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Module II : Access
Les objectifs du Module sont :

- De permettre aux débutants d’avoir une vision d’ensemble d’une base des
données Access .
- D’aider les débutants à savoir les différents objets d’une base des données
Access (Table, Requêtes, etc.),
- D’aider les débutants de connaitre à créer et différencier l’utilité de chacun
d’eux
- D’entrainer les débutants, à la création de deux ou trois bases des donnés
Access de différent nom pour bien mémoriser les étapes.
- Convertir les données Excel en table Access.
- Créer des formulaires à partir de toutes les différentes tables ou requête

Chapitre I : BASE DES DONNEES ACCESS

Quand on parle de Microsoft Access on parle toujours d’une base des

données.

I.1. Définition d’une base des données Access

Une Base de Données est un ensemble de données ou d'informations
organisées en vue de faciliter la recherche, la modification et l'extraction de
données spécifiques.
En fait une Base des Données Access comme son nom l’indique, n’est
autres qu’un ensemble des données enregistré dans un fichier Access. C’est en
quelque sort une banque d’information où sont stocké et sont classé des
informations.

I.2. Structure d’une base des données Access

Une base des données Access est composé généralement d’une ou des
Tables, des Requêtes, des Formulaires, des Macros, et des Etats.

I.3. Création d’une base des données Access ?

Pour créer une base de données Access, il faut :
- Cliquez sur Démarrer ou Start → Rechercher l’icône Microsoft Access dans le
menu.→ Cliquez sur cet icône ci-dessus.→ Le Microsoft office Access qui s’ouvre.
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Vous Cliquez sur l’icône Base de Données Vide →Vous saisissez le nom de la base
dans la case Nom de Fichier.

Vous cliquez sur l’icône de répertoire pour pouvoir choisir l’endroit ou vous voulez
sauver votre base.→ Puis vous cliquez sur créer.→ Microsoft Access créer
automatiquement une table appelée Table1 qui est une table par défaut.
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Si vous ouvrez le répertoire que vous avez choisi lors de la création de la base, vous
y trouverez cette base des données.
Remarque :
Les Tables, les Requêtes, les Formulaires, les Macros, est l’Etat
sont les principaux objets d’une base des données Access.
Le mot objet dans en Access indique une Table ou Requêtes ou etc.
Parce qu’une Table est un objet, une requête est un objet, les formulaires les
macros l’Etat et les modules sont tous des objets.
 Une base des données Access est composés de Table, Requête, formulaire,
Macro, Etat.
 L’extension d’une base des Données Microsoft Access 2007 est: accdb
 S’assurez toujours que le nom de votre base des données ne comporte pas
d’espace ni des signes de ponctuations. Ceci dans le but d’éviter de problème
lors de la programmation VBA. En effet les espaces et les signes de
ponctuations font partie du langage de programmation.

Chapitre II : TABLES
II.1. Définition
Une table est le lieu de stockage des informations. C’est dans les
tables que nous allons stocker et enregistrer nos données. Dans Microsoft Access
toutes les données sont enregistrées dans des tables.
Pour mieux comprendre la suite nous allons prendre un exemple de base des
données,
Admettons que nous avons une liste d’employer suivante dans notre fichier Excel.
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Dans Excel on saisit tout de suite les données dans les cellules ligne par
ligne sans avoir à créer quoi que ce soit avant de rentrer les données ; parce que
dans Excel la feuille de saisie n’est autre qu’une table déjà crée et ouvert prêt à
recevoir les données. Alors que dans Access nous devons d’abord préparer et créer
la table avant de saisir les données. Et c’est pourquoi nous devons suivre le
processus de création de table suivante :
1- Préparation de la table.
2- Création de la table.
3- Puis saisie des données dans la table.

II.2. Préparation de la table Access

Se référant d’un fichier Excel, on peut faire :
1-D’abord compter le nombre de colonne contenant les données dans le fichier
Excel.

