MÉTHODE DE CLASSEMENT DÉCIMALE

a) Définition :
Cette méthode de classement combine les méthodes idéologique et numérique. La
classification décimale consiste à classer les documents selon un plan de classement
(classement par sujet). Les numéros sont déterminés selon les règles suivantes :

 Les matières sont subdivisées en dix divisions principales et se voient attribuer un

numéro de 0 à 9 ou de 1 à 9.
 Chaque division primaire est subdivisée en dix divisions secondaires, auxquelles est
attribué un numéro à deux chiffres. Le chiffre de gauche correspond à la division
primaire, celui de droite à la deuxième division, etc.
Exemple:
Une publicité peut utiliser les numéros de base suivants pour ses principaux titres de sujet :

 50 – Publicité
 12 – Littérature
 20 – Exposition
 25 – Matériaux

Les sous-sections sont indiquées par des chiffres après le nombre entier et le point
décimal. Ces chiffres peuvent être utilisés à des fins publicitaires.

 50.1 – Publipostage
 50.2 – Journal
 50.3 – Télévision
 50.4 – Cinéma
 50.5 – Salles d'exposition

Une subdivision supplémentaire des dossiers en rapport avec le journal donnerait lieu
à l'attribution de numéros comme suit :

 50.2.1 – Le week-end
 50.2.2 – L'Étoile
 50.2.3 - Poste du Cameroun
 50.2.4 – Le Messenger

b) Avantages
i. Le classement peut être subdivisé autant que possible (grande extensibilité)
ii. C'est sûr (les documents peuvent être récupérés à partir des numéros)

c) Inconvénients
i. Le plan de classement est délicat à établir (l'organisation est longue)
ii. Le processus de tri d'un document est long dans le cas de documents volumineux
iii. Son utilisation est limitée (difficile parfois de saisir l'essentiel du document).
iv. Il est limité à 10 classes de chaque division
d) Utilisation :
 Il est utilisé pour la classification des livres, par exemple Bibliothèque
 Il est utilisé pour le classement des plans comptables, de la documentation et des
livres dans la bibliothèque ou les discothèques.

MÉTHODE DE CLASSEMENT DES CHIFFRES TERMINAUX

1. DÉFINITION :

Il s'agit d'un type de classement numérique dans lequel les fichiers sont classés en
fonction de la dernière paire de chiffres d'un groupe de chiffres, de sorte que les numéros de
fichiers se terminant par les deux mêmes chiffres sont regroupés.
Exemple : Les sections contenant des fichiers se terminant par 36 sont classées en premier
avant celles se terminant par 37, etc.

II. PRINCIPE :
- Les fichiers sont classés selon la dernière paire de chiffres d'un groupe
- Les nombres se lisent par paires de droite à gauche.

Exemple:Pour trouver un dossier numéroté 168636, le commis au classement regarde les deux
derniers chiffres qui sont 36.
Il s'agit d'une méthode de classement qui est construite en utilisant des éléments ou des
principes de deux méthodes principales, c'est-à-dire que ce principe est formé par une
combinaison de deux méthodes principales, numérique et thématique ou idéologique. On
l'appelle également méthode combinée ou méthode combinée.

III. COMBINAISON DE CHIFFRES TERMINAUX

a) Le chiffre terminal est une méthode de combinaison numérique car les documents ou
les fichiers sont organisés arithmétiquement en utilisant des nombres tels que 1, 2, 3, 4, 5,
etc.

exemple : 168636, 168736, 168737 etc.

a) Chiffre terminalIl s'agit d'une méthode de combinaison de sujets ou d'idéologies, car

les documents ou les fichiers sont classés selon des titres, des sujets, ou par noms de
documents ou simplement par sujet.
Exemple:
754801

Numéro d'étagère (titre)

Numéro de dossier (sous-titre)
Numéro du document (sous-titre)

IV. EXERCICE D'APPLICATION

Étant donné les numéros de reçus suivants d'une entreprise qui vend des marchandises,
organisez les reçus selon une méthode de classement à chiffres terminaux : 29, 379, 49, 1927,
001, 750, 78000, 9579, 3729, 1589, 815, 1979, 1789, 1427, 7001, 9000, 200, 801, 1527, 1889,
1779, 9715, 4289, 3329, 1179, 3000, 1250, 7500, 2001.

SOLUTION

INDEX TERMINAL REÇU

00 200
500
7500
3000
9000
78000
01 001
801
2001
7001
15 815
8215
9015
9715
27 1427
1527
1927
2527
29 29
3329
3729
19329
49 49
3349
50 750
1250
79 379
879
1179
1779
1979
9579
89 1589
1789
1889
4289

AVANTAGES
- La sécurité des informations est parfaite
- Capacité de voir les erreurs de classement et l'absence de documents
- Possibilité de déposer toutes sortes de documents
- Recherche facile bien qu'il y ait consultation d'une liste d'index dans un long classement
- Il y a une extensibilité illimitée

INCONVÉNIENTS
- Ce n’est pas très populaire et pas très pratique
- L'accès à l'information nécessaire est long
- Il est nécessaire d’établir une liste d’index
- La recherche de documents est lente, même en petites quantités.
- Il occupe l’espace et la matière en raison de la discontinuité numérique.

UTILISATION DU CHIFFRE TERMINAL

Cette méthode de classement peut être utilisée pour classer des livres ou des documents de
longueurs et d'épaisseurs inégales ainsi que des reçus divers.
SYSTÈMES DE CLASSEMENT
INTRODUCTION
En tant que système ouvert, une entreprise a besoin d'informations pour sa survie. Les
informations dont dispose une entreprise sont contenues dans des documents volumineux et
variés, selon leur nature et leurs supports (papier et magnétique). Ces informations doivent être
consultées fréquemment. Par conséquent, il est nécessaire de les organiser de manière à ce que
l'utilisateur puisse y accéder rapidement et facilement en cas de besoin. Le choix d'un système
de classement ne dépend pas seulement de la nature des documents, mais aussi de leur
fréquence d'utilisation.

DÉFINITION
Le système de classement fait référence à la manière dont les documents ou les fichiers
sont organisés dans le classeur.

1) NATURE DES AIDES (Soutien)

Le principal support d'information est le papier. Pour faciliter le classement et la

recherche, les documents distincts (lettres, formulaires imprimés, documents divers)
concernant un même sujet sont regroupés dans un classeur. Le choix du système doit tenir
compte de la rigidité, du volume et des dimensions des éléments à classer (documents, livres,
plans, journaux, etc.).
Un fichier est le contenu (les informations contenues dans le document) et un
conteneur (le matériel utilisé pour transporter le document)Un fichier est doté d'un
mécanisme de fixation qui permet d'empêcher les fichiers de tomber.
Le classement peut également se faire à l'aide de chemises. Ces chemises sont
fabriquées en carton robuste, sans mécanisme de fermeture, pour contenir les documents.
Le choix du système de classement doit tenir compte de la résistance, de la masse et de
la dimension des documents à classer tels que journaux, livres, plans, etc.
II. LA FRÉQUENCE D'UTILISATION

On distingue trois niveaux de dépôt :

i. Dépôt actif (dépôt régulier)

Il s'agit des dossiers d'usage courant et des documents fréquemment consultés. L'accès
à ces documents doit être très rapide, par exemple, des dossiers individuels à proximité du
poste de travail doivent permettre une identification rapide des documents.

ii. Dépôt semi-actif :

Il s'agit de documents permanents, fréquemment consultés par plusieurs utilisateurs.

Ce classement est souvent décentralisé : chaque département ou service gère ses propres
documents avec un matériel adapté à ses besoins.

iii. Archives ou dossiers inactifs ou morts

 Les documents sont peu consultés. Le classement est toujours centralisé dans une salle
dédiée. Le coût du matériel doit être réduit au maximum.

Le choix du mobilier de classement (armoires) doit tenir compte de plusieurs

facteurs : l'esthétique (présentation) doit être adaptée à l'implantation du bureau
(agencement). Les systèmes de classement sont les suivants :

DIFFÉRENTS TYPES DE FICHIERS ET DE DOSSIERS

On ne peut parler de systèmes de classement sans évoquer les différents types de
dossiers et de chemises utilisés pour ranger les documents dans un classeur. C'est pourquoi il
est important d'examiner ces différents types de dossiers et de chemises.
Les documents sont placés dans des couvertures rigides ou plastiques. Le choix dépend
de la nature des documents à classer, de la fréquence de consultation et de la durée de
conservation. Ces couvertures qui protègent les documents et facilitent la recherche
comprennent les classeurs et les dossiers.
Les mots « fichiers », « dossiers » et « classeur » peuvent être utilisés différemment
pour désigner le même type de matériel.
o DOSSIERS À RABATS
Ce sont des dossiers ordinaires qui possèdent un ou plusieurs rabats et/ou plastiques qui
protègent les documents des chutes et aident à bien conserver le document : cela peut être
illustré comme suit :

DOSSIER À SANGLE

FICHIERS
 Il s'agit de papiers rigides ou de cartons plastifiés. Leur dos est robuste pour assurer la
résistance aux manipulations. Ils peuvent comporter un ou deux rabats. Voici un exemple :

Fichiers ordinaires

CLASSEUR À ANNEAUX
FICHIER PLAT

CLASSEUR À LEVIER
 DOSSIER CONCERTINA

D'autres types de fichiers incluent le fichier boîte, les fichiers à ressort et les fichiers à
diapositives.

COMME D'HABITUDE, DONNEZ CES PHOTOS COMME

DOCUMENTS

INDEXATION ET SIGNALISATION (voir fiches)

Indexageest l'indication visuelle des différentes sections de classement ou

l'identification de documents (dossiers, classeurs etc) par un indicatif de classement (titre).
Français Dans le classement alphabétique, indexer signifie marquer ou indiquer dans
une partie visible les sections alphabétiques (A, B, C, D, E etc.) ; inscrire sur chaque dossier,
la rubrique correspondante (nom, etc.) ou inscrire sur chaque dossier un numéro pour le
classement numérique, des régions pour le classement géographique etc. Ces indications
visuelles peuvent être placées (matériaux) ;

 Sur les fiches guides : Il s'agit d'insertions en carton, en métal ou en plastique. Elles
peuvent avoir les mêmes dimensions que les dossiers ou les documents, mais
comportent des rabats supérieurs permettant d'y inscrire des informations utiles.
 Sur les guides de fenêtre:Lorsque le guide ne comporte pas de rabat supérieur, on
utilise un guide fenêtre de différentes couleurs, tailles et étiquettes.

Signalisationest l'indication visuelle (mise en évidence), de manière codifiée, d'une

caractéristique, fixe ou mobile, dans un ensemble de dossiers et de documents. Elle facilite la
sélection des documents.

Caractéristiques fixes :
Il s'agit d'informations fixes comme par exemple la profession ou le type de client
(grossiste ou détaillant), le sexe, le produit proposé par le client, la zone géographique, la date
de naissance etc.
Les matériaux utilisés pour la signalisation fixe comprennent : Couleur des documents, boîtes
colorées, coins coupés, perforations, autocollants, etc.
Caractéristiques du mobile :
Il s'agit d'informations temporelles ou variables comme des documents incomplets, un
chiffre d'affaires réalisé par un client, une date de passage d'un agent, un rappel de paiement,
l'âge, la classe, les moyennes etc. Les moyens utilisés pour les caractéristiques mobiles
comprennent ; des piquets métalliques, des piquets de différentes couleurs, des piquets en
plastique etc.

TRANSFERT AUX ARCHIVES

Lorsque la consultation d'un document devient inconfortable, il doit être transféré aux
archives, c'est-à-dire que les documents anciens encore utiles sont transférés. Ils sont placés
dans des boîtes et transférés aux archives. Ces boîtes peuvent recevoir des documents d'au
moins 12 mois destinés à être clarifiés ou conservés aux archives jusqu'à l'expiration du délai
de 10 ans prescrit par la loi. La phase finale consiste en la destruction des documents périmés.

SORTIE D'UN DOCUMENT (SYSTÈME DE SUIVI)

Lorsque le contenu d'un document ne peut être consulté sur place, il doit
obligatoirement être remplacé par un « marqueur d'absence », un papier cartonné de couleur.
Ce marqueur doit contenir les informations suivantes concernant l'emprunteur :
MARCHÉ ABSENT
Nom de l'entreprise ____________________________ Département :
Date Emprunteur Service Date de retour Visa

Lorsqu'un document est retiré du classeur, il doit obligatoirement être remplacé par un
dossier d'absence, également en papier cartonné de couleur. Ce dossier peut également porter
le nom de dossier de substitution. La secrétaire doit consigner les informations comme suit :

Nom de la société :………

Service:…………..

