REDIGEZ DES ECRITS PROFESSIONNELS

Définissez des objectifs clairs

Bienvenue dans ce cours ! Nous allons voir ensemble pas à pas,
avec des exemples précis, comment préparer, rédiger et relire
vos écrits professionnels.
L’objectif de ce chapitre est de voir concrètement comment
préparer vos écrits professionnels, en commençant par
définir votre objectif.
Définissez votre objectif
Il faut en effet vous interroger sur votre objectif : que souhaitez
vous faire passer comme message à la personne à laquelle
vous vous adressez par écrit ?
Les objectifs peuvent être multiples :
 présenter des résultats, des évènements ;
 transmettre une position de l’entreprise sur un sujet ;
 réaliser une réclamation ;
 informer, former, expliquer ;
 solliciter des informations, des actions ;
 donner des instructions.
Dépendront de votre objectif :
 le support utilisé : nous n’envoyons pas, par exemple,
une lettre pour demander l’horaire d’une réunion à un
collègue.
 les choix rédactionnels : nous ne nous adressons pas,
par exemple, de la même manière si on demande une
information ou si on répond à une réclamation.
Tirez les conséquences de vos objectifs
Les conséquences en termes de support
Vous pouvez très souvent associer un support à un objectif
donné.
Si votre objectif est de donner des instructions, privilégiez
une note d’instructions ou note de service. Cela favorisera
la conservation des informations et entraînera une possible
réutilisation.
Par exemple, une note d’instructions comptables peut être
réutilisée chaque année avec une légère actualisation.
Si votre objectif est de rapporter des faits, privilégiez un
compte-rendu.
Par exemple, un compte-rendu de réunion permet de retrouver
le contenu d’une réunion et de garder une trace des décisions
et des débats.
Si votre objectif est de réaliser une réclamation, privilégiez
une lettre. Cela donnera un caractère plus formel et vous
permettra en plus d’assurer une meilleure traçabilité de l’envoi.
Par exemple, pour une réclamation en matière d’impôts, une
lettre recommandée avec accusé de réception est nécessaire.
Si votre objectif est d’informer, privilégiez un email. Cela
sera plus souple et évitera d’encombrer ultérieurement les
dossiers ou le serveur informatique avec des informations qui
ne seront peut-être plus d’actualité très rapidement.
Les conséquences en termes de choix rédactionnels
La définition de l’objectif est primordiale car elle constitue votre
« feuille de route » également pour vos choix rédactionnels, du
début jusqu’à la fin du texte.
Cela concerne notamment le choix de la formule de politesse,
c’est-à-dire la formule écrite qui sert à terminer un écrit de
façon polie.
Exemples :
 Si votre interlocuteur vous a fourni des informations et que
vous souhaitez un complément d’information, commencez
par remercier poliment votre interlocuteur pour les
premières informations déjà communiquées. Cela
l’encouragera à continuer à coopérer.
 Si vous interlocuteur vous adresse une réclamation,
commencez votre réponse par « Nous comprenons votre
mécontentement ». La prise en compte de son
mécontentement apaisera votre interlocuteur.
 Si vous souhaitez une action de la part de votre
interlocuteur, privilégiez la formule de politesse suivante :
« Je vous remercie par avance ». Nous reviendrons
ultérieurement sur le choix de la formule de politesse.
Vous savez maintenant définir l’objectif de votre écrit
professionnel. Étudions maintenant la cible de votre écrit !
Identifiez votre cible
Il faut maintenant identifier votre cible. Cela vous permettra
aussi de choisir le support ainsi que les choix rédactionnels.
Identifiez les types de destinataires
Les écrits professionnels peuvent être destinés à l’interne ou à
l’externe de l’entreprise.
Les destinataires internes
Les écrits destinés à l’interne de l’entreprise sont notamment :
 les rapports internes ;
 les emails qui donnent des consignes de travail ou font le
point sur l'organisation ;
 les notes d’instructions ;
 les formations internes ;
 les informations diffusées sur un intranet ou sur une
messagerie interne.
Les intranets et les messageries internes sont de plus en
plus utilisés au sein des entreprises. En effet, ils permettent de
diffuser l’information sans encombrer les boites mail. Cela évite
aux collaborateurs de perdre un temps significatif à trier leur
boite mail. Adoptez donc ce format si le contenu s'y prête !
Les destinataires externes
Les écrits destinés à l’externe de l’entreprise sont
notamment :
 les lettres ;
 les emails ;
 les communiqués de presse ;
 les publicités ;
 les écrits destinés à être diffusés sur le site institutionnel
de l’entreprise ou sur les réseaux sociaux (Twitter,
LinkedIn, Facebook, etc.)
Les écrits destinés à l'externe doivent être particulièrement
soignés. Il faut en effet éviter à tout prix de donner une
mauvaise image de votre entreprise à travers des documents
inadaptés ou contenant des erreurs !
Adaptez votre écrit à votre cible
Personnalisez votre écrit
Personnalisez au maximum votre écrit professionnel, surtout
lorsqu’il s’agit d’un email. L’interlocuteur sera beaucoup
plus impliqué ! En fonction de la cible, adaptez notamment
la formule d’appel, c’est-à-dire les premiers mots de votre
écrit professionnel.
Pour les premières phrases, commencez si possible par
la formule « Comme convenu / Comme évoqué lors (…) »,
cela permet de personnaliser votre message et de replacer le
contexte, ce qui aidera votre interlocuteur à saisir plus
rapidement les enjeux.
Bannissez le « Suite à » ❌ qui n’est pas correct et préférez le « À
la suite de » ✅.
Privilégiez un langage standard et compréhensible par tous.
Cela évitera de commettre des impairs et sera plus simple pour
vous.
Soyez vigilant à la cible directe (le ou les destinataires de
votre écrit professionnel) mais aussi à la cible indirecte (les
personnes susceptibles d’avoir accès à votre écrit
professionnel).
En effet, votre écrit professionnel pourrait se retrouver entre les
mains d’une personne qui n’était pas le destinataire à l’origine
(du fait d'un transfert de mail par exemple).
Cela vous évitera de commettre une maladresse, comme par
exemple diffuser des informations sensibles ou adopter un ton
qui n’est pas adapté.
Adaptez les premières lignes à votre destinataire
Afin d’anticiper comment va être reçu votre écrit professionnel,
mettez-vous dans la peau de votre interlocuteur.
 L’interlocuteur souhaite un texte clair, c’est-à-dire qui ne
nécessitera pas d’effort de compréhension de sa part.
Faites donc preuve de pédagogie.
 L’interlocuteur ne souhaite pas devoir fournir un effort de
recherche d’informations complémentaires lorsqu’il
recevra votre écrit. Votre document doit donc être concis
mais complet.
 Enfin, vous devez vous interroger avant d'écrire sur
les raisons qui pousseront votre lecteur à passer du
temps à vous lire : va-t-il s’informer ? Être en mesure de
 décider d’une action à mener ? Apprendre quelque chose ?
Vérifiez donc que votre écrit correspond à son besoin.
Commencez par une synthèse adaptée aux besoins spécifiques
de votre lecteur avant d’indiquer les développements
nécessaires pour communiquer une information exacte et
complète.
Exemple de synthèse en introduction :
« Bonjour Mathieu,
Comme évoqué lors de la réunion du 12 mars dernier, je reviens
vers toi concernant la possibilité d’obtenir une réduction
d’impôt mécénat pour les dons réalisés en 2017.
Les dons effectués en 2017 pourront donner lieu à application
d’une réduction d’impôt mécénat, à hauteur de 60 % du
montant des dons effectués.
Les conditions de fonds et de forme à respecter sont les
suivantes :
(…)
Bien cordialement,
Thomas ».
Vous savez maintenant préparer vos écrits professionnels en
fonction de votre objectif et de la cible. Apprenez maintenant à
choisir le format le plus pertinent !
Choisissez le format le plus pertinent
En fonction de votre objectif et de votre cible, que vous avez
déjà définis, vous devez choisir le format le plus pertinent,
c’est-à-dire le format qui vous permettra de communiquer de
manière fluide, mais aussi de capitaliser sur votre travail, en
vue d’une possible réutilisation.
Il existe plusieurs types de format que nous allons détailler :
 la note de service ou note d'instructions ;
 la note d'information ;
 la note d'analyse ;
 la note de synthèse ;
 le compte-rendu.
Choisissez entre les différents types de format
La note de service ou note d’instructions
Une note d’instructions est un document écrit qui retrace un
processus interne à l’entreprise, un mode de fonctionnement.
La note d’instruction aura pour but de matérialiser à l’écrit des
pratiques ou des positions de l’entreprise. Cela permet de
mettre en place des process et contribue ainsi à la bonne
gestion de votre entreprise. Ces informations ont vocation à
rester un certain temps dans l'entreprise, c'est pourquoi ils
diffèrent d'une simple note d'information.
La note d’information
Une note d’information est un document écrit qui transmet une
information dans le cadre des activités de l’entreprise. Elle
pourra être transmise par email ou via l'intranet ou la
messagerie interne de l'entreprise.
La note d’analyse
Une note d’analyse est un document écrit qui permet de
retracer une analyse effectuée sur un sujet donné. La note
d’analyse est souvent rédigée par des spécialistes au sein de
l’entreprise.
Par exemple, une note d’analyse fiscale rédigée par les
fiscalistes ou une note d’analyse comptable par les comptables,
à destination des autres équipes dans l'entreprise.
Privilégiez, pour les questions récurrentes que vous recevez,
une note d’analyse plutôt qu’un email. Cela favorisera une
réutilisation possible. Par ailleurs, une note d’analyse peut être
conservée plus facilement par le destinataire qui évitera de
vous reposer la même question ou ciblera sa question.
Plutôt que de demander une analyse complète, votre
interlocuteur ne demandera qu’une confirmation ou une
précision par mail, par exemple "la loi est-elle toujours en
vigueur ?".
La note de synthèse
La note de synthèse est un écrit professionnel qui vise à
résumer de manière synthétique et ordonnée plusieurs
documents, soit sous forme de texte, soit sous forme de
représentations (schémas).
L’objectif de la note de synthèse est donc de faire du gagner du
temps au lecteur qui pourra s’y référer pour avoir une vue
d’ensemble sur l’intégralité des documents.
Le compte-rendu
Le compte-rendu de réunion est un écrit professionnel interne
qui relate de façon plus ou moins détaillé (selon sa forme) le
contenu d’une réunion auquel le rédacteur a assisté.
Le compte-rendu peut prendre plusieurs formes :
 Le compte-rendu chronologique suit un plan linéaire,
en retraçant l’intégralité des échanges oraux. Il n’est
utilisé que lorsqu’il est important de mettre en évidence
les positions individuelles de chacun des intervenants.
 Le compte-rendu synthétique reconstruit l’ensemble
des interventions de manière résumée. Le rédacteur
réalise donc un travail de synthèse. Il supprimera
notamment la mention de la personne auteure de
l’intervention orale.
 Le compte-rendu synoptique est un compte-rendu
réalisé sous forme de tableau. Le compte-rendu suit un
plan thématique et est rédigé de manière très synthétique.
Sauf besoin particulier, privilégiez le plan thématique. Cela
permet en effet d’être plus synthétique, de comprendre
rapidement les sujets abordés. Il faut retravailler les prises de
note afin d’ajouter des titres par exemple. Une retranscription
non retravaillée des propos tenus lors d’une réunion sera
fastidieuse à lire et donc très souvent inutile !
Le compte-rendu a trois objectifs.
 Il sert à laisser une trace écrite d’une situation vécue
en entreprise. Le plus souvent, il s’agira donc d’une
réunion.
 Il sert aussi à constituer un outil de travail partagé,
c’est-à-dire un document de référence partagé par tous
afin de valider une compréhension identique de la
situation vécue par l’ensemble des participants.
 Enfin, il permet de partager les informations
communiquées avec les personnes absentes.
Comment travailler mon compte-rendu ?
Vous devez reformuler les propos, tant qu’ils restent
fidèles aux propos tenus à l’oral.
Tâchez de ne pas oublier les détails (chiffres, dates évoquées)
car ce sont souvent ce type d’informations que vont chercher
les interlocuteurs lorsqu’ils relisent les comptes-rendus.

