GESTION DES AGENDAS

1 ASSISTANT ADMINISTRATIF OPTION GESTION

 INTRODUCTION
Le temps est une ressource dont chacun dispose pour accomplir des tâches dans des délais impartis ; mais le
temps n’est pas élastique, on ne peut pas le stocker, on ne peut, malheureusement, pas mettre de côté les
heures creuses pour pouvoir les utiliser quelques semaines plus tard lorsqu’il y aura une surcharge de travail.
Aussi, appartient-il à chacun de savoir utiliser au mieux cette ressource. Gérer son temps veut dire ne pas le
gaspiller, être mieux organisé, travailler plus vite et plus efficacement. Il appartient, donc, au gestionnaire, et à lui
seul, de bien gérer son temps de travail pour obtenir une efficacité maximum.

Par exemple : pour une semaine de travail, on n’a que 40 heures, ce qui représente 8 heures
par jour, le gestionnaire doit être parfaitement organisé pour répartir son travail au sein de cet
horaire s’il ne veut pas se laisser déborder, ce qui fait, souvent, mal effet et laisse penser qu’il y a un manque
d’organisation personnel. Avec un peu d’autodiscipline, un peu d’organisation, un peu de logique et de volonté, il
est possible d’y arriver et de gagner un temps précieux.

Alors, qu’est-ce que le temps ? et comment le gérer ? Les philosophes définissent le temps comme l’une des
deux dimensions où se déroulent les phénomènes des actes humains, l’autre étant l’espace. Ils en dégagent un
problème fondamental : « l’homme est pris par le temps, tout en s’efforçant d’y échapper ». Chaque individu qui
naît dispose d’un « capital temps », la durée de sa vie qu’il consomme inexorablement au fil des années et qu’il
souhaite faire fructifier le mieux possible. Le temps rythme donc notre vie, chaque matin réveillons avec un
certain nombre d’heures devant nous. Comment allons-nous les répartir ? Travail, Sport, Repas, Loisir,
Réflexion……Avons-nous toujours le temps de faire ce que nous voulons faire ou courons-nous après le temps ?
Finissons-nous toujours ce que nous avons entrepris ? Quelle frustration ressentons-nous lorsque nous n’avons
pas la possibilité de mener à bien certaines activités ?

Il semble bien que le temps soit une denrée précieuse qui conditionne l’organisation de nos activités. Le
problème est, donc, de savoir ce que nous faisons de notre temps, de l’analyser, d’étudier notre propre
comportement face au temps afin de mieux le gérer. Gérer son temps signifie être efficace dans la réalisation de
ces activités, les programmer de manière rationnelle et en contrôler la réalisation. En gérant son temps, on peut
dire finalement se donner le temps de faire les choses.

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Classement des activités et planification de
leur exécution
Dans quel ordre les activités doivent être menées ? Y’a-t-il des actions urgentes ? Importantes ? Difficiles ?
Fatigantes ? En général, les activités sont classées selon différents critères.

I - Classification des activités:

1- Classement des activités selon leurs échéances :
Dans la vie, au sein d’une entreprise, on entend, très souvent, parler du terme « échéance » qui
représente la date d’exécution des obligations et des diverses transactions, par exemple, paiement
d’une dette. Donc, quand on veut parler d’une activité échue, on veut désigner qu’elle est urgente.
Mais le terme d’ »urgence », dans la technique de gestion du temps, est lié au terme « importance ».
Toutefois, on mesure l’urgence, en se demandant si le fait de ne pas accomplir telle tâche
immédiatement met en péril l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Les activités peuvent, facilement,
être classées selon leur degré d’urgence. Et on mesure l’importance en se demandant si le fait de ne
pas accomplir telle ou telle activité met l’entreprise en danger. En évaluant l’urgence et l’importance
de chaque activité, on peut les caractériser comme suit :

MATRICE DE LA GESTION DU TEMPS

Urgent Pas urgent
Important 1- Crises 2- Prévention
Problèmes pressants Analyse de nouvelles
occasions
Planification
Entretien du réseau
Récréation
Pas important 3- Interruptions 4- Perte de temps
téléphoniques Activités plaisantes et
Correspondance inutiles qui ne
Réunions permettent la
réalisation d’aucun
objectif
1- Urgent et important : Les tâches urgentes et importantes doivent être entreprises le plus tôt
possible c .à.d les prendre en charges. En gérant mieux votre temps vous remarquez que le
nombre des activités urgentes et importantes diminuera graduellement.
2- Peu urgent mais important : Il s’agit d’activités importantes pour l’avenir de l’entreprise
mais qui peuvent attendre. Ce sont les activités.
3- Urgent mais peu important : Ce sont les activités à déléguer aux collaborateurs.
4- Peu important et peu urgent : Ce sont des activités qui peuvent être ignorées
temporairement ou classées rapidement si on a du temps. Le nombre de ces activités
diminuera, au fur et à mesure, que la technique de gestion du temps est améliorée

2- Classement des activités selon leur niveau de rendement :

Les activités doivent être classifiées selon leur niveau de rendement. Ce dernier peut être mesuré en
se demandant si le fait de ne pas accomplir telle ou telle tâche met l’entreprise en danger, c’est-à-dire
qu’il lui fera subir des coûts plus ou moins importants, ou en se posant la question suivante : Après
avoir effectué telle activité, que va gagner l’entreprise ? Donc, l’activité qui est plus rentable à
l’entreprise doit être menée en premier lieu.

3- Classement des activités selon leur complexité :

Il est possible de reporter le travail à effectuer au cours de la journée selon la complexité des travaux.
Les activités les plus complexes seront réservées pour les périodes les plus calmes de la journée et
en fonction de leur urgence. A l’inverse, les travaux les plus simples seront effectués pendant les
périodes les plus bruyantes ou les plus perturbées quand il est plus difficile de réfléchir et de fournir
un travail plus complexe et toujours en fonction de l’urgence.

