PATRICK LAFOND
Expert-comptable
Commissaire a u x comptes
Diplômé de l'Institut d'Etudes Politiques de Paris
COMMENT
METTRE EN PLACE
VOTRE COMPTABILITE
E d i t i o n s "LE MONDE DE L'ENTREPRISE"
69 avenue Franklin Roosevelt
0 6 1 1 0 LE CANNET
DU M E M E A U T E U R
CHEZ LE MEME EDITEUR :
Le Mémento pratique d u créateur d'entreprise
E d i t i o n s "LE M O N D E D E L'ENTREPRISE"
ISBN 2 . 9 0 6 4 7 1 . 01. 1
@ Toute reproduction, même partielle, de cet ouvrage est interdite.
Une copie ou reproduction par quelque procédé que ce soit, photo-
graphie, photocopie, microfilm, bande magnétique, disque ou autre,
constitue une contrefaçon passible des peines prévues par la loi du
11 mars 1957 sur la protection des droits d'auteur.
"Comment mettre en plàce votre comptabilité"
S O M M A I R E
I. L e s m é c a n i s m e s de la comptabilité
1. De quoi se compose une comptabilité ? 9
1.1. Les pièces comptables 9
1.2. Les j o u r n a u x comptables 10
1.3. Les comptes (grand-livre) 13
1.4. La balance 14
2. C o m m e n t cela fonctionne ? 15
2.1. Comptabilité simple et partie double 16
2.2. Le fonctionnement de la comptabilité
en quelques exemples 18
3. A quoi est-ce-que l'on aboutit ? 25
3.1. Le bilan 25
3.2. Le compte de résultat 28
3.3. L'annexe 30
II. A v a n t d e c o m m e n c e r
1. Cè qu'il faut savoir : 31
1.1. La comptabilité classique de créances et de
dettes 31
- qu'est-ce que c'est ?
- à qui s'applique-t-elle ?
- avantages et inconvénients
1.2. La comptabilité d'encaissements et de
décaissements 34
1.3. La comptabilité super-simplifiée .......................... 38
2. Ce qu'il f a u t faire : 43
2.1. O r g a n i s e r l a collecte d e s d o c u m e n t s 43
2.2. C l a s s e r les p i è c e s c o m p t a b l e s 44
- les factures de ventes
- les factures d'achats
- les pièces de banque
- les pièces de caisse
- le courrier
- les pièces qui ne font pas partie de la comptabilité
2.3. O u v r i r u n b r o u i l l a r d de c a i s s e 53
2.4. O u v r i r u n b r o u i l l a r d d e b a n q u e 54
2.5. M e t t r e e n p l a c e les registres obligatoires ....55
3. Ce qu'il f a u t c h o i s i r : 57
3. 1. Le forfait 57
3.2. Le r é g i m e d u réel simplifié 59
3.3. Le r é g i m e d u réel 60
III. C o m m e n t d é m a r r e r s a c o m p t a b i l i t é ?
1. Quelle c o m p t a b i l i t é ? 64
2. C h o i x d u s y s t è m e c o m p t a b l e 65
2.1. Le l i v r e - j o u r n a l à c o l o n n e s m u l t i p l e s 66
2.2. La centralisation 66
2.3. La c o m p t a b i l i t é p a r d é c a l q u e 67
2.4. L'informatique 68
3 . C h o i x d e l'exercice social 68
4. C r é e r le p l a n c o m p t a b l e 71
5. O u v r i r d e s j o u r n a u x 74
5.1. Le j o u r n a l d e s a c h a t s 75
5.2. Le j o u r n a l d e s v e n t e s 77
5.3. Le j o u r n a l d e b a n q u e 78
5.4. Le j o u r n a l d e c a i s s e 79
5.5. Le j o u r n a l d e s o p é r a t i o n s d i v e r s e s 79
6. Les p r e m i è r e s é c r i t u r e s .................. 8 0
6.1. Le c a p i t a l social 80
6 . 2 . Les a p p o r t s e n c o m p t e c o u r a n t ............................ 8 2
