Edition

assistée par
ordinateur

Module perfectionnement

Note de cours réalisées par Joëlle Brouwers

 Notes de bas de page ou de fin de document
Les notes de bas de page et les notes de fin s'utilisent dans les documents imprimés pour expliquer, annoter ou fournir des
références sur le texte d'un document. Vous pouvez recourir à des notes de bas de page pour des commentaires détaillés et à
des notes de fin pour citer vos sources, par exemple.
Une note de bas de page ou une note de fin est constituée de deux parties liées, à savoir la marque d'appel de note et le texte
de la note correspondante.
Onglet « Références »

Vous avez le choix entre :

o Notes de bas de page (Bas de page ou sous le texte)
o Notes de fin (Fin de document ou Fin de section)
1
Vous pouvez choisir le format de numérotation ou choisir un symbole personnalisé
Choisissez une numérotation en continu ou qui recommence à chaque page ou à chaque section
Appliquer les modifications à cette section ou à tout le document.
2
Exemple :
Le texte inscrit en note de bas de page ainsi que l’appel de note peuvent avoir une
mise en forme personnalisée.

Pour parcourir toutes les notes de bas de page ou toutes les notes de fin dans le volet des
notes, dans l’onglet « Références », sélectionnez Affichez les notes. Vous pouvez
également atteindre les notes de page suivante et précédente via les options disponibles
Pour déplacer, copier ou supprimer une note, vous intervenez sur l'appel de note qui se trouve dans la fenêtre du document, et
pas sur le texte affiché dans le volet des notes. Si vous déplacez, copiez ou supprimez un appel de note numérotée
automatiquement, Microsoft Word renumérote les notes. Pour déplacer l'appel de note, faites-le glisser jusqu'à l'emplacement
voulu. Pour copier l'appel de notes, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis faites glisser l'appel de notes jusqu'à
l'emplacement voulu. Dans le document, sélectionnez l'appel de note correspondant à la note que vous souhaitez supprimer et
appuyez sur SUPPRESSION.
Si vous désirez supprimer toutes les notes de bas de page ou de fin de document : dans l’onglet Accueil, cliquez sur Remplacer.
Dans la fenêtre Remplacer, cliquez sur Plus/Spécial, puis sur Appel de note de fin ou sur Appel de note de bas de page.
Assurez-vous que la zone Remplacer par est vide, puis cliquez sur Remplacer tout.
Une même référence pour plusieurs notes : Cliquez à l'endroit où vous souhaitez placer la référence. Dans le menu Insertion,
pointez sur Référence, puis cliquez sur Renvoi. Dans la zone Catégorie, cliquez sur Note de bas de page ou sur Note de fin. Dans
la zone Pour la note, cliquez sur la note à laquelle vous souhaitez faire référence. Dans la zone Insérer un renvoi à, cliquez sur
Numéro de note de bas de page ou sur Numéro de note de fin. Cliquez sur Insérer, puis sur Fermer. La nouvelle référence est
insérée sous forme de texte non mis en forme et non en tant qu'exposant.

1
Ceci est la première note de bas de page
2
Ceci est la seconde note de bas de page
Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 2
 Commentaires et modifications

Gestion des commentaires

o Sélectionnez le texte ou l'élément sur lequel vous souhaitez émettre un commentaire, ou cliquez à la fin du texte.
o Dans l’onglet Révision, cliquez sur Nouveau commentaire
o Tapez le texte du commentaire dans la bulle de commentaire.
Exemple de commentaires :

Vous pouvez positionner le point d'insertion sur la bulle pour afficher le nom du relecteur.
Pour répondre à un commentaire, cliquez dans le commentaire
auquel vous voulez répondre, puis cliquez sur Nouveau
commentaire. Tapez votre réponse dans la nouvelle bulle de
commentaire. Cette nouvelle bulle se place sur la même ligne
pointillée juste en dessous du commentaire de départ.
Pour supprimer un commentaire, cliquez sur l’icône
Pour supprimer tous les commentaires, cliquez sur l’option

En ouvrant un document, sachant qu’il existe des commentaires dans

ce document, si celles-ci ne sont pas visibles, cliquez sur l’icône Final :
Afficher les marques (ou éventuellement Original : Afficher les
marques). Vous affichez ou masquez ainsi tous les marquages du
document.

Suivi des modifications

Dans l’onglet Révision, cliquez sur Suivi des modifications.
A partir de cet instant, toute modification du document y compris une modification de mise en forme sera indiquée comme
dans l’exemple ci-dessous.

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 3

Pour visualiser un commentaire ou une modification à la fois, utilisez l’option Suivi des modifications
Pour accepter une modification, ou toutes les modifications
Pour refuser une modification ou toutes les modifications (option
Refuser juste à côté)

Pour marquer les commentaires et modifications au moment de l’impression,

cliquez sur Imprimer dans l’onglet Ficher et définissez impression des marques

Comparaison de deux versions d’un même document

Ouvrez tout d’abord l'exemplaire du document qui a été révisé.
Dans l’onglet Révision cliquez sur Comparer ou Combiner
Sélectionnez le document original et le document révisé.

