Institut National de Formation Supérieure Paramédicale

Bejaia
Algérie

Niveau : 1 ère année AMSP/ISP/ MIM Module : Informatique

Initiations à MS Excel

I. Généralités

1. Présentation

Microsoft Excel, dont le nom officiel actuel est Microsoft Office Excel, est un logiciel
de tableur de la suite bureautique Microsoft Office, développée et distribuée par l'éditeur
Microsoft. La version le plus récente est Excel 2013.

Il est destiné à fonctionner sur les plates-formes Microsoft Windows ou Mac OS X. Le

logiciel Excel intègre des fonctions de calcul numérique, de représentation graphique,
d'analyse de données (notamment de tableau croisé dynamique) et de programmation,
laquelle utilise les macros écrites dans le langage VBA (Visual Basic for Applications) qui
est commun aux autres logiciels de Microsoft Office. Depuis sa création au début des
années 1980 mais surtout à partir de sa version 5 (en 1993), Excel a connu un grand
succès tant auprès du public que des entreprises prenant une position très majoritaires
face aux logiciels concurrents, tel Lotus 1-2-3. La version actuelle du logiciel est Excel 2013
sous Windows et Excel 2011 sous Mac OS X ; dans ces deux environnements, Excel utilise
des fichiers portant l'extension xls ou xlsx (à partir de la version 2007). Chaque fichier
correspond à un classeur lequel contient des feuilles de calculs organisées. Chaque feuille
correspond à un tableau de lignes et de colonnes pouvant contenir des valeurs
(numériques ou non) ainsi que des formules permettant les calculs. Suivant les versions,
les classeurs peuvent aussi inclure les éléments de programmation que sont les macros.

2. Caractéristiques

Cette application est un tableur ; autrement dit, elle se présente sous forme de
tableaux structurés en lignes et colonnes dans des onglets séparés avec, pour chaque
cellule qui compose chaque feuille, des caractéristiques particulières pour les calculs, des
outils de génération de graphiques, des outils d'analyse croisée dynamique et un module
de programmation par macro ou en développement direct avec le langage Visual Basic
pour Application (VBA).

 Graphiques : Excel permet de dessiner automatiquement des graphiques de

visualisation des données chiffrées.
 Tableaux croisés dynamiques
 Macros

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 On peut considérer les produits Microsoft Office sous deux angles de vue. L'angle de
l'utilisateur qui se servira du logiciel pour accomplir un certain nombre de tâches afin
d'arriver à un certain résultat. Et l'angle de l'informaticien, qui pour certains, voient en
MS Office une véritable plateforme de développement. En effet, les macros sous Excel
(mais aussi Word, Access, PowerPoint, ...) possèdent une partie sous-jacente qui permet
de contrôler entièrement l'application grâce au langage Visual Basic for Applications.

Dans un premier niveau, ces Macro-commandes permettent de mettre, sous la forme de

lignes de commande, des tâches longues et/ou répétitives. Mais dans un deuxième, la
puissance du langage permet, à l'aide de certaines bibliothèques de composants
(Windows ou .NET par exemple), de créer de véritables applications dont Excel (ou Word
ou Access) ne seraient que les interfaces graphiques.

 Sécurité

La protection par mot de passe pour verrouiller l'accès au contenu d'une feuille Excel
permet de se mettre à l'abri de modifications faites par inadvertance par des utilisateurs
(étourdis) ou tout simplement par pure confidentialité et de réserver la lecture aux
titulaires des mots de passe.

Mais contrairement à une croyance répandue, l'utilisation d'un mot de passe ne procure
pas une protection totalement efficace contre un utilisateur expérimenté et déterminé.
Toutefois, le contournement d'un mot de passe n'est pas à la portée du premier venu :

En effet, à cause d'un niveau chiffrement faible, de nombreux logiciels permettent de

découvrir instantanément le mot de passe utilisé par Excel, quelle que soit sa longueur ou
le jeu de caractères utilisé. La parade consiste à choisir au moment de la
création/sauvegarde du fichier, l'option qui propose un chiffrement plus fort que celui
assigné par défaut.