6.3. Les frais d'avant la création 8 3
6.4. Les frais de constitution 84
7. Tenir le journal de banque 85
8. Tenir le journal de caisse 88
9. Comptabilisation des produits 89
10. Comptabilisation des charges 93
10.1. Enregistrement des a c h a t s 94
10.2. Enregistrement des services extérieurs 95
10.3. Enregistrement des impôts et taxes 96
10.4. Enregistrement des "autres charges
de gestion courante" 97
10.5. Enregistrement des "dotations" 98
11. Les immobilisations 98
I l . 1 . Comptabilisation des immobilisations 99
11.2. Les a m o r t i s s e m e n t s 101
11.3. Tableau des immobilisations et des
amortissements 103
12. Les salaires et les charges sociales 104
13. La TVA 107
14. Les frais m i x t e s (professionnels et privés) 109
15. Les frais de voiture 111
16. Les notes de frais 113
17. Les avantages e n n a t u r e 114
IV. L ' i n f o r m a t i s a t i o n d e l a c o m p t a b i l i t é ?
1. L'informatique chez soi 118
1.1. Le matériel 118
1.2. Les logiciels de comptabilité .................................... 120
1.3. Les autres logiciels ........................................................ 125
2. L'informatique traitée à l'extérieur 127^
2. 1. Sous-traitance par le cabinet comptable 127^
2.2. Sous-traitance p a r u n e société de services
informatiques 129^
j
V. Ce que l'on exige d'une comptabilité
1. Obligations légales 131.
1. 1. Le Code de commerce 13 f.
1.2. Le Plan Comptable Général 1982 134,
1.3. Les livres obligatoires 135<
1.4. Délais de conservation 137'
2. Obligations fiscales 138<
2.1. En cas de contrôle fiscal 138;
2.2. L'inventaire des stocks 1391
2.3. Le détail des ventes 140
2.4. La justification des charges 141
2.5. La caisse 142;
2.6. La TVA 142:
2.7. Les sanctions 143,
3. Obligations découlant de la gestion 144
3.1. Les situations intermédiaires 144
3.2. Le tableau de bord mensuel 146
Conclusion 149,
Annexes 151
Bibliographie ...................... 163
AVANT-PROPOS
!
La comptabilité est souvent considérée comme u n exercice de
haute-voltige, ainsi que le suggère notre couverture, réservé
a u x spécialistes et à eux-seuls.
C'est vrai et c'est faux !
C'est vrai c a r la comptabilité est u n e t e c h n i q u e difficile p o u r
laquelle l'apprentissage est long : ainsi la d u r é e de la forma-
tion d ' u n expert-comptable est e n moyenne de 7 à 8 a n s et 10
a n n é e s d'expérience s o n t n é c e s s a i r e s p o u r assimiler parfai-
t e m e n t la technique comptable avec tous ses à-côtés, fiscalité,
droit des affaires, droit social.
C'est "faux" en ce sens que la comptabilité p e u t être scindée en
2 parties :
— u n e première partie est l'ensemble d u travail matériel et
m é c a n i q u e qu'elle occasionne, c l a s s e m e n t , saisie d e s
données, report s u r les comptes, etc..., qui, avec l'infor-
m a t i q u e , n e nécessite p l u s u n e spécialisation de h a u t
n i v e a u et p e u t être traitée p a r l'entreprise s a n s g r a n d e
difficulté,
— u n e s e c o n d e partie est l'établissement d u bilan et des
c o m p t e s a n n u e l s qui est u n travail d ' u n e n a t u r e bien
différente : la c o n n a i s s a n c e d e s p r i n c i p e s de base, le
j u g e m e n t , l'évaluation et l'expérience sont alors les qua-
lités premières nécessaires. E n ce sens, la comptabilité
n ' e s t p a s u n e science exacte, et c'est là que le recours à
l'homme de l'art s'avère indispensable.
Ce livre est d e s t i n é a u x c r é a t e u r s de petites et m o y e n n e s
entreprises, qui s o u h a i t e n t en savoir plus s u r la comptabilité
de leur entreprise et acquérir les c o n n a i s s a n c e s nécessaires à
sa mise en place.
Il n e s'agit p a s de se s u b s t i t u e r à l'expert-comptable, m a i s de
m i e u x c o m p r e n d r e cette t e c h n i q u e et l ' o r g a n i s a t i o n de la
fonction comptable, et d'en tirer u n meilleur p a r t i p o u r la
gestion de l'entreprise.
Nous espérons que ce livre vous y aidera.
