L'archivage électronique

L'archivage électronique constitue aujourd'hui un défi majeur pour les collectivités territoriales,
confrontées à une dématérialisation croissante de leurs processus administratifs et de leur
production documentaire.
Je développe ci-dessous les obstacles rencontrés et des solutions mises en œuvre, avec un focus
particulier sur l'expérience innovante du Département des Landes.

I - Défis techniques et organisationnels

A. Complexité des systèmes d'archivage électronique

La mise en place d'un Système d'Archivage Électronique constitue un défi technique majeur
pour les collectivités territoriales.
Un SAE doit être sûr, opérant et efficient pour permettre de conserver l'information dans des
conditions optimales sur des durées variables, parfois sans limite dans le temps.
Cette exigence de pérennité implique des infrastructures robustes, des logiciels spécialisés et
une maintenance régulière, représentant un investissement technique conséquent qui dépasse
souvent les capacités des plus petites collectivités.

L'interopérabilité représente un autre aspect critique de la complexité technique. Un SAE

efficace doit pouvoir s'interfacer harmonieusement avec les différentes applications métiers, les
systèmes de gestion électronique de documents (GED) et d'autres outils numériques déjà en
place au sein de la collectivité.
Cette nécessité d'intégration dans un écosystème informatique souvent hétéroclite requiert une
architecture technique bien pensée et des compétences informatiques pointues, rarement
disponibles dans toutes les collectivités, créant ainsi une « barrière à l'entrée » significative.

B. Gestion d'une production documentaire hybride

Un défi organisationnel majeur réside dans la gestion d'une production documentaire hybride.
Les documents papier et numériques coexistent souvent pour un même processus administratif.
Cette dualité complique considérablement la mise en place de procédures cohérentes et
nécessite une approche globale et intégrée de la gestion documentaire, prenant en compte les
spécificités des deux supports.

Les collectivités doivent ainsi poursuivre la gestion d'une production de documents papier qui
reste importante, tout en développant des processus adaptés aux archives numériques de
diverses natures : données des applications métier, courriels, documents bureautiques, sites
internet et intranet, etc.
Cette double gestion représente un défi organisationnel considérable qui exige une réflexion
approfondie sur les flux documentaires, la répartition des responsabilités au sein de la
collectivité et la formation continue des agents aux bonnes pratiques archivistiques dans
un environnement mixte.

C. Choix stratégiques entre différents modèles d'archivage

Les collectivités territoriales sont confrontées à des choix stratégiques importants concernant le
modèle d'archivage à adopter.

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Trois principales options s'offrent à elles :

1. L'archivage internalisé, où la collectivité acquiert et gère en interne son SAE,

nécessitant un service d'archives constitué et une infrastructure de qualité.

2. L'archivage externalisé, qui peut prendre la forme d'un tiers hébergement (fourniture
d'infrastructures et de matériels) ou d'un tiers archivage (conservation des données par
un prestataire externe).

3. Le dépôt des archives auprès d'un service d'archives d'un groupement de communes,
d'une commune désignée du groupement ou aux Archives départementales.

Chaque option présente des avantages et des inconvénients spécifiques en termes de coûts
initiaux et récurrents, de maîtrise technique, de gouvernance des données et de pérennité des
solutions.
Le choix optimal doit être adapté aux besoins spécifiques, aux ressources humaines et
financières disponibles et à la stratégie globale de transformation numérique de la collectivité.
Cette décision stratégique conditionne fortement la réussite et la durabilité du projet d'archivage
électronique.

II - Enjeux juridiques et réglementaires

A. Obligation légale et sécurité juridique

Les collectivités territoriales sont soumises à des obligations légales strictes en matière
d'archivage qui s'appliquent indifféremment aux documents papier et électroniques.
L'archivage numérique doit garantir la satisfaction des obligations légales et répondre aux
besoins d'information et de preuve dans un contexte où la valeur juridique des documents
dématérialisés est régulièrement questionnée. En effet, la valeur probante des archives
électroniques constitue un enjeu juridique majeur, notamment dans le cadre de procédures
contentieuses, d'audits ou de contrôles administratifs.

La mise en place d'un système d'archivage électronique conforme aux normes en vigueur
permet de sécuriser juridiquement les collectivités en assurant l'authenticité, l'intégrité et la
traçabilité des documents archivés tout au long de leur cycle de vie. Cette sécurisation juridique
est d'autant plus importante dans un contexte de dématérialisation croissante des procédures
administratives où le document numérique devient progressivement la référence légale,
supplantant le document papier qui en constituait auparavant la garantie.