3
II – Planification de l’exécution des activités :
Une bonne gestion du temps suppose la planification : Comment peut-on organiser, imbriquer les
activités pour les faire entrer dans le temps dont on dispose ?
1- Evaluation réaliste de la durée d’exécution des activités :
Il est essentiel d’évaluer la durée prévisible des actions à entreprendre pour leur affecter un «budget
temps». Ceci permet d’avoir une vision plus claire pour les planifier. Mais, il faut demeurer réaliste en
ce qui concerne l’emploi du temps : mieux vaux s’en tenir à quelques tâches que d’avoir une liste
impressionnante de tâches à faire et de n’en réaliser qu’une partie. Il est préférable de surévaluer le
temps dont pense avoir besoin pour réaliser une tâche. Cela permet de respecter les échéanciers.
Il est conseillé de planifier sa journée de façon à conserver du temps libre. De cette façon, on risque
moins de se retrouver coincé entre un travail à remettre immédiatement et une urgence de dernière
minute.
2- Détermination exacte des priorités :
"Comment établir des priorités ?
 Faire chaque jour une liste du travail à effectuer ;
 Définir l’urgence et l’importance : ce sont les deux critères de base pour définir des priorités :
les tâches urgentes et importantes sont à réaliser d’abord ;
 Fragmenter les travaux complexes à réaliser en une série de petites tâches réalisables que
l’on incorpore dans l’emploi du temps ;
 Evaluer la durée prévisible ;
 Ordonner la liste : affecter un numéro d’ordre à chaque activité en fonction des priorités
définies. Ceci permettra de savoir dans quel ordre on doit les planifier
La loi de LABORIT :
Il est conseillé de faire :
 ce qui est facile avant de ce qu’est difficile ;
 ce qui nous plait avant ce qui nous déplait ;
 ce qui va vite avant ce qui prend du temps ;
 ce que l’on sait avant ce qui est nouveau ;
 ce que d’autres nous imposent avant ce que l’on choisit.
3- Réservation des périodes appropriées pour les imprévus :

Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de temps pour certains travaux qui vont
tomber inopinément. D’ailleurs, le scientifique NERAC nous montre l’importance de la réservation
d’une partie de temps pour les imprévus.
Méthode de NERAC :
 Noter les activités et les échéances ;
 Evaluer la durée nécessaire ;
 Réserver une marge de sécurité ;
 Arbitrer les priorités ;
 Contrôler et rectifier.
4- Détermination du moment d’exécution en fonction de la classification et des priorités :
Après le classement des activités et l’établissement des priorités, il sera nécessaire de déterminer les
moments d’exécution de ces activités c’est-à-dire établir un emploi du temps. Pour cela, on peut
utiliser la grille d’activités suivante :
Grille d’activités du …………………………………..
Numéro Durée
Activité Heure
d’ordre Prévue Effective
1
2
3
4
5

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Ordre, méthode et organisation : quel rapport avec la gestion du temps ?
• L'ordre et l'organisation sont des qualités indispensables : une personne organisée travaille
deux fois plus vite. Les 3O :
• a) Ordre
• b) Organisation
• c) Orientation
a) Ordre :

Le bureau doit être rangé, aménagé de façon pratique et tout doit être visible au premier coup d'oeil.
Pas de pile de dossiers en attente : seuls les documents sur lesquels je travaille doivent être visibles

Mes outils de travail doivent être à portée de main. Ma gomme ne me sert à rien si elle est posée sur
l'étagère de l'autre côté de la pièce ! Sa place est dans le tiroir du bureau. Ce sont des détails de ce
genre qui vont me permettre d'économiser plusieurs minutes de recherches par jour !

b) Organisation :

Les documents de travail doivent eux aussi être rangés à proximité, en fonction de la fréquence
d'utilisation. Documents divers, tarifs, dossiers de présentation, classeurs, répertoires téléphoniques,
carnet d'adresses, etc. doivent être accessibles en permanence.

Pour garder une meilleure vue d'ensemble des dossiers, on les classe en regroupant tous les
documents relatifs à un même client : offres, adresses, lettres, contrats, etc. Les dossiers suspendus
sont très pratiques : il est en effet possible d'y fixer un cavalier portant le nom du client et de les
classer par ordre alphabétique pour les retrouver plus vite.

On peut économiser énormément de temps en regroupant les tâches similaires. Il ne viendrait par
exemple à l'idée de personne d'apporter ses lettres à la poste une par une

c) Orientation:

• Etre organisé signifie aussi savoir s'orienter, c'est-à-dire connaître son environnement
et savoir utiliser les outils à disposition. Connaître les meilleures sources
d'information, savoir à qui s'adresser et à quel moment. C'est un gain de temps
précieux

• Savoir aussi quels sont les outils les mieux adaptés à chaque situation. Quand vaut-il
mieux envoyer une lettre, un fax ou un e-mail ? Toujours choisir la solution la plus
simple, la plus rapide et (si possible) la moins chère

1- techniques d’organisation de travail

1.1. Fiche d’analyse journalière
Elle peut être imprimée pour mieux mener le suivi quotidien. Encore appelée fiche d’objectifs
journaliers, elle peut être restreinte soit aux objectifs personnels, soit aux objectifs professionnels.
Comment vous en servir :
 Imprimez autant de fiche que de jour où vous travaillez vers vos buts.
 Remplissez chaque soir (ou matin) la liste des 5 choses les plus importantes que vous devez
faire dans votre journée.
 Ecrivez-les !
 Prenez 3 minutes pour visualiser les 5 étapes de votre journée en imaginant leurs réalisations
 A chaque réalisation, cochez la case "réaliser"

