Analyse et gestion de projets

internationaux
Session 4 – Mise en œuvre & Suivi

Alexandre Martinez | Master 2 – Analyse et gestion de projets internationaux

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 Structuration de la formation
Session 2

Diagnostic Planification Session 3

CYCLE
Introduction DE GESTION
DE PROJET
Evaluation / Mise en
Session 1 Capitalisati œuvre / Session 4
on Suivi

Session 5

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 Objectifs de la session 4

• Connaitre les éléments clefs du suivi

• Comprendre la logique de mise en place d’un système de suivi
et de son utilisation

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 Principes clefs de la mise en œuvre

PLANIFIER

PILOTER

SUIVRE

RENDRE COMPTE

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 Des processus et des outils
Budget prévisionnel Chronogramme d’activités

Plan d’action individuels Plan d'approvisionnement

PLANIFIER Relevés de décisions

Réunions du Suivi des véhicules

comité de pilotage PILOTER
Suivi des stocks
Réunions d'équipe SUIVRE Suivi des équipements
Suivi budgétaire Suivi du contexte et de la sécurité
RENDRE COMPTE
Suivi des indicateurs de projet Évaluation individuelle annuelle

Évaluation de projet interne/externe annuelle / à mi-parcours

Rédaction de rapports d'activités

(hebdomadaires mensuels, trimestriel, annuels, finaux)
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 Enjeux du suivi

• Une démarche intégrée dès la conception

• Un dispositif au service des acteurs
• Une démarche tout au long du cycle de projet

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 Définition
C’est un processus continu de collecte et de traitement
d’informations permettant de suivre le bon déroulement du
projet afin d’ajuster les actions en cours d’exécution du projet.
Ce sont les actions qui consistent a suivre méticuleusement le
fonctionnement d’un système, d’un processus en temps réel.
C’est une activité interne à l’exécution d’une action.
Le terme anglais de « monitoring » est peut être plus adapté que
son équivalent français.

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 Objectifs du suivi

• Repérer des anomalies en cours d’exécution,

• Anticiper les risques,
• Mesurer l’avancée réel du projet,
• Apporter des corrections à la gestion de l’action,
• Décider des réorientations nécessaires

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 A quoi vous fait penser cette image ?
Integrated monitoring.
A Practical Manual for
Organisations That
Want to Achieve
Results, Sonia
Herrero, InProgress,
2012.

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 Et le système de suivi ???
Integrated monitoring.
A Practical Manual for
Organisations That
Want to Achieve
Results, Sonia
Herrero, InProgress,
2012.

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 Pourquoi mettre en place un
système de suivi ?

• Un moyen de gestion
• Un moyen de contrôle
• Un moyen d’actualiser en permanence l’étude du contexte et de
l’environnement
• Un moyen de préparer l’évaluation participative et ou/externe

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 Un objectif de pilotage !!
• Comparer l'évolution du projet avec les prévisions à tous les
niveaux (opérationnel, financier, administratif, logistique)
• Pour ajuster la planification opérationnelle, budgétaire, des
ressources humaines...
• Les activités en cours de réalisation et leurs degrés de réalisation par
rapport aux objectifs initiaux
• L’utilisation des moyens et coûts planifiés par rapport aux réalisations
(mensuellement, etc.)
• Les résultats planifiés et s’ils sont sur le point d’être atteints et répondent
aux critères de qualité fixés.
• Les résultats obtenus et s’ils contribuent bien à la réalisation de l’objectif
spécifique (impact).

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 Objet du système de suivi ?
• Suivi des objectifs et résultats et de l’exécution des activités du
projet
• Suivi de la programmation : Respect des échéances et des
planning de réalisation
• Suivi financier : Respect des dépenses, des recettes
• Suivi des ressources humaines et matériel

Le système de suivi doit permettre de mesurer et de réévaluer !

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 Préalables
•Définir l’objectif du suivi
•Préciser les modalités de mise œuvre :
•Qui va piloter ?
•Suivre pour qui ? pour quoi ?
•Suivre quoi ?
•Suivre par rapport à quoi ?
•Suivre quand ?
•Piloter comment ?

