Présentation de Microsoft Access

PRESENTATION DE L’ENVIRONNEMENT
D’ACCESS

Réalisé par M. Abdelhamid DRISSI & M. Salaheddine MECHKOURI Page n° : 0

QUE PEUT-ON FAIRE AVEC ACCESS ?

Access est un Système de Gestion de Bases de Données (SGBD) qui permet

d’organiser des données de tous types. Après leur saisie, ces données pourront être
triées, classées et combinées à des fins d’analyse ou pour faire ressortir certaines
tendances, exemples : Gérer un stock, réaliser les bulletins de paye des salariés,
réaliser les états des fonctionnaires ...

DEMARRER ACCESS POUR WINDOWS :

1. Cliquer avec le bouton gauche de la souris sur le bouton Start.

2. Sélectionnez l’entrée PROGRAMS.
3. Cliquez sur le nom Microsoft Access.

Il est possible que vous trouviez Access dans un autre sous menu, tout dépendant
en effet du mode d’installation choisi pour ce logiciel.

Filière Informatique 1
CREATION, MODIFICATION ET SAUVEGARDE DE BASES DE DONNEES :
Créer une nouvelle base au démarrage d’Access :
1. Au démarrage d’Access, le programme affiche une fenêtre d’accueil.

2. Dans la zone CREER UNE BASE DE DONNEES AVEC, choisissez l’option Nouvelle base
de données pour qu’Access vous demande son nom, et le dossier dans laquelle elle
doit être enregistrée :

3. Dans la zone CREER UNE BASE DE DONNEES AVEC, choisissez l’option Assistants,
pages et projets de bases de données Access pour qu’Access vous demande le modèle
à partir duquel la base sera créée. Validez en cliquant sur le bouton Ok.

Filière Informatique 2
 Access vous demande le nom de la nouvelle base, et le dossier dans laquelle
elle doit être enregistrée. Validez en cliquant sur le bouton Ok.
Access lance alors l’assistant Assistant Création d’applications, qui vous
demandera pas à pas la structure et la forme des différents éléments de votre base de
données.

Finissez la création en cliquant sur le bouton TERMINER.

Filière Informatique 3
Ouvrir un Fichier existant :
1. Commande : FICHIER / OUVRIR UNE BASE DE DONNEES
OU
Cliquez sur le bouton

2. Dans la liste déroulante REGARDER DANS, choisissez le dossier contenant la

base de données souhaitée.
3. En-dessous, cliquez sur le nom du fichier à ouvrir.
4. Validez en cliquant sur le bouton OUVRIR.
Les éléments constitutifs de la fenêtre d’Access :
La fenêtre d’Access contient plusieurs éléments communs aux fenêtres de
Windows et d’autres éléments plus spécifiques :

Filière Informatique 4
 Une barre de titre qui contient le nom de l’application.
Une barre de menus qui donne accès à un ensemble de commandes de
menu classées par thème.
Une ou plusieurs barres d’outils qui facilitent l’accès aux commandes de
menu les plus courantes.
Une barre d’état dans laquelle sont affichés divers messages informatifs.
Un Assistant appelé « Compagnon Office » qui vous guidera.
Un espace de travail dans lequel seront manipulés les divers objets qui
font partie de la base de données (tables, requêtes, formulaires états, etc).
Deux barres de défilement utilisées pour déplacer la fenêtre de
visualisation dans la totalité d’une feuille de calcul.

Dans Access, les fichiers de données sont appelés tables.

Pour retrouver des informations dans une table, on précise le type et le
modèle des données recherchées dans des requêtes.
Pour faciliter la saisie des données et pour améliorer leur présentation sur
l’écran, on utilise des formulaires.
Les données à imprimer sont mises en page dans des états, parfaitement
adaptés au regroupement des données, au tri et à la mise en évidence de certaines
valeurs.
Enfin, les macros et le langage V.B permettent d’automatiser certaines tâches
répétitives.
Trois types d’entrées composent les menus d’Access :

Commande traditionnelle

Commande qui donne accès à plusieurs commandes

Commande qui affiche une boîte de dialogue

Filière Informatique 5
 LES FORMULAIRES

CREATION D’UN FORMULAIRE :

1. Activez la fenêtre base de données par le menu FENETRE.

Ou
Cliquez sur le bouton
2. Cliquez sur l’onglet
3. Commande : INSERTION FORMULAIRES
Ou
Cliquez sur le bouton NOUVEAU.

