Microsoft Excel
1-C’est quoi Excel :
▪ Excel : est un logiciel tableur de la suite bureautique
Microsoft office.
▪ Excel : est un logiciel de calcul idéal dans l’automatisation des
tâches de gestion. Ses ressources sont immenses et son utilisation
infinie. On peut, en effet, s’en servir pour élaborer un budget ou une
facture, mais aussi pour analyser un bilan, une activité commerciale,
ou encore gérer un portefeuille boursier.
➢ Grâce à un ensemble de fonctions prédéfinies dans des
domaines comme les mathématiques, la finance, les statistiques,
etc. Excel permet de construire des modèles de calcul adaptés à
chaque activité professionnelle. Ce logiciel ne possède aucune
limite.
2-Qu’est qu’une feuille Excel :
Une feuille de calcul est un document qui permet de stocker
et de manipuler des données. Elle se présente sous la forme
d’une grille découpée en lignes, repérées par des valeurs
numériques, et en colonnes, repérées par des caractères
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alphabétiques. L’intersection d’une ligne et d’une colonne est
une cellule.
3-Q’est-ce qu’une cellule Excel :
L’intersection d’une colonne et une ligne est appelée une case !
Une cellule c’est le nom donne à une case du tableau.
Une cellule peut contenir soit une valeur numérique ou non ou
soit une formule de calcul.
4-Tâches de base dans Excel :
Excel est un outil extrêmement puissant pour faire parler de vastes
quantités de données. Il fonctionne également très bien pour les calculs
simples et le suivi de tout type d’information. La clé qui permet de libérer
ce potentiel est la grille de cellules. Les cellules peuvent contenir des
nombres, du texte ou des formules. Vous entrez les données dans vos
cellules et les regroupez en lignes et colonnes. Cela vous permet
d’additionner vos données, de les trier et de les filtrer, et de créer de ;s
graphiques somptueux. Voyons les étapes de base vous permettant de
commencer à travailler.
➢ Créer un nouveau classeur
Les documents Excel se nomment des classeurs. Chaque classeur
contient des feuilles, généralement appelées feuilles de calcul. Vous
pouvez en ajouter autant que vous voulez à votre classeur, ou créer
de nouveaux classeurs pour séparer vos données.
1. Cliquez sur Fichier, puis sur Nouveau.
2. Sous Nouveau, cliquez sur Nouveau classeur.
La différence entre le format XLSX et XLS Excel
+ Le Format XLS est la version la plus ancien de 97-2003.Il peut
contenir 65536 Lignes et 256 colonnes par feuilles alors que le
format XLSX est le plus récent, introduit par Excel 2007 qu’il peut
contenir 1 048 576 lignes et 16 384 Colonnes.
➢ Saisir vos données
1. Cliquez sur une cellule vide. Par exemple, la cellule A1 d’une
nouvelle feuille. Les cellules sont référencées par rapport à leur
emplacement dans la ligne et la colonne de la feuille, la cellule A1
est donc la première ligne de la colonne A.
2. Tapez du texte ou un nombre dans la cellule.
3. Appuyez sur Entrée ou Tab pour activer la cellule suivante.
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➢ Créer une formule simple
L’addition de nombres est juste l’une des choses que vous pouvez
faire, mais Excel peut exécuter d’autres opérations mathématiques
également. Essayez quelques formules simples pour additionner,
soustraire, multiplier ou diviser vos nombres.
1. Sélectionnez une cellule, puis tapez un signe égal à (=). Ce signe
indique à Excel que cette cellule contiendra une formule.
2. Tapez une combinaison de nombres et d’opérateurs de calcul,
comme le signe plus (+) pour l’addition, le signe moins (-) pour la
soustraction, l’astérisque (*) pour la multiplication ou la barre de
fraction (/) pour la division. Par exemple, entrez =2+4, =4-2, =2*4
ou =4/2. 3. Appuyez sur
Entrée. Le calcul s’exécute. Vous pouvez également appuyer sur
Ctrl+ Entrée si vous voulez que le curseur reste sur la cellule active.
3.Les Valeurs d’erreur
Si vous commettez une erreur lors de la saisie d’une formule, Excel
affichera dans la cellule qui contient la formule erronée un message
particulier vous indiquant le type d’erreur commise. Ces messages
commencent toujours par le symbole #.
Messages d’erreur
#DIV/0 ! : Se produit lorsqu’un élément de la formule doit être divisé
par le contenu d’une cellule dont la valeur est 0 ou, ce qui est le plus
souvent le cas, lorsque cette cellule est vide. En mathématiques, la
division par zéro est une aberration.
#Nul ! Se produit le plus souvent lorsque vous insérez une espace,
au lieu du point-virgule utilisé pour séparer les références de cellules
utilisées comme arguments pour les fonctions.
#NOM ? : Se produit lorsque la formule se réfère à un nom de plage
qui n’existe pas dans le classeur. Ce type d’erreur apparaît lorsque
vous faites une faute de frappe en tapant le nom ou lorsque du texte
utilisé dans une formule n’est pas placé entre guillemets, ce qui
laisse croire à Excel qu’il s’agit d’un nom de plage.
#NOMBRE ! : Se produit lorsqu’Excel rencontre dans la formule un
problème avec un nombre, comme un type d’argument erroné dans
une fonction ou un calcul qui produit un nombre trop grand ou trop
petit pour être représenté dans la feuille de calcul.
