CH 4 : Gestion documentaire
I. Typologie documentaire
Les types de documents gérés au sein d'une TPE (Très Petite Entreprise) sont
nombreux et variés. Ils couvrent différents domaines de gestion (administratif,
financier, commercial, ressources humaines). Voici une classification des
principaux documents :
1. Documents administratifs
Courriers administratifs :
o Courriers de correspondance avec les fournisseurs, clients, ou administrations.
o Courriers de réponse aux demandes officielles.
Contrats :
o Contrats de prestation de services, de sous-traitance, de location de matériel.
o Contrats avec les fournisseurs et partenaires.
Documents légaux :
o Statuts de l’entreprise.
o Registre des décisions (assemblées générales, décisions de l’associé unique).
o Kbis (extrait d’immatriculation de l’entreprise).
o Licences et autorisations spécifiques à l’activité.
2. Documents financiers et comptables
Factures :
o Factures émises aux clients.
o Factures reçues des fournisseurs.
Devis :
o Devis envoyés aux clients et devis reçus des prestataires.
Bons de commande et bons de livraison :
o Bons de commande émis pour les achats.
o Bons de livraison signés par les clients ou fournisseurs.
Documents bancaires :
o Relevés bancaires.
o Bordereaux de dépôt et de chèques.
Pièces comptables :
o Journal de caisse.
o Écritures comptables.
o Justificatifs de dépenses (notes de frais, tickets).
Déclarations fiscales :
o Déclarations de TVA.
o Déclarations d’impôt sur les sociétés.
o Déclarations de CFE (Cotisation Foncière des Entreprises).
3. Documents commerciaux
Prospection et relation client :
o Fiches clients (contacts, historique des commandes).
o Correspondance commerciale (emails de prospection, lettres commerciales).
o Offres commerciales.
Supports marketing :
o Flyers, brochures, catalogues de produits ou services.
o Présentations commerciales.
Rapports d’activité :
o Suivi des ventes.
o Rapports de prospection ou de satisfaction client.
4. Documents liés aux ressources humaines
Contrats de travail :
o CDI, CDD, contrats d’apprentissage ou de stage.
o Avenants aux contrats de travail.
Documents liés à la paie :
o Bulletins de paie.
o Registre du personnel.
o Déclarations sociales (URSSAF, cotisations retraite et prévoyance).
Documents relatifs à la gestion du personnel :
o Demandes de congés, absences.
o Fiches de poste.
o Évaluations et entretiens annuels.
5. Documents liés à la gestion des fournisseurs
Commandes :
o Bons de commande envoyés aux fournisseurs.
o Conditions générales d’achat.
Contrats de partenariat :
o Contrats de fourniture régulière de biens ou services.
Suivi des fournisseurs :
o Fiches fournisseurs.
o Historique des commandes et paiements.
6. Documents techniques et opérationnels
Manuels d’utilisation et modes opératoires :
o Procédures internes de travail.
o Manuels techniques liés aux équipements utilisés.
Rapports techniques :
o Rapports de maintenance des équipements.
o Rapports de conformité (sécurité, hygiène).
7. Documents relatifs à la sécurité et à la réglementation
Documents de sécurité :
o Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).
o Plans de prévention et consignes de sécurité.
Certificats et attestations :
o Certificats de conformité des équipements.
o Attestations d’assurance (responsabilité civile, assurance professionnelle).
8. Documents numériques
Emails professionnels :
o Échanges avec les clients, fournisseurs et partenaires.
o Notifications administratives.
Fichiers de gestion :
o Fichiers de gestion commerciale (CRM, ERP).
o Fichiers Excel de suivi des stocks, des ventes, ou des paiements.
Documents de sauvegarde :
o Copies numériques des documents importants (factures, contrats, rapports).
o Sauvegardes régulières des bases de données.
La gestion efficace de ces documents est cruciale pour le bon fonctionnement d’une TPE. Une
organisation rigoureuse permet de gagner du temps, d’assurer la conformité légale et
d’améliorer les performances de l’entreprise. Les outils numériques (logiciels de gestion,
GED – Gestion Électronique de Documents) peuvent grandement faciliter cette gestion
documentaire.
9-Focus sur les documents comptables et financiers
a- Factures émises
Définition :
Une facture émise est un document comptable obligatoire établi par une entreprise lorsqu’elle
vend un produit ou un service à un client. Elle détaille la transaction et prouve l’existence de
l’opération commerciale.
Exemple :
Une TPE vend des fournitures de bureau pour un montant total de 1 000 € TTC à un client.
Elle émet une facture précisant :
Date de la facture
Coordonnées du vendeur et de l’acheteur
Description des produits vendus
Montant HT, taux de TVA, montant TTC
Conditions de paiement.
b-Factures reçues
Définition :
Une facture reçue est un document remis à une entreprise par un fournisseur, attestant de
l’achat d’un produit ou service. Elle sert de justificatif comptable et permet la déduction de la
TVA (si applicable).