3. Formats de fichier

Jusqu'à la version 2007, Microsoft Excel utilisait un format propriétaire binaire

caractérisé par l'acronyme BIFF (Binary Interchange File Format).

Excel 2007 utilise cette fois le format propriétaire de fichier Open XML identique à la
structure du format XML comme format principal : il porte le nom de XML Spreadsheet
dont l'acronyme s'écrit XMLSS. Ce format avait été tout d'abord introduit dans la version
2002 mais n'était pas capable d'encoder les macros écrites avec du langage VBA. Ce
format soumis à Open Specification Promise et a été standardisé par l'ISO mais ça n'en
fait pas pour autant un Format ouvert.

Excel 2007 reste pour autant totalement compatible avec les formats des versions
précédentes bien que Microsoft encourage l'usage de ce nouveau format XML. En
parallèle, la plupart des versions de Microsoft Excel sont capables de lire les formats
externes issus de fichiers CSV, DBF, SYLK ou encore DIF ; il dispose en plus d'un module
d'importation intelligent de fichiers texte.

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  Formats de fichier binaire Microsoft Excel : la spécification de format binaire a été
rendue disponible par Microsoft en février 2008 et peut être téléchargée librement.
 Formats de fichier Open XML à partir de Microsoft Office Excel 2007 : Microsoft
Excel 2007 autant que les autres applications de la suite Microsoft Office 2007, intègre
le nouveau format de fichier faisant partie des spécifications du format XML ouvert
(OOXML).

Les nouveaux formats depuis Excel 2007 sont :

Format Extension Commentaires

Le format Excel par défaut. En réalité, il s'agit d'un format
compressé ZIP avec une structure XML sous forme de
Classeurs Excel .xlsx texte. Ce format est appelé à remplacer le format initial .xls
mais ne sait pas incorporer de macros pour des raisons de
sécurité.
Format des
classeurs avec Identique au format des classeurs Excel mais avec macros
Macrosincorporées .xlsm
incorporées.

Tout comme le format xlsm, ce format stocke les

informations du classeur en binaire plutôt qu'en XML de
Format binaire des manière à pouvoir ouvrir et enregistrer de manière plus
.xlsb
classeurs efficace considérant que format est plutôt dédié aux
classeurs très volumineux, pourvus de milliers de lignes
sur plusieurs centaines de colonnes.
Format des
Tout comme le format des modèles XLT des versions
modèles avec
Macrosincorporées .xltm précédentes qu'il remplace, ce format permet de créer des
modèles avec macros incorporées.

Les macros complémentaires Excel sont considérées

Le format des
comme des bibliothèques de fonctions utilisées en
macros
.xlam référence, offrant des extra-fonctionnalités. Du fait de leur
complémentaires
constitution, ce type de fichier supporte bien évidemment
Excel
les macros.

II. Description de l’interface Excel

1. La barre de menu
Cette barre permet de lancer certaines actions comme Ouvrir ou Enregistrer un
classeur, Insérer une image ou définir l'aspect des cellules de la feuille de calcul. Note : Le
contenu de la barre de menu varie en fonction du type de la feuille courante (feuille de
calcul, graphique, macro..)

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2. Les barres d’outils
Les deux barres d'outils suivantes permettent d'exécuter des actions sans passer par
la barre de menu. Elles permettent de mettre en forme rapidement mais offrent moins de
possibilités que les menus.

 La barre d'outils standard: Pour les actions sur le classeur.

 La barre d'outils de mise en forme : Pour les actions de mise en forme.

Pour connaître le rôle d'un bouton, il suffit de laisser le curseur au-dessus d'un des
boutons pendant une seconde et une info-bulle vous l'indique. Nous utiliserons
abondamment ces deux barres d'outils.