1
LES MECANISMES D E LA
COMPTABILITE
1. De q u o i se c o m p o s e u n e c o m p t a b i l i t é ?
La c o m p t a b i l i t é d ' u n e e n t r e p r i s e e s t u n s y s t è m e
d'informations fmancières qui se compose s c h é m a t i q u e m e n t
des q u a t r e éléments s u i v a n t s :
— les pièces comptables,
— les j o u m a u x comptables qui enregistrent chronologi-
q u e m e n t ces pièces,
— les comptes dont l'ensemble constitue le grand-livre,
— la balance, qui est u n état récapitulatif des comptes.
1.1 Les pièces comptables
Les pièces comptables s o n t les pièces de b a s e qui vont
servir à enregistrer l'information comptable. C'est le s u p p o r t
juridique d ' u n e écriture comptable, qui lui d o n n e s a justifica-
tion : c'est e n ce s e n s que ces pièces comptables s o n t a u s s i
appelées "pièces justificatives".
T o u t e n r e g i s t r e m e n t comptable fait référence à la pièce
justificative qui l'appuie. S a n s pièces justificatives, il n'existe
p a s de comptabilité p r o b a n t e ; il en est de m ê m e si le classe-
m e n t n e p e r m e t p a s de r e m o n t e r de l'écriture à la pièce justi-
ficative.
Les principales pièces comptables sont les suivantes :
— les factures de ventes à destination des clients,
— les factures d ' a c h a t s provenant des fournisseurs,
— l ' e n s e m b l e des d o c u m e n t s de b a n q u e , relevés, bor-
d e r e a u x de remise de chèques ou d'effets, avis de débit
ou de crédit,
— les pièces de caisse,
— les b o r d e r e a u x des impôts et des organismes sociaux,
— les bulletins de salaire,
— etc... (voir plus loin le chapitre s u r le c l a s s e m e n t des
pièces comptables.)
1.2 Les j o u r n a u x comptables
Les j o u r n a u x c o m p t a b l e s s o n t les livres o ù s'effectuent
l ' e n r e g i s t r e m e n t de l'ensemble des pièces comptables, s o u s
forme d ' é c r i t u r e s comptables. Ces dernières s o n t inscrites
d a n s l'ordre chronologique, d'où le n o m de "Journal".
U n e é c r i t u r e c o m p t a b l e , c'est la t r a n s f o r m a t i o n d e s .
r e n s e i g n e m e n t s c o n t e n u s d a n s u n d o c u m e n t , u n e facture
p a r exemple, e n u n langage comptable.
Une ligne d'écriture comptable, c'est :
— u n e date
— u n n u m é r o de compte (imputation)
— u n n u m é r o de pièce (réf. à la pièce justificative)
— u n libellé explicatif
— u n m o n t a n t a u débit ou a u crédit
Une écriture comptable, c'est u n ensemble constitué p a r :
— deux ou plusieurs lignes,
— dont le total des débits est égal a u total des crédits. On
dit alors que l'écriture est équilibrée.
Ainsi, u n e f a c t u r e d ' a c h a t de m a r c h a n d i s e s a u four-
n i s s e u r DUBOIS, p o u r u n e s o m m e de 500 F devient l'écriture
suivante (en faisant abstraction de la TVA) :
D a n s cet exemple, le compte 607 "Achats de m a r c h a n -
dises" est débité de 500 F (c'est u n e charge de l'exercice) avec
en c o n t r e p a r t i e le crédit d u compte f o u r n i s s e u r "DUBOIS"
n°401.01, p o u r 500 F également, ce qui r e p r é s e n t e u n e dette à
s o n égard. Deux notions distinctes e n t r e n t e n j e u : celle de
charge, qui a u r a u n e influence s u r le compte de résultat, et
celle de dette, qui a u r a u n e influence s u r le bilan, a u niveau d u
passif.
Ainsi, la technique comptable est u n langage qui t r a d u i t
les faits j u r i d i q u e s de l'entreprise (les achats, les ventes, les
contrats de travail, etc...) e n inscriptions d ' u n type particulier
appelées "écritures comptables". L'écriture comptable est pra-
tiquement la seule opération "intellectuelle" de la comptabilité,
avec l'analyse et la c o m p r é h e n s i o n préalable d u d o c u m e n t
comptable ou de l'opération que l'on v e u t enregistrer. Nous
verrons q u e t o u t le reste n ' e s t que travail matériel et mé-
canique, que les o r d i n a t e u r s p e u v e n t faire plus vite et mieux
que nous.