On obtient dès lors un document nous montrant toutes les modifications apportées entre les deux versions.

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 4

 Protéger le document contre les modifications et commentaires
Onglet Révision option Restreindre la modification …
Une nouvelle fenêtre s’ouvre à droite de l’écran
Pour permettre aux relecteurs de modifier le
document en insérant des commentaires et des
modifications, supprimer la restriction de modification.
Pour permettre aux relecteurs d'insérer uniquement des commentaires, cliquez sur
Commentaires.

Les renvois
Un renvoi fait référence à un élément qui apparaît à un autre emplacement dans le même document. Vous pouvez créer des
renvois à des titres, pieds de page, signets, légendes et paragraphes numérotés.
Vous ne pouvez créer des renvois qu'entre des éléments qui appartiennent à un même document.
Dans le document, tapez le texte d'introduction du renvoi.
Par exemple, tapez Pour plus d'informations, consultez
Dans l’onglet Références, pointez sur Renvoi dans le groupe Légendes

o Dans la zone Catégorie, cliquez sur le type d'élément

pour lequel vous souhaitez créer un renvoi (une note de
bas de page, par exemple).
o Dans la zone Insérer un renvoi à, cliquez sur les
informations à insérer dans le document : numéro de
note de bas de page, par exemple.
o Dans la zone Pour cliquez sur l'élément auquel vous
voulez faire référence, par exemple, 1 Ceci est la
première note de bas de page.
o Pour permettre aux utilisateurs de se reporter à
l'élément référencé, activez la case à cocher Insérer.
Exemple d’un renvoi dans un document : CTRL + Clic vous
permettra d’être positionnez dans le document à partir du
Titre « Commentaire »

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 5

 Mise en forme et correction automatique d’un document
La mise en forme et correction automatique vous permet d'appliquer rapidement une mise en forme à votre texte, telle que
des titres, des listes à puces ou des listes numérotées, des bordures, des numéros, des symboles et des fractions.
Dans l’onglet « Fichier », cliquez sur Aide et
Options. Différentes pages sont à votre
disposition. Prenez Vérification et cliquez
sur Options de correction automatique.

Activez ou désactivez les options souhaitées

dans les différents onglets

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 6

 Les Styles de titres et de paragraphes
Avec une mise en page régulière, cela permet du premier coup d'œil de
distinguer les principaux éléments du document tout au long de sa lecture.
Pour cela on active la fonction Styles dans l’onglet Accueil.

Il faut créer un style pour chaque type de paragraphe (titre de chapitre, titre
d'alinéa, paragraphes en retrait, corps principal du texte, table des matières,
etc).
Pour chaque style, on va pouvoir régler les paramètres (caractères,
justification, interlignage, tabulation, etc).
Si ultérieurement un paramètre ne convient pas, il suffit de retourner dans le menu "Format" "Style" pour modifier le style.
Après validation, les modifications sont automatiquement reportées à tous les paragraphes définis par le style modifié.
Visualisation et gestion des styles d'un document
L'éditeur Word offre plusieurs manières de visualiser les styles d'un document : la fenêtre
des styles, la zone de styles, l'explorateur de documents, le mode plan et la table des
matières dans un cadre.
La fenêtre des styles
Cette fenêtre apparaît lorsque vous cliquez sur sur flèche en bas à droite du groupe Style
• placer le curseur à l'intérieur d'un paragraphe
• regarder le nom du style qui s'affiche dans la fenêtre Style
Cette méthode s'applique à tous les styles, y compris les styles de caractère, mais elle ne
montre qu'une seule zone à la fois.
Les noms des styles de paragraphe s'affichent dans la zone, en regard des paragraphes.
Mais cela ne se réalise que si l'on est en affichage normal (menu Affichage Normal).
L'explorateur de documents
C'est une fonctionnalité très proche de la table des matières et qui se mobilise en un clic :
Le mode plan
Le mode plan permet non seulement de visualiser la structure du document, mais
également de la gérer ou de la modifier :
• Onglet Affichage/Plan

Une barre d'outils spécifique ("Mode Plan") offre des fonctions de visualisation et de gestion : modifier le niveau d'un titre,
développer ou réduire une partie, limiter le développement de l'arborescence, etc.

