LES REGLEMENTS
Le client qui a reçu des marchandises ayant fait l’objet de sa commande, doit
s’acquitter du montant de la facture remise par le fournisseur.
D'une façon générale, le règlement se fait sans difficulté. Mais, le règlement peut
soulever des difficultés entre le fournisseur et le client, relevant bien souvent de l’inexactitude
du montant à payer et du non-respect de l’échéance convenue.
21 – Une erreur sur le montant à payer
Une erreur de calcul, des chiffres inversés, des omissions… peuvent fausser le montant
de la facture à payer.
Tout document relatif au montant à payer (facture, lettre de change...) reçu du vendeur,
doit faire l’objet d’une vérification systématique. Si le client y décèle des anomalies (erreur,
omission, inexactitude), en même temps qu’il en avise le fournisseur, il peut :
- régler la facture et demander l’envoi d’une facture d’avoir ;
- renvoyer la facture (ou le document erroné) et demander l’établissement d’une
nouvelle facture (ou d’un nouveau document).
La lettre du client après le constat de l'erreur peut se présenter comme suit :
- accuser réception du document (facture, traite, chèque, etc.),
- signaler l'erreur constatée à la vérification,
- proposer une solution : retour du document en vue de l'établissement d'un autre ou
paiement avec l'établissement d'une facture d'avoir au montant du surplus ;
- souhaiter qu'une telle erreur ne se produise plus.
- Formuler la politesse.
22 – L'incapacité du débiteur de payer à l’échéance
Le débiteur peut rencontrer dans ses affaires, des difficultés l’empêchant de régler sa
créance à l’échéance. Il doit en toute franchise, sans attendre la date prévue pour le règlement,
en aviser le créancier. Les difficultés du débiteur peuvent provenir :
- d’une mévente de produits,
- d’une défaillance de ses propres débiteurs,
- d’un sinistre,
- etc.
221 - Le report d’échéance
Face à ces difficultés, le débiteur peut solliciter auprès du créancier, la prorogation de
l’échéance. Cette prorogation n’est possible que si le créancier détient toujours la lettre de
change, c’est-à-dire qu’il ne l’a ni escomptée, ni endossée.
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Plan général de la lettre du débiteur
- rappeler la traite (n°, montant) et la date de paiement,
- signaler les difficultés éprouvées,
- exprimer le souhait d’une prorogation d’échéance,
- remercier par avance de l’examen favorable de la demande,
- FP.
222 - L’avance de fonds
Si le créancier a endossé l’effet à titre de procuration (transmission à sa banque pour
encaissement à son profit), il donne au débiteur la somme nécessaire au paiement de la lettre de
change au jour convenu (décision souvent favorisée par des raisons objectives : qualité du
client, importance de la commande…).
Cette opération n’éteint pas la dette. Elle constitue un arrangement qui permet au
créancier d’éviter un impayé. La dette subsiste, mais en ce qui concerne la banque, le paiement
s’est effectué comme prévu et l’argent revient au créancier. Consécutivement, ce dernier tire
sur le débiteur, une nouvelle traite, du même montant majoré des frais et intérêts de retard.
Le plan général de la lettre du fournisseur pour une avance de fonds se présente ainsi :
- accuser réception de la lettre de demande de prorogation d'échéance,
- informer que l’effet est déjà en circulation et qu'il est impossible de l'annuler,
- annoncer l’avance de fonds,
- signaler l’envoi du chèque relatif au montant à payer (s’il y a lieu),
- signaler l’envoi d’une nouvelle traite en indiquant le détail du montant à régler
(nominal, intérêts de retard, frais divers),
- formuler la politesse.
23 - Le retard de paiement
Le recouvrement des créances doit faire l’objet d’un suivi strict afin de déceler les
retards et de rappeler aux débiteurs n’ayant pas réglé à l’échéance, leur engagement. Bien
souvent, une seule lettre de rappel ne suffisant pas, il faut envoyer une série de lettres. En règle
générale, le ton de ces lettres se durcit et s’affermit graduellement.
231 - La première lettre de rappel
Dans l’hypothèse qu’il s’agit d’un simple oubli, cette lettre est simple et dans son fond,
courtoise. On y fait simplement le constat du non-paiement sans demande d’explication. Si l’on
invite le débiteur à régler, on ne lui impose pas de délai.
Plan général :
- signaler le non-paiement de la somme due à la date prévue (indiquer le montant, le n°
de facture ...) ;
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- demander le paiement ;
- remercier par avance du règlement ;
- Formuler la politesse.
232 - La deuxième lettre
Le ton est certes correct, mais ferme. En outre, on fixe un délai pour le règlement.
Plan général :
- rappeler la première lettre (date) en indiquant le montant exigé et le n° de la facture
correspondante,
- marquer sa surprise de ce non-règlement,
- demander le règlement en fixant un délai,
- remercier par avance du règlement,
- formuler la politesse.
233 - La troisième lettre ou lettre de mise en demeure de payer
Elle est ferme et menace de recourir au règlement par voie judiciaire. Elle fixe un délai
impératif, généralement très court, au-delà duquel, si le paiement n’a pas été effectué, le
dossier est remis en recouvrement judiciaire.
Plan général :
- constater le non-paiement de la somme due malgré les 2 lettres de rappel,
- marquer la surprise que le paiement n’ait pas été effectué,
- mettre en demeure de payer en fixant un délai (par exemple 8 jours) et menacer de
procéder à un recouvrement par voie judiciaire en cas de non-paiement dans le délai fixé,
- espérer un règlement dans le délai fixé et remercier d’avance pour le paiement,
- formule de politesse.
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