Éliminez les doublons, c’est-à-dire les propos qui reviennent

plusieurs fois dans la conversation.
Enfin, comme dans tous les écrits professionnels, privilégiez
les phrases courtes.
Distinguez le compte-rendu et le rapport
Deux formats peuvent être confondus : le compte-rendu et le
rapport. Voici des éléments pour les distinguer.
Le compte rendu :
 Le compte-rendu est un document objectif n’engageant
son rédacteur que sur la qualité de la forme (la rédaction,
la mise en page), mais pas du fond. ;
 Le compte-rendu sert à reformuler de manière plus
synthétique un contenu exprimé oralement
généralement ;
 Le compte-rendu sert à transmettre des informations de
manière neutre.
Les qualités que vous devez développer pour rédiger des
comptes-rendus de qualité sont donc l’écoute, la neutralité et
l’esprit de synthèse.
Le rapport :
 Un rapport est un document qui engage la
responsabilité personnelle de son rédacteur sur le
fond et sur la forme ;
 Un rapport un document qui permet de développer une
analyse autour d’une problématique définie ;
 Un rapport contient une analyse personnelle d’un sujet. Il
peut par exemple permettre de proposer des pistes de
résolution du problème ;
 Un rapport permet de réaliser une argumentation dans
le but de convaincre.
Vous devez éviter les doublons et tâcher d’être synthétique. Le
rapport doit présenter une analyse détaillée et argumentée.
Ce n’est pas pour autant qu’il faut faire du verbiage, c’est-à-dire
un discours avec une abondance de paroles qui disent peu de
choses.
Nous y reviendrons ultérieurement, mais dans le cadre d’un
rapport, vous devez insérer des images pour illustrer des
propos complexes, commenter les chiffres et rompre ainsi la
monotonie de la lecture du texte.
Vous connaissez dorénavant les différents types de format et
êtes capables de les choisir en fonction de votre situation.
Maintenant, vous devez préparer et structurer le contenu de
votre écrit professionnel.