Date Emprunteur Observations

TYPES DE SYSTÈMES DE CLASSEMENT

1. LIMAGE HORIZONTAL OU PLAT

a) PRINCIPE

Les documents sont superposés, dos face à l'utilisateur. Le dos sert à l'indexation et à la
signalisation.

b) ILLUSTRATION

MODE BOLINGO
MEILLEUR PAIN
BENKUM SAM
BANA PAUL
BAH BRIDGET

Indexage Identification des Signalisation

documents

La signalisation se fait au dos du document. Une signalisation fixe convient à ce

système de classement. Les documents sont classés chronologiquement dans les chemises.
Les classeurs utilisés sont des classeurs plats et des classeurs à levier (montrez les photos ici
et distribuez-les).

c) MEUBLES UTILISÉS
Les classeurs utilisés sont :
- Armoires métalliques ou en plastique avec tiroirs
- Armoire avec étagères
- Classeur rotatif à axe horizontal`

TIROIR ANGLAIS ARMOIRE AVEC

ÉTAGÈRES
 PLACARD AVEC ÉTAGÈRES

Avantages :
- C'est un bon moyen de conserver des documents
- Possibilité de signalisation et d'indexation
- Les classeurs sont adaptés aux besoins
- Lecture claire des dénominations inscrites au dos du
document
- Il est simple et facile à utiliser
- Le surpeuplement des documents est réduit
- Le coût du matériel de classement est faible

Inconvénients :
- L'insertion et le retrait de documents nécessitent la de nombreux documents
- Risque de destruction de documents en raison de l'inégalité de la pile de papiers
- Seule la signalisation fixe est utilisée
- Sécurité réduite car les documents sont exposés à n'importe qui puisque l'indexation se
fait directement sur les fichiers.

UTILISATIONS

Le classement horizontal ou plat est fréquemment utilisé pour le classement des éléments
suivants :

 Documents volumineux (notaires, assurances, architectes, avocats etc)

 Mobilier de bureau (rames de papiers, papiers carbone, dossiers et chemises, etc.)
 Imprimés, publicité principale
 Plans et autres documents de grands formats (A3 et plus)
 Documents de travail (documents actifs)
 Documents qui ne peuvent pas tenir debout.

2. CLASSEMENT DEBOUT OU DEBOUT

a) DESCRIPTION

Ici, les documents sont classés debout, les uns à côté des autres, dos à dos, comme des
livres dans une bibliothèque. Seuls les documents épais, comme les livres, les dossiers rigides
ou les documents à couverture rigide, peuvent être classés debout. Les dossiers utilisés pour ce
type de classement sont les classeurs à levier, les classeurs à anneaux, les dossiers ordinaires à
couverture rigide et les chemises à rabats. (Extraire les images et les distribuer aux élèves).
b) ILLUSTRATION

21 22 23 24 25

20 - 25

Indexation (section de Signalisation

classement)

c) MEUBLES UTILISÉS

Voici les différents équipements utilisés pour le classement debout :

 Armoires avec étagères et comptoirs

 Classeur rotatif à axe vertical
 Étagères ouvertes.

FICHIERS UTILISÉS POUR

LE DÉPÔT PERMANENT

ÉQUIPEMENT UTILISÉ POUR LE CLASSEMENT DEBOUT

CLASSEUR ROTATIF À AXE VERTICAL PLACARD AVEC ÉTAGÈRES OU
COMPTOIRS

ARMOIRE AVEC ÉTAGÈRES OU COMPTOIRS AXIS

Avantages
 La recherche et la manipulation sont simples
 L'absence d'un document peut être facilement identifiée (sécurité)
 La sortie et le remplissage des documents sont faciles
 Meubles à bas prix

Inconvénients
 Il y a surpopulation
 Les fichiers sont limités uniquement aux couvertures rigides
 Seules des formes fixes de signalisation sont utilisées

Utilisations
Toutes les bibliothèques de documents rigides (livres)

SYSTÈME DE CLASSEMENT VERTICAL ORDINAIRE (CLASSEMENT

VERTICAL AVEC VUE SUPÉRIEURE)

a) Description

Les documents sont placés verticalement, dos au sol, l'un derrière l'autre. Ils doivent être
maintenus à l'aide de compresseurs ou d'inserts pour éviter leur effondrement. La
signalisation est généralement fixe.
 b) Illustration
Compresseur

BUFA

BONA
BANANE
BAME

Matériel utilisé
 Armoires verticales avec tiroirs superposés et compresseurs
 boîtes métalliques
 Armoires à tiroirs (avec étiquettes identifiant le contenu du tiroir).

Avantages
 Manipulation facile à condition que les documents soient rigides
 La sortie est étendue
 Insertion et extraction faciles du fichier.

Inconvénients
 Surchargé lors de l'utilisation des tiroirs
 Moyens de signalisation réduits (uniquement fixes)
 Les dossiers ou les documents peuvent facilement tomber si l’armoire n’est pas
pleine.
 La recherche est délicate (les documents pourraient être détruits).
 Les documents peuvent facilement rouiller puisque leur dos repose sur le sol.

Utilisations
Ce système de classement est rarement utilisé, mais il peut être utile si les documents
ne sont pas volumineux. Il peut être utilisé pour classer des fiches ordinaires, ainsi que des
correspondances, des dossiers clients et des dossiers fournisseurs.déposer
ARCHIVES VERTICALES SUSPENDUES
Il existe trois types de systèmes de classement verticaux suspendus, à savoir :
 Classeur vertical suspendu avec vue de dessus
 Classeur vertical suspendu avec vue latérale

1 CLASSEUR VERTICAL SUSPENDU AVEC VUE SUPÉRIEURE

1.1 Description
Ici, des hamacs sont équipés de crochets pour ranger les documents. Les documents
peuvent être retirés du classeur sans retirer les hamacs.
Le titre du document peut être écrit dans la partie supérieure comme suit :
 Soit directement sur le tube métallique ou plastique
 Ou sur une carte guide en papier Bristol
 Ou sur une bande de papier placée dans la partie transparente des hamacs (Rhudoid)

Les documents doivent être classés dans des sous-dossiers avant d'être placés dans les
hamacs. Comme illustré ci-dessous :
Crochets
Tube en
plastique
HAMAC Rhudoïde

1.2 Illustration
Lorsque les hamacs sont joints ensemble, vous trouverez quelque chose comme ce qui
est trouvéci-dessous:
 Bande insérée dans le rhudiod pour
l'indexation

rsque les
lés
Cheville utilisée pour la
signalisation mobile
Matériel utilisé
 Classeurs métalliques à deux, trois ou quatre tiroirs avec rails
 Unités de classement rotatives
 Étagères avec rails métalliques horizontaux
 Étagères

ÉTAGÈRE AVEC RAILS MÉTALLIQUES

HORIZONTAUX
Avantages
 Les documents sont bien protégés
 Identification rapide d'un document
 Manipulation facile
 Les erreurs sont facilement identifiables grâce à l'accordéon du système de
classement.
  Les signaux mobiles et fixes sont utilisés.

Inconvénients
 L'utilisation est limitée à 2 ou 3 tiroirs
 Surpeuplement (tiroirs, manœuvres répétées d'ouverture et de fermeture du classeur).

Utilisations
Il est utilisé pour les documents fréquemment consultés ; les documents très
importants.

CLASSEMENT VERTICAL SUSPENDU AVEC VISIBILITÉ LATÉRALE

Le classement vertical suspendu avec vue latérale est utilisé pour les documents
importants. Ici, des hamacs sont suspendus aux rails d'un classeur. Les documents sont
introduits latéralement.
Les hamacs sont généralement reliés en accordéon. L'indexation et la signalisation s'effectuent
sur la partie transparente du hamac, comme illustré ci-dessous :

Classeur avec rails

Étiquette utilisée pour

l'indexation et la signalisation
Avantages

 Manipulation facile
 La recherche est facile ; il existe une vue synoptique du dossier
 La surpopulation est réduite

Inconvénients
 Il ne nécessite pas de fichiers volumineux.

Utilisations
Il est utilisé pour les documents fréquemment consultés.
Matériel utilisé
 Classeur rotatif à axe vertical
 Classeur rotatif à axe horizontal
 Armoires à portes (supplémentaires)
 Classeurs à tiroirs pivotants
 Certains des équipements de classement utilisés sont les suivants :

cal Placard avec placard à porte souple

 CARTES D'ENREGISTREMENT

Introduction
L'information joue un rôle essentiel dans le fonctionnement de toute organisation. C'est
pourquoi les organisations sollicitent et envoient constamment des informations. Elles ne se
contentent pas d'envoyer ou de demander des informations, elles créent également des
informations exploitables immédiatement et les stockent pour une utilisation ultérieure.
L'information est envoyée et reçue sur des supports imprimés de deux types : les supports de
liaison et les supports de positionnement. Les supports de liaison servent à la transmission de
l'information, tandis que les supports de positionnement servent au stockage de l'information.
Les fiches d'enregistrement en sont un exemple.

1 DÉFINITION
Une fiche d'enregistrement est un document de position conçu sur papier dur de
n'importe quelle taille (A0-A6) dans le but d'enregistrer et de stocker des informations sur un
individu, un produit, etc. qui est fréquemment consulté.

2 CARACTÉRISTIQUES D'UNE CARTE D'ENREGISTREMENT

 Les fiches d'enregistrement contiennent des informations variables et
permanentes
 Les informations sur les fiches sont fréquemment consultées et elles sont
réalisées sur des papiers durs (papiers cartonnés)
 La carte peut avoir ou non un titre
 Les fiches d'enregistrement ne sont pas signées
 Ils ne sont pas transmis
 Ils sont utilisés pendant une longue période
NB:
 Il convient de noter qu'un groupe de fiches de même nature peut également être appelé
fichier de fiches.
 Une fiche d'enregistrement peut également être appelée fiche d'index.
 Le meuble destiné à loger (classer) les fiches peut également être appelé fichier.

3 QUALITÉS D'UNE BONNE CARTE DE DOSSIER

Une fiche d'enregistrement doit avoir les qualités suivantes :
 Il doit être complet, c'est-à-dire qu'il doit contenir toutes les informations nécessaires
 Il doit être clair (facile à remplir et à comprendre)
 Il doit être économique (la taille du papier doit dépendre du volume d'informations)

4. INDEX DES QUALITÉS D'UN DIEU

Le fichier désigne ici les fiches d'information sur le mobilier du logement. Un bon
fichier doit présenter les qualités suivantes :
 Il devrait permettre un accès rapide aux fiches d'enregistrement
 Il doit avoir une capacité suffisante pour contenir toutes les fiches d'enregistrement
  Il doit avoir une sécurité suffisante (protection du fichier, découverte facile des cartes
manquantes)
 Il doit être économique tant en termes de matériaux que d'entretien
5 TYPES DE CARTES D'ENREGISTREMENT
Les fiches d'enregistrement sont divisées en deux catégories principales : les fiches
d'enregistrement ordinaires et les fiches d'enregistrement visibles.

5.1 FICHES DE DISQUES ORDINAIRES, TRADITIONNELLES OU CLASSIQUES

(INDEX DE FICHES)

5.1.1 Définition
Les fiches classiques sont de simples cartes rectangulaires en papier bristol ou rigide.
Elles s'utilisent en format portrait ou paysage.
Les fiches d'enregistrement ordinaires ne sont pas directement visibles lors du
classement. Elles sont conçues sur tous les formats de papier, à partir du format A4, en fonction
du volume d'informations. La zone facilement visible est la partie supérieure de la fiche, où
l'indexation s'effectue à gauche et, plus précisément, à droite. Voici un exemple de fiche
ordinaire.
5.1.2 Illustration
Signalisatio
Indexage
n

Bière Castel 2014 C

Fournisseur : BRASERIES DU CAMEROUN

VENTES

Date Nombre de
Caractéristiques : Bière Prix unitaire
exceptionnelle créations
15 Date
janvier 2014
de production : 2000150 6000 f
À consommer avant : 2015
SORTIE
Date Quantité Consommateur Action Observation

5.1.3 Caractéristiques générales

Seuls les formats de papier standard doivent être utilisés. Des formats de papier de
différentes couleurs peuvent être utilisés en portrait ou en paysage
 Afin de faciliter la recherche des
fiches avec l'utilisation du classement indicatif, une indexation est effectuée
Pour faciliter la sélection des cartes présentant certaines caractéristiques, une signalisation est
nécessaire.
5.1.4 Indexation
Les différentes indications de classement sont inscrites sur les fiches guides suivant
les divisions du plan de classement : des lettres pour un classement alphabétique, des chiffres
pour un classement numérique et des régions pour un classement géographique.
L'indexation visualise l'ordre de classement :
Le classement indicatif de chaque carte est placé dans le coin supérieur gauche de la
carte ;
Le plan de classement est visualisé à l'aide d'une carte guide portant un caractère sur
le classeur. L'illustration suivante peut être donnée :

