Progiciel et S.

I
Compte débiteur
Dr Alassane DIOP
Présentation de l’enseignant

Responsable du cours

Dr Alassane Diop, Ph.D. En Informatique

Conceptrices associées
Mme Ndeye Fambaye NIANG (Master Sytèmes et Réseaux)
Mme Fatoumata DIEYE (Master Système d’Information)
Mme Marie Laurence SADIO (Master en Finances-Comptabilité)
Réviseuse linguistique
Mme Louise NDIAYE (Master en communication des entreprises et des organisations)
Pré-requis et Objectif général

Pré-requis
 Avoir des notions de base sur les ERPs

Objectif général
 Acquérir des connaissances sur les ERPs
 Connaitre les différentes applications ODOO
 Pouvoir utiliser l’application Comptabilité
Présentation cours

I. Factures clients
1. Vue d'ensemble du processus de facturation
2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?
3. Comment configurer et utiliser des modalités de règlement
4. Comment définir un calendrier de versement sur les factures des
clients ?
5. Revenus différés: comment les automatiser ?
6. Comment modifier ou rembourser une facture ?
7. Comment modifier une facture validée ?
Présentation cours

II. Paiements client

1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?
2. Comment enregistrer les paiements par carte de crédit sur les
factures?
3. Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?
4. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements
clients ?
5. Comment se faire payer
Comment automatiser et planifier le suivi des paiements
clients ?
FACTURE CLIENT
 1. Vue d'ensemble du processus de facturation

• En fonction de votre activité et des applications que vous utilisez, il existe différentes façons
d'automatiser la création des factures client dans Odoo. Habituellement, les factures
brouillons sont créées par le système (avec des informations provenant d'autres documents
tels que les commandes client ou les contrats), et le comptable doit juste valider les factures
brouillons et envoyer les factures par lots (par la poste ou par courriel).
• Selon votre activité, vous pouvez opter pour l'une des façons suivantes pour créer des
factures brouillons :
Commandes Client ‣ Facture
Commandes Client ‣ Bon de Livraison ‣ Facture
Commande eCommerce ‣ Facturation
Contrats Ordinaires ‣ Factures
Contrats Récurrents ‣ Factures
 2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?

• Les escomptes de caisse sont des incitations (généralement un faible pourcentage)

que vous offrez aux clients en échange du paiement d'une facture avant la date
d'échéance prévue. S'ils sont utilisés correctement, les escomptes de caisse
améliorent l'aspect « Jours de Ventes Exceptionnelles » du cycle de conversion de
trésorerie des affaires.
• Par exemple, un escompte de caisse typique serait : vous offrez un rabais de 2%
sur une facture due à 30 jours si le client paye dans les 5 jours suivant la réception
de la facture.
 2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?

Configuration
Conditions de règlement
• Afin de gérer les escomptes de caisse, nous allons utiliser le concept de modalités de
paiement dans Odoo (Dans le module Comptabilité, allez à Configuration ‣ Divers ‣
Conditions de paiement ‣ Créer).
• Commençons par l'exemple ci-dessus : un escompte de 2% sur une facture due à 30 jours si
le client paye dans les 5 premiers jours.
• Une condition de paiement typique à 30 jours aurait un seul versement : solde à 30 jours.
Mais, afin de configurer l'escompte, vous pouvez configurer le délai de paiement en deux
tranches :
• 98% dans les 5 jours ;
• solde sous 30 jours.
2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?
2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?

Modèle de rapprochement bancaire

Afin d'accélérer le processus de rapprochement bancaire, nous pouvons créer un modèle de
pièce pour tous les escomptes de caisse. Pour ce faire, depuis l'application tableau de bord de
la Comptabilité, cliquez sur le lien "Plus" de la Banque et choisissez l'option "Modèles de
lettrage".
 2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?

Créer un nouveau modèle d'escompte de caisse comme suit :

• Nom du bouton : Escompte de Caisse
• Compte : Escomptes accordés (673000)
• Type de montant : Pourcentage de la balance
• Montant : 100%
• Taxes : selon votre pays, vous pouvez devoir mettre une taxe sur l'escompte
• discount if taxes have to be deduced
2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?
 2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?

Créer une facture avec un escompte de caisse

Lorsque vous créez une facture client, définissez les conditions de règlement exactes "30
jours, 2% d'escompte de caisse" juste après avoir sélectionné le client.
 2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?