Pour cet exemple, nous avons quatre (4) colonnes donc, 4 champs
dans un tableau comme ceci :
Nom de Champ Description du Champs Légende du champ
No Numéro de l’employer, Numéro
Nom Saisissez le Nom de l’employer
Nom de l’employer
Prénom Saisissez le prénom de l’employer
Prénom de l’employer
Age Saisissez l’âge de l’employer
Age de l’employer
Une petite question qui se pose : Est-ce qu’il faut toujours faire ce genre
de tableau à chaque fois qu’on veut créer une table ?
La réponse est non ; ici le tableau est juste là pour la première fois pour
qu’on puisse comprendre ce que nous devons préparer dans notre mémoire avant
de créer une table (à savoir les champs à créer et ces caractéristiques). Lorsque
nous nous familiarisons à créer une table suivant les exercices, on aura plus besoin
de faire ce genre de tableau. On créera directement la table.
4eme Champs (pour la Colonne No 4)
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3eme Champs (Pour la Colonne No 3)

2eme Champs (Correspondant à la colonne No 2)
1er Champs (Correspondant à la colonne No 1 du fichier Excel)
Le champ ?
Un Champ est une espace mémoire qui se trouve dans le disque dur de
l’ordinateur.
C’est dans les champs que les textes ou les chiffres sont enregistrées.
Comme dans notre exemple ci-dessus, tous les numéros de l’employer (1, 2, 3,4, 5,
6, 7) correspondant à la colonne No 1 seront enregistrés dans le champ No. De
même aussi tous les noms de l’employer seront enregistrés dans le champ Nom
etc., etc.
Et ces champs il faut les créer et inventer leur nom avant d’y
enregistrer des données.
C’est pourquoi nous avons les champs No, Nom, Prénom, Age pour
pouvoir respectivement enregistrer le Numéro de l’employer, le nom de
l’employer, le prénom de l’employer, l’âge de l’employer.
Nous savons qu’il y a encore d’autre question sur ce qu’est : «
Description de champs et légende des champs » et puis sur leur utilité ou leur
différances. Maintenant nous allons tout de suite procéder à la création de la table,
et une fois que cette table est créée, nous allons tenter expliquer le rôle et la
différence entre le nom de champ, la description de champ et la légende du champ.
Ce qu’il faut retenir sur la création de champ :
S’assurez toujours que le nom de champ soit court et ne comporte pas d’espace ou
des signes de ponctuations.
Ayez toujours un nom de champs qui a des sens et non des noms de champ comme
X ou Y ou fffg etc. Par exemple si vous créer un champ pour enregistré les noms
des employer, vous pouvez choisir comme nom de champs Nom ou Nom
Employer qui est plus communicatif et non des noms de champ comme X ou Y ou
ghhj etc. Ceci dans le but de faciliter la programmation.

II.3. Création d’une table Access

1-Double Cliquez sur la base des données que nous avons créées récemment pour
l’ouvrir si ce n’est déjà ouvert ; par exemple MaBase.
2-Cliquez sur l’onglet Créer.
3-Puis Cliquez sur le bouton Création de Table.
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4-Vous avez l’interface de création de table ouverte devant vous.

5- Saisissez le premier nom de champs No et ces caractéristiques sur la première

ligne comme l’indique l’image ci-dessous :
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6- Saisissez le deuxième nom de champs Nom et ces caractéristiques sur la

deuxième ligne comme l’indique l’image ci-dessous et ainsi de suit pour les
troisièmes et quatrième champs.

7- Une fois que vous avez tous saisie les noms de champ et ses caractéristiques
vous arriverez à ceci :
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Chaque table doit avoir une clé primaire pour pouvoir différencier les
enregistrements. C’est-à-dire que chaque ligne d’enregistrement doit avoir un
identifiant qui lui différencie des autres enregistrements.
Dans notre exemple, nous avons choisi le champ No comme clé primaire.
a) Mettez votre curseur dans la case No
b) Cliquez sur l’icône clé primaire

c) Puis remarquez que le champ que nous avons défini comme clé primaire aura
une petite clé à côté de lui.
Ça nous indique que c’est ce champ qui jouera la clé primaire de cette table.
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8-Puis cliquez sur le bouton fermer de la table.