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  Relisez-là chaque soir et félicitez-vous à chaque case cochée
1.2. Bilan hebdomadaire :
o le bilan hebdomadaire s’articule autour des questionnements suivants :
o Rappel de l’objectif: quel est l’objectif hebdomadaire à atteindre ?
o Les actions prévues dans la période: quelles sont les actions que nous avons prévues
dans la période concernée ?
o Les résultats obtenus: quels sont les résultats obtenus ?
o Écarts constatés: quels sont les écarts constatés
o Qu’est-ce qu’il faut faire?
o Quelles sont les leçons à retenir?
2- Comment définir les priorités à partir des activités à
effectuer ? :
Définir l’urgence et l’importance : ce sont les deux critères de base
pour définir les priorités. Les tâches urgentes et importantes sont à
réaliser d’abord.
Évaluer la durée prévisible : il est essentiel : pour leur effectuer un
budget de temps. Ceci permet d’avoir une vision plus claire pour les
planifier.
Ordonner la liste et affecter un numéro d’ordre à chaque activité en
fonction des priorités définies. Ceci permettra de savoir dans quel ordre
on va les planifier
 Etablir la liste des tâches :
Le meilleur moyen d’anticiper la somme des tâches à venir est d’en dresser une
liste, qui permet de faire rentrer le contenu (la liste de tâches) dans le contenant
(le temps disponible).
La planification est bien entendu étroitement liée au facteur temps (quand ?),
mais aussi :
• aux objectifs (quoi ?),
• aux parties prenantes (qui ?),
• aux méthodes et outils (comment ?),
• aux contraintes :
 les ressources sont souvent limitées (main d’œuvre,
matériel) ;
 la durée du projet doit être la plus courte possible ;
 le coût doit être le moins élevé possible et rentrer dans le
budget initialement alloué ;
 la qualité doit être optimale et conforme aux prévisions.
5 paramètres essentiels sont à prendre en compte :
• la qualité, le coût, le délai, la performance, les risques.

3- La Délégation
La délégation est une méthode d’organisation qui consiste pour un responsable à
confier à un subordonné la réalisation d’objectifs élaborés en commun en lui
laissant une autonomie réelle quant aux moyens et aux méthodes à l’intérieur
d’un cadre défini, en l’assistant dans les difficultés rencontrées et en faisant le
point sur les résultats dans le cadre de procédure de contrôle dont les modalités
et la fréquence sont définies à l’avance.

La délégation est un état d’esprit et participe à une démarche de

décentralisation et de confiance dans les relations de travail.

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Pour distinguer la bonne personne à qui déléguer, il est nécessaire de
procéder par étape. A savoir :
• Évaluer la tâche à déléguer,
• Déterminer les compétences et les responsabilités nécessaires à
son accomplissement,
• Choisir une personne compétente et motivée

Comment bien déléguer ?

Une délégation bien réussie demande une communication adaptée. Pour ce faire,
il est essentiel de se reposer sur ces trois modes de communication :
• Le reporting ou l’information ascendante du collaborateur,
• Le débriefing ou l’échange au même niveau pour les différents
interlocuteurs,
• Le bilan ou l’information descendante vers les collaborateurs

4- Comment gérer son temps selon sa personnalité ? :

La Process Com est un outil de découverte et de compréhension de sa propre
personnalité et de celle des autres, utilisée par de nombreuses entreprise, elle
permet :
 de développer une communication plus efficace,
 d’éviter ou de résoudre les situations où la communication est rompue.
On distingue 6 types de personnalités, pour communiquer, il est préférable
d'activer le même type de personnalité que son interlocuteur.
1. L'empathique : compatissant, sensible et chaleureux, Lors d'un échange,
s'il est un peu stressé, l'empathique pourra faire passer les besoins de
l'autre en priorité. Il pourra aussi manquer de fermeté et ne pas dire si une
situation ne lui convient pas.
2. Le rebelle : spontané, créatif et ludique, dans les situations de stress il a
tendance à "décrocher" : tout lui paraît compliqué et ennuyeux. Il risque
de rejeter la responsabilité sur les autres
3. Le travaillomane : logique, responsable et organisé, il fonctionne par
étape et ne viendra pas à une réunion si l'ordre du jour n'est pas
planifié. en cas de stress, il pourra même reprendre à sa charge ce qu'il
avait délégué, de façon à étendre son contrôle aux plus petits détails.
4. Le persévérant : dévoué, observateur et consciencieux, Très centré sur
ses opinions, il donnera rapidement son avis sur tout, sous tension, il
tendra à commencer par relever ce qui ne va pas chez les autres et
chercher à imposer son point de vue
5. Le rêveur : imaginatif, calme et introspectif, Les rêveurs savent très bien
gérer les silences, plus il est sous stress, plus il se retire dans son monde
6. Le promoteur : adaptable, charmeur et plein de ressources, ils
communiquent le plus souvent de façon très directe. Cette façon de
s'exprimer, alliée à leur sens du compliment, fait d'eux de véritables
charmeurs, très persuasifs. En situation de stress, ces personnalités
centrées sur l'action auront tendance à prendre de plus en plus de risques,
jusqu'à flirter avec la limite des règles et des procédures ou à manipuler
leur entourage.

5- Lois et principes de la gestion de temps :

 La loi de PARETO :

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La Loi de PARETO ou loi des 20/80 s’articule autour de deux maximes: l’essentiel
prend peu de temps, l’accessoire beaucoup de temps.
 Principes de concentration sur l’essentiel :
 Classez par ordre d’importance décroissante vos activités,
 Distinguez en permanence l’essentiel de l’accessoire, les activités
stratégiques des activités moins importantes,
 Préservez du temps pour l’essentiel, économisez sur l’accessoire.
Ce principe, appliqué au temps, peut se résumer ainsi : "attaquer les problèmes
essentiels peu nombreux avant les problèmes secondaires nombreux".

