REPUBBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

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Paix-Travail-Patrie Peace-Work-Fatherland
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MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR MINISTRY OF HIGHER EDUCATION
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INSTITUT SUPERIEUR DES SCIENCES HIGHER INSTITUTE OF SCIENCE
TECHNOLOGIE MANAGEMENT ET TECHNOLOGY MANAGEMENT AND
DEVELOPPEMENT DURABLE SUSTAINABLE DEVELOPMENT
Tel : 674 95 92 23 P.O Box: 391 Ngaoundere

RAPPORT DE STAGE

L’ADMINISTRATION : LA GESTION DES

COURRIERS ET DU FICHIER DU
PERSONNEL DANS L’OSEELC
Stage effectué du 01er juillet au 31 août 2021 à l’œuvre de Santé de l’Eglise
Evangélique Luthérienne du Cameroun de Ngaoundéré en vue de l’obtention du
Brevet de Technicien Supérieur (BTS)
Option : Gestion des Ressources Humaines
Rédigé et soutenu par :

BETHARI MADINA
MATRICULE : 22RH0209
SOUS L’ENCADREMENT :
Académique de : Professionnel de :
M. MENGA BIROUE HOULY M. NIRWA JACOB
Directeur de l’ISSTMADD Chef du Service RH/OSEELC

ANNEE ACADEMIQUE 2021/2022

 DEDICACE

A
MES PARENTS : MA
MAMAN AMINATOU
NDJIDDA ET LE
COUPLE SEETO

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page i

 REMERCIEMENTS

Nous remercions tout d’abord le Dieu tout Puissant, qui nous a permis
d’effectuer ce stage et nous a donné la force, la santé, et nous a protégé tout au long
de celui-ci. En suite nos remerciements vont à l’endroit de :

Professeur SOKENG DONGMO SELESTIN, Promoteur d’ISSTMADD pour

la mise sur pied de cet Institut remarquable et non seulement pour l’opportunité
qu’il nous offre, mais aussi de veiller à ce que nous ayons une formation de
qualité ;
 M. MENGA BIROUE HOULY, Directeur de l’Institut Supérieur ISSTMADD
pour l’intérêt qu’il porte à la qualité de la formation à nous offrir, pour sa
disponibilité et son encadrement dans la rédaction de ce rapport ;
 Tout le personnel enseignant et le corps administratif l’institut supérieur
ISSTMADD pour leur disponibilité et l’enseignement de qualité qu’ils ne cessent
de nous offrir ;
 Dr DOKA TITUS OLIVIER, Directeur de l’OSEELC qui nous a donné
l’opportunité de pouvoir effectuer ce stage dans sa structure ;
 M. NIRWA JACOB, Chef de Service des Ressources Humaines de L’OSEELC
pour l’accueil dans son Service, sa disponibilité et son encadrement tout au long
de ce stage ;
 A toute l’équipe de la Direction de l’OSEELC en Général et du Service RH en
particulier à savoir Mme TOTOUM Valérie ; M. DANA ABRAHAM et Mme
ZARI Régine épse OUMAROU, qui ont été comme des parents pour moi et
m’ont également beaucoup appris chacun à sa manière durant ce stage ;
 Ma grande et merveilleuse famille, entre autre ma tante AISSATOU NDJIDDA,
tata MADAMA NICOLE mes frères et sœurs bien-aimés, pour leurs soutiens
multiformes et encouragements ;
 Tous mes amis et camarades pour leurs soutiens.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page ii

 SOMMAIRE

DEDICACE....................................................................................................................................................i
REMERCIEMENTS.....................................................................................................................................ii
SOMMAIRE................................................................................................................................................iii
LISTE DES ABREVIATIONS.....................................................................................................................v
AVANT-PROPOS........................................................................................................................................vi
INTRODUCTION GENERALE...................................................................................................................1
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE L’OSEELC ET DESCRITION DES TÂCHES EFFECTUEES
AU SEIN DE CELLE-CI...............................................................................................................................2
CHAPITRE I : L’OSEELC ET SES ACTIVITES......................................................................4
SECTION I : GENERALITES SUR L’OSEELC....................................................................4
SECTION II : L’ORGANISATION STRUCTURELLE ET LES DIFFERENTS SERVICES
QU’OFFRE L’OSEELC..........................................................................................................9
CHAPITRE II : DESCRIPTION DES TÂCHES EFFECTUEES ET DIFFICULTES
RENCONTREES AU SEIN DE L’OSEELC............................................................................15
SECTION I : LES TÂCHES EFFECTUEES AU SEIN DE L’OSEELC PENDANT LE
STAGE...................................................................................................................................15
SECTION II : LES DIFFICULTES RENCONTREES DURANT LE STAGE....................20
SECONDE PARTIE : L’ANALYSE DES PROBLEMES LIES A LA GESTION ADMINISTRATIVE
DANS L’OSEELC ET PROPOSITION DE SOLUTIONS........................................................................24
CHAPITRE III : LE MODE OPERATOIRE DU SERVICE RH/OSEELC.............................26
SECTION I : NOS OBSERVATIONS ET ENTRETIENS...................................................26
SECTION II : PROBLEMES LIES A LA GESTION DES COURRIERS ET DES DOSSIERS
DU PERSONNEL..................................................................................................................28
CHAPITRE IV : LES SUGGESTIONS POUR L’AMELIORATION DE LA GESTION
ADMINISTRATIVE DANS L’OSEELC ET APPORT DU STAGE.......................................30
SECTION I : LES SUGGESTIONS POUR L’AMELIORATION DE LA GESTION
ADMINISTRATIVE DANS L’OSEELC..............................................................................30
I. CAS DE LA GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL.......................................30
SECTION II : LES SUGGESTIONS GENERALES FACE AUX DIFFICULTES DE
L’OSEELC ET L’APPORT DU STAGE..............................................................................32
CONCLUSION GENERALE......................................................................................................................34
BIBLIOGRAPHIE.......................................................................................................................................35
ANNEXES...................................................................................................................................................36
TABLE DES MATIERES...........................................................................................................................47

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page iii

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page iv
 LISTE DES ABREVIATIONS

 CEPCA : Conseil des Eglises Protestantes du Cameroun

 CMPP : Centre Médicalisé Privé Protestant
 CNI : Carte Nationale d’Identité
 CNPS : Caisse Nationale de Prévoyance Sociale
 CSIPP : Centre de Santé Intégré Privé Protestant
 EELC : Eglise Evangélique Luthérienne du Cameroun
 FOSA : Formation Sanitaire
 IDE : Infirmier Diplômé d’Etat
 ISSTMADD : Institut Supérieur des Sciences Technologie Management et
Développement Durable
 NMS : Société des Missions Norvégiennes
 OSEELC : Œuvre de Santé de l’Eglise Evangélique Luthérienne du
Cameroun
 PVID : Pension de Vieillesse d’Invalidité et de Décès
 RH : Ressources Humaines
 SAF : Service des Affaires Financières
 SAHAS : Service de l’Aumônerie Hospitalière et de l’Assistance Sociale

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page v

 AVANT-PROPOS

Pour faire face aux multiples problèmes qui minent notre société, parmi
lesquels la scolarisation des étudiants, l’attente des opérateurs économiques en
manque de cadres et d’agents de maitrise qualifiés dus au nombre insuffisant
d’universités publiques et aux effectifs pléthoriques que comptent celles déjà
existantes, l’Etat camerounais a mis en œuvre au début des années 90 une politique
visant à promouvoir et accroître la création des Institutions Universitaires Privées,
par des particuliers sur l’ensemble du territoire pour essayer de pallier à ce déficit
dans les régions n’ayant pas d’infrastructures universitaires.
C’est ainsi que le cycle BTS (Brevet de Technicien Supérieur) a été créé par
l’arrêté n°90/E/50/MINEDUC du 24 décembre 1990. Par la suite, avec l’exigence
socio-économique, des établissements privés se sont créés pour aider l’Etat dans sa
mission, l’éducation et la formation des jeunes camerounais. Dans cet optique,
l’Institut Supérieur des Sciences de Technologies Management et Développement
Durable (ISSTMADD) a été créé en 2017 par l’arrêté N°
1704264/L/MINESUP/SG/DDES/ESUP/SDA/DAGS du 08 Mai 2017 sous la tutelle
de l’Université de Ngaoundéré. L’institut forme les jeunes citoyens camerounais et
étrangers dans divers domaines parmi lesquels : commerce et gestion, génie
logiciel, information-communication, carrières juridiques, génie civil, finance
and mangement, soins infirmiers, biomédical, agronomie etc. en vue de
l’obtention du Brevet des Techniciens Supérieurs (BTS) ou du High National
Diplôma (HND) pour les anglophones, de la licence ou encore du Master
Professionnel.
Cette formation prévoit des stages dans les milieux professionnels pour
enrichir et renforcer la formation des étudiants. Le stage est un volet important
d’une formation professionnelle car permet de relier la théorie à la pratique.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page vi

 Le présent rapport est le fruit de notre stage effectué à l’œuvre de Santé de
l’Eglise Evangélique Luthérienne du Cameroun (OSEELC) de Ngaoundéré pour une
durée de deux mois allant du 1er juillet au 31 août 2021.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page vii

 INTRODUCTION GENERALE

L’autonomie des jeunes est primordiale de nos jour pour l’avancement des
pays de l’Afrique en général et du Cameroun en particulier. ISSTMADD dans le but
de promouvoir cela offre des formations dans différentes filières professionnelles
parmi lesquelles la Gestion des Ressources Humaines. Ainsi, dans le souci de
concilier la théorie à la pratique l’institut autorise les étudiants à effectuer un stage
pratique dans une entreprise pour pouvoir mettre en pratiques les connaissances
acquises, également de faire face aux réalités du milieu professionnel.