3. Le classeur
Chaque fichier Excel est désormais représenté par un classeur comportant un certain
nombre de feuilles. C’est ce classeur qui sera sauvegardé. Le nom et le nombre de feuilles
qui le composent sont variables.

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  Renommer les feuilles du classeur
Par défaut, les feuilles du classeur porte le nom Feuil1, Feuil2, etc. Pour leur donner un
nom plus explicite, on effectue un double clic sur l’onglet qui les désignent. Une boîte de
dialogue s’ouvre alors dans laquelle on va saisir le nouveau nom.

 Supprimer des feuilles d’un classeur.

On effectue un clic à l’aide du bouton droit de la souris et on choisit l’option supprimer.

 Ajouter des feuilles dans un classeur

On effectue un clic à l’aide du bouton droit de la souris et on choisit l’option " insérer ".
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre on choisit " feuille ".

 Déplacer des feuilles dans un classeur

A l’aide de la souris, on fait glisser l’onglet de la feuille à déplacer vers sa nouvelle position.

 Déplacer ou copier des feuilles d’un classeur vers un autre classeur

On effectue un clic à l’aide du bouton droit

de la souris et on choisit l’option" déplacer
ou copier ".

La boîte de dialogue suivante s’ouvre :

On choisit le nom du classeur vers lequel

les feuilles doivent être déplacées ou
copiées (ce classeur doit être ouvert). S’il
s’agit d’effectuer une copie de la feuille, on
clique sur l’option " Créer une copie " pour
l’activer.

4. Saisie et mise en forme

 Recopie vers le bas et vers la droite.

Cette fonction permet de recopier le contenu et le format d'une cellule vers une ou
plusieurs cellules situées soit à droite soit à gauche de celle-ci.
Exemple pour recopier une cellule dans trois cellules vides se trouvant sur les lignes
suivantes :
 Cliquer sur la cellule à recopier et sans relâcher le bouton de la souris, étendre la
sélection aux trois cellules vides.
 Relâcher le bouton de la souris.

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  La plage de cellules ainsi sélectionnée comporte une cellule en blanc (la cellule à
recopier) et trois cellules en noir (les cellules sur lesquelles sera effectuée la
recopie).
 Ensuite le menu Edition - Recopier - En Bas.  Valider à Choisir l'aide de la touche
Entrée.

 Alignement
Par défaut les alignements sont les suivants : pour le texte : Alignement sur le bord gauche
de la cellule, pour les nombres : alignement sur le bord droit de la cellule
Il est possible de modifier cet alignement par défaut à l'aide des trois outils à disposition
dans la barre d'outils.

 Fusionner des cellules

Il est possible de fusionner des cellules horizontalement ou verticalement. Cette option
permet, notamment, d’aligner les titres d’un tableau :
 Sélectionner, au clavier ou à la souris, les cellules à fusionner,
 Cliquer sur l’outil de fusion

 Encadrement
Le quadrillage de la feuille de calcul EXCEL n'est pas normalement destiné à être imprimé.
Il convient donc procéder à l'encadrement des tableaux. Cette opération s'effectue après
avoir sélectionné la partie à encadrer, en utilisant le menu Format cellule - onglet
Bordure. La boîte de dialogue est divisée en quatre parties :
• La première partie (Bordure) sert à indiquer le bord de la cellule sur lequel le cadre
sera tracé.
• La seconde (style) détermine le style de trait à utiliser.
• La troisième (couleur) la couleur à donner au style de trait choisi.
• Une quatrième proposant directement de tracer un contour, des séparations
intérieures ou d’annuler un quadrillage.

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On choisit tout d'abord la couleur du
trait (" automatique " donne un trait
noir quand le fond est blanc),
 On clique ensuite sur le style de
trait désiré,
 On clique enfin sur le bord sur
lequel apparaîtra le trait. Pour cela
on agit, soit directement sur le cadre
aperçu (zone blanche), soit sur les
icônes au pourtour de l’aperçu.