Une fois la facture validée, Odoo divisera automatiquement la partie dette client de la
pièce comptable en deux tranches avec des dates d'échéance différentes : 98% dans les 5
jours, 2% dans les 30 jours.
 2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?

Paiement
Payer la facture comportant un escompte
Si le client paie avec un escompte de caisse, lors du traitement du relevé bancaire, vous ferez
correspondre le paiement (98%) avec la ligne associée de la pièce comptable.
 2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, lors du choix du client,
vous voyez aussi les 2% restants, soit $3. Si vous choisissez d'accepter l'escompte (si le
client a payé dans les 5 jours), vous pouvez cliquer sur cette ligne avec 2%, cliquez sur
"Open Balance", et sélectionnez votre modèle de lettrage « Escompte de Caisse ». De
cette façon, la facture est marquée comme entièrement payée.
 2. Comment mettre en place des escomptes de caisse ?

Payer la facture entièrement

Si le client paie la facture entièrement, sans bénéficier de l'escompte, vous lettrerez le paiement
(en entier) avec les deux lignes de la facture (98% et 2%). Il suffit de cliquer sur les deux lignes
pour les faire correspondre avec le paiement.
 3. Comment configurer et utiliser des modalités de règlement

Les conditions de règlement définissent les conditions pour payer une facture.
Elles s'appliquent à la fois aux factures clients et aux factures fournisseurs.
Par exemple, pour une facture spécifique :
• Payer 50% sous 10 jours ;
• Payer le solde restant sous 30 jours.
 3. Comment configurer et utiliser des modalités de règlement

Configuration
Configurez vos conditions de règlement habituelles dans le menu Configuration de
l'application de Comptabilité. La description de la condition de règlement est celle qui
apparaît sur la facture ou la commande client.

Une condition de paiement peut avoir une seule ligne (ex: 21 jours) ou plusieurs lignes
(10% sous 3 jours et le solde sous 21 jours). Si vous créez un délai de paiement avec
plusieurs lignes, assurez-vous que la dernière soit le solde. (Évitez 50% sous 10 jours et
50% sous 21 jours, parce que, avec les arrondis, ça pourrait ne pas donner exactement
100%).
 3. Comment configurer et utiliser des modalités de règlement

Utilisation des Conditions de Paiement

Les conditions de paiement pour les clients

Les conditions de paiement peuvent être définies sur :
• un client : pour appliquer automatiquement ces conditions de règlement sur les nouvelles
commandes ou factures pour ce client. Définissez les conditions de règlement sur les
clients si vous accordez ces conditions de règlement pour toutes les futures commandes
de ce client ;
• un devis: pour appliquer ces conditions de règlement sur toutes les factures créées à
partir de ce devis ou de cette commande, mais pas sur d'autres devis ;
• une facture: pour appliquer les conditions de paiement seulement à cette facture.
Si une facture a des conditions de règlement, la pièce comptable liée à la facture est
différente. Sans conditions de règlement ou taxes, une facture de 100 $ produira cette pièce
comptable :
 3. Comment configurer et utiliser des modalités de règlement

Compte Date d’echéance Débit Credit

Compte client 100

Revenus 100

Si vous créez une facture le 1er janvier avec des conditions de règlement de 10%
sous 3 jours et le solde sous 30 jours, vous aurez la pièce comptable suivante :
 3. Comment configurer et utiliser des modalités de règlement

Compte Date d’echéance Débit Crédit

Compte client Jan 03 10

Compte client 30 Janvier 90

Revenus 100

Dans le relevé client, vous verrez deux lignes avec des dates d'échéance différentes.
 3. Comment configurer et utiliser des modalités de règlement

Les conditions de règlement pour les factures fournisseurs

La meilleure façon de gérer les conditions de règlement pour les factures fournisseurs est
d'enregistrer la date d'échéance de la facture. Vous ne devez pas attribuer de conditions de
règlement, la date d'échéance est suffisante.

Mais si vous avez besoin de gérer des conditions de règlement fournisseurs avec plusieurs
versements, vous pouvez toujours utiliser les conditions de règlement, exactement comme
dans les factures clients. Si vous définissez les conditions de règlement d'une facture
fournisseur, vous ne devez pas définir la date d'échéance. Les dates d'échéance exactes pour
chaque versement seront automatiquement créées.
 4. Comment définir un calendrier de versement sur les factures des clients
?