9- Puis cliquez sur Oui de la boite de dialogue d’enregistrement.

10- Puis vous aurez une boite d’entrer vous demandant le nom de votre table.
Remplacez le nom de la table par défaut Table1 par le nom de votre table.
Exemple Liste Employer.
Puis Cliquez sur ok pour enregistrer cette table.
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11- Puis vous arriverez à une nouvelle fenêtre ci-dessous. La table vient d’être crée,
ilse trouve au côté gauche de cette fenêtre.

II.4. Saisi des données dans la table ?

1- Double cliquez sur la table Liste Employer pour l’ouvrir.
2- Saisissez les données de la première ligne.

Remarquez maintenant qu’à chaque fois que le curseur se trouve dans

la colonne Numéro de notre Table Access, il y aura un texte « Numéro de
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l’employer » qui s’affiche en bas à gauche de la fenêtre. C’est la description du

champ No définie précédemment.
La description de champs permet de communiquez à l’utilisateur ce
qu’il faut saisir dans chaque case. De même aussi la légende donne l’idée à
l’utilisateur de ce qu’il faut saisir dans le champ correspondant.
Les champs restent un récipient pour recevoir les données.
Si vous ne définissez pas de légende lors de la création de votre table,
l’Access mettra le nom de champ comme légende par défaut.
3- Une fois que vous avez tous saisi les données, vous aurez ceci :

4- Cliquez sur le bouton fermer pour fermer la table.

Remarque :
Vous pouvez créer autant de tables que vous voulez dans une base des
données Access.
S’assurez toujours que le nom de votre table ne contient pas d’espace
ni des signes de ponctuation.

Chapitre III : REQUETES

III.1.Définition
Les requêtes permettent de manipuler les données qui se trouvent dans
les tables.
C'est-à-dire que dans Access les tables ne serve que seulement pour
stocker les informations. Et que si on veut faire des tries ou des filtres ou des
calculs basées sur les données du table, on utilise la requête.

III.2. Création d’une requête simple

Admettons que nous voulons avoir la liste des personnels dont l’âge est
inférieur à 29ans, nous allons créer une requête que nous allons appeler
ListePersInf29 (qui est une abréviation pour designer « une liste des personnelles
dont l’âge est inférieur à 29 ans »).
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Voilà comment faire :

1-Cliquez sur l’onglet Créer.
2-Cliquez sur création de requête.

3-Sélectionnez la table ListeEmployer dans la boite d’affichage puis cliquez

surajouter, puis cliquez sur Fermer.

4-Vous aurez la fenêtre suivante. Double cliquez sur chaque champ pour les faire
descendre en bas.
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5-Apres avoirs double cliqué sur tous les champs, vous les trouverez tous en bas
Comme l’indique l’image suivante.

6-Nous avons dit que nous allons sélectionnez la liste des personnes dont l’âge est
inférieur à 29 ans. Alors maintenant nous allons mettre ce critère dans la ligne de
critère de la requête correspondant à la colonne des champs Age comme l’indique
l’image suivante.
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7-Puis cliquez sur le bouton fermer de la requête pour l’enregistrer.

7-Apres avoir cliquez sur le bouton fermer ci-dessus, une boite de dialogue de
demande d’enregistrement s’affiche. Cliquez sur le bouton Oui.
8-Puis après une boite de capture Enregistrer sous vous demandant le nom de
votre requête s’affiche.
Remplacez le nom Requete1 qui est un nom de requêtes par défaut et saisissez le
nom de votre requête.
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La requête ouverte affiche exactement la liste des personnes dont l’âge est
inferieur à29 ans.