Dans la barre d’outils on peut utiliser directement les

options présélectionnées :

 Largeur des Colonnes

La largeur des colonnes est modifiable à l'aide
du menu Format - colonne - Largeur.

Pour modifier la hauteur de la (ou des) ligne(s) sélectionnée(s), on écrit dans la zone
"Hauteur de ligne" le chiffre désiré. Les autres opérations possibles sur la largeur des
lignes sont les suivantes :
 Pour ajuster la hauteur d'une ligne sur le contenu d'une cellule, on sélectionne tout
d'abord la cellule en question et on utilise ensuite le menu Format - ligne- Ajustement
automatique.
 On peut également faire disparaître à l'écran et à l'impression une ligne en utilisant
le menu Format - ligne - Masquer.
 On la fera ensuite réapparaître en en utilisant le menu Format - ligne -Afficher.

Il est également possible d'agir sur la hauteur

des lignes à l'aide de la souris. Pour cela, on
amène le curseur dans l'en-tête de ligne, sur
le trait qui sépare la ligne à modifier de la
suivante :

 Recopier des cellules

Pour dupliquer une cellule ou un groupe de cellules, on va suivre la procédure suivante :
 Sélectionner la cellule ou le groupe de cellules à dupliquer.

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  Choisir le menu Edition - Copier (ou la combinaison de touches Ctrl - C).
 Sélectionner la cellule où la sélection va être dupliquée.
 Choisir le menu Edition - Coller (ou la combinaison de touches Ctrl - V).
 On dispose à présent de deux zones identiques. Le contenu et le format des cellules
des deux zones est identique et modifiable.

 Modifier le contenu d'une cellule

On distingue deux façons de procéder répondant à deux types d'actions différents. Dans
les deux cas, on commence par sélectionner la cellule à modifier.

 Remplacement complet du contenu de la cellule.

On retape alors directement le nouveau contenu qui va se substituer à l'ancien.

 Renvoi à la ligne automatique

Lors de la mise en page d'un tableau, le texte contenu dans une cellule peut ne pas tenir
dans la largeur de celle-ci. Dans ce cas, il va s'étaler dans la cellule située immédiatement
à droite. Ceci n'est possible que si la cellule de droite est vide, c'est à dire qu'elle ne
contient pas elle-même du texte ou un nombre. Si la cellule de droite n'est pas vide, le
texte ne pouvant s'étaler sera tronqué. Pour remédier à cet inconvénient, on peut
évidemment modifier la largeur de la colonne . Mais cette solution risque à terme de
rendre les tableaux trop larges pour être imprimés. On peut à ce moment-là choisir
d'étaler le texte de la cellule sur plusieurs lignes. Cette option s'obtient par l'intermédiaire
du menu Format - cellule - onglet Alignement. Il est recommandé lorsqu'on utilise cette
option d'utiliser le centrage horizontal et vertical du texte.

III. Formules et fonctions sur Excel

1. Construction d'une formule

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Pour obtenir le stock final dans le tableau suivant, on peut effectuer un calcul manuel. Ce
calcul sera le suivant : 15 + 8 - 4 = 19
Le nombre 19 ainsi obtenu sera inscrit dans la cellule D2.

Néanmoins, ce résultat ne se modifiera pas si l’un des nombres (15, 8 ou 4) est modifié.
Pour automatiser ce calcul, on va construire une formule dans la cellule D2.
Cette formule fera référence aux cellules contenant les nombres à utiliser et sera
précédée du signe " = " pour qu’EXCEL comprenne qu’il s’agit d’une formule de calcul. La
formule sera donc la suivante : =A2+B2-C2
Attention : cette formule ne doit comporter aucun espace entre les termes !
Les opérateurs utilisés dans les calculs se trouvent sur le pavé numérique du clavier et
sont les suivants : + Addition, - Soustraction, * Multiplication, / Division, ^ Elever à la
puissance.
En l'absence de parenthèses, EXCEL calcule en premier les multiplications et divisions, et
termine par les additions et soustractions. Si le calcul est présenté avec des parenthèses,
EXCEL effectue en premier le calcul à l'intérieur de celle-ci avant de traiter les autres
opérations
Exemple : 2 X (3 + 4) = 14 mais (2 X 3) + 4 = 10