B. Conformité aux normes et au cadre réglementaire

L'archivage électronique est encadré par un ensemble de normes et de référentiels techniques

que les collectivités doivent impérativement intégrer dans leurs projets.
L'appel à projets ANET du Ministère de la Culture souligne l'importance de l'intégration du
cadre normatif dans les projets d'archivage numérique, insistant sur la nécessité de respecter les
standards établis pour garantir qualité et interopérabilité.
[Link]
candidatures/archivage-numerique-en-territoires-anet

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Les collectivités doivent notamment se conformer aux règles relatives à la conservation des
archives publiques, aux durées légales de conservation variables selon les typologies
documentaires et aux règles d'accès et de communicabilité qui peuvent être complexes. Elles
doivent également tenir compte des évolutions réglementaires constantes en matière de
protection des données personnelles (RGPD), de sécurité des systèmes d'information et de
dématérialisation des procédures administratives, ajoutant une couche supplémentaire de
complexité à des projets déjà techniquement exigeants.

III - Enjeux de gouvernance et de ressources

A. Expertise archivistique et compétences techniques

Un enjeu majeur pour les collectivités territoriales réside dans la disponibilité de compétences
professionnelles en matière d'archivage électronique. La gestion et la conservation des archives
numériques supposent une gestion drastique des archives, 'papier' comme numériques, par la
mise en place d'outils adaptés de gestion de l'information par des archivistes professionnels,
conjuguant ainsi des compétences traditionnelles et nouvelles.

Les Centres de Gestion de la Fonction Publique Territoriale jouent un rôle stratégique en

mettant à disposition des collectivités des archivistes diplômés et aguerris.
Cependant, l'association harmonieuse de compétences archivistiques et informatiques reste
un défi considérable, d'autant que les projets d'archivage électronique réussis nécessitent une
collaboration étroite entre les services d'archives et les directions des systèmes d'information,
comme le précise l'appel à projets ANET qui exige que les projets soient portés conjointement
par les Archives et la DSI.

B. Contraintes budgétaires et investissements nécessaires

La mise en place et la maintenance d'un système d'archivage électronique représentent un

investissement financier significatif pour les collectivités. Dans le cas d'un archivage
internalisé, la collectivité doit disposer d'un ou de plusieurs archivistes formés avec un service
archives constitué et d'une infrastructure récente et de qualité, induisant un effort financier
important, souvent difficile à justifier dans un contexte de contraintes budgétaires croissantes.

Ces contraintes budgétaires expliquent en grande partie les disparités observées entre les
différents types de collectivités, les plus grandes disposant généralement de ressources plus
importantes pour investir dans ces technologies. Elles soulignent également l'intérêt crucial des
dispositifs de soutien financier comme l'appel à projets ANET, qui a pour but de soutenir les
collectivités dans le développement de l'archivage numérique, et la nécessité de modèles
économiques innovants permettant de mutualiser les coûts entre plusieurs entités.

C. Collaboration et mutualisation

Face aux contraintes de ressources humaines, techniques et financières, la mutualisation

apparaît comme une solution particulièrement pertinente et souvent incontournable. L'appel à
projets ANET s'adresse d'ailleurs non seulement aux collectivités territoriales individuelles,
mais aussi aux groupements de collectivités territoriales, reconnaissant ainsi l'importance
d'approches collaboratives pour surmonter les obstacles.

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La collaboration entre collectivités peut prendre diverses formes complémentaires :
mutualisation d'infrastructures et de systèmes d'archivage électronique, partage d'expertise et
de ressources humaines, élaboration commune de procédures et de référentiels documentaires.
Cette approche collaborative permet non seulement de répartir les coûts et de bénéficier
d'économies d'échelle substantielles, mais aussi de favoriser le partage d'expériences et de
bonnes pratiques entre entités confrontées à des problématiques similaires, créant ainsi un
cercle vertueux d'amélioration continue.

IV - L'exemple du Département des Landes

Le Département des Landes a mis en œuvre deux solutions innovantes : Archiland, une
plateforme mutualisée d'archivage électronique et le SAE Collectivités, un service dédié au
dépôt des archives numériques des collectivités auprès des Archives départementales.
Ces deux initiatives, bien que distinctes dans leur conception et leurs objectifs, se complètent
pour répondre aux besoins des collectivités landaises.

