Réf : PRO/GRH/01
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Procédure de Recrutement DATE : 01/01/2024
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05/12/2019 00 Création
Les acteurs du document :
Rédacteur Vérificateur Approbateur
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La procédure de recrutement est un processus structuré permettant à une entreprise de
sélectionner et d’embaucher les candidats les plus qualifiés pour un poste. Elle garantit la
transparence, l’équité et l'efficacité du processus de sélection, tout en respectant la législation
en matière d'emploi et de non-discrimination.
Exemple de Procédure de Recrutement
1. Objectif de la procédure
Sélectionner le candidat le plus qualifié en fonction des besoins de l’entreprise.
Optimiser le processus de recrutement pour réduire les coûts et les délais.
Garantir un traitement équitable et non discriminatoire des candidats.
Intégrer le nouveau collaborateur de manière optimale dans l’entreprise.
2. Champ d'application
Cette procédure s'applique à tous les postes ouverts au recrutement, qu'il s'agisse de postes
permanents, temporaires, stagiaires, ou en contrat de travail à durée déterminée ou
indéterminée.
3. Étapes de la procédure de recrutement
3.1. Identification du besoin de recrutement
Analyse du besoin : Lorsqu'un besoin en recrutement est identifié (nouveau poste ou
remplacement), le responsable du service concerné transmet une demande de
recrutement au service des ressources humaines (RH).
Validation du poste : Le service RH et la direction valident la création du poste en
fonction des besoins opérationnels, des budgets disponibles, et de la stratégie globale
de l’entreprise.
3.2. Rédaction et validation de la fiche de poste
Fiche de poste : Une fiche de poste est rédigée, décrivant les missions, les
responsabilités, le profil recherché, les compétences requises, et les conditions
d’emploi (type de contrat, rémunération, localisation, etc.).
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Validation : La fiche de poste est validé par le service RH et le manager du
département concerné.
3.3. Diffusion de l’offre d’emploi
Canaux internes : L’offre est diffusée en interne via des outils de communication
interne (portail RH, email, affichage). Les employés peuvent postuler ou recommander
des candidats.
Canaux externes : L’offre est ensuite diffusée à l’externe via :
o Sites d’annonces d’emploi (Jobboards).
o Réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, Viadeo, etc.).
o Agences de recrutement ou cabinets de chasse.
o Associations ou écoles partenaires pour des profils spécifiques (stages,
alternances).
Suivi des candidatures : Toutes les candidatures doivent être centralisées et suivies
via un système de gestion des candidatures (Applicant Tracking System - ATS) ou une
autre méthode mise en place par l’entreprise.
3.4. Tri des candidatures et présélection
Tri des CV : Le service RH reçoit et trie les candidatures en fonction de la fiche de
poste et des critères de sélection. Les CV sont classés par priorité : candidats à retenir,
candidats à suivre, et candidatures rejetées.
Première présélection : Les candidats retenus après l’examen des CV sont contactés
pour un entretien téléphonique ou vidéo pour clarifier certains aspects de leur profil et
évaluer leur motivation.
Évaluation des compétences : Pour certains postes, des tests techniques ou des études
de cas peuvent être proposés afin d’évaluer objectivement les compétences des
candidats.
3.5. Entretiens de recrutement
Premier entretien RH : Les candidats présélectionnés sont convoqués pour un
entretien avec le service RH. Cet entretien a pour but de :
o Valider l’adéquation du candidat avec la culture de l’entreprise.
o Vérifier les informations sur le CV.
o Évaluer la motivation et les attentes du candidat.
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Deuxième entretien technique : Les candidats retenus après le premier entretien sont
convoqués pour un entretien avec le manager opérationnel du service concerné. Cet
entretien a pour objectif de :
o Évaluer les compétences techniques et l’expérience du candidat.
o Vérifier la compatibilité avec l’équipe et le projet.
Entretiens supplémentaires : Dans certains cas, des entretiens supplémentaires
peuvent être réalisés, notamment avec la direction, des membres de l’équipe ou des
experts techniques.
3.6. Sélection finale et décision
Comparaison des candidatures : Après les entretiens, les évaluateurs se réunissent
pour comparer les profils des candidats, en tenant compte des entretiens, des tests
éventuels, et des attentes du poste.
Vérification des références : Avant de prendre une décision, les références
professionnelles du candidat final peuvent être vérifiées.
Décision finale : Le candidat retenu est sélectionné après concertation entre le service
RH, le manager, et la direction, si nécessaire.
3.7. Offre d’emploi et négociation
Proposition d'embauche : Une offre d'emploi écrite est transmise au candidat retenu,
précisant les détails du poste, la rémunération, les avantages, et les conditions
d’emploi.
Négociation : Si nécessaire, une négociation sur certains aspects (salaire, date de prise
de fonction, conditions de travail) peut avoir lieu.
Acceptation de l'offre : Une fois l’offre acceptée, un contrat de travail est préparé et
signé par les deux parties.
4. Intégration du nouveau collaborateur
Préparation avant l’arrivée : Avant l’arrivée du collaborateur, son poste de travail
doit être préparé (bureau, matériel informatique, accès aux logiciels, etc.), et un plan
d’accueil doit être mis en place.
Première journée : Le jour de son arrivée, le collaborateur est accueilli par son
manager et le service RH pour une présentation générale de l’entreprise, des équipes,
et des règles internes.
Suivi pendant la période d’intégration : Le service RH et le manager doivent
accompagner le nouveau collaborateur pendant sa période d’intégration, avec des
points réguliers pour vérifier sa bonne adaptation et répondre à ses éventuelles
questions.
5. Évaluation de la période d’essai
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Suivi pendant la période d’essai : Pendant la période d’essai, des évaluations
régulières sont menées pour vérifier que le nouveau collaborateur s’intègre bien et
répond aux attentes du poste.
Validation ou rupture : À la fin de la période d’essai, le manager et le service RH
décident de la validation ou non de la période d’essai. Si la période d’essai n'est pas
concluante, l’entreprise peut rompre le contrat, en respectant les délais de préavis.
6. Gestion administrative et archivage
Archivage des candidatures : Toutes les candidatures, y compris celles des candidats
non retenus, doivent être archivées selon les règles de conservation des données, en
conformité avec la législation (notamment le RGPD).
Statistiques de recrutement : Le service RH peut établir des rapports sur les
statistiques de recrutement (délai de recrutement, nombre de candidatures reçues, taux
de réussite, etc.) pour améliorer le processus.
7. Communication avec les candidats non retenus
Réponse aux candidats : Tous les candidats ayant participé au processus de
recrutement doivent recevoir une réponse, même s’ils ne sont pas retenus. Les
candidats non retenus après l’entretien peuvent recevoir un feedback constructif, si
possible.
Base de données des talents : Les candidats non retenus mais intéressants peuvent
être conservés dans une base de données des talents pour des opportunités futures.
Conclusion
La procédure de recrutement est essentielle pour attirer et sélectionner les meilleurs talents
tout en optimisant le temps et les ressources. Elle doit être rigoureuse, respectueuse des
candidats, et conforme aux lois en vigueur pour garantir le succès du processus et la
satisfaction des nouvelles recrues.