P BA-BM

Carte de guide Fiche guide Carte de guide

ordinaire ordinaire indexée indexée de fenêtre

5.1.5 Signalisation

La signalisation consiste à visualiser de manière codifiée, des caractéristiques fixes ou

mobiles qui aident à la sélection des cartes.
Pour des caractéristiques fixes (profession du client, sexe, nom du produit), des
moyens de signalisation fixes, comme la couleur de la carte ou des autocollants de différentes
couleurs, sont placés sur la partie supérieure de la carte. Des perforations, des coins coupés et
des étiquettes adhésives sont également utilisés comme indicateurs fixes.
Dans le cas de caractéristiques mobiles (date de la prochaine visite d'un client), des
moyens de signalisation mobiles, tels que des piquets en plastique et en métal, sont utilisés.
Ceci peut être illustré comme suit :

 Chevilles métalliques (types)

56 A
A

 cheville en plastique
 Les signaux métalliques sont faciles à utiliser, mais manquent de sécurité. Les signaux ou
indicateurs en plastique sont sûrs, les couleurs sont agréables et flexibles (les cartes peuvent
être complétées à la machine ou à la main sans nécessairement retirer le signal de la carte).
Cependant, le classeur doit être spécialement conçu pour ce type de signalisation : doubles
lignes de perforations.
5.1.6 Mobilier utilisé

 Classeurs rotatifs à axe vertical - 5000 – 500 000 cartes

 Boîtes – entre 500 et 1000 cartes
 Chariot fixe avec sièges mobiles
 Tiroirs – 1000 – 1500 cartes

5.1.7 Avantages
 Ils sont peu coûteux à mettre en place
 Le dépôt est facile

5.1.8 Inconvénients

 L'accès à l'information est lent car il n'y a pas de vue synoptique des cartes
 Les signaux mobiles sont limités
 Les erreurs de classement ne peuvent pas être facilement découvertes

5.2 CARTES VISIBLES

Introduction
Afin de surmonter les inconvénients présentés par les fiches classiques, c'est-à-dire la
vue synoptique des fiches, une autre catégorie de fiches appelées fiches visibles est
nécessaire.

5.2.1 Définition
Les cartes visibles sont un ensemble de cartes dont les parties sont directement
visibles et servent à l'identification et à la signalisation de la carte. Elles permettent un accès
rapide et direct aux cartes et facilitent également leur sélection.
Il existe quatre types de cartes visibles comme suit :

[Link] Cartes horizontales visibles

[Link].1 Description
 Les cartes peuvent être utilisées en mode portrait et paysage
 La visualisation peut être effectuée soit en haut, soit en bas
 La partie visible est utilisée pour le classement sur le bord gauche et les signaux sont
utilisés sur le côté droit de la carte.
Ils sont fréquemment consultés
[Link].2 Exemple

Date Entrée Sortie Action Date Entrée Sortie Action

Partie
invisible

200 300 400 Partie

Article : Soupe azur visible

Zone réservée au classement Zone réservée à la signalisation

indicatif (indexation)
Stock minimum
Stock maximum
Alerte stock
NBLe niveau de stock est indiqué avec le
curseur

[Link].3 Mobilier utilisé (classement)

Le classeur est composé de tiroirs plats où les fiches sont rangées dans des
compartiments fixés au tiroir, à intervalles réguliers, de manière à ce qu'elles se chevauchent,
tandis que le nom principal reste visible en haut ou en bas. Le meuble peut comporter de 3 à
16 tiroirs plats pouvant accueillir de 50 à 70 fiches chacun.
La visibilité du bord inférieur de chaque carte facilite la lecture des indications et des
signalisations de classement. La disposition de ces classeurs permet d'écrire sans retirer les
cartes du classeur.

[Link].4 Signalisation
Des boîtes colorées, des index en plastique et des curseurs sont utilisés. L'indexation se
fait dans les tiroirs.

[Link].5 Avantages
 Il y a la sécurité
 Accès rapide aux cartes (l'indicatif de classement est directement visible, la
signalisation est très visible)
 Les cartes sont bien protégées.

[Link].6 Inconvénients
 L'extraction des cartes est relativement longue ; là où il y a introduction d'une nouvelle
carte
 Le coût du matériel est élevé

[Link].7 Utilisations
Il est utilisé pour les fiches fréquemment consultées, les rapports manuscrits
[Link].2 Signalisation
Les moyens de signalisation sont les suivants :
 Écriture simple de lettres ou de chiffres
 Couleur des cartes
Signaux
 boîtes colorées fixes
 Autocollants
 Piquet métallique pour signalisation mobile

[Link].3 Avantages
 Les cartes sont très sécurisées
 Le classement est indiqué dans le coin coupé oblique et cela rend la consultation des
cartes facile et rapide
 Il existe une possibilité de signalisation fixe et mobile
 Il y a une vue synoptique des cartes

[Link].4 Inconvénients
 Le coût du matériel est élevé
 Il y a surpeuplement des cartes
[Link].5 utilisations
Ils sont utilisés pour les fiches d'enregistrement qui sont fréquemment consultées et
nécessitent une sélection

CARTES T OU ÉPAULE
[Link].1Description
La fiche d'enregistrement est en forme de lettre T. La partie supérieure de la fiche est
visible et sert à l'indication et à la signalisation du classement tandis que le corps de la fiche est
invisible.

[Link].6 Illustration
Dépôt indicatif :
2,5-12 cm

1,5 cm Partie visible

Signalisation

10 cm
Partie
invisible
[Link].7 Classeur/classeur
Le classeur est composé de panneaux métalliques comportant 16, 32 ou 54
emplacements équidistants destinés à recevoir les fiches T, de sorte que seule la partie
supérieure soit visible. La longueur des panneaux varie de 32, 64 et 128 mm. Nous pouvons
également utiliser des matériaux locaux comme le carton et le contreplaqué.

[Link].8 Signalisation
Les possibilités de signalisation sont très réduites. Des cartes et des autocollants de couleur
sont utilisés pour la signalisation fixe, tandis que des piquets métalliques sont utilisés pour la
signalisation mobile.

[Link].9 Avantages
L'indicatif de classement permet de :
 Facilitez la recherche
 Sécuriser l'aventure
 Facilitez le remplissage
La manipulation est facile

[Link].10 Inconvénients
La capacité de la fiche de classement est réduite
La possibilité de signalisation est réduite

[Link].11 Utilisations
Il est utilisé pour les cartes simples, les horaires, les échanciers, les aide-mémoire, etc.

Exercice d'application

L'horaire de travail des travailleurs de la BOULANGERIE A ET B est le suivant :

Jours Ouvriers Temps

Lundi Asanji Victorine 8h00 - 12h00
Neba Mercy 12h00 - 16h00
Mardi Akum Peter 12h00 - 16h00
Ngwa Fedelis 8h00 - 12h00
Mercredi Pauline Atanga 8h00 - 12h00
Bih Rose 12h00 - 16h00
Jeudi Ambe Paul 12h00 - 16h00
Néh Ruth 8h00 - 12h00
Vendredi Fon John 12h00 - 16h00
Lum Lillian 8h00 - 12h00
CORRECTION DE L'EXERCICE

TEMPS
8h00 – 12h00 12h00 – 16h00
JOURS

ASANJI VICTORINE NEBA MERCY

LUNDI

AKUM PETER NGWA

MARDI FEDELIS

ATANGA PAULINE BIH ROSE

PAULINE

MERCREDI

[Link] CARTES VISIBLES SUSPENDUES

[Link].1 Description
 Les cartes sont conçues comme des cartes visibles ordinaires
 Le bord supérieur de la carte est un abat-jour ou une règle transparente qui se termine
par des crochets de chaque côté
 L'indication de classement et la signalisation sont indiquées sur la partie supérieure qui
est visible
 Les cartes sont conçues sur un format A5 paysage

[Link].2 Illustration Partie visible

Crochet

Partie invisible
[Link].3 Classeur/classeur
Les fiches sont classées dans un équipement spécial équipé de cadres. Elles sont suspendues à
l'aide de crochets. Les cadres du classeur sont conçus de manière à ce que, une fois suspendus,
les fiches soient inclinées, ce qui permet de les voir même de loin.

[Link].4 Signalisation
La signalisation fixe est réalisée à l'aide de piquets maintenus dans les trous et la
signalisation mobile est réalisée avec l'index placé sur la partie visible.

[Link].5 Avantages
 La consultation est rapide car l'indicatif de classement et la signalisation sont
directement visibles
 La manipulation est facile
 Il y a une vue synoptique des cartes

[Link].6 Inconvénients
Il n'y a pas de sécurité

[Link].7 Utilisations
Il est utilisé pour les fiches d'enregistrement qui sont fréquemment consultées et doivent
être mises à jour
[Link] CARTES D'ENREGISTREMENT VERTICALES DÉCALÉES

[Link].1 Description
 La fiche d'enregistrement comporte un coin coupé oblique, généralement sur le bord
supérieur gauche si elle est utilisée d'un seul côté. Le bord supérieur droit est également
coupé si elle est utilisée des deux côtés.
 Le coin coupé facilite le rangement des fiches dans les classeurs et elles servent à
l'indexation
 La partie inférieure visible de la carte sert à la signalisation
 Il présente une partie peinte continue au bas du coin coupé oblique, à l'extrémité de la
partie verticale. Cela forme une ligne noire horizontale continue avec les autres cartes
assemblées, de sorte que l'absence d'une carte est rapidement détectée. La partie peinte
en noir à l'extrémité de la partie verticale est appelée encoche.
 Chaque carte comporte des fentes en bas à intervalles réguliers qui sont placées sur les
tiges fixées au bas du classeur afin d'assurer la régularité du déplacement des cartes.
 Les cartes sont principalement utilisées en portrait.

Illustration de la carte

Partie peinte
en noir
(visible) Partie réservée aux
informations fixes
affichées dans des
(Partie visible peignes, des cases et
verticale)
Partie réservée aux
informations variables
affichées dans des
tableaux ou des

Partie utilisée
pour la
signalisation

[Link].2 Classeur/classeur
Les classeurs à tiroirs sont équipés de rails et de tiges à leur base. La plupart sont
équipés de roulettes. Les fiches sont classées verticalement, les unes derrière les autres, afin de
laisser le côté gauche visible. Elles sont présentées en rangées séparées par des fiches guides
pour faciliter la recherche.
 PARTIE 2
 ENTREPRISE
 TRAVAIL ADMINISTRATIF
 INFORMATION
 UNE ENTREPRISE
L'ORGANISATION D'UNEENTREPRISE

L'organisation d'une entreprise consiste à planifier des activités et des événements. Par
exemple, MTN BAMENDA peut être considérée comme une entreprise organisée.

1 DÉFINITION D'UNE ENTREPRISE

Une entreprise est un palais ou un environnement où se déroulent des activités
commerciales.
2. TYPES D'ENTREPRISES
Il existe deux types d’entreprises :

2.1 ENTREPRISE LIBRE

Il s’agit d’un système commercial libre de toute ingérence gouvernementale.

2.2 ENTREPRISE PRIVÉE

Il s’agit d’entreprises détenues par des particuliers et non par le gouvernement.

3 LES RÔLES SOCIAUX D'UNE ENTREPRISE

Les rôles sociaux d’une organisation comprennent les suivants :

 Ils contribuent à la formation des individus et à l'amélioration de leurs méthodes de

travail. Cela contribue également à accroître la productivité de l'organisation.
 Les entreprises contribuent à lutter contre le chômage car elles offrent des opportunités
d’emploi.
 Ils déterminent le niveau de vie par la distribution des revenus aux individus, créant
ainsi des richesses
 Certaines entreprises fournissent des routes, des écoles, des centres de santé et de
l’électricité aux communautés où elles sont situées.

4 LES FONCTIONS D'UNE ENTREPRISE

La plupart des organisations atteignent leurs objectifs lorsqu'elles connaissent leurs
fonctions. Les fonctions d'une entreprise sont donc les suivantes :
 Ils vendent des marchandises au public à tout moment
 Ils veillent à ce que les marchandises soient disponibles ; c'est-à-dire que les
marchandises doivent être en stock.
 Ils accueillent les clients
RÔLE ÉCONOMIQUE DE L'ENTREPRISE

INTRODUCTION
Les entreprises jouent un rôle très importantL'entreprise joue un rôle essentiel dans la
gestion quotidienne d'un individu, de groupes d'individus et de l'État. Son objectif est de
produire des biens et des services afin de réaliser des profits. Dans cette optique, nous allons
détailler les rôles économiques des entreprises.

1 DÉFINITION
Ce sont certaines de ces choses qui aident le gouvernement ou le pays à gagner sa vie
et également à développer le pays.