Petite remarque :
Remarquez que dans le côté gauche de notre base des données, le nom de table et
les noms de requête sont différencié par l’icône qui les précède.
Remarque :
Vous pouvez créer plusieurs requêtes dans une base des données.
S‘assurez toujours que le nom de votre requêtes ne contient pas d’espace ni de
signe de ponctuation.

Chapitre IV : FORMULAIRES
IV.1. Définition
Un formulaire c’est une interface utilisateur. C'est-à-dire une interface
graphique permettant d’afficher des données provenant d’une table ou aussi
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permet d’ajouter des données dans une table. A partir d’un formulaire on peut
remplir une table.
Un formulaire peut être aussi utilisé pour faire des menus, des boites de
dialogue, etc.
Vous avez remarquez que tout-à-leur nous avons fait directement la
saisie des données dans une table ouverte ce qui n’est pas vraiment convivial par
ce qu’on fait une saisie tout comme dans Excel. Or à partir d’un formulaire, on peut
faire des saisies pour remplir la table.
La saisie des données à partir d’un formulaire est plus pratique qu’au
lieu de faire dessaisies directement dans une table.
Pour pouvoir utiliser un formulaire à partir d’une table spécifique, on
crée un formulaire à partir de cette table.
Maintenant, nous allons créer un formulaire nous permettant d’ajouter
des données dans notre table exemple Liste Employer

IV.2. Création d’un formulaire à partir d’une table ?

Pour créer un formulaire à partir d’une table, il faut :
1-Cliques sur l’onglet créé.
2-Cliquez sur le bouton plus de formulaires.
3-Puis cliquez sur Assistant formulaire

Dans la zone de liste contenant la liste des tables et requêtes,

sélectionnez la table ListeEmployer.
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Cliquez sur le bouton>> pour sélectionner tous les champs.

Puis cliques sur le bouton Suivant.

Le rôle des 4 boutons suivant.

- Le bouton > ne fait déplacer qu’un seul champ de gauche à droit.
- Le bouton>> permet de faire déplacer tous les champs de gauche à droit.
- Le bouton < permet à l’inverse de faire déplacer un seul champ sélectionné
de droit à gauche.
- Le bouton << permet de déplacer tous les champs à droit vers la gauche.
Avec ces 4 boutons nous avons la possibilité de choisir quel champ à
afficher dans mon formulaire et quel champ à ne pas afficher.
Essayer de cliquer sur chacun de ces boutons pour voir le
fonctionnement.
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Une fois que tous les champs s’affichent à droite, cliquez sur le bouton suivant.

Puis Microsoft Access nous demande la forme du formulaire que nous

voulons. Il y a plusieurs formes de formulaire en fait. Cliquez sur chaque option pour
voir l’aperçu de chacune de ces formes.
Ici, nous allons choisir la forme Colonne simple.
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Choisissez le style de formulaire que vous voulez, puis cliquez sur suivant.

Saisissez le titre que vous voulez pour votre formulaire. Par exemple
Liste des employer. Que nous allons remplacer par ce titre le mot Liste
Employer qui est un titre par défaut. Puis cliquez sur Terminer.
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Voilà le formulaire est créé. Et vous pouvez tout de suite y voir les
informations venant de la table Liste Employer.

Si vous voulez réouvrir le formulaire, double cliquez sur le formulaire

correspondant.
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Lors de processus de création de formulaire par l’assistance formulaire,

Microsoft Access donne automatiquement le titre de formulaire comme nom par
défaut.
Alors il y a possibilité de renommer le formulaire et créer un nouveau
nom sans espace ni de signe de ponctuation.

Apres avoir renommé le formulaire vous aurez ceci :

Remarque :
Tous les formulaires de la base des données seront précédés d’icone.
Vous pouvez créer plusieurs formulaires dans une base des données.
S‘assurez toujours que le nom de votre formulaire ne contient pas
d’espace ni des signes de ponctuation.
Le nom de Table peut être égal au nom de formulaire mais deux
formulaires ne peuvent avoir le même nom.