5. Dans la liste choisissez une des options de Formulaire :

Mode Création (Permet de crée vos formulaires à la main) ;
Formulaire instantané Colonne simple (Représente un seul
enregistrement à la fois à l’écran) les champs étant disposés
les uns au-dessous des autres ;
Formulaire instantané Tabulaire (Les enregistrements
apparaissent sous une forme de tableau) ;
Formulaire instantané Feuille de données (Crée un
formulaire en tout point identique au mode d’affichage
Feuille de données) ;
Assistant Formulaire (Permet de choisir précisément les
paramètres du formulaire) ;
Assistant graphique (Représente certains champs
numériques sous une forme graphique ;
Assistant Tableau croisé dynamique (Crée un formulaire
Access à l’aide d’un tableau croisé dynamique) ;
5. Dans la liste déroulante en-dessous, choisissez la table ou la requête
source à partir de laquelle vous souhaitez créer un formulaire de saisie.

Filière Informatique 6
 6. Validez en cliquant sur le bouton OK.
PERSONNALISER UN FORMULAIRE :

1. Cliquez si besoin sur le bouton

2. Commande : AFFICHAGE POPRIETES
OU
Cliquez sur le bouton
3. Cliquez sur l’onglet FORMAT.

4. Remplissez ou modifiez les différentes propriétés proposées.

LEGENDE : saisissez le texte devant apparaître dans la barre de titre de la
fenêtre du formulaire,
AFFICH PAR DEFAUT : choisissez entre affichage enregistrement par
enregistrement (option mode simple), un affichage des enregistrements à la suite
les uns des autres (option Mode continu), ou un affichage ressemblant au mode
Feuille de données (option Feuille de données),
AFFICH AUTORISE : choisissez l’autorisation d’affichage seulement en
mode Formulaire (option Formulaire), ou dans les deux modes (option les deux),
BARRE DEFILEMENT : déterminez l’affichage de l’ascenseur horizontal
(option Horizontale), de l’ascenseur vertical (option Verticale), des deux (option
les deux), ou d’aucun (option Aucun) ,
AFFICHER SELECTEUR : choisissez l’option Non si vous souhaitez masquer
le rectangle à gauche de chaque enregistrement (et qui permet sa sélection),

Filière Informatique 7
 BOUTONS DE DEPLACEMENT : choisissez l’option Non si vous souhaitez
masquer les boutons de déplacement d’enregistrements,

DIVISEURS D’ENREGISTREMENT : choisissez l’option Non si vous souhaitez

masquer le trait de séparation entre chaque enregistrement,
TABLEAU AJUSTEE : choisissez l’option Non si vous ne souhaitez pas
ajuster la taille du formulaire de manière à afficher complètement un
enregistrement à l’écran,
AUTO CENTER : choisissez l’option Non si vous ne souhaitez pas centrer
le formulaire dans la fenêtre d’Access lors de son ouverture,
STYLE BORDURE : choisissez l’option Aucun, Trait simple fixe ou Trait
double fixe si vous ne souhaitez pas redimensionner la bordure de la fenêtre du
formulaire,
BOÏTE CONTRÖLE : choisissez l’option Non si vous souhaitez masquer les
boutons de réduction, d’agrandissement et de fermeture de la fenêtre du
formulaire,
BOUTONS MINMAX et BOUTON FERMER : choisissez de masquez
individuellement les boutons de réduction, d’agrandissement et de fermeture de la
fenêtre du formulaire,
LARGEUR : modifiez éventuellement la largeur de la fenêtre du
formulaire,
IMAGE, MODE D’AFFICHAGE DE L’IMAGE, ALIGNEMENT D’IMAGES et MOSAÏQUE
D’IMAGES : déterminez la provenance et le mode d’affichage et de présentation
d’une image devant apparaître au fond du formulaire,
POLICES IPMRIMANTE : choisissez l’option Oui si vous souhaitez
visualiser le formulaire uniquement avec des polices imprimante,
GRILLE X et GRILLE Y : modifiez éventuellement les tailles des grilles
horizontales et verticales qui permettent un alignement précis des objets contenus
dans le formulaire.
6. Cliquez sur l’onglet DONNEES.