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 Le système de suivi
• Le dispositif doit être léger, ciblé et concerté
• Ce doit être un ensemble d'outils opérationnels et de processus
au service des acteurs et du projet (aide à la gestion et à la
décision)
• Les responsabilités des personnes impliquées doivent être
claires
• Les outils doivent être adaptés aux capacités des personnes
impliquées
• En un mot : il doit être réaliste !!
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 Le système de suivi

En fonction de la taille du projet, du programme, le système de

suivi peut être conduit par :
• Cellule de suivi
• Comité de suivi
• Chargé de suivi du programme
• Chaque acteur

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 Le système de suivi : les principaux
outils
• Fiches de suivi
Elaborées pour transmettre les données ou pour les archiver en vue d’une
utilisation future.

• Tableaux de bord de gestion et d’indicateurs

Permettent de gérer au quotidien des activitées et indicateurs. Ils ont aussi un rôle
pédagogique ou informatif.

• Bases de données
Permettent l’analyse croisée d’indicateurs ou d’informations ainsi que leurs
synthétisations (graphiques, extrait, etc….)
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 Le système de suivi : les principaux
outils
• Chronogramme / plan de travail
Outils de gestion au quotidien des plannings des activités et des résultats, il peut,
pour certain projet complexe, se présenté sous forme de Gantt (Henry Laurence
Gantt, 1861-1919) ou PERT(Program Evaluation and Review Technique), intégrant
les hypothèses externes et les liens entre les différentes activités.

• Des rapports hebdomadaires, mensuels ou trimestriels

Base de la gestion à distance, ils sont aussi un mode de communication et de
partage d’analyse

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 Le système de suivi : les principaux
outils
Mais cela peut aussi être :
• Des bulletins ou lettres d’information du terrain
• Des rapports mensuels ou trimestriels
• Des diagnostics annuels
• Des documents de proposition d’actions
• Des bilans d’enquêtes légères ou de sondages

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 Exemple de plan de suivi
Objectif / Résultat, et Valeur de Cible Date prévue Méthode d'analyse de Fréquence de la Responsable de
Indicateurs objectivement vérifiables l'indicateur recherch de l'atteinte l'atteinte de l'indicateur collecte de données la collecte de
au ée de l'IOV et sources d'information sur l'atteinte de données sur
(IOV) identifiés
démarrage l'indicateur l'atteinte de
du projet l'indicateur
RESULTAT ESCOMPTE 1: 5000 personnes ont accès à de l'aide alimentaire d'urgence
Indicateur 1: Nombre de personnes 0 5000 mars-16 Liste de bénéficiaires Après chaque Chef de projet
ciblées par les distributions distribution
Indicateur 2: La qualité des produits NA 5 Avant chaque Standards qualité par Au moment de la Conseiller
distribués est satisfaisante distribution produit (échelle de 1 à 5) livraison des produits Technique Aide
Rapport d'évaluation par le fournisseur Alimentaire
qualité par produit
Indicateur 2: Nombre d'incidents 0 0 avr-16 Base de données des Après chaque Opérateurs de la
survenus sur la route de la personnes en charge de la distribution hotline
distribution hotline
Indicateur 3: Nombre d'incidents 0 0 mai-16 Base de données des Après chaque Opérateurs de la
survenus au cours de la distribution personnes en charge de la distribution hotline
hotline
Indicateur 4: Nombre d'incidents 0 0 juin-16 Base de données des Après chaque Opérateurs de la
survenus au retour de la distribution personnes en charge de la distribution hotline
hotline
Indicateur 5: Pourcentage de 0 5 juil-16 Rapport de suivi post- 1 mois après chaque Reponsable suivi
personnes ayant revendus un ou distribution distribution et évaluation de
plusieurs articles distribués la mission

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 Exemple de tableau de suivi des
indicateurs

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 Exemple de fiche de suivi
1.5 TOTAL HI PATIENTS AND INDIVIDUAL SUPPORT
Phys iothérapie générale, physiothérapie respiratoire, apparaillage

1 january 2005 - 31 may 2005

week ly total of patients and

individual support 700
week 1 200
week 2 322
week 3 304 600
week 4 524
week 5 660
week 6 331
week 7 286 500
week 8 288
week 9 252
week 10 157 400
week 11 67
week 12 65
week 13 59
week 14 58 300
week 15 59
week 16 62
week 17 66
Cumul 3760
200

100

0
week 2 week 4 week 6 week 8 week 10 week 12 week 14 week 16
week 1 week 3 week 5 week 7 week 9 week 11 week 13 week 15 week 17

weekly total of patients and Battica loa PRC Ampara Ha mbantota Mobility divices /
individual support individua l support

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 Exemple de base de données
Batticaloa district
Separated
Phase Date Camp address Area Name of incharge Person Nb of people From ? Child <5 >60 Nb patients
Children

