PROCEDURE D’INVENTAIRES

1- Objet :
La présente procédure vise la définition des modalités de préparation et réalisation des
opérations d’inventaires.
2- Domaine d’application :
Cette procédure s’applique à l’ensemble des exploitations de l’entreprise.
3- Approbation de la procédure :
La présente procédure est approuvée par :
➢ Le Directeur des finances et de la comptabilité
➢ Le Directeur général

4- Introduction :
Obligation légale et nécessité comptable :
Vu les termes dès l’articles N° &10 de l’ordonnance N° 75-59 du 26 Septembre 1975 portant
code de commerce (modifiée et complétée par l’ordonnance N° 96-27 du 29 Décembre 1996)
et de l’article N° 17 de l’arrêté du 23 Juin 1975 relatif aux modalité d’application du plan
comptable, toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçante, “ doit faire
tous les ans un inventaire des éléments actifs et passifs de son entreprise et arrêter ses comptes
en vue d’établir son bilan et le compte de ses résultats.”
L’objectif de la prise d’inventaire est de corriger le stock comptable en fonction du stock
physique, d’où l’importance d’un comptage exhaustif et exact.
Les travaux doivent être conduits avec ordre, méthode et précision, car toute erreur en
dénaturerait les résultats.
5- La phase de préparation :
Un inventaire Physique, quel que soit son volume peut être réalisé très rapidement si les
modalités de réalisation pratique ont été soigneusement mises au point et préparées à
l’avance.
La phase de préparatoire dont la réussite de l’inventaire en dépend comporte les étapes
suivantes :
A. Sensibilisation du personnel chargé des inventaires :
Il est indispensable d’organiser une réunion d’information sur les modalités de réalisation de
la prise d’inventaire, avec le personnel participant avant le commencement des travaux.
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B. Planning de la prise d’inventaire:

A un mois de la clôture de chaque exercice, la direction générale élabore un planning de la
prise d’inventaire où sont notées les différentes étapes, avec leur durées respectives.
La date de début de la prise d’inventaire est fixée par décision de la direction générale en
fonction de l’importance des stocks.
Quant à la date de fin d’inventaire, en aucun cas, elle ne saurait dépasser le 31 décembre de
l’exercice concerné.
C. Mise à jour des fiches de stocks :
Avant le commencement des travaux de la prise d’inventaire, le personnel chargé de la gestion
des stocks est tenu de mettre à jour les fiches de stocks valorisées ouvertes à la date de
l’inventaire.
D. Rangement des produits :
La phase d’identification des produits doit être précédée d’un arrangement correct de tous les
produits à inventorier de façon à :
- Disposer et regrouper les articles par famille de produit.
- Rendre les produits accessibles au comptage.
- Éviter les manipulations des produits pendant le comptage.

E. Identification des produits et préparation des documents :

Cette étape consiste à :
➢ Préparer et mettre en place sur la base de listing complet des marchandises composant les
stocks préalablement classés par familles de produits, les papillons de comptage pré
numérotés (en deux exemplaires “A” et “B” de tous les produits à inventorier pour les
quels il convient d’indiquer :
- La dénomination précise et les références de chaque article.
- L’unité de mesure.
- L’aire de stockage ou le magasin où est entreposé le produit.
- Le numéro du rayon ou du casier.
- La famille de produits selon la nomenclature des stocks de la société.
- L’état de produit.

➢ Préparer en deux exemplaires “A” et “B” les feuilles d’inventaires pré numérotées par
familles de produits.
La préparation et la mise en place des documents précités incombent au gestionnaire des
stocks et au magasinier qui doivent s’assurer que sur chaque lot d’articles soit posé un
papillon de comptage qui doit être visible.
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6- Les organes chargés de la réalisation des inventaires :

A- Les commissions d’inventaire :

Est constitué par décision de la direction générale une commission des inventaires qui a pour
mission :
- Superviser, organiser et assister les équipes de comptage avant et durant le
déroulement des travaux d’inventaire.
- Procéder au différent contrôle avant, durant et après la prise d’inventaire afin de
s’assurer de l’application conforme de la procédure en vigueur tant dans la forme que
dans le fond.
- Assurer la vérification des documents définitifs de la prise d’inventaire.
- Établir le procès verbal de validation de la prise d’inventaire.
Afin de mener à bien leurs missions, outre leurs membres, les commissions d’inventaire
seront renforcées par des éléments n’ayant pas participés aux comptages.
B- Les équipes de comptage :
Pour assurer un maximum de fiabilité à l’inventaire, deux équipes de comptages A et B
distinctes l’une de l’autre est constituée par décision de la direction générale.
Chacune des deux équipes est constituée au minimum de deux personnes qui sont placées
sous la responsabilité du responsable du site concerné.
Le magasinier et le gestionnaire des stocks ne font pas partie des équipes de comptage, car ils
sont chargés d’assurer les travaux de la phase préparatoire des inventaires.

7- Les documents de la prise d’inventaire des stocks :

Les documents nécessaires à la prise d’inventaire des stocks sont désignés ci-après :
- Le papillon de comptage des stocks et des investissements.
- La feuille des inventaires de stocks et des investissements.
- L’état récapitulatif valorisé des stocks et des investissements.
- La fiche de mouvements des stocks après comptage.
- L’état des différences d’inventaire.
- La fiche d’inventaire et de localisation du matériel.