Pour gérer les calendriers de versements liés à une facture, vous devez utiliser les conditions de
règlement dans Odoo. Ceci s'applique aussi bien aux factures clients qu'aux factures
fournisseurs.
Par exemple, pour une facture spécifique :
• Payer 50% sous 10 jours
• Payer le solde restant sous 30 jours
 4. Comment définir un calendrier de versement sur les factures des
clients ?

Configuration

Configurez vos calendriers de versement habituels depuis l'application Comptabilité ‣

Configuration > Conditions de règlement.

Une condition de paiement peut avoir une seule ligne (ex: 21 jours) ou plusieurs lignes
(10% sous 3 jours et le solde sous 21 jours). Si vous créez un délai de paiement avec
plusieurs lignes, assurez-vous que la dernière soit le solde. (Évitez 50% sous 10 jours et
50% sous 21 jours, parce que, avec les arrondis, le calcul pourrait ne pas être exactement
100%).
4. Comment définir un calendrier de versement sur les factures des clients
?
 4. Comment définir un calendrier de versement sur les factures des clients
?

Les conditions de paiement pour les clients

Vous pouvez configurer des conditions de règlement pour :
un client : les conditions de paiement s'appliqueront automatiquement à toutes les
nouvelles commandes ou factures pour ce client. Configurez les conditions de paiement
sur les clients si vous voulez accorder ces conditions de paiement pour toutes les futures
commandes pour ces clients ;
un devis : les conditions de paiement s'appliqueront à toutes les factures créées à partir de
ce devis ou bon de commande, mais pas à d'autres devis ;
une facture : les conditions de paiement s'appliqueront uniquement à cette facture.
Si une facture contient des conditions de règlement, la pièce comptable liée à la facture est
différente. Sans condition de règlement, une facture de 100 € va produire la pièce
comptable suivante (pour simplifier l'exemple, les taxes ne sont pas indiquées) :
 5. Revenus différés: comment les automatiser ?

Un revenu reporté / non acquis est un acompte enregistré sur la balance du client comme
une dette jusqu'à ce que les services aient été rendus ou que les produits aient été livrés. Le
revenu reporté est une dette, car il se réfère au chiffre d'affaires qui n'a pas encore été gagné,
mais représente des produits ou des services qui sont dus au client. Au fur et à mesure que
les produits ou services sont livrés, le chiffre d'affaires est comptabilisé sur le compte de
revenus.

Par exemple: supposons que vous vendez un contrat de support de 2 ans pour 24 000 € qui
commence le mois prochain pour une période de 24 mois. Une fois que vous validez la
facture du client, les 24000 € doivent être comptabilisés dans un compte de revenus
reportés. En effet, les 24 000 € que vous recevez n'ont pas encore été gagnés.

Au cours des 24 prochains mois, vous diminuerez le compte des revenus reportés de 1000 €
(24000€/24) tous les mois et en convertissant ce montant en chiffre d'affaires.
 5. Revenus différés: comment les automatiser ?

Configuration
Installation du module
Pour automatiser les revenus différés, allez dans le menu des paramètres de
l'application Comptabilité  Configuration  Configuration et cochez « Reconnaissance
des revenus » et sauvegarder. Cela permet d'installer le module Gestion de la reconnaissance
de revenu.
 5. Revenus différés: comment les automatiser ?

Définir des catégories de revenus différés

Une fois le module installé, vous devez créer des catégories de revenus différés. Depuis
l'application de Comptabilité, allez à nouveau Configuration  Configuration
Configuration et cliquez sur « deferred Revenues ».
 5. Revenus différés: comment les automatiser ?

Exemple : contrat de maintenance de 12 mois

 5. Revenus différés: comment les automatiser ?

Définir des revenus reportés sur des produits

• Une fois que les catégories de revenus différés sont définies, vous pouvez les appliquer aux
articles concernés. Sur la fiche de l'article, dans l'onglet Comptabilité, vous pouvez définir
une catégorie de revenus reportés.
• Voici quelques exemples d'articles et leurs catégories de revenus différés associées :

Article Type de revenu différé

Contrat de support:3ans Contrat de service de 3ans

Abonnement Netfix:3years Contrat de service de 3ans

Des fleurs chaque mois Contrat de fourniture de produits 1an

 5. Revenus différés: comment les automatiser ?

Vendre et facturer des articles

Une fois que les articles sont configurés, vous pouvez créer une facture client utilisant ce
produit. Une fois que la facture du client est validée, Odoo créera automatiquement un
revenu différé pour vous, et la pièce comptable associée.