Structurez vos idées et hiérarchisez l'information

Vous avez presque terminé de préparer votre écrit
professionnel ! Pour finir cette préparation, vous devez
structurer vos idées et hiérarchiser l’information. En effet,
même si vous choisissez le format le plus adapté à votre
situation et que vous rédigez parfaitement, un texte décousu ne
sera pas efficace pour communiquer.
Rassemblez les informations
Dans un premier temps, vous devez rassembler toutes les
informations concernant le sujet que vous allez évoquer dans
votre écrit professionnel.
 Si les sources sont d'un même format et qu'il n'y en a pas
trop, vous pouvez les réunir dans un document unique.
 Si les sources sont multiples et de différents formats, vous
pouvez les réunir sous un même dossier.
Gardez bien toutes ces informations au même endroit pour
pouvoir y accéder au fur et à mesure de votre rédaction ! C'est
également important de garder une trace une fois votre écrit
rédigé pour pouvoir y revenir par la suite sans passer du temps
à retrouver les informations, par exemple si quelqu'un vous
demande des précisions ou la source de vos éléments.
Sélectionnez les informations utiles au destinataire
Vous connaissez sans doute beaucoup d'éléments sur le sujet
de votre écrit, mais votre interlocuteur n'a pas besoin de tous
ces éléments. Sélectionnez donc uniquement les informations
utiles à votre destinataire. Vous pourrez compléter ensuite si
besoin.
Par exemple, si vous travaillez dans un cabinet de conseil, et
que vous apprenez qu’une loi a changé et a des conséquences
pour votre client, vous devrez être concis et informatif dans
un premier temps. Si en revanche, votre client a déjà fait appel
à vos services et vous demande une précision, vous rentrerez
plus dans le détail. Chaque chose en son temps !
Dans un contexte professionnel, chaque interlocuteur reçoit
beaucoup d’informations quotidiennement. Vous devez donc
trier les informations et ne lui communiquer que ce qui est
important pour lui. Rien de plus énervant en effet que de
recevoir un email contenant beaucoup d'informations qui ne
nous concernent pas directement !
Par exemple, si votre entreprise est implantée sur plusieurs
sites, inutile de communiquer à l’ensemble des sites des
informations qui ne concernent qu’un site en particulier !
Adaptez l’information
Vous devez également adopter le style de vocabulaire selon
l’expertise de votre interlocuteur. Vous avez sans doute une
spécialité, mais ce n’est pas forcément la même que celle de
celui à qui vous adressez un écrit !
Adaptez donc votre vocabulaire : pas de mot technique ni de
jargon si vous vous adressez à la direction ou à un membre
d’une autre équipe. Relisez-vous bien en essayant d’expliquer
les choses de manière la plus simple possible. Si vous devez
passer par un vocabulaire spécifique, expliquez-le bien.
Organisez l’information
Afin d’être efficace, les informations doivent être ordonnées et
présentées dans une certaine logique. Vous devez donc
réaliser un plan. En effet, même si votre écrit est rédigé dans
une grammaire et dans un style parfait, l’interlocuteur sera
perdu si les idées s’enchaînent sans lien et sans suite logique !
Plusieurs types de plan existent :
Le plan chronologique
Le plan chronologique peut être utile dans un compte-rendu par
exemple car il permet de rapporter la chronologie des faits.
Le plan thématique
Le plan thématique est utile lorsque vous devez examiner
différents angles d’un sujet.
Exemple :
« L’entreprise BUTEX a décidé de renouveler l’ensemble de son
parc informatique sur le site de Colombes.
D’un point de vue organisationnel, le renouvellement du parc
entrainera une perte de productivité le temps de la mise en
route, puis s’accompagnera d’une nette amélioration.
D’un point de vue trésorerie, la réalisation de l’investissement
engendrera une sortie de cash sur l’année 2018 à hauteur de
50 000 €.
D’un point de vue comptable, le matériel informatique
nouvellement acquis sera amorti sur 5 ans, entrainant (…) »
Le plan argumentatif
Le plan argumentatif sera utile par exemple lorsque votre
interlocuteur ne partage pas votre solution préconisée.
Le plan sera la suivant :
1. Thèse : vous indiquez votre opinion
2. Antithèse ou concession : vous montrez que vous êtes
ouvert à l’opinion de votre interlocuteur et que avez saisi
la situation dans sa globalité, que vous comprenez les
raisons qui le poussent à promouvoir cette solution.
3. Synthèse : vous proposez une solution proposée, qui
pourra être la vôtre, si vous démontrez que les arguments
mentionnés dans l’antithèse ne sont pas pertinents, ou
bien le fruit d’un consensus entre votre position et celle de
votre interlocuteur.
Exemple :
[Thèse] Ce prestataire ne me semble pas être la solution à
notre problème.
[Antithèse ou concession] J'ai bien compris que le prix qu'il
propose n'est pas élevé et que nous avons des contraintes
financières importantes en ce moment.
[Synthèse] Cependant, même à petit prix, si le travail n'est pas
fait correctement, nous n'aurons rien réglé. Je vous propose
donc de demander une réduction de 10 % à l'autre prestataire
pour que nous puissions combiner qualité et prix abordable.
Pour marquer les différentes étapes de votre plan, pensez à
utiliser des mots de liaison !
Vous savez maintenant préparer vos écrits professionnels. Place
à la rédaction !
Développez un raisonnement
Vous savez désormais préparer vos écrits. Apprenez
maintenant à adapter votre rédaction en fonction des objectifs,
de la cible et du support choisi.
En fonction de l’objectif et de la cible, vous devez sélectionner
une forme de discours, de laquelle découlera un type de
raisonnement !
Choisissez une forme de discours
Le texte descriptif
Le texte descriptif a pour but de présenter des faits. Par
exemple, à la suite du déménagement d’un service dans un
autre bâtiment, vous devez informer les salariés de la méthode
pour reconfigurer les imprimantes.
Choisissez un ton neutre, restez factuel et écrivez votre texte
au présent !
Exemple :
"Pour reconfigurer les imprimantes, le mode opératoire est le
suivant :
cliquez sur le lien suivant (…) ;
sélectionnez l’imprimante C07_12_LX950 ;
Puis, allez dans panneau de configuration (…). "
Le texte explicatif
Le texte explicatif fournit les informations nécessaires à la
compréhension.
Utilisez les mots de liaison pour convaincre !
Exemple :
« Vous souhaitez connaitre les raisons de l’augmentation de la
prévision de charge d’impôts sur les sociétés de votre
entreprise.
Selon nos informations, le gouvernement prévoit d’introduire
une taxe exceptionnelle d’impôt sur les sociétés pour l’année
2017 pour les entreprises qui réalisent un chiffre d’affaire
supérieur à 3 milliards d’euros.
En conséquence, votre entreprise, qui a réalisé un chiffre
d’affaires de 3,7 milliards d’euros en 2017, est impactée par
cette nouvelle mesure. »
Le texte injonctif
Le texte injonctif vise à donner des instructions.
Pensez néanmoins à expliquer le bienfondé des instructions afin
de faire adhérer votre lecteur !
Exemple :
« Comme évoqué lors de la réunion de présentation concernant
les nouvelles obligations comptables, les entreprises qui
réalisent des échanges avec des filiales situées à l’étranger
doivent communiquer chaque année la déclaration n°2257-SD.
Dans ce cadre, nous vous prions de bien vouloir recenser pour
le 12 février prochain l’ensemble de vos prestations réalisées
au bénéfice de filiales étrangères ».