Chapitre V : MACRO
V.1. Définition
Si vous ne savez pas trop en programmation, les macros sont là pour
faire l’intermédiaire entre vous et votre ordinateur. En effet il y a des moments où
vous avez besoin que votre ordinateur face quelque chose alors que vous ne savez
pas encore comment écrire ces instructions en VBA, vous ouvrez la page de
création de macros et vous spécifier ce que vous voulez faire et les macros s’en
charge.
Par exemple, nous voulons un petit menu, et sur ce menu on peut y
créer un bouton et que quand nous cliquons sur ce bouton, notre formulaire Liste
Employer s’affiche.
Pour le Menu, nous allons utiliser un formulaire.
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Puis nous créons une macro qui contient une commande d’ouverture du
formulaire ListeEmployer.
Puis nous attachons cette macro au bouton que nous avons créé sur le
formulaire Menu.

V.2. Création d’une macro

Pour le faire, il suffit de :
1-Cliquez sur l’onglet créé.
2-Puis cliquez sur macro.

3-Apres avoir cliquez sur le bouton Macro, une fenêtre de création de macro sera
ouverte.
Cette fenêtre nous demandera ce que nous voulons. Et nous ne ferons
que remplir sa demande.
Ici nous allons lui donner une instruction d’ouverture de notre
formulaire Liste Employer
Donc il suffit seulement de lui dire qu’on va ouvrir un formulaire et puis
lui donner le nom de formulaire à ouvrir.
Pour le faire,
Sélectionner le mot Ouvrir Formulaire dans la zone de liste de la
colonne Action. Puis sélectionné le nom de notre formulaire dans la zone de liste
Nom de formulaire comme l’indique l’image ci-dessous.
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Apres avoir cliquez sur le bouton Fermer de la macro, une boite de

dialogue de demande d’enregistrement de la macro apparait.
Cliquez sur Oui de la boite de dialogue.
Une boite d’entrer apparait pour renommer la macro, par défaut
Microsoft Access créer automatiquement un nom de macro :Macro1.
Pour notre exemple, notre macro s’appelle : Mac Ouvrir Employer,
Puis cliquez sur le bouton Ok pour l’enregistrer.
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Voilà la macro vient d’être créé, et si vous voulez vérifier qu’il marche
bien, double cliquez au-dessus de cette macro et le formulaire ListeEmployer doit
normalement être ouvert.

V.3. Utilisation des macros

Pour pouvoir comprendre l’utilisation des macros, nous avons dit tout à
leur que nous allons créer un menu à partir d’un formulaire et que sur ce formulaire
nous allons attacher notre macros à un bouton de commande.
Pour le faire,
1-Cliquez sur l’onglet Créer
2-Cliquez sur le bouton création de formulaire.
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Un formulaire en mode création apparaitra.

Cliquez sur le bouton de création de bouton de commande dans la barre d’outils.

Puis cliquez au milieu du formulaire pour placer le nouveau bouton.

Puis une boite d’assistant de création de bouton de commande apparait.

Cliquez sur Annulez pour fermer cette boite, par ce que nous n’allons pas encore
utiliser cet assistant.
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Le nouveau bouton de commande apparait sur le formulaire.

Clic droit sur ce nouveau bouton de commande pour pouvoir attacher notre macro. -
Puis cliquez sur le bouton propriétés
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Une boite de paramétrage de ce bouton de commande s’affiche ; on l’appelle aussi

Feuille de propriétés.
Cliquez sur l’onglet Evénement sur cette feuille de propriétés.
Puis dans la zone de liste correspondant à l’étiquète Sur Clic, sélectionner le nom
de notre macro.

