Purge X3 - Préconisations
REVISION / APPROBATION
Version Auteur Date Commentaire
1.0 Eric Chantrelle 02/09/2019 Création du document
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TABLE DES MATIERES
1. Données à épurer.............................................................................................................................3
1.1. Table des résultats de requêtes ALISTER.................................................................................3
1.2. Table d’audit des sessions AESPION.........................................................................................4
1.3. Table de travail des impressions AREPORTM...........................................................................4
1.4. Tables système...........................................................................................................................4
1.5. Répertoire temporaire des dossiers...........................................................................................5
1.6. Répertoire temporaire des requêtes...........................................................................................6
1.7. Fichiers des traces des dossiers................................................................................................7
1.8. Fichiers des traces du serveur batch.........................................................................................8
2. Utilisation de la fonction Epuration de Sage EM...............................................................................9
2.1. Code Epuration..........................................................................................................................9
2.2. Paramétrage Epuration..............................................................................................................9
2.3. Abonnement.............................................................................................................................10
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1.Données à épurer
Lors de l’exploitation d’un dossier Sage X3, jour après jour, des données sont générées est
conservées
Il s’agit de donneés stockées dans les tables de la base de données, ou de fichiers enregistrés sur les
disques des serveurs d’application.
Toutes ces données sont de plusieurs types
- Données de production « permanentes » : elles sont utilisées tout au long de l’exploitation, et
ne doivent jamais disparaitre, sous peine de mettre hors service certaines fonctionnalités
(données de base, structure générale des sociétés, etc)
- Données de production « périodiques » : ce sont toutes les données de flux, enregistrées au
cours de l’exploitation du dossier. Elles sont utilisées et consultées pendant un certain nombre
d’années ou d’exercice, mais arrive un moment ou les « vieilles données » ne sont plus jamais
consultées, et ou leur « effacement » pour libérer de l’espace de stockage n’a plus d’incidence
sur l’exploitation actuelle du dossier (commandes, livraisons, OF, mouvements de stocks,
écritures comptables, etc)
- Données de travail, traces, log : ces données sont générées lors de l’exécution de fonctions de
l’ERP, et permettent pendant une période plus ou moins courte, de retracer les traitements
effectués, ou d’analyser les opérations réalisées.
- Données temporaires : ces données, enregistrées dans des tables ou des fichiers, ne sont
utilisées que pendant l’exécution de certaines fonctions. Une fois ces fonctions terminées, les
données ne sont plus d’aucune utilité et doivent être effacées car elle ne seront plus jamais
accédées (tables temporaires de travail de requêtes, fichier de travail, résultats intermédiaires,
etc)
L’exploitation d’une solution Sage X3 et son maintien dans un état de fonctionnement optimal
nécessite une maintenance permanente, afin de :
- Supprimer régulièrement les données inutiles à conserver
- Eviter la « saturation » des supports de données (disques, base de données)
- Limiter l’expansion des volumes nécessaires a l’exploitation
- Eviter la dégradation des temps d’exécution des traitements (ralentissement proportionnel au
volume de données à traiter)
Voici une liste de données à surveiller, à épurer régulièrement, avec des proconisations concernant les
outils à utiliser et la fréquence des opérations de maintenance correspondante.
1.1. Table des résultats de requêtes ALISTER
La table ALISTER contient les résutats de toutes les requêtes exécutées par les utilisateurs sur le
dossier. Cela permet de visualiser à nouveau le résultat d’une requête sans avoir à la relancer (ce qui
peut prendre du temps).
Les résultats des requêtes conservés ne sont plus « significatifs » au bout d’un certain temps. Cette
table contient donc énormément de lignes, si de nombreuses requêtes sont utilisées par de nombreux
utilisateurs, et génèrent des résultats volumineux.
Nous préconisons de supprimer le contenu de cette table ALISTER, en ne conservant que les résultats
des requêtes du jour, voire de 2 jours maximum.
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Pour cela, il faut utiliser la fonction « Epuration » disponible dans le dossier. Le code epuration
« ASUPER » permet de vider les tables ALISTER et AESPION.
Pour le paramétrage de cette épuration, et l’abonnement de la tache, voir le § 3 « Utilisation de la
fonction Epuration » :
- Abonnement : tous les jours vers 20 h
- Paramétrage de l’épuration ASUPER : conserver 2 jours
1.2. Table d’audit des sessions AESPION
La table AESPION contient l’audit des opérations effectuées par les utilisateurs : connexions,
déconnexions, création, modifications d’onjets). Elle permet de retracer l’activité de chaque utilisateur.