2. Somme automatique
Cette fonction permet d'obtenir automatiquement la somme d'une plage de cellules
donnée.
 1ère méthode
 Sélectionner la cellule qui contiendra le résultat du calcul (et donc la formule de
calcul)
 Cliquer sur le bouton somme automatique de la barre d'outils
 Dans la barre de formule s'affiche : =SOMME(Début de la sélection : Fin de la
sélection)
Excel vous propose une plage de cellules par défaut. Il est possible d'en changer en
sélectionnant la plage de cellules désirée à l'aide de la souris.

 2ème méthode
 Sélectionner la cellule qui contiendra le résultat du calcul (et donc la formule de
calcul) et étendre la sélection aux cellules qui doivent être additionnées.
 Cliquer sur le bouton somme automatique de la barre d’outils.
 Le résultat s’inscrivent automatiquement.

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3. La fonction Somme
Pour additionner entre plusieurs cellules contiguës, on peut utiliser la fonction
SOMME d’EXCEL.
 Ecrire dans la cellule où doit apparaître le résultat : =somme(  Sélectionner ensuite
à la souris la plage de cellules à additionner.
 Valider avec la touche Entrée, la fonction renvoie l’addition des sommes
sélectionnées.

4. La fonction Moyenne
Pour obtenir la moyenne de plusieurs cellules contiguës, on peut utiliser la fonction
MOYENNE d’EXCEL.
 Ecrire dans la cellule où doit apparaître le résultat : =moyenne(
 Sélectionner ensuite à la souris la plage de cellules désirée
 Valider avec la touche Entrée, la fonction renvoie la moyenne des sommes
sélectionnées

5. La Fonction Logique "Si"

On peut demander à Excel de réagir différemment en fonction du résultat d’un calcul
demandé.
Exemple : vous décidez d’élaborer une facture. Vous souhaitez faire bénéficier à votre
client d’une remise sur le prix de vente. Cette remise sera de 5% du total hors taxes de la
facture si ce total inférieur à 1000 DZD. Si le total hors taxes est supérieur ou égal à 1000
DZD, le taux de la remise sera de 10% sur la totalité du montant. Le document Excel se
présentera ainsi :

La formule en D6, compare tout d’abord le résultat obtenu en D5 au nombre 1000. Si le

montant en D5 est plus petit que 1000, alors (symbolisé par le point-virgule) le résultat
à afficher en D6 sera celui du calcul : D5 multiplié par 5%.
Sinon (symbolisé par le deuxième point-virgule) c’est à dire si le montant en D5 est égal
ou plus grand que le nombre 1000, le résultat à afficher en D6 sera celui du calcul : D5
multiplié par 10 %.

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6. Formule "Arrondi"
Le résultat d’une division ou d’une multiplication peut donner un nombre comportant
plusieurs décimales. Dans le but de créer des formulaires destinés à des tiers (exemple
facture) les nombres doivent, en principe, se présenter avec simplement deux décimales.
On peut, bien entendu, utiliser le format des nombres. Mais Excel va conserver en
mémoire le nombre initial avec plusieurs décimales et l’utilisera pour les calculs
ultérieurs. D’où des problèmes d’affichages.
Exemple: Le résultat du calcul : 2 divisé par 3 donne le résultat 0.666666666..... Si
on additionne 0.66666666.... Avec 0.6666666.... On obtient 1.33333333.....