C’est pourquoi notre stage a été effectué à l’OSEELC un Institut se souciant

également de la réussite des jeunes camerounais en dehors de son but fondamental
qui est de partager l’amour de Dieu à travers des soins de santé avec la compassion
du Christ, qui a bien voulu nous accepter. Notre stage a été effectué au sein de cette
structure du 1er juillet au 31 août 2021, à partir de celui-ci nous avons rédigé un
rapport de stage dont le thème est : « L’ADMINISTRATION : LA GESTION DES
COURRIERS ET DU FICHIER DU PERSONNEL DANS L’OSEELC ». Dès lors,
comment la gestion administrative est-elle effectuée dans l’OSEELC et quels
problèmes rencontre-t-elle ? Notre préoccupation majeure dans ce travail sera
d’apporter des réponses à cette interrogation et de proposer des solutions.

Pour se faire, nous avons opté subdiviser notre travail en deux parties : Dans
la première partie intitulée présentation de l’OSEELC et description des tâches
effectuées au sein de celle-ci. Nous aurons au chapitre 1, les généralités sur
l’OSEELC ; Au chapitre 2, la description des tâches effectuées. La seconde partie
du travail portera sur l’analyse des problèmes liés à la gestion administrative :
gestion du fichier du personnel et des courriers et proposition des solutions pour
pallier à ce problème. Nous aurons donc au Chapitre 3, le mode opératoire du
Service RH de l’OSEELC et enfin le Chapitre 4, les suggestions.
 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE
L’OSEELC ET DESCRITION DES TÂCHES
EFFECTUEES en son SEIN

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 2

 Une organisation est : « un ensemble de personnes qui agissent
collectivement dans le cadre d’une finalité (économique, sociétale) et des objectifs
(lucratifs, non lucratifs) communs préétablis sur la base d’un statut juridique
(association, organisation privée, publique) précis et dans un champ géographique
(local, national, international) délimité en usant de manière efficiente les
ressources pour atteindre des résultats prédéfinis». Ainsi donc, l’OSEELC est une
organisation qui présente beaucoup de potentialités notamment dans le domaine
sanitaire. La connaissance du milieu de travail étant capitale pour tout bon employé
nous consacrerons cette première partie à la présentation de l’OSEELC et des
activités que nous y avons menées pendant notre période de stage. D’une part, nous
nous attarderons sur sa présentation générale (Chapitre I) et d’autre part nos
activités menées durant le stage (Chapitre II).

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 3

 CHAPITRE I : L’OSEELC ET SES
ACTIVITES

L’OSEELC est une organisation qui a pour but d’apporter de l’aide, de

l’assistance à son prochain suivant les saintes écritures. Celle-ci, dans la région de
l’Adamaoua pose plusieurs actions sanitaires comme humanitaires. Dans ce chapitre
composé de deux sections, il sera question pour nous de présenter tour à tour les
généralités sur l’OSEELC (Section I) et sa structure (Section II).

SECTION I : GENERALITES SUR L’OSEELC

Cette section retrace l’histoire de l’OSEELC de sa création à nos jours. A cet

effet, nous présenterons successivement l’historique, les produits et les services
offerts par cette dernière.

I. HISTORIQUE DE L’OSEELC
Il sera question pour nous ici de parler du contexte de la création, de l’évolution
et de la mission de l’œuvre de Santé de l’Eglise Evangélique et Luthérienne du
Cameroun.
1. La création et l’évolution de l’OSEELC
L’église évangélique luthérienne tire ses origines depuis le 16 ème siècle ; plus
précisément en 1517 Depuis lors, elle va s’étendre dans tout le monde entier.
L’église Evangélique luthérienne arrive au Cameroun en 1923 et 1925 sous la
houlette de deux missions : américaine et norvégienne. Elle s’installe dans la région
de l’Adamaoua avec l’autorisation du ministre des colonies. A côté de l’œuvre de
l’évangélisation proprement dite, les deux missions vont développer une série
d’œuvre parmi lesquelles : l’œuvre médicale, l’orphelinat, la léproserie, l’œuvre
scolaire. C’est en 1960 que va naitre l’Eglise Evangélique Luthérienne du
Cameroun ; c’est de là que nait l’œuvre de Santé.

L’OSEELC est une organisation privée confessionnelle de Santé à but non

lucratif ; elle est une association religieuse autorisée par la décision 63/ATF/AG/2
RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 4
du 1er Septembre 1961 du ministre délégué à la présidence chargée de
l’administration territoriale fédérale signée le 3 Juillet 1965 et a acquise la
personnalité juridique en 1974. Son siège social se trouve à Ngaoundéré plus
précisément derrière l’Hôpital Protestant de Ngaoundéré juste après la Paroisse de
l’Hôpital. C’est une composition de plusieurs formations sanitaires dont les
premières ont vu le jour depuis les années trente (1938). Autrefois appelée œuvre
médicale, elle s’est améliorée et est devenue Œuvre de Santé depuis 1994. En effet,
l’œuvre médicale n’allait plus faire que de la santé curative mais aussi de la santé
promotionnelle, entre autres, selon l’initiative de Bamako. Sa transformation en
Œuvre de Santé est aussi la conséquence logique de l’indépendance de l’Eglise
Evangélique Luthérienne du Cameroun survenue en 1975. Avant cette date l’EELC
était sous la tutelle de la Mission Norvégienne (NMS). Ses statuts ont été adoptés le
10 Mars 1994 et ceux de son personnel le 18 Avril 1994.

L’OSEELC de Ngaoundéré est l’une des institutions du Département des

Œuvres diaconales de l’EELC chargée de la santé.

Depuis son premier dispensaire créé en 1938 à Galim-Tignère à ce jour,

l’OSEELC sert les populations depuis au moins 81 ans. Ses formations sanitaires
sont présentes dans 4 régions du pays : Nord, Adamaoua, Centre et Est. Elle dispose
de 3 hôpitaux classés par le ministère de la santé publique au rang d’hôpitaux de
districts. Il s’agit de l’Hôpital Protestant de Ngaoundéré créé en 1951 ; l’Hôpital
Protestant de Ngaoubéla-Tibati créé en 1974 ; l’Hôpital Protestant de Garoua-
Boulaï créé en 1974. En ramification à ses hôpitaux, l’OSEELC possède 21 centres
de santé intégrés Privés, 2 centres médicalisés, deux cliniques (dentaire et
ophtalmologique) et une léproserie. En ce sens, elle collabore avec l’Etat dans le
déploiement de la stratégie nationale en matière de santé dans sa zone
d’implantation. Plus de 494 individus y travaillent.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 5

 Les FOSA de l’OSEELC sont reparties ainsi qu’il suit :

LA REGION SANITAIRE NORD : ayant comme hôpital de district

l’Hôpital Protestant de Ngaoundéré qui coiffe les centres de santés intégrés suivant :
le CSIP de Balkossa, de Dang, de Lagdo, de Mbé, de Ndelbe, de Poli, de Tcholliré,
de Touboro;

 LA REGION SANITAIRE EST : ayant comme hôpital de district l’Hôpital

Protestant de Garoua-Boulaï qui est à la tête du : CSIPP de Bertoua, de Gbatoua
Godole, de Kongolo, de Woumbou, et du CMPP de Meiganga ;
 LA REGION SANITAIRE OUEST : dont l’hôpital de district est l’Hôpital
Protestant de Ngaoubela qui coiffe le : CMPP de Bankim, le CSIPP de Banyo, le
CSIPP de Boforo, de Gadjiwan, de Galim-Tignère, de Ngambé-Tikar, de Ngatt, de
Sonkolong, de Tella, de Yoko.
 LES SERVICES BUCCO-DENTAIRES : la clinique dentaire de
Ngaoundéré, la clinique dentaire antenne de Garoua et de Garoua-Boulaï.

