ERP
L’ERP est un outil central dans le Système d’Information des entreprises. Ce logiciel de gestion est
synonyme de performance, d’optimisation des coûts et des ressources. Mais quelle est la définition
d’un ERP ?
Le terme ERP vient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ». ERP a été traduit en français par
l’acronyme PGI (Progiciel de Gestion Intégré) et se définit comme un groupe de modules relié à une
base de données unique.
L’ERP est un progiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise
en intégrant plusieurs fonctions de gestion : solution de gestion des commandes, solution de gestion
des stocks, solution de gestion de la paie et de la comptabilité, solution de gestion e-commerce,
solution de gestion de commerce BtoB ouBtoC ... dans un système. Autrement dit, l’ERP représente la
« colonne vertébrale » d’une entreprise. Il utilise une base de données unique pour stocker les
informations de l'entreprise, ce qui permet une meilleure collaboration et une meilleure visibilité sur
les activités de l'entreprise.
Pour être qualifiée de « Progiciel de Gestion Intégré », une solution logicielle ERP doit couvrir au
moins deux principes fondamentaux qui sont les suivants :
▪ Construire des applications informatiques sous forme de modules indépendants mais
parfaitement compatibles sur une base de données unique et commune.
▪ L’usage d’un moteur de Workflow permet de définir l’ensemble des tâches d’un processus et
de gérer leur réalisation dans tous les modules du système qui en ont besoin.
L'ERP est un logiciel de gestion qui permet à l'entreprise d’intégrer différentes fonctionnalités telles
que :
La gestion comptable et financière (ERP de gestion comptable, ERP de gestion de facturation),
La gestion des stocks (logiciel ERP gestion des stocks),
La gestion des ressources humaines,
La gestion des fournisseurs (ERP fournisseurs grande distribution) ainsi que,
La gestion de la vente,
La gestion de la distribution ou encore,
La gestion de l'e-commerce (ERP commerce, ERP de commerce détails spécialisé).
En complément d'un ERP, et dans le cadre d'une démarche de satisfaction client, de nombreuses
entreprises se dotent aussi d'un logiciel de CRM. Cet outil leur permet de mettre en commun et de
maximiser la connaissance d'un client donné et, ainsi, de mieux comprendre, anticiper et gérer ses
besoins. Découvrez comment choisir le meilleur CRM pour votre entreprise.
Comment fonctionne un ERP ?
Un ERP est un système de gestion intégré qui regroupe plusieurs applications pour gérer les
activités opérationnelles et administratives d'une entreprise. Il fonctionne en reliant les différents
départements d'une entreprise (comptabilité, gestion des ressources humaines, ventes, production,
etc.) et en fournissant une vue unifiée de toutes les informations de l'entreprise.
Le fonctionnement d'un ERP se divise en générale en plusieurs étapes :
Collecte de données : Les données sont collectées à partir de différents systèmes et sources pour
être centralisées dans le système ERP.
Stockage de données : Les données collectées sont stockées dans une base de données centralisée,
qui peut être accessible à tous les départements de l'entreprise.
Traitement de données : Les données sont traitées pour être utilisables par les différents
départements de l'entreprise.
Analyse de données : Les données sont analysées pour aider les décideurs à prendre des décisions
informées.
Reporting : Les rapports peuvent être générés à partir des données collectées pour aider les
décideurs à comprendre les performances de l'entreprise.
Les utilisateurs peuvent accéder aux données et aux fonctionnalités nécessaires à leur travail à tout
moment, ce qui peut améliorer la productivité et la collaboration entre les départements.
Les composants clés d'un système ERP :
Les systèmes ERP incluent généralement les modules suivants :
La gestion des finances et de la comptabilité : qui permet de gérer les finances de l'entreprise,
les factures, les comptes, les budgets et les déclarations fiscales.
La gestion des ventes et des achats : qui permet de gérer les commandes clients, les devis, les
bons de commande, les factures et les paiements.
La gestion des stocks et des opérations : qui permet de gérer les stocks, les commandes de
fournisseurs, les opérations de production et les plans de production.
La gestion des ressources humaines : qui permet de gérer les informations sur les employés, les
salaires, les congés et les avantages sociaux.
La gestion de la chaîne d'approvisionnement : qui permet de planifier et de gérer les activités
liées à la chaîne d'approvisionnement, comme les achats, les ventes et les stocks.
Quels sont les bénéfices de l'ERP ?
Centralisation des informations et des processus essentiels.
Coordination et collaboration facilitées entre les différents services.
Vue d'ensemble en temps réel de vos opérations.
Prise de décisions plus éclairées et amélioration de l'efficacité des processus.