 La loi de CARLTON :
La Loi de CARLSON ou loi des séquences homogènes de travail stipule que tout
travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était
effectué de manière continue.
 Principes de lutte contre les interruptions :
 Évitez les interruptions en terminant si possible un travail entamé,
 Limitez les interruptions externes

 La loi de PARKINSON :
La Loi de PARKINSON ou loi de l’auto-inflation du temps dépensé stipule que le
temps investi dans un travail varie en fonction du temps disponible.
 Principes de contrôle de la rentabilité du temps investi :
 Raisonnez en termes de temps nécessaire pour une activité et
 non en fonction du temps disponible,
 Fixez-vous des échéances, des dates limites à ne pas dépasser

 La loi d’ILLICH :
La Loi d’ILLICH est encore appelée loi de la contre productivité du temps investi
au- delà d’un certain seuil.
 Principes de l’équilibre personnel :
 Au-delà d’un certain seuil horaire, sachez-vous arrêter pour faire
autre chose,
 Sachez persévérer sans vous obstiner, refusez l’activisme et le
perfectionnisme,
 soyez conscient de vos limites

 La loi de l’ECCLESIASTE :
La Loi de l’ECCLESIASTE ou loi de l’alternance dit qu’ « il y a un moment pour
tout et un temps pour chaque chose sous le ciel ».
 Principes d’opportunité :
 Trouvez l’activité qui convient à chaque moment,
 Ne faites qu’une chose à la fois, et faites-la bien, en vous y donnant
totalement,
 Sachez faire des choses différentes, et même opposées, à des
moments différents.

 La loi de SWOBODA-FLIES-TELTSCHER :

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Encore appelée loi des rythmes biologiques, elle stipule que :
 chaque Homme est traversé de multiples rythmes biologiques
(physique, émotionnel, intellectuel)
 Les trois biorythmes démarrent ensemble à la naissance et se
perpétuent chacun avec sa périodicité, tout au long de la vi e

 Principes d’opportunité :
 Découvrez vos rythmes personnels et soyez à l’écoute de vos
horloges internes,
 Programmez les activités stratégiques ou de réflexion au moment
de haute forme et les activités de routine au moment de
récupération

 La loi de FRAISSE :
Pour la Loi de FRAISSE ou loi de la dimension subjective du temps, le temps a
une double dimension objective et subjective ou psychologique, qui est fonction
de l’intérêt qu’on porte à l’activité exercée :
 « plus une activité est morcelée, plus elle paraît durer longtemps »,
 « plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève »,
 « le temps d’une attente est toujours trop long »

 Principes de prise en compte de la dimension subjective du

temps :

 Méfiez-vous de la tendance spontanée de faire d’abord ou plus

longuement ce qui plaît le plus et non ce qui est le plus important,
 Méfiez-vous de votre estimation subjective du temps passé et
confrontez-la à une évaluation objective,
 Gérez votre temps comme vous l’entendez, mais restez lucide sur
vos choix personnels

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 LA DEMARCHE DE LA GESTION DU TEMPS

Elle a pour but de gérer la ressource « temps » avec l’objectif de réaliser les
tâches dans les délais imparties et de les organiser entres elles lorsqu’elles
dépendent les unes des autres. Donc il faut :

1- Analyser :
• Qu’est-ce que j’ai à faire?
• Lister tout ce que j’ai à effectuer;
• Quel est mon temps disponible?
• Évaluer le temps dont je dispose.
2- Effectue des choix :
• Dans quel ordre dois-je mener mes activités?
•Y’a-t-il des actions urgentes, importantes, longues, difficiles, fatigantes,
désagréables,………
• C’est définir des priorités dans ce qui est à réaliser, respecter les
contraintes d’autorité dans l’exécution des tâches. Comment définir les
priorités? A partir de la liste des activités à effectuer :
Définir l’urgence et l’importance : ce sont les deux critères de base
pour définir les priorités. Les tâches urgentes et importantes sont à
réaliser d’abord.
Évaluer la durée prévisible : il est essentiel d’évaluer la durée
prévisible des actions à entreprendre, pour leur effectuer un budget de
temps. Ceci permet d’avoir une vision plus claire pour les planifier.
Ordonner la liste et affecter un numéro d’ordre à chaque activité en
fonction des priorités définies. Ceci permettra de savoir dans quel ordre
on va les planifier

3- Je planifie :
Comment organiser, imbriquer mes activités pour les faire entrer dans le temps
dont je dispose?

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 Choisir des outils me permettant de planifier efficacement;
Choisir le bon moment;
Choisir les moments les plus appropriés pour réaliser ces activités.

4- Je contrôle :
Tout planning est une prévision de l’organisation de son temps. Ai-je réalisé tout
ce que j’avais prévu? Ma prévision est-elle réaliste? Donc, il faut contrôler
l’exécution des tâches.

LA DEMARCHE DE GESTION DU TEMPS AU MILIEU

PROFESSIONNEL

Une phase d’analyse :

permet de :
o réparer les contraintes.
o Identifier les problèmes d’organisation.
o Évaluer les délais de réalisation des tâches.

Une phase de réflexion :

Il faut effectuer un diagnostic :

o poser des questions,
o Identifier les causes et le dysfonctionnement,
o Repérer l’importance de ces différentes causes.

Une phase de planification :

En fonction des problèmes repérés, il s’agit de :

o Définir les périodes ;
o Respecter les contraintes d’autorité, de coût, de qualité, d’organisation ;
o Supprimer les causes de dysfonctionnement ;
o Choisir les bons outils

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 LES OUTILS DE GESTION DU TEMPS

Les outils utilisés couramment au milieu professionnel pour gérer le temps sont :
L’agendas papier ou traditionnel : on utilise fréquemment des agendas en
milieu professionnel, elles permettent de noter diverse information et d’indiquer
les opérations à effectuer à date /heure précise (RDV, délais de …).
L’agenda électronique : outils modernes utilisant la technologie informatique.

