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OPTIMISATION DU
TEMPS D’ENCODAGE
AVEC BOB50

In4matix S.A. 24-26, rue Saint Mathieu L-2138 Luxembourg

TEL: 28 12 93 32– FAX: 28 12 93 30
E-MAIL: direction@[Link] - WEB: [Link]

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1) Principes de base ......................................................................................... p 3
a) Onglets des modules ............................................................................ p 3
b) Touches de raccourcis standard ........................................................... p 3
c) Touches de raccourcis personnalisées ................................................. p 4
d) Info-bulles ............................................................................................ p 5
e) Décodifications .................................................................................... p 5
f) Multi-fenêtrage .................................................................................... p 6
2) Interface proactive ....................................................................................... p 6
a) Menu contextuel .................................................................................. p 6
b) Espaces de travail ................................................................................ p 7
c) Recherches avancées – F11 ......................................................... p 9
d) Notes d’audit ........................................................................................ p 10
2
3) Options de la comptabilité générale ............................................................ p 11
a) Recherche d’une option ....................................................................... p 11
b) Généralités – Dossier ........................................................................... p 12
c) Généralités – Impressions .................................................................... p 13
d) Comptabilité – Encodages ................................................................... p 13
e) Comptabilité – Options générales ........................................................ p 14
f) Comptabilité – Options générales (suite)............................................. p 15
4) (Pré) Validation ........................................................................................... p 15
a) Installation ........................................................................................... p 15
b) Consultations ....................................................................................... p 16
c) Avantages ............................................................................................ p 16
5) Automatisation des achats et des ventes...................................................... p 17
a) Recherche d’un tiers ou compte général .............................................. p 17
b) Itinéraire de la touche Enter .......................................................... p 18
c) Derniers comptes d’imputation............................................................ p 19
d) Automatiser les comptes d’imputation et taux de TVA ...................... p 20
6) Automatisation des OD (Salaires) ............................................................... p 22
a) Utilisation d’un journal non validable ................................................. p 22
b) Utilisation d’un dictionnaire ................................................................ p 23
c) Copie d’une opération diverse validée................................................. p 24
d) Importation d’une feuille Excel ........................................................... p 26
7) Automatisation des financiers ..................................................................... p 27
8) Les principaux boutons et raccourcis clavier .............................................. p 28

2
 1) Principes de base
a) Onglets des modules

- Ces onglets permettent d’accéder aux différents modules.

- Ils s’utilisent comme dans un explorateur Internet, d’un simple clic.
- Les menus et les barres d’outils sont automatiquement réinitialisés.
- Disponibilité des espaces de travail
3
b) Touches de raccourcis standard

Utilisation des touches de raccourcis standard à Windows.

- Tabulations
- Les boîtes de dialogues s’ouvrent en utilisant les touches
- Fermetures de la fenêtre courante par
- Impression du contenu d’une grille en pdf
- Ouverture d’un mail avec le fichier pdf reprenant le contenu de la grille en pièce jointe
 

3
c) Touches de raccourcis personnalisées

o Pour toute l’application quel que soit le dossier

o Deux niveaux de paramétrage

 Identiques pour tous les utilisateurs

Configuration générale ¦ Paramétrage ¦ Options ¦ Paramétrage de l’application ¦

Touches rapides

 Par utilisateur

Configuration générale ¦ Paramétrage ¦ Profil personnel ¦ Clavier

4
 d) Info-bulles

- Bulle contenant du texte explicatif

- Apparaît lorsque le curseur de la souris est positionné sur la zone

e) Décodifications
5
- Descriptif d’un code (code TVA, …)
- Apparaît dans la zone de décodification présente dans le bas des écrans (signalétiques,
encodages, …)

Fichier ¦ Plan comptable

 

5
 f) Multi-fenêtrage

- Visualisation simultanée de plusieurs informations

- Généralement le détail d’une fenêtre précédente
- Toutes les fenêtres sont synchronisées : un déplacement dans la grille d’origine
provoque le rafraîchissement des fenêtres liées

Consultation ¦ Comptes clients

2) Interface proactive
a) Menu contextuel

- Menu spécifique dépendant de :

o La fenêtre active dans laquelle on se trouve
o L’action en cours de réalisation