A. Présentation des deux solutions

1) Archiland

Archiland est une plateforme mutualisée d'archivage électronique développée par l’Agence
Landaise pour l’Informatique (ALPI) en partenariat avec plusieurs acteurs publics et privés.
Elle a été conçue pour offrir aux collectivités membres un outil complet de gestion et de
conservation des documents numériques, couvrant l’ensemble du cycle de vie documentaire
(intermédiaire et définitif).
Les principales fonctionnalités d’Archiland incluent :
- La gestion électronique des documents (GED) via Alfresco.
- L’application automatique des durées d’utilité administrative (DUA) et du sort final.
- La signature électronique et l’horodatage pour garantir la valeur probante des documents.
- La conformité aux normes SEDA pour les échanges standardisés de données archivistiques.
- Une interface pour le suivi, la traçabilité et la consultation en ligne des archives.
Archiland s’adresse principalement aux collectivités adhérentes à l’ALPI (environ 312
communes) dont beaucoup sont de petite taille avec des ressources limitées.

2) SAE Collectivités

Le SAE Collectivités est un service proposé par les Archives départementales des Landes
pour permettre aux collectivités locales de déposer leurs archives numériques définitives dans
un cadre sécurisé et conforme au Code du patrimoine.
[Link]
landaises#:
Les caractéristiques principales du SAE Collectivités sont les suivantes :
- Un dépôt anticipé auprès des Archives départementales via une interface simplifiée.
- Une assistance technique et archivistique assurée par les Archives départementales.
- La gratuité du service pour les collectivités utilisatrices.
- Une conformité stricte aux normes archivistiques nationales et européennes.

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 B. Complémentarité entre Archiland et le SAE Collectivités

Ces deux solutions se complètent efficacement en répondant à différents besoins :

1. Ciblage différencié : Archiland s’adresse aux collectivités ayant besoin d’un outil avancé
pour gérer leurs archives intermédiaires avant leur transfert définitif. Le SAE Collectivités cible
principalement les petites communes qui ne disposent pas de ressources suffisantes pour gérer
Archiland.

2. Couverture complète du cycle documentaire : Archiland prend en charge toute la chaîne

documentaire, depuis la production jusqu’à l’archivage intermédiaire. Le SAE Collectivités
intervient spécifiquement dans la phase finale d’archivage définitif.

3. Mutualisation et accessibilité : Archiland repose sur une mutualisation via l’ALPI, permettant
aux collectivités membres de partager les coûts d’infrastructure. Le SAE Collectivités offre une
solution gratuite et accessible à toutes les collectivités landaises, garantissant ainsi une
couverture universelle.

4. Soutien technique complémentaire : Les utilisateurs d’Archiland bénéficient de formations

assurées par l’ALPI. Les utilisateurs du SAE Collectivités reçoivent une assistance directe des
Archives départementales.

Les deux solutions ont été conçues en respectant strictement les normes archivistiques
nationales (SEDA [Link] ) et européennes (RGPD). Cela garantit
non seulement leur pérennité juridique mais aussi leur interopérabilité avec d’autres systèmes.

C. Différences entre Archiland et le SAE Collectivités

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 D. Apports innovants en matière d'archivage électronique

Grâce au SAE Collectivités, même les plus petites communes peuvent désormais respecter leurs
obligations légales sans contraintes financières ou techniques.

Archiland garantit la sécurité juridique et technique tout au long du cycle documentaire grâce à
ses fonctionnalités avancées (signature électronique, horodatage).

L'expérience du Département des Landes constitue un modèle potentiellement transposable à

d'autres territoires français confrontés aux mêmes défis. Ce projet démontre qu'une approche
territoriale mutualisée, à l'échelle d'un département, permet de surmonter efficacement les
obstacles techniques, organisationnels et financiers qui freinent le développement de l'archivage
électronique dans de nombreuses collectivités, particulièrement les plus petites.

Le déploiement d'Archiland et du SAE Collectivités illustre également l'importance d'une

gouvernance partagée, associant experts informatiques et archivistiques et d'un portage
politique fort au niveau départemental. Cette initiative landaise s'inscrit parfaitement dans
l'esprit de l'appel à projets ANET du Ministère de la Culture, qui encourage le développement
de solutions mutualisées et le partage d'expériences entre collectivités. Elle pourrait ainsi
inspirer d'autres départements à développer leurs propres plateformes territoriales d'archivage
électronique, contribuant à l'émergence progressive d'un maillage national cohérent en matière
d'archivage numérique public.