Les é c r i t u r e s c o m p t a b l e s s o n t i n s c r i t e s s u r p l u s i e u r s
j o u r n a u x , ceci u n i q u e m e n t p o u r des raisons de commodité et
de division d u travail :
— j o u r n a l des ventes p o u r les factures émises,
— j o u r n a l des a c h a t s p o u r les factures reçues,
— j o u r n a l de la b a n q u e : il p e u t y avoir plusieurs banques,
il y a d a n s ce cas plusieurs j o u r n a u x de banque,
— j o u r n a l de la caisse, pour les mouvements d'espèces,
— j o u r n a l des o p é r a t i o n s diverses p o u r les opérations
qui n ' e n t r e n t p a s d a n s les a u t r e s j o u r n a u x .
S c h é m a d u journal des achats :
avec quelques exemples, s a n s faire intervenir la TVA.
C h a c u n d e s j o u r n a u x récapitule l'ensemble des pièces
comptables qui le concerne p o u r u n e période déterminée, en
général le mois.
Une fois l'enregistrement comptable effectué, il reste à
reporter sur chaque compte les montants ainsi déterminés :
par exemple 500 F au débit du compte 607 "achats", et 500 F
au crédit du compte fournisseur DUBOIS n° 401.01. Ces
reports sont maintenant complètement automatiques avec
l'utilisation de l'informatique.
1.3 Les comptes
C'est l'unité de base de la comptabilité. Il se présente sous
forme d'un petit tableau en 'T', avec deux colonnes : par con-
vention la colonne gauche s'appelle débit, et la colonne droite :
crédit. (On aurait pu imaginer des + et des - au lieu de 2
colonnes, mais l'expérience a montré que c'était moins com-
mode) .
607 Achats
débit crédit
Le solde d ' u n compte est dit débiteur si le total des débits
inscrits a u compte est s u p é r i e u r a u total des crédits ; il est dit
créditeur d a n s le cas contraire.
La liste d e s c o m p t e s d ' u n e e n t r e p r i s e forme ce q u ' o n
appelle le PLAN COMPTABLE. Ce p l a n comptable p e u t être
parfaitement s t a n d a r d i s é si l'on n'utilise que les comptes et
les libellés préconisés p a r le Plan Comptable défini par l'arrêté
d u 27 Avril 1982 (d'où encore l'appellation de N o u v e a u Plan
Comptable 1982 d u fait de s a création récente). Il est le plus
souvent personnalisé p a r l'utilisation de libellés spécifiques à
l'entreprise, e n particulier p o u r les comptes clients et four-
nisseurs.
L'ensemble des c o m p t e s c o n s t i t u e le GRAND-LIVRE.
Celui-ci se p r é s e n t e s o u s forme de fiches o u d ' u n listing
informatique (un ou p l u s i e u r s c o m p t e s s o n t i m p r i m é s s u r
c h a q u e page). Le grand-livre est donc la collection complète
d e s c o m p t e s , c l a s s é s d a n s l'ordre des n u m é r o s d u p l a n
comptable. C'est, avec les j o u r n a u x qui ont servi à sa constitu-
tion, le d o c u m e n t essentiel de la comptabilité.
R e m a r q u e : l'appellation de "grand-livre" a u n e origine
historique. E n effet, on ne connaissait p a s autrefois les fiches
mobiles et les c o m p t e s étaient inscrits s u r les pages d ' u n
registre relié. Du fait qu'il fallait laisser p o u r c h a q u e compte
u n e réserve de pages blanches suffisante p o u r toutes les écri-
t u r e s prévisibles de l'année, ce registre était très volumineux.
D'où son n o m de "grand-livre", qui a subsisté aujourd'hui.
1.4 La balance
La b a l a n c e est u n t a b l e a u récapitulatif de l'ensemble des
comptes à u n e d a t e d o n n é e , qui va permettre de vérifier que
l'on n e s'est p a s trompé d a n s le report des écritures (inscrites
d a n s les journaux) s u r chaque compte concerné.
A v a n t l ' i n f o r m a t i q u e , o u m ê m e la c o m p t a b i l i t é p a r
décalque, ce travail de report, long et fastidieux, e n t r a î n a i t
souvent des erreurs.