2 LES RÔLES ÉCONOMIQUES D'UNENTREPRISE

Les rôles économiques d’une entreprise sont les suivants :
 Les entreprises paient des impôts à l'État. Ces impôts constituent une source majeure
de recettes publiques. L'État les utilise pour financer ses dépenses.
 Les entreprises créent des emplois qui ont un impact majeur sur l'économie. Lorsqu'ils
travaillent, les salariés perçoivent des revenus qui leur permettent d'acheter des biens et
des services, ce qui accroît la demande et la production.
 Les entreprises génèrent des revenus et distribuent des revenus
 Les entreprises utilisent efficacement les ressources d'un pays. Un pays peut disposer
de plusieurs ressources, mais celles-ci ne sont pas pleinement exploitées si les capacités
entrepreneuriales font défaut.
 Une entreprise est un centre d'innovation qui génère des progrès techniques. Une
innovation ou une combinaison existante de facteurs de production ou la création de
nouvelles méthodes peuvent réduire les coûts de production et/ou augmenter la
production.
Une entreprise est donc une source de richesse qui se mesure par :
Les ventes de biens et de services
Bénéfices
Salaires versés aux travailleurs
Intérêts payés dans les banques
Impôts payés au gouvernement.
 5 LA STRUCTURE FONCTIONNELLE D'UNENTREPRISE

CONSEIL D'ADMINISTRATION

DIRECTEUR GÉNÉRAL OU DIRECTEUR GÉNÉRAL

SERVICE DES SERVICE DÉPARTEME SERVICE SERVICE DES

ACHATS COMPTABLE NT DE MARKETING RESSOURCES
PRODUCTION HUMAINES

LES FONCTIONS DES DIFFÉRENTS DÉPARTEMENTS D'UNENTREPRISE

- Le Conseil d'Administration :Ce sont les personnes qui dirigent l'entreprise au nom
du propriétaire. Elles formulent également les objectifs généraux de la politique de
l'entreprise.

- Le directeur général ou directeur général :Il s’agit de personnes responsables de la

gestion quotidienne de l’entreprise.

- Le service des achats:Ce sont des personnes qui sont chargées de passer des
commandes et également d'acheter des matières premières et d'autres fournisseurs.

- Le service comptabilité :Ce sont des personnes qui enregistrent toutes les transactions
financières de l'entreprise, calculent et paient les salaires des employés.
 - Le Département de Production :Ce sont des personnes qui déterminent la conception
des biens à produire et qui déterminent également la quantité de biens à produire.

- Service des ventes ou du marketing :Ce sont des personnes qui font de la publicité et
de la promotion des ventes tout en maintenant un niveau élevé de service aux
consommateurs.

- Service du personnel ou des ressources humaines :Ce sont des personnes qui
assurent un environnement de travail propre et sûr et assurent également l'éducation et
la formation des employés de l'entreprise.

7 EXERCICE

 Énumérez les rôles sociaux d’une organisation.

 Remplissez le schéma qui vous est remis avec les informations suivantes

1. Le conseil d'administration

2. Le directeur général

3. Le service des achats

4. Le département de production

5. Le département marketing

6. Le service du personnel
 INFORMATION : MATIÈRE PREMIÈRE DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Toutes les organisations ont besoin d'informations pour mener à bien leurs tâches
administratives. Les administrateurs doivent avant tout connaître le type d'informations qui leur
permettra de prendre les bonnes décisions. Sans information, ils ne pourront pas exercer leurs
fonctions efficacement. Ces informations peuvent provenir de l'intérieur ou de l'extérieur de
l'organisation ; il s'agit d'informations externes et internes. Elles doivent donc être utiles,
compréhensibles et complètes pour permettre la prise de décisions, en fonction des buts et
objectifs de l'organisation. C'est pourquoi, dans toute organisation, la fonction première du
management est de prendre des décisions en s'appuyant sur les informations disponibles.
Qu'est-ce que l'information ?

2.1 DÉFINITION ET RÔLE DE L'INFORMATION

2.1.1 Définition de l'information :L'information (donnée) peut être définie comme une
représentation de faits, de concepts ou d'instructions, présentée de manière
familière et adaptée à la communication, à l'interprétation ou au traitement par des
moyens humains ou automatiques. Par conséquent, l'information est tout élément
qui accroît ou diminue la connaissance d'un phénomène particulier.

2.1.2 Le rôle de l'information dans la gestion d'une organisation

Le rôle en terme général est le comportement attendu d'une personne qui détient un
statut donné. Par conséquent, le rôle de l'information est d'examiner le comportement attendu
que l'information joue dans le travail administratif puisqu'elle est la base du travail
administratif.

[Link] L'information comme support de travail ou comme travail administratif

Pour mener à bien son travail administratif, le travailleur doit avant tout connaître le
type d'informations qui lui permettront de prendre une décision. Sans information, il ne pourra
pas exercer correctement ses fonctions. L'information est donc l'outil de base du travail
administratif ; les administrateurs s'appuient sur elle pour prendre des décisions efficaces.

[Link] Classification des informations

Les informations peuvent être classées selon des critères et des types d’informations.
Critères Types d'informations
Selon la source Informations internes et externes
Selon le rôle du traitement ou de la
Informations d'entrée et de commande
transformation
Informations numériques et non
Selon la nature de l'information
numériques
Selon la permanence dans la série de
Informations constantes et variables
traitement ou selon la durée
Selon le mode d'obtention ou la manière Informations de base ou élémentaires et
dont il est recueilli résultantes
Selon le type d'information Informations d'entrée et de sortie
2.2 QUALITÉS DE L'INFORMATION
On ne peut parler d'information que si une demande d'information auprès de l'origine
réduit les doutes ou l'incertitude. Autrement dit, aucune information ne peut aider une
organisation à prendre une décision éclairée. Par conséquent, l'information doit posséder
certaines qualités pour être pertinente et utile à la prise de décisions éclairées. Les qualités de
l'information sont les suivantes :

2.2.1 UtileL'information doit être utile ou importante pour l'organisation. La qualité de

l'information est appréciée en fonction des besoins de l'utilisateur. Ainsi, une
information est utile lorsqu'elle est adaptée à la décision à prendre.
Les informations inutiles ralentissent les activités de l'organisation. L'utilité de ces
informations peut être étudiée analytiquement, par exemple la date de naissance, le nom, le
prénom et le lieu. Ces informations sont utiles car elles facilitent la prise de décision concernant
l'identification d'un travailleur.

2.2.2 PrécisL'exactitude d'une information est garantie lorsqu'elle est exempte d'erreurs ;
elle fournit des résultats dynamiques et actualisés, compte tenu des changements
qui surviennent dans notre vie socio-économique et culturelle. Il est donc essentiel
de contrôler l'information avant de l'utiliser.

2.2.3 Précis: À ce niveau, l'information doit être directe et concise. Ses éléments doivent
être clairs et définis simplement afin d'éviter tout doute ou confusion chez
l'utilisateur. Autrement dit, elle doit contenir tous les détails nécessaires sans ajout
d'éléments superflus.
2.2.4 Complet:Tous les faits requis doivent être disponibles et exempts d’erreurs avant
de pouvoir être utiles à la prise de bonnes décisions.

2.2.5 À jour:Les informations doivent être à jour. Des informations anciennes et

obsolètes peuvent constituer une source de danger pour les décideurs.
2.2.6 Fiable:Pour prendre une décision bonne et ferme, le décideur doit s'appuyer sur les
informations qu'il reçoit et celles-ci peuvent être considérées de deux manières.

2.2.7 Sécurité des informationsLes informations reçues doivent être exactes ; c'est
pourquoi elles doivent être systématiquement vérifiées afin d'éviter toute erreur. Il
existe deux façons de vérifier la sécurité des informations :

[Link] Le contrôle de forme ou contrôle pratique

Il s'agit d'un type de contrôle qui consiste à vérifier si les lettres et les chiffres sont écrits
proprement et soigneusement sur le support lors de l'enregistrement des informations. Lors de
l'enregistrement des informations, les documents présentés doivent être bien conçus et
présentés. Les cases et les cadres doivent être soigneusement vérifiés pour s'assurer qu'ils sont
bien remplis ; par exemple, la date du 20 novembre 2012 doit être saisie comme suit :
et non 2 0 N O V E M B E R 2 0 1 2
ou 2 0 N O V E M B E R 2 0 1 2
 2 0 1 1 2 0 1 2

[Link] La vérification du contenu

Il s'agit d'une situation où le contenu d'un document est vérifié. Il existe trois façons de
vérifier le contenu des informations :

 Contrôle de compatibilité:Dans cette situation, vous comparez les informations à

l'aide de différents documents pour vous assurer qu'il n'y a pas d'incompatibilité ou
de contradiction, par exemple les informations de l'acte de naissance comparées à
celles de la carte nationale d'identité de la même personne.

 Contrôle de redondanceIl s'agit d'une situation où des informations sont répétées

sur un même document, mais de manière différente. Par exemple, sur la carte d'un
étudiant, son numéro d'admission/d'inscription est demandé, tandis que, quelque part
sur le même document, sa date d'inscription est demandée.
 Le contrôle par cléIl s'agit d'une situation dans laquelle une lettre ou un chiffre est
ajouté à une information afin de faciliter son identification et sa vérification. Cette
clé est obtenue à partir de diverses méthodes de calcul de la clé de contrôle en
codification, en utilisant le module 97 ou 23, ou toute autre méthode adoptée par les
entreprises.

TYPES D'INFORMATIONS
Les différents types d’informations sont les suivants :
1 INFORMATIONS DE BASE OU ÉLÉMENTAIRES
Il s'agit des informations utilisées pour la transformation. Elles représentent des faits ou des
données fournis, c'est-à-dire des informations telles qu'elles sont fournies, par exemple une
commande client.

2 INFORMATIONS OU RÈGLES DE DÉCISION

Il s'agit d'instructions nécessaires au traitement. Elles sont combinées avec les instructions
de base pour obtenir les résultats. Par exemple, les signes d'opération, les textes de loi, les
règles grammaticales.

3 RÉSULTATS OU INFORMATIONS DE SORTIE

Il s'agit des résultats d'un traitement d'informations de base, par exemple les factures
d'électricité. Ceci est illustré dans le schéma suivant.
 Informations Traitement Informations
élémentaires (Transformation) résultantes ou de
sortie

Commander des
informations
(instruction)

4 CLASSIFICATION DES DIFFÉRENTS TYPES D'INFORMATIONS

Les différents types d’informations peuvent être classés comme

CRITÈRES TAPER
Selon la source Interne
externe
Selon le rôle dans le traitement Informations d'entrée
Commander des informations
Informations de sortie
Selon la nature Informations numériques
Informations non numériques (textuelles)
Selon la permanence dans la série de traitement Constante
variable
Selon le mode obtenu Informations de base
Informations résultantes

STRUCTURE DE L'INFORMATION
Pour l'information orale, la représentation de l'information se fait par l'articulation de la
voix selon un langage spécifique.
par exemple anglais, français, allemand, etc.
Pour l'information écrite, cela fait référence à la manière dont les parties d'un système
ou d'un objet sont agencées ou organisées, par exemple la structure grammaticale d'une phrase.
Cela dépend également du type de support et de l'origine de l'information.
La structure de l'information sera alors constituée des éléments qui constituent un bon
corpus d'information. Il s'agit de :
2.2.1 UN PERSONNAGE
Il s'agit d'une lettre, d'un chiffre ou d'un autre signe utilisé à l'écrit ou à l'impression.
Un caractère est l'information écrite de base. Autrement dit, les caractères sont les symboles
fondamentaux d'une langue. Un caractère peut être une lettre de l'alphabet (a, b, c, etc.), un
chiffre (1, 2, 3, 4, etc.), un signe de ponctuation (;, ?, :), etc., ou un autre élément graphique (&,
#, ¥), etc.
Un caractère peut également être défini comme une lettre, un chiffre ou une autre
marque ou signe utilisé dans l'écriture ou l'impression.

2.2.2 UN MOT
Il s'agit d'une unité linguistique unique, dotée d'un sens et pouvant être parlée ou écrite.
Un mot est un groupe de caractères tirés de l'alphabet et disposés selon une structure linéaire.
En d'autres termes, un mot est le plus petit groupe de caractères ayant un sens. Il peut
être alphabétique (par exemple, homme, nom, etc.) ; numérique (par exemple, 2012) ou
alphanumérique. B17

2.2.3 UNE RUBRIQUE

Il s'agit d'un ensemble de mots qui sont assemblés et indissociables. Une rubrique est
un ensemble de mots indissociables. L'absence d'un mot détruit le sens de la rubrique.
Une rubrique est également un ensemble de mots indivisibles et l'absence d'un mot
complet détruit le sens de la rubrique. par exemple International Soap Factory.

