Sujet : mise en place d’un système de messagerie interne dans une
entreprise
INTRODUCTION
La communication a toujours été un élément essentiel dans le
fonctionnement des entreprises. Autrefois, les échanges se faisaient
principalement par courrier papier, téléphone fixe ou lors de réunions
physiques. Ces moyens, bien qu'utiles à leur époque, étaient souvent
lents, peu sécurisés et difficiles à tracer. Avec l'évolution des technologies
de l'information, les entreprises ont commencé à adopter des outils plus
rapides comme l'e-mail, puis des plateformes de messagerie instantanée.
Aujourd’hui, dans un contexte professionnel où la rapidité, la fiabilité et la
sécurité de l'information sont cruciales, de nombreuses organisations se
tournent vers des systèmes de messagerie interne. Ces outils permettent
aux employés de communiquer directement entre eux, de façon
structurée, sécurisée et efficace, sans recourir à des solutions externes
comme WhatsApp ou Gmail, souvent inadaptées au cadre professionnel.
Dans une entreprise, la communication interne joue un rôle très important.
Elle permet aux employés de partager des informations, de coordonner
leurs tâches et de travailler ensemble plus efficacement. Cependant, dans
plusieurs structures, dont la DGRAD, on observe encore des problèmes
comme : les retards dans la transmission des informations, la perte de
documents, l'envoi de messages par des moyens peu adaptés (comme les
notes papier ou les appels), et une mauvaise coordination entre les
services.
0.1 PRESENTATION DU PROJET
Intitulé du projet :
« Mise en place d'un système de messagerie interne dans une
entreprise »
Ce projet a pour but de créer un outil simple et sécurisé qui permettra
aux employés de :
Envoyer et recevoir des messages instantanément.
Partager des documents facilement.
0.2 DÉFINITION DE CONCEPTES CLES
Messagerie interne : Outil numérique permettant aux membres
d'une organisation de communiquer entre eux de manière
instantanée et sécurisée, sans recourir à des services externes.
Communication interne : Ensemble des processus et outils
utilisés pour diffuser des informations au sein d'une organisation,
favorisant la coordination et la cohésion entre les différents
acteurs.
Système d'information : Ensemble structuré de ressources
(matériels, logiciels, données, procédures) permettant de
collecter, traiter, stocker et diffuser des informations au sein dune
organisation.
0.3 PHÉNOMÈNE OBSERVÉ
Des retards de communication, des pertes d'informations importantes,
l'utilisation de messageries externes non sécurisées et un manque de
réactivité dans les échanges internes ont été observés. Ces problèmes
nuisent à la coordination des équipes et à l'efficacité globale de
l’entreprise
0.4 OBJECTIFS POURSUIVIS
Objectifs global
Créer une plateforme qui permet l'envoi et la réception instantanée de
messages, Assurer la sécurité et la confidentialité des échanges internes,
Réduire l'utilisation du papier pour les communications internes, Permettre
aux agents de retrouver facilement les messages échangés grâce à un
système d’archivage, Améliorer la coordination entre les différents
services
Objectifs spécifiques
o Concevoir une interface simple et intuitive adaptée aux
utilisateurs.
o Réduire les délais de transmission d'information entre services.
o Sécuriser les échanges professionnels au sein de l'entreprise.
o Faciliter la gestion de projets collaboratifs via la messagerie
o Assurer une traçabilité et une conservation des échanges
0.5 BÉNÉFICIAIRES DU PROJET
Les personnes qui profiteront de ce projet sont
Les employés : Ils pourront communiquer plus facilement et
travailler ensemble de manière plus efficace.
Les responsables : Ils auront une meilleure vue d'ensemble des
échanges et pourront mieux coordonner les équipes.
L'entreprise : Elle bénéficiera d’une amélioration de la productivité
et d'une meilleure organisation interne.