Gains de temps et réduction des erreurs grâce à l'automatisation des tâches répétitives.
Meilleure visibilité sur vos activités, identification d'opportunités de croissance.
Renforcement de la compétitivité et accroissement de la productivité de l'entreprise.
En effet, ils permettent une meilleure planification des ressources, une prise de décision plus rapide
et plus précise, une gestion de la chaîne d'approvisionnement plus efficace, une meilleure gestion
des stocks et une amélioration de la relation client.
En utilisant un système ERP, les entreprises peuvent également améliorer leur visibilité sur
l'ensemble de leurs activités. Les données sont collectées et stockées en temps réel, ce qui permet
aux dirigeants de prendre des décisions éclairées en temps réel.
Les avantages d'un système ERP sont nombreux, mais il est important de noter que chaque
entreprise est unique et que les besoins peuvent varier. C'est pourquoi il est important de bien
évaluer les besoins de son entreprise avant de choisir un système ERP.
Comment bien choisir son ERP ?
Choisir le bon ERP pour votre entreprise est une décision stratégique qui nécessite une évaluation
minutieuse. Tout d'abord, il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise.
Identifiez les processus clés que vous souhaitez automatiser et les fonctionnalités nécessaires pour
optimiser votre efficacité opérationnelle. Considérez également la taille de votre entreprise et son
potentiel de croissance afin de choisir un logiciel adapté à vos besoins actuels et évolutifs.
Lors de la sélection d'un ERP, prenez en compte la réputation et l'expérience du fournisseur.
Recherchez des fournisseurs qui ont une solide expérience dans votre secteur d'activité et une
expertise éprouvée dans l'implémentation. Consultez les avis des clients, les études de cas et
demandez des références pour évaluer la qualité du service et du support offerts.
Un autre aspect important est l'interface utilisateur. Optez pour un ERP qui offre une interface
intuitive et conviviale pour faciliter l'adoption par les utilisateurs. Une formation exhaustive peut
également être nécessaire pour garantir une utilisation efficace du système par tous les membres
de votre équipe.
La flexibilité et l'évolutivité du logiciel sont également des considérations cruciales. Choisissez une
solution qui peut s'adapter aux besoins changeants de votre entreprise et qui peut évoluer avec votre
croissance. Assurez-vous que l'ERP offre des options de personnalisation pour répondre à vos
exigences spécifiques sans nécessiter de modifications majeures.
L'intégration avec d'autres systèmes existants est un autre facteur à prendre en compte. Vérifiez si
l'ERP peut s'intégrer facilement avec vos outils et applications actuels, tels que votre CRM ou votre
logiciel de comptabilité, pour garantir une connectivité transparente des données.
Enfin, considérez les coûts totaux : évaluez non seulement le coût initial de l'ERP, mais également
les frais récurrents tels que les mises à jour, la maintenance et le support technique. Pensez
également aux coûts cachés tels que la formation des utilisateurs et la migration des données.
Quels sont les défis liés à la mise en place d'un système ERP ?
Le déploiement d'un logiciel ERP peut présenter des défis importants pour les entreprises. Tout
d'abord, l'un des défis majeurs est la gestion du changement. L'introduction d'un nouveau logiciel
ERP implique souvent des changements dans les processus de travail et les méthodes de
collaboration. Cela peut entraîner une certaine résistance au sein de l'organisation, car les employés
doivent s'adapter à de nouvelles façons de faire les choses. Une communication claire et une
formation adéquate sont essentielles pour surmonter ce défi et assurer une adoption réussie du
nouvel ERP. Entre autres, les entreprises peuvent faire face aux défis suivants :
▪ Coût élevé : Les systèmes ERP peuvent être coûteux à mettre en place et à entretenir.
▪ Complexité : Les systèmes ERP peuvent être complexes à configurer et à utiliser, ce qui peut
nécessiter une formation pour les utilisateurs.
▪ Personnalisation : Les systèmes ERP peuvent ne pas être adaptés aux besoins spécifiques
de l'entreprise, ce qui nécessite des développements supplémentaires.
▪ Migration de données : Les systèmes ERP nécessitent généralement la migration de données
existantes, ce qui peut être un défi technique.
En résumé, l'ERP est un système de planification des ressources qui permet aux entreprises de
centraliser leurs données et de synchroniser leurs processus métier. Les systèmes ERP offrent de
nombreux avantages, tels qu'une meilleure planification des ressources, une prise de décision plus
rapide et plus précise, une gestion de la chaîne d'approvisionnement plus efficace et une
amélioration de la relation client.
Le choix d'un système ERP dépend des besoins de chaque entreprise. Il est important de bien
évaluer ces besoins avant de choisir un système ERP propriétaire ou open source.