Si ces données ne sont pas épurées, la table conserve toutes les traces d’activités de tous les
utilisateurs, jour après jour, et peut contenir un volume de données très important.
Nous préconisons de supprimer le contenu de cette table AESPION, en ne conservant que les
résultats des requêtes du jour, voire de 2 jours maximum.
Le fait de purger la table AESPION n’enlève pas la traçabilité des pièces, et on peut toujours savoir qui
a créé ou modifié un objet dans X3.
Pour cela, il faut utiliser la fonction « Epuration » disponible dans le dossier. Le code epuration
« ASUPER » permet de vider les tables ALISTER et AESPION.
Pour le paramétrage de cette épuration, et l’abonnement de la tache, voir le § 3 « Utilisation de la
fonction Epuration » :
- Abonnement : tous les jours vers 20 h
- Paramétrage de l’épuration ASUPER : conserver 2 jours
1.3. Table de travail des impressions AREPORTM
La table AREPORTM est utilisé par X3 lors des impressions confiées à Crystal Report. Pour lancer les
impressions, le moteur X3 alimente cette table avec des informations sur les pièces à imprimer. En
fonction des états imprimés, du nombre de pièces à imprimer, des traitements d’init associés aux états,
cette table peut être alimentée de données volumineuses.
Il n’est pas nécessaire de conserver « longtemps » ces données relatives aux impressions passées.
Nous préconisons de supprimer le contenu de cette table AREPORTM, en ne conservant que les
données d’impression sur 1 ou 2 jours..
Pour cela, il faut utiliser la fonction « Epuration » disponible dans le dossier. Le code epuration
« ATMP » permet de vider la table AREPORTM, ainsi que quelques autres tables « temporaires » (voir
ci-dessous).
Pour le paramétrage de cette épuration, et l’abonnement de la tache, voir le § 3 « Utilisation de la
fonction Epuration » :
- Abonnement : tous les jours vers 21 h
- Paramétrage de l’épuration ATMP : conserver 2 jours
1.4. Tables système
Un certain nombre d’autres tables « système » sont utilisées par X3, pour stocker temporairement des
données lors de l’exécution de traitements :
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- Table ATMPTRA : utilisée lors de la génération des traces par les traitements.
- Table PRTSCRWRK : utilisée lorsqu’on imprime un écran avec l’état générique PRTSCR. Les
données de écrans à imprimer sont stockées temporairement dans cette table.
- Table ABATRQT : c’est la table des requêtes batch. Chaque tache batch lancée manuellement,
ou par abonnement, s’enregistre dans cette table, avec ses paramètres. Son contenu permet
au serveur batch de programmer, puis exécuter, et enregistrer l’état des taches batchs.
On peut voir le contenu complet de cette table lorsqu’on utilise la fonction « Gestion des
requêtes » du serveur batch
Il faut vider régulièrement ces tables de leur contenu, en ne conservant que les données « récentes ».
Pour cela, on peut utiliser la fonction d’épuration, des codes épurations étant paramétrés pour ces
tables :
- Code épuration ATMP, pour les tables ATMPTRA et PRTSCRWRK.
Conservation de 1 à 2 jour des données (même paramétrage que pour la table AREPORTM,
qui est gérée par le même code épuration ATMP)
- Code épuration ABATCH pour la table ABATRQT
La période de données conservée pour les requêtes batch peut être plus importante :
conserver les requêtes sur 1 ou plusieurs semaines, voire 1 mois.
Cela dépend de l’analyse qu’on souhaite pouvoir faire sur les taches batchs passées :
lancements des imports des interfaces, des abonnements journaliers, etc
Pour le paramétrage de ces épurations, et l’abonnement des taches, voir le § 3 « Utilisation de la
fonction Epuration » :
- Abonnement : tous les jours vers 21 h
- Paramétrage de l’épuration ATMP : conserver 2 jours
- Paramétrage de l’épuration ABATCH : conserver 1 à 4 semaines
1.5. Répertoire temporaire des dossiers
De très nombreuses fonctions ont besoin, lors de leur exécution, de générer un fichier temporaire pour
stocker des données, utilisé uniquement pendant le traitement de la fonction.
- Un traitement qui crée des objets par « import » va utiliser un fichier dans lequel sont
enregistrées les données à importer, puis lancer un import sur ce fichier.
- Une fonction « interface » va générer un fichier de données, qui est ensuite envoyé vers une
autre application…
Il y a un sous-répertoire TMP dans le dossier DISMAPROD sur le serveur d’application qui est utilisé
pour stocker ces fichiers temporaires.
