Fiche de préparation Module Techniques de rédaction et de la communication administrative Filiere Semestre | Séancen® | Durée 1 Gouvernance innovante et innovation terntoriale 2 6104/2005 2 hrs: 4 Description du cours Ce cours vise A développer les compétences en rédaction administrative et en communication institutionnelle en arabe et en francais. Il permet aus étudiants de maitriser les normes et techniques de rédaction dans un cadre professionnel et administratif, en mettant l'accent sur la clarté, la concision et la précision. ob Contenus du cours D Principes fondamentaux de la communication administrative + Apprentissages visés A issue de ce cours, l’étudiant sera capable de - Rédiger des documents administratifs selon les nommes en vigueur. - Adapter son style d’écriture aux exigences administratives et professionnelles. - Développer des compétences en synthése et en structuration des informations. - Utiliser efficacement les outils numériques pour la rédaction et la communication. - Respecter les principes éthiques et déontologiques de la communication administrative. + Travail a faire : 1. Rejoindrez le groupe Whatsapp de module bteps://bit. ly/Aj3cyik 2. Veuillez remplir ce questionnaire avant le 07 Mai 2025 hutps://[Link]/4iVBdZzCOMMUNICATION ET INFORMATION ? 1. Notion d’information : 11 Définition : Communication et information sont deux termes différents, mais ils dépendent l'un de l'autre ‘Nous avons plusieurs définitions relatives a l'information. Le dictionnaire Larousse définit l'information comme ‘out renseignement qu'on porte 4 la connaissance d'une personne, d'un public. En informatique, ‘information est un élément de connaissance (voix, donnée, image) susceptible d'étre conservé, traité ou transmis @ l'aide d'un support. C'est un produit véhiculé ou transporté par des moyens de communication : radio, w, presse, affiche, internet, © Faire de la communication c'est action d’établir une relation avec autrui Faire de l'information c'est action de diffusion de fait, d”idées... Pevt-il y avoir information sans communication ? 222 : S'iln’y a pas de possibilité d’échanges avec autrui, on ne communique pas. Cavtcrsctniee de a = Fiable Ja source est connuc ou est clairement identifiable. * Pertinente elle doit répondre a un besoin = Actualité les renseignements sont récents et mis & jour réguliérement_ * Nouvelle elle ne doit pas étre déja dans lorganisation. = Accessible on peut lobtenir facilement. 1.3 Différentes formes d’informations = Parmi les différentes formes que peut prendre une information, les plus courantes sont © Les informations orales : Exemple : les renseignements fournis lors de l'entretien anauel entre le salarié et son employeur. © Les informations écrites : Exemple : les éléments présents sur le bulletin de paie © Les informations visuelles : Exemple = le graphique récapitulant les performances de !'équipe commerciale lors de la séunion hebdomadaire. © Les informations audiovisuelles = Exemple : une démonstration enregistrée sur un caméscope, puis diffusée sur un téléviseur. © Les informations qualitatives = ‘Exemple : les nouveaux produits vendus par la concurrence. © Les informations quantitatives : ‘Exemple : le nombre de concurrents sur un secteur.2. Notion de communication : La communication existe depuis que homme existe. Il ne peut y avoir d'hiommes sans société et done pas de société sans communication. L’homme a codifié la communication par la parole, les gestes de la main, les sons, 1’écriture.. La communication est un processus abordé dans tous les domaines du comportement humain et surtout dans les organisations. C'est la communication interpersonnelle qui inclut les discussions de face a face, réunions, appels ‘éléphoniques, rapports, letwes, dans le seul but de faire passer ov d’échanger des informations. Si ce processus marche c'est que l'entreprise est efficace ‘Vu son impact grandissant sur le développement et des personnes, les NTIC facilitent !a communication entre les personnes en ce 21*™ siécle ‘De ce fait, la communication prend une grande importance dans la vie des entreprises modernes dans cet environnement complexe. Ce qui accroit I'importance de la communication dans la vie professionnelle. Le manager sera responsable d’animation, de formation et d'information des hommes. La communication devient un atout majeur pour les entreprises. Il ne peut y avoir d’organisation sans communication. 21 Définition : Selon la définition ds Larousse, communiquer provient du latin « communicare » qui veut dire mettre en commun. C'est transmettre un message. étre en relation avec, a aide d'un processus 4 double sens. Cest la transmission d’informations d'un émetteur destinge a renseigner ou 4 influencer une personne ov un groupe récepteur. 2.2 Théorie de la communication Le communication a existé depuis que les hommes vivent en groupe ct qu'ils ont des relations entre eux. Cette théorie a été développée et étudiée par Claude Shannon et Norbert Wiener avec a « théorie mathématique de la communication» en 1946. Lasswell décrit (1947) deux approches : La premigre approche décrit les mécanismes d'un processus. Un message envoyé par un émetteur vers un réceptenr 4 travers une chaine d’ éléments comme fa source et le carat La seconde approche met l'accent sur le processus qui provoque un changement de comportement du récepteur qui devient émetteur par le feedback ou rétroaction. ‘Chaque acteur social (émetteur/récepteur) doit étre capable d’ identifier ct de concevoir univers de autre et son projet jusqu’a le comprendre. le connaitre sans perdre toute autonomie et sens critique 2. paces camara = Ce procecsus se base sur les éléments suivants (Laswell 1917) © Qui : Emetteur * Dit quoi -ontenu du message Par quel moyen : canal © Aqui 2 Récepteur © Avec quel effet: impactCe processus a éié développé par Norbert et Wiener en 1946. ‘CONTEXTE DE LA COMIMUNICATION - (erwronnemet, suation, REFERENT (uj MESSAGE forme) Whe [onnrveon) He suits Baus [[-cooace — eobe - veconace ————— - FEEDBACK / RETROACTION - Liinformation circule de l'émetteur qui veut faire passer son objectif vers le récepteur. Le fluc d'information circule par le biais d'un canal de transmission. Le message est codé puis décodé selon le support utilisé. Ly arétroaction lorsque le récepteur devient & son tour émetteur. 