Filière Informatique 8
 6. Remplissez ou modifiez les différentes propriétés proposées.
SOURCE : sélectionnez la table ou la requête dont les enregistrements
sont présentés par le formulaire,
FILTRE : saisissez éventuellement le nom d’un filtre à appliquer à
l’ouverture du formulaire,
TRI PAR : saisissez un nom de champ (ou plusieurs noms séparés par des
points-virgules) servant de clé de tri,
FILTRAGE AUTORISE : choisissez l’option Non si vous souhaitez interdire
l’utilisation de filtres,
MODIF AUTORISEE : choisissez l’option Non si vous souhaitez interdire la
mise à jour des enregistrements,
SUPPR AUTORISEE : choisissez l’option Non si vous souhaitez interdire la
suppression d’enregistrements,
AJOUT AUTORISE : choisissez l’option Non si vous souhaitez interdire
l’ajout d’enregistrements,
ENTREE DONNEES : choisissez l’option Oui si vous souhaitez autoriser
uniquement l’ajout d’enregistrements,
VEROUILLAGE : n’est utile que si base de données est utilisée par
plusieurs personnes en même temps au travers d’un réseau de micros. Dans ce cas,
vous pouvez déterminer si seul l’enregistrement en cours de modification est
verrouillé pour les autres utilisateurs (option Enr. modifié), ou si toute la table ou
requête source est verrouillée (option Général), ou si aucun verrouillage n’est
appliqué (option Aucun).
7. L’onglet EVENEMENT : détermine les macros ou les fonctions qui
doivent être exécutées lors des différentes phases d’utilisation du formulaire.
8. L’onglet AUTRES : regroupe des propriétés utilisées lors de la création
de formulaires sophistiqués utilisant notamment des barres de menus ou des
rubriques d’aide personnalisées.
7. L’onglet TOUTES : reprend toutes les propriétés des quatre autres
onglets.

CREATION MANUELLE D’UN FORMULAIRE :

Pour créer manuellement un formulaire, choisissez une table / requête et
sélectionner Mode Création dans la boite de dialogue Nouveau formulaire.

Filière Informatique 9
 Pour placer un champ dans le formulaire, il suffit de le faire glisser depuis la
liste des champs sur la zone Détail. Pour obtenir un positionnement homogène de
plusieurs champs, sélectionnez-les en maintenant la touche Maj enfoncée et lancez
une des commandes Aligner dans le menu Format. Vous pouvez également
utiliser les commandes Espacement horizontal et Espacement vertical du menu
Format pour répartir uniformément les champs sur la zone Détail.
La police et les attributs utilisés peuvent être modifiés à l’aide de la barre
d’outils Mise en forme.

Sélection Assistant Contrôle

Intitulé Zone de texte
Groupe d’options Bouton bascule
Bouton d’option Case à cocher
Zone de liste modifiable Zone de liste
Bouton de commande Image
Cadre d’objet indépendant Cadre d’objet dépendant
Saut de Page Contrôle Onglet
Sous-formulaire Trait
Rectangle Autres contrôles

1. Mise en forme conditionnelle :

Sélectionnez le contrôle concerné et lancez la commande Mise en forme
conditionnelle dans le menu Format.

Format par défaut : définit le format du contrôle lorsque aucune des

conditions définies dans la partie inférieure de la boîte de dialogue n’est satisfaite.
Condition1 : définit une condition et la mise en forme correspondante.

Filière Informatique 10
 2. En-tête et pied de formulaire :
Pour accéder à l’en-tête et au pied de formulaire, vous utiliserez la commande
En-tête/pied de formulaire dans le menu Affichage.

L’ASSISTANT FORMULAIRE :
L’assistant formulaire permet de choisir précisément la présentation d’un
formulaire. Pour l’utiliser, il suffit de choisir une table et de sélectionner Assistant
Formulaire dans la boite de dialogue Nouveau formulaire :
1. Désigner les champs de table / requête à intégrer dans le formulaire.
2. Indiquez le type de formulaire souhaité (Colonne simple, Tabulaire,
Feille de données ou Justifié).
3. Choisissez le style de présentation en vous aidant de la zone d’aperçu.

Filière Informatique 11
 4. Cette étape permet de nommer le nouveau formulaire et de choisir son
mode d’ouverture (saisie ou création).
MODIFICATION D’UN FORMULAIRE :
Pour modifier un formulaire existant, il suffit de basculer en Création :
d’utiliser la liste des champs, la boîte à outils et la barre d’outils Mise en forme pour
effectuer vos modifications.
SAISIE DANS UN FORMULAIRE :
Dans la partie inférieure de la fenêtre, le navigateur Enr permet de déplacer la
fenêtre de visualisation dans la table et de saisir un nouvel enregistrement.