2.2.4 UN ARTICLE
Un article, tel que défini, est un groupe de rubriques relatives à une même entité. Il s'agit
également de la description d'un événement, d'un objet ou d'une entité. Par exemple, les
informations extraites de la fiche d'un client contiendront les éléments suivants :
NOM:Jules
NOM DE FAMILLE:Ngwa
RÉSIDENCE:Ntabessi
ADRESSE: Machines de bureau internationales
NUMÉRO : 251012
LONGÉVITÉ : 5 ans
MONTANT DÛ :500 000F
Nous pouvons voir à partir de l’exemple ci-dessus que les informations décrivent
réellement le client.
2.2.5 .A FICHIER
Il s'agit d'un groupe d'articles relatifs à la même nature, par exemple un fichier contenant
les cartes des clients comme suit :
ABANGA JOSEPH : né le 17/10/85 à Bamenda (Secrétaire)
BAKA Bright : Né le 12/06/83 à Yaoundé (Comptable
. Cela peut être illustré dans la figure 2 comme suit :
Fig 2 : L'illustration de la structure de l'information
Personna Mot Rubrique Article Dépose
ge article r
 PRODUCTION D'INFORMATIONS

INTRODUCTION
Pour qu'une organisation puisse atteindre ses objectifs, elle doit être bien gérée. La direction
doit collecter des données internes et externes, les exploiter par un traitement automatique
(informatique) ou manuel (manuel) et enfin les diffuser aux personnes concernées.

1. DÉFINITION DE LA PRODUCTION D'INFORMATIONS

La production d'information est la création d'informations destinées à être utilisées dans le
cadre d'activités administratives. L'information est la matière première de toute activité
administrative, mais comment est-elle produite ?

2 ÉTAPES DE PRODUCTION DE L'INFORMATION

Les informations peuvent être produites de la manière suivanteétapes:
2.1 Saisie de données ou saisie (dactylographie) d'informations
Cette opération consiste à enregistrer les informations issues d'un événement sur un support, à
les stocker, à les traiter et enfin à communiquer les résultats. Cette étape est très importante,
car toute erreur entraînera une mauvaise prise de décision. Exemples de saisie d'informations :
La secrétaire note les instructions sur un carnet ; un agent d'AES SONEL OU CAMWATER
enregistre la consommation d'un client sur ; etc.
La saisie des informations peut être effectuée manuellement, mécaniquement ou
assistée :
 ManuaLa saisie d'informations est effectuée par l'homme sans l'aide d'une machine.
Par exemple, la conception d'une lettre, d'un tableau, etc.
 MécaniqueLa saisie d'informations est effectuée par l'homme à l'aide d'une machine.
Par exemple, l'enregistrement des opérations par un comptable à l'aide d'une caisse
enregistreuse. La modification d'une lettre par une secrétaire à l'aide d'une machine à
écrire.
 Assistéla saisie se fait sur un clavier et est contrôlée avec un écran.

2.2 Collection
Cette opération consiste à regrouper l'ensemble des informations saisies, c'est-à-dire à
rassembler tous les supports d'information afin de déterminer un mode de traitement. Cette
collecte peut être spontanée (les informations nécessaires sont regroupées pour résoudre
un problème particulier) ou systématique (les informations sont stockées dans des fichiers
en vue d'une prise de décision ultérieure). Ces fichiers doivent être constamment mis à
jour. Ces deux méthodes de collecte peuvent parfois être combinées.

2.3 Traitement ou transformation

Le traitement est l'opération qui consiste à transformer les données collectées en
informations utiles. Il s'agit de l'exécution systématique d'opérations sur des données de
base. Toutes les opérations réalisées à cette étape doivent produire des résultats utiles pour
 l'organisation. C'est l'étape la plus complexe de la production d'informations, car elle
implique l'analyse, la transformation des données saisies et collectées et leur adaptation aux
besoins des utilisateurs.
Le traitement de l'information peut être comparé à la fabrication d'un produit dans
l'industrie : la matière première est transformée afin d'obtenir un produit semi-fini et fini.
Dans le travail administratif, les données collectées sont transformées afin d'obtenir des
informations importantes pour la prise de décision. Le traitement de l'information peut
prendre la forme de lecture, d'écriture, de calculs, de classement, de comparaison, de tri,
etc. Par exemple, le chiffre d'affaires d'une entreprise sur une période donnée et la décision
prise pour l'améliorer.

2.4 Diffusion ou transmission

Il s’agit de la transmission ou de la distribution des résultats aux utilisateurs.

2.5 Stockage des informations

Afin de minimiser le coût d'acquisition d'informations, une entreprise peut constituer un
réservoir où les informations permanentes peuvent être stockées en vue d'une utilisation
ultérieure pour résoudre un problème. Ce réservoir constituera la source interne d'informations.

L'ANALYSE DE L'INFORMATION
L'analyse de l'information porte sur les éléments qui contribuent à sa construction.
L'information possède une entité, un attribut et une valeur, et peut être expliquée comme suit :

1 ENTITÉ
Il s'agit du phénomène sujet-objet dont on parle par exemple, voiture.

2 ATTRIBUTS:
Ce sont les caractéristiques utilisées pour construire une entité, par exemple la marque, la taille,
la couleur, la référence, le prix, etc.

3 MESURES (VALEURS)
Il s'agit de la valeur associée à un attribut. Il peut s'agir d'un aspect numérique ou alphabétique,
qualitatif ou quantitatif d'un attribut, par exemple une pièce de tissu. Il s'agit de la quantité
équivalente à l'article. Hôpital régional Forward : un exemple d'analyse d'informations est
illustré dans le tableau ci-dessous.

L'analyse de l'information
N° ENTITÉ ATTRIBUT MESURES
QUANTITATIF QUALITATIF
1 VOITURE Marque Toyota
Couleur / Carina E
prix
2 FILLE Complexion / Sombre
Hauteur 1,7 m
Âge 20
 taille Graisse

4 LE CHOIX DE L'INFORMATION
Ce sont les éléments qui aident à prendre une décision, par exemple des informations sur un
étudiant.
 Nom : NDI Pamela
 École : NTTTIC
 Classe : OAAC 3
 Âge : 23 ans
 Moyenne annuelle : à calculer qui nécessite les moyennes du 1er trimestre + 2e
trimestre + 3e trimestre
 Le maître de classe doit sélectionner les informations nécessaires qui l'aideront à
prendre la décision de calculer la moyenne annuelle.

FORMES D'INFORMATION
INTRODUCTION
Les changements technologiques ont permis de développer le traitement et le stockage de
l'information. Les moyens utilisés pour le traitement de l'information ne sont pas en reste.
Les différents moyens se distinguent des trois formes d’information comme suit :

1 PRODUCTION D'INFORMATIONS ORALES

1.1 Le système d’enregistrement des informations orales :
 Magnétophones
 Machines à dicter
 DVD
Le téléphone
répondeurs téléphoniques
 Répondeur téléphonique simple
 Répondeur téléphonique enregistré
 Répondeur d'interrogatoire à distance.
 1.2 Système de communication de groupe
 Réunion par téléphone : plusieurs personnes participent à une réunion par
téléphone
 Audioconférence : des groupes de 6 personnes se réunissent dans une salle
spécialisée.
 La visioconférence est une conférence audio où les participants parlent et
voient à distance.
 Communication vidéo ou transmission vidéo : c'est une réunion à distance, où
les spectateurs (appelés dans cette circonstance spectateur vidéo) se
rassemblent dans une salle de projection (salle vidéo) et regardent un film
(vidéogramme) qui peut être une conférence ou un événement footballistique.

1.3 Production d'informations écrites

Les moyens utilisés pour la production d’informations écrites sont :
 Ordinateurs
 Les écrivains de la télé
 Calculatrices
 Machine de traitement de texte (texte)
 Intranet, Extranet et Internet.

1.4 Production d'informations audiovisuelles

Ce qui est vu est mieux assimilé que ce qui est simplement lu. Les moyens utilisés pour
la production d'informations audiovisuelles sont :
 Magnétoscopes et cassettes, bandes magnétiques
 Films et appareils de projection de films
 CD-ROM
 Communication vidéo et transmission vidéo
 Visioconférence

LE RÔLE DE L'INFORMATION DANS LA PRISE DE DÉCISION

Introduction
L'information est essentielle à la gestion efficace des organisations. Pour les décideurs,
disposer d'informations de qualité facilite la programmation des services de l'organisation.
L'information est l'élément fondamental qui conduit à la prise de décision. Cela signifie
que la valeur d'une décision dépend en grande partie de l'information reçue.

 L'information est un facteur de motivation pour les employés d'une entreprise. Ainsi,
lorsqu'une entreprise utilise des informations précises, il est probable que les employés
stimulent leur créativité et accomplissent ainsi efficacement leurs tâches.
  L'information est aussi un pouvoir pour ceux qui la détiennent. Une information de
première main peut permettre à une entreprise d'occuper la première place sur le marché
et d'imposer ses lois aux autres entreprises.
2 NIVEAUX DE PRISE DE DÉCISION
Une organisation est structurée en étapes ou niveaux hiérarchiques. Chaque niveau
comporte des responsabilités impliquant une prise de décision.
Les décisions prises à différents niveaux hiérarchiques diffèrent. Ainsi, les décisions prises au
niveau managérial ne peuvent être identiques à celles prises à l'échelon supérieur. On
distingue donc trois niveaux de management.

a) LA HAUTE DIRECTION (Directeurs)

C'est à ce niveau que sont prises les décisions stratégiques. Il est le décideur des
politiques de l'organisation, et ces politiques concernent la vie et la prospérité des nouvelles
branches (projets).

b) CADRES INTERMÉDIAIRES (Chef de services)

À ce niveau, les décisions tactiques sont prises à court terme. Elles concernent le bon
déroulement des travaux et les moyens possibles d'atteindre les objectifs de l'organisation.
Exemple : accepter ou refuser le paiement de factures.
Exemple:

c) DIRECTION GÉNÉRALE (Personnel exécutif)

À ce niveau, les décisions qui concernent l’exécution quotidienne de leurs activités.
 ILLUSTRATION DES DIFFÉRENTS NIVEAUX DE DÉCISION PRISES
PYRAMIDE DE L'ORGANISATION

LA HAUTE
DIRECTION
-Directeur général DÉCISIONS
- Conseil STRATÉGIQUES
d'administration -la décision apporte un
-Personnel changement dans
l’organisation.
par exemple: création d'une
GESTION
NIVEAU

CADRES DÉCISION TACTIQUE

INTERMÉDIAIRES Adoption de nouvelles
- Personnel subalterne NIVEAU SUPERVISEUR méthodes de production
- Chef de services - Répartition du travail
- Fermiers

DÉCISION
Gestion du fond OPÉRATIONNELLE
-Personnel exécutif - Décision de routine
-Commis, ouvriers NIVEAU EXÉCUTIF sur la manière
Entretien d'effectuer le travail
-agents - Réalisation selon
instructions

CLÉ Flux descendant d'informations (Directives, commandes, instructions)

Flux ascendant d'informations (rapports, plaintes)

2.3.1 La circulation et la destination de l'information
La bonne exécution des décisions dépend de la rapidité de la communication des faits.
L'information circule au sein d'une organisation soit du haut vers le bas (information
descendante), ce qui implique des ordres et des instructions, soit du bas vers le haut
(information ascendante), ce qui implique des rapports et des états d'exécution.
Le tableau suivant décrit les deux principaux flux d’informations :

Éléments Flux ascendant Flux descendant

- Les informations nécessaires à la Ils sont préoccupés par
prise de décision - Les informations concernant
- Les résultats de l'opération réalisée, l'évolution de l'entreprise
Définition les suggestions et idées venant du - Instructions
personnel - Directives
- Le degré de satisfaction des - Directives pour l'exécution
employés
- Rapports - Mémorandums
- Courrier - Téléphones
- Notes de service ou mémos - Bulletins d'information
- Réunions, discussions privées ou - Rencontres, discussions
Moyens conversations - Panneaux d'affichage
- Séances de travail - Séances de séminaire
- Débats, stage
- Cours de remise à niveau
- Courrier électronique
Résultats - Toute action visant à l'amélioration du système de communication

SOURCES D'INFORMATION
Quel que soit le type d'information nécessaire à la prise de décision dans une
organisation, elle peut provenir de l'extérieur (externe) ou de l'intérieur de l'entreprise (interne).
Par conséquent, la décision à prendre dépend principalement du type d'information reçue.
La qualité et la quantité de l'information dépendent dans la plupart des cas de son
origine. C'est pourquoi l'organisation doit exploiter rationnellement les sources d'information
qualitatives et quantitatives pour prendre des décisions efficaces et efficientes. Il existe deux
principales sources d'information au sein d'une organisation.