Exemple :
Une TPE achète des fournitures de bureau pour un montant de 500 € HT auprès d’un
fournisseur. La facture reçue mentionne :
Les coordonnées du fournisseur
La date de l’achat
Les détails des produits achetés
Le montant HT et la TVA.
c-Devis
Définition :
Le devis est un document commercial proposé par un prestataire ou un fournisseur à un client
avant une vente. Il détaille les services ou produits, les prix, les conditions de paiement et les
délais de réalisation. Il engage les deux parties dès qu’il est accepté et signé par le client.
Exemple :
Un artisan propose de rénover un bureau pour un coût estimé à 2 500 €. Le devis précise :
Description détaillée des travaux
Prix HT, TVA et montant TTC
Délai de réalisation des travaux
Conditions de paiement.
d. Bons de commande
Définition :
Le bon de commande est un document établi par l’acheteur pour formaliser une commande
auprès d’un fournisseur. Il engage les deux parties une fois accepté par le fournisseur.
Exemple :
Une TPE commande 50 chaises à un fournisseur. Le bon de commande comprend :
La description des chaises (modèle, couleur, quantité)
Le prix unitaire et le total
La date prévue de livraison.
e. Bons de livraison
Définition :
Le bon de livraison est un document remis par le fournisseur à l’acheteur au moment de la
livraison des produits. Il atteste de la réception des marchandises. Ce document ne mentionne
pas les prix.
Exemple :
Un fournisseur livre les 50 chaises commandées. Le bon de livraison contient :
Le détail des produits livrés (50 chaises)
La date de livraison
La signature de l’acheteur, qui confirme la réception des marchandises.
f. Bordereaux
Bordereaux de dépôt de chèque
Définition :
C’est un document remis par une entreprise à sa banque lors du dépôt de chèques. Il liste les
chèques déposés avec leur montant et leur émetteur.
Exemple :
Une TPE reçoit trois chèques d’un total de 3 000 € de la part de différents clients. Le
bordereau de dépôt mentionne :
Le nom des émetteurs des chèques
Le montant de chaque chèque
La somme totale déposée.
g- Bordereaux de remise de marchandises
Définition :
Document établi par une entreprise lorsqu’elle remet des marchandises ou des produits à un
client ou à un prestataire, souvent dans le cadre d’un retour ou d’un transfert interne.
Exemple :
Un fournisseur demande le retour de produits défectueux. La TPE remplit un bordereau de
remise mentionnant :
La nature des produits retournés
Leur quantité
La raison du retour.
h. Documents bancaires
Relevés bancaires
Définition :
Les relevés bancaires sont des documents fournis par la banque, qui récapitulent toutes les
opérations (entrées et sorties d’argent) sur le compte de l’entreprise sur une période donnée.
Exemple :
Le relevé bancaire d’une TPE montre :
Un virement reçu de 2 000 € pour une facture payée par un client
Un prélèvement automatique de 500 € pour le loyer du local.
Bordereaux de remise d’espèces
Définition :
Document remis par une entreprise à sa banque lorsqu’elle dépose des espèces sur son compte
professionnel.
Exemple :
Une TPE dépose 1 500 € d’espèces à la banque. Le bordereau de remise indique :
Le montant déposé
La date du dépôt
La signature du déposant.
i- Écritures comptables
Définition :
Les écritures comptables sont des enregistrements qui permettent de suivre toutes les
opérations financières d’une entreprise. Chaque opération (achat, vente, paiement) doit être
enregistrée sous forme d’écriture comptable avec un débit et un crédit.
Exemple :
Une TPE achète des fournitures de bureau pour 500 € HT :
Débit : Compte « Fournitures de bureau »
Crédit : Compte « Banque ».
Résumé sous forme de tableau
Document Définition Exemple d’utilisation
Facture émise Preuve d’une vente réalisée par Vente de produits à un client.
l’entreprise.
Facture reçue Justificatif d’un achat effectué auprès Achat de fournitures de bureau.
d’un fournisseur.
Devis Proposition commerciale détaillant les Devis pour des travaux de
services ou produits et leur prix. rénovation.
Bon de Document formalisant une commande Commande de 50 chaises.
commande passée à un fournisseur.
Bon de Document prouvant la livraison des Livraison des 50 chaises
livraison marchandises sans mention de prix. commandées.
Bordereau de Document listant les chèques ou Dépôt de trois chèques d’un total
dépôt espèces déposés en banque. de 3 000 €.
Relevé Récapitulatif des opérations bancaires Virement reçu pour une facture,
bancaire sur une période donnée. prélèvement pour un loyer.
Écritures Enregistrements financiers des Achat de fournitures : débit «
comptables opérations de l’entreprise. Fournitures », crédit « Banque ».
