Doc Etudiant Comportement de la secrétaire

COMPORTEMENT DE LA SECRETAIRE :

Introduction
Pour réussir dans la profession si complexe et si variée qu’elle a
choisi, la secrétaire doit posséder de nombreuses qualités, un sérieux bagage
de connaissances économiques, techniques et pratiques, une culture générale
aussi vaste que possible et une parfaite éducation.
Afin de faire une analyse profonde des qualités exigées d’une
secrétaire, distinguons successivement:
Sa personnalité.
Sa formation.
Ses tâches.
Ses sources de renseignement.

I- Sa personnalité:
La compétence et la maturité sont essentielles. Chez une secrétaire, sa
personnalité assure son sucés. En effet, tous les patrons cherchent la
secrétaire idéale mais qu’entend-on par là?
Voici quelques traits qu’elle juge essentiels:
1°La secrétaire ajoute au prestige de son patron :
Lorsqu’une secrétaire a réalisé un travail de qualité, son patron en
bénéficie personnellement et directement.
2°Elle a le souci de sa tenue !
Une secrétaire doit toujours être soignée et gracieuse, vêtue avec
élégance, donner une bonne impression aux visiteurs. Elle doit en faire
autant pour son propre physique puisqu’elle est le reflet de bureau qu’elle
présente.

3°Elle sait créer un climat favorable:

Elle doit savoir créer autour d’elle une atmosphère agréable qui
facilite les relations et les échanges.
4°Elle a du tact (délicatesse):
La secrétaire doit avoir du tact pour répondre au visiteurs et les aider
afin qu’ils repartent satisfaits.
5°Elle est perspicace:
Perspicacité est une qualité indispensable ; en effet, la secrétaire doit
prévoir les besoins de son patron avant même qu’il ne s’exprime.
6°Elle est compétente:
La secrétaire doit mener à bien tout travail qu’elle lui à confie
efficacement et avec respect des procédures.
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7°Elle doit avoir le sens d’organisation:

Son bureau, ses travaux, la priorité des taches, elle se doit de ne rien
laisser au hasard.
8°Elle est digne de confiance:
Elle est toujours à jour, sociable, serviable et ponctuelle On peut
compter sur elle. Elle sait faire face à tous les imprévus. Quand un travail est
urgent on peut compter sur sa facilité d’adaptation.
9° Elle est discrète:
C’est la parfaite qualité qu’un chef recherche avant toute chose. Pour
être sûr de posséder cet atout, il faut se garder de bavarder et de vouloir à
tout prix bien se renseigner. La secrétaire ne divulgue évidemment pas les
faits confidentiels par le traitement des lettres, en classent des documents ou
en assistant à des conversations. Elle se retire du bureau de son chef quand
celui-ci est appelé au téléphone ou reçoit un visiteur à moins qu’elle ne soit
expressément retenue par lui. De même, elle agit avec prudence lors qu’elle
est amenée à travailler; à téléphoner pour les besoins de l’entreprise devant
des visiteurs ou même devant d’autres monbres du personnel.
10° Elle s’intéresse à tout:
C'est la curiosité professionnelle, un atout qui lui permettra
d'apprendre et d'enrichir ses connaissances tant au niveau de ses travaux à
réaliser qu'en ce qui concerne le côté comportemental.
11° Elle doit avoir le sens de valeur:
A toute chose, elle donnera sa véritable valeur. Elle ne doit rien
négliger, ni gaspiller (Le temps, les visiteurs, le matériel).

II – Sa formation:
Les conditions à remplir pour obtenir un poste de secrétaire de
direction sont de plus en plus rigoureuses. On reconnaît que pour accomplir
un travail efficace dans un bureau, la personne doit posséder une formation
beaucoup plus poussée qu’autrefois.

a) Connaissances des langues:

La connaissance et la pratique d’une ou de deux langues étrangères
deviennent de plus en plus indispensables et valorisent considérablement
une secrétaire. Néanmoins, retenez qu’il vaut mieux "posséder" à fond la
langue française qui est indispensable dans notre pays. S’ajoutant comme
deuxième la langue anglaise.

b) Connaissances techniques :
La secrétaire doit pratiquer de façon parfaite les techniques qui
constituent la base même de son métier, à savoir :
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Les procédés rapides d’enregistrement de la parole.

L’usage des machines et des appareils de bureau mis à sa
disposition.
Le classement.
Mais elle ne peut réussir si elle ne possède pas aussi une vue générale
et approfondie des opérations commerciales lui permettant d’exécuter tous
travaux concernant le bureau et les affaires .Elle a besoin encore de
connaître les principes de l’organisation administrative et en raison de
l’évolution inéluctable des techniques, de sa tenue au courant des méthodes
de travail de bureau les plus modernes.
Les connaissances cependant évoluent avec la nature de l’entreprise:
un industriel ne demandera pas les mêmes connaissances qu’un avocat; le
président d’un conseil d’administration ne réclamera pas le même savoir
qu’un commerçant dont les affaires sont très spécialisées; une grande
administration aura plus d’exigences qu’une petite maison de commerce.
c) Compréhension:
Plusieurs éléments sont indispensables à sa formation, son ordre
psychologique, sa grande compréhension, sa patience, sa parfaite maîtrise de
soi .Toutes ces qualités ne sont pas éminentes seules: de constants efforts
permettent de les acquérir et de les développer.

d) Perfectionnement:
On pense bien qu’un cours commercial de deux ans suffit de préparer
une secrétaire de direction, alors que ce n’est qu’un début .A cette formation
de base il faut ajouter des cours complémentaires (séminaires, cours du soir,
cours par correspondance...) et une expérience du travail acquise
graduellement. Il faut mensuellement être douée mais aussi chercher à se
perfectionner pour avancer dans cette carrière.