Les échéanciers : ils permettent de classer les documents à date où ils doivent
être traités (lettres, traites à encaisser…).
Les plannings : ils visualisent l’organisation des tâches dans le temps, ou leur
répartition sur différent poste de travail. Ils sont l’outil le plus utilisé/courant au
milieu professionnel. (voir annexes)

1- Qu’est-ce qu’un agendas ?

Un agenda permet aux personnes d'organiser leur emploi du temps. Il donne à
son utilisateur la possibilité de planifier ses activités, de noter son emploi du
temps et de rappeler ses rendez- vous
Comment organiser son agenda au travail ?
1-Analyser ses journées sur une semaine. ...
2- Créer un planning incluant le degré de priorité des tâches. ...
3- Prioriser efficacement. ...
4- Regrouper les tâches similaires. ...
5- Éviter de se disperser. ...
6- Attribuer des durées à ses tâches. ...
7- Se fixer des objectifs personnels. ...
8- Planifier les imprévus

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Les agendas papier sont encore des produits très demandés. On
différencie trois types d’agendas en papier :
L’agenda annuel est le format le plus classique. Il couvre l’année civile, de
janvier à décembre. On l’utilise pour organiser sa vie de tous les jours ainsi que
sa vie professionnelle.
L’agenda scolaire est un agenda annuel qui commence et se termine au mois
de septembre. Idéal pour les écoliers, les lycéens et les étudiants, il sert
également beaucoup aux enseignants.
L’agenda 16 mois est un format qui commence en septembre pour finir en
décembre. Il est idéal pour ceux qui planifient à long terme et permet de gérer
plus facilement le transfert des informations d’un agenda à un autre.
Avantages et inconvénients de l’agenda papier :
Avantages inconvénients
Les corrections sont faciles à faire Parfois peu lisible
Pas besoins de connaissances Impossible de chercher
spéciales automatiquement par date
Bon marché En cas de perte, toutes les données sont
perdus
Indépendant de toute source Impossible de transférer ses données
d’énergie

Qu’est-ce qu’un agendas électronique ?

Pour planifier, ordonner une journée, gérer avec efficacité le temps, beaucoup de
personnes disposent de logiciels de gestion personnelle. De plus, avec ces
logiciels de gestion, les utilisateurs arrivent à accéder très facilement à
leur planning (sur ordinateur, portable, etc.). Disposer donc d’un agenda
numérique c’est comme avoir son secrétaire particulier ou sa secrétaire
particulière à sa disposition à tout moment.
L’agenda électronique permet également d’avoir des rappels
automatiques (à la différence de la version papier) afin de ne pas oublier les
anniversaires et les rendez-vous importants.
Avantages et inconvénients de l’agenda électronique :
Avantages inconvénients
Recherche automatique des RDV Aucun accès en cas de panne du
système
Facile à manier Nécessite des piles ou une batterie
Possibilité de transférer les données Informations potentiellement accessibles
vers un ordinateur aux tiers
Le transfert vers un autre Introduction des données plus
ordinateur évite la perte des fastidieuse
données
Les échéanciers :

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Une échéance est une date cible indiquant quand une tâche doit être accomplie.
Si la date d'échéance est fixée. Ils permettent de classer les documents à la date
où ils doivent être traités (lettres, traites à encaisser…).

Les plannings :
Introduction :

La planification est un processus qui fixe, après études et réflexion prospective,

les objectifs à atteindre, les moyens nécessaires, les étapes de réalisation et les
méthodes de suivi de celle-ci. Elle est l'organisation dans le temps de la
réalisation d'objectifs dans un domaine précis par la mise en
place d'un planning efficace permet de superviser l'activité globale, donc c’est
quoi un planning et quel est son rôle ?
Définition :
Le planning est une fonction d'ordonnancement qui a pour mission de :
Préparer le travail
Ils visualisent l’organisation des tâches dans le temps, ou leur répartition sur
différent poste de travail. Ils sont l’outil le plus utilisé/courant au milieu
professionnel
Rôle du plannings :

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Il permet de :
partager la vision des travaux à réaliser avec
l'ensemble des intervenants,
suivre le déroulement d’une activité,
suivre l’exécution des différentes phases,
Partager des contrôles sur l'avancement des tâches

Les types des plannings :

a- Planning statique :
 Planning à fiches en « T » ou fiches à épaules :
Planning statistique qui représentent une situation à un moment donné, Il
contient des informations fixes.. Le planning à fiches en T est le planigramme
statique le plus utilisé dans le monde professionnel
b- Planning dynamique :
• Planning à gouttière ou à bandelettes :
Planning dynamique avec échelle chronologique, ce type de planning comporte
d’une part un élément porte-affiches indiquant les titres de lignes du planning ;
et d’autre part un panneau constitué de gouttières dans lesquelles des
bandelettes découpées à la longueur voulues peuvent être placées.
 Planning magnétique :
Il est constitué d’un panneau métallique sur lequel on place des éléments
aimantés de formes et de couleurs différentes. On ne peut inscrire aucun texte
sur les éléments. il est souvent utilisé pour visualiser le suivi des commandes.
 Planning à rubans ou à fils :
Planning à ruban : ce planning ressemble extérieurement au planning à
gouttières à bandes, mais le principe d'utilisation est le même que
le planning à fils. On tire le ruban métallique ou plastique jusqu'à la position
voulue.

Assurer le suivi et la coordination des

agendas partagés
Pour réussir, chaque entreprise a besoin de facilité l’organisation de ses services.
C’est pourquoi des moyens comme l’agenda partagé a été inventé. En effet,
grâce à l’agenda partagé, il devient simple de prévoir des réunions, de faire des
rendez-vous en commun, de diriger un projet à effectuer en groupe, etc.

Qu’est-ce que l’agenda partagé ?

