GESTION D’UNE CONFERENCE

1. Chaque année un certain nombre de chercheurs se réunissent et décident d'organiser des

conférences scientifiques, souvent il s’agit de conférences internationales.
2. Le comité de programme d’une conférence est formé d'un à cinq organisateurs (des chercheurs
ayant la responsabilité d'organiser la conférence) ainsi que de nombreux rapporteurs (ces derniers
auront pour charge de lire les soumissions et d'élaborer un rapport pour chaque soumission).
3. Lors de la création d'une conférence, il est nécessaire de déterminer le titre de la conférence et la
ville ainsi que le lieu (hôtel, centre de conférences) où elle se déroulera. Un calendrier précisant
les dates importantes pour la conférence doit également être établi ainsi que le nombre minimal et
maximal de participants.
4. Un "appel a soumission" est élaboré et diffusé internationalement.
5. Suite à l'appel à soumission n'importe quel chercheur peut faire une soumission, c'est à dire faire
parvenir un document décrivant ses travaux scientifiques.
6. Plusieurs auteurs peuvent contribuer à une même soumission. Une soumission n'est pas prise en
compte si elle arrive après la date limite de soumission (date fixée dans le calendrier lors de la
création de la conférence).
7. Une fois que la date limite de soumission est passée, le comité d'organisation se réunit et décide de
répartir l'ensemble des soumissions reçues (il peut y en avoir plusieurs centaines selon la taille des
conférences) entre les différents rapporteurs.
8. La répartition se fait en fonction du thème de l'article et des spécialités de chaque chercheur
devant évaluer une soumission de manière à ce que chaque article soit revu par des spécialistes du
domaine. Afin d'avoir plusieurs avis indépendants, on associe à chaque article entre 1 et 4
rapporteurs (le nombre de rapporteurs par soumission dépend de la conférence mais est le même
pour toutes les soumissions d'une même conférence).
9. Le document leur est envoyé.
10. Les rapporteurs doivent fournir en retour une note et un rapport (sous forme électronique) avant
la date limite de réception des rapports.
11. Le comité d'organisation se réuni ensuite et, à partir des différents rapports, sélectionne
l'ensemble des soumissions qui seront acceptées.
12. Les auteurs sont finalement prévenu du fait que leur soumission à été acceptée ou refusée.
13. A chaque conférence est associée un document, "les actes de la conférence". Ce document
regroupe l'ensemble de tous les articles acceptés.
14. Plus précisément chaque auteur est tenu d'envoyer, si sa soumission a été acceptée, une version
définitive de l'article. C'est cette version qui sera publiée dans les actes.
15. Pour chaque conférence, la date limite de réception est fixée dès le départ.
16. Le rôle des organisateurs consiste à regrouper les papiers, à les ordonner, à faire la mise en page
finale (entre autre à numéroter les pages), puis à envoyer les actes de la conférence pour
publication à un éditeur.
17. Afin de choisir l'éditeur, on souhaite conserver pour chaque éditeur des informations concernant
les prix qu'il propose ainsi que les délais de livraison.
18. Après avoir sélectionné les différentes soumissions, le déroulement de la conférence même doit être
planifié. Ce sont les organisateurs qui s'en chargent.
19. Concrètement dès la création de la conférence, la date de début et de fin de la conférence a été
fixée. Il reste à décomposer le temps disponible en "sessions".
20. Chaque session est caractérisée par un titre, la date à laquelle elle a lieu (entre la date de début et
la date de fin de la conférence évidemment), l'heure de début et l'heure de fin.
21. Plusieurs sessions peuvent avoir lieu en parallèle. On parlera dans ce cas de "sessions parallèles".
22. Certaines sessions sont au contraire des sessions plénières.
23. Cette différence est importante du point de vue des organisateurs dans la mesure où tous les
participants peuvent assister aux sessions plénières (ce n'est évidemment pas le cas pour les
sessions parallèles) et il est donc possible de faire passer des informations importantes (par
exemple la réception des participants et l'introduction de la conférence est souvent une session
plénière, de même que la session de clôture).