2.2.2 Les obstacles d la communication : ‘information est déformée en raison de bruits divers qui peuvent etre © Techniques (parasites sur une ligne téléphonique) © Liés a organisation de I'entreprise : plus le nombre d’intermédiaires est nombreux, plus la communication est déformée © Liés aux individus : troubles du langage. acuité auditive : bruits extérieurs génants © Ligs au langage utilisé - trop technique, langue 2.3 Les modes de communication : Ce processus fait apparaitre un aspect psychologique de la communication 1/ Mode verbal : mots, toa de la voix-intonation, 2/ Mode non verbal : expression du visage, gestes Selon des recherches, (Mc McConnell 1989) dans wie communication le message passe comme suit : 55% par Vexpression duvisage 38% par Ie ton de la voix 7% par les motsLa communication efficace est celle que peut comprendre Je récepteur en s'accrochant aux mots eten observant le ton et expression de 1’ émetteur. Test important de savoir décoder tous les éléments au niveau du contenu (message verbal) et la facon dont le message est émis. 23.1 Les niveau de Ia communication * La communication directe: acte d'échanger avec autrui en face a face * La communication technique : la communication a distance par les techniques de communication. © La communication sociale deverue une nécessité sociale et économique dans un monde ouvert. 24 Quclaucssumperts de communication Les images : support compris par tous qu'elle soit leur origine ou la langue utilisée (TV: films ) © Letéléphone : sert 4 la communication entre 2 personnes pour régler des problémes relatifi a Vemtreprise [informatique collecte, trie des faits en codant et en décodant de maniére trés rapide Le traitement de texte est devenu le support le plus wilisé dans les entreprises. Vidéos, films, bandes enregistrées = I'efficacité de ce support nécessite 1a présence de spécialistes lors de leur utilisation. + Rétroprojecteurs, data show * Courrier électronique sert a échanger des messages en temps sée! si le récepteur est en ligne 2.5 Eormes de communication 2.5.1 La communication orale: Une borme communication est un élément essential pour tout individu : bien communiquer détermine la capacité a séussir aussi bien dans la vie privée que dans la vie professionnelle. Grace 4 une bonne communication. individu transmet facilement ses idées, sa persennalité, au cours d'un entretien, dune réunion. Lattitude générale & adopter ors dela communication orale est de bien situer la personne, le groupe (statut, age, niveau culturel ...), de savoir établir une selation d’ézalité (pas de comportement agressif ni quémandeur), savoir écouter la personne, le groupe, vérifier que la personne, le groupe ont bien compris le message transmis et enfin ne pas perdre de vue I objectif suivi_ Les qualités requises ponr une bonne communication orale, le langage ou on doit observer des pauses. Elles donnent une impression de maitrise et d'assurance. Ces pauses sont indispensables pour retenir I'attention de I'interlocuteur pour une meilleure compréhension. Ensuite le vocabulaire ou on doit utiliser un fangage direct ct utilisation de termes positifs, Pour le style, il faut faire des phrases courtes claires et précises La seconde qualité sont les éléments verbaux comme la voix et il s'agit de bien articuler pour une meilleure compréhension. Il s'agir de surveiller et améliorer 1a qualité de la voix pour une meilleure crédibilité.. Le débit ou il s'agit de parler de maniére calme et posée tout en variant le débit pour ne pas se lasser, insister sur une syllabe ou un mot, élever ou descendre la voix pour mieux exprimer ses sentiments.La troisiéme qualité est le comportement non verbal ov il ‘agit d’adopter une présentation adapiée au public concerné, étre détendu et la communication passera mieux. Le regard attire [attention et crée la communication, les gestes transmetient également un message, complétent la parole, appuient le discours. se tenir droit, avoir des gestes positifs. 2.5.2 Lecommunication écrite : Dans la vie professionnelle, les individus ont souvent des difficultés a rédiger un message écrit principalement a cause du jugement d’autrui, les idées ne viennent pas a l'esprit, de ne pas trouver le bon, mot ou la phrase juste ou tout simplement ne pas connaitre les régles et les usages des différents écrits professionnels : un cousrier, un rapport ou un compte rendu ne sont pas rédigés de la méme maniére. ‘Comment pouvons-nous dominer ces différents handicaps ? Surmonter les difficultés de rédaction dans les idées Ete logiques ct procéder de manitre chronologique. Il suffit de rassembler lz documentation utile ou d’interroger les personnes compétentes, de sélectionner les informations et de rédiger. Nous pourrons ainsi pour un courrier situer les fait. trouver l'argumentation et la conclusion appropriées : pour un rapport, rappeler les faits et soumettre les ‘suggestions qui s‘imposent. Pour les mots, il s'agit d’étre simples ct aller a l'essentiel ct il s’agit de nous adapter au langage du destinataire. Concemant les régles des écrits professionnels, il s'agira d’apprendre les ségles et normes pour chaque type de document. ‘Le second handicap est de maitriser!’onhographe et la grammaire si ce n'est pas le cs. utilisation dun dictionnaire s"imposera, Henreasement, le-vérificateur d’orthographe attaché au logiciel de traitement de texte remplit bien sa mission. Pour séussir un écrit professionnel, il s‘agit tout d'abord de rechercher des idées. La meilleure maniére ext l'utilisation de le méthode acborescente ou schéma heuristique - il suffit d”inscrire au centre de la page Vidée principale et de faire rayonner autour de ce théme toutes les idées qui en découlent. II faut ensuite classer ces idées selon un plan, diffrent selon le document a réaliser Aprés la recherche des idées, il s“agir de passer la rédaction car un écrit n'est bon que s‘il est adapté A sa cible. Il s'agit de savoir définir l'objectif 4 atteindre en peu de mots en utilisant des termes concrets, positifS. Ensuite cibler I'interlocuteur tout en ayant une connaissance ¢ sa personnalité et ainsi pouvoir trouver les bons arguments et le vocabulaire appropri¢. Une autre étape est de trouver les mots appropriés et savoir faire le bon choix. Pour les phrases, il s agit de faire des phrases courtes et bien structurée: compertant le maximium d" informations. IIs" agit aussi d'émettre une idée par paragraphe pour aciliter la compréhension et la mémorisation du destinataire. Il faut alléger les phrases en évitant les pronoms relatifi, les conjonctions et les participes présents et surtout exprimer directement sa pensée. Faire des transitions qui permettent de présenter les arguments selon un plan. Une transition bien placée facilite la lecture et la compréhension de Iécrit. (Exemple - en premier lieu, enfin, cependant, en effet, or, done, en revanche, par conséquent...) © Les formes du langage : le langage positif permet aux mots d’exister, donner une explication a tout ce qui peut peraitre ambigu. @ Lestyle : le style verbal est a privilégier par rapport au style nominal, utiliser la forme active. Pour letemps utilisé, le présent est plus indiqué car il est synonyme d’ action immédiate et concréte © La ponctuation : une ponctuation défaillante ou mal placée peut fausser les idées émises et anéantir les phrases les mieux rédigées‘La verification d’un écrit doit se faire sur le fond et la forme © Sur le fond : le document doit comporter toutes les informations nécessaires au correspondant et si nous répondons a toutes ses interrogations. © Sur la forme : orthographe doit éire vérifiée ainsi que la grammiaire, la ponctuation, exactitude des chiffres et la clarté des phrases © Attirer et maintenir 'attention du lecteur : le destinataire du message va sélectionner un document plutét qu'un autre parce que approche est originale, que le sujet Pintéresse Comment procéder ? © Aérer la mise en page en gérant positivement l'interlignage, varier la longueur des parazraphes et faisant des énmmérations © Trouver un tite motivant, ce demier peut amnoncer le message essenitiel, ov ainoncer le theme, ou ‘mettre en évidence le détail le plus important du message Réaliser une accroche originale Introduire des graphiques, photos Impliquer le lectear Eviterla monotonie de lécrit Exemples de la communication écrite de Vadministration marocaine : brew F405 | wept e's eth ia ‘stn 7 ‘ more j_\ [Note ministériele N° 5708/2025 de M. fe ministre dela Santé datée du 13 mars 2020 concernant la ‘suspension des congés administratifs: pour la nécessité de service - COVID Note de service N° 3294/17/DGI dea direction ‘générale des impots datie du 28 julle 2017 concemant e tritomont fiscal applicable aux ‘entreprises installées et opérant dans les provinces du Sud du RoyaumeLA COMMUNICATION ADMINISTRATIVE al ‘Definition de ’ Administration ; Crest Vensemble des services chargés d'assurer le fonctionnement d'un Etat, d'une collectivité tersitoriale ou d'un service public. C'est activité organisatrice orientée, c'est-d-dire tendant a l’établissement ou ala modification des liaisons assurent harmonisation (coordination) du collectif et de la vie communautaire des gens. De méme, elle est l'appareil de gestion des affaires publiques On parle aussi de Vadministration de V'entreprise appelée administration privée pour la distinguer de administration publique. 32 Caractéristiques de I’ Administration La communication > Courtois : évitez tout jugcment de valeur: Objectif : Les réactions personneliesrlontancune place dans les documents officiels. Le signataire (quipeut Gre diffrent du rédacteu) incame !Etat: i agit, par conséquent, dans le catke des lois etrégléments. Tout ce qui est écrit doit pouvoir éve vérifié, notamment grdce aux réfrences fates aus textes officiels. Chair : Lladminisration ayant pour réle de préparcr ou de prendre des décisions, il faut que Taction soit exprimés avec clarté pour étre comprise de som destinataire, Recherchez lemploi de mots simples. Chaque phrase doit ére utile. donc apporter une information nouvelle. Logique : Int doit ere construit comme une demonstration. Responsable: Le rédacteur dest av nom de Fautorité publique. I emploie le « je », marque de la responsabilité assumée. 