- Appelable via le clic-droit de la souris

- Appelable par une touche des claviers récents (touche spéciale souvent située entre la
touche et à droite de la barre d’espacement)

 

6
 - Dans Sage BOB50, le menu contextuel reprend de manière visible et décodifiée :
o Toutes les fonctions associées aux boutons de la fenêtre
o Le menu Edition
o Les préférences relatives à l’écran
o Le mode avancé
 BOB-script si installé
 Mode Expert
 Mode Maintenance
 Fenêtre toujours visible
 Utilisateurs connectés

b) Espaces de travail
 ¦ Gestion des encodages 7
Fonctions liées :
boutons de navigation
vers les options
connexes
Bouton de sélection des
journaux affichés

Zone de visualisation :
liste des journaux

Détail des journaux en

attente
Période du dernier
encodage et N° du
prochain document à
encoder

Zone d’information

Barre d’outils,
fonctions applicables
Menu contextuel

7
  Personnalisation du bureau

- Installation des via le bureau

- Vue résumée sur les opérations à effectuer
- Tâches à finaliser directement accessibles

8
Choix des types Raccourcis Raccourci vers les
vers les espaces de travail à espaces de travail
installer sur le bureau

4 Fonctions essentielles :
- La visualisation des informations : La partie centrale de l’espace de travail donne une vue
synthétique des éléments concernés, de l’état d’avancement et de la situation des actions.
- La sélection : Certains espaces de travail disposent d’un panneau situé dans la partie
supérieure pour sélectionner les informations visualisées.
- Les actions : La barre d’outils dans la partie inférieure offre un accès à toutes les opérations
disponibles sur les éléments visualisés. Ces actions sont également reprises dans le menu
contextuel.
- Les fonctions liées : Le panneau à droite de la fenêtre peut être étendu ou masqué. Il
rassemble les boutons donnant accès aux fonctions liées à l’espace de travail.
 

8
 c) Recherches avancées –

Utilisation de la touche
o Automatiquement appelable par le bouton si paramétré
o Paramètre personnalisé par utilisateur

 

9
 d) Notes d’audit

- Mémoire de la gestion financière : Bonne communication entre l’Entreprise et l’Expert.

- 2 Types :
o Expert : mémorandum utile lors d’un contrôle interne ou fiscal
o Interne : questions que l’Expert jugera opportun ou non de garder

- Liées à :
o Un document
o Une écriture
o Un compte
o Une fiche tiers (client / fournisseur) 10
o Un journal

- En combinaison avec les pièces jointes (txt, doc, xls, url)

- Suivent le dossier partout

 

10
 3) Options de la comptabilité générale
a) Recherche d’une option

Configuration générale ¦ Paramétrage ¦ Options ¦ Utilisateur

11

- Utilisation :
o Bouton
o Un ou plusieurs mots
o Correspondance n’importe où
o Correspondance au début du champ
o Correspondance au début des mots

- Résultat :
o Affiché en vert
o Mentionne la rubrique
o « Double clic » pour ouvrir la page
 

11
 - Paramétrage des couleurs :

Pour accéder à la
palette de couleurs

12

Exportation de la
configuration

Importation de la
configuration

! Toutes les couleurs

doivent être définies
b) Généralités – Dossier

- Mise en place de la Gestion des restrictions

- Mise en place du Mode expert
! Utilisation de la Gestion des restrictions dès la mise en place du Mode Expert
pour interdire l’accès Mode Expert au client.
- Recherche prioritaire sur Référence / Nom tiers
 

12
 c) Généralités – Impressions

13

- Accès direct à la table des langues

- Prévisualisation automatique des layouts
- Paramètres d’impression

d) Comptabilité – Encodages

- Vérification des doublons dans les documents :

o Uniquement pour les Achats à la saisie du montant
o Vérification sur Référence tiers, Date du document, Montant
o Vérification dans le journal d’encodage courant ou dans tous les journaux d’achats
(avec prévalidation)

- Récupération du code TVA par défaut

3 choix :

 

13
 - Tri lors du lettrage en encodage
4 choix :

e) Comptabilité – Options générales

Sélectionner le modèle

Vérifie le solde des OD 14

en devise et en devise Traitée par BOB Ole
de base

1 onglet Cpt. Auto.