Par définition, l’agenda partagé est un calendrier accessible à toute l’équipe. Il
contient des informations sur les tâches, en suivant leur date d’exécution. En
général, l’organisation à plusieurs peut être difficile. Mais grâce à un outil

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collaboratif comme l’agenda partagé, permettre aux participants de collaborer
sera simplifié
1- Description de la fonction agenda :
Pour la planification de votre activité un agenda partagé propose différentes
vues (annuelle, mensuelle, hebdomadaire, quotidienne). L'outil de gestion de
réunion ou d'évènements vous permet de parcourir le calendrier d'un groupe de
personnes en mode « plages disponibles ». La gestion d'un agenda peut être
déléguée.
L'agenda partagé supporte aussi la catégorisation des rendez-vous privés, les
alertes par courriel et tous les types de répétition d'événement.
2- Présentation rapide de l'interface de l'agenda partagé
En utilisant l’agenda partagé, vous économisez du temps et des efforts pour que
votre réunion soit parfaitement préparée. Pour les réunions récurrentes, vous
pouvez même créer un modèle de calendrier en ligne que vous pourrez réutiliser
à chaque fois. Chaque utilisateur dispose d'un agenda personnel. Il existe
plusieurs moyens d'y accéder.
2-1- Agendas Affichés :
Cette section vous indique la liste des utilisateurs dont l'agenda est actuellement
affiché. Pour chacun d'eux, le nom, le prénom ainsi qu'une couleur permettant de
différencier ses événements s'affichent. Vous pouvez choisir une couleur parmi
21.
2-2- Sélection :
Cette section vous permet de choisir les utilisateurs dont vous souhaitez
visualiser l'agenda. La liste affichée inclut uniquement les agendas sur lesquels
vous avez les droits de lecture. Elle vous permet de faire des sélections sur les
éléments suivants :
 Catégorie de rendez-vous;
 Groupes définis par vous-même;
 Groupes d'utilisateurs logiciel ;
 Utilisateurs du logiciel';
 Ressources ;
 Contact (sous réserve qu'ils disposent d'un lien vers un calendrier
externe)
Le lien « Revenir à ma vue » vous permet d'afficher votre agenda et lui seul.
Le lien « Aujourd'hui » vous permet de d'afficher l'agenda avec la date du jour
comme référence.
Dans la partie « Vues », vos sélections peuvent être enregistrées sous forme de
vue en cliquant sur le bouton , puis en saisissant un nom à donner à la vue,
dans la fenêtre qui s'affiche, avant de valider en cliquant sur « Ok ».

2-3- Choix de la période visualisée :

Cette section se compose de deux parties :
Le mois en cours : il s'agit d'une vue simplifiée du mois en cours avec
une aide à la navigation vous permettant d'accéder rapidement à
n'importe quel jour du mois. La date du jour courant est surlignée. Le mois
à visualiser peut être modifié avec les flèches << < et > >> ;
Aller à : il s'agit d'un raccourci de navigation vous permettant d'accéder
rapidement à n'importe quel mois et à n'importe quelle semaine de
l'année glissante.

16
 Sélection de plage de date : à la souris par cliquer-étirer, il est possible
d'afficher un nombre variable de jours (par exemple : seulement 3, ou bien
une quinzaine)
2-4- Barre des actions :
Elle vous permet d'intervenir sur l'agenda partagé :
Créer un événement, consulter les événements en attente;
Gérer les droits de lecture, d'écriture et d'administration de son agenda
partagé;
Administrer les catégories de l'agenda partagé;
Réaliser des imports et des exports son agenda partagé au format
Calendar
2-5- Sélection du mode d'affichage :
Les modes sont : Planning, Mois, Semaine, Jour, Liste

2-6- Affichage des évènements :

En fonction de la vue sélectionnée pour l'affichage de l'agenda, le raccourci de
navigation propose une navigation de jour à jour, de semaine à semaine ou de
mois à mois
3- Accéder à l'agenda partagé :
1- Rendez- vous dans la section Collaboratif
2- Cliquez sur l'onglet Collaboratif, un menu déroulant apparaît.

3- Cliquez sur le menu Agenda .

4- 4-L'interface de votre agenda partagé s'affiche en vue semaine par défaut

4- Les vues :
4-1- Principe de fonctionnement des vues de l'agenda
L'agenda propose 3 modes de visualisation :
Vue des événements sur un jour;
Vue des événements sur une semaine;
Vue des événements sur un mois.

4-2- L'accès aux modes de visualisation

L'accès à ces 3 modes de visualisation se fait directement en cliquant sur les
icônes suivantes :
sur (1) pour accéder à la vue Jour des événements;
sur (2) pour accéder à la vue Semaine des événements;
17
 sur (3) pour accéder à la vue Mois des événements.
4-3- Vue Jour : Calendrier des événements :
1- Accédez à l'agenda partagé.
2- Cliquez sur l'icône Vue Jour des événements (1).
3- Ensuite cliquez sur l'icône Calendrier (2).
4- L'agenda en vue Jour Calendrier s'affiche
4-4- Vue Jour : Planning Jour
1- Accédez à l'agenda partagé.
2- Cliquez sur l'icône Vue Jour (1).
3- Ensuite cliquez sur l'icône Planning des événements (2).
4- L'agenda en vue Planning Jour s'affiche. Différentes couleurs sont
affectées aux différentes catégories d'événements.

4-5- Vue Jour : Liste Jour

1- Accédez à l'agenda partagé.
2- Cliquez sur l'icône Vue Jour (1).
3- Ensuite cliquez sur l'icône Liste des événements (2).
4- L'agenda en vue Liste Jour s'affiche.

4-6- Sauvegarder une vue :

1- Vous pouvez accéder rapidement à une vue grâce à la boîte Vues à
gauche de l'écran.