Compte Debit Credit

Comptes clients 24000

Compte des revenus différés 24000

Ensuite, tous les mois, Odoo créera une pièce comptable pour la comptabilisation du
chiffre d'affaires.
5. Revenus différés: comment les automatiser ?

Compte Debit Crédit

Compte des revenus différés 1000

Compte de prestations de service 1000

 5. Revenus différés: comment les automatiser ?

Rapport

Pour analyser tous vos contrats actuels ayant un revenu différé, vous pouvez utiliser le
menu.
 6. Comment modifier ou rembourser une facture ?

Dans Odoo, il est impossible de modifier une facture qui a été validée et
envoyée au client. Si une erreur a été faite sur une facture validée, le moyen
légal pour traiter cela est de faire un avoir sur la facture, de le rapprocher
avec la facture originale pour les fermer et de créer une nouvelle facture.
 6. Comment modifier ou rembourser une facture ?

Modification d'une facture validée

Si vous avez besoin de modifier une facture existante, utilisez le bouton Avoir sur la
facture. Dans le champ Méthode d'avoir, sélectionnez "Modifier : créer un avoir, le
rapprocher et créer une nouvelle facture".
 6. Comment modifier ou rembourser une facture ?

Odoo va automatiquement :
• Créer un avoir sur votre facture ;
• Rapprocher l'avoir avec la facture (en les marquant Payées) ;
• Créer une nouvelle facture brouillon que vous pouvez modifier ;
• Ensuite, vous pouvez modifier la facture brouillon et la valider une fois qu'elle est
correcte.
 6. Comment modifier ou rembourser une facture ?

Annulation d'une facture

Si vous devez annuler une facture existante, utilisez le bouton Avoir de la facture. Dans le
champ Méthode d'avoir, sélectionnez « Annuler : créer l'avoir et lettrer ».
 6. Comment modifier ou rembourser une facture ?

Odoo va automatiquement :

• Créer un avoir sur votre facture

• Rapprocher l'avoir avec la facture (en les marquant Payées)

Il n' y a presque rien d'autre à faire : si vous aviez déjà envoyé la facture originale à votre client,
vous devez juste lui envoyer l'avoir par la poste ou par courriel.
 6. Comment modifier ou rembourser une facture ?

Remboursement d'une partie d'une facture

Si vous devez rembourser partiellement une facture existante, utilisez le bouton Avoir de
la facture. Dans le champ Méthode d'avoir, sélectionnez « Créer un avoir en brouillon ».
 7. Comment modifier une facture validée ?

Dans la plupart des législations comptables dans le monde, il est interdit de modifier une
facture qui a été validée et envoyée au client. Cependant, vous avez parfois besoin de
changer une facture pour différentes raisons : la vente a changé, une erreur a été faite lors
de l'enregistrement de la facture, etc.
Ainsi, la bonne façon de modifier une facture est de :
1. Faire un avoir sur la facture originale ;
2. Créer une nouvelle facture.
Le mécanisme de remboursement d'Odoo vous aide à gérer l'ensemble du processus en
quelques clics.
 7. Comment modifier une facture validée ?

Modifier une facture

Si votre facture est toujours à l'état brouillon, vous pouvez la modifier comme vous le
souhaitez. Toutefois, si votre facture est validée, vous ne pouvez plus la changer. Si vous
devez la modifier, les bonnes opérations à faire sont:
1. Faire un avoir sur la facture originale ;
2. Rapprocher la facture originale avec l'avoir pour les annuler ;
3. Créer une nouvelle facture brouillon, copie de l'originale ;
4. Valider la nouvelle facture.
Toutes ces étapes sont automatisées dans Odoo. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer
sur le bouton Avoir sur une facture.
7. Comment modifier une facture validée ?
 7. Comment modifier une facture validée ?

Dans la fenêtre « Avoir », sélectionnez l'option « Modifier : Créer un avoir, le

rapprocher et créer une nouvelle facture ». Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton
"Créer avoir", Odoo annulera votre facture existante et créera une nouvelle facture
brouillon qui sera une copie de l'originale.

Modifiez cette nouvelle facture brouillon et validez-la quand elle est correcte.
II. PAIEMENT CLIENT
 1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?

En Odoo, un paiement peut être soit directement lié à une facture ou être un
enregistrement autonome pour une utilisation ultérieure:
• Si un paiement est lié à une facture, il réduit le montant dû de la facture. Vous
pouvez avoir plusieurs paiements liés à la même facture.
• Si un paiement n'est pas lié à une facture, le client dispose d'un encours de crédit
avec votre entreprise, ou votre entreprise a un solde impayé avec un fournisseur.
Vous pouvez utiliser ce crédit/débit en attente pour payer des factures enregistrées
ou des factures à venir.
 1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?