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 7

Styles fournis, par défaut, par Word
Word met à la disposition du rédacteur des styles "préfabriqués". On en voit
la liste complète en ouvrant la fenêtre "Jeu de Styles" mais vous pouvez
également définir vos styles vous-mêmes.
Il existe deux types de styles : les styles de paragraphe et les styles de
caractère.
Les styles de paragraphe (précédés du symbole paragraphe, "¶")
s'appliquent à la totalité d'un paragraphe : du premier caractère au symbole
de paragraphe, compris. Pour un traitement de texte, un paragraphe est une
portion de texte comprise entre deux retours chariot, autrement dit entre
deux symboles "¶".
Les styles de caractère (précédés du symbole "a") marquent un extrait de
texte inclus dans un paragraphe : une lettre, un mot, une locution, une
phrase. On peut ainsi "styler" (affecter un style, et non pas recourir à une
mise en forme directe) les noms propres, les titres d'oeuvres, les néologismes, etc.
Attribuer un style existant à un paragraphe
Cela ne concerne que les styles de paragraphe :
• placez le curseur dans le paragraphe concerné
• cliquez sur le style choisi dans le groupe ou la fenêtre Styles
Attribuer un style existant à une suite de caractères
Cela ne concerne que les styles de caractère :
• sélectionnez la suite de caractères (au caractère près !) ;
• cliquez sur le style choisi dans le groupe ou la fenêtre Styles
Modification des styles
Cliquez à l'aide du bouton droit sur le style que vous voulez modifier, puis cliquez sur Modifier.

Pour afficher des options supplémentaires, cliquez sur Format, puis sur l'attribut que vous souhaitez modifier (Police ou
Numérotation, par exemple).

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 8

 Numéroter les titres, les lignes et les cellules d’un tableau
Numéroter les titres
Si vous faites appel aux styles de titres prédéfinis de Microsoft Word pour mettre en forme les titres d'un document, vous
pouvez numéroter automatiquement les titres à l'aide du format de numérotation de votre choix.
Si vous avez créé des styles personnalisés pour les titres, vous gardez la possibilité d'ajouter des numéros aux titres en associant
chaque titre à un format de numérotation.
1. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Numérotations
2. Cliquez sur un format de numérotation qui contient le texte « Titre 1 », « Titre 2 »,
etc. et cliquez sur OK ou personnalisez cette numérotation.

Numéroter des lignes

Microsoft Word peut compter automatiquement les lignes d'un document et afficher le numéro correspondant en regard de
chaque ligne de texte. Cette option s'avère très utile si vous devez faire référence à des lignes spécifiques d'un document tel
qu'un script ou un contrat juridique.
Par défaut, Word numérote chaque ligne d'un document (exception faite des lignes contenues dans les tableaux, les notes de
bas de page, les notes de fin, les zones de texte, les cadres et les en-têtes et pieds de page). Vous avez cependant la possibilité
de choisir les numéros de ligne à afficher. Vous pouvez inclure les numéros de ligne dans un document entier ou dans une partie
du document seulement, par exemple. Vous pouvez aussi inclure les numéros de ligne par intervalles, toutes les dix lignes (10,
20, 30, etc.), par exemple.
Pour que Word ne compte pas des lignes spécifiques, telles qu'un titre ou un saut de ligne, vous pouvez ignorer les numéros de
ligne correspondants à ces éléments et poursuivre la numérotation des lignes suivantes.
1. Sélectionnez les éléments auxquels vous souhaitez ajouter des numéros de ligne
1. Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur la flèche pour atteindre la fenêtre Mise en page puis sur l'onglet Disposition.
2. Si vous souhaitez ajouter des numéros de ligne dans une partie d'un document, dans la zone Appliquer à, cliquez sur A
partir de ce point ou A cette section
Microsoft Word ajoute des sauts de page avant et après le texte sélectionné.
3. Cliquez sur Numérotation des lignes.
4. Activez la case à cocher Ajouter la numérotation, puis activez les options
souhaitées.

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 9

Supprimer des numéros de ligne
1. Si votre document est subdivisé en sections, cliquez dans une section ou sélectionnez celles dans lesquelles vous voulez
supprimer les numéros de ligne.
2. Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur la flèche pour atteindre la fenêtre Mise en page puis sur l'onglet Disposition.
3. Cliquez sur Numérotation des lignes.
4. Désactivez la case à cocher Ajouter la numérotation.
Annuler la numérotation des lignes dans des paragraphes spécifiques
1. Sélectionnez les paragraphes que vous souhaitez ignorer lors de la numérotation des lignes.
2. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Paragraphe, puis sur l'onglet Enchaînements.
3. Activez la case à cocher Supprimer les numéros de ligne.
Numéroter des cellules d'un tableau
1. Sélectionnez les cellules du tableau à numéroter.
Pour numéroter le début de chaque ligne, sélectionnez seulement la première colonne du tableau en cliquant sur le
quadrillage ou sur la bordure supérieure de la colonne.
2. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Puces ou Numérotation