18
 2- Vous pouvez sélectionner une vue dans la liste déroulante (1), sauvegarde
une vue grâce au bouton d'ajout de vue dans la liste (2), ou supprimer une
vue de la liste grâce au bouton de suppression (3).
4-7- Imprimer une vue
Vous pouvez imprimer votre agenda en vue calendrier au format PDF.
1- Cliquez sur l'icône Calendrier

2- Cliquez sur l'icône d'impression (2), en haut à droite de la fenêtre

3- Une fenêtre d'options d'impression s'ouvre

4- Sélectionnez les options souhaitées et cliquez sur Imprimer pour lancer
l'impression.
5- Après avoir cliqué sur Enregistrer le fichier, la vue de votre calendrier s'ouvre
dans un nouveau document au format PDF

5- Identifier les champs de l’agendas partagé :

Champ Description Règle

19
 Agenda

Titre Nom de l'événement Il est affiché dans les vues

synthétiques et les bulles
d'information quand
l'utilisateur positionne la
souris au-dessus.

Organisateur Utilisateur pour lequel le

rendez- vous est organisé
(organisateur du rendez-
vous). Ne pas confondre
avec le créateur du rendez-
vous, qui peut par exemple
être un(e) assistant(e) de
l'organisateur

Lieu Lieu de l'événement Information visible dans

l'agenda

Forcer l'insertion de Les conflits ne sont pas Si deux événements se

l'événement
pris en compte si cette superposent, l’événement
case est cochée est tout de même inséré

Catégorie Catégorisation des Cette catégorie est

événements
administrée via l'action
d'administration

6- Champs visibles dans l'interface de l'Agenda

Les champs visibles dans les vues de l'agenda sont les suivants :
1- Titre
2- Lieu : affiché entre parenthèses
3- Utilisateurs : ce pictogramme indique que l'événement concerne plusieurs
utilisateurs.
4- Répétition : ce pictogramme indique qu'il s'agit d'un événement récurrent.

5- Privé : ce pictogramme indique qu'il s'agit d'un événement privé

20
 7- Créer un rendez-vous
La partie qui suit apporte des compléments sur les informations à fournir lors de
la saisie d'un événement.
7-1 Créer un rendez-vous via le formulaire
1- Accédez à l'agenda partagé et cliquez sur l'action Nouvel Evt de la barre
d'actions.
2- Le formulaire de création d'un nouveau rendez-vous s'affiche.
3- Renseignez les critères des différents parties du formulaire de création.
4- Cliquez sur le bouton Enregistrer l'évènement pour valider la création du
rendez-vous

7-2 Créer rapidement un rendez-vous

1- Accédez au module Agenda en vue Jour ou Semaine ou Mois Calendrier
2- Double-Cliquez sur le jour quand aura lieu l'événement. Sur la vue
semaine, il est aussi possible de définir interactivement la durée de
l'événement avec la souris (par cliquer- étirer sur la surface
correspondante dans le calendrier).
3- Une info-bulle de création rapide d'un événement apparaît.
4- Renseignez le titre de l'événement (1).
5- Cliquez sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de l'événement
(2).
6- Le rendez-vous apparaît sur l'agenda
7- Un message vous indique que l'insertion du rendez-vous est réussie
8- Le bouton Compléter (3) conduit à l'interface de création d'événement
vu plus haut.

21
 7-3 Un e-mail est-il envoyé après l'ajout d'un rendez-vous ?

Réception d'e-
mail
Description de l'action Créateur Utilisateurs 1 Utilisateurs 2 Administrateur
du RDV d'une ressource

Interface classique : formulaire de création de RDV

Ajout d'un RDV Non Oui Oui Oui

Interface graphique de l'agenda : création rapide de RDV

Ajout d'un RDV Non Non Non Non

Acceptation ou refus du RDV

Le participant a Oui Non Non Non

accepté le RDV

Le participant a refusé Oui Non Non Non

le RDV

Le participant a modifié Oui Non Non Non

son acceptation

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 Identifier les facteurs de perte de temps :

Chacun d'entre nous a une façon personnelle de percevoir le temps et cela influe
sur sa façon de le gérer

1- Les facteurs internes de perte de temps :

Les plus grands pièges de la gestion du temps sont :
• se précipiter dans l'action ;
• sous-évaluer la durée des tâches ;
• ne pas anticiper à moyen et long terme ;
• reporter sans arrêt (procrastination).
• Nous rencontrons, dans ces cas, les facteurs de perte de temps
suivants :
• objectifs et priorités peu clairs et / ou changeants en permanence
ou absence d'objectifs et de priorités ;
• responsabilité mal établie, floue et doublon entre plusieurs postes ;
• absence de plan de travail au quotidien ;
• travaux non terminés ou encore en cours ;
• absence de deadline, de délais, d'échéances ;
• perfectionnisme excessif ;
• difficulté à déléguer ;
• excès dans les détails, contrôle exagéré ;
• déni ou non-intervention dans les conflits ;
• résistance aux changements ;
• incapacité à dire « non » ;
• information, communication insuffisante ou excessive ;
• lenteur ou précipitation dans les prises de décision ;
• fatigue, manque d'énergie.

2- Les facteurs externes de perte de temps :

Nous les appelons familièrement les voleurs de temps et nous pouvons les lister
ainsi :
• appels téléphoniques imprévus ou inutilement longs ;
• collègues ou collaborateurs entrant exposer leurs problèmes ou faire la
conversation ;
• politique de la porte ouverte, disponibilité permanente ;
• collègues, N+1, visiteurs, clients, fournisseurs débarquant à l'improviste
ou vous demandant de venir les voir immédiatement (hors réelle
urgence) ;
• personnel insuffisamment formé ou compétent dans votre
environnement ;
• réunions trop fréquentes, trop longues, mal préparées ;
• interruptions personnelles ou familiales (un ami, votre mère, votre conjoint
ou votre enfant vous appelle sur votre lieu de travail sans qu'il y ait de
réelle urgence) ;
• les pannes de machines dans votre environnement.