24. Par ailleurs, dans certaines conférences, certaines sessions sont payantes. A chaque session
payante, les organisateurs associent un tarif (les participants à la conférence ne pourront assister
à une session que s'il se sont inscrits à cette session et ont réglé le montant correspondant).
25. Quelque que soit le type de session, une session regroupe différentes présentations se succédant les
unes aux autres.
26. C'est sur des critères scientifiques que les organisateurs regroupent les présentations en session.
27. A chaque présentation est associée l'heure de début et la durée de la présentation.
28. On distingue les présentations invitées et les présentations d'articles.
29. Une présentation invitée est faite par un chercheur éminent, invité par la conférence et payé pour
cela. Il est utile de conserver, pour chaque présentation invitée, le coût associé ainsi que les
informations concernant l'invité. Remarquons qu'un chercheur invité n'a pas eu à faire de
soumission. Ce sont les organisateurs de la conférence qui l'ont invité pour sa notoriété.
30. A chaque présentation d'article est associé l'article correspondant.
31. Une fois que le programme scientifique de la conférence est établi, un appel à participation est
diffusé. Tout chercheur peut s'inscrire.
32. Tout participant doit régler le montant intégral de la conférence lors de l'inscription.
33. Si la conférence propose des sessions payantes, le participant doit ajouter au prix de l'inscription
le montant de chaque session où il s'inscrit.
34. Les dossiers d'inscriptions doivent parvenir avant la date limite d'inscription (cette date est fixée
lors de la création de la conférence).
35. Tout chercheur participant à la conférence doit être inscrit y compris les invités, les organisateurs,
les rapporteurs, etc. Ils ont bien sûr des réductions.
36. Sur chaque dossier d'inscription sont mentionnées les informations concernant le chercheur, les
sessions payantes choisies, la somme réglée, mais aussi le rôle du participant.
37. Comme il l'a été dit, le programme scientifique de la conférence, c'est à dire la répartition des
présentations en sessions est fait par les organisateurs en fonction de critères scientifiques.
Lorsque ce programme est fait, on ne connaît pas encore le nombre d'inscrits à la conférence et
l'on ne connaît pas non plus le nombre d'inscrits aux sessions payantes. Une fois que cette
information est disponible (après la date limite d'inscription et avant le début de la conférence), la
secrétaire de la conférence peut commencer à s'occuper de l'organisation logistique.
38. Plus particulièrement il s'agit d'associer à chaque session une salle suffisamment grande pour y
accueillir les participants. Le problème se pose uniquement pour les sessions plénières et les
 sessions payantes. Les salles du lieu de la conférence sont décrites par un numéro et le nombre de
personnes qu'elles peuvent accueillir.

INFORMATISATION
Le nombre de conférences croît sans cesse. La gestion d’une conférence internationale met en jeu de
nombreux acteurs géographiquement répartis. Organiser une telle conférence est une charge lourde.
Traditionnellement la plupart des échanges se font par courrier. Trier les différents documents et suivre
les dossiers est une charge délicate, mais qui pourrait être confiée à un secrétariat, à condition toutefois
d’avoir des ressources adéquates, ce qui n’est pas toujours le cas. En tous cas l’organisation
scientifique doit être assurée par les chercheurs eux mêmes, souvent répartis tout autour de la planète,
dans différents laboratoires. On désire réaliser un système informatique permettant d’automatiser au
maximum le processus ci-dessus en exploitant au maximum les nouvelles technologies liées à Internet.
L’objectif serait d’arriver à un processus « zéro-papier » dans lequel toutes les communication se
feraient par courrier électronique ou via un serveur Web. En effet, il semble qu’actuellement tous les
chercheurs susceptibles de participer à une conférence ont un accès à Internet. On désire d’abord
réaliser un prototype exploitable localement pour les conférences organisées à l’IMAG, puis, si le
système fonctionne correctement le proposer aux organisations internationales telles que l’ACM ou
IEEE.