2. Mission et but de l’OSEELC

La mission de l’OSEELC consiste à apporter de l’aide, l’assistance à son

prochain conformément aux prescriptions des Saintes Ecritures. A l’exemple du
Christ qui a guéri et soulagé la peine des malades, elle s’engage à offrir des soins de
qualité, accessibles et abordables à toute la communauté, par un personnel dévoué,
qualifié et performant. Chaque formation sanitaire traduit en acte cette mission en
engageant son personnel et ses dirigeants à être des témoins vivants de Jésus-Christ.
Cette dernière veut également remplir sa tâche qui est d’apporter l’évangile du salut
tout en venant en aide à son prochain ; promouvoir les soins d’excellentes qualités ;
Minimiser au maximum possible les coûts sans courir à sa perte, rendre ses soins
accessibles à tous les malades sans aucune discrimination ; Partager l’amour de
Dieu à travers des soins de santé divers avec la compassion du Christ dans le but si
possible d’attirer à Christ le non chrétien et non de se faire beaucoup d’argent en
soignant les malades, bien que l’argent soit très utile pour mener à bien ses activités.
RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 6
Au-delà des soins, l’OSEELC vise également l’existence d’une communauté vivant
dans l’harmonie, la paix et l’unité en s’appuyant sur le témoignage du Christ. Pour
mener donc à bien cette mission, elle prône les valeurs telles que :

 La compassion du patient : toute l’attention doit être portée sur le patient ce

qui marquera la différence, tout comme la compassion du Christ a marqué
éternellement l’humanité entière ;
 La satisfaction du patient : contrairement au monde commercial qui dit que
le client est roi pour elle, « le patient est mon prochain dont j’ai la responsabilité
devant le Christ d’en prendre soin en toute situation difficile » ;
 Le professionnalisme : chaque soignant doit travailler avec prudence et
savoir reconnaitre ses limites ;
 La transparence : c’est une institution avant tout à but non lucratif, la
priorité est donc la qualité des soins ;
 Le travail d’équipe : il est une institution qui est animée par un esprit de
famille et qui rejette tout esprit de division, de tribalisme et toutes sortes de
sabotage ;
 Le respect : il est animé par le respect mutuel entre les collègues, non
seulement, en tant qu’êtres humains mais aussi en tant que chrétiens ;
 Le leadership : le dirigeant cultive la confiance mutuelle au sein du service ;
 L’amélioration de la qualité du travail : elle forme/Perfectionne son
personnel pour rechercher l’excellence au maximum possible dans ses services tout
en adaptant ses méthodes de travail à la nouvelle donne médicale, de technologie ou
de management.

II. LE FONCTIONNEMENT DE L’OSEELC : SES RESSOURCES

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 7
 Pour pouvoir fonctionner, chaque institution a besoin de ressources que ce
soit les ressources humaines, financières ou encore mobilières et immobilières.

1. Ressources humaines de l’OSEELC

Nous savons que le premier capital d’une entreprise est la main d’œuvre.
Ainsi, pour fonctionner l’OSEELC a besoin d’une main d’œuvre surtout qualifiée ;
Les employés de celle-ci proviennent de l’EELC, des Eglises membres de la
CEPCA et d’autres Eglises collaborant avec l’EELC. Le choix de ceux-ci se fait
selon le critère suivant :
 Une vie caractérisée par un bon témoignage chrétien attesté par une lettre
de recommandation ;
 Un esprit d’amour et de service désintéressé du prochain ;
 Un ensemble de compétences et formation dans le domaine où la personne
est employée ;
 Se conformer à la vision et mission diaconale de l’OSEELC, aux statuts et
aux règlements intérieurs de celle-ci.

2. Ressources financières, mobilières et immobilières de

l’OSEELC
En dehors des ressources humaines nous avons également les ressources
financières, mobilières et immobilières qui se révèlent indispensables.
Les ressources financières de l’OSEELC proviennent des :
 Prestations et des ventes des médicaments ;
 Subventions de l’Etat et des partenaires ;
 Dons et des legs ;
 Projets d’appui internes.
En ce qui concerne les ressources mobilières et immobilières, l’OSEELC les
acquiert :

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 8

  Par les financements propres, les subventions de l’Etat et des partenaires, des
dons et legs ;
 Ils sont la propriété de l’EELC et sont mis à la disposition de l’OSEELC
aussi longtemps qu’elle en aura besoin.
Dans cette section, il a été question pour nous de présenter l’OSEELC en
général, son historique et son évolution, sa mission ainsi que ses ressources. Mais
elle ne saurait bien fonctionner sans une bonne organisation structurelle.

SECTION II : ORGANISATION STRUCTURELLE ET

DIFFERENTS SERVICES QU’OFFRE L’OSEELC

Pour un bon fonctionnement, il est nécessaire pour toute institution ou

entreprise d’avoir une organisation structurelle, et de respecter la hiérarchie. C’est
pourquoi nous consacrons cette section à la présentation de l’organisation de
l’OSEELC et les services que cette dernière offre à la communauté.

I. ORGANISATION STRUCTURELLE DE L’OSEELC

L’OSEELC est composé de plusieurs services ayant chacun un rôle très
important à jouer dans le bon fonctionnement de la structure.
1. Les différents services de l’OSEELC

La Direction de l’OSEELC est constituée de plusieurs services à savoir :

 Le Service des Ressources Humaines : il est chargé du suivi des
fichiers du personnel, le recrutement, les contrats, l’avancement, le classement, la
formation, le départ (retraite, démission, etc.), les sanctions et l’évaluation des
performances annuelles, planification des congés. Tous ces éléments font l’objet
d’une conservation sur support physique et numérique. Représente l’OSEELC par
délégation du Directeur devant l’inspection du travail et les services de sécurité
sociale, établit les bulletins de paye, et fait viser les états de salaires par le
Directeur, assure la documentation, l’archivage et la sécurité de tous les documents
du personnel.
RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 9
  Le Service des Affaires Financières : il est chargé de préparer, en
collaboration avec les économes et les comptables, les projets des budgets de
l’OSEELC à discuter au comité technique ; Il assure le suivi budgétaire en
exploitant les états financiers produits et tous les documents comptables pour faire
des analyses financières ; collabore avec l’audit interne et externe et suit leurs
recommandations et fait un reporting hebdomadaire qu’il présente au Directeur ;
collabore également avec le service RH.
 Le Service des Affaires Hospitalières : il élabore et met en œuvre les
protocoles hospitaliers et des dossiers des patients dans les hôpitaux de l’OSEELC ;
la formation continue de tout le personnel des hôpitaux et le renforcement de la
discipline et de l’éthique ; le renforcement de l’hygiène générale dans les pavillons
et de la propreté dans les hôpitaux ; collecte et analyse les rapports d’activités des
hôpitaux.
 Le Service Pharmaceutique : il assure l’approvisionnement en
médicaments et la bonne gestion, la distribution de ceux-ci ; il gère le magasin
central (planification, organisation et évacuation) ; applique la réglementation en
matière pharmaceutique en vigueur au Cameroun ; supervise les pharmacies des
FOSA ; veille sur la qualité des produits pharmaceutiques ; élabore le plan de veille
et de riposte en cas d’épidémie et de crise en collaboration avec les Directeurs des
hôpitaux.
 Le Service des Projets et Programmes de Santé: assure le suivi des
dossiers de création et d’ouverture des formations sanitaires ; les relations de
partenariat avec les services sociaux publics et privés (Délégations de Affaires
Sociales, Promotion de la femme et de la famille, Habitat et Urbanisme et médias
nationaux et internationaux au cas échéant) avec l’accord du Directeur ; assure la
collecte, la synthèse et l’analyse des données dans les FOSA en collaboration avec
les directions régionales ; identifie les projets selon les besoins et les priorités,
organise des moyens de communication avec les populations.
 Le Service de la Communication et des Relations Publiques : il
conçoit et met en œuvre les actions de promotion et de la notoriété de l’OSEELC,
RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 10
ses programmes, ses projets et ses FOSA ; élabore et définit une politique de
communication et la met en place…
 Le Service Biomédical : il conseille le Directeur sur les questions
d’ingénierie hospitalière ; collabore avec les partenaires de l’OSEELC dans le cadre
de l’acquisition de nouveaux équipements médicaux et rend compte au Directeur ;
suit l’évolution technique des équipements…
 Le Service des Technologies de l’Information et de la
Communication : il conseille le Directeur de l’OSEELC sur les questions du
système d’information hospitalier ; il organise et coordonne les installations, la
maintenance et l’administration des réseaux internet et intranet, informatiques, des
systèmes d’exploitation, des bases de données, des systèmes d’informations, des
serveurs, des logiciels, en collaboration avec les chefs de services il conçoit et
implémente les systèmes d’information pour la gestion du dossier médical et des
entrées financières des patients ; des RH ; de la maintenance des équipements ; de
l’archivage électronique des documents ; de la sécurité des données…
 Le Service de l’Aumônerie Hospitalière et assistance sociale : il
coordonne l’accompagnement pastoral et social des patients sans distinction de
conviction religieuse de chacun ainsi que le personnel, répond avec les autres
aumôniers et assistants sociaux aux sollicitations d’ordre spirituel et social des
patients, de leurs familles ou du personnel soignant, sensibilise le personnel sur la
mission et la vision de l’OSEELC…
A ces services s’ajoutent le Conseil d’Administration, le Comité Technique,
le Comité exécutif, le Comité de Coordination Régionale.
L’ensemble de ces Services forme l’équipe de la Direction de l’OSEELC
qui travaille de lundi à vendredi, de 8h à 15h30.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 11