Le texte argumentatif
Le texte argumentatif vise à soutenir un raisonnement ou à
convaincre quelqu’un de son point de vue.
Soyez positif, même lorsque vous marquez votre désaccord !
Cela obligera votre interlocuteur à réfléchir à votre position ou
sollicitation. Il devra en retour utiliser le même registre pour
vous répondre : il devra donc utiliser des arguments
convaincants et vous répondre avec un ton courtois.
Exemple :
"Bonjour Caroline,
À l’issue du processus de recrutement en interne pour le poste
de développeur, il m’a été proposé de rejoindre les équipes
installées en Espagne.
À ce stade, les modalités RH sont les suivantes : (…)
Je n’envisage pas le schéma actuel proposé car (…)
Pourrions-nous, s’il vous plait, échanger sur ce point
rapidement ?
Je vous souhaite une agréable journée.
Pierre"
Deux registres pour argumenter peuvent être utilisés :
 Persuader : c’est le fait d’amener quelqu'un à croire, à
penser, à vouloir, à faire quelque chose, en jouant sur sa
sensibilité, par voie de séduction.
 Convaincre : c’est le fait d’amener quelqu'un à admettre
une façon de penser ou de se conduire en lui exposant les
raisons qu'il peut avoir de l'adopter.
Dans un contexte professionnel, vous devrez le plus
souvent convaincre. Dans ce cas, le discours s’adressera
davantage à la raison qu’aux émotions. Vous devrez utiliser
des arguments, c'est pourquoi il faut choisir un type de
raisonnement !
Choisissez un type de raisonnement
Le raisonnement d'autorité
Le raisonnement d’autorité consiste à invoquer une autorité -
par exemple la hiérarchie, ou une loi - lors d’une
argumentation, en accordant de la valeur à un propos en
fonction de son origine plutôt que de son contenu.
Exemple : « La politique RH de l'entreprise prévoit actuellement
que, dans le cadre d’un détachement au sein d’une filiale en
Espagne, le versement de la prime d’ancienneté est
suspendu ».
Ici, c'est l'origine du message, c'est-à-dire le service RH du
groupe, qui prime. C'est cela qui va convaincre l'interlocuteur,
car le service a autorité sur ces éléments.
Le raisonnement logique
Le raisonnement logique consiste à établir une relation de
cause à conséquence entre deux choses.
Exemple : « Les demandes de mobilité au cours d’une année
doivent parvenir au service RH avant le 1er janvier de l’année
concernée. En l'occurrence, pour l’année 2018, votre demande
de mobilité nous est parvenue le 12 janvier 2018. Dans ce
cadre, notre service ne peut donner une suite favorable à votre
demande de mobilité en 2018. ».
Ici, ce qui compte, c'est l'enchaînement logique : la date de la
demande entraîne une impossibilité de la satisfaire.
Le raisonnement analogique
Le raisonnement analogique consiste à réaliser une
comparaison pour convaincre.
« Le magasin situé à Marseille a réalisé une augmentation de
chiffre d'affaires de 6 % cette année. Comme votre magasin a
des contraintes similaires, nous attendons une augmentation
d'au moins 5 % de votre chiffre d'affaires. »
Le raisonnement par concession
Le raisonnement par concession consiste à anticiper les
différences de position et à montrer que vous avez bien saisi la
situation dans sa globalité.
« J’ai bien noté qu’une réfection de la peinture était nécessaire
dans le bâtiment B2 de l’usine de Nanterre. Cependant, le devis
communiqué par l’entreprise s’élève à 50 000 €. De plus, il est
prévu de déménager le bâtiment dans 18 mois. Dans ce cadre,
ne pensez-vous pas qu’il serait de reporter toute dépense de
réfection dans le bâtiment B2 de l’usine de Nanterre ? »
Dans ce cas, la personne fait une concession en notant que la
réfection de la peinture est nécessaire, mais justifie son refus
en apportant des éléments supplémentaires.
Vous savez dorénavant sélectionner une forme de discours.
Vous devez maintenant être capable de mobiliser le vocabulaire
adapté pour communiquer simplement et efficacement !
Mobilisez le vocabulaire adapté
Une fois le raisonnement déployé, il faut mobiliser le langage
adapté dans votre écrit.
Utilisez un registre de langage adapté à un écrit
professionnel
Adaptez votre style
Vous devez respecter quelques consignes simples de style :
 Faîtes des phrases courtes, d'environ 15 mots.
 Privilégiez les tournures actives plutôt que passives (par
exemple "J'ai complété le document" plutôt que "Le
document a été complété par mes soins")
 Évitez les redondances et les répétitions
 Écrivez un paragraphe par idée
 Soyez concis
 Restez courtois.
Essayez au maximum de simplifier votre style. N'hésitez pas à
couper les phrases trop longues. Par exemple, supprimez les
structures complexes comme « dans la mesure où » afin
d’éviter des erreurs et d’alléger le style.
❌Dans la mesure où le document n’a pas été remis dans les
délais impartis, le Service RH ne peut pas prendre en compte
votre formulaire car cela ne serait pas équitable envers les
autres salariés.
✅Votre document n’a pas été remis dans les délais impartis. Par
conséquent, le Service RH ne peut pas prendre en compte votre
formulaire. En effet, ce ne serait pas équitable envers les autres
salariés de le faire.
Utilisez les mots de liaison
N'hésitez pas à utiliser des mots de liaison, qui permettent à
votre lecteur de mieux comprendre la structure de votre texte.
En voici quelques exemples :