1 Sources internes
Il s’agit d’une situation dans laquelle l’information provient de l’intérieur de
l’organisation, c’est-à-dire des membres de l’organisation, pour les aider à prendre leur
décision lors de réunions internes.
2 Sources externes
Il s'agit d'informations externes à l'organisation visant à améliorer sa gestion. Nous
disposons de deux sources externes :
2.1 Sources en relation directe avec l'organisation
Il s’agit d’informations ayant un lien direct avec l’organisation.
Diagramme des sources directes d'information

- Système Autre Assuranc

d'information organisation e
informatisé - Concurrents
- Collaborateurs

ORGANISATION

-
Fournisseurs -Banques - Conférences
- Réunions - Séminaire
et

2.2 Sources ayant une relation indirecte avec l'organisation

Bien que cette source n'ait pas de lien direct avec l'organisation, elle fournit parfois des
informations potentielles dans des domaines tels que l'économie, la justice, le social, la
technique et la politique. Ces sources diffusent leurs informations auprès d'un large public par
le biais de la publicité ou de services d'information, comme la radio, la télévision, les panneaux
d'affichage et les affiches.

Diagramme des sources d'information organisationnelle

Sources en Sources sans

relation lien direct
directe avec avec
l'organisatio l'organisatio
n n

CLÉ
Flux interne d'informations
Flux externe d'informations
 TRAVAIL ADMINISTRATIF

INTRODUCTION
En tant qu'assistant administratif, il est important de maîtriser le travail administratif.
C'est lui qui conçoit les projets futurs et les met en œuvre avant leur signature et leur exécution.
L'objectif du cours de Méthodes Administratives et Commerciales est de fournir à l'apprenant
ou au futur assistant administratif des informations essentielles pour l'aider et le guider dans
l'exécution de ses tâches administratives. Dans ce contexte, nous ne pouvons pas continuer sans
souligner la signification de certains termes spécifiques qui seront utilisés tout au long de
l'étude.

1.1 DÉFINITIONS

1.1.1 Organisation
Le terme organisation peut être défini selon deux perspectives, à savoir
économique et administrative.
Économiquement, une organisation est un groupe de personnes unies dans un but
particulier ou un groupe de personnes identifiées par un intérêt ou un objectif commun, par
exemple une entreprise
Administrativement, c'est l'organisation du travail par laquelle les activités sont
réparties entre des personnes ou un groupe de personnes auxquelles des responsabilités, des
devoirs et des autorités sont attribués.
Nous pouvons donc conclure que l'ACM est une discipline dont l'objectif est de trouver
les moyens et les équipements permettant d'exercer les activités administratives dans de
meilleures conditions et avec une efficacité maximale. Aucune organisation, entreprise ou
institution ne peut fonctionner efficacement sans une administration compétente. Ceci étant dit,
l'administration de toute organisation est le nerf de la guerre qui lui permet de fonctionner
efficacement. La définition ci-dessus nous oblige donc à comprendre la finalité du travail
administratif.

1.1.2 Travail administratif

Le travail administratif consiste à collecter des données de base, à les compiler et à les
exploiter afin d'en extraire des informations fiables qui faciliteront la prise de décision. Chaque
décision, bonne ou mauvaise, marque la fin d'un processus administratif. La chaîne d'activités
menant à la décision est appelée « procédures administratives ». Le travail administratif
consiste à calculer des faits ou des données de base, à les compiler afin de les exploiter et d'en
extraire des informations synthétiques qui faciliteront la prise de décision et favoriseront la
prospérité de l'organisation. En d'autres termes, il s'agit des activités menées au sein d'une
organisation. Chaque membre de l'organisation accomplit des tâches spécifiques, que l'on
appelle travail administratif.
Le travail administratif peut également être défini comme l'énergie fournie par les
employés et les cadres pour le traitement de l'information, la production de documents (écrits,
visuels, oraux et audiovisuels).
Le terme administratif est synonyme de bureaucratie qui a trait au travail effectué par les
hommes d'affaires, les fonctionnaires et les travailleurs qui écrivent sur des tables appelées
bureau.

1.2 BUTS OU OBJECTIFS DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Les objectifs du travail administratif de chaque organisation dépendent largement du type
d'activités menées. L'administration de chaque organisation vise à prévoir, organiser, diriger et
coordonner les activités afin d'atteindre ses objectifs. Par exemple, l'objectif d'une entreprise
est de minimiser les coûts et de maximiser les profits. L'objectif du GTTTC de Mbengwi est
de former les futurs enseignants à l'obtention du CAPIET à l'issue de leur formation. Ces
objectifs peuvent être analysés comme suit :

1.2.1 Prévision
Il s’agit de rassembler les programmes et actions futurs de l’entreprise afin de
commencer à agir en conséquence.

1.2.2 Commandant
Il s'agit de diviser le travail et de donner des instructions aux différents collaborateurs
afin d'atteindre les objectifs de l'organisation.

1.2.3 Contrôle
Il s’agit de s’assurer que les règles et règlements de l’organisation sont effectivement
respectés et que les tâches assignées aux différents collaborateurs sont effectivement exécutées.
1.2.4 Coordination
Il s'agit de l'harmonisation des faits et des efforts mis en commun par les différents
collaborateurs dans le but d'atteindre des objectifs.

1.2.5 Organisation
Il s’agit de l’aménagement matériel et social de l’organisation qui permet de s’assurer que
tous les différents collaborateurs effectuent les tâches adéquates dans les meilleures conditions.

1.3 FONCTIONS DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Ces fonctions impliquent la gestion de toute organisation afin d'assurer le bon déroulement
de ses activités. Elles ont été définies par FAYOL dans les lettres suivantes : POSDCORB, qui
signifie :
P = Plan:Il s'agit de la planification ou de l'organisation du travail dans l'organisation afin que
les objectifs de ladite organisation puissent être atteints avec une satisfaction maximale.
O = Organiser:Il s'agit de l'organisation des activités de l'organisation.
S = PersonnelIl s'agit du recrutement de nouveaux employés ou de personnel en cas de pénurie,
ainsi que du licenciement de personnel en cas de besoin. Aucune organisation ne peut
fonctionner sans travailleurs pour gérer ses ressources et ses activités.
D = Direct:Cela signifie montrer les activités de l'organisation qui doivent être menées et
guider ceux qui les mènent à bien.
Co = Coordination : Il s’agit de placer la ou les bonnes personnes au bon endroit pour garantir
que les tâches soient exécutées efficacement.
R = Rapport : Fournir des rapports périodiques et de fin de trimestre sur le fonctionnement
des activités de l'entreprise.
B = Budget : Il s’agit de la répartition des finances de l’organisation pour contrôler les
différentes tâches afin d’atteindre les objectifs fixés.

1.4 ÉTAPES OU PHASES DU TRAVAIL ADMINISTRATIF (rupture de l'activité

administrative)
Pour effectuer efficacement le travail administratif, les étapes suivantes doivent être
complétées :

1.4.1 Saisie de données (saisie) d'informations

Cette opération consiste à enregistrer sur un support ou une aide des informations tirées
d'un événement, à les stocker, à les traiter et enfin à communiquer les résultats.

1.4.1 Collecte

Cette opération consiste à regrouper toutes les informations saisies. Cette collecte peut
être effectuée à la demande (regroupant les informations nécessaires à la résolution d'un
problème particulier) ou systématiquement (stockant les informations dans des fichiers
pour une prise de décision ultérieure). Ces fichiers doivent être constamment mis à jour.
Ces deux méthodes de collecte peuvent parfois être combinées.

1.4.2 Stockage
Cette étape consiste à conserver les données collectées en vue d'un traitement ou d'une
édition ultérieurs afin de garantir qu'elles sont exemptes d'erreurs.

1.4.3 Traitement ou transformation

Le traitement est l'opération qui consiste à transformer les données collectées en
informations utiles. Il s'agit de l'exécution systématique d'opérations sur des données de
base. Toutes les opérations réalisées à cette étape doivent produire des résultats utiles pour
l'organisation.

1.4.4 Diffusion ou transmission

Il s'agit de la transmission ou de la distribution des résultats aux utilisateurs. Les étapes
ci-dessus peuvent être représentées schématiquement comme suit :
1.4.5 Prise de décision
 Il s'agit de l'action entreprise après le traitement des résultats. Les résultats doivent être
parfaitement exacts pour aider l'utilisateur à résoudre le problème.
Crise
d'épilep Diffusion et Décision
Collection Stockage Traitement
sie décision prise prise

1.5 CONCEPTS ET ANALYSE DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Le travail administratif est généralement réalisé selon des méthodes administratives.
L'objectif principal est de trouver les meilleurs moyens d'effectuer ce travail efficacement.
L'employé doit disposer de l'équipement et du matériel nécessaires, c'est-à-dire que son poste
de travail doit être bien équipé pour faciliter son travail.
Afin de minimiser les coûts et d'optimiser l'efficacité, le travail administratif doit être
analysé globalement, qualitativement et quantitativement. L'analyse administrative se divise
en :
 Analyse statique: qui décrit le travail effectué par l'employé
 Analyse dynamiquequi décrivent le circuit administratif ou les procédures utilisées
dans l'analyse.
Pour analyser la situation du travail administratif, nous devons répondre à cinq
questions clés : quoi, qui, quand, où et comment. Combien et pourquoi ne sont pas des
questions clés directes, mais elles complètent toujours les questions clés. Les questions
devraient être les suivantes :
 Questions Explication ou attentes Compléments
L'objet de la tâche à réaliser. Pourquoi cela devrait-il
Quoi?
être fait ?
La personne chargée d'exécuter la
Pourquoi cela devrait-il
tâche, l'opération ou l'activité (le
OMS? être fait par cet employé et
poste de travail concerné, la
pas par quelqu'un d'autre ?
compétence de l'employé)
Le lieu d'exécution de la tâche. Pourquoi est-ce fait à ce
Où?
poste de travail ?
Le moment de l'exécution (la
Pourquoi cela devrait-il
Quand? situation dans la chronologie de
être fait à ce moment-là ?
l'ensemble de l'opération)
La méthode et les moyens à utiliser. Pourquoi est-il nécessaire
Comment? Quelle méthode adopter pour de procéder de cette façon
accomplir les tâches ? ?
Le volume, la quantité, la fréquence,
Combien? la durée nécessaires à l'exécution de Pourquoi cette quantité ?
l'opération ou de la tâche
Motif de l'opération, utilisation, but Pourquoi cette opération
Pourquoi?
de l'opération doit-elle être exécutée ?

TABLES DE DÉCISION

INTRODUCTION
Un problème administratif complexe nécessitant de nombreuses conditions et
actions ne peut être traité qu'à l'aide de tables de décision multiples. On parle
également de table de décision successive ou chaînée. Une table de décision
unique est un principe utilisé lorsque le problème à résoudre ne comporte qu'un
nombre limité de conditions (2, 3, 4 ou 5). Au-delà, la construction d'une table de
décision à entrées limitées ou étendue devient matériellement impossible : 6, 7, 8
ou 9 conditions avec 64, 128 ou 512 colonnes à traiter est trop importante et
presque impossible.

DÉFINITION DE TABLE DE DÉCISION MULTIPLE OU SUCCESSIVE

OU ENCHAÎNÉE
La solution à ce problème est d'utiliser des tables multiples, chaînées ou
successives.
L'avantage de ce tableau est qu'il est plus facile de lire plusieurs petits tableaux
simples plutôt qu'un seul tableau complexe. Chaque tableau simple permet
d'analyser une phase du traitement.
 Exemple pratique

Votre organisation a décidé d'accorder du crédit aux clients en utilisant les

modalités suivantes dans la société SABA Distribution :
 La durée du crédit doit être inférieure ou égale à 30 jours.

Si le montant de la commande est inférieur ou égal à 50 000, le paiement

s'effectue par chèque certifié déposé au service de recouvrement de l'organisme
trois jours avant la date d'échéance.
Si le montant du crédit est supérieur ou égal à 50 000, le client règle par virement
bancaire.
 La durée du crédit est inférieure ou égale à 60 jours.

Pour les commandes inférieures ou égales à 100 000 Frs., le client règle par lettre
de change portant la mention « sans frais », tous les crédits d'une durée de 60
jours sont soumis à l'administration pour étude.
Si la carte du client est bonne et si la commande est supérieure ou égale à 200
000 frs, le paiement s'effectue par tout moyen commode par le client.
Si la commande est inférieure ou égale à 200 000 Fr, le client règle par traite sans
frais. Dans les autres cas, le client règle par traite acceptée.
Travail requis présenter un tableau de décision en chaîne
Présentation du tableau de décision chaîné

Tableau n° 1
Octroi de crédits aux clients du centre de distribution
SABA - Bamenda

La durée du crédit est-elle ≤ 30 jours ? Oui N

Aller à la table № 2 X
Aller à la table № 3 X

Tableau n° 2 : la durée du crédit est ≤ 30 jours

Octroi de crédits aux clients du centre
de distribution SABA - Bamenda
Le montant d'argent est-il ≤ 50 000 ? Oui N
Paiement par chèque certifié X
Virement bancaire X

Tableau n° 3 : la durée du crédit est ≤ 60 jours

Attribution de crédit aux
clients du centre de
distribution SABA de
Bamenda
Les commandes sont-elles
Oui Oui Oui Oui N N N N
≤ 100 000 frs ?
La carte du client est-elle
Oui Oui N N Oui Oui N N
bonne ?
La commande est-elle ≥ 200
Oui N Oui N Oui N Oui N
000 frs ?
Paiement par lettre de
X X X X
change sans frais
Soumission de la durée à
X X X X X X X X
l'Administration
Paiement à la convenance
X
du client
Paiement par lettre de
X
change sans frais
Paiement par lettre de
X X
change accepté.