10+ AU 3 polo} Aa MY) Absa) pal) LG Se pce AY) asl jill» Ay lo! Lal pall Ba jh gl 8 yaloe 44 lol Labs IS : Ay lot) Lu yall B yalic dia MA gh Aulals CLS 6] gas oS jay! Cle Lgl Legal clLicndlls platy) 5 Ol poall Ge day) ss SAI Gh Ge gl32_jh gl) gh 8 yslrall Ags gilall 4y play) Gil gll US ca “gala foal3( Ani) Ag lay) All pall LgbaLtiy aLiall 5 lo! Aus 8 4 slay) as ll Lulu) Qty ALY) ty yan 8 oe ll1( Aad) Ay yloy) Ala pall LIA y ¢ Satas dage 4g sla) Lass / AL! po LSI 222 ula! Ia cle y Added ol) peat Geld axel Lad Ay slay) GIL gly GDL yall gy atl GIN) ps) alge y ALi & sii g(Len Téte ) cui! (La date ) & Ul (Vexpéditeur et le destinataire ) 43) Ju pall s Ju pall (Vobjet ) ¢ 2 sll (la référence ) eso (Le numéro d’ordre ) Ussuill a) (La signature ) cll ( Les piéces jointes ) 4&4 yall 318 5! (Les mentions marginales ) 4xulgll GijLey! ow oN OU RWB(En-téte ) wis 1 4a.) ll GuLull Qe aetay BJ! aulls ol sic Gl) ou 1 Abas pall / B85 gl Gye cle YI ¢ jell (98 Ala suall y dy sisal Adsl pall And gilitl 9 Ay oy) Aa gel! cle Gill oe Se 2 Tagg Ads US: gic Gave (gill Aga! sony aay Cryte sill Agel gi ge Case SS) gl Gy plas le Jaks ai 3 BND aplaitlh USigll 4 Aas I gic(A433) Gall) ca) aL! 293 5 lo Meat) Gt pall Gane Gd CHL oy aod Lell pie 5 ByIaYL Gall jl » nal gill agasth Stall y 22 pall oy) giedl ytoRHAZ+ | MCYOES oIQOEXH | 1808+ A... Ministre des “et de la Réforme de IAdministration eidela Referee sariniaton ashley Ballelig abil ay h5n Direction des affaires Aadally sjtnaYl Sahil eysroe Administratives et Generales: teCene | t¥. uoKuE! Hele: kr OC! ATCte seh be eee ae ka! ca Sade edt aby oe ws AimcAc dine. A sOlmms come. pate Cnn aay thal fal bp Aig presi Styl) Lagi Dar bbs Sl pts dnenlt Ol dyobaltce uill .2 La dead go) a Bylo! ge janet ity US Almere (ob cusluly ala puaie sy clotos ALLI yall Lgleay Als! pall / A&G sll same GU Quay pie _ Ay TO ABS sll gs yet AS / La ye Ayoh Abb gl lel 8 Le) pt ance gs Agleell Aas lill Gyo _ Gaslll GlSs ale GILL Ly 5 hes: 6 gdb Ail be gris Ys) coaell QU iG Abasl yall si AG sl slau! GlSe cl! BLLEY! Ga sis Lal pall ad Ub atl GG Gla) Uae Qi oe Geli AUS clay) Ueedy Cue ¢ Cums yt yal hay . (Dateur ) galls aro gis Adsl asi oly ieaul 2 span db dood Ay Pall 4 Ashaal aS thes dL 0 Hau cass a ws 11900 Calg BY.y Bolu all) y CY Lend) Las y BN Myo yage CoS eeilly Cylllecall guy Lypall aglall olan) gyauai dy 16.42 pall Aged! ile leatee iill .2 Appall ASLAM Aus lull ByLiy AplaL! cote Aalall pal Apdal! AU yas SEP tase ASL ais im d Boliadly Spud asLll polis oles Jlocy By 2020 Hane ty Heth) ELarall CLIN joe Apdsty ale] gm: Epieyelt( Vexpéditeur et le destinataire ) 4:1) ds sall_s dual! 3 All yall gic java Lill gall: (Vexpéditeur ) du yall « ceil SSigll 8 Ainus Agel Gy 965 called (p85 <4a.5 sll / sy) Js jauall Aaa oad yi cing Abul po JS: dala Ala gale » cll dou! Gals ic Js!Js ill agall a5: ( Le destinataire ) 44!) Ju jal o BN ye SgWl Sg ypuvall dives oad ool cueing « Abul pall oe aul! Gail Abad! col} GUbatL aa gill gt gly! ail ll § Atal! bactill CUS Lage Lash ab gall ol! Coals 8 ploDU plead Gus . 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Olu! oJ] GSlood! pla Sleblaos] OVlacs UVleall los, | 6Ng - ane “ Bef Si ote laodt cplns ob ce Soo ole! 455 Gull Gages! Gan! SPT Elan] 108 Aig iSI] daics Saloll wo cnojloll ySoi Ug> ne gilsle Ayl all Sleloall dla Aériaoll pg Jl aaleiall sig 3S)]Boe (gle Absa!) Gay Hal ent Lo Ades & pte gl SSN & pun gall GIS dele y(La référence ) ex «ll .5 adi LALLy « & pez gall aay pile gli Cal LEY yay ced dle 2uStill ais Le malig. & gta gall odd All pall SLAY) ay Al) AGL AL yall ely ay Sail) + aa yall . Ye guza ge y Leal)207 x? 07 at XE Aae10 dy Ag Dy ‘nvocets ans pa AMORA ttm A tome: 80d plat as iat pl e nd ks wt y Solely Segall i { 5 i | CagStbly Aa gpl liso gpg dpe Syed Gypally ob eal! Aoplaid! Lang! gprdeg ci) pate agapelll Laugh all gbrarll ggeioght Gaaglh Ail ctSgLialy dial gtyarll gli 2015 ysbis09 fasle, OO2X15 ped, 5S eS1432 ple JM ssle 6: dul _— te dM ole 6: AS day yall 4SLadll 2012 yosle 29. 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Elle aborde les normes structurelles (en-téte, objet, référence), le style administratif (clarté, concision, ton higrarchisé) et l'adaptation au contexte marocain (références juridiques, usages locaux). Des exercices pratiques permettront de rédiger des documents réalistes. ¥ Contenus du cours 2) Typoiogie des documents administratifs 3) Techniques de rédaction des couriers, rapports et notes administratives Y Ressources bibliographiques * Ferrandis, Y. (2019). La rédaction administrative en pratique. Agents de la fonction publique, Etudiants préparant Les Concours : 23 fickes pratiques pour Perfectionner Votre rédactionnel. Eyrolles. = Fonkou. M. (2012). Régles, techniques et pratiques de la rédaction administrative. Harmattan Cameroun_LA COMMUNICATION ADMINISTRATIVE 1. La lettre administrative : Elle est utilisée pour adresser une lettre a un membre de service administratif de quelque administration que ce soit. La lettre est rédigée a la premiére personne. La lettre en forme administrative peut étre adressée directement au destinataire. mais. trés, souvent, ciscule d'abord a l'intemne et par la voie hiérarchique. 3.1 Contenu de la lettre admit Au w des modéles les plus courants, la lettre administrative est soumise 4 une présentation uniforme et 4 des ségles précises : le style, les formules..., contrairement 4 la correspondance privée qui obéit quant A elle & des usages beaucoup moins stficts. Elle comprend 3.1.1 Lien. Les lettres officielles comportent souvent un « en-téte » qui consiste en la dénomination de Etat. Cette désignation figure habituellement au centre et en haut de la lente, en majuscules. 