I. II.

III. IV.

V. VI.

VII. VIII.

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 10

 Table des matières
Word peut construire (presque) automatiquement un sommaire ou une table des matières dans un document long et structuré.
La table des matières est la liste des titres du document. Dans Word, elle permet non seulement d'obtenir un aperçu des sujets
traités dans le document, mais aussi d'accéder rapidement à une partie du document. Un sommaire n'est qu'une variante
"allégée" d'une table des matières.
Définition de la structure du document
La première étape n'est pas automatique. Elle consiste à définir la hiérarchie des titres du document et à attribuer à chaque
paragraphe concerné le style de titre qui convient.
Word propose un style nommé Titre (tout court) et 9 niveaux de titres dépendants (Titre 1 à Titre 9). Le style Titre est donné au
titre principal du document, Titre 1 au premier niveau hiérarchique à l'intérieur du document, Titre 2 au deuxième niveau, etc.
Création de la table des matières
On peut insérer plusieurs tables, plus ou moins développées, en différents
endroits d'un même document : un sommaire en introduction et une table
détaillée en fin de document, par exemple.
La procédure de création d'une table des matières doit suivre les étapes
suivantes :
placer le curseur au point d'insertion de la table
Onglet Références/Table des matières
En mode Page, la table produite contient les titres et les numéros de page. En mode
Web (menu Affichage Web), les titres s'affichent sous forme de liens
hypertextuels.
Word génère une table des matières qui reprend le titre du document et trois
niveaux dépendants. Pour modifier ces valeurs proposées par défaut, il faut agir
l’option Insérer une table des matières

Selon que l'on désire un sommaire ou une table des matières, on ira plus ou
moins loin dans l'affichage des niveaux. Lorsqu'on introduit une 2ème table, le
message suivant apparaît : Remplacer la table des matières sélectionnée ? Il
suffit de répondre NON.
Pour mettre à jour une table des matières : Option Mettre à jour la table
Si vous êtes en mode Plan ou que vous avez activé la barre d’outils Plan,
Vous pouvez également sélectionner manuellement la table des matières et
appuyer sur F9 pour la mettre à jour.
Pour supprimer une table des matières, accédez tout d’abord à celle-ci,
sélectionnez la et appuyer sur SUPPRESSION.

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 11

 Gestion des zones de texte
Insertion d’une zone de texte :
Onglet Insertion/Zone texte
Lorsque vous insérez une zone de texte, elle s'entoure d'une zone de dessin. Vous pouvez cependant faire glisser la zone de
texte hors de la zone de dessin si vous le souhaitez.
Si un texte existant doit être transféré dans une zone de texte, sélectionnez le
texte et cliquez sur l’icône Le texte sera transférer
Cette zone de texte peut avoir une mise en forme particulière et être placée où
dans cette zone de texte.
on le désire dans le document Word.
Une image peut être ajoutée dans la zone.
Cliquez sur l’icône pour introduire une image dans la zone de texte. Cette
image peut être alignée à gauche, droite ou centrée. Elle peut être agrandie ou
rognée.
Cette forme peut être modifiée grâce à l’outil de zone texte qui apparait en double cliquant sur l’élément lui-même

Le texte sera
transférer dans cette
zone de texte.

L’option Style de zone de texte vous permet d’avoir accès à différents paramètres (zone de couleur de fond, épaisseur et
couleur du trait, taille de la forme, habillage, …
Vous pouvez aussi décider tout d’abord d’introduire une forme par l’intermédiaire de l’option Insertion/Formes. Ensuite, en
cliquant droit sur la forme, choisissez l’option Ajouter texte ou encore, après avoir cliqué sur la forme, cliquez sur l’icône
pour y adjoindre du texte et sur l’icône pour une image.

FIN

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 12

 Texte en colonnes de type journal
Le texte des colonnes de type journal se poursuit d'une colonne à la suivante sur une même page. Sélectionnez le texte à
afficher sous forme de colonnes : Document entier ou partie du document. Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur l’icône
.

Faites glisser le pointeur de la souris pour sélectionner le nombre de colonnes souhaité.

Si vous désirez ajouter des lignes verticales entre des colonnes de type journal et si votre document est subdivisé en sections,
cliquez dans la section que vous souhaitez modifier. Dans la fenêtre ci-dessus activer Ligne séparatrice
Dans cette fenêtre on peut également modifier le nombre de colonnes, la largeur de chacune des colonnes séparément ou avoir
des largeurs de colonnes identiques. On peut également modifier l’espacement entre les colonnes.
Si seulement une partie de votre document doit être mis en colonnes, il est nécessaire d’insérer un saut de section avant et
après ce texte. Onglet Mise en page/ Saut de pages/ Saut de section en continu ou page suivante. Vous utiliserez le saut de
section page suivante uniquement si vous voulez que votre texte en colonnes commence sur une nouvelle page. Si ce n’est pas
le cas, utilisez le saut de section en continu.
C’est également grâce à ce saut de section à la fin du texte en colonnes que vous obtiendrez un équilibre de la longueur des
colonnes.
Pour supprimer les colonnes, sélectionner le texte, onglet Mise en page/Colonnes et choisir 1 seule colonne.