 2. Présentation du Service des Ressources Humaines de
l’OSEELC

Actuellement, le Service RH de l’OSEELC a un effectif de quatre personnes

(04) dont :
 Le Chef de Service
 Son Assistante
 Deux Agents Administratifs
Les quatre personnes y travaillent simultanément en temps plein de lundi à
vendredi. Toutefois, ces horaires ne sont pas souvent respectés car il arrive que
l’équipe fasse des heures supplémentaires ou qu’elle travaille pendant les jours non
ouvrables ou les jours fériés. Ce service est subdivisé en deux bureaux qui regorgent
respectivement le Bureau Administratif et le Bureau du Chef de Service. Il dispose
des équipements suivants :
 Trois ordinateurs (celui utilisé par le Chef de Service, celui de l’assistante et
celui des agents administratifs) ;
 Une imprimante HP laser Jet Professionnel P1102, utilisée par les deux
bureaux ;
 Quatre tables et plusieurs chaises ;
 Meubles de classement des documents dans des chronos.
La gestion administrative représente au moins 70 % des activités du service
RH de l’OSEELC. Elle englobe entre autre : l’enregistrement des courriers arrivés,
le calcul des congés annuels et des permissions exceptionnelles d’absence, la
rédaction des courriers administratifs, la gestion du dossier du personnel, etc. En
plus de cela, le service RH mène également les activités telles que l’émission des
bulletins de paie et des états de salaires, télé-déclaration et médailles, suivi et
accompagnement du personnel vieillissant ; résolution des conflits.
C’est au sein de ce service que notre stage a été effectué.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 12

 II. SERVICES OFFERTS PAR L’OSEELC

L’OSEELC offre des services tant sur le plan médical que social.

1. Sur le plan médical

L’objectif principal de l’OSEELC est d’offrir à ses patients des soins de
qualités pouvant permettre à ces derniers de retrouver la santé. Ainsi nous
retrouvons dans ses FOSA et hôpitaux des services tels que :
-La SMI (Santé Maternelle et Infantile) : ce service prend charge des femmes
enceintes ainsi que les nouveaux nés, la vaccination ;

- Le service Néonatal (service Kangourou) : qui s’occupe des bébés

prématurés placés en couveuse ;

-La pédiatrie : elle s’occupe précisément de la santé des enfants. Ce service joue
un rôle très important étant donné qu’il lutte contre la mortalité infantile ;

-Le laboratoire : ce service est chargé de réaliser des analyses pour détecter de
quoi souffrent exactement les malades et de rendre disponibles les résultats ;

-Le centre nutritionnel : sa fonction principale est la lutte contre la malnutrition,

la sous-alimentation et offre gratuitement des cours de cuisine aux mamans dans le
but de leur apprendre les recettes des repas équilibrés pour une bonne croissance des
enfants ;

-La chirurgie : ce service s’occupe de réaliser les opérations chirurgicales ;

-Le SSP (Service de Soins Primaire) : il combat la maladie dès son début et joue
un rôle important dans la vie des hôpitaux. Ce service fait mention de l’importance
du planning familial ainsi que des conseils pour la lutte contre le VIH/SIDA ;

-La radiologie : c’est le service qui s’occupe de la réalisation des clichés à l’aide
des rayons x des structures internes d’un patient…

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 13

 2. Sur le plan Social

En dehors des soins médicaux offerts par l’OSEELC, elle est en charge
d’une léproserie qui s’occupe des lépreux ; d’un programme d’assistance aux
enfants orphelins démunis en prenant en charge leur scolarisation et bien d’autres
aspects ceci au service de l’aumônerie hospitalière.
Il a été question pour nous dans cette section de présenter l’organisation
structurelle et les différents services offerts par l’OSEELC.

Ce chapitre ainsi achevé, il était question pour nous de présenter de façon

générale l’OSEELC. Pour cela nous avons présenté tour à tour son historique : sa
création et son évolution, sa mission ; son fonctionnement dont ses ressources : les
ressources humaines, financières, mobilières et immobilières. Egalement son
organisation structurelle : les différents services qu’on y retrouve, la présentation du
service RH où s’est effectué notre stage ; et les services qu’elle offre : sur le plan
médical et social. Suite à cette présentation de l’OSEELC, nous présenterons dans
le chapitre suivant les activités que nous y avons mené.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 14

 CHAPITRE II : DESCRIPTION DES
TÂCHES EFFECTUEES AU SEIN DE
L’OSEELC

Pour mieux décrire notre période de stage nous avons opté subdiviser ce
chapitre en deux sections : donc les tâches quotidiennes (section I) et les tâches
spécifiques effectuées au sein de l’OSEELC (section II).

SECTION I : LES TÂCHES EFFECTUEES AU SEIN DE

L’OSEELC PENDANT LE STAGE
Cette section présentera les différentes tâches que nous avons effectuées au
sein du Service RH de l’OSEELC de la phase d’intégration (I) à l’exécution des
tâches proprement dite (II).

I. LA PHASE D’INTEGRATION DANS L’OSEELC

Le 01er juillet 2021 marquait le début de notre stage au sein de l’OSEELC,

plus précisément, au Service RH. Il était environ 8h lorsque nous sommes arrivés à
la Direction et après le culte matinal nous avons été reçues par le Chef du Service
RH qui nous a fait un briefing sur le fonctionnement du Service. Ce dernier nous a
recommandé d’être curieux, attentif, respectueux, assidu, et discipliné. Il nous a
ensuite conduit au bureau administratif où se trouvaient ses collaborateurs pour une
présentation, l’accueil était chaleureux ce qui a contribué à évacuer le stress qu’on
ressentait à l’arrivée.

Comme outil de travail, il a mis à notre disposition une table et une chaise par
la suite nous avons reçu de la part de son assistante, une copie des statuts de
l’OSEELC ainsi qu’une note de bienvenue à l’OSEELC dans laquelle nous avons
eu une présentation détaillée de celle-ci pour le démarrage effectif de notre stage.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 15

 II. TÂCHES QUOTIDIENNES EFFECTUEES AU SERVICE
RH DE L’OSEELC
Tout au long de notre période de stage, nos journées débutaient tous les jours
par le culte matinal qui commence à partir de 8h suivant un programme de
méditation établit chaque mois par le Chef du SAHAS il s’articule comme suit :
 La prière ;
 Exécution des cantiques ;
 Lecture du texte d’accompagnement ;
 Confession de foi chrétienne ;
 Prière avant la méditation ;
 Lecture du texte et prédication ;
 Exécution des cantiques ;
 Recueil des sujets de prières en plus des sujets traditionnels ;
 Prière pour tous les sujets suivis de la prière dominicale ;
 Exécution des cantiques ;
 Bénédiction de la part du Pasteur ;
 Annonces ou nouvelles des services.
A la suite du culte matinal chacun regagne son bureau. Il nous a été confié
plusieurs tâches à savoir :
1. Les courriers : saisie, archivage décharge
Lorsque nous recevons des courriers tels que les demandes de stages
académiques ou de perfectionnements, d’emplois, de mises en disponibilités, nous
rédigeons des réponses en fonction de la demande et des instructions du Chef de
Service. Egalement la rédaction d’une convocation à un entretien d’embauche à la
demande d ce dernier.
Le Service RH dispose d’un registre d’enregistrement des courriers arrivés
subdivisés en deux, une partie pour les demandes de stages et l’autre pour les
demandes d’emplois ; un autre pour l’enregistrement des courriers arrivés divers
comme les demandes de mise en disponibilité et autres ; et un dernier pour les

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 16

courriers départ dans lequel sont enregistrées toutes les réponses aux courriers
arrivés et administratifs ; en plus de ces registres nous avons le cahier de
transmission où sont enregistré les courriers départs avant de les faires décharger
aux concernés. Ainsi, lorsqu’un courrier arrive au Service RH, il est enregistré dans
l’un des registres d’enregistrement de courriers arrivés selon son objet après l’avis
du Chef de Service on rédige un autre courrier pour y répondre puis on le perfore et
l’archive dans le chrono correspondant suivant les numéros d’ordre. En ce qui
concerne les courriers départ, après leur rédaction et signature l’on en fait des
copies pour l’archivage en fonction des ampliations et il fait l’objet d’une
sauvegarde numérique.
En fonction des ampliations, les courriers sont enregistrés dans le cahier de
transmission qui dispose d’une marge où le destinataire doit signer avant de
recevoir son courrier nous nous occupions donc de guider celui c’est-à-dire lui
montrer où décharger ou encore signer.