3.1.2 Le timbre ou le logo: C'est ensemble des mentions imprimées, placées en haut et @ gauche. Il contient les indications permetiant de déterminer avec exactitude l'administration d’ob émane la lettre = Lenom duministére ou de administration ; = Lenom dela direction : = Liindication du bureau ov du service of a été rédigée la lettre. 3.1.3 Le numéro d’ordr: Ce numéro sert de référence du document. Il est indiqué lorsque la lettre émane d'une administration. 3.1.4 Le lien ot Ia date: En résumé toute lettre doit obligatoirement comporter ces indications. 3.1.5 La suscription : Dans les lettres entre services, sous la date, se place I'indication référant 4 l'autonté dont émane la lettre et de lautorité destinataire. Elle est cbligatoirement complétée, le cas échéant, d’un « sous-couvert » qui précise I'acheminement de la lettre par la voie hiérarchique Cette suscription crée Vorigine de la lettre d'un point de yue énonciatif, répondant a la question « qui parle ? », mais aussi d’un point de vue symbolique répondant 4 la question : qui donne valeur de verité et qui garantit ce texte ?3.1.6 L’objet : Cette rubrique a pour but de permettre au destinataire de situer la nature de I'attention qu'il doit accorder au texte et de lui faciliter le classement du document. Elles peuvent se rapporter & une lettre antérieure, 4 une communication téléphonique ou 4 un document administratif qui entretient un rapport direct avec la lettre. 3.1.7 Les pices jointes : Cette mention indique le nombre et la nature des documents qui accompagnent la lettre 3.1.8 Le corps de la lettre Comme pour tout texte, la lettre devra s‘appuyer sur un plan préétabli. L'introduction fappellera d'une maniére bréve, mais suffisante, l'essentiel de I'affaire dont traite la lettre, La partie centrale de la lettre doit, & travers une simple lecture, donner une vue globale de 'afiaire, Généralement, une lettre ne traite que d’un seul probléme ou d'une seule série de problémes connexes La conclusion contiendra, soit une injonction, (si la lettre émane d’un supérieur), soit une proposition (si {auteur est un subalteme). 3.1.9 La signature Elle doit étre manuscrite, précédée du titre du signataire et suivie de son nom et prénom. Elle éablit I'authenticité du document, engage la responsabilité du signataire et constitue une marque de courtoisie al égard du destinataire. Une lettre non signée, donc anonyme, ne posséde aucune valeur juridique et de ce fait aucune suite ne peut lui étre accordée La signature peut-étre : * Par délégation : dans ce cas, elle fait objet d'un acte écrit : un arrété de délégation de signature. L'autorité de tutelle ayant, de par sa fonction, la compétence unique pour signer certaines décisions. décide de déléguer sa signature, et donc compétence a certain(s) de ses collaborateurs. La délégation de signature est personnelle et provisoire, par exemple la nomination de personnels entrainant installation sur poste * Par autorisation : en quelque sorte un« semblant » de délégation mais qui ne fait pas Vobjet d'un arrété : Tautorité de tutelle autorise ses collaborateurs & signer du courrier qui reléve de leur champ de compétence. * Par ou pour ordre (PQ) = wn collaborateur signe au nom de son responsable (chef de service); ce type de signature peut étre lié 4 des facteurs divers : confiance, habitude, éloignement géographique. management. organisation inteme. = Par intérim (PD) : signature d'un collaborateur en labsence du responsable habituel, désigné es qualité3.2 Formes de la lettre administrative : existe 2 formes de correspondance : la forme administrative et la forme personnelle 3.2.1 Forme administrativ La lettre administrative est utilisée lors d’échanges entre administrations, ov lors d’échanges entre un individu ou une entreprise et l'administration. Elle est régie par des normes différentes de la lettre professionnelle « du privé » et présente un caractére nettement plus formalisé Cette forme de lettre est utilisée dans le cadre dune correspondance entre deux adininistrations distinctes et comportent un caraciére professionnel = Exemple 1: Un Directeur provincial de l'éducation nationale répond a une demande du Gouverneur relative dla mise en cuvre de la politique de développement du secteur dans la province. Cette forme de leitre est, également, utilisée dans le cadre d'une correspondance entre un émetteur et un récepteur appartenamt & la méme entité administrative (le Président de Stablissements) Puniversité écrit a un des chefs + Exemple 2: Un administratew efjectue une demande pour faire une formation continue dison autorité supérieure (Direction) et sous couvert de son chef de service. En forme administrative. la suscription comporte les fonctions mais pas les noms. ‘Lexpéditeur est mentionné uniquement par son titre, tandis que le destinataire est précédé de Monsieur ou Madame. Pour respacter la voie higrarchique, on mentionne d'abord le destinataire, puis les autorités intecmédiaires en sevenant vers 'expéditeur (un enseignant écrira au président de l'université sous couvert, S/C du chef d'établissement) En forme persomnelle, si le correspondant occupe une fonction officielle (par exemple président du Conseil Municipal ou d'une association), ce titre devra figurer dans les formules dappel et de politesse. 