23
 Reconnaître les règles de gain de temps

Il arrive d’avoir la sensation de courir sans cesse après le temps et de mettre de

côté des actions qui nous font prendre des risques et des tensions inutiles… Et si
tout cela n’était en réalité qu’une question de planification de votre journée ?
Commencez par planifier
Planifier demeure le premier bon réflexe que vous devez avoir, lorsque vous
commencez votre journée de travail, établir une feuille de route des tâches que
vous devrez effectuer vous permet de mener à bout un projet ou même juste de
l’avancer. Essayez autant que possible de réaliser la tâche que vous avez prévue
sur votre planning. Évitez de vous disperser en réalisant plusieurs tâches en
même temps ce qui diminue votre efficacité , on finit par commettre des erreurs.
Listez l’ensemble des missions
Une fois chaque mission essentielle bien inscrite dans votre liste, il vous faut la
décliner en tâches opérationnelles car chaque grand projet peut être divisé en
général en sous-parties. N’oubliez pas que certaines tâches se répètent plusieurs
fois par semaine et vous devez donc prendre en compte le nombre de fois que la
tâche va se reproduire ou le rythme auquel vous souhaitez l’effectuer. Une tâche
peut avoir lieu une fois dans l’année, le mois, la semaine, et enfin chaque jour,
voire plusieurs fois par jour.
Fixez des délais à chaque tâche
Il s’agit d’attribuer à chaque tâche une durée. En général, si la tâche dure plus
d’un jour, c’est que vous pouvez la décliner en sous tâches. Placez chaque tâche
dans votre agenda pour voir ce que vous pouvez réaliser chaque jour. Attribuer
du temps à une tâche et un horaire de réalisation n’a pas pour seule vertu que
d’être inscrite au planning. Cette technique vous permet d’éviter la
procrastination et vous fixe un objectif
Conservez des créneaux pour les imprévus
Chaque jour, n’hésitez pas à insérer une heure de battement dans votre
planning. Vous pourrez ainsi gérer des imprévus sans délaisser des tâches
prévues le jour même. vous pouvez éventuellement vous avancer sur une tâche
ou prendre du temps pour vous reposer. Aérer son cerveau ne fait jamais de mal
et contribue à une meilleure productivité.
Inscrivez vos tâches personnelles
Une pratique de plus en plus courante consiste à inscrire des tâches personnelles
dans votre to do liste car vous pouvez avoir des tâches personnelles à effectuer
en journée et qui peuvent affecter votre planning de travail et vous mettront en
difficultés. Aussi, avoir une liste unique vous permet de visualiser l’ensemble des
tâches à réaliser
Halte à la procrastination !
Le pire ennemi de l’entrepreneur demeure la procrastination qui peut venir d’un
manque d’intérêt, d’une trop grande pression ou de la peur de faire mal. Si ces

24
causes à l’origine de votre tendance à reporter vos tâches au lendemain, essayez
de vous demander comment y remédier
Luttez contre la tentation de reporter
Il existe des tâches qui paraissent effrayantes à première vue mais rappelez-vous
qu’une fois exécutée, vous ressentirez une immense satisfaction. Ce qui est le
plus dur à réaliser procure le maximum de plaisir quand c’est terminé. Et puis de
toute manière, si vous ne le faites pas aujourd’hui, cette fameuse tâche
reviendra demain donc autant vous offrir un cadeau à vous-même en vous
l’enlevant de la tête.

Reconnaître les techniques pour optimiser la

gestion de temps
Le pendulage :
La méthode du pendulage est une technique qui mesure le temps alloué à
chaque tâche. Cette méthode permet de quantifier la moyenne de temps
nécessaire à l’exécution de tâches administratives et répétitives
Le pendulage est utilisé surtout pour fixer des normes de travail et d'organiser ce
travail. Il sert principalement aux responsables d'équipes pour l’organisation des
différents postes de travail au sein de leur service. Ils peuvent ainsi évaluer
le temps d’exécution des tâches, tâche par tâche. Cela leur permet de
mieux planifier le temps de travail de leur service, de mieux affecter les
ressources à une activité et à déterminer si des ressources ou moyens
supplémentaires sont nécessaires.
L’auto-analyse continue:
La mesure des temps permet de découvrir les temps improductifs et ainsi
d’améliorer la productivité. La méthode de contrôle des temps la plus utilisée
dans les services administratifs est l’auto-analyse continue. Elle est basée sur :
• l’enregistrement, par l’exécutant lui-même, des opérations effectuées. Elle
a pour but de :
• connaître le temps d’exécution normal des opérations confiées à un poste.
• Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d’enregistrements
effectuées sur des imprimés d’auto-analyse ou d’auto-pointage.
La planification :
La planification définit la situation future d’après les résultats à obtenir, en
tenant compte des ressources disponibles en matériels et personnel. Elle se
décline en trois étapes :
• Définir les tâches et préciser le délai d’exécution
• Ordonnancer les tâches : les répartir dans le temps
• Suivre la réalisation et faire face à l’imprévu
• Arbitrer
Les agendas :
Pour les activités courantes, l'indispensable agenda-papier sert d'aide-mémoire
et de base pour l'organisation du travail. C'est l'outil de planification le plus
courant
L'agenda électronique peut être à usage individuel ou à usage collectif. C'est
alors un agenda classique tenu sur ordinateur

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Les plannings et échéanciers :
Un planning permet de :
• visualiser les prévisions concernant l'exécution d'un travail, le
déroulementd'une activité.
• suivre l'exécution des différentes phases.
• réaliser des contrôles sur l'avancement des travaux.
Un échéancier permet de :
• classer des documents à la date à laquelle ils doivent être traités

Conclusion :
La gestion du temps doit permettre a chacun d’être organiser et d’avoir une vie
équilibré pour cela il faut :
• identifier, évaluer,
• hiérarchiser et organiser ses activités,
c’est un état d’esprit et une affaire de technique.

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