Pour modifier un champ, vous pouvez cliquer dessus ou utiliser le clavier :

La touche Tabulation ou la touche Entrée donne accès au prochain champ.
La combinaison Maj+Tab donne accès au champ précédent.
Les déplacement de champ en champ suivent l’ordre de tabulation. Si les
champs ne se trouvent pas dans l’ordre souhaité, lancer la commande Ordre de
tabulation dans le menu Affichage et modifiez l’ordre des champs dans la boîte de
dialogue (Technique glisser-déposer).

Pour supprimer l’enregistrement courant, lancez la commande Sélectionner

l’enregistrement dans le menu Edition puis appuyez sur la touche Suppr du clavier.

RECHERCHE DES DONNEES :

Lancez la commande Rechercher dans le menu Edition, appuyez sur
Contrôle+F ou cliquez sur l’icône Rechercher dans la barre d’outils Mode
Formulaire pour rechercher des données dans un formulaire.

Filière Informatique 12
 TRI ET FILTRAGE DES DONNEES :
Pour trier les enregistrements affichés dans un formulaire, cliquez sur le
champ à trier, puis sur l’icône Tri croissant ou Tri décroissant de la barre d’outils
Mode formulaire.
Pour limiter les enregistrements affichés dans un formulaire, vous pouvez
utiliser :
Le filtre par sélection : C’est le plus élémentaire. Pour l’utiliser, vous devez
repérer un enregistrement qui contient la valeur du champ que vous souhaitez filtrer.
Par exemple, pour limiter l’affichage aux enregistrements dont le champ « X » vaut
« y », visualisez un tel enregistrement, double-cliquez sur le champ « X » pour le
sélectionner et cliquez sur l’icône Filtre par sélection dans la barre d’outils Mode
formulaire. Seuls les enregistrements dont le champ « X » vaut « y » sont affichés.
Pour annuler le filtre et afficher tous les enregistrements, Lancer la
commande Afficher tous les enregistrements dans le menu Enregistrements, ou
cliquez sur le bouton Supprimer le filtre dans la barre d’outils Mode Formulaire.
Le filtre par formulaire : est bien plus performant, car il permet d’utiliser
plusieurs critères de filtrage à la fois :
Cliquez sur le bouton Filtre par formulaire dans la barre d’outils Mode
Formulaire. Toutes les valeurs de champs disparaissent.
Sélectionnez les valeurs recherchées en utilisant les listes déroulantes de
chaque champ ou en entrant un modèle de recherche, seuls les enregistrements qui
respectent toutes les conditions seront visualisés. En sélectionnant l’onglet Ou, vous
pouvez définir un autre ensemble de conditions.
Cliquez sur l’icône Appliquer le filtre dans la barre d’outils Filtrer / Trier.
Vous pouvez également Appliquer le filtre/tri dans le menu Filtre. seuls les
enregistrements qui correspondent aux critères apparaissent dans le formulaire.
Pour annuler le filtre et afficher tous les enregistrements, Lancer la
commande Afficher tous les enregistrements dans le menu Enregistrements, ou
cliquez sur le bouton Supprimer le filtre dans la barre d’outils Mode Formulaire.
Les requêtes sont l’outil de filtrage le plus efficace d’Access. Pour définir un
filtre plus complexe, vous créerez une requête et vous définirez, si nécessaire, un
formulaire basé sur cette requête. Un filtre par formulaire vous pouvez le sauvegarder
en tant que requête, (la commande Enregistrer comme requête dans le menu Fichier).

Filière Informatique 13
 EXECUTER UN FORMULAIRE A L’OUVERTURE D’UNE B.D :

Afin d’automatiser le fonctionnement d’une base de données, il est possible

de définir le formulaire affiché lors de son ouverture, (Commande Démarrage dans le
menu Outils et choisissez le formulaire à afficher dans la liste déroulante Afficher
formulaire/page).