Pour donner un exemple par exemple

Pour donner une en effet, car

explication

Pour opposer une idée néanmoins, en revanche, mais,

 au contraire

Pour développer une ainsi, en effet

argumentation

Pour conclure donc, en définitive, par

conséquent

Pour ajouter une idée de plus, en outre

Mobilisez des procédés simples pour adoucir votre ton
Dans la vie professionnelle, il arrive souvent de devoir faire
passer des messages négatifs ou pas très agréables. Voici
quelques procédés qui vous permettent de donner l'information
tout en ayant un ton plus doux !
L’utilisation de la forme passive
Nous venons de voir qu'une forme active est plus simple à lire
qu'une forme passive. Cependant, si vous souhaitez adoucir
votre ton, vous pouvez utiliser la forme passive.
❌« Pierre a commis une erreur sur le fichier de TVA mais il l’a
corrigé dans une deuxième version. » : On insiste ici sur
l’élément négatif, l’erreur.
✅« L’erreur commise sur le fichier de TVA a été corrigée par
Pierre dans une deuxième version. » : On insiste ici sur
l’élément positif, la correction.
L’utilisation du conditionnel
❌« Nous souhaitons un retour pour le 12 février prochain. »
✅« Nous souhaiterions un retour pour le 12 février prochain. »
L’utilisation d’un adverbe
❌« Vous n’êtes pas d’accord avec la position du Service. »
✅« Vous n’êtes pas tout à fait d’accord avec la position du
Service. »
L’utilisation de la forme interrogative
❌« Nous souhaitons les documents pour le 12 février prochain.
»
✅« Pourriez-vous nous communiquer, s’il vous plaît, les
documents pour le 12 février prochain ? »
L’utilisation de mots avec une connotation positive
❌« Votre analyse est fausse »
✅« Votre analyse n’est pas tout à fait juste »
Utilisez les bonnes formules de politesse
La formule de politesse, c’est-à-dire la formule écrite qui sert à
terminer un texte de façon poli, doit transmettre un message
qui est en rapport avec votre objectif et votre destinataire. C'est
pourquoi il faut éviter d'avoir une formule pré-écrite dans la
signature de votre mail, qui ne correspondra pas à toutes les
situations !
Voici quelques cas types :
 Vous attendez une action de la part de l’interlocuteur : « Je
vous remercie par avance. ».
 Vous souhaitez vous assurer que l’interlocuteur a compris
votre message : « Je reste disponible si vous avez des
questions. ».
 Vous souhaitez véhiculer une image conviviale (par
exemple pour adoucir un mail trop sec) : « Bonne
journée », « Bon courage », « Bien cordialement ». Ces
formules sont conviviales tout en restant professionnelles.
Attention cependant aux formules « À bientôt » ou « Bon
week-end » qui peuvent paraître trop familières. À
n'utiliser que si vous connaissez bien votre collègue !
Dans un courrier, privilégiez les formules suivantes :
« Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes
respectueuses salutations. ».
« Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes
sentiments respectueux. »
« En espérant une réponse rapide de votre part, je vous prie
d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments
distingués. ».
Vous remarquerez que les deux premières formules sont
neutres. La troisième formule vous permet d’insister sur le fait
que vous attendez une réponse de votre interlocuteur. En
fonction du contexte, privilégiez la formule la plus adaptée.
Vous savez maintenant mobiliser le vocabulaire adapté.
Maintenant, vous devez vous adapter au format choisi !
Adaptez-vous au format choisi
Voyons désormais comment le format que vous avez choisi va
influencer votre rédaction.
Nous allons nous concentrer sur trois formats très souvent
utilisés : les emails, les courriers, les comptes-rendus et les
synthèses.
Rédigez un email
Un email est un document qu’un utilisateur saisit, envoie ou
consulte en différé par l’intermédiaire d’un réseau informatique.
Vous devez vous poser des questions avant de rédiger un mail :
 À combien d’interlocuteurs votre message est-il destiné ?
 Votre message peut-il être mal interprété ?
 Votre message nécessite-t-il une réponse ? Urgente ?
 Votre message pourrait-il être transmis à d’autres
interlocuteurs ?
Soignez votre objet
L'objet d'un email est l'intitulé d'un message apparaissant
dans la file d'attente des messages du logiciel de messagerie
électronique. Il doit être court et précis et présenter en
quelques mots le sujet que vous abordez. En effet, c’est en
fonction de l’objet de l’email que le destinataire choisira ou non
d’ouvrir l’email sur le moment. N’oubliez pas de rédiger un
objet systématiquement, qui permettra de plus facilement
retrouver le mail ensuite.
Pour plus de clarté, enlevez les « RE : » ou « TR : » qui sont
indiqués lorsque vous répondez à un email ou transférez un
email. Cela prend de la place dans l’objet sans apporter
d'utilité.
Dans l’objet de l’email, pensez à indiquer le mois ou l’année
concernée lorsque l’email concerne des éléments susceptibles
d'être changés régulièrement.
Soignez votre corps de mail
Quelques conseils généraux :
 Ne rédigez jamais un email en étant en colère ! Si cela
vous démange, retenez-vous quelques heures, vous
n'écrirez pas de la même manière en ayant pris du recul.
De même, n’écrivez pas en majuscule. Cela ne facilite pas
la lecture et peut être pris pour un signe d’énervement de
votre part.
 Ne traitez qu’un seul sujet à la fois. Cela permettra à
votre interlocuteur de classer plus facilement votre mail et
d’identifier une action par email. Si votre mail traite de
plusieurs sujets, il est très probable que votre interlocuteur
ne traite qu’une partie des actions. Votre email ne serait
donc pas efficace ! Si vous devez traiter de plusieurs
sujets, envoyez donc des emails différents, même si
l'interlocuteur est le même.
 Faites des phrases simples et aérez le texte. Évitez
les termes techniques. Lorsque vous ne pouvez pas
substituer des termes techniques, pensez à préciser une
définition si besoin. Cela améliorera l’efficacité de votre
email et sera perçu comme une marque de respect de la
part de votre interlocuteur, qui accueillera avec
bienveillance votre effort de pédagogie.
 Évitez les fautes d’orthographe. Pas de panique, nous
verrons dans la troisième partie les méthodes pour éviter
les fautes d’orthographe ! Si vous faites souvent des
erreurs, vous pouvez également rédiger votre texte sur un
logiciel de traitement de texte comme Word, puis le copier
- coller dans un email. Le correcteur d’orthographe pourra
mettre ainsi en évidence certaines fautes d’orthographe.
Conservez des exemples de mail récurrents. Cela vous
permettra de gagner du temps, d’éviter des fautes
d’orthographes ou d’oublier certaines informations. Tâchez
néanmoins de mettre en évidence les champs qui doivent être
actualisés. Sinon, cela est contreproductif car vous pourriez
communiquer des informations erronées !
Dans un email destiné à l’interne de l’entreprise, privilégiez la
formule « Bonjour Prénom », « Bonjour Prénom A + Prénom
B » (si le mail est destiné à 2 interlocuteurs), ou « Bonjour à
tous » (si le mail est destiné à plus de 2 personnes).
Le « Bonjour » donne un ton positif à votre email et peut être
utilisé avec une cible large, quelque soit la position de la
personne dans la hiérarchie.
Dans un email destiné à l’externe de l’entreprise, privilégiez la
formule « Monsieur + Nom », ou « Madame + Nom ».
Présentez-vous si votre interlocuteur ne vous connait pas, puis
expliquez brièvement le contexte de la demande. Si le message
est communiqué pour information, vous devez l’indiquer
clairement dans l’objet et dans le corps du mail. Votre
interlocuteur identifiera immédiatement que votre mail
n’attend pas d’action en retour de sa part.
Si vous sollicitez un interlocuteur pour obtenir des
informations, indiquez clairement la deadline (date de retour
attendue), et pensez à remercier poliment votre interlocuteur
pour d’éventuelles informations déjà recueillies. Cela
l’encouragera à continuer à coopérer !
Si l’objectif du mail est d’organiser une réunion, vous devez
proposer quelques créneaux. Cela est plus professionnel et
donnera plus d’efficacité à votre mail.
Mentionnez les pièces-jointes et n’oubliez pas de les attacher à
votre mail !
Maîtrisez le bon usage des copies
Les copies conformes (CC)
Mettre une personne en copie est différent de lui adresser
directement le message. Cela signifie qu'elle n'a pas à réaliser
directement d'action à partir de l'email, mais que l'information
donnée par l'email peut lui servir sur le moment ou plus tard.
N’utilisez les copies que si cela présente une utilité. Par
exemple, il peut être utile de mettre un interlocuteur en copie si
cela fluidifie l’information.
Les interlocuteurs qu’il peut être utile de mettre en copie :
 Les individus qui ont besoin de l’information transmise
(sans être le destinataire direct). Cela peut être parce
qu’ils ont besoin d’une visibilité sur un projet particulier,
ou parce qu’ils seront concernés par la suite, etc. Cela
 vous évitera d’être contacté par une personne qui
cherchera à son tour l’information.
 Votre supérieur hiérarchique si votre message est
important, pour lui donner plus de poids, ou si cela permet
de réaliser un point d’étape et de donner de la visibilité sur
votre travail. Ne le mettez pas en copie systématiquement
car cela saturera sa boite mail et ne mettra pas en valeur