2. Le remplissage d’une fiche de demande de congés

cette fiche comporte le nom et prénom de l’employé sa FOSA ; son
matricule ; son service ; sa date et son lieu d’engagement ; la date de départ et celle
du retour ; le décompte sachant qu’un employé de 0-5 ans de travail a droit à 18
jours de congés annuels la majoration se fait par 5ans, c’est-à-dire, après chaque
cinq ans l’employé bénéficie de 2 jours de plus de congés, par exemple un employé
ayant entre 16 et 20 ans de service a droit à 24 jours de congés plus les deux jours
supplémentaires. Dans le cas où l’employé possède un enfant de moins de 6 ans il
bénéficie de deux jours de plus par enfant. Puis il doit signer sa demande et la
remettre au Chef de Service qui doit donner son avis et visa par la suite il doit
déposer celle-ci auprès du directeur pour son accord et sa signature. Après les avis
et signature nous photocopions cette demande pour les archives et pour le dossier de
l’employé concerné. Nous avons eu à effectuer diverses photocopies que ce soit des
courriers, des fiches de demande de congés, des fiches de demande de permission,
et de tout document nécessaire.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 17

 3. Classement et numérisation des dossiers du personnel :
On classe les éléments constitutifs du dossier selon un canevas bien définit
que nous insérerons en annexe pour plus de détails. Néanmoins, il est subdivisé en
sous dossiers représentés par les sous chemises, Nous avons : le sous-dossier état
civil ; le sous-dossier d’embauche ; sous-dossier diplôme ; disciplinaire ; formation
et profil de carrière ; parcours professionnel ; évaluation ; congés et absences ;
salaire ; divers. Avant cela à la première page du dossier nous retrouvons agrafés la
fiche de renseignement à remplir et à retourner au service RH ; la fiche de
réorganisation du fichier du personnel et la dernière fiche intitulée dossier complet
d’embauche à l’OSEELC qui décrit les éléments à fournir au service RH/OSEELC
pour la constitution du dossier que nous insérerons également en annexe.
La numérisation se fait à base du logiciel Microsoft Excel. Dans la page déjà
créée nous remplissons les informations manquantes pour les anciens employés
pour ceux qui ont été recruté récemment toutes les informations disponibles. Les
différentes colonnes où il fallait introduire : le nom et prénom de l’employé ; sexe ;
date de naissance ; lieu de naissance ; nom du père ; nom de la mère ; situation
familiale ; diplôme ou niveau d’étude ; fonction ; catégorie et échelon ; date
d’engagement ; lieu d’engagement ; type de contrat (à durée déterminée ou
indéterminée) ; durée du contrat ; date de fin du contrat ; année de retraite ; numéro
d’assurance CNPS ; logement ; contact ; observations.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 18

 SECTION II : ACTIVITES SPECIFIQUES EFFECTUEES A
L’OSEELC
En dehors des tâches quotidiennes nous avons assisté à un entretien
d’embauche et à la rencontre avec les employés en fin de stage pré-emploi.

I. ENTRETIEN D’EMBAUCHE
Mardi le 17 août 2021 s’est tenu un entretien d’embauche dans les locaux de
la Direction de l’OSEELC pour le recrutement de quatre médecins généralistes,
d’une sage-femme, d’un IDE, et d’un technicien en imagerie médicale. Le jury était
constitué du Directeur de l’OSEELC, du coordonnateur du SAHAS, du Chef de
Service RH et du Chef SAF. Ils commencent par avoir une brève discussion sur les
statuts de l’OSEELC en ce qui concerne le recrutement.
Après l’appel de chaque candidat le Directeur prend la parole pour présenter
les membres du jury au candidat ; émet des remarques concernant le dossier du
candidat (si le dossier est complet ou incomplet) puis il passe la parole au
coordonnateur du SAHAS qui questionne le candidat sur sa vie religieuse (s’il est
membre communiant, de quelle congrégation il est ? s’il fait partie d’un groupe/ s’il
exerce une activité à l’église s’il a un problème avec l’alcool ; ce qu’il pense
apporter à l’œuvre de santé…) et des interrogations sur son identité question de se
rassurer des informations contenues dans son dossier ;
En suite au Chef du service RH qui à son tour lui pose des questions d’ordre
professionnelles et aussi un peu sur la situation familiale ( décrire son expérience
professionnelle et les raisons d’interruption des précédents emplois ; comment est-
ce qu’il travaille ? quelles sont ses attentes face à ses collaborateurs d’une part et de
l’employeur d’autre part? qu’est-ce qu’il aime et n’aime pas en milieu
professionnel ; en quelle année a-t-il terminé sa formation ; si ce dernier a déjà
exercé ; quelle serait sa réaction si jamais les salaires n’étaient pas payés à temps ;
s’il a des frères ; où vivent ses parents s’il (elle) est marié(e)…) il lui expose un cas
pratiques et lui demande comment réagirait-il face à cela.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 19

 Par la suite au Chef SAF qui à son tour pose également des questions (si le (a)
candidat (e) a une prétention salariale ; quelle serait sa réaction face aux arriérés de
salaires et à la corruption ?)… ;
Le Directeur prend la parole ensuite pour les questions techniques en mettant
le candidat face à un cas pratique et lui demande par la suite comment il gèrera ce
cas. Au terme de l’audition des candidats le jury délibère puis appel les candidats
l’un après l’autre pour communiquer leurs décisions.

II. LA RENCONTRE AVEC LES EMPLOYES EN FIN DE

STAGE PRE-EMPLOI
Elle s’est déroulée le 30 août 2021 dans la salle des réunions de l’Hôpital
Protestant de Ngaoundéré pour les employés de la Région Sanitaire Nord il y avait
le Directeur de l’OSEELC, le Chef du Service RH, le Directeur de l’Hôpital,
l’Aumônier et le Surveillant général de l’Hôpital et les employés concernés. Pour
commencer il a été demandé à un des employés de prier, après la prière il y a eu une
présentation individuelle suivie du mot du Directeur de l’OSEELC. Ensuite la revue
de l’appréciation du stage par le Chef Service RH/ OSEELC qui est une fiche sur
laquelle est noté chaque employé tout au long de sa période de stage par le Chef du
Service où il a eu à travailler (laboratoire ; urgences ; maternité…) il passe à la
lecture des notes de chaque employés ainsi que des observations du Chef du
service/major puis donne la décision ( si l’employé est recruté ou non) par la suite
une lecture de ‘’Bienvenue à l’OSEELC’’ est faite et accompagnée des
commentaires ; pour ceux qui étaient recrutés à la fin de la rencontre devaient se
diriger vers le service des Ressources Humaines pour pouvoir compléter les pièces
manquantes à leurs dossiers et aussi différentes informations.
Parvenu au terme de ce chapitre où il était question pour nous de décrire les
différentes tâches/ activités menées durant notre stage entre autres :
l’enregistrement, la rédaction, la saisie et l’archivage des courriers ; le classement et
l’informatisation des dossiers du personnel etc. comme activités quotidiennes et
comme autres activités nous avons assisté à un entretien d’embauche et à une
RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 20
rencontre avec les employés en fin de stage pré-emploi. Dans la réalisation de ces
tâches nous avons rencontrées des difficultés telles que le manque de matériels de
travail.