Ces projets illustrent parfaitement comment une approche collaborative, associée à une
mutualisation stratégique, peut transformer un défi complexe en opportunité innovante au
service du patrimoine numérique local.

V - Enjeux patrimoniaux et démocratiques

A. Préservation de la mémoire collective et du patrimoine numérique

L'archivage électronique joue un rôle crucial dans la conservation de la mémoire historique des
collectivités territoriales et, plus largement, de la société. À l'ère numérique, cette conservation
pose des défis spécifiques et inédits liés à l'obsolescence rapide des formats de fichiers, à
l'évolution constante des technologies et à la fragilité intrinsèque des supports numériques, bien
plus vulnérables que leurs homologues analogiques.

La pérennité des archives électroniques nécessite des stratégies sophistiquées et proactives :

migration régulière vers des formats pérennes, émulation d'environnements informatiques
obsolètes ou conversion périodique des données selon l'évolution des standards. Ces stratégies
complexes doivent être anticipées dès la conception des systèmes d'archivage pour garantir
l'accès aux informations sur le très long terme et préserver ainsi le patrimoine informationnel
des collectivités pour les générations futures, assurant la continuité de notre mémoire collective
à l'ère numérique.

B. Transparence administrative et accès citoyen

L'archivage électronique contribue significativement aux enjeux d'accès à l'information par les
citoyens dans le cadre démocratique des actions des collectivités. En facilitant l'indexation, la

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recherche et la consultation des documents, les systèmes d'archivage électronique modernes
peuvent considérablement améliorer la transparence administrative et renforcer la relation de
confiance entre l'administration et les citoyens, pilier fondamental d'une démocratie vivante.

Cet enjeu démocratique est d'autant plus crucial dans un contexte de développement accéléré
de l'administration électronique et de demande croissante de transparence et de participation de
la part des citoyens.

L'archivage électronique doit donc être conçu non seulement comme un outil technique de
gestion interne, mais aussi comme un véritable service public numérique ouvert aux usagers,
permettant un accès facilité au patrimoine informationnel public dans le respect des règles de
communicabilité et de protection des données personnelles.

VI - Perspectives et accompagnement

Dispositifs de soutien aux collectivités

Face aux multiples défis de l'archivage électronique, divers dispositifs de soutien sont mis en
place pour accompagner les collectivités territoriales dans leur transition numérique.
L'appel à projets Archivage numérique en Territoires (ANET) du Ministère de la Culture permet
de soutenir des projets complexes qui nécessitent des efforts à conduire sur plusieurs années et
supposent la mise en place d'une stratégie, le choix d'une organisation, l'intégration du cadre
normatif et des actions concrètes d'accompagnement des services.

Une dimension particulièrement innovante de cet appel à projets réside dans le partage
obligatoire des livrables réalisés et des retours d'expérience "afin de bénéficier à l'ensemble du
réseau des Archives de France et des collectivités confrontées au sujet de l'archivage
numérique". Cette dimension collaborative et cumulative est essentielle pour constituer
progressivement un patrimoine commun de connaissances et d'outils, mutualiser les
enseignements tirés des expériences pionnières comme celle du Département des Landes et
éviter que chaque collectivité ne réinvente des solutions déjà expérimentées ailleurs.

Évolution vers une approche stratégique globale

L'archivage électronique ne peut plus être considéré comme une simple question technique
isolée ou comme un problème distinct de la stratégie numérique globale des collectivités. Les
archives, souvent perçues comme un patrimoine statique, doivent être résolument intégrées
comme un élément dynamique de la chaîne informationnelle du secteur public, participant
pleinement à l'efficacité administrative et à la qualité du service rendu aux usagers.

Cela implique l'adoption d'une approche stratégique globale et intégrée, articulant

harmonieusement l'archivage électronique avec la gestion documentaire en amont, les systèmes
d'information transversaux et la stratégie numérique d'ensemble de la collectivité. Elle nécessite
également une sensibilisation approfondie et continue de l'ensemble des acteurs, des décideurs
politiques aux agents utilisateurs, pour faire de l'archivage électronique une préoccupation
collectivement partagée et non plus seulement l'affaire de spécialistes isolés.