3.2.2 Forme personnelle : Cette forme de lettre est utilisée dans le cadre dune correspondance entré l'administration et un usager, qu'il soit particulier, élu local (si l'objet n’est pas professionnel, société ou personnalité morale, association, syndicats entreprise publique ou privée.) = Exemple 1: Un inspecteur de travail répond & un restauratew qui sollicite une information quant & ses obligations en matiére du travail des étrangers. = Exemple 2: Un chef de service de l'environnement informe un Président de conseil municipal d'une commune de s¢s nouvelles obligations cn matiére d’assainissement3.3 Quelques conseils de rédaction : Y Faire des phrases courtes. Y Avant de rédiger, veillez a hiérarchiser les informations, selon leur importance ou lenr urgence. Y Ne retravaillez pas un paragraphe : une lettre est un tout : mieux vaut la rédiger de nouveau centiérement. Relisez votre lettre. en évitant les répétitions, Utilisez un langage simple (compréhensible du plus grand nombre de lecteurs, notamment pour une circulaire), précis et clair. <4 Y Utilisez le moins possible des termes juridiques complexes qui peuvent étre méconnus du lecteur. Y Une « bonne lettre » doit étre bien présentée et se lire facilement, elle doit avoir un rythme, tre structurée < rappel de Iaffaire, la jurisprudence cn la matiére, la décision de administration au vu du probléme posé et de 12 réglementation en vigueur. Y Avoir toujours dans son bureau : un dictionnaire 3.4 Formules courantes de la rédaction administrative 3.4.1 Formules d'introduction, par référence d un élément antérieur Y Parlettre en date du En réponse a. Me référant a. Par lettre ci-dessus réferencée. Jailhonneur d'accuser réception de. Comme suite & (et non « suite & » en début de correspondance Par communication (conversation) téléphonique en date du... (il ya déja euun échange sur la question en cours de traitement ; il est done nécessaire d'y faire référence méme s'il n'y a pas detrace écrite...) SARK AN ¥ Tai honneur de vous faire connaitre (de supérieur & subordonné) Jai 'honnenr de porter 4 votre comnaissance (de subordonné supérieur) Y Imia éié donné de constater ¥ ILaété porté a ma connaissance que. 3.4.2 Formules d'introduction ype «demandes » Y Jevous prie de...bien vouloir (courtois) Y Tevous prie de...vouloir bien (injonctif)Y Jevous serais obligé de (conditionnel courtois) v Je-vous serai obligé (plus injonctif ou immédiat) Y Te-vous serais (ou serai) reconnaissant de (méme remarque que ci-dessus) Y Je vous saurais (ou saurai) - idem (attention 4 la faute trop commune : « je vous saurais gré de... ») 3.4.3 Les formules d'exposition Y Pour introduire un raisonniement, vous pouvez : noter, constater, estimer, observer, préciser, souligner, ajonter, confirmer, signaler, rappeler, considérer... Y Pour annoncer votre conclusion : en conclusion, en conséquence, en résumé, en définitive, pour conclure 3.4.4 Les formules énumératives Y En premier lieu, en second liev, & titre principal, a titre subsidiaire, ensuite, tout d'abord, enfin, d'une part.... autre part (attention a bien conserver les deux termes de I'énumération) 3. 5 Les formules d’appel et de politesse : Elles caractérisent les lettres en forme personnelle uniquement [Link] La formule d’appel : Personualités relevant de Vautorité publique et administrative: L'usage laisse prévaloir le masculin, ainsi on dira - Madame le Président, Madame le Député. ‘Madame le Wali, Madame le Procuseur. Les fonctions et métiers : L'usage féminise naturellement les appellations, ainsi on peut dire : Madame !institutrice, Madame la Présidente, Madame le Directrice, Madame I'Inspectrice, Madame la Gestionnaire ete. [Link] La formule de politesse : Pour les lettres courantes Jevous prie d'agiéer, Monsieur! Madame. !' expression de ma considération distinguée (Agréer = recevoir favorablement) Jevous prie de croire. Monsieur’ Madame, en l'assurance de ma parfaite considération (Croire = tenir pour sincére) Remarque : Pour les formules de politesse destinées aux autorités supérieures (personnalités politiques et élus) Ambassadeurs, parlementaires, Président du Conseil institutionnel ete... Je vous prie d'agréer Monsieur, expression de ma haute considération Officicrs supérieurs, Chefs de district.Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de ma considération la plus distinguée Dames et Demoisalies. Je vous prie de croire, Madame, en! 'assurance de ma corsidération distinguée ; Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes respectuex hommages. N.B. : En aucun cas, il ne peut éire porté de sentiments pour une femme ; Ii seca évit6 les expressions recevez - veuillec agréer 3.4.6 Autres formules Les formules qui suivent doivent donner l'usager lindication de ce que doit étre sa démarche, il convient alors de les utiliser avec discernement et justesse, génétalement, elles introduisent ja décision de ladministration ou la démarche 4 opérer ¥ Meconvient de. ¥ Nvous appartient de... (La démarche incombe expressément au destinataire) Y I m'apparait nécessaire que... (Notion de conseil) v Mestimpératifque (Notion d'obligation et (ou) d'urgence) 3.4.7 Formules é éviter * Les pléonasmes (redondance /répétition) : Voire méme Collaborer ensemble Le but final Deux alternatives Car. en effet Puis encore Comme, par exemple Prévoir dlavance et puis ensuite ‘Abolir totalement Ajouter en plus KARR E EASES * Les fautes de francais Voici : annonce ce qui va suivre Voila :résume ce qui vient d'étre dit Ceci :résume ce qui va suivre Cela : sappelle ce qui précéde (Celui-ei- fait s€férence a élément le plus proche dans la phrase ‘Celui-la : fait référence 4 |'élément le plus éloigné KKB KA4, Autres supports de rédaction administrative Ilexiste d'autres supports de rédaction administrative. nous citerons les principaux. 