L’ASSISTANT GRAPHIQUE :
L’Assistant Graphique définit un graphique à partir des données numériques
contenues dans une table ou une requête.
1. Activez la fenêtre base de données par le menu FENETRE.
Ou
Cliquez sur le bouton
2. Cliquez sur l’onglet
3. Commande : INSERTION FORMULAIRES
Ou
Cliquez sur le bouton NOUVEAU

4. Dans la liste choisissez l’option Assistant Graphique.

5. Choisissez la table ou la requête source à partir de laquelle vous
souhaitez créer votre formulaire graphique.

Filière Informatique 14
 6. Dans la liste Champs Disponibles, sélectionnez successivement tous les
champs à utiliser dans le graphique.

7. Dans la liste Champs pour le Graphique, apparaissent les champs

sélectionnés.
8. Cliquez sur le bouton Suivant.
9. Cliquez sur le type de graphique que vous souhaitez créer.

Filière Informatique 15
 10. Cliquez sur le bouton Suivant.

Certains champs sont déjà positionnés dans le graphique par Access. Vous
pouvez les délacer comme vous le souhaitez, (Cliquez sur le nom du champ et faites
glisser la souris jusqu’à des zones du graphique).
Données : calcule avec les données du champ le graphique,
Série : crée des séries à l’aide des données du champ,
Axe : crée les graduations de l’axe avec les données du champ,
11. Cliquez sur le bouton Suivant.

12. Dans la zone Quel titre souhaitez-vous pour votre graphique ?, modifier
le titre qui sera donné au graphique.
Filière Informatique 16
 13. Voulez-vous afficher une légende dans votre graphique ?, sélectionnez
l’option Oui ou Non pour qu’Access affiche ou retire la légende.
14. Terminez la création du formulaire graphique en cliquant sur le bouton
Terminer.
Pour mettre en forme un formulaire graphique :

Cliquez si besoin sur le bouton

Cliquez sur le graphique pour le sélectionner.
Commande Edition Objet Graphique Modifier
Ou
Double clique sur le graphique.
Cliquez sur la partie du graphique à mettre en forme pour la sélectionner.
Commande Format Objet Sélectionné, validez en cliquant sur ok.

Format Type de graphique : permet de modifier la présentation du

graphique sans pour autant annuler les modifications déjà effectuées.
Format Format Automatique : permet de modifier la présentation du
graphique en utilisant une présentation standard parmi celle proposées.
Format Vue 3D : permet de modifier l’inclinaison du graphique dans les
trois dimensions.
Le menu Insertion permet d’afficher ou de masquer le titre, la légende, les
valeurs représentées graphiquement, ainsi que le quadrillage et les axes.

Filière Informatique 17
 AJOUTER UN CONTRÖLE DE TYPE ETIQUETTE DE TEXTE :

1. Cliquez si besoin sur le bouton

2. Pour afficher la boîte à outils, cliquez sur le bouton
3. Cliquez sur l’outil
4. Dans le formulaire, cliquez à l’endroit où doit débuter l’étiquette de texte.
5. Maintenez le bouton de la souris appuyé.
6. Dessinez un rectangle de la taille souhaitée.
7. Tapez le texte de l’étiquette.

ZONE DE LISTE OU ZONE DE LISTE MODIFIABLE :

Une zone de liste permet un choix dans la liste pré-établie, mais ne permet
pas de saisir une nouvelle valeur.
Une zone de liste modifiable permet de choisir une valeur dans une liste
pré-établie, ou bien de saisir une nouvelle valeur.

1. Cliquez si besoin sur le bouton

2. Pour afficher la boîte à outils, cliquez sur le bouton
3. Cliquez sur l’un des outils :
Zone de Liste
Zone de Liste Modifiable
4. Dans le formulaire, cliquez à l’endroit où doit s’afficher la zone de liste.
5. Pour afficher les propriétés du contrôle, cliquez sur le bouton
6. Cliquez sur l’onglet Données.

Filière Informatique 18
 7. Dans la liste déroulante Source de contrôle, sélectionnez le nom du
Champ à afficher dans le contrôle.
8. Dans la liste déroulante Objet Source, sélectionnez l’origine des valeurs
devant s’afficher dans la liste : issue (d’une table ou d’une requête
option table/requête) ou saisies dans les propriétés (option liste valeurs).
9. Dans la liste déroulante Contenu, sélectionnez le nom de la table ou de la
requête concernée, ou saisissez directement les valeurs séparées par ( ; ).
10. Cliquez sur l’onglet Autres, dans la zone Nom, saisissez le nom à
attribuer au contrôle.