III- Ses tâches:

La secrétaire de Direction assure plusieurs responsabilités. Ce poste
est rarement confié à une débutante. Une expérience de quelques années
semble suffisante pour y arriver.

Pendant la période d’adaptation qui suit son entrée dans le secrétariat,

elle perfectionne son apprentissage, augmente sa vitesse d’exécution et
apprend, à travers des tâches qui lui sont confiées, quelle est la structure de
l’entreprise, son objet, ses moyens, ses méthodes ,ses activités, ses
différents services, la hiérarchie des fonctions et du personnel, la place de
son chef et le rôle exact de ce dernier.
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Une telle période peut avoir une durée variable. Elle est courte si la
jeune employée a une valeur personnelle certaine et dispose d’une bonne
formation générale, économique et technique, plus longue évidemment dans
le cas où elle ne réunit pas toutes ces conditions.
A ce stade plus ou moins rapide, et au fur et à mesure que son
domaine s’élargit, la jeune secrétaire prend davantage d’autorité ; elle se met
progressivement au courant de toutes les tâches qui incombent à son chef et
elle y participe de plus en plus personnellement. C’est alors qu’elle devient
une véritable secrétaire.
Donc elle continue à exécuter un travail qui présente deux caractères
dominants.
Il est très varié et souvent différent d’un jour à l’autre.
Il se compose de tâches qui se succèdent à un rythme très
irrégulier.
Pour faire face au double aspect de son travail, la secrétaire a besoin
d’agir avec beaucoup de méthode afin de régulariser la fréquence de ses
activités et d’assurer, en temps voulu, tout le travail qui lui incombe.

La secrétaire est ainsi amenée à faire :

Une analyse d’ensemble de ses travaux ;
Une analyse de détail de chacun d’eux

L’analyse d’ensemble:
Cette analyse est surtout faite en fonction de temps. La secrétaire
dénombre ses activités, les examine, les évalue, en détermine la cadence, la
répétition et la durée par jour, par semaine, par mois, par trimestre et même
par an.
Par jour : (Travaux journaliers)
La secrétaire qui s’est bien mise au courant de son travail examine
d’abord les tâches qui, chaque jour, se renouvellent ; ce sont essentiellement
celles qui ont rapport:
Au courrier :
A sa réception : arrivée, lecture, enregistrement, distribution ;
A son établissement : dictée, saisie, signature ;
A son expédition : enregistrement départ ;
Au classement;
Dans ses relations avec l’extérieur :
Fixation de rendez-vous
Départ et réception du courrier
Appels et réponses au téléphonique
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Présence à certaines assemblées et à des réunions

Commande de petites réparations
Rédaction de notes
Réception de certains visiteurs.
Dans le domaine administratif :
Transmission d’ordres car la secrétaire est un lien indispensable
entre son chef et le reste de l’entreprise;
Instructions au personnel subalterne (inférieur, secondaire) ;
Contrôle du travail comme si le chef commande; elle se charge de
prévoir et d’organiser certaines tâches confiées à des agents secondaires.
On peut affirmer que la quasi totalité du travail ,la secrétaire l’exécute
pour le compte du chef auprès duquel elle est placée, elle est pour lui une
aide précieuse en l’informant de tout ce qui est susceptible d’orienter son
action.

Par semaine: (Travaux hebdomadaires)

A la fin de chaque semaine, la secrétaire peut préparer à l’avance un
tableau des activités non courantes qu’elle prévoit pour la semaine suivante
on les situant jour après jour.
Par mois: (Travaux mensuels)
La secrétaire agit pour présenter des tableaux mensuels comme elle
agit pour les tableaux hebdomadaires. Elle y récapitule tous les travaux
inhabituels qui lui sont imposés par des événements internes, ou externes,
ainsi que par son chef. Elle les note au fur et à mesure qu’elle les connaît,
les exécute aux temps voulus et dans des délais obligatoires.
Il existe des travaux qui ne présentent pas forcément un caractère
d’urgence mais qui doivent être terminés à des dates fixées à l’avance ou
dans des délais obligatoires. Tels sont :
Certaines déclarations à la sécurité sociale, à l’inspection du travail
quand elles sont de son ressort :
Les convocations à des assemblées ;
L’organisation de réunions ;
L’établissement de comptes rendus.
Travaux trimestriels:
Ils sont conçus comme les précédents.

Travaux a périodicité annuelle :

Ils sont établis selon les principes. Ce sont par exemple :
Certaines déclarations à l’inspection du travail
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Les convocations à des assemblées

L’organisation de réunions
Règlement des impôts.

Remarque :
Toutes ces prévisions hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles,
annuelles, peuvent être matérialisées sur des plannings.

L’analyse de détail:
Le caractère de cette analyse revêt d’une décomposition de chaque
travail en des éléments qui s’enchaînent dans un ordre chronologique, l’un
des éléments quelconques ne pouvant s’effectuer que si un autre a déjà été
réalisé et si certaines conditions sont remplies. De telles conditions sont
imposées, par exemple, par des règlements, des usages, des statuts, des
dispositions légales.
Cette analyse suppose que le travail est parfaitement connu grâce à
une observation constante, systématique et intelligente.
Elle facilite l’exécution d’une tâche parce qu’elle met en évidence ses
difficultés, ce qui permet de les résoudre au niveau, les unes à la suite des
autres et de les placer à la portée de l’exécutant.
Cette suite ordonnée d’actions, qui se succèdent toujours dans le
même ordre, peut être représentée par un schéma appelé "ordinogramme
de travail". Celui-ci met en évidence la structure des tâches; il traduit aussi
l’acheminement logique de l’information.