Simplification du tableau № 3

Attribution de crédit aux

clients du SABA
Distribution Center
Bamenda.
« Les commandes sont-elles
Oui N N N
≤ 100 000 frs ?
La carte du client est-elle
Oui Oui N
bonne ?
La commande est-elle ≥ 200
Oui N
000 frs ?
Paiement par lettre de
X
change sans frais
Soumission de la durée à
X X X X
l'Administration
Paiement à la convenance
X
du client
Paiement par lettre de
X
change sans frais
 Paiement par lettre de
X
change accepté.

[Link]- AVANTAGES DES TABLES DE DÉCISION EN CHAÎNE

 Ils permettent aux managers d’éviter les erreurs dans la prise de décision ;

 Ils facilitent la formation des employés ;

 Elles sont faciles à interpréter car les actions sont données directement en
fonction des conditions ;

 Etc.

[Link]- INCONVÉNIENTS DES TABLES DE DÉCISION EN CHAÎNE

 Il faut savoir élaborer le tableau ;

 Il n’est pas facile de déterminer les conditions et les actions appropriées,

surtout lorsque le processus est trop long et complexe ;

 Etc.

INTRODUCTION
Une excellente communication entre élèves et enseignants est la pierre angulaire d'une relation
éducative optimale. Les meilleurs enseignants se distinguent par leur capacité à communiquer
l'information à leurs élèves et à créer des mécanismes de rétroaction et de débat efficaces,
garantissant ainsi un flux constant d'idées et de questions entre apprenant et enseignant. Avec
l'avènement des technologies éducatives, l'enseignant moderne dispose d'une multitude de
nouveaux outils performants pour rester en contact permanent avec ses élèves, et ce, dans une
multitude de contextes passionnants. Voici quelques technologies de communication que je
recommande vivement aux établissements scolaires.

1. Téléphone
Un téléphone est un appareil de télécommunication qui permet à deux ou plusieurs utilisateurs
de tenir une conversation lorsqu'ils ne sont pas à proximité l'un de l'autre afin d'être entendus
directement. Un téléphone convertitson, généralement et le plus efficacement, levoix humaine,
en signaux électroniques adaptés àtransmissionvia des câbles ou d'autres supports de
transmission sur de longues distances, et retransmet ces signaux simultanément sous forme
audible à son utilisateur.

Je le recommande aux écoles car il peut être utilisé pour communiquer à l'intérieur et à
l'extérieur de l'école.
Il peut être utilisé pour contacter les parents et les informer de l'état de santé de leurs enfants.
Il peut également être utilisé par l'enseignant pour communiquer avec ses élèves.

2. ORDINATEUR

Il s'agit d'un appareil électronique utilisé pour stocker et organiser les informations saisies dans
la machine. Les ordinateurs modernes sont électroniques etnumérique. Les machines réelles -
fils,transistors, et les circuits sont appelésmatériel;les instructions etdonnéessont
appelé[Link] ordinateur est une machine programmable. Ses deux principales
caractéristiques sont : il réagit à un ensemble spécifique deinstructionsd'une manière bien
définie et cela peutexécuterune liste d'instructions préenregistrée (uneprogramme).

 Les ordinateurs peuvent faciliter l’apprentissage à son propre

rythme, par exemple ; les ordinateurs individualisent
l’apprentissage, tout en fournissant un renforcement et un retour
d’information immédiats.
 Les ordinateurs sont des outils multimédias. Grâce à leurs capacités
graphiques, d'impression, audio et vidéo intégrées, ils permettent de
connecter efficacement diverses technologies. Les technologies de
vidéo interactive et de CD-ROM peuvent être intégrées aux unités
pédagogiques, aux leçons et aux environnements d'apprentissage
informatisés.
 Les ordinateurs sont interactifs. Les systèmes micro-informatiques
intégrant divers logiciels sont extrêmement flexibles et optimisent le
contrôle de l'apprenant.
 Les étudiants doivent avoir la possibilité d’acquérir une
connaissance de l’informatique pour pouvoir faire face au marché
du travail.

3. PROJECTEUR

Il s'agit d'un appareil qui affiche des vidéos, des images ou des données informatiques sur un
écran ou une autre surface plane. Pour afficher des images, les projecteurs envoient
généralement de la lumière depuis unlampe aux halogénures métalliquesà travers unprismeou
une série defiltres dichroïquesqui sépare la lumière en troispolysiliciumPanneaux : un pour les
composantes rouge, verte et bleue du signal vidéo. Chaque pixel peut être ouvert pour laisser
passer la lumière ou fermé pour la bloquer. La combinaison de pixels ouverts et fermés permet
de produire une large gamme de couleurs et de nuances dans l'image projetée.

Cet équipement permet aux enseignants de visualiser des dessins, des photographies ou des
images de l'objet qu'ils enseignent.

Puisqu'il s'agit d'un outil visuel, les apprenants apprennent mieux lorsqu'ils voient le processus
impliqué et la démonstration des enseignants et d'eux-mêmes.

4. INTERNET
Internet contribue à l'éducation de plusieurs manières. Il rend l'éducation très accessible,
permettant aux étudiants d'accéder à une multitude d'informations et de ressources
pédagogiques. De ce fait, Internet contribue également à rendre l'apprentissage plus rentable.
Il permet également aux étudiants de gagner du temps, rendant l'apprentissage plus efficace. Je
recommande Internet dans les écoles pour les raisons suivantes :

Internet regorge d'informations. Les étudiants peuvent facilement y trouver des

réponses à leurs devoirs, projets et recherches. Cependant, certaines informations
sont fausses, il est donc important de vérifier.

Internet est comme une bibliothèque mondiale où étudiants, enseignants et chercheurs du

monde entier publient chaque jour des informations. De nouvelles informations sont
disponibles pour être étudiées par les étudiants.

5. TABLEAU D'AFFICHAGE(tableau d'affichage, tableau d'affichage)

Il s'agit d'une surface destinée à l'affichage de messages publics, par exemple des annonces
d'événements ou la diffusion d'informations. Les tableaux d'affichage sont souvent fabriqués
dans un matériau tel queliègePour faciliter l'ajout et la suppression de messages, ou pour les
placer sur des réseaux informatiques, les utilisateurs peuvent laisser et effacer des messages
afin que d'autres puissent les lire et les consulter. La technologie moderne présente les
avantages suivants :

Il affiche des informations sur un tableau qui attire l'apprenant et la communication est plus
rapide.

La manipulation est importante dans le développement des compétences et améliore la maîtrise

de l'apprentissage. C'est pourquoi le tableau d'affichage joue un rôle très important dans la
communication.

REMARQUE : Il est conseillé de le placer dans la salle de classe ou à un endroit bien visible
pour les apprenants. L'utilisateur doit s'efforcer de modifier fréquemment le classement.

6. FAX OU TÉLÉCOPIEUR

C'est unappareilqui peut envoyer ou recevoir des images ettextevia une ligne téléphonique. Les
télécopieurs fonctionnent ennumérisationune image la divisant en une grille depointsChaque
point est allumé ou éteint, selon qu'il est noir ou blanc. Électroniquement, chaque point est
représenté par unpeudont la valeur est 0 (désactivé) ou 1 (activé). De cette façon, le télécopieur
traduit une image en une série de zéros et de uns (appeléecarte bitmap) qui peut être transmis
comme d'habitudeordinateur données. Du côté de la réception, un télécopieurlitLes données
entrantes sont converties en points, puis l'image est reproduite. Je recommande cet équipement
dans les écoles pour les raisons suivantes :

Cette machine est un télécopieur qui est utilisé pour envoyer des documents de toute sorte tels
que des dessins, des textes, des photographies, des messages manuscrits, des graphiques, des
images, etc. Avec cette machine, les autorités scolaires chargées d'envoyer des rapports au
ministère peuvent le faire en utilisant le télécopieur.

Les parents d'élèves qui possèdent cette machine peuvent envoyer les documents de leurs
enfants via le télécopieur.

Cette machine est si importante car le même document est transmis à deux ou plusieurs
destinataires
 7. TABLEAU BLANC INTERACTIF (TBI),

C'est un grandinteractifécran qui se connecte à unordinateurUn projecteur projette l'image de

l'ordinateurbureausur la surface du tableau où les utilisateurs contrôlent l'ordinateur à l'aide
d'unstylo,doigt,style, ou tout autre appareil. La carte est généralement fixée au mur ou au sol.

Je le recommande vivement aux écoles pour les raisons suivantes :

Ils sont utilisés dans divers contextes, notammentsalles de classeà tous les niveaux
deéducation, dansentreprisesalles de conseil et groupes de travail, dans des salles de
formation.

Les étudiants comprennent facilement car de nombreuses couleurs peuvent le rendre

attrayant, améliorant ainsi la communication entre l'enseignant et les apprenants.

Avec l'avènement des technologies, le tableau blanc n'est plus aussi salissant que le tableau
noir

Les étudiants sont capables de le manipuler, ce qui le rend réel et attrayant.

 8. TÉLÉVISION

L'attrait des médias visuels continue de faire du cinéma, de la vidéo et de la télévision des
outils pédagogiques à fort potentiel d'impact. Ils sont désormais plus accessibles et moins
contraignants. Je recommande la télévision comme technologie de communication pour les
avantages suivants qu'elle offre en classe.

 Peut donner aux enseignants l’occasion de se voir pendant qu’ils

enseignent à des fins d’auto-amélioration.
 La télévision peut être à la fois instructive et agréable. Grâce à ses
images, ses sons et ses mouvements, elle est bien plus agréable.
Apportez le monde réel à la maison et en classe grâce à une
diffusion en direct ou par le biais d'un film ou d'une vidéo.
 Alphabétisés et analphabètes, jeunes et vieux – tous bénéficient de l’expérience commune
que transmet la télévision. Soyez la source d’information la plus crédible. Devenez un
grand égalisateur d’opportunités éducatives car le programme peut être présenté sur les
réseaux nationaux.

9. MICROPHONE
Il s'agit d'un appareil dans lequel on parle pour amplifier sa voix ou pour l'enregistrer, ou
pour enregistrer d'autres sons. Le son est amplifié grâce à des haut-parleurs. Il en existe
de différentes formes et tailles. Je recommande cet outil de communication pour les
raisons suivantes.

Lorsqu'ils utilisent cet équipement, les élèves se mettent au garde-à-vous lorsque les
enseignants utilisent des systèmes sonores dans leurs salles de [Link] l'attention des
étudiants.

Les microphones amplifient leurs voix par rapport aux bruits de fond et aident à prévenir
la « voix du professeur ».
 Cet appareil est indispensable pour communiquer avec de très nombreuses classes.
L'école peut l'utiliser lors d'événements scolaires, comme la journée d'intégration, pour
capter l'attention des élèves.

10. RADIO

Il s'agit d'un appareil électronique utilisé pour écouter les émissions de radio. On le qualifie
souvent de « média caché » car il peut être entendu sans être vu. La radio est un média
relativement bon marché et convient parfaitement aux activités d'apprentissage sur de grandes
surfaces ou dans des espaces restreints, comme une salle de classe. Je recommande vivement
l'utilisation de la radio dans les écoles pour les raisons suivantes.

Il est particulièrement adapté à l’enseignement dans les écoles éloignées ou isolées des
principaux centres urbains qui ne disposent peut-être pas d’autres formes de médias.

Les écoles peuvent utiliser une partie des nombreux programmes diffusés à la radio à des fins
d’enseignement et d’apprentissage.

L’autorité scolaire et les enseignants doivent faire preuve de suffisamment de souplesse dans
leur enseignement pour tirer parti des programmes qui peuvent être disponibles sur leur station
de radio locale ou nationale.

CONCLUSION

En conclusion, les décideurs et les planificateurs de l'éducation doivent avant tout définir
clairement les résultats éducatifs visés. Ces objectifs généraux doivent guider le choix des
technologies à utiliser et leurs modalités d'utilisation. Chacune des différentes technologies de
communication – presse écrite, cassettes audio/vidéo, émissions de radio et de télévision,
ordinateurs ou Internet – peut être utilisée pour la présentation et la démonstration, à tous les
niveaux. À l'exception des technologies vidéo, les exercices et les pratiques peuvent également
être réalisés avec l'ensemble des technologies.
A – STRUCTURE DE L’INFORMATION
INTRODUCTION

L'information étant la matière première du travail administratif, et compte tenu des

inconvénients du langage naturel, un langage codifié est nécessaire. Avant d'étudier ce qu'est
la codification, il convient d'abord d'examiner la structure de l'information.