11. Cliquez sur l’onglet Format, dans la zone Légende, saisissez le texte
devant apparaître dans le contrôle étiquette.

AJOUTER UN CONTRÖLE DE TYPE CHAMP :

1. Cliquez si besoin sur le bouton

2. Pour afficher la boîte à outils, cliquez sur le bouton

Filière Informatique 19
 3. Cliquez sur l’outil
4. Dans le formulaire, cliquez à l’endroit où doit s’afficher le contrôle. un
contrôle apparaît, avec son étiquette.
6. Pour afficher les propriétés du contrôle, cliquez sur le bouton
7. Cliquez sur l’onglet Données.
8. Dans la liste déroulante Source de contrôle, sélectionnez le nom du
Champ à afficher dans le contrôle.
9. Cliquez sur l’onglet Autres, dans la zone Nom, saisissez le nom à
attribuer au contrôle.
10. Dans le formulaire, cliquez sur l’étiquette créée par Access à gauche du
nouveau contrôle.
11. Cliquez sur l’onglet Format, dans la zone Légende, saisissez le texte
devant apparaître dans le contrôle étiquette.

Vous pouvez aussi utiliser le bouton Liste des champs pour créer un
contrôle de type champ. Dans la liste affichée par ce bouton, cliquez sur
le champ concerné et faites glisser la souris à la position du contrôle à
créer dans le formulaire.

AJOUTER UN CONTRÖLE DE TYPE CALCULE :

1. Cliquez si besoin sur le bouton

2. Pour afficher la boîte à outils, cliquez sur le bouton
3. Cliquez sur l’outil
4. Dans le formulaire, cliquez à l’endroit où doit s’afficher le contrôle de
type calculé. un contrôle apparaît, avec son étiquette.
6. Pour afficher les propriétés du contrôle, cliquez sur le bouton
7. Cliquez sur l’onglet Données.

Filière Informatique 20
 8. Dans la liste déroulante Source de contrôle, écrivez la formule de calcul
que vous souhaitez créer (en commençant par le signe =), ou effectuer
des calculs indépendants de toutes les données ((par exemple la formule
=()).
9. Cliquez sur l’onglet Autres, dans la zone Nom, saisissez le nom à
attribuer au contrôle.

AJUSTER ET ALIGNER AUTOMATIQUEMENT UN CONTRÖLE :

L’Ajustement ou l’alignement automatique permet d’améliorer la

présentation d’un formulaire en harmonisant la taille ou en « rangeant » un
certain nombre de contrôles.
1. Cliquez sur le (ou les) contrôle (s) à redimensionner.
2. Cliquez sur commande Format Taille / Aligner
3. Choisissez comment la taille des contrôles doit être modifiée.

Format/Taille Format/Aligner

INSERTION D’UN SOUS-FORMULAIRE DANS UN FORMULAIRE :

Le formulaire à ajouter comme sous formulaire doit déjà être crée (de
préférence sous forme tabulaire ou feuille de données) et enregistré dans la base de
données.

1. Cliquez si besoin sur le bouton

2. Pour afficher la boîte à outils, cliquez sur le bouton
3. Cliquez sur l’outil
4. Dans le formulaire, cliquez à l’endroit où doit s’afficher le sous-
formulaire.
5. Un contrôle apparaît, avec son étiquette.
6. Pour afficher les propriétés du contrôle, cliquez sur le bouton
7. Cliquez sur l’onglet Données

Filière Informatique 21
 8. Dans la liste déroulante Objet Source, sélectionnez le nom du formulaire
à afficher comme sous-formulaire.

Si les deux tables sources du formulaire principal et du sous-formulaire

sont liées entre elles, Access inscrit automatiquement les noms des champs de la
relation dans les propriétés Champs Fils et Champs Pères. Sinon il vaut faudra le
préciser.
Les sous formulaires permettent d’effectuer des saisies sur plusieurs tables
directement depuis un seul formulaire.