Comme tous les traitements qui écrivent des fichiers dans ce répertoire ne sont pas « propres »,
certains laissent les fichiers à la fin de l’exécution. Ce répertoire accumule donc de plus en plus de
fichiers.
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Il n’est pas bon de conserver tous ces fichiers inutiles
- Encombrement du disque du serveur
- Windows n’est pas très stable pour la gestion des répertoires contenant trop de fichiers (au
dela de 10000 fichiers dans un répertoire, l’explorateur windows se met parfois en grêve…
- Ralentissement possible des traitements qui accèdent à ces fichiers
- Temps allongés et volume de données copiés inutilement lorsque l’on copie le dossier de prod
(pour regénérer un dossier test par exemple)
Nous préconisons de vider ce répertoire régulièrement.
- Les fichiers peuvent être effacés tous les jours en fin de journée (après la fin d’activité) ou une
fois par semaine (hors période d’activité dans le dossier)
- On peut choisir de conserver les fichiers temporaires en créant un sous-réperoire de TMP avec
un nom « horodaté » et déplacer dans ce sous répertoire tous les fichiers sur une période (1
jour, 1 mois, …)
- On peut aussi compresser (avec 7Zip ou un autre outil de compression) ces répertoires de
sauvegarde des fichiers temporaires, pour les conserver en occupant une place minimum sur le
disque
Ces épurations et/ou sauvegardes des fichiers temporaires peuvent être réalisée manuellement et
périodiquement.
Ou bien programmées en créant des scripts systèmes (scrips shell, fichier cmd) qui seront exécutés
par la planification système des serveurs.
1.6. Répertoire temporaire des requêtes
Depuis la version V7 de Sage EM, l’utilisation de sessions « full web » et la génération des pages web
par Syracuse pour l’exploitation des dossier ERP, l’affichage des requêtes lancées par les utilisateurs
provoque la création de fichiers textes (.csv) temporaires.
Lorsqu’on utilise le requêteur X3 depuis une session, le moteur X3 exécute la requête, extrait le
résultat de la requête de la base de données et enregistre toutes ces données dans un fichier .csv.
Le serveur Syracuse utilise ensuite ce fichier CSV pour générer la page web d’affichage du résultat de
la requête.
Ces fichiers sont stockés dans un répertoire TMP particulier sur le serveur d’application. Il y a un
répertoire TMP pour les fichiers de requêtes pour chaque dossier X3.
Pour le dossier DISMAPROD, le répertoire est à cet endroit :
E:\Sage\X3V11\dossiers\X3_PUB\DISMAPROD\TMP
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Comme le traitement d’affichage des requêtes laisse ces fichiers dans le répertoire, ils s’accumulent.
A titre d’exemple, en juillet 2019, il y avait plus de 150 000 fichiers dans ce répertoire pour
DISMAPROD, accumulés depuis le démarrage en juin 2018.
Nous préconisons de vider ce répertoire régulièrement.
- Les fichiers peuvent être effacés tous les jours en fin de journée (après la fin d’activité) ou une
fois par semaine (hors période d’activité dans le dossier)
- Il n’y a pas d’intérêt à archiver et conserver ces fichiers, car ils ne sont plus exploitables une
fois la consultation de la requête terminée.
Ces épurations des fichiers temporaires peuvent être réalisée manuellement et périodiquement.
Ou bien programmées en créant des scripts systèmes (scrips shell, fichier cmd) qui seront exécutés
par la planification système des serveurs.
1.7. Fichiers des traces des dossiers
Le logiciel ERP Sage EM est responsable de la création d’une multitude de fichiers texte permettant
d’enregistrer la trace des actions réalisées par le progiciel. Ces fichiers traces sont utiles en cas de
problèmes car ils permettent d’analyse à postériori le déroulement des fonctions de X3.
La plupart des fonctions de X3 génèrent une trace :
- Import de données des interfaces
- Validation des livraison, factures…
- Traitement logistique des OF, des préparations, …
- Traitements de synchronisation, génération automatique de pièces,
- Etc
Ces fichiers trace sont stockés dans le répertoire TRA de chaque dossier Sage X3. Ils ont pour
extension « .tra. »
Il est nécessaire de « vider » périodiquement le répertoire des traces d’un dossier :
- Encombrement du disque du serveur
- Windows n’est pas très stable pour la gestion des répertoires contenant trop de fichiers (au
dela de 10000 fichiers dans un répertoire, l’explorateur windows se met parfois en grêve…
- Les traitements X3 qui génèrent ces traces sont ralentis lorsque il y a trop de fichiers dans le
répertoire.