votre travail. Si vous hésitez souvent à mettre votre
supérieur hiérarchique en copie, vous pouvez définir avec
lui un seuil d’importance à partir duquel il souhaite être
copie.
Si votre interlocuteur réalise une erreur dans un email (pièce-
jointe manquante, oubli d’une information, etc.), répondez
uniquement à cet interlocuteur en enlevant toutes les copies.
En effet, personne n'aime être épinglée en public pour une
erreur !
Les copies cachées (CCI)
L'élément CCI permet de mettre en copie des individus sans
que les autres destinataires ne le sachent.
Vous ne devez utiliser les copies cachées que lorsque celles-ci
sont assumées. Par exemple, si un fournisseur envoie un mail
de prospection commerciale à tous ses clients, les clients ne
souhaiteront pas voir affiché leur contact par souci de
confidentialité. De même, si vous réalisez un mail dans le cadre
d’un départ d’une entreprise, il peut être plus respectueux de
ne pas afficher, aux yeux de tous, la liste des personnes avec
lesquelles vous souhaitez garder contact et les autres.
Dans les autres cas, évitez les copies cachées qui montrent un
manque de transparence !
Rédigez un courrier
Le courrier désigne la correspondance écrite entre une ou
plusieurs personnes, généralement deux : un expéditeur qui
l'envoie et un destinataire qui le reçoit.
Les lettres présentent des caractéristiques similaires :
 Des phrases courtes (pas plus de 2 ou 3 lignes) ;
En relisant votre texte, pensez à couper les phrases trop
longues. Vous êtes davantage susceptibles de commettre des
fautes de construction lorsque votre phrase est longue. Vous ne
devez mettre qu’une seule idée par phrase.
 Un style simple ;
 La régularité des constructions et des phrases
complètes avec un verbe conjugué ;
Exemple :
« Monsieur,
Nous avons reçu votre courrier en date du 12 février 2017.
Nous ne pouvons donner une suite favorable à votre requête. »
 Une absence d’humour
L’humour est accepté dans certains échanges de mails précis
(avec un collègue avec qui vous vous entendez bien par
exemple), mais il faut l’éviter dans les courriers qui ont une
connotation plus officielle.
L’en tête du courrier
Les courriers présentent une forme particulière, avec un rappel
de l'émetteur et du destinataire en en tête :
À gauche :
[Prénom – Nom]
[Adresse]
[Code postal -Ville]
[☎ Téléphone]
[✉ Email]
À droite :
[Nom du destinataire]
[Fonction du destinataire]
[Adresse]
[Code postal – Ville]
Le plan du courrier
Les courriers présentent également un plan particulier, qu'il est
possible de suivre dans la plupart des cas.
À [Ville], le [date]
Objet :
Référence :
Lettre recommandée avec accusé de réception n° [numéro du
recommandé]
Monsieur, Madame (formule d’appel)
L’introduction (par exemple « En réponse à votre courrier en
date du … », le rappel des faits)
Les conséquences
La conclusion
Je vous prie d’agréer, [Madame, Monsieur + Nom du
destinataire si vous le connaissez], l’assurance de ma
considération distinguée (la formule de politesse)
[Prénom – Nom + Signature]
Imprimez le courrier, signez-le et scannez la version signée en
PDF. Vous pouvez parfois directement signer le courrier via un
logiciel. Ne communiquez pas une version Word du courrier.
Cela n’a pas d’intérêt et présente le risque de subir une
modification.
Exemple :
 Rappel des faits :
« J’ai été assujetti au titre de l’année 2017 à la taxe
d’habitation pour un montant de 873 € »
 Les circonstances actuelles :
« Le logement était en cours de réfection totale au 1er janvier
2017, et n’était donc pas occupé au 1er janvier de l’année»
 Les conséquences :
« La taxe d’habitation n’est pas due lorsque le logement n’est
pas occupé au 1er janvier de l’année, à la condition que (…). En
conséquence, le logement n’aurait pas du être soumis à la taxe
d’habitation »
 La conclusion :
« Je vous serai obligé, pour les raisons susmentionnées, de bien
vouloir prononcer la décharge de la taxe d’habitation 2017 ».
Rédigez un compte-rendu
Le compte-rendu de réunion est un écrit professionnel interne
qui relate de façon plus ou moins détaillée (selon qu’il est
chronologique, synthétique ou synoptique) le contenu d’une
réunion auquel le rédacteur a assisté.
La forme du compte-rendu
Certaines mentions sont obligatoires :
 le titre ;
 le lieu ;
 la date et l’heure d’ouverture et de clôture de la réunion ;
 les présents, les absents, les excusés ;
 le nom du rédacteur ;
 le nom des destinataires du compte-rendu s’ils sont
différents des interlocuteurs invités à la réunion ;
 l’ordre du jour.
Indiquez le nom des interlocuteurs par ordre alphabétique de
manière à ne vexer personne.
Le plan du compte-rendu
Le compte-rendu s’articule autour d’un plan en 3 parties :
 Ordre du jour de la réunion ;
 Synthèse des échanges / propositions ;
 Décisions prises / Actions futures à mener.
Faîtes attention à respecter une unité grammaticale
Par exemple :
 RéalisER un bilan du groupe de travail n°1
 EffectuER une proposition sur la manière de résorber le
problème dans l’usine de Clichy
 DéveloppER la notion de (…)
Rédigez votre texte au temps présent. Cela simplifiera la
lecture.
Rédigez une synthèse
La note de synthèse vise à résumer de manière synthétique
et ordonnée plusieurs documents, soit sous forme de texte,
soit sous forme de représentations (schémas, dessin, etc.).
L’objectif de la note de synthèse est de faire du gagner du
temps au lecteur qui pourra s’y référer pour avoir une vue
d’ensemble sur l’intégralité des documents.
Le plan suivant doit être suivi :
 Introduction (phrase d’accroche et annonce du plan) ;
 Développement (développer les idées en s’appuyant sur
les documents) ;
 Conclusion (elle établit un bilan).
Vous savez maintenant parfaitement rédiger des écrits
professionnels structurés et adaptés à votre objectif, à votre
cible et au format choisi. Vous devez maintenant maintenant
finaliser vos écrits !
Évitez les pièges en orthographe
Vous savez désormais rédiger parfaitement un texte adapté à
votre objectif, votre cible, et en fonction du format choisi. Vous
devez maintenant savoir finaliser vos écrits. La forme compte
autant que le fond !
Commençons tout d'abord par les éléments qui fâchent : les
fautes d'orthographes !
Apprenez à repérer les fautes récurrentes
Vous devez connaître les fautes d’orthographes récurrentes et
les moyens pour les éviter.
Les erreurs les plus commises sont celles-ci :
 Les consonnes doubles dans certains mots comme dans
"parallèle" (qui ne s’est jamais posé la question : un ou
deux « l » ?)
 Les pluriels irréguliers comme dans "un bail / des baux" ;
"un portail / des portails"
 Les propositions subordonnées comme dans "les mentions
auxquelles vous faîtes référence"
Apprenez aussi à repérer les erreurs de syntaxe :
  Le barbarisme est une faute de langage qui consiste soit à
se servir de mots altérés, soit à donner aux mots un sens
différent que celui qu’ils ont reçu de l’usage. Par exemple,
« L’eau bouillit » ❌à la place de « L’eau bout » ✅
 Le solécisme est une faute de syntaxe. L'erreur la plus
commise est celle de dire « L’ami à Pierre » ❌plutôt que
« L’ami de Pierre » ✅
 Le paronyme consiste à employer un mot dont la
ressemblance avec un autre mot entraîne de fréquentes
confusions. La plus commise est celle de dire « À
l’intention de » ❌à la place de « À l’attention de » ✅
De façon générale, privilégiez les phrases courtes pour éviter
les erreurs de syntaxes.
Je vous conseille de vous faire un fichier (ou de noter dans un
petit carnet) les erreurs que vous faîtes souvent, ou les mots de
vocabulaire que vous employez souvent et qui sont durs à
orthographier. Ainsi, vous pourrez vous y référer en cas de
doute, et noter les choses vous permet aussi de mieux les
mémoriser !
Trouvez des astuces pour éviter les fautes
d’orthographe
Posez-vous les bonnes questions
Voici quelques exemples de questions à vous poser lorsque
vous avez un doute sur l'orthographe...
"er" ou "é" ? Pour le savoir, remplacez un verbe du 1er groupe
par un verbe du 2e groupe
« j’ai participé » ✅… car on dit « j’ai bu » et non « j’ai boire ».
"est" ou "ait" ? Pour le savoir, demandez-vous si on utilise le
verbe "avoir" ou "être"
« Je lui ai parlé afin qu’il ait toutes les informations » ✅, car on
dit "avoir les informations" et non "être les informations"
Utilisez un correcteur d'orthographe
Vous pouvez rédiger dans un premier temps votre texte dans
un logiciel de traitement de texte comme Word afin d’utiliser le
correcteur d’orthographe.
Remaniez votre phrase lorsque vous n’êtes pas sûr de
l’orthographe
Si vous avez parfois des doutes concernant l'orthographe,
n'hésitez pas à remanier votre phrase pour contourner le
problème. Il s’agit par exemple des accords des participes
passés et de la concordance des temps, c’est-à-dire la
correspondance, nécessaire d'après le sens et la chronologie
des actions, entre le temps du verbe de la proposition
principale et le temps du verbe de la proposition subordonnée.
Vous pouvez alors remplacer les pronoms relatifs par des
adjectifs ou par un adjectif possessif.
Exemples :
« Les matériaux qui ont été récemment acquis au sein de
l’unité de production présentent des caractéristiques similaires
aux anciens, mais sont de meilleure qualité »
« Les matériaux récemment acquis au sein de l’unité de
production présentent des caractéristiques similaires aux
anciens, mais sont de meilleure qualité »