Pour les réouvertures
par journal financier
automatiques

Pour les rappels

Onglet Echéancier dans
! Adapter les layouts
les signalétiques

- Mise à jour des historiques tiers dès

enregistrement d’un document
- L’historique des comptes généraux se met à
jour uniquement à la validation.
(Avantages : Le client peut éditer ses rappels
ou effectuer ses paiements sans que les
documents soient validés. Accès à la
recherche des doublons dans tous les
journaux d’achat)
Date et période les plus récentes des
documents lettrés (Avantages : Accélération
des impressions Extraits de compte à 1 date
ou à 1 période, Disponible dans les
impressions des balances âgées)

 

14
 f) Comptabilité – Options générales (suite)

Les montants repris

La signalétique tiers dans l’onglet D/C des
passe en mode ajout signalétiques tiers
automatique dès tiennet compte des
l’enregistrement d’une écritures non validées
nouvelle fiche. Aucune
influence sur le plan
comptable Journal utilisé par
défaut pour les écritures
automatiques
Définition des codes 15
TVA utilisés par défaut
pour l’importation
automatique des quotes-
parts privées

4) (Pré) Validation
a) Installation
Configuration générale ¦ Paramétrage ¦ Option

Prévalidation :
- Cocher la case Prévalidation des
écritures tiers
- A utiliser en combinaison avec
la : Validation avec confirmation

 

15
 b) Consultations

Fichier ¦ Fournisseur (mode fiche) ¦ Onglet D/C ¦ Menu contextuel ¦ Dernier historique ¦
Mouvements comptables

16

- Visualisation des balances tiers :

o Dans les signalétiques, onglet D/C
o Pour tenir compte des écritures prévalidées, cocher la case Affichage des balances
tiers avec les écritures prévalidées dans Configuration générale ¦ Paramétrage ¦
Options ¦ Comptabilité ¦ Options générales (suite)

- Consultation des historiques : identifiables par dans la consultation des historiques.

c) Avantages
- Encodages :
o Directement accessibles dans les lettrages dès l’enregistrement sans validation
o Vérification des doublons d’encodage multi-journaux (dans les journaux d’achat)

- Si pas de validation directe : Documents accessibles pour le calcul des encours (via
BOB-cash, module bancaire, rappels)

- Conseils :
o Installer la Prévalidation
o Installer la Validation automatique dès la sortie de l’encodage
o Installer l’Affichage des balances tiers avec les écritures prévalidées
o Installer la Vérification des doublons dans les documents (multi-journaux)
 

16
 5) Automatisation des achats et ventes

17

a) Recherche d’un tiers ou compte général

- Utilisation générale
o Utilisation de la touche
o Automatiquement appelable par le bouton si paramétré
o Paramètre personnalisé par l’utilisateur

- Recherche tiers
o Correspondance n’importe où
o Dans la liste des champs personnalisés
o Exemple : PET BRU

- Recherche compte général

o Correspondance au début des mots
o Exemple : 61 ASS
 

17
 b) Itinéraire de la touche
Comptabilité & Finance ¦ ¦ Gestion des encodages ¦ Encodages des achats ¦
« double clic » ¦ Menu contextuel ¦ Configurer l’itinéraire de la touche entrée

18

- Déplacement normal de la touche

o Evite les zones de saisie facultatives

- En encodage achats / ventes :

o Détermine personnellement les zones importantes à saisir :
 Toujours
 Jamais
 Seulement si vide
o Par type d’encodage
o Retour à la configuration de base
o Ajoute / supprime des exceptions à la règle
o Appliquer à tous les utilisateurs
 

18
 c) Derniers comptes d’imputation
Comptabilité & Finance ¦ ¦ Gestion des encodages ¦ Achats ¦

19

Option à activer par utilisateur dans Configuration ¦ Options ¦ Utilisateur (ADMIN)

- Option activée :

o : ouvre la fenêtre de la Liste des derniers comptes d’imputation

o : ouvre la fenêtre des Imputations par défaut
o : ouvre la fenêtre de la Liste des derniers comptes d’imputation