Outre son rôle de contrôle, la balance va également servir à
d o n n e r u n e vue synthétique des comptes d u grand-livre et à
p r é p a r e r ainsi l'établissement d u bilan et d u compte de résul-
tat.
Schéma d'une balance simplifiée à u n e date donnée :
Contrôle de la balance : on obtient la double égalité :
total des mouvements débit = total des m o u v e m e n t s crédit
total des soldes débiteurs = total des soldes créditeurs.
Ceci est évident et logique p u i s q u e c h a q u e écriture en-
t r a î n e le débit d ' u n compte et le crédit d ' u n a u t r e p o u r u n
m ê m e m o n t a n t (principe de la comptabilité à partie double).
(1) Il s'agit des comptes collectifs clients et f o u r n i s s e u r s ; on
p e u t e n avoir le détail avec la balance clients et la balance four-
n i s s e u r s qui se p r é s e n t e n t de la m ê m e façon que la b a l a n c e
des comptes g é n é r a u x présentée ci-dessus.
(2) Il s'agit d u total des m o u v e m e n t s débits ou crédits inscrit
s u r le compte concerné.
Vous noterez que la balance n e donne a u c u n résultat, bénéfice
ou perte.
2. C o m m e n t c e l a f o n c t i o n n e ?
Nous v e n o n s de voir que la chronologie comptable était la
suivante :
analyse de la pièce comptable, p a r exemple u n e facture
de vente,
e n r e g i s t r e m e n t d ' u n e é c r i t u r e s u r le j o u r n a l d e s
- ventes d u mois considéré, avec i m p u t a t i o n correcte
d a n s les c o m p t e s a d é q u a t s (choisir le b o n n° de
compte),
reports des m o n t a n t s inscrits a u j o u r n a l des ventes
s u r les comptes concernés (ici "client" et "ventes").
- reports de c h a c u n des comptes s u r la balance, s u r u n e
ligne m a i s en trois colonnes : total des m o u v e m e n t s
inscrits a u débit, total d e s m o u v e m e n t s inscrits a u
crédit, et solde qui est soit débiteur, soit créditeur.
ANNEXE 4
KIT
pour démarrer votre comptabilité...
1.Registres obligatoires : références données à titre indicatif :
• livre-journal Exacompta réf. 7600 (2 colonnes)
• livre d'inventaire
(à feuillets mobiles) Le Dauphin réf. 902 442
. livre d'Assemblées (Sarl)
(à feuillets mobiles) Le Dauphin réf. 902 402
. livre de paie Le Dauphin réf. 39 737 ou Elvé réf. 1632
• registre d u personnel Le Dauphin réf. RP 0 110
• registre de l'inspection d u
travail et des mises en demeure Exacompta réf. 6615
• registre médical Exacompta réf. 6618
2. Organisation et classement :
• 5 ou 6 classeurs à levier (achats, ventes, banque, caisse,
dossier juridique permanent, et immobilisations) avec
séparateurs et une perforatrice 2 trous.
• c a m e t de position de compte Exacompta réf.950
ou Le Dauphin réf. 014.48
• cahier de recettes-dépenses Le Dauphin réf. 039.31
ou Exacompta réf. 13500
(avec double)
• cahier de caisse Exacompta réf. 3550
ou Agenda de caisse
• échéancier Exacompta réf. 7660
• arrivée d u courrier (fac.fournisseurs) Exacompta réf. 4400
• notes de frais Exacompta réf. 3144
• b o r d e r e a u x de saisie informatique Exacompta réf. 3530
• b o n s de commande, de livraison
• factures à en-tête
. t a m p o n de l'entreprise
• t a m p o n s "RAPPEL" et "COMPTABILISE LE..."
• Traites normalisées Exacompta réf. 33
• Plan Comptable 1982 Foucher
• bulletins de salaire Paye Eclair ou Obbo "First"
• t a b l e a u des immobilisations
et des a m o r t i s s e m e n t s Pameco
(B.P 235 à Albi 81006 Cédex)
ou Dauphinbloc réf. D 13
3. Comptabilités de trésorerie et super-simplifiée :
professions libérales :
e j o u m a l recettes-dépenses
des professions libérales Exacompta réf. 9620
ou Imprimerie Coupeaud SA,
BP 55, 33019 Bordeaux Cédex
artisans et commerçants :
• j o u r n a l des recettes et d é p e n s e s Exacompta réf. 9640