1 – DÉFINITION :
Les structures de l'information sont les éléments déterminés pour une meilleure
utilisation de cette information
Que l’information soit visuelle ou écrite, elle est composée des termes suivants.

2 – DÉFINITION DES TERMES

- un – caractère
Les caractères sont des symboles de base d'une langue, par exemple les lettres
de l'alphabet (a, b, c,….), les chiffres (1, 2, 3,…). Les symboles de ponctuation (. , ; : …) etc.

B – mot
Un mot est un groupe de caractères utilisé pour une représentation ayant une
signification. Ce mot peut être numérique (par exemple, 25/02/2002) ou alphabétique (par
exemple, inspecteur).

C – Rubriques
Il s'agit d'un ensemble de mots. L'absence de l'un d'entre eux détruit
complètement le sens de la rubrique, par exemple « Lycée technique public ».

D – Article
Un article est un ensemble de rubriques relatives à une entité. Autrement dit, il décrit
un événement ou un objet. Par exemple, nom : Molua, prénom : Jills, résidence : Buea, adresse :
GTHS Molyko, etc. Tous ces éléments constituent un article car ils concernent une entité : un
étudiant.

E – Fichier
Il s'agit d'un ensemble d'articles de même nature. Il peut également s'agir du
classeur où sont classés tous ces articles, par exemple le dossier d'un élève de première année.

B) CODIFICATION
INTRODUCTION
 Les informations dans nos bureaux augmentent quotidiennement et le caractère naturel
de ces informations présente les inconvénients suivants :
- Un espace supplémentaire est nécessaire, surtout lorsque les informations deviennent
volumineuses.
- Difficulté à mémoriser les informations
- Perte de temps lors du traitement des informations
- Risque élevé de commettre des erreurs.

C’est dans le but de surmonter les difficultés susmentionnées que la codification a été
introduite.
1. DÉFINITION

Codification : il s'agit de la transformation du langage naturel en langage abrégé, ainsi que de

la transformation du langage abrégé en langage machine. Ce langage est composé de symboles.
a) langage naturel
Le langage naturel est celui que nous utilisons au quotidien. Il est composé de mots issus
des caractères définis : l'alphabet (a, b, c, z) et les chiffres (1, 2, 3…).

b) Langage symbolique ou visuel

Pour des raisons de commodité (compréhension facile pour un inconnu), les symboles
servent à transmettre des informations, par exemple : panneaux de signalisation, code de la
route, sténographie,etc.

d) CODE:Un code peut être défini comme l’utilisation d’une lettre, d’un chiffre, d’un mot ou
d’un symbole pour représenter une information.
II AVANTAGES DE LA CODIFICATION
- il y a une sécurité de l'information
- il occupe moins d'espace
- le traitement de l'information est rapide
- les informations codifiées peuvent être facilement mémorisées
- pour éviter les erreurs lors du traitement des informations

III CLASSIFICATION DE LA CODIFICATION

La codification est classée en : fonctionnelle et technologiquecodification.
a) Codification fonctionnelle
Ce type de codification consiste à transformer le langage naturel en langage abrégé.
Exemple : Lycée technique public (GTHS)
b) Codification technologique
Cela fait référence à la transformation d'un langage naturel ou abrégé en un langage
lisible par machine appelé binaire qui est composé de 0 et de 1.

IV SCHÉMA DU PROCESSUS DE CODIFICATION

langage Codification Abréger le Langage

Codification
Écriture,
naturel discoursfonctionnelle lettres,langage
chiffres, symboles 0 et 1
machine
technologique
V TYPES DE CODIFICATION FONCTIONNELLE
On peut distinguer 3 grands types de codification fonctionnelle à savoir :
- Codification alphabétique
- Codification numérique
- Codification alphanumérique

a) Codification alphabétique
Ce type de codification s'effectue à l'aide des lettres de l'alphabet. Par exemple, nous
pouvons attribuer des lettres aux régions du Cameroun comme suit :
Adamaoua – AD
Nord-Ouest – NO

b) Codification numérique
La codification s'effectue ici à l'aide de nombres utilisés pour représenter l'information.
Exemple : attribution de numéros d'examen aux candidats lors du baccalauréat 2011 au
lycée GTHS de Bamenda.
Azang Florence - 01
Njang Bernice - 02
c) Codification alphanumérique
Dans ce type de codification, il existe une combinaison de chiffres et de lettres de
l'alphabet. Exemple : immatriculation d'un véhicule – NW8100B

VI NATURE DES CODES

La nature des codes est classée comme suit :
 code significatif ou descriptif
 code insignifiant ou non significatif
 code mnémotechnique ou mnémotechnique
 code séquentiel ou sériel
 code hiérarchique
 juxtaposer le code

A) Code significatif ou descriptif

Avec ce type de code, la signification d'un mot peut être déduite du code lui-même. Ce
type de code peut également être qualifié de descriptif, car il représente des informations
facilement interprétables. Exemple : codes permettant d'identifier les tailles de robes sur le
marché.
Code description Taille
S Petit 38-40
M Moyen 41-44
L Grand 45-60
XL très grand 61 ans et plus
Avantage
Il permet de faire une sélection

Inconvénients
 Ce n'est pas très précis
 Le numéro ne peut pas être mis à jour

c) Code insignifiant ou non significatif

Avec ce type de code, le code représentant une information n'a pas de véritable
signification. Exemple : les numéros attribués aux candidats lors d'une évaluation – 01
Avantage
Le système est simple

Inconvénient
Il est nécessaire de consulter fréquemment une carte guide.

d) Code mnémotechnique ou mnémotechnique

Les informations présentées ici sont abrégées afin d'être facilement mémorisées. Ce
type de code est descriptif ou significatif. Exemple : identification des métiers dans les
écoles techniques.
ST – Sténodactylo
CA_ Commis comptable
Colombie-Britannique – Construction de bâtiments
Avantage
 La signification des symboles est rapidement interprétée par l'opérateur
 Il élimine l'écriture et l'interprétation des erreurs

Inconvénient
Le nombre de caractères à utiliser est très

e) Code séquentiel ou sériel

Les informations ainsi codifiées sont classées selon un ordre sériel, logique,
progressif ou chronologique et peuvent être exprimées sous forme de lettres ou de
chiffres. Exemple : l’organigramme d’une organisation.
Directeur général – 01
Directeur général adjoint – 02
Chef des services - 03
f) Code hiérarchique
 Ce type de code permet d'identifier les niveaux, les catégories ou les hiérarchies. Ces
niveaux peuvent être définis à partir des qualifications, de l'expérience, de la taille, de l'âge
ou d'autres données connexes. Exemple d'identification d'un poste commercial au GTHS
de Bamenda.
Un 2 3

CLASSE N°
SOL
BLOC

g) Code juxtaposé

Ce type de code est composé d'informations indépendantes constituant un sujet

unique, chaque élément d'information représenté étant indépendant. Exemple : numéro
d'inscription d'un candidat de la région du Nord-Ouest aux examens probatoires – session
2012.

NO 5 0 1

Année d'immatriculation

Numéro d'enregistrement
Région

Exercice d'application
Dans la boutique de style moderne de Bamenda, les chaussures sont classées par
modèles, tailles, couleurs et types. Une dame est venue ce matin et a acheté une paire
de chaussures marron, taille 40, modèle 10.
Travaux requis
La présentation doit être effectuée en peignes. Codifiez les informations à l'aide des
informations ci-dessous :
- Modèle – Les deux derniers chiffres
- Taille - les deux derniers chiffres
- Couleur – première lettre
- Type - première lettre

VII CAPACITÉ DES CODES

La capacité d'un code est le nombre de valeurs différentes qu'il peut prendre. Pour
calculer la capacité d'un code, nous utilisons la formule suivante.
C=NF où

C = Capacité du code
F = Format du code (nombre de positions)
N = nombre de caractères possibles

Code alphabétique (26f = aaa=263 = 26 x 26 x 26 = 17576)

Code numérique (=26f si le 1er chiffre est O)
 000 = 103 = 10 x 10 x 10
C = 10f-1 si le 1Stle nombre est 1 = 01 = (10-21)
Code alphanumérique = c (alphabétique) x C (numérique) C = (26f) x C (10f)

NB. Si le premier chiffre à partir de la droite est 1(un), la formule sera C = (10F)-1.
Exemple AB01 C = 262 X (102)-1 = 675 X 100 -1 = 66825

Exemple
Code AA = C = 262 = 676
Code OO = C = 102 = 100
Code O1 = C = 102 -1 = 99
Code AA 00 = 675 x 100 = 67600

Exercice d'application

1) Le code client est composé d'une lettre et de trois chiffres. Indiquez sa capacité.

B000 = 26 x 103 = (261) X 103)

26 x 1000 = 26000

2) Un code client est composé de deux lettres et de trois chiffres. Indiquez sa capacité.
AB 245 = (262) x (103)
= 26 x 26 x 10 x 10 x 10 = 676000

VIII CONTRÔLE DE LA VALIDITÉ D'UN CODE NUMÉRIQUE

L'écriture des figures présente souvent un certain nombre de problèmes tels que :
 Confusion comme 3 et 8, 0 et 6, etc.
 L'invention de chiffres comme 438 s'écrit 483 etc.

Ces erreurs peuvent entraîner de graves problèmes dans une organisation. Par exemple,
les dettes du client 438 sont transférées au client 483. Imaginez ce qui peut arriver ! Il est donc
nécessaire d'attribuer à tout code numérique une clé de contrôle afin de garantir l'utilisation du
bon code au bon moment. Cette clé de contrôle peut être une lettre, un chiffre ou deux chiffres
selon la méthode utilisée. La clé est inscrite à la fin du code.

VIIII DÉTERMINATION DE LA CLÉ DE CONTRÔLE

a) Module 97
Divisez le numéro de code par 97 et le reste est la touche de contrôle. La touche de
contrôle peut être n'importe quel nombre de 0 à 96, ce qui signifie qu'elle ne peut jamais être
égale ou supérieure à 97.
 10 R 35
97 1007
97 1 0 0 0 7 3 7
37 Touche de contrôle

b) Module 10
Multipliez le code de droite à gauche par la progression arithmétique de 1, 2, 3, 4, etc.,
selon la longueur du code. La somme est ensuite soustraite du multiple immédiat de 10 ci-
dessus. Les réponses restent la clé de contrôle.
Calculez la clé de contrôle de ce code en utilisant le modulo 10. 243897
Solution
243897
xxxxxx
6 5 4 3 2 1 = 93-100=7
12 + 20 + 12 + 24 + 18 + 7

Touche de contrôle = 2 4 3 8 9 7 7
touche de
contrôle
c) Module 11
multipliez le code de droite à gauche par la puissance successive de 2 en commençant
par 2 « c'est-à-dire 2, 4, 8, 16, 32, etc. » la somme est ensuite divisée par 11 et le reste devient
la clé de contrôle par exemple

1 3 5 6
x x x x
16 8 4 2
16 + 24 + 20 + 12 = 7211 = 6 R 6

13566
Contrôle

d) Module 23.
Divisez le code par 23 et le reste est égal au tableau alphabétique qui exclut 150
pour éviter toute confusion entre eux et IS0.

Exemple de calcul de la clé de contrôle du code 243897 en modulo 23.

Solution 106
23 243897
23
 138
138
0097
92
5 = 164 R 5

TABLEAU ALPHABETIQUE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
UN B C D E F G H J K L M
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
N P Q R T Tu V X Oui Z

=243897E
touche de contrôle

X. CONTRÔLE GÉNÉRAL DE LA VALIDITÉ D'UN CODE FONCTIONNEL

a) Contrôle des formulaires :Cela consiste à contrôler la nature des caractères (nombre de
zone), la longueur du code (six caractères pour la date de naissance), le format etc.

b) [Link]érence entre similarité et redondance

c) Contrôle correctif :vérifier une information deux fois, c'est-à-dire la date de naissance et
l'âge du candidat.

XI. OBJECTIFS DE LA CODIFICATION FONCTIONNELLE

a) Pour gagner de la place sur l'aide à l'information
b) Pour gagner du temps lors de l'enregistrement des informations
c) Présenter l'information de manière uniforme et claire
d) Pour éviter les erreurs et les confusions, etc.

XII. Conclusion
En un mot, la codification est un outil essentiel dans le travail administratif car elle
permet de faciliter le traitement rapide de l'information, ce qui entraîne un gain de temps
pour une entreprise.