Phase 1 28-déc. Arayampathy Arayampathy 2045 Selvanagar East, arayampathy east 466
Palamunai, Mohideen
Phase 1 28-déc. Arayampathy 3526 Palamunai 1189 2 420
Jumma Mosque
Phase 1 28-déc. Thalankudda -3 churches Arayampathy 200 Thalamkudda 75
Inthu Mahalir Maunam -
Phase 1 01-janv. BT/Anappanthi Kovil School Manmunai North 1200 81
women association
Navaladi, Dutch Bar,
Phase 1 28-déc. BT/Anappanthi Kovil School Manmunai North 12000 Kalladi,Amirthakali,Maddikli,Muhathuv 1500 185
aram,Mamangam,
Mugathyvaram, Mylampawelly,
Phase 1 28-déc. Karadiyanaru School Chenkaladi 2000 thalawai, Etuvuvs, Kuudiruppu, 500 100
Chengalady
Palayadi Thoona Srimuruyun
Phase 1 28-déc. Valachenai 325 Palayadi thoona 65
Vid

Bathuriya School new Rizni nager, fareed nagar, Ettukal

Phase 1 28-déc. Kattankudy 1000 360 10 130
Kattankundi nagar

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 Exemple de tableau de bord
HANDIC AP INTERNATIO NAL Weekly statistic sheet
SENDER COUNTRY : SRI LANKA WEEK 050211 to 050218

RECIPIENTS PROJECT: Batticaloa

1. GENERAL RECORDS ( PATIENT/ CLIENTS COM ING OR SEEN FOR THE FIRST TIME)

1.1 Subdivision by gender and age

100
90
age number men women 80
men
0 to 9 126 92 34 70 0 women
10 to 19 26 13 13 60
20 to 29 20 8 12 50

30 to 39 31 19 12 40

40 to 49 48 32 16 30
20
50 to 59 52 33 19
10
60 and + 92 41 51
0
TOTAL 395 238 157
0 to 9 10 to 19 20 to 29 30 to 39 40 to 49 50 to 59 60 and +

1.2 Subdivision by location

Hos pital Camps

248 147

0 50 100 150 200 250 300 350 400 450

1.3 clinic subdivision

Post trauma (3) 25

Polio Pos t trauma (3)
central neurology (2) 9 Polio
respiratory dis eas e 219 central neurology (2)
Asthma 35 res piratory dis eas e
As thm a
Tuberculos is 76
Tuberculos is
others (4) 31
others (4)
s ens orial dis ability s ens orial dis ability
ps ychological traum a
psychological trauma (6) (6)
m ental retardation
mental retardation

TOTAL 395

1.4 etiologic subdivision (cause)

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 Tout système de suivi repose sur des
indicateurs (voir cours session n°2)
Choix des indicateurs :
• Sélection d’indicateurs réalistes et « renseignables »
• Alimenter les indicateurs pour en faire des outils d’appréciation et
de mesure
• Utiliser les indicateurs pour une analyse systémique et
comparative
• Faire évoluer les indicateurs en fonction du programme
• Enrichir et affiner les indicateurs

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 Tout système de suivi repose sur des
indicateurs (voir cours session n°2)
Pièges à éviter :
• Indicateurs trop nombreux
• Indicateurs exigeant un travail trop intense
• Indicateurs imprécis
• Indicateurs de bas niveaux

Enfin, ne pas oublier le temps nécessaire à l’analyse des résultats !

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 Le système de suivi au cœur du
management de projet

Conduire une équipe, des partenaires vers les objectifs.

Piloter le projet a l’aide d’un tableau de bord, et donc faire des

choix.

Superviser des activités grâce a un suivi permanent.

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 Précautions et recommandations
• Planifier et estimer la conduite de projet
• Faire participer l’ensemble des acteurs et partenaires
• Valider les possibilités de collectes des données et d’alimentation des
indicateurs et outils
• S’assurer de l’actualisation du dispositif lui-même
• Utiliser le suivi comme un outil de gestion et d’aide à la décision
• Intégrer le dispositif de pilotage comme un atout lors de la recherche de
financements
• Élaborez un plan de suivi réaliste, autant que possible intégré aux activités
afin d'éviter la surcharge de travail : ne vous noyez pas dans les outils !
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 D’ici le prochain cours …

Lire les exemples de grilles d’analyse, de tableau de suivi, de

chronogramme.

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