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 13

 Le publipostage
A l’origine, le publipostage a été mis au point pour faciliter le travail des secrétaires qui doivent taper et retaper continuellement
la même lettre où seules quelques données étaient modifiées.
Le publipostage permet également de créer AUTOMATIQUEMENT des séries d’enveloppes où seules les coordonnées du
destinataire changent sur chaque enveloppe, les coordonnées de l’expéditeur étant constantes.
Le publipostage permet également la personnalisation du courrier en permettant, par exemple, de commencer une lettre par «
Chère Madame Pipelette, … » et une seconde lettre ayant le même contenu par « Cher Monsieur Dupont, … » … et cela de
manière ENTIÈREMENT AUTOMATIQUE, sans autre intervention de la secrétaire que celle pour taper la première fois la lettre et
celle pour créer le publipostage proprement dit.
Dans un publipostage, vous devez prendre en compte trois éléments différents :
Document principal

Le document principal contient :

Des informations communes à chaque copie, telles que le texte
principal d'une lettre type. Vous n'avez à taper ces informations qu'une
seule fois, quel que soit le nombre de lettres que vous envisagez
d'imprimer.
Des espaces réservés aux informations uniques. Par exemple, dans
une lettre type, l'adresse et le nom seront différents dans chaque copie.

Le document principal est votre document de départ. Vous devez le configurer de sorte qu'il corresponde à la taille et à la forme
que vous souhaitez appliquer aux lettres, messages électroniques, enveloppes, étiquettes, coupons et autres documents.
Dans le document principal, vous devez ajouter toutes les informations qui seront communes à toutes les copies. Vous pouvez
insérer un logo et taper le message de la société qui s'adresse à tous les destinataires.
Vous devez également ajouter des espaces réservés aux informations uniques qui, dans un publipostage, diffèrent d'une copie
fusionnée à l'autre. Les informations uniques peuvent être :
Des adresses sur des enveloppes ou des étiquettes
Des noms sur la ligne des salutations d'une lettre type
Des montants de salaire dans des messages électroniques que vous envoyez à vos employés
Des notes personnelles relatives à des produits phares sur des cartes postales que vous envoyez à vos meilleurs clients
Des numéros sur des coupons de remboursement

Lorsque vous procédez à une fusion, un nouveau document est créé pour
chaque information unique. Les informations uniques remplacent les
espaces réservés que vous avez ajoutés au document principal.

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 14

Fichiers de données
Les informations uniques, telles que les noms et les adresses, que vous souhaitez utiliser dans un publipostage doivent être
stockées dans un fichier de données. La structure d'un fichier de données permet de faire correspondre certaines informations
avec les espaces réservés du document principal. Un fichier de données peut être créé dans Microsoft Office Word, une feuille
de calcul dans Excel, une base de données dans Microsoft Office Access ou même un fichier texte.

Lorsque les informations uniques sont organisées dans un fichier de

données, vous pouvez décider de l'emplacement spécifique de chacune de
ces informations dans un document de publipostage

Ensemble de documents finalisés

Lorsque vous terminez une opération de publipostage, vous disposez de l'ensemble de documents individuels que vous
imprimez pour chaque ligne de votre fichier de données
Le document principal qui constitue votre document de départ doit être enregistrer afin que vous puissiez rapidement procéder
à une nouvelle fusion soit en utilisant la même liste, soit en utilisant un autre fichier données
Si vous le souhaitez, lors de la création de lettres, d'enveloppes ou d'étiquettes, vous pouvez également enregistrer le document
contenant la fusion réalisée

L'ensemble de documents finalisés d'un publipostage se compose

d'étiquettes, d'enveloppes, de lettres, de messages électroniques, de
télécopies ou d'autres documents uniques que vous souhaitez imprimer ou
envoyer par courrier électronique

Avant toute chose, affichez l’onglet Publipostage

6 étapes vous permettent ainsi de créer un document publipostage :

Etape 1 : Sélection du type de document (lettres, messages électroniques, enveloppes, …)
Etape 2 : Sélection du document de base (document actuel, modèle ou document existant)
Si vous choisissez d’utiliser un modèle, cliquez sur sélection du modèle afin d’obtenir la possibilité de choisir le modèle désiré.