Dans cette première partie de notre travail, il était question pour nous de
faire un aperçu global sur l’OSEELC et de présenter les différentes tâches que nous
y avons effectuées. Ainsi donc notre stage a été pleinement effectué plus
précisément au Service des Ressources Humaines/OSEELC. Nous y accomplissions
des tâches telles que : l’enregistrement, la rédaction, la saisie et l’archivage des
courriers ; le classement et l’informatisation des dossiers du personnel… Suite à
l’exécution de ces tâches nous avons décelé quelques problèmes. Ces derniers
feront l’objet de notre seconde partie.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 21

 SECONDE PARTIE : ANALYSE DES
PROBLEMES LIES A LA GESTION
ADMINISTRATIVE DANS L’OSEELC ET
PROPOSITION DE SOLUTIONS

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 22

 La seconde partie de notre travail soulève les problèmes liés à la gestion
administrative dans l’OSEELC. Celle-ci représentant au moins 70% des activités du
Service RH, mais elle ne s’effectue pas toujours parfaitement car elle rencontre
divers problèmes. Pour mieux analyser ces problèmes nous avons subdivisé cette
partie de notre travail en deux chapitres dont : le Chapitre III qui présentera nos
observations par rapport à la gestion administrative dans l’OSEELC ; les problèmes
et les conséquences de ceux-ci sur le fonctionnement du Service. Ensuite le
Chapitre IV qui nous permettra de proposer quelques solutions pour pouvoir
remédier à ces différents problèmes.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 23

 CHAPITRE III : LE MODE OPERATOIRE DU
SERVICE RH/OSEELC

Toute structure, service a une manière bien définie de travailler ainsi, dans ce
chapitre nous pourrons détailler celle du Service RH/OSEELC à travers nos
observations et différents entretiens (Section I) problèmes rencontrées durant le
stage (Section II).

SECTION I : ANALYSE DU SERVICE DES RESSOURCES

HUMAINES DE L’OSEELC
Nous avons pu identifier les problèmes liés à la gestion administrative dans le
Service RH/OSEELC à travers nos observations sur la manière de travailler et les
entretiens avec le Chef de Service et ses collaborateurs.

I. LES OBSERVATIONS PERSONNELLES DANS

L’OSEELC
L’observation est une technique fréquemment utilisée dans l’étude qualitative
qui permet d’obtenir des informations. A travers cette technique nous avons pu
déceler les remarques suivantes :
 Dans l’OSEELC : les arriérés de salaires dans certaines formations
sanitaires entrainent une démotivation du personnel ;
 Dans le Service RH : le retard de la mise des matériels de travail à la
disposition du Service le rend lent dans l’exécution de ses différentes activités ; à la
suite de chaque recrutement il est demandé à l’employé de fournir certaines pièces
mais certains d’entre eux ne le font pas ; en plus de cela dans les normes lorsqu’un
employé est célibataire par exemple, et par la suite se marie, il doit fournir une
copie de son acte de mariage au service de même lorsqu’il a un enfant il doit
également fournir une copie de l’acte de naissance de cet enfant mais plusieurs
employés ne le font pas. Cela ne permet pas d’avoir toutes les informations

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 24

nécessaires sur l’employé que ce soit pour les archives que pour les différents
échanges avec la CNPS et ce problème se pose également à la constitution des
dossiers d’immatriculation dont certains employés ne fournissent pas la totalité des
pièces demandées.

II. LES ENTRETIENS AVEC LE CHEF DE SERVICE ET

SES COLLABORATEURS

En ce qui concerne les différentes activités du Service RH nous nous sommes

entretenu avec le Chef de Service et son collaborateur chargé de la sécurité sociale
dans l’OSEELC il en ressort que :
 Concernant les PVID : huit jours déjà après la signature du contrat
l’employé peut être immatriculé. Cependant, pour monter un dossier
d’immatriculation il faudrait d’abord retirer deux fiches à la CNPS l’une étant un
avis d’embauche et l’autre une demande d’immatriculation ; qui comporte le coté de
l’employé et celui de l’employeur que chacun devra remplir ; une photocopie de son
acte de naissance et celle de sa CNI ; une déclaration sur l’honneur ; les photos 4x4.
Les empreintes de l’employé après cela le dossier est déposé à la CNPS qui vérifie
les pièces si elles sont complètes et sans erreurs et délivre par la suite un numéro
d’immatriculation à l’employé.
Pour le dossier de la pension vieillesse, il faudrait une copie et une
photocopie de la CNI sans timbre ; une fiche de demande de pension vieillesse ; un
certificat de vie ; certificat de non fonction ; les dix derniers bulletins des cinq
dernières années de service avant la retraite dont deux bulletins de chaque année ;
vérification de la télé-déclaration ; certificat de travail et une fiche de cessation
délivrés par l’employeur ; tous ces éléments réunis et les informations sans fautes le
dossier est déposé à la CNPS et enregistré contre un reçu qui va mener des enquêtes
à son tour pour la confirmation des informations contenues dans le dossier. Chaque
fin d’année l’employé percevant sa pension doit passer au recensement et remplira
une fois de plus le certificat de vie. Pour la pension de survivant ou pension décès il

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 25

faudrait imprimé une demande de pension survivant à retirer par la veuve ou le veuf
ou par un enfant de moins de 21 ans ; un imprimé d’acte de décès légalisée
(mairie) ; le certificat de non remariage légalisé (mairie) ; si le (a) défunt(e) a des
enfants de moins de 21 ans ils sont alignés et leurs actes de naissance doivent y être
ajoutés ; les dix bulletins de paie des cinq dernières années dont deux par an ; puis il
y a une vérification de la télé-déclaration avant le dépôt du dossier qui sera
enregistré contre un reçu.
 Concernant les problèmes avec la CNPS : à cause du retard des
versements des cotisations sociales des FOSA, la CNPS ne couvre pas totalement
les prestations familiales, les frais de maternité et de visites prénatales, les accidents
de travail…

SECTION II : LES DIFFICULTES RENCONTREES DURANT LE

STAGE A L’OSEELC
Toute structure ou service n’étant pas parfait(e), l’OSEELC n’en fait pas
l’exception et son Service RH non plus. Ainsi, dans cette section nous allons tour à
tour présenter les différents problèmes liés à l’OSEELC en général et ceux liés à la
gestion premièrement des courriers, en second des dossiers du personnel et leurs
conséquences sur le fonctionnement du service. Pour cela, nous ferons part des
difficultés que rencontre l’OSEELC en général (I) et le Service RH en particulier
(II).
I. LES DIFFICULTES DE L’OSEELC EN GENERAL

L’OSEELC connait diverses difficultés notamment :

 Les arriérés de salaires dans certaines formations sanitaires ;
 Les problèmes liés à la CNPS : retard dans le versement des cotisations
sociales ; les difficultés à couvrir les prestations familiales telles que : les
allocations familiales ; les pensions vieillesse, d’invalidité et de décès ; les frais de
maternité, accidents ;
 Difficultés de paiement de moratoires par certaines formations
sanitaires.
RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 26
 II. LES DIFFICULTES DU SERVICE RH/OSEELC EN
PARTICULIER

Le Service RH/ OSEELC rencontre des difficultés concernant l’absence

d’une photocopieuse, de connexion internet, de téléphone, de matériel de travail
(formats ; enveloppes ; chemises ; sous-chemises, encre…) et même après
établissement des bons de commandes cela met du temps à être mis à la disposition
du service. En plus du retard accusé dans la livraison du matériel, on se rend compte
que la quantité livrée n’est pas égale à la quantité sollicitée. Notons également que
l’ordinateur et l’imprimante sont déjà usés, la mauvaise configuration des bureaux
ne permet pas une meilleure gestion du personnel et des usagers externes et tout
ceci freine considérablement le travail.