INSERTION D’UN OBJET OLE DEPENDANT OU INDEPENDANT :

Un contrôle de type dépendant permet d’afficher, pour chaque

enregistrement, une donnée créée avec un autre logiciel, de type indépendant permet
d’afficher une donnée créée avec un autre logiciel

1. Cliquez si besoin sur le bouton

2. Pour afficher la boîte à outils, cliquez sur le bouton
3. Cliquez sur l’un des outils : , Image ou Cadre d’objet
indépendant
4. Dans le formulaire, cliquez à l’endroit ou doit s’afficher le contrôle. Un
nouveau contrôle apparaît, avec son étiquette , ou Access vous demande
le nom de l’image (type de fichier) que l’objet doit afficher, sélectionnez
l’image souhaitée et validez.
5. Pour afficher les propriétés du contrôle, cliquez sur le bouton
6. Cliquez sur l’onglet Données

Filière Informatique 22
 7. Dans la liste déroulante Source de contrôle, sélectionnez le nom du
champ à afficher dans le contrôle.
8. Cliquez sur l’onglet Autre.
9. Dans la zone Nom, saisissez le nom à attribuer au contrôle.
10. Dans le formulaire, cliquez sur l’étiquette créée par Access à gauche du
nouveau contrôle.
11. Cliquez sur l’onglet Format.
12. Dans la zone Légende, saisissez le texte devant apparaître dans le
contrôle étiquette.

AJOUTER UN CONTRÖLE DE TYPE RECTANGLE OU TRAIT :

1. Cliquez si besoin sur le bouton

2. Pour afficher la boîte à outils, cliquez sur le bouton
3. Cliquez sur l’un des outils : Trait Rectangle
4. Dans le formulaire, cliquez à l’endroit débuter le trait ou le rectangle.
Pour tracer un trait parfaitement horizontal ou vertical, appuyez sur la
touche Maj avant de tracer le trait, et maintenez cette touche appuyée
pendant le traçage. Pour supprimer un contrôle cliquez dessus et appuyez
sur la touche Suppr (Delete) du clavier, bien entendu, lorsque vous
supprimez un contrôle de type champ, vous ne supprimez pas les données
qu’il visualisait dans le formulaire. Celles-ci sont toujours stockées dans
leur table d’origine.

CREER UN FORMULAIRE TABLEAU CROISE DYNAMIQUE :

Un tableau croisé dynamique est un tableau récapitulant un certain nombre

de données issues d’une table, et que l’on peut remodeler à chaque instant
afin de changer les noms des champs concernés ou leur position dans le
tableau.

Filière Informatique 23
 1. Activez la fenêtre base de données par le menu FENETRE.
Ou
Cliquez sur le bouton
2. Cliquez sur l’onglet
3. Commande : INSERTION FORMULAIRES
Ou
Cliquez sur le bouton NOUVEAU

4. Dans la liste choisissez l’option Assistant Tableau Croisé dynamique.

5. Choisissez la table ou la requête source à partir de laquelle vous
souhaitez créer votre formulaire tableau croisé dynamique. Validez en
cliquant sur le bouton OK.

6. Cliquez sur le bouton Suivant.

Filière Informatique 24
 7. Dans la liste Champs Disponibles, sélectionnez successivement tous les
champs à utiliser dans le tableau croisé dynamique.
Les noms des champs successivement sélectionnés apparaissent dans la liste
Champs Sélectionnés.
8. Cliquez sur le bouton Suivant.
Access démarre le programme Microsoft Excel.

Sur la boite de dialogue Access a crée un bouton pour chaque champ de la

liste de données.
9. Cliquez sur le premier champ à positionner dans le tableau croisé.
10. Faites glisser la souris jusqu'à des zones du tableau croisé :
Colonne, crée une colonne par valeur distincte du champ,
Ligne, créer une ligne par valeur,
Données, calcule avec les données du champ les valeurs du tableau,

Filière Informatique 25
 Page, crée une liste déroulante contenant chaque valeur distincte du
champ, et affichant pour chacune le tableau croisé recalculé.
11. Si l’assistant ne démarre pas le programme Microsoft Excel affiché,
cliquez sur le bouton Disposition, et suivez les étapes de 8, 9 et 10.

12. cliquez sur le bouton Options.

13. Dans la zone Nom, saisissez le titre de votre tableau croisé dynamique.
14. Dans la zone Options de mise en forme, désactivez les cases pour
les options qui ne vous intéressent pas. Validez puis appuyez sur le
bouton Terminer .

Access referme Microsoft Excel et affiche le tableau croisé dynamique dans

une fenêtre formulaire.