4.1 Lanote = Crest un document dinformation inteme, le plus souvent de personne a personne contenant des informations trés variables selon le sujet abordé. Elle ne s/adresse pas a l'usager du service public mais — 4 un supérieur hiérarchique ou a un autre service pour résumer un dossier ou faire le point sur une question ~ 4 un subordonné pour donner des indications (consignes) de travail traitant d'une affaire courante. La note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions. Elle se caractérise par sa briéveté et sa concision, elle peut ne pas comporter dobjet ni de formule de politesse. Elle n'a pas valeur de document administratif et nest qu'un document de circulation diinformation (exemple : envoi d'une statistique, d'un tableau, dune copie darticle de presse une personne intéressée, al'intemne, par le sujet). A noter que Ia formule « Nate 4 I'attention de... » est standard et n'a aucune connotation higrarchique 4.1.1 Differents types de notes Y Note de serice : informe le personnel dune disposition officielle concemant Vorganisation du service. Y Note de transmission : accompagne un dossier. Y Note explicative : donne au destinataire des précisions en ajoutant des explications 4 un sujet déja waite. V Note impérative : constate des erreurs, des manquements. te de synthése » document clair. précis et cohérent 4 partir d'informations diverses, provenant de sources différentes, voire contradictoires ; elle permet de prendre des décisions 4.2 La circulaire Document en forme administrative qui circule 4 V'interne, de maniére descendante puis horizontale Elle touche un large public dont le champ (suscription) doit éte exhaustif, Elle doit étre rédigée avec des termes simples et directs capables d'étre appréhendés par un public varié Les informations qu'elle contient doivent étre higrarchisées en fonction de leur importance Bille doit ire précise, concise ct les formules utilisées ne doivent pas laisser libre champ & linterprétation des lecteurs.4.3 Laconvocation : Document destiné a convier une ou plusieurs personnes a une réunion. La convocation prend la forme d'une lettre administrative & forme personnelle ou dune note. Elle comporte l'objet de la réunion, lordre du jour, la date et "heure, le lieu exact, indication de la personne qui présidera, les personnes invitées. Elle peut indiquer les travaux préparatoires a exécuter ou les documents & apporter. On convoque de supérieur 4 subordomné, sinon c'est une invitation, 4.4 Le bordereau d'envoi : Accompagne l'envoi d'un document dont on se dessaisit : De ce fait il est indispensable de le relire avec soin car il est parfois le garant de Yacheminement d'une piéce unique (ex. dossier d'éléve) doi 1a nécessité de Tindiquer au destinataire: il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte : un objet, un descriptif et le nombre de piéces qu'il contient et surtout la raison de son envoi et le traitement qui est dévolu au destinataire Présentation du —_bordereau are: & sass denvoi © Colonne de gauche = epi Designation des piéces ‘transmettre ‘Leese de ign Berdeceunstenvot © Colonne centrale : Nombre Be de pices transmises ou & eset con | ‘trensmettre : ttioastonfeceaiod) | gy | I © Colonne de droite = ies | observations | | |4.5 Le compte rendu : Document qui restitue tout ou partie du contenu dune réunion ou d'une activité. Le compte rendu est & la fois la mémoire individuelle et la mémoire du groupe. En cas de nécessité, on peut s'y référer pour vérifier ce qui s'est passé 4.6 Le proces-verbal : Cest un document administratifrelatant officiellement ce qui a été dit ou fait dans une réunion ou une assembiée. Il relate les débats d'une sfance de travail de groupe. Il enregistre le passé, coneis et précis, Ine comporte ni jugement ni point de vue de son rédacteur. Il earegistre un fait, un événement dont la trace doit étre conservée dans l'intérét de la communauté. En d'autres termes, c'est le compte rendu formalisé d'une assemblée statutaire ov réglementaire qui constitue alors une preuve de ce qui a été dit, et du respect des formalités obligatoires (quorum, majorité, notes). Il est rédigé de facon rigoureuse selon des régles strictes Son objectif est de servir de référence. son rdle est de faire foi. Le P.¥. est obligatoirement rédigé apres chaque réunion officielle, c'est-i-dire prévue par des textes réglementaies, et pour relater les séances des instances ayant un pouvoir de décisions (délibérantes) 4.7 Le rapport : (Crest une relation d’idées ou de faits utilisés a l'intérieur d'un méme service ou d'une méme administration, entre un collaborateur ou un agent et son supérieur hiérarchique Document permettant le compte rendu détaillé ou [étude dun probléme (affaire ou dossier), U contient une analyse critique, une synthése et des propositions se traduisant par une prise de positions du rédacteur (différence avec la note administrative). C'est donc, un outil de travail au service d’unc responsable higrarchique pour l'aider & prendre une décision & roid, c'est-A-dire avec le recul et Ia réflexion nécessaires Il doit étre précis, complet, solidement construit et argumenté. Dans le rapport, il ya lieu de tenir compre des points de vigilance importants - ¥ Absence de parti pris - objectivité ct la neutralité doivent prévaloir. sans jugement de valeur Y Absence de passivité - le rédacteur doit s"impliquer en étant source de proposition Y Absence de servilité (état d’esclavage) la recherche de solutions dans l'intérét du collectif doit primer et dépasser les intéréts individuels. La présentation du rapport est proche de la lettre administrative en forme administrative. En d'autres occasions, ce sera l'exposé d'une question rapportée. 