1. La gestion des courriers

Les problèmes énumérés ci-haut impactent grandement sur la gestion des
courriers dans la mesure où lorsqu’il y’a un manque de format ou d’encre, il est
impossible d’imprimer un courrier ce qui ralenti le travail ; le manque d’enveloppe
quant à lui entraine à son tour le retard dans l’expédition des courriers, car ils ne
peuvent être expédiés sans enveloppe vu qu’un courrier est confidentiel et ne peut
être premièrement lu que par son destinataire. En plus des pénuries en matériels de
travail qui causent un handicap au service nous notons également le problème
principal qui retient notre attention qui est l’expédition des courriers. Ils sont
expédiés par des personnes non identifiées ce qui n’est pas sécurisant étant donné
qu’un courrier peut contenir des informations confidentielles ou encore à caractères
litigieux. Nous trouvons qu’ils ne sont pas du tout en sécurité parce qu’un individu
malsain pourrait l’ouvrir, lire le contenu et divulguer le contenu par la suite et cela
risque entrainer de sérieux problèmes. Bien qu’avant de récupérer un courrier cette
personne doit décharger dans le registre de transmission, rien ne prouve que
l’enveloppe fût scellée au départ.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 27

 2. Gestion des dossiers du personnel
L’organisation en sous-dossier des dossiers physiques du personnel
nécessite des chemises ou sous-chemises par manque de ces matériels nous utilisons
des formats à la place des sous-chemises ce qui ne sécurise pas vraiment les
éléments contenus dans les dossiers mais à un moment donné il y’avait également
manque des formats ce qui avait bloqué le travail. La gestion numérique des
dossiers du personnel n’est pas exhaustive car il manque diverses informations à
renseigner au logiciel sécurisé déjà existant. Les dossiers physiques du personnel de
l’OSEELC sont conservés dans des chemises en T constitués des sous-dossiers
représentés par les chemises ou sous chemises et sont gardés dans le bureau du Chef
de Service ce qui rend l’accessibilité limitée. Il est vrai qu’il ne sera pas accessible
par n’importe qui mais en cas d’urgence ils ne seraient pas à la disposition des
collaborateurs du Chef de Service

Dans cette section, nous avons eu à présenter les difficultés que nous avons
rencontré lors du stage notamment celles de l’OSEELC en général : arriérées de
salaires, cotisations sociales (CNPS)… et celles de son service RH en particulier :
matériels de travail, configuration des bureaux ; la gestion des courriers : matériels
de travail et difficultés d’expédition ; et à la gestion des dossiers du personnel :
l’archivage archaïque et ceux-ci sont contenus dans des chemises en T qui sont déjà
usées.

CHAPITRE IV : LES SUGGESTIONS POUR

L’AMELIORATION
RAPPORT DE STAGE REDIGE DE LA GESTION
PAR BETHARI MADINA Page 28

ADMINISTRATIVE DANS L’OSEELC ET APPORT DU

STAGE
 Une bonne gestion administrative est indispensable pour le bon
fonctionnement d’un Service comme celui des Ressources Humaines parce qu’elle
représente la majeure partie du travail. Au-delà de cela une structure saine bien
organisée favorise simultanément le bon fonctionnement des différents services qui
la constituent. Alors, dans le présent chapitre suivant celui dans lequel nous
présentions en quelque sorte les différents problèmes de la structure ; nous allons
présenter quelques suggestions de solutions pour remédier à ces problèmes
énumérés un peu plus haut (Section I) et par la suite quelques propositions de
solutions aux problèmes liés à la structure en général et apport du stage (Section II).

SECTION I : LES SUGGESTIONS POUR L’AMELIORATION DE

LA GESTION ADMINISTRATIVE DANS L’OSEELC
Celle-ci a rencontrée de multiples problèmes notamment dans le :

I. CAS DE LA GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL

De nos jours avec la technologie qui est très avancée, pour remédier au
problème d’archivage archaïque des dossiers du personnel, nous proposons que le
logiciel déjà existant soit mieux développé. Il faudrait également le réaménagement
des bureaux du Service RH de telle sorte que les fichiers physiques du personnel
soit à la disposition à plein temps des collaborateurs du Chef de Service vu que ces
derniers sont appelés à consulter de temps à autre ces dossiers.

II. CAS DE LA GESTION DES COURRIERS

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 29

 La gestion des courriers étant très délicate elle doit être prise au sérieux
surtout l’expédition elle devrait être faite par des agences adaptées ou encore pour
plus de sécurité peuvent être scannés tout simplement au lieu d’être envoyés à
travers des personnes quelconques. Concernant le matériel de travail il faudrait une
photocopieuse au service de RH pour ses multiples activités ; pour remédier
également au manque de fournitures il faudrait à notre humble avis préparer les
bons de commandes au moins deux à trois semaines avant que le matériel
disponible ne soit épuisé, éviter d’attendre que ceux-ci soit complètement épuisés
ainsi donc il n’y aurait plus de panne sèche en matériel de travail. Pour économiser
en matériel et moderniser le travail. Nous pouvons également proposer la mise en
place d’une plateforme à partir de laquelle chaque employé peut par exemple
consulter son bulletin de paie de chaque mois en y entrant son matricule et nom ceci
limitera non seulement les dépenses en papiers, en encre et autres mais aussi
limitera le fait que les employés soient toujours en train de revenir demander leurs
bulletins de tel ou tel autre mois pourtant à travers cette plateforme bien évidement
sécurisée, il lui suffira simplement d’entrer par exemple son nom, son numéro
matricule et le mois sollicité puis l’imprimer s’il le veut. Pour cela il faudrait
installer une connexion internet dans tout l’hôpital.

Il a été question pour nous dans cette section d’apporter quelques suggestions
par rapport aux problèmes rencontrés concernant la gestion administrative et il en
ressort qu’avec l’avancée de la technologie le travail se révèle plus relaxe. Dans la
section suivante nous proposerons des solutions en ce qui concerne les problèmes
généraux.

SECTION II : LES SUGGESTIONS GENERALES FACE AUX

DIFFICULTES DE L’OSEELC ET L’APPORT DU STAGE

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 30

 Cette section de notre travail est consacrée à l’apport de quelques suggestions
par rapport aux problèmes de l’OSEELC en elle-même et par la suite à l’apport du
stage pour nous.

I. LES SUGGESTIONS GENERALES

Pour pallier aux problèmes d’arriérés de salaires dans certaines de ses
formations sanitaires, l’OSEELC devrait à notre avis s’organiser avec ses
financiers qui devraient expliquer la situation aux FOSA qui fonctionnent
normalement de telle sorte qu’on puisse prélever un certain pourcentage pour
pouvoir régler au moins une partie des arriérés de salaires ce qui témoignera au
moins de la bonne foi de l’employeur et pourra calmer les employés qui sont en fin
de compte démotivés par le manque de salaire. Dans la même lancée, que cette
situation serve de leçon aux autres formations sanitaires, il faudrait déjà que chaque
FOSA puisse respecter son budget que celles qui auront des surplus dans leurs
recettes fassent des réserves au lieu de dépenser dans des projets qui n’entraient pas
dans leurs budgets il faudrait déjà que la discipline soit instaurée pour espérer
rétablir cette situation difficile. Cette dernière doit être rétablie car nous savons que
sans employé une structure ne peut fonctionner.

II. APPORT DU STAGE

Ce stage a été bénéfique pour nous sur plusieurs plans à savoir :
 Sur le plan académique : notre stage à l’OSEELC nous a permis de
faire le lien entre les connaissances théoriques acquises à l’école et la pratique de
celles-ci en milieu professionnel. Il nous a également permis d’améliorer nos
connaissances de l’outil informatique.
 Sur le plan professionnel : il nous a permis de nous familiariser avec
le milieu professionnel, de développer l’esprit du travail en équipe, du travail en
collaboration qui est la base nous dirons de la vie professionnelle car personne ne
peut travailler seul en ignorant ses collègues et collaborateurs ; nous retenons
également qu’on ne devrait pas se baser essentiellement sur les cours de l’école

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 31

mais aussi chercher à développer sa culture générale ce qui aide aussi grandement ;
le respect de la hiérarchie qui est également très important.
 Sur le plan social : nous avons appris sur ce plan qu’il faut savoir
garder son calme face à certaines situations et que nos humeurs ne devraient pas
impacter notre travail quel qu’en soit le cas ; toujours prendre la vie du bon côté
parce que la gestion des êtres humains est complexe l’on peut rencontrer des
personnes de toutes moralités pour y faire donc face il faut savoir puiser au fond de
soi et gérer toute situation de manière posée.

Parvenu au terme de ce chapitre qui porte sur nos suggestions par rapport à
l’amélioration de la gestion administrative dans l’OSEELC. Nous avons comme
propositions majeures la gestion électronique qui se révèle plus économique à
travers les nouvelles technologies, non seulement économique mais plus sûr et
sécurisée.
Cette partie de notre travail nous a permis de présenter d’une part le mode
opératoire du service RH/OSEELC les observations et entretiens qui nous ont
permis d’identifier les différents problèmes et d’autre part nous avons apporté
quelques suggestions pour pallier à ces problèmes.

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 32

 CONCLUSION GENERALE

Il convient au terme de ce rapport de stage, de rappeler certains points

essentiels de ce travail dont l’objectif était de décrire l’administration et la gestion
du fichier du personnel dans l’OSEELC. Pour ce fait, nous avons centré ce rapport
de stage sur la question de savoir comment la gestion administrative est-elle
effectuée dans l’OSEELC et quels problèmes rencontre-t-elle ? Nous avons utilisé
une certaine démarche méthodologique pour répondre à cette question de départ
notamment l’observation personnelle et les entretiens.