La fréquence de cette épuration est difficile à évaluer : elle depend de la vitesse à laquelle ces traces
sont générées (plusieurs centaines par jour…) et des besoins d’analyse des traces des traitements
passés (conserver une semaine, un mois de trace ?)
Nous préconisons d’épurer le répertoire des traces de chaque dossier au moins une fois par mois.
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- A chaque épuration, il faut conserver les traces datant de moins de 1 mois.
- On archive les traces enlevées en créant un sous-réperoire de TRA avec un nom « horodaté »
et déplacer dans ce sous répertoire tous les fichiers trace
- On peut aussi compresser (avec 7Zip ou un autre outil de compression) ces répertoires de
sauvegarde des traces, pour les conserver en occupant une place minimum sur le disque
Ces épurations des fichiers trace peuvent être réalisée manuellement et périodiquement.
Ou bien programmées en créant des scripts systèmes (scrips shell, fichier cmd) qui seront exécutés
par la planification système des serveurs.
1.8. Fichiers des traces du serveur batch
Le serveur batch génère également des fichiers traces, pour toutes les tâches batch qu’il exécute.
Comme ce serveur batch est commun à tous les dossiers X3, il a son propre répertoire TRA dans
lequel il enregistre les traces.
Ce répertoire est situé dans un sous-répertoire du dossier X3 :
E:\Sage\X3V11\dossiers\X3\SRV\TRA
On voit ici que ce répertoire contient actuellement (03/09/19) plus de 62 000 fichiers.
Pour les mêmes raisons qu’exposées précédement (traces des dossiers) il faut périodiquement épurer
ce répertoire.
Nous préconisons d’épurer le répertoire des traces de chaque dossier au moins une fois par mois.
- A chaque épuration, il faut conserver les traces datant de moins de 1 mois.
- On archive les traces enlevées en créant un sous-réperoire de TRA avec un nom « horodaté »
et déplacer dans ce sous répertoire tous les fichiers trace
- On peut aussi compresser (avec 7Zip ou un autre outil de compression) ces répertoires de
sauvegarde des traces, pour les conserver en occupant une place minimum sur le disque
Ces épurations des fichiers trace peuvent être réalisée manuellement et périodiquement.
Ou bien programmées en créant des scripts systèmes (scrips shell, fichier cmd) qui seront exécutés
par la planification système des serveurs.
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2.Utilisation de la fonction Epuration de Sage EM
2.1. Code Epuration
Nous utilisons la fonction « Epuration/Historisation » présente dans les dossiers X3, qui est basée sur
le paramétrages de « codes épuration ».
On peut retrouver l’ensemble des codes d’épuration ou historisations dans le menu :
Développement -> Dictionnaire de données -> Ouverture au paramétrage -> Historisation / Epuration.
Chaque code regroupe un ensemble de tables qui fonctionnent ensemble, et vont être épurées de
façon cohérente (lignes entêtes et lignes détail des pièces par exemple).
Par exemple, pour le code epuration « ASUPER », les tables épurées sont ALISTER et AESPION.
2.2. Paramétrage Epuration
Le menu de paramétrage des épurations permets d’indiquer pour chaque code Epuration si une
historisation doit être faite, et si une épuration doit être faite ou pas. On retrouve également le nombre
de jours de données qu’on conserve en épuration et en historisation.
Par exemple, le paramétrage du code épuration « ASUPER » ci-dessous indique :
- Que l’historisation n’est pas activée
- Que l’épuration des tables correspondant a ASUPER est activée, et paramétrée pour ne garder
que 2 jours.
- On peut voir le dernier lancement fait le 26/03/2019.
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2.3. Abonnement
On peut abonner l’épuration et paramétrer le lancement tout les soirs.
Cela à par exemple été déjà fait pour les Sas d’intégration de données dans le dossier DISMAPROD.
On créé l’abonnement via le menu Exploitation -> Serveur batch -> Abonnement
On retrouve ci-dessous l’exemple créé par SRA sur l’épuration des sas. Le mode de fonctionnement
est exactement le même pour tous les codes épuration que l’on souhaite abonner.
On va donner un code à l’abonnement et un nom, et déterminer le dossier sur lequel doit tourner
l’abonnement.
Le code de la tache est AHISTO.
La périodicité choisie est « hebdomadaire » et on exécutera l’abonnement tous les jours.
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Sur la droite on note l’heure d’exécution choisie.
Une fois l’abonnement créé, il faut remplir les paramètres de lancement de la tache.
On renseigne le code de l’épuration et les options de lancement comme ceci :
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