Avec un format des nombres à deux décimales, Excel propose un arrondi de présentation
qui donnera : 0.67 + 0.67 = 1.33. Evidemment, cet arrondi de formule ARRONDI ( ). Cette
formule requiert deux arguments :
 le premier est le nombre à arrondir. Ce nombre peut également être remplacé par la
référence à une cellule contenant un nombre. Il peut également être une formule de
calcul complexe.
 Le second représente le nombre de décimales que l’on souhaite obtenir.
On aura donc par exemple pour obtenir le résultat du calcul 2/3 arrondis à 2 décimales:
=ARRONDI (2/3; 2)

Le résultat de cette formule sera 0.67. Ce

nombre s’affichera directement dans la
cellule sans que l’on ait besoin de passer
par le format des nombres.
L’argument "nombre de décimales " donne
des arrondis différents selon le chiffr e
utilisé. Voici un exemple des arrondis
possibles du nombre 10734,12 :

7. Adresse Absolue
Dans une formule de calcul il est fait référence, en général, à d'autres cellules. Par
exemple, si l’on veut dans le tableau ci-dessous obtenir un prix après remise dans la cellule
D6, on construit dans cette cellule la formule =C6*C3.

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Excel raisonne sur les références de cellules utilisées. Pour lui, C6 est la cellule qui se
trouve sur la même ligne et dans la colonne de gauche par rapport à la cellule D6 où l’on
a construit la formule.
La référence utilisée est donc pour lui : LC (-1) qui veut dire : même ligne " L", une colonne
à gauche "C (-1)". De même, la référence C3, est pour lui L (-3) C (-1) qui veut dire trois
lignes au-dessus " L (-3) ", une colonne à gauche " C (-1) "
Si l'on recopie cette formule sur les cellules D7 et D8, on va en fait recopier non pas la
formule =C6*C3, mais la formule LC (-1)*L (-3) C (-1).

Le résultat obtenu n’est évidemment pas satisfaisant.

En effet, si l’on se place sur la cellule D8, on pourra lire dans la barre de formule le calcul
suivant : =C8*C5.
C8 est la cellule contenant le prix unitaire voulu, mais C5 ne contient pas le taux de remise
mais un texte. Ceci s’est produit car la formule recopiée en D8 est celle construite en D6,
c’est à dire : =LC (-1)*L (-3) C (-1). Par rapport à D8, LC (-1) se trouve être la cellule C8.
Cette référence est correcte. Mais, par rapport à D8, L (-3) C (-1) se trouve être la cellule
C5. Or, la cellule contenant le taux de remise est la cellule C3. Notre calcul est donc faux.
On dit alors qu’Excel travaille en fonction de références relatives.
Si l'on veut que la référence à la cellule C3 demeure lors d’une recopie de la formule de
calcul, il faut neutraliser ce principe de référence relative. Pour cela, lors de la
construction de la formule =C6*C3, il faut demander à ce la référence C3 soit absolue.
 Dans la barre de formule sélectionner C3
 Appuyer sur la touche F4
 Constater le résultat dans la barre de formule. On obtient =C6*$C$3. La cellule C3
est devenue une référence absolue. Les symboles $ (dollars) vont figer la référence.
Si l’on recopie la formule vers le bas en D7 et D8, on obtiendra :

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· en D7 : C7*$C$3
· en D8 : C8*$C$3
Les symboles " $ " peuvent être également ajoutés au clavier.
Nommer des cellules
Dans une formule on utilise, en principe, le nom par défaut des cellules (A1, H25, B14,
etc.) il est possible de renommer les cellules. En reprenant l'exemple précédent, on peut
renommer la cellule C3 afin de l'utiliser ensuite dans les calculs.
Par exemple, on va renommer la cellule C3 et lui donner le nom " Taux_remise ". Pour cela,
 On sélectionne la cellule C3 (son nom apparaît dans la " zone nom " à gauche de la
barre de formule),
 On clique dans cette zone,
 On écrit le nom désiré (attention, pas d'espaces ni de caractères spéciaux tels que : /,
etc.)
 On valide avec la touche " Entrée "

A présent, toujours en reprenant l'exemple précédent, la formule de calcul pour la remise

sera :
En D7 : C7*Taux_remise, Il est ensuite possible de recopier cette cellule vers le bas qui
deviendra en D8 : =C8*Taux_remise

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