- Option désactivée :

o : ouvre la fenêtre de la Recherche compte général

o : ouvre la fenêtre des Imputations par défaut
o : ouvre la fenêtre de la Liste des derniers comptes d’imputation
 

19
 d) Automatiser les comptes d’imputation et taux de TVA
- Information TVA sur le compte général
Fichier ¦ Plan comptable

20

- Compte général sur la fiche tiers - Exception TVA sur la fiche tiers
Fichier ¦ Fournisseur

20
 - Fiche tiers
o Plusieurs comptes d’imputation par défaut
o Dictionnaire par défaut
! Choix restreint de comptes à l’encodage

- Utilisation dans l’encodage

o Modification possible (Option Récupération du code TVA par défaut)
o Liste des derniers comptes utilisés ou Liste complète des comptes ou Imputations
par défaut (Option utilisateur : Ouverture prioritaire des derniers comptes)

- Options
o Dossier Récupération du code TVA par défaut
o Utilisateur : Ouverture prioritaire des derniers comptes 21
 

21
6) Automatisation des OD (Salaires)
a) Utilisation d’un journal non validable

¦ Gestion des encodages ¦ Opérations diverses

22

- Avantages :
o Mise en place simple
o Préserve l’écriture préparée par l’Expert de toute manipulation erronée
o Utilisation de l’analytique
o Récupération d’écritures validées
- Inconvénients :
o Transfert en bloc, sélection partielle d’écritures impossible
o Autant de journaux que de jeux d’écritures
o Impossible de créer un lien entre les écritures (provision = % rémunération)

- Utilisation
o Création via Espace de travail – Gestion des encodages ¦ Liste des journaux
o Encoder l’OD complète dans le journal non validable
o Transférer dans un journal validable

22
 o Modifier les montants et supprimer les écritures inutiles

- Conseils
o Préfixer chaque référence de journal (X) pour être en fin de liste

23
b) Utilisation d’un dictionnaire

Fichier ¦ Dictionnaires

23

- Avantages :
o Mise en place simple
o Utilisation de l’analytique
o Récupération d’écritures validées
o (+) Chaque écriture peut être appelée individuellement

- Inconvénient :
o Impossible de créer un lien entre les écritures (provision = % rémunération)

- Utilisation
o Encodage de l’OD dans un journal d’OD
o Exportation vers le dictionnaire au départ de l’encodage
o Création / Maintenance du dictionnaire par la gestion des dictionnaires
o Importation du dictionnaire dans l’encodage des OD

- Conseils
o Exportation de l’écriture sans la remarque (garder la terminologie du S.S.)
o Autant d’écritures individuelles à appeler en fonction des besoins


24
c) Copie d’une opération diverse validée

Consultation ¦ Journaux comptables ¦ Ecritures auto. ¦ Copie de l’écriture

24

- Avantages :
o Récupération d’une écriture déjà validée
o Seuls les montants seront à adapter
o Pas de mise en place par l’Expert
- Inconvénients :
o Certaines écritures nécessaires le mois courant peuvent manquer le mois précédent :
choix difficile du compte général à choisir
o Impossible pour l’Expert d’optimiser tous les cas de figure
o Consultation journal : impossible de copier plusieurs écritures en une fois (sauf au
départ des encodages)

- Utilisation
o En consultation des journaux comptables
o En consultation des historiques des comptes généraux (si positionné sur un journal
d’OD)
o Au départ de l’encodage
o Ecritures auto. ¦ Copie d’écritures (menu contextuel ou bouton)

- Conseils
o A généraliser pour des écritures occasionnelles mais répétitives
o Copie de l’écriture dans la remarque

25
 ¦ Gestion des encodages ¦ Opérations diverses ¦ Ecritures auto. ¦
Copie d’écritures

25

 

26
d) Importation d’une feuille Excel

Menu contextuel ¦ Importation ¦ Depuis une feuille Excel

26

- Avantages :
o Utilisé par beaucoup de comptables et Expert-Comptables
o BOB-Ole
o Utilisation des formules sur base des montants de cellule (provision)
o Adaptation aisée des montants
o Derniers paramètres de l’écran d’assistance sauvegardés

- Inconvénients :
o Pas de contrôle
o Réservée aux utilisateurs avertis

- Utilisation
o Importation au départ de l’encodage des OD : Importation ¦ Depuis une feuille
Excel
 Importation d’une feuille complète
 Importation via le presse papier (sélection de lignes)