8- La réalisation des inventaires :

A- Le comptage :
Les opérations de comptage au niveau de chaque magasin sont effectuées séparément par
chacune des deux équipes de comptage créées par la décision de la direction générale.
La consultation des fiches de stocks par les équipes de comptage doit être interdite à ces
dernières afin d’éviter que les quantités théoriques de ces supports ne soient reprises en
inventaires physiques.
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- Le comptage de l’équipe “A” :

Munis de leurs feuilles d’inventaire, les membre de l’équipe “A” réalisent le premier
comptage en procédant, rayon par rayon, d’une manière l’un des membres compte, pèse,
mesure et énonce à haute voix le résultat de ses constatations, l’autre, inscrit les résultats du
recensement sur le papion de comptage du lot d’article concerné qu’il a préalablement détaché
de l’endroit où il été collé ou scotché et recopiés sur les feuilles d’inventaires.
- Le comptage de l’équipe “B” :
L’équipe “B” effectue le second comptage en procédant de la même manière que l’équipe
“A”.

B- Mouvement des stocks après le passage des équipes de comptages :

Les mouvements des stocks (entrée ou sortie) opérés après le passage des équipes de
comptages seront notés par le magasinier sur des fiches ouverte pour chaque lot d’article
mouvementé, elles seront récupérées après le 31 décembre et transmit au responsable de site
pour la mise a jour des feuilles d’inventaire.
C- Rapprochement des résultats des deux équipes :
A l’issue des opérations de récolement des deux équipes, et après consultation des fiches de
mouvements après comptage le responsable doit s’assurer que :
- Les comptages effectués par les deux équipes aboutissent aux mêmes résultats, en cas
de différences constatés, une autre équipe doit effectuer un troisième comptage pour
les lots d’articles présentant des résultats différents.
- Les quantités définitivement arrêtées lors de ce dernier comptage doivent figurer sur
les feuilles d’inventaires qui serviront à établir l’état récapitulatif des stocks.

D- Valorisation des inventaires des stocks :

L’évaluation des stocks avec précision constitue une des conditions de sincérité du bilan.
La valorisation des inventaires est assurée par le gestionnaire des stocks selon les principes
dévaluation édictés par la législation qui sont basé sur l’utilisation du “coût d’achat”.
Les stocks de marchandise sont évalués à l’inventaire au dernier coût d’achat moyen pondéré.

E- Le traitement des écarts quantitatifs d’inventaire :

Les différences éventuelles de quantités constatées entre l’inventaire physique réalisé par les
équipes de comptage et les fiches de stocks tenues par le magasinier doivent être signalées sur
l’état des écarts physiques qui est établie par le gestionnaire des stocks, des dispositions
doivent être prises par les responsables concernés à l’effet de procéder à des analyses
minutieuses en consultant entre autres les fiches de stocks, les souches des bon de réception,
bon de sortie et les copies des autres afin de régulariser les éventuelles écarts constatés. Un
procès-verbal explicatif concernant le traitement des écarts doit être dressé par la commission
d’inventaires.
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F- Les stocks avariés :

- Avarie totale :
Les articles entièrement avariés devront figurer séparément sur une feuille d’inventaire
valorisée avec la mention “produit complétement avariés” et appuyée d’un procès-verbal
signé par la commission des inventaires.
Les destructions des produits totalement avariés ne doivent pas intervenir qu’après l’accord de
la direction générale.
- Avarie partiellement :
Les produits partiellement endommagés ou obsolètes doivent faire l’objet d’une feuille
d’inventaire valorisée séparée avec une description précise de leur état et le taux de leur
dépréciation.
G- Les immobilisations :
La prise d’inventaire du matériel est réalisée selon les mêmes modalité que celles appliquées
aux stocks avec les particularités suivantes :
- Chaque unité matérielle doit faire l’objet de recensement à l’aide de lecteur à code a
barres.
- Chaque des investissements doit porter un numéro d’identification code a barre ou
inscrit avec une encre indélébile.
- Le matérielle réformé doit être repris également sur une autre liste du matériel à
réformer bien que ce matériel ait été normalement porté sur la liste des inventaires afin
de permettre d’éviter un double comptage.
- Une fiche d’inventaires accrochée à un endroit visible doit être établie dans chaque
bureau ou local à l’intérieur de duquel s’y trouve du matériel et/ou outillage, la fiche
est visée par les membres des deux équipes de comptage et du responsable du bureau
ou de local.
Les investissements inventoriés sont inscrits sur un registre d’inventaire coté et paraphé
comprenant les informations suivantes :
- Le numéro d’inscription sur le registre
- La date de prise d’inventaire
- La désignation du bien inventorie
- La provenance
- La valeur
- Le lieu de localisation
- La date de sortie de l’inventaire
- L’observation

H- Remise des écarts d’inventaires aux commissions :

A l’issue de la fin de prose d’inventaire, des opérations de valorisation et du traitement des
écarts, les responsables des sites doivent remettre après vérification, l’ensemble des
documents à la commission des inventaires dont ils dépendent.
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9- Traitement des données par la commission d’inventaire :

A- Les contrôle :
Après avoir supervisés le déroulement des opérations d’inventaire et collecter les données
définitives de ces derniers, la commission d’inventaire assistées des éléments n’ayant pas
participés aux comptages doivent :
- S’assurer que chaque site a transmis l’ensemble des documents de la prise d’inventaire
dans les formes requise.
- S’assurer que les documents sont datés et visés par les responsables concernés
- Vérifier par sondage les opérations.
- S’assurer que tous les lots d’articles inventoriés sont valorisés
- Vérifier par sondage les base de valorisation des inventaires.
- Vérifier par sondage quelques contages des principaux articles.

B- Le procès-verbal :
Un procès-verbal attestant de la régularité de la prise d’inventaire doit être établie par chaque
commission d’inventaire à l’issue de l’achèvement définitif des opérations de prise
d’inventaire.