Puis dans l’onglet Format de cette même feuille de propriétés pour pouvoir
modifier la légende de ce bouton.
Remplacer la légende par défaut commande1 par autre légende. Par exemple,
Liste Des Employer. Puis cliquez sur Fermer pour fermer la feuille de propriétés.
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Pour agrandir le bouton,

Placer votre curseur à l’extrémité du bouton ; Presser et enfoncer le bouton
gauche de votre souri et Puis glisser votre souri pour l’agrandir puis relâcher le
bouton gauche.
Ou bien, cliquez sur le bouton de commande à agrandir, puis utilisez la
touche Shift +les Touches de direction, (Pressez en permanence la touche shift
puis appuyer sur l’une des touches de direction pour voir).
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Puis cliquez sur fermer pour pouvoir enregistrer le formulaire Menu.

Une boite de dialogue de demande d’enregistrement du formulaire s’affiche.

Cliquez sur Oui

Une autre boite de capture nous demandant le nom de notre formulaire s’affiche.
Remplacez le nom de formulaire par défaut Formulaire1 par Menu.
Puis cliquez sur Ok pour enregistrer le formulaire.
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Voilà, le formulaire Menu vient d’être crée. Double cliquez dessus pour le réouvrir.
Et cliquez sur le bouton Liste des employer pour comprendre le rôle de notre
macro.

Cliquez sur le bouton Liste des employer du formulaire Menu.

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Le formulaire Liste Employer doit normalement être ouvert.

En cliquant sur un bouton nous pouvons maintenant ouvrir le formulaire. Ceci est
grâce à l’utilisation de macro MacOuvrirEmployer associé à un bouton de
commande.
Remarquez que le formulaire Menu et le formulaire ListeEmployer s’affichent
sous
Forme d’onglet.
Si vous voulez, vous pouvez aussi les afficher en mode superposition.
Pour le faire, vous devez configurer votre base des données en mode fenêtre
superposées. Puis fermer la base des données, puis après réouvrir la base pour
voir l’effet.
Configuration de la base de données en mode fenêtre superposées.
1-Cliquez sur le bouton « Microsoft Office »
2-Puis cliquez sur le bouton Option Access

Puis cliquez sur Base de données active.

Cochez l’option fenêtre superposes Et cliquez sur ok
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Après configuration de la base, une boite de dialogue vous demandant de fermer la

base des données s’affiche. Cliquez sur ok, Puis cliquez sur Fermer pour fermer la
base.

Une fois que notre base est fermée.

Recherchez cette base de données dans le répertoire ou vous l’avez enregistré, puis
Double cliquez dessus pour le ré ouvrir.
Et maintenant lorsque vous ouvrez le formulaire Menu et ListeEmployer, ils
s’affichent bien en superposition.
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Chapitre VI : ETAT
VI.1. Définition
L’Etat est la page d’impression des données Access. Dans Access lorsqu’on veut
imprimer quelque chose on utilise l’objet Etat.
Admettons que nous voulons imprimer la liste de tous les employer.
Nous devons d’abords créer un Etat correspondant à cette liste.

VI.2.Création d’un Etat

La création d’un état ressemble à la création d’un formulaire.
1- Cliquez sur l’onglet créé
2- Cliquez sur Assistant Etat.

Une boite assistant création d’Etat apparait.

Sélectionnez les champs que vous voulez afficher dans votre Etat. Vous pouvez
afficher les champs de la table ListeEmployer. Puis cliquez sur le bouton >> de la
boite d’assistant. Puis sur Terminer.
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Pour pouvoir l’imprimer, clic droit sur l’Etat pour faire apparaitre le menu
contextuel, puis cliquez sur Imprimer.
Et pour le fermer sans fermer la base des données, clic droit sur l’Etat puis cliquez
sur Fermer.

Apres avoirs fermer l’Etat et que vous voulez le ré ouvrir, il suffit de double cliquez
sur cet Etat tous comme ouvrir une table, les requêtes ou formulaire.
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