27
o Utilisation d’un écran d’assistance
 Correspondance des colonnes
 Définition d’une date
 Traitement des montants

o Conseils : Utilisation de l’Exportation / Importation d’une configuration de liaison

28
 7) Automatisation des financiers
Importation d’une feuille Excel
¦ Gestion des encodages ¦ Financiers ¦ Importation. ¦ Depuis une feuille Excel

27

- Avantages :
o Pas nécessaire d’avoir le module bancaire
o Tiers trouvé sur base du numéro de compte bancaire
o Lettrage automatique sur base du numéro compte bancaire et montant repris sur
l’extrait
o Gain de temps

- Inconvénient :
o Réservé aux utilisateurs avertis

- Utilisation
o Importation au départ de l’encodage des financiers : Importation ¦ Depuis une
feuille Excel
 Importation d’une feuille complète
 Importation via le presse papier

o Utilisation d’un écran d’assistance

 Correspondance des colonnes

o Conseils : Utilisation de l’Exportation/Importation d’une configuration de liaison

 

29
8) Les principaux boutons et raccourcis clavier

Raccourci
Bouton Nom / Info- bulle Commande
clavier

Clients Ouvre le fichier des clients.

Fournisseurs Ouvre le fichier des fournisseurs.

Relations sociétés Ouvre le fichier des relations sociétés.

28
Personnes Ouvre le fichier des personnes.

Efface le texte sélectionné et le place

Couper
dans le presse-papiers.
Copie le texte sélectionné et le place
Copier
dans le presse-papiers.
Colle le texte sélectionné et le place dans
Coller
le presse-papiers.
Lance l’impression du document
Impression
correspondant à la fenêtre en cours.

Calculatrice Ouvre la calculatrice.

Plan comptable Ouvre le plan comptable.

Enregistrer Mémorise la saisie ou la modification.

Annuler Annule la saisie ou la modification.

Visualiser en grille Ouvre le fichier sous forme de liste.

Chercher Ouvre une fenêtre de recherche.

Ajouter Ajout un enregistrement.

Effacer Efface un enregistrement.

Valider Centralise les documents sélectionnés.

Ouvre une fenêtre de détail de

Visualiser détail
l’information affichée.

Historique Ouvre une fenêtre d’historique

Lancer le calcul Lance une procédure 30

 Modifier infos Donne accès au mode édition.

Sélectionne tous les enregistrements d’une

Tout sélectionner
grille.

Désélectionne tous les enregistrements

Tout désélectionner
d’une grille.
Récupère des informations en provenance
Importation
d’un modèle ou d’un dictionnaire.
Sauvegarde des informations comme
Exportation
modèle ou dans un dictionnaire.
29

Raccouci
Commande
clavier

Positionne le curseur sur la zone de saisie suivante.

Positionne le curseur sur la zone de saisie précédente.

Positionne le curseur sur la zone de saisie suivante selon la

logique dite « la plus courante ».

Va à la section suivante.

Va à la section précédente.

Recopie dans la zone active, la dernière valeur prise par cette

zone.

Ouvre :
- Une liste déroulante ou une fenêtre de recherche
- Un calendrier
- Une calculatrice, dans les champs attendant la saisie d’une
référence/d’un code, d’une date ou d’un montant

Dans les champs attendant la saisie d’une référence/d’un code,

ouvre la fenêtre de recherche multicritères

Dans la zone Compte de la grille d’encodage des journaux des

achats et des ventes, ouvre la fenêtre des derniers comptes
imputés pour le tiers.

31
Dans la zone Compte de la grille d’encodage des journaux des
achats et des ventes, ouvre la fenêtre des imputations associées
au tiers via sa fiche de base.

Dans une grille d’encodage, ajoute une ligne.

Dans une grille d’encodage, insère une ligne avant la ligne

sélectionnée.

Dans une grille d’encodage, supprime la ligne sélectionnée.

Lance l’impression du document au format PD F

correspondant à la fenêtre en cours.

Lance l’impression du document au format PD F

correspondant à la fenêtre en cours et joint le document à la
messagerie.

32
 
30

33