« L’étude qu’il a réalisée n’est pas rigoureuse »

« Son étude n’est pas rigoureuse »

Remplacez les propositions subordonnées par un verbe à
l’infinitif
« Nous pourrons remplacer le collaborateur sans que
nous recrutiions à l’externe »
« Nous pourrons remplacer le collaborateur sans recruter à
l’externe »
Utilisez la ponctuation à bon escient
Restez sobre et n’utilisez la ponctuation que pour clarifier votre
phrase et lui donner du sens.
Pour les énumérations, on utilise le point virgule :
1 (….) ; 2 (…) ; 3 (…).
N’utilisez les points de suspension que lorsque vous coupez une
citation.
 « Ce courrier mentionne « Les pénalités dues [...] sont à payer
sous un mois. » ». Les points de suspension dans d'autres
contextes relèvent plutôt du ton oral.
N’utilisez pas les points d’exclamation dans vos écrits
professionnels.
« Bonjour Sarah, » plutôt que « Bonjour Sarah ! » qui a une
connotation plus familière.
Vous connaissez les erreurs d'orthographe et de syntaxe
fréquemment réalisées. Vous devez maintenant être capable de
les éliminer grâce à une relecture efficace !

 #

Relisez-vous efficacement
Se relire est une étape indispensable à un écrit professionnel
efficace.
Conseil pratique : effectuez votre relecture à tête reposée.
Pensez à relire à voix haute.
Mais elle ne sert à rien s'il s'agit d'une relecture rapide sans
méthode ! Nous allons donc détailler deux méthodes qui
pourront vous aider :
la relecture thématique ;
 la relecture à l'envers.
Effectuez une relecture thématique
La relecture thématique consiste à relire le texte plusieurs fois,
avec à chaque relecture un et un seul objectif. Cet objectif
va dépendre des erreurs que vous faites le plus fréquemment.
Exemples :
 Si vous oubliez souvent des mots ou des informations,
faites une relecture du texte dans son ensemble en
faisant attention à chaque mot ;
 Si vous avez du mal à conjuguer correctement les verbes,
faites une relecture en lisant uniquement les verbes pour
s'assurer de leur orthographe ;
 Si vous avez tendance à faire des phrases trop longues,
relisez les phrases une par une en vous donnant comme
 objectif de ne pas faire des phrases de plus de deux
lignes ;
 etc.

Donc si vous faites beaucoup d’erreurs d’orthographe, n’hésitez

pas à faire plusieurs relectures en vous concentrant sur un seul
élément à chaque fois : la conjugaison des verbes, puis les
adjectifs, etc.
À cette étape, pensez à éviter les répétitions, ajouter des mots
de liaison, mettre en gras les mots clés ou les mots outils.
 Un mot-clé est un mot fortement chargé de sens. La mise
en gras permet donc une assimilation plus rapide des
notions développées dans l’écrit.
 Un mot-outil est un mot difficilement mémorisable mais
qui a pourtant une importance pour la compréhension (une
date par exemple).
Pour supprimer les répétitions, variez les mots ! Par
exemple, réaliser une mission / effectuer une mission /
accomplir une mission / exercer une mission. N'hésitez pas à
vous faire vos propres listes.
Effectuez une relecture à l’envers
La relecture à l’envers est une technique de relecture
consistant à relire un texte en partant des phrases de fin vers
celles du début. Cette technique vous oblige à vous concentrer
sur les fautes d’orthographes, les fautes de frappe et les oublis
de mot. Cela évite au cerveau d’anticiper la phrase ou de se
laisser entraîner par le sens et donc de ne pas se rendre
compte qu’il y a des mots manquants ou des erreurs.
Parfois également, effectuer une relecture en changeant de
police, ou en imprimant le texte permet de mieux repérer les
erreurs ! N'hésitez pas à essayer plusieurs techniques et à
retenir celle qui vous correspond le mieux.
Vous savez maintenant préparer, rédiger et relire efficacement
votre écrit professionnel. Néanmoins, il arrive parfois que vos
propos soient complexes ou abstraits ou comportent de
nombreuses données chiffrées. Dans ce cadre, vous devez
illustrer efficacement vos propos !
Illustrez votre propos
Si votre propos est dense ou technique, vous pouvez avoir
intérêt à y ajouter des images ou des graphiques. Mais il faut
respecter quelques règles pour que votre écrit reste
professionnel et agréable à lire !
Le choix des images
Les graphiques peuvent être quantitatifs ou qualitatifs.
 Les graphiques quantitatifs servent à présenter des
chiffres de manière plus claire que dans un tableau chiffré.
 Les graphiques qualitatifs permettent de mieux visualiser
un concept abstrait ou de s’assurer de la bonne
compréhension d’un propos complexe.
Exemple de graphique qualitatif : un organigramme, permettant
d'expliquer plus facilement l'organisation décrite.

