durée.
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IV. Politique de conservation des archives
La conservation des archives doit répondre à une politique d’archivage. Un
ensemble d’exigences légales, organisationnelles ou de sécurités à respecter
pour le traitement et le classement des archives. Pour retrouver les archives
selon leur type, un plan de classement est également nécessaire.
V. Les étapes du processus d’archivage
A. Identification des documents
L’étape d'identification de chacune des unités d’archivages, des classeurs, des
liasses, des boîtes est primordiale pour pouvoir gérer correctement les documents,
il est nécessaire de pouvoir s’appuyer sur le descriptif réalisé au moment du
conditionnement des documents. Ces documents doivent être rattachés au service
qui les a produits et leur durée de vie doit être indiquée sur le contenant.
B. L’inventaire des documents
Lors de l’opération d’archivage, l’inventaire des unités d’archivage versées est
réalisé. Cette liste permettra ensuite de gérer le fond au travers des outils de
gestion.
Pour chacune des unités d’archivage, on identifie le service, le descriptif et la date
de péremption.
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C. Le conditionnement des unités d’archivage
Afin de protéger les archives devant être conservées sur le long terme, les
classeurs, les liasses et les boîtes sont rangées dans des cartons les protégeant de
la lumière, de la poussière, des regards indiscrets et facilitant leur manutention
future.
D. Rangement dans un local sécurisé
Les cartons contenant les archives sont ensuite rangés dans un local spécialement
conçu pour la conservation des documents. Ce local, équipé de dispositifs
sécurisés et de contrôle d’accès doit garantir des conditions d’hydrométrie et de
température permettant une bonne conservation tout au long de la vie des archives.
E. Communication des inventaires
L’inventaire réalisé est communiqué aux personnes habilitées du service
gestionnaire du fond afin qu’elles puissent gérer et demander l’extraction de
documents archivés.
F. Mise à disposition d’une unité d’archivage
Sur demande, les personnes dûment habilités peuvent demander la
communication d’une unité d’archivage afin de consulter son contenu,
l’utilisateur peut demander une restitution physique ou numérique en fonction de
son besoin grâce à la numérisation à la demande. Les unités d’archivage mise à
disposition d’un utilisateur sont réintégrées dès que possible dans les locaux
sécurisés afin de les rendre disponibles pour les consultations futures.
G. Élimination
A l’issus du cycle de vie des documents, les unités d’archivage périmées doivent
être détruites conformément aux exigences du RGPD et des bonnes pratiques en
matière de gestion des archives. Le procédé de destruction doit garantir la
confidentialité eu égard aux données contenues dans les unités d’archivage à
détruire.
L’émission d’un certificat d’élimination vient clôturer le cycle de vie des
documents.
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