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 15

Etape 3 : Sélection des destinataires (liste existante, à partir des contacts
Outlook, saisie d’une nouvelle liste)
Si vous désirez introduire une nouvelle liste, cliquez sur créer… Vous
obtenez cette fenêtre vous permettant d’introduire les enregistrements de
votre nouvelle liste.
Lorsque tous vos enregistrements ont été créés, cliquez sur Fermer.
Il vous propose d’enregistrer cette nouvelle liste au format .mdb dans le
dossier Mes sources de données, lui-même situé dans le dossier Mes
documents.
Vous pouvez réutiliser le fichier pour d'autres publipostages. Vous pouvez
également apporter des modifications au fichier en ouvrant la boîte de
dialogue Destinataires du publipostage au cours d'une fusion ou en
ouvrant le fichier dans Access.
Etape 4 : Ecriture de votre lettre avec possibilité d’introduire les champs de votre liste de données.
Les informations spécifiques qui s'impriment ou qui s'affichent dans un document fusionné individuel proviennent d'une ligne
(ou enregistrement) du fichier de données.
Vous pouvez combiner plusieurs champs et les séparer par des signes de ponctuation. Par exemple, pour créer une adresse,
vous pouvez configurer des champs dans votre document comme suit :
«Nom» «Prénom»
«Adresse»
«Code postal» «Ville»
Vous pouvez aussi contrôler la façon dont des informations uniques apparaissent dans des documents fusionnés en mettant en
forme les champs. Par exemple, vous souhaitez afficher les noms en gras ou en rouge. Dans le document principal, sélectionnez
le champ, y compris les guillemets (« »). Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Police, sur Paragraphe ou sur toute autre commande,
puis sélectionnez les options de mise en forme de votre choix

Dans une opération de publipostage, certains champs à votre disposition

sont en fait composés d'autres champs. Par exemple, le champ Bloc
d'adresse que vous pouvez ajouter à une lettre, à une enveloppe ou à une
étiquette, regroupe plusieurs champs, y compris le prénom, le nom, la rue, la
ville et le code postal.

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 16

Vous pouvez insérer dans Word de nombreux autres champs, appelés mots clés, pour :
Afficher des informations sur le document, telles que la date de création ou d'impression du document ou le nom de l'auteur ;
Effectuer des calculs ou des actions, par exemple pour compter et afficher le nombre de pages dans une section d'un document
ou pour inviter l'utilisateur d'un document à entrer du texte.
Par exemple, vous pouvez utiliser :
Un champ Date pour ajouter automatiquement la date du jour à chaque copie fusionnée d'une lettre type ;
Un champ DATEIMPR combiné à un champ Nº enregistrement. De fusion pour ajouter un numéro unique à chaque copie d'une
facture ;
Un champ Si...Alors...Sinon... pour imprimer dans une lettre soit une adresse de société si des informations se trouvent dans la
colonne Société d'un fichier de données pour un enregistrement particulier, soit une adresse personnelle s'il n'y a pas
d'informations sur la société.
Un champ REMPLIR…(ou Fillin) vous invite à taper du texte. La réponse est imprimée à la place du champ. Pour insérer votre
réponse à plusieurs emplacements, utilisez le champ DEMANDER…(ou Ask). A la question INVITE : Tapez la question à laquelle
l’utilisateur doit répondre. Si vous désirez que le texte par défaut soit vide, introduisez « ». Si vous désirez que la question ne
soit posée qu’une seule fois lors de la fusion au lieu de la poser à chaque enregistrement de la liste, cliquez sur DEMANDER 1
SEULE FOIS.
Un champ DEMANDER…(ou Ask) vous invite également à taper du texte mais
l’enregistre dans un signet afin de pouvoir réutiliser ce texte à un autre endroit
de la lettre

Vous devez en tout cas toujours vérifier la correspondance des champs via
l’option Faire correspondre les champs
A partir de là, tous les champs disponible peuvent être insérer dans votre
document via l’option Insérer un champ de fusion

Etape 5 : Aperçu de vos lettres (affiche les lettres pour chaque destinataire. On peut encore à ce moment décider de modifier la
liste des destinataires et même exclure un ou plusieurs des destinataires.
Etape 6 : Fin de la fusion (on demande directement l’impression ou on choisi de visualiser chacune des lettres pour
éventuellement amené des modifications sur certaines d’entre elles.
Pour terminer la fusion, cliquez sur le bouton Terminer & fusionner et choisissez l’option qui vous convient (création d’un
document de fusion, imprimer les documents ou les envoyer par messagerie électronique

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 17

 Exercices – Cours Word complémentaire
Exercice 1 : Table des matières et gestion des notes
Copiez le document Ex-Tables matières et notes (texte brut) à partir du dossier du professeur vers votre dossier personnel
Par groupe de 3 ou 4 personnes, mettre en évidence chaque option dans Word nécessaire pour obtenir une copie exacte du
document finalisé donné en exemple. Indiquez-le sur votre exemple personnel.
Mise en commun par l’ensemble de la classe
Travail personnel :
o Mise en forme du texte brut afin d’obtenir un document identique à l’exemple du document réalisé donné
o Vérifiez l’orthographe et la grammaire du texte
o Pour l’ensemble des paragraphes du document, introduisez un espace avant et après « Auto »
o Le titre « Hebdo de l’entreprise en Verdana 44 centré, gras, en relief, bordure haut et bas et trame de fond gris
moyen
o Le reste du document en Verdana 10
o Le style « Titre 1 » en Arial 16 gras, souligné, couleur bleu-vert, espacement avant et après « Auto », numérotation
hiérarchisée de couleur et de mise en forme identique au titre lui-même
o Le style « Titre 2 » en Arial 12 gras, italique, couleur auto (noir), espacement avant et après « Auto », numérotation
hiérarchisée de couleur et de mise en forme identique au titre lui-même
o L’image « Mur d’escalade » doit être rognée
o Les notes de bas de page en numérotation continue doivent être introduites
o Effectuez un saut de section entre la première et la seconde page ainsi qu’entre la seconde et la troisième page et
choisissez dans la mise en page, l’orientation paysage pour la table des matières ainsi que le centrage verticale du
texte de cette page. La marge de gauche et de droite sera de 5 cm
o Introduisez le pied de page à partir de la première page de votre document.
o Créez la table des matières à partir des deux niveaux de titres.
o Pour terminer, après avoir sélectionné l’ensemble de la section 3 (les pages 3 et 4 du document finalisé), passez le
texte en mode colonnes et mettez à jour la table des matières. Pour le mode colonnes, choisissez l’option « texte
justifié »
Enregistrez sous le nom « exercice 2 »
Correction voir document Ex-Tables matières et notes (finalisé en colonnes)