10Avec un plan préalablement annoncé (chronologique, logique), ce document comporte une introduction, un développement et une conclusion. Une exposition de faits objectifs avec communication des sources d'information et utilisation du style administratif. En résumé, les caractéristiques essentielles du rapport sont : Y Dans la forme : l'impartialité Y Dans le fond : la suggestion a provoquer ou la démonstration 4 établir. Un rapport doit avant tout aboutir 4 une conclusion dans laquelle on propose ou préconise une solution. 4 Les principaux messages de communication interne Leur fonction est non seulement d'informer, mais aussi de séduire et de convainere. Leur structure est davantage construite & partir d'un texte et d’illustrations. Larecherche d’esthétique contribue & valoriser l'image de l'entreprise 4.8 Le message publicitaire : Il transmet une information 4 caractére commercial pour séduire et inciter le destinataire 4 action. Exemple. Un prospectus, une affiche publicitaire 4.9 L'annonce de recrutement : Elle transmet des informations sur I'entreprise mais cherche aussi a séduire. L’objectif est de convainere les candidats de rejoindre l'organisation. 4.10 Les rapports annuels : Ils sont obligatoires et donnent des informations sur la situation sociale. comptable et financiére de Tentreprise. Ils sont destinés aux actionnaises (communication inteme), mais les informations qu’ils contiennent intéressent aussi {es banquiers, les clients ou les futurs actionnaires et investisseurs (communication externe) 411 La lettre commerciale = Elle assure l'échange d’ informations entre l'entreprise et les différents publics extemes. C'est un document de preuve qui engage I'entreprise. La lettre remplit plusieurs fonctions. Exemple. Une letire de proposition commerciale, de relance, de demande ou d’accepiation de devis, une facture. "Travail a faire n° 2 La rédaction administrative (TP) Contexte Vous étes chargé(e) de rédiger un document administratif au sein d'une administration publique marocaine (ministére, direction régionale. commune, etc). Un accroissement des retards des agents a été observée, affectant la qualité du service public. ‘Mission = Rédigez UNE des propositions suivantes (au choix) de préférence en langue arabe 1. Une note de service A diffuser & tous les agents pour rappeler les obligations horaires et les sanctions encourues. 2. Un mémo interne 4 !'attention des chefs de service. détaillant les procédures de contrdie des présences 3. Une note d’analyse proposant des solutions innovantes au directeur. Consignes obligatoires « Arendre pour le samedi 31 mai 2025 avant midi, envoyer vos travaux sous format word en respectant la codification suivante Groupe [Link] + Travail en groupe de 4 ¢tudiants cn maximum_ Noutiliser surtout pas les outils de I'intelligence artificielle + Respectez les normes de rédaction administrative (structure, formules d’appel, signature). + Intégrez au moins deux références juridiques marocaines (ex : Code du Travail. Statut Général de la Fonction Publique...) + Adoptez un ton professionnel, alliant fermeté et pédagogie + Incluez des éléments concrets : exemples de sanctions, dispositifs de suivi, ou données chiffrees fictives mais réalistes. Criteres d’évaluation = « Pertinence du contenu juridique et adminiswatif «Structure et respect des codes rédactionnels + Clarté et qualité argumentative + Créativité des solutions proposées ‘Longueur recommandée : | 4? pages maximum. 2Cas n° 1 - Ministére de I’Education Nationale — Académie de Casablanca-Settat L’administration centrale constate des retards considérables et répéiés ches les agents publics char gis de suivi de saisie denotes sur Massar, perturbant la préparation des examens nationauct (BAC, Brovet). 30% des notes ou épreuves traités en retard entre janvier et mars 2025. = Plaintes de 15 établissements scolaires sur la lenteur des procédures. Reédiger une note de service au nom du directeur de Académie, exigeant le respect strict des hhoraires et menagant de sanctions disciplinaires Cas n° .ction Régionale de la Santé de Tang. jouan-Al Hoceima Das retards du personnel adminicwatif des hépitaue publics entratnent des retards dans la prise on charge des dossiers des patients (rendez-vous, ordonnanices). "= 1h30 de temps dattente moyen supplémentaire pour les patients depuis janvier 2024. * 20% des agents enregistrent des retards supérieurs & 90 minutes. Elaborer un mémo interne pour les chefs de service hospitalier, détaillant, l'obligation de contréler les entrées/sorties via un logiciel de pointage Le recours la suspension des primes dassiduité en cas de retard non justifié. Cas n° 3 - Commune Urbaine d’ Agadir — Service de Urbanisme Des absences et retards massifs sont observés en période estivale, ralentissant les délais de délivrance des permis de construire = 40 % des demandes de permis en attente au-dela du détai légal (2 mois), = Pic d’absentéisme en juillet-aoat 2024. Rédiger une nore d’analyse pour te Maire, proposant un sysiéme de rotation des congés pour Sviter les désertions estivales. Recours 4 l'embauche temporaire d’agents contractuels pendant les pies de demande 8Quelles sont te différentes fonctions de administration > iG pubiqus 3 Dour foncticins. pnyQuelles sont les diftéy entes fonctions de VadministrationQuelles sont les différentes Missions de Vadministration 2Qui dirige Vadim mina croatian, — Sensation ati 1° Cotnernernon ramets Setedons se sero inistration> oh. ri SS PRGRECIONE|, du conueit de "8q10m)Cimportance deProtessionnatis¢ne Line reaacton ann SMcacite organi isationnel