Durant notre stage, nous avons eu à effectuer plusieurs tâches liées à la gestion
administrative : la gestion des dossiers physiques et numérique du personnel ; la
gestion des courriers (enregistrement rédaction et saisie). Ces différentes tâches ont
retenues notre attention, en nous amenant à choisir le thème
suivant : « L’ADMINISTRATION : LA GESTION DES COURRIERS ET DU
FICHIER DU PERSONNEL DANS L’OSEELC ». Lors de l’exécution de ces tâches
nous avons constaté certains problèmes liés à la gestion administrative notamment
le problème d’expédition des courriers, le manque de matériels de travail et
concernant le fichier du personnel les chemises utilisées pour contenir les
documents sont déjà usées. En plus, d’autres défaillances ont été constatées au
niveau de la gestion de la sécurité sociale qui est le retard dans le versement des
cotisations sociales qui entraine des difficultés de paiement des PVID par la CNPS.

Compte tenu de ces difficultés rencontrées durant notre stage au Service

RH/OSEELC, nous avons suggéré quelques solutions, en vue d’améliorer ses
activités en général et la gestion administrative en particulier. Ces solutions étaient
entre autre concernant l’économie en termes de matériels de travail, la mise sur pied
d’une plateforme que les employés pourront consulter pour leurs bulletins et autres
au lieu de les imprimer à chaque fois ce qui constitue une dépense énorme en
papiers formats ; l’amélioration du logiciel de sauvegarde numérique des dossiers
du personnel ; l’installation de la connexion internet.
RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 33
 BIBLIOGRAPHIE

 Statuts de l’OSEELC (11 Janvier 2020)

 « Bienvenue à l’OSEELC » (11 Mai 2020)
 Dictionnaire Français
 Google

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 34

 ANNEXES

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 35

 CONSTITUTION DOSSIER PERSONNEL

1. SOUS DOSSIER ETAT CIVIL

- Copie d’acte de naissance
- Copie d’acte de naissance des enfants
- Copie d’acte de mariage
- CNI
- Certificat d’adoption
- Acte de reconnaissance
2. SOUS DOSSIER D’EMBAUCHE
- Demande d’emploi/lettre de motivation
- Curriculum vitae
- Certificat de travail des précédents employeurs/Attestation précédents employeurs
- Extrait de casier judiciaire
- Document test d’embauche
- Contrat de travail
- Job description
- Attestation de prise de service
- Livret allocation
- Assurance maladie
3. SOUS DOSSIER DIPLOMES
- Diplômes scolaires, académiques et professionnels
4. SOUS DOSSIER DISCIPLINAIRE
- Lettre d’observation
- Demande d’explication
- Réponse à la demande d’explication
- Sanctions disciplinaires
- Rapport des comités de discipline
5. SOUS DOSSIER FORMATION ET PROFIL DE CARRIERE
- Mise en disponibilité
- Formations/séminaires participés par le salarié
- Demande de bourse
- Contrat de bourse de formation
6. SOUS DOSSIER PARCOURS PROFESSIONNEL
- Affectation
- Nomination
- Avis de cessation de travail (quel que soit le motif du départ)
7. SOUS DOSSIER EVALUATION
- Documents d’évaluation périodiques
8. SOUS DOSSIER CONGE ET ABSENCE
- Demande de permissions
- Notification et attestation de congé
- Notification d’arrêt maladie
- Document d’évacuation sanitaire
9. SOUS DOSSIER SALAIRE
- Bulletin de salaire
- Reclassement salarial
- Attestation de perte d’ancienneté
- etc
10. SOUS DOSSIER DIVERS
- Correspondances diverses déchargées entre le salarié
- Autres …………….

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 36

 CONSEIL DE
L’OSEELC
Comité de Comité
Nomination Exécutif

Directeur
OSEELC

Secrétaire de
Direction
Comité Gestion
Comité
Pharmaceutique
Technique

Service des Service des Service des Service des Directeur Directeur Directeur Responsable
Affaires ressources affaires aumôneries Hôpital de Hôpital de Hôpital de de la Clinique
Financières Humaines hospitalières hospitalière Ngaoundéré Ngaoubéla Garoua- Dentaire
s Boulaï

Stagiaire

Service des Service des Service des Service de

Bureau de la Service Gestion Service Service de la
Comptabilité informations Programmes techniques de gestion de
Pharmaceutique Biomédical Communication
sanitaires et Projets l’information matériels
 TABLE DES MATIERES

DEDICACE....................................................................................................................................................i
REMERCIEMENTS.....................................................................................................................................ii
SOMMAIRE................................................................................................................................................iii
LISTE DES ABREVIATIONS....................................................................................................................iv
AVANT-PROPOS.........................................................................................................................................v
INTRODUCTION GENERALE...................................................................................................................1
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE L’OSEELC ET DESCRITION DES TÂCHES EFFECTUEES
EN SON SEIN...............................................................................................................................................2
CHAPITRE I : L’OSEELC ET SES ACTIVITES.........................................................................................4
SECTION I : GENERALITES SUR L’OSEELC......................................................................................4
I. HISTORIQUE DE L’OSEELC......................................................................................................4
1. La création et l’évolution de l’OSEELC.............................................................................................4
2. Mission et but de l’OSEELC..............................................................................................................6
II. LE FONCTIONNEMENT DE L’OSEELC: SES RESSOURCES....................................................7
1. Ressources humaines de l’OSEELC...............................................................................................8
2. Ressources financières, mobilières et immobilières de l’OSEELC................................................8
SECTION II : ORGANISATION STRUCTURELLE ET DIFFERENTS SERVICES QU’OFFRE
L’OSEELC..................................................................................................................................................9
I. ORGANISATION STRUCTURELLE DE L’OSEELC................................................................9
1. Les différents services de l’OSEELC.............................................................................................9
2. Présentation du Service des Ressources Humaines de l’OSEELC...............................................12
II. SERVICES OFFERTS PAR L’OSEELC.................................................................................13
1. Sur le plan médical........................................................................................................................13
2. Sur le plan Social..........................................................................................................................14
CHAPITRE II : DESCRIPTION DES TÂCHES EFFECTUEES ET DIFFICULTES RENCONTREES
AU SEIN DE L’OSEELC.............................................................................................................................15
SECTION I : LES TÂCHES EFFECTUEES AU SEIN DE L’OSEELC PENDANT LE STAGE.........15
I. LA PHASE D’INTEGRATION DANS L’OSEELC...................................................................15
SECONDE PARTIE : ANALYSE DES PROBLEMES LIES A LA GESTION ADMINISTRATIVE DANS
L’OSEELC ET PROPOSITION DE SOLUTIONS....................................................................................22
CHAPITRE III : LE MODE OPERATOIRE DU SERVICE RH/OSEELC................................................24
SECTION I : ANALYSE DU SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES DE L’OSEELC..............24
I. LES OBSERVATIONS PERSONNELLES DANS L’OSEELC.................................................24
II. LES ENTRETIENS AVEC LE CHEF DE SERVICE ET SES COLLABORATEURS.........25
SECTION II : LES DIFFICULTES RENCONTREES DURANT LE STAGE A L’OSEELC...............26
 I. LES DIFFICULTES DE L’OSEELC EN GENERAL.................................................................27
II. LES DIFFICULTES DU SERVICE RH/OSEELC EN PARTICULIER.................................27
1. La gestion des courriers................................................................................................................27
2. Gestion des dossiers du personnel................................................................................................28
CHAPITRE IV : LES SUGGESTIONS POUR L’AMELIORATION DE LA GESTION
ADMINISTRATIVE DANS L’OSEELC ET APPORT DU STAGE..........................................................30
SECTION I : LES SUGGESTIONS POUR L’AMELIORATION DE LA GESTION
ADMINISTRATIVE DANS L’OSEELC.................................................................................................30
I. CAS DE LA GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL.........................................................30
II. CAS DE LA GESTION DES COURRIERS............................................................................31
SECTION II : LES SUGGESTIONS GENERALES FACE AUX DIFFICULTES DE L’OSEELC ET
L’APPORT DU STAGE...........................................................................................................................32
I. LES SUGGESTIONS GENERALES...........................................................................................32
II. APPORT DU STAGE...............................................................................................................32
CONCLUSION GENERALE......................................................................................................................34
BIBLIOGRAPHIE.......................................................................................................................................35
ANNEXES...................................................................................................................................................36
TABLE DES MATIERES...........................................................................................................................39

RAPPORT DE STAGE REDIGE PAR BETHARI MADINA Page 39