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 18

Exercice 2 : gestion des commentaires et suivi des modifications
Copiez le document Ex-Notes-comments-modif (texte brut) à partir du dossier du professeur vers votre dossier personnel
Comme sur l’exemple donné, introduisez chacune des notes de fin de document
Convertissez les notes de fin de document en notes de bas de page en spécifiant que la numérotation doit recommencer à
chaque nouvelle page
Activez le suivi des modifications
Déplacez la note n° 1 à la fin de la première ligne de ce paragraphe
Copiez la note n° 2 à la fin du paragraphe de cette même seconde note
Comme c’est la même note qui s’inscrit une seconde fois, vous devez supprimer la copie que vous venez d’effectuer et
ajouter plutôt un renvoi vers la note n° 2 (toujours à la fin du paragraphe de cette note n° 2)
Plusieurs modifications ont étés faites, en utilisant la barre d’outils Révision passez d’une modification à l’autre, acceptez
une modification à la fois.
Introduisez deux commentaires personnels à deux endroits différents du document
Cliquez sur l’icône Balise du menu Affichage. Vos balises ne sont plus affichées. Affichez-les de nouveau.
Acceptez maintenant toutes les modifications et supprimer tous les commentaires.
Désactivez le suivi des modifications
Sauver votre document sous le nom Ex-Notes-comments-modif (1)
Effectuez maintenant une comparaison de plusieurs versions : le document initial, le document du professeur (finalisé) ainsi
que le vôtre. Fusionner dans un nouveau document.
Protégez votre document contre toutes modifications. Seul, les commentaires seront autorisés. Utilisez le mot de passe
suivant « mod45 »
Essayez ensuite de modifier votre fichier pour vérifier si cette protection fonctionne.
Sur une ligne au-dessus du titre « Histoire de l’Afrique du Sud » introduisez les renvois nécessaires vers chacun des titres
des paragraphes (voir exemple)
Sur chaque ligne de titre effectuez un renvoi vers un signet que vous placerez en haut de la première page, au n Enregistrez
sous le nom « exercice 7 »
Enregistrez sous le nom « exercice 1 »
Correction voir document Ex-Notes-comments-modif (finalisé)

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 19

Exercice 3 : Publipostage
Vous travaillez dans une association et vous devez créer un courrier afin de relancer les adhérents qui n'ont pas payé leur
cotisation annuelle.

Vous devez créer le fichier Excel de tous les adhérents et créer sous Word une lettre type qui créera les lettres individuelles
destinées uniquement aux adhérents qui n'ont pas payé leur cotisation.
Voici le fichier de base qui vous permettra de tester votre outil :
code cotisation payée à
civilité nom prénom adresse ville
postal 2009 le relancer
15 rue du Cheval
M. DURANT Louis Blanc 4500 Huy 70 euros 26/01/13 -
28 rue du Rio
Mlle DURAND Pierrette Grande 4000 Liège 70 euros oui
M. MARÉCHAL Juan 15 rue de Madrid 4020 Liège 140 euros 21/03/13 -
Mlle MICHEL Louisette 26 rue du Nord 5000 Namur 70 euros oui
2 avenue du
M. TLUAUP Yves Roussillon 4000 Rocourt 210 euros oui
10 rue des
M. BACH Gérard Augustins 4550 Nandrin 70 euros oui
2 rue des Bons
Mme DELLILE Georgette Enfants 4500 Huy 140 euros 25/01/13 -
15 rue des
Mme DELAGRANGE Maurine palefrenniers 4000 Liège 50 euros oui

Réalisation de l'exercice :
- créer le fichier Excel ci-dessus. La colonne "à relancer" sera automatiquement à "oui" lorsque la colonne "payée le" n'aura pas
été remplie .
- créer le document Word, avec l'outil publipostage, qui permettra d'envoyer une lettre personnalisée aux adhérents qui n'ont
pas payé leur cotisation, en utilisant ce modèle :

Adhérent : Pierrette DURAND

Adresse : 28 rue du Rio Grande
4000 Liège

Objet : paiement de votre cotisation.