Paiement d'une facture

Si vous enregistrez un paiement sur une facture client ou une facture fournisseur, le paiement
est automatiquement rapproché avec la facture en réduisant le montant dû.
 1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?

Paiements non liés à une facture

Enregistrement d'un paiement

Dans l'application de Comptabilité, vous pouvez créer un nouveau paiement à partir du
menu Ventes (pour enregistrer un règlement client) ou du menu Achats (pour payer un
fournisseur). Si vous utilisez ces menus, le paiement n’est pas lié à une facture, mais peut
facilement être rapproché ultérieurement avec une facture.
1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?
 1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?

Lors de la création d'un nouveau paiement, vous devez sélectionner le client ou le

fournisseur, le mode de paiement, et le montant du paiement. La devise de la transaction
est définie par la méthode de paiement. Si le paiement se réfère à un document (une
commande client, une commande fournisseur ou une facture), notez la référence de ce
document dans le champ Mémo.

Une fois la création du paiement confirmée, une pièce comptable sera créée reflétant la
transaction qui vient d'être faite dans l'application de Comptabilité.
 1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?

Rapprocher les paiements des factures

Le moyen le plus facile de rapprocher un paiement avec une facture est de le faire depuis la
facture.

Lors de la validation d'une nouvelle facture, Odoo vous avertira qu'un paiement en suspens
pour ce client ou ce fournisseur est disponible. Dans ce cas, vous pouvez rapprocher ce
paiement à la facture près des totaux au bas, sous la rubrique « encours de crédits ».
1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?
 1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?

Rapprocher tous vos paiements et factures en suspens

Si vous voulez rapprocher d'un coup tous les paiements et factures en suspens (au lieu de
le faire un par un), vous pouvez utiliser la fonction de rapprochement par lots de Odoo.

La fonction de rapprochement par lots est disponible à partir du Tableau de bord sur les
cartes des factures clients et des Factures fournisseurs pour lettrer respectivement les
comptes débiteurs et créditeurs.
 1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?

L'outil « Correspondance des factures et des paiements » ouvrira tous les clients ou
fournisseurs non équilibrés et vous permettra de les traiter un par un, en faisant
correspondre tous leurs paiements et leurs factures à la fois.
 1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?

Au cours du rapprochement, si les sommes des débits et des crédits ne correspondent pas, cela
signifie qu'il y a un solde restant qui, soit devra être rapproché à une date ultérieure, soit devra
être éliminé directement.
 1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?

Transfert d'argent d'un compte bancaire à un autre

De la même façon qu'effectuer un paiement client ou fournisseur, vous pouvez transférer de
l'argent en interne entre vos comptes bancaires à partir du tableau de bord ou à partir des
menus en haut.
 1. Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ?

Cela vous mènera au même écran que celui pour recevoir et effectuer des paiements.
 2. Comment enregistrer les paiements par carte de crédit sur les factures?

Il existe deux façons de gérer les paiements reçus par chèques. Odoo supporte les deux approches de sorte
que vous puissiez utiliser celle qui correspond le mieux à vos habitudes.
1. Valeurs à l'encaissement : une fois que vous recevez le chèque, vous enregistrez un paiement par
chèque sur la facture (en utilisant un journal Chèques et le comptabilisant sur un compte « Valeurs à
l'encaissement »). Puis, lorsque le chèque est crédité sur votre compte bancaire, vous déplacez l'argent
du compte « Valeurs à l'encaissement » vers votre compte de banque.
2. Une seule transaction : une fois que vous recevez le chèque, vous enregistrez un paiement sur votre
compte de banque, payé par chèque, sans passer par le compte « Valeurs à l'encaissement ». Puis,
lorsque vous traitez votre relevé bancaire, vous faites le rapprochement entre votre mouvement
bancaire et le paiement par chèque, sans créer de transaction dédiée.
Nous recommandons la première approche car elle est plus précise (le solde de votre compte de banque est
exact, car il ne comptabilise pas les chèques qui n'ont pas encore été encaissés). Les deux approches exigent
le même effort.
Même si la première méthode est plus propre, Odoo supporte aussi la deuxième, car certains comptables
sont habitués (les utilisateurs de QuickBooks et de Peachtree).
 2. Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?