#REF ! : Se produit lorsqu’Excel rencontre une référence de cellule
non valide. C’est le cas lorsque vous supprimez une cellule utilisée
par une formule ou, dans certains cas, quand vous collez des cellules
par-dessus celle à laquelle se réfère la formule.
#VALEUR : Se produit lorsque vous utilisez le mauvais type
d’argument ou d’opérateur dans une fonction, ou lors de l’appel à
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une opération mathématique qui se réfère à des cellules contenant
du texte.
Signification La formule tente d’effectuer une division [impossible]
par zéro
➢ Formule composée ou fonction
1-La fonction Somme et somme Si:
La fonction SOMME consiste à faire l'addition d'un ensemble de
données sur une plage de cellules. Elle se rédige de la façon suivante
: SOMME= (A1 ; A2 ; A3). Pour en faciliter la rédaction, Excel propose
de sélectionner une plage de cellules à ses extrémités, plutôt qu'en
énumérant la totalité des données qui la composent.
EX. =Somme (A1 : B4) on clique sur entrer
La fonction SOMME.SI demeure très similaire à la fonction SOMME,
mais en di/ère sur un point : le « .SI » qui en conclut l'intitulé vient
prendre en compte un critère dans l'addition effectuée.
EX. somme si (A1 : B4 ; ‘’PASSABLE ‘’ ; A2 : B3)
2-La fonction SI :
La fonction SI pose une condition à respecter. C'est l'une des
formules Excel les plus utilisées car elle s'applique à de nombreux
domaines, et s'imbrique avec de nombreuses autres formules. Elle
s'écrit de la façon suivante : =SI (test logique ; Valeur si vrai ; Valeur
si faux). La valeur si fausse est optionnelle.
EX. =SI (A2>10 ; ‘’passable‘’ ; ‘’OK’’
3-La fonction ET :
La fonction ET permet de regrouper plusieurs conditions qui doivent
être vraies au sein d'une formule. Dans cet exemple, elle est utilisée
en combinaison avec la formule SI :
EX.=SI (ET (une chose est vraie, une chose est fausse),
valeur si vrai, valeur si faux).
EX2. =SI (ET (A3>0 ; B2<100) ; VRAI ; FAUX)
4-La fonction OU :
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La fonction OU fonctionne similairement à la fonction ET, mais sans
obligation de vérité de plusieurs conditions. Il suffit qu'une des
conditions soit remplie.
EX. =SI(OU (A3>0 ; B2<100) ; VRAI ; FAUX)
5-La fonction NB :
La fonction NB compte les valeurs numériques dans une plage définie, que ce soit une
cellule, une ligne ou une colonne.
EX. =NB (A3 ; B2) si on veut connaitre le nombre de cellules
contenant des valeurs de notre plage (A3 : B2).
6-La fonction NB.SI :
La fonction NB.SI se rapproche de SOMME.SI dans son principe, mais
n'a pas le même objectif. Elle consiste à prendre en compte une
plage de données et à l'étudier par le prisme d'un critère, comme
l’indique-le « .SI » qui la compose. Cependant, elle ne vient que «
compter » et non additionner les valeurs correspondant au critère.
EX. =NB.SI (C2:C7;"FEMME")
7- La fonction NB. VIDE :
Tout comme la fonction NB.SI, la fonction NB. VIDE vient
comptabiliser une quantité de données selon un critère
prédéterminé. Ici, le critère est imposé à l'utilisateur d'Excel, puisque
la fonction, par essence, compte le nombre de cellules vides dans la
plage.
EX.=NBVIDE (A 1 : B3)
8-La fonction MOYENNE :
La fonction MOYENNE, comme son nom le suggère, consiste à
connaître la moyenne de valeurs sur une plage de données. Tout
comme la fonction SOMME, son résultat est automatiquement
suggéré en bas à droite de l'interface, aux côtés du nombre de
cellules non vides lorsque la plage est sélectionnée. Ex. =moyenne
(A2 /10)
9. Fonction ANNEE /MOIS/JOUR/HEURE :
Les fonctions de date et d'heure permettent de connaître et d'isoler
rapidement des informations issues d'une donnée de date pour
ensuite l'analyse grâce à d'autres fonctions. Parmi elles, vous
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pouvez notamment retrouver la fonction ANNEE. Elle fournit pour
une cellule l'année correspondante à la date inscrite.
EX. 2008/09/12 14 :00 :00 = Année (cellule contenant la date)
10.Fonction DATEDIF :
Permet de faire la différence entre deux dates.
EX.=DATEDIF (A2 ; B2 ;”Y”) Le résultat sera affiché en année.
VOCABULAIRE EXECEL : \
NOM DESCRIPTION
Cellule Chaque case dans la feuille est appelée «
cellule », chaque cellule a une adresse ex.
A13.ce qui veut dire que la case est située
dans la colonne A à la ligne 13.
Plage de Regroupement de cellules. Ex ; D13 a F16 est
page une plage de cellules. Un nom peut être
donne à une plage de cellules ou une cellule.
Ex : D13 a F16 =Budget.
Zone C’est l’espace situe au-dessus de l’adresse
d’adresse des colonnes (ABC…) La zone à gauche du
triangle noir est une zone du nom de la
cellule dans laquelle on est positionne.
= (signe Une formule de calcul est toujours
égal) commencée par le signe égal.
+ (signe Addition
plus)
- (signe Soustraction
moins)
/ (barre Division
oblique)
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*(astérisque Multiplication)
)
, (virgule) Séparateur de décimal
<= Inférieur ou égal à
>= Supérieur ou égal à
<> Diffèrent de
^ Exposant