Filière Informatique 26
 MODIFICATION D’UN FORMULAIRE TABLEAU CROISE DYNAMIQUE :

1. Cliquez si besoin sur le bouton

2. Commande : Edition / Objet Feuille de calcul / Modifier
Access affiche la barre d’outils Tableau croisé dynamique.

3. Cliquez sur le bouton

3. Effectuez les modifications dans le placement des champs dans les

différentes zones du tableau croisé dynamique. Vous pouvez aussi
modifier la position d’un champ en double cliquant sur son nom dans le
tableau croisé dynamique, et en choisissant dans la zone Disposition
entre les options Ligne, Colonne et Page.
4. Pour éliminer un champ du tableau croisé , faites le glisser vers la liste
des champs sur la droite de la boîte de dialogue.
5. Validez les modifications en cliquant sur le bouton Terminer .
6. Cliquez en dehors du cadre contenant le tableau croisé dynamique pour
revenir dans Access.

EFFECTUER DES SOUS-TOTAUX :

Le tableau croisé dynamique se recalcule automatiquement.

1. Cliquez si besoin sur le bouton
2. Commande : Edition / Objet Feuille de calcul / Modifier
ou
Cliquez sur le bouton
Filière Informatique 27
 3. Dans le tableau croisé dynamique, double-cliquez sur le nom du champ
pour lequel vous voulez établir des sous - totaux.
ou
Cliquez sur le bouton

4. Dans la liste Synthèse par, cliquez sur le mode de calcul souhaité puis
validez en cliquant sur le bouton OK.
5. Cliquez en dehors du cadre contenant le tableau croisé dynamique pour
revenir dans Access.
- Pour actualiser un formulaire tableau croisé, dynamique cliquez sur le
bouton . Si Access a détecté des différences dan les données ou leur
mode de calcul, il exécute la mise à jour et vous prévient. Après
actualisation, il arrive parfois que le résultat soit fantaisiste (titre de
colonne manquant alors que toutes les informations de table source y
sont,…). Soyez patient et refaites le tableau !

Filière Informatique 28
 LES MACROS

CREER UNE MACRO :

Une macro permet d’automatiser un certains processus lourds et/ou
répétitifs.
1. Activez la fenêtre base de données par le menu FENETRE.
Ou
Cliquez sur le bouton
2. Cliquez sur l’onglet
3. Commande : INSERTION MACRO
Ou
Cliquez sur le bouton NOUVEAU.

Dans la liste déroulante Action, choisissez l’action prédéfinie que la

macro devra exécuter, vous pouvez automatiser un grand nombre
d’actions avec une macro.
Si nécessaire, précisez les modalités d’emploi de l’action en remplissant
les éléments de la zone Arguments de l’Action.
Dans la zone Commentaire, saisissez un texte décrivant précisément à
quoi sert l’action.
Sélectionnez une ou plusieurs actions, paramétrez-les et sauvegardez la
macro dans la fenêtre Base de données à l’aide de la commande
Enregistrer dans le menu Fichier.

Filière Informatique 29
DES CONDITIONS DANS UNE MACRO :
Si vous voulez définir une macro qui valide le contenu d’un champ,
cliquez avec le bouton droite de la souris sur la barre des titres de la fenêtre macro
« Nom macro », cette action ajoute une colonne intitulée Condition.

Entrez une expression conditionnelle sur la ligne qui contient l’action à

exécuter conditionnellement.
Lorsqu’une même expression conditionne l’exécution de plusieurs
actions consécutives, vous devez placer trois points de suspension dans les cellules
Conditions voisines.
Pour définir une expression de test dans la colonne Condition, le plus
simple consiste à utiliser le Générateur d’expression. Cliquez sur la cellule Condition
à définir et choisissez Créer dans le menu surgissant. Vous pouvez :

Utiliser les fonctions et opérateurs courants qui apparaissent sous la

forme » de boutons de commande dans la boîte de dialogue du Générateur
d’expression.
Filière Informatique 30
 Référencer les objets de la base de données en développant les entrées
Tables, Requêtes, Formulaires et Etats.
Accéder à diverses constantes et opérateurs en cliquant sur les entrées
Constantes et Opérateurs.
Les macros peuvent également être associées à des boutons de commandes
sur lesquels il suffit de cliquer pour exécuter la macro correspondante. Pour relier
macros et boutons de commande, il suffit d’utiliser la propriété Sur Clic, sous l’onglet
Evénements de la boite de dialogue des propriétés. Rappelons que cette boîte de
dialogue est affichée en cliquant sur l’icône Propriétés de la barre d’outils Création
de formulaire.

Filière Informatique 31