Option 1 : Valeurs à l'Encaissement

Configuration
Dans le module Comptabilité, aller à Configuration ‣ Journaux ‣ Créer Créer un journal
appelé « Paiements CB » avec les données suivantes :
• Nom du Journal : Paiements CB
• Compte de débit par défaut : CB à encaisser
• Compte de crédit par défaut : CB à encaisser
The account type should be "Credit Card". Once it's done, don't forget to set the "Credit
cards" account as "Allow Reconciliation".
2. Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?
 2. Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?

Des paiements par carte de crédit aux relevés bancaires

La première façon de gérer des cartes de crédit est de créer un journal de carte de crédit. Ainsi, les cartes
de crédit deviennent une méthode de paiement particulière et vous enregistrerez deux transactions.
Dès que vous recevez un paiement client par carte de crédit, allez sur la facture correspondante et
cliquez sur Enregistrer le règlement. Saisissez les informations sur le paiement :
• Méthode de paiement : Paiements CB ;
• Memo : saisissez la référence de la facture.
 2. Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?

Compte Correspondance Débit Crédit

Relevé
Compte client 100.00

Valeurs à 100.00
l’encaissement

La facture est marquée payée dès que vous enregistrez le paiement par chèque.
Puis, quand vous disposerez des relevés bancaires, vous rapprocherez le mouvement avec
celui qui se trouve dans le compte « Chèques à encaisser ».
 2. Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?

Compte Correspondance Relévé Débit Credit

Valeur à l’encaissement X 100.00

Banque 100.00

Si vous utilisez cette approche pour gérer les paiements par chèques, vous
obtiendrez la liste des paiements par chèques qui n'ont pas été encaissés dans le
compte « Chèques à encaisser » (accessible, par exemple, dans le Grand Livre).
 2. Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?

Option 2 : Une seule transaction

Configuration
Il n'y a rien à configurer si vous prévoyez de gérer vos chèques en utilisant cette méthode.
Des paiements par chèque aux relevés bancaires
Dès que vous recevez un chèque client, allez sur la facture correspondante et cliquez sur
Enregistrer le règlement. Saisissez les informations sur le paiement :
• Méthode de paiement: la banque qui sera utilisée pour le dépôt ;
• Memo : saisissez le numéro de Chèque.
 2. Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?

La facture est marquée payée dès que vous enregistrez le paiement par chèque.
 2. Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?

Lorsque vous recevrez les relevés bancaires, vous ferez le rapprochement entre le
relevé et ce paiement effectif (techniquement : pointer ce paiement et le relier à la
ligne de relevé).
Avec cette approche, vous obtiendrez la transaction suivante dans vos livres :

Compte Correspondance Relevé Débit Crédit

Compte client X 100.00

Banque 100.00
 2. Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?

Si vous utilisez cette approche pour gérer les paiements par chèques, vous pouvez utiliser le
rapport « Rapport de rapprochement bancaire" pour vérifier quels chèques ont été reçus ou
payés par la banque (ce rapport est disponible à partir du tableau de bord de la Comptabilité,
par l'option "Plus" sur la carte de la banque concernée).
 3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?

Se faire payer et organiser les relances des clients est toujours une tâche difficile,
mais il est essentiel pour la santé de l'entreprise de rester vigilant au sujet des
créances impayées. Heureusement, Odoo fournit les bons outils pour le suivi des
créances, l'automatisation des relevés clients, et la mesure de votre performance.
 3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?

Suivi des paiements clients : un guide pas à pas

Nettoyage des paiements en suspens
Si vous avez des transactions non lettrées dans votre compte de banque, vous devrez
préalablement les traiter avant de commencer l'analyse de vos relevés clients. Cela
garantit que vous avez enregistré tous les derniers paiements des clients avant
d'envoyer des rappels à tous les clients avec des soldes impayés.
3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?
 3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?

Vérification de la Balance Agée Clients

Après avoir lettré tous vos comptes de banque, vous pouvez alors générer une Balance Agée
Client précise dans le menu Rapports. Ce rapport affiche tous les clients et leurs soldes impayés
sur les factures ouvertes.
 3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?

Le rapport affiche cette information par périodes pour mieux dresser un tableau des
soldes impayés que vos clients détiennent et depuis combien de temps ils les
détiennent. Vous pouvez ainsi concentrer vos efforts sur les clients appropriés.
Vous pouvez alors sélectionner l'un des clients sur cette liste et Odoo ouvrira les
détails de leurs factures sous la forme de Suivi des Créances Client, également connu
sous le nom Relevé Client.
3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?
 3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?