Chère Pierrette

Sauf erreur de notre part, vous nous êtes redevable de la somme de 70 euros pour votre cotisation 2009.

Merci de faire le nécessaire au plus vite.

Le comité

Enregistrez sous le nom « exercice 3 »

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Exercice 4 : Publipostage
Un organisateur de courses de voitures désire contacter les personnes inscrites pour vérifier leur inscription.

Etape 1, créer le fichier de données

Ouvrez Excel et encodez le tableau suivant :

Nom Prénom Date Type Marque Date naissance Nom co- Prénom co- Date naissance co-
Adresse CP Localité Cylindrée N° licence
pilote pilote d'inscription véhicule véhicule pilote pilote pilote pilote

Durand Louis rue des Hauts Sarts, 12 4100 Seraing 1/01/2007 4x4 Azur Volvo 3000 cc [Link] 12/10/1987 Lacarte Jules 23/08/1985
2700 cc
Rouffos Stéphanie rue des Etoiles, 125 4000 Liège 1/12/2006 4x4 Maverick Ford 11,12,45,09 1/04/1985 Martin Charles 15/07/1984
Santiago Maria rue de la Licorne, 12 1000 Bruxelles 2/02/2005 4x4 Santana Suzuki 2500 cc 11,12,52,10 5/05/1985 Ledoux Christine 14/02/1985
Dumont Gregory bld Léopold, 125 1140 Evere 24/02/2005 4x4 Azur Volvo 3000 cc 11,12,46,12 15/04/1981 Marto Luc 25/06/1982

Enregistrez-le dans « Mes Documents\Mes Sources de Données » sous le nom « Liste ex1 »

Etape 2, créer la lettre

Ouvrez Word et Encodez Ce qui n’est pas surligné (c’est-à-dire les éléments de la lettre qui ne varient pas en fonction du destinataire)

Ouvrez le volet Office Fusion et publipostage que vous trouverez dans le menu « Outils » « Fusion et Publipostage »

Suivez les différentes étapes et insérez les champs de fusion

Lorsque votre document principal est terminé, Fusionnez

Vérifiez les différentes lettres créées et cherchez l’erreur !

Enregistrez le document principal dans votre dossier sous le nom « Lettre ex1 »

Joëlle Brouwers Perfectionnement en Word Page 21

 Note de cours : Microsoft WORD – module complémentaire

Liège, le 15/02/2007

Concerne : Teuf Teuf Tacot

Dupont Jean-Marc Monsieur Pleingaz Jules
Rue du Papillon, n° 12345, Rue de la Côte, 999,
À 4000 LIEGE. 2355 ROULEZ

Objet : Vérification de votre inscription.

Cher Monsieur Dupont,

Le présent document vous est envoyé pour vérifier l’exactitude des renseignements que vous nous avez donné
lors de votre inscription le (date de l’inscription).

Je vous saurai gré, cher monsieur Dupont, de m’informer, par retour de courrier, ou par téléphone, des
inexactitudes.

Véhicule :
Type (Type du véhicule)
Marque (Marque du véhicule)
Cylindrée (xxx cm3)
Vous-même :

N° de licence (12.12345.2005)
Date de naissance du pilote jj-mmmm-aaaa

Copilote (si existe)

Nom du co-pilote Tournagauche

Prénom du co-pilote Juju
Date naissance co-pilote jj-mmmm-aaaa

…bla bla bla d’autres informations bla bla bla …

Veuillez agréer, Cher Monsieur Dupont, l’expression de nos salutations respectueuses.

Pour le Comité organisateur

Le secrétaire : M. Belleplume

Enregistrez sous le nom « exercice 4 »

Joëlle Brouwers Page 22

 Note de cours : Microsoft WORD – module complémentaire

Table des matières

Notes de bas de page ou de fin de document .................................................................................. 2

Commentaires et modifications .................................................................................................... 3

Protéger le document contre les modifications et commentaires ........................................................ 5

Les renvois ............................................................................................................................... 5

Mise en forme et correction automatique d’un document ................................................................. 6

Les Styles de titres et de paragraphes ............................................................................................ 7

Numéroter les titres, les lignes et les cellules d’un tableau ................................................................ 9

Table des matières ................................................................................................................... 11

Gestion des zones de texte ........................................................................................................ 12

Texte en colonnes de type journal .............................................................................................. 13

Le publipostage ....................................................................................................................... 14

Exercices – Cours Word complémentaire ...................................................................................... 18

Exercice 1 : Table des matières et gestion des notes ............................................................................ 18

Exercice 2 : gestion des commentaires et suivi des modifications ................................................... 19
Exercice 3 : Publipostage ............................................................................................................. 20
Exercice 4 : Publipostage ............................................................................................................. 21

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