Organigramme d'entreprise
L’insertion d’image a aussi un but esthétique, afin de rendre la
lecture plus agréable ou d'attirer l'œil, surtout si le texte écrit
est long.
Exemple d’image inséré uniquement dans un but esthétique :
Schéma inséré dans un but esthétique
Vous devez penser à indiquer une légende sur vos
illustrations.
Par ailleurs, l’insertion d’images peut permettre à l’interlocuteur
de mieux visualiser une procédure à suivre. Dans le cadre d’un
mode opératoire par exemple, il sera plus facile pour votre
interlocuteur de suivre les différentes étapes si vous lui
indiquez la procédure à suivre sous forme d’images. Dans ce
cas, utilisez la fonction d'impression de l'écran sur votre clavier.
L'intégration et le traitement des images
Sous un traitement de texte, vous travaillerez avec l’onglet
insertion, pour insérer des tableaux ou des images.
Si vous double-cliquez sur l’image, vous pourrez retravailler
votre image grâce aux fonctionnalités "Format". Par exemple,
vous pouvez :
 rogner les bords ;
 modifier la position de l’image dans le texte ;
 modifier la forme de l’image ;
 modifier le bord de l’image ;
 modifier le style de l’image ou ;
 mettre des effets (lumière, ombre, etc.). N'en abusez
cependant pas, restez simple !
  “recolorier” l'image. Cela vous permet par exemple de
rendre le fond d’une image transparent afin que l’image
s’intègre mieux dans votre document.
Veiller à obtenir un résultat clair et propre, avec des images
bien dimensionnées, cadrées si possible, et intégrées de
manière optimale au texte.
Vous savez désormais comment illustrer vos propos.
Maintenant, place à la dernière étape : la mise en page !
Travaillez votre mise en page
Dernière étape de votre écrit professionnel : il faut soigner
votre mise en page. C'est celle-ci qui permettra à votre lecteur
de voir la qualité globale de votre texte d'un coup d'œil.
La charte graphique
On appelle "charte graphique" un guide qui permet
d'uniformiser tous les éléments graphiques (écriture, images,
mise en page, etc.) d'un document voire d'une organisation de
manière plus générale. Il s'agit de garder une cohérence tout au
long d'un même écrit : même police, même couleur de
caractères, etc.
La police
Il existe deux types de police :
 les polices « à empattement », c'est-à-dire avec des
extensions qui terminent les extrémités de lettres, par
exemple Times New Roman ;
 les police « à bâton », sans empattement, par exemple
Arial.

L'empattement de la police est ici en

rouge
La lecture sur un écran est facilitée lorsque le texte est rédigé
dans une police « à bâton ».
Évitez les polices fantaisistes (par exemple « Comic sans MS »).
Cela vous enlèverait toute crédibilité.
De façon générale, il est impératif d'uniformiser la police pour
tout le texte, c'est-à-dire de choisir la même police pour tout le
texte (ou une police pour les titres, et une autre pour le corps
du texte).
La couleur
Privilégiez les couleurs sobres comme le noir ou le bleu foncé.
Le rouge, le vert, le violet sont à proscrire aussi bien dans vos
comptes-rendus et lettres que dans vos emails.
Le gras
Utilisez le gras avec parcimonie. Utilisé à bon escient, il vous
permettra de mettre en avant certains mots clés/mots outils,
permettant une lecture et surtout une relecture plus facile pour
votre interlocuteur. En revanche, utilisé trop souvent, il rendra
votre texte illisible.
Un mot-clé est un mot fortement chargé de sens. La mise en
gras permet donc une assimilation plus rapide des notions
développées dans l’écrit.
Un mot-outil est un mot difficilement mémorisable mais qui a
pourtant une importance pour la compréhension (une date par
exemple).
La signature d’email
Vous pouvez configurer votre boîte mail pour qu'une signature
apparaisse par défaut, c'est-à-dire que des éléments soient
intégrés automatiquement à la fin de vos emails.
Pensez à indiquer les mentions suivantes :
 Votre nom complet ;
 Votre fonction ;
 Le nom de votre organisation ;
 Vos coordonnées téléphoniques ;
 Votre adresse de bureau (avec le numéro de bureau) si
c'est nécessaire.
Afin de réaliser une signature de mail, voici des exemples de
mode opératoire :
 Sur Outlook, allez sur Outils > Options > Format de
courrier > Signatures.
 Sur Gmail, allez sur Paramètres > Général > Signature.
Une signature complète permettra à votre interlocuteur d’avoir
toutes les informations utiles sans avoir à les chercher. Cela
renforcera donc l'efficacité de vos messages sans vous prendre
de temps !
En revanche, l’objectif de la signature du mail n’est pas de
véhiculer des messages qui peuvent être mal perçues ou
donner une image brouillonne !
Exemples :
✓ « Un geste simple pour l'environnement, n'imprimez ce
message que si vous en avez l'utilité » : ce message peut être
indiqué dans la signature de mail car il véhicule un message qui
colle aux valeurs de l’entreprise et peut être repris par plusieurs
collaborateurs de l’entreprise.
✗ « Les courriels envoyés le soir ou le week-end n’appellent pas
une réponse immédiate » : ce message peut être mal
interprété. Si un message envoyé le soir n’implique pas de
réponse immédiate, cela signifie-t-il a contrario qu’un message
envoyé au milieu de la matinée exige une réponse dans les dix
minutes qui suivent ?
Le sommaire
Le sommaire consiste à indiquer au début d’un rapport la liste
des chapitres, des parties et éventuellement des paragraphes
accompagnés des numéros de page.
L’objectif du chapitre est donc de permettre au lecteur du
rapport de trouver facilement à quelle page du rapport
consulter l’information ou l’analyse qu’il cherche.
Il est préférable de réaliser un sommaire automatique plutôt
que manuel. Ainsi, si vous ajoutez un paragraphe ou modifiez
des éléments, le sommaire s'ajustera automatiquement.
Voici le mode opératoire pour ajouter un sommaire automatique
sur un traitement de texte :
1. Attribuez à chaque titre un style (Titre 1, Titre 2, Titre 3,...)
2. Cliquez sur l'onglet référence ;
3. Cliquez sur Table des matières et choisir son style de
sommaire ;
4. Finissez par Mettre à jour la table.
Pensez à indiquer le mot « sommaire » en haut de la page. De
plus, pensez à insérer des pointillés et à augmenter l’interligne
 pour faciliter le repérage visuel par le lecteur. Vous pouvez
enfin différencier la taille de l’écriture. Par exemple, utilisez la
taille 14 pour l’indication d’un chapitre, la taille 12 pour
l’indication d’une partie, et la taille 9 pour l’indication d’un
paragraphe, etc.
Vous savez maintenant préparer, rédiger et finaliser vos écrits
professionnels. Cela vous permettra de mieux prouver vos
compétences en communication et votre maîtrise du sujet !

 #

Entraînez-vous en rédigeant un écrit

À vous de jouer !
Pour vous entraîner, réalisez cet exercice étape par étape. Une
fois terminé, vous pouvez comparer votre travail avec les pistes
que je vous propose.
Cette activité consiste à rédiger un email, en se concentrant
particulièrement sur la relecture.
Vous êtes le Responsable d’un magasin d’une chaîne. À ce titre,
vous êtes en charge de développer le chiffre d'affaires
du magasin.
Dans ce cadre, le Responsable de la Direction des Ventes de la
chaîne vous demande de lui expliquer les raisons d’une baisse
importante du chiffre d’affaires en janvier pour le rayon Vins et
Champagne (-5,82 %).
Vous répondez à la requête de votre Responsable des
ventes par email en profitez pour lui communiquer les bons
résultats sur les autres rayons.
Voici l’évolution du chiffre s’affaires en janvier pour les autres
rayons du magasin :
 Entretien (+0,28 %) ;
 Epicerie sucrée (-0,77 %) ;
 Epicerie salée (+0,5 %) ;
 Surgelé (+2,89 %) ;
 Hygiène et beauté (+3,91 %) ;
 Vins et Champagnes (-5,82 %) ;
 Fruits et légumes (+4,11 %) ;
 Produits frais (+1,00 %).
Conseils pratiques : soignez votre argumentation, évitez les
fautes d’orthographe et de syntaxe, utilisez les mots de liaison,
insérez des graphiques pertinents et enfin, travaillez votre mise
en page (police, couleur, gras, etc.). N'oubliez pas la formule
qui ouvre le message ni la formule de politesse à la fin !
Vérifiez votre travail
Alors, vous êtes allé au bout ? Voici un exemple pour vous
permettre de vérifier votre travail.

 #