Depuis le relevé client, vous pouvez :

• Modifier et personnaliser le message qui est envoyé au client ;
• Envoyer un courriel de rappel au client ;
• Envoyer une lettre imprimée au client ;
• Envoyer des rappels imprimés automatisés en utilisant notre interface avec Docsaway ;
• Zoomer sur les différentes factures ouvertes et sur les paiements ;
• Retirer une facture ou un paiement du rapport (en cas de désaccord) ;
• Enregistrer toutes les notes de rappel faites au client ;
• Planifiez votre prochaine tâche pour suivre de près les paiements clients (par exemple rappeler dans les
15 jours si aucun paiement n'est effectué).
Vous pouvez configurer des rappels lorsque vous souhaitez contacter un client particulier.
Sélectionner Manuel qui ouvrira l'outil de planification de rappel, alors que sélectionner Auto planifiera
automatiquement un rappel du client 15 jours plus tard si le client n'a toujours pas payé la facture.
L'installation du module Gestion des relances de paiement vous permettra de définir d'autres actions et
intervalles automatisés pour envoyer des rappels.
 3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?

Si vous avez déjà envoyé un rappel à un client quelques jours auparavant, un message d'avertissement
apparaîtra en haut de l'écran, vous rappelant que vous ne devriez pas déjà envoyer un autre rappel
puisque l'on en a déjà envoyé un récemment. Chaque fois que vous enregistrez un rappel, Odoo
planifiera automatiquement la prochaine date de rappel, à moins que vous choisissez de le régler
manuellement en sélectionnant le bouton de rappel suivant en haut à droite de l'écran.
 3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?

Envoi de relevés clients

Envoyez vos rappels clients par lots par le menu Ventes ‣ Relevé clients.
Ici Odoo ouvrira tous les relevés en attente de traitement, ce qui est déterminé par le dernier
rappel qu'ils ont reçu. Vous pouvez choisir de les traiter un par un, en envoyant plusieurs lettres
ou courriels par lots, ou définir la prochaine date à laquelle ils seront contactés.
Vous pouvez accéder au rapport de relevé client quotidiennement et Odoo affichera uniquement
les clients que vous avez besoin de contacter chaque jour. Ceci est basé sur :
• Les clients pour lesquels vous n'avez pas encore reçu de paiement ;
• Les clients qui n'ont pas rappelés au cours des X derniers jours ("X" étant défini comme la
date de retard de la facture après le premier rappel, puis comme la prochaine date d'action
fixée à chaque rappel).
 3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?

Configuration de votre processus de relance

Le module Gestion des relances de paiement vous permet de définir des plans de rappel.
Après l'avoir installé depuis le menu Applications, aller dans le menu Niveaux de relance dans
la configuration de la Comptabilité pour configurer votre processus de relance.
Quelques exemples :
• Courriel : 3 jours après la date d'échéance ;
• Courriel+Lettre : à la date d'échéance ;
• Courriel+Appel : 15 jours après la date d'échéance ;
• Courriel+Lettre : 60 jours après la date d'échéance.
3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?
 3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?

Grâce à ce module, vous pouvez envoyer tous les courriels et les lettres par lots pour tous vos
clients à la fois. Le prochain rappel sera automatiquement calculé en fonction de la
configuration de votre plan de relances.
Le module ajoutera également un point rouge/vert sur chaque client, ce qui vous indiquera
facilement les statuts des clients avec les options suivantes: "Bon Payeur, Payeur Normal, ou
Mauvais Payeur".
 3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?

DMP : Mesurez votre performance

Le DMP (Délai Moyen de Paiement) est une mesure du nombre moyen de jours qu'une
entreprise met à percevoir des revenus après qu'une vente a été faite. Le DMP est calculé en
divisant le montant des comptes débiteurs au cours d'une période donnée par la valeur totale des
ventes de crédit au cours de la même période, et en multipliant le résultat par le nombre de jours
de la période mesurée.
Vous pouvez obtenir le DMP de votre entreprise dans le rapport Note de Synthèse (vérifier les
ICP jours moyens débiteurs).
3. Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients ?
III. COMMENT SE FAIRE PAYER
 1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Avec la comptabilité d'Odoo, vous disposez d'un rapport dynamique Balance Agée Clients, de
relevés clients, que vous pouvez envoyer facilement aux clients.
Si vous voulez aller plus loin dans l'automatisation du processus de recouvrement, vous pouvez
utiliser des plans de relance. Ils vous aideront à automatiser toutes les étapes pour vous faire
payer, en les déclenchant au bon moment : envoyer les relevés des clients par courriels, envoyer
des courriers postaux (grâce à l'interface Docsaway), planifier des appels téléphoniques des
client, etc ...
 1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Configuration
Installez le module de rappel
Vous devez commencer par activer la fonction, en utilisant le menu Configuration ‣
Configuration de l'application de Comptabilité. Dans l'écran des paramètres, dans la
section Facturation et paiements, cochez l'option Activer la gestion des relances de
paiement.
 1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Définir des niveaux de relance de paiement

Pour automatiser les relances de paiement client, vous devez configurer vos niveaux de relance
en utilisant le menu Configuration ‣ Configuration ‣ Configurez vos niveaux de relance dans
la section Facturation et paiements. Vous devez définir un et un seul plan de relance pour
chacune de vos sociétés.
Les niveaux de relance se réfèrent à la date d'échéance; si aucune condition de règlement n'est
spécifiée, la date d'échéance sera égale à la date d'émission de la facture.
Pour chaque niveau, vous devez définir le nombre de jours et créer une note qui sera
automatiquement ajoutée à la lettre de rappel.
 1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Odoo définit plusieurs actions pour chaque rappel :

• Action Manuelle: désigner la personne chargée d'appeler le client ;
• Envoyer un Courriel: envoyer un courriel au client en utilisant le texte fourni ;
• Envoyer une Lettre: envoyer une lettre par courrier postal, en utilisant la note fournie.
1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?
 1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Faire vos relances hebdomadaires

Une fois que tout sera configuré, Odoo vous préparera automatiquement
les lettres et les courriels de relances. Tout ce que vous avez à faire est
d'aller à Ventes -> Relevé Clients dans l'application de Comptabilité.
1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?
 1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Odoo vous proposera automatiquement des actions sur la base du plan de relances que vous avez défini, des factures à payer et des paiements
reçus.
Vous pouvez utiliser ce menu chaque jour, une fois par semaine ou une fois par mois. Vous ne risquez pas d'envoyer deux fois le même rappel à
votre client. Odoo vous propose seulement l'action que vous avez à faire. Si vous le faites tous les jours, vous n'aurez que quelques appels à
faire par jour. Si vous ne le faites qu'une fois par mois, vous aurez beaucoup plus de travail à faire à chaque fois.
C'est à vous de définir la façon dont vous voulez travailler. Mais il est conseillé de rapprocher vos relevés bancaires avant de lancer les relances.
De cette façon, toutes les factures payées seront rapprochées et vous n'enverrez pas de relances aux clients qui ont déjà payé leurs factures.
Depuis une proposition de relance client, vous pouvez :
• Accéder aux informations du client pour le contacter ;
• Consulter en détail une fiche client en cliquant sur son nom ;
• Modifier le texte (ou le courriel ou la lettre) et l'adapter au client ;
• Modifier le point de couleur pour marquer le client comme étant un bon, normal ou mauvais payeur ;
• Enregistrer une note si vous avez appelé le client ;
• Exclure certaines factures du tableau de relevé (litiges) ;
• Envoyer un courriel avec le relevé ;
• Imprimer une lettre, et l'envoyer par courrier postal (si vous avez installé l'interface Docsaway) ;
• Planifier le prochain rappel (mais il est préférable de rester en mode automatique afin qu'Odoo reste au plus prés du plan de relances de
votre entreprise) ;
• Consulter en détail une facture ;
• Changer la date de paiement attendue d'une facture (donc, modifier la prochaine fois qu'Odoo vous proposera d'envoyer un rappel).
 1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Comment exclure une facture des relances automatiques ?

Pour voir toutes les factures impayées ou nécessitant une action,
• allez à Ventes ‣ Relevé clients
 1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Exclure une facture spécifique pour une date précise

Odoo peut exclure une facture des actions de relance pour une date spécifique en cliquant sur
Enregistrer une note*, puis en choisissant l'une des options préréglées (une semaine, deux
semaines, un mois, deux mois), ainsi Odoo calculera la date requise en fonction de la date
actuelle.
 1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Une autre façon d'y parvenir est la suivante : cliquez sur la facture
requise, puis choisissez Modifier la date de paiement prévue / la
note, puis entrez une nouvelle date de paiement et/ou une nouvelle note.
 1. Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Exclure une facture spécifique définitivement

Odoo peut exclure une facture pour un client spécifique en cliquant sur la case à
cocher Exclue.