Ministère de l’Enseignement Technique, RÉPUBLIQUE TOGOLAISE

de la Formation Professionnelle et de Travail - Liberté - Patrie

l’Artisanat
-------------
Centre de Formation de Compétences
Professionnelles

SUPPORT DE COURS DE
TECHNIQUE DE SECRETARIAT

Proposé par Prince MAWUSSI

Contacts : 91 68 28 12/98 04 78 20
E-mail : mawussithelight@[Link]
[Link]@[Link]

1|Page
Objectif pédagogique :

A l’issue de ce cours je dois être capable de :

- Rédiger une offre d’emploi,
- Répondre à une offre d’emploi,
- Rédiger une demande d’emploi spontanée,
- Répondre à une demande d’emploi,
- Rédiger un curriculum vitae.

INTRODUCTION
Il est indéniable que l’entreprise, pour sa survie et sa bonne marche, a besoin de plusieurs catégories
de personnes car la vie de toute entreprise dépend de l’importance quantitative de ses employés et
les critères de choix de ces personnes est une décision capitale qui engage la vie de l’entreprise à
moyen et à long terme.

I- LA RECHERCHE DU PERSONNEL
Plusieurs situations peuvent conduire une entreprise à éprouver le besoin en personnel. On peut
noter : la création d’un nouveau poste, la vacance d’un poste suite à l’affectation, la démission, le
licenciement, l’indisposition… d’un ancien employé.
L’entreprise qui a besoin de personnel peut :
- Faire paraître une annonce dans un journal,
- S’adresser directement aux intéressés dont elle détient les coordonnées,
- S’adresser au service de la main d’œuvre.

A- Les annonces ou offres d’emploi

Encore appelée offre d’emploi, l’annonce est un avis donné au public sur un poste vacant. Une offre
d’emploi peut être publiée dans la presse (écrite, orale, audio-visuelle, quotidiens, magazines...) ou
par affichage. L’offre mettra en relief les caractéristiques du poste à pourvoir. Elle peut être
anonyme ou non en d’autres termes l’identité de l’entreprise qui fait l’offre peut être déclinée ou
non.

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 Exemple d’offre en colonne
OFFRE D’EMPLOI

Une société de la place recherche pour recrutement une Assistante Administrative

Les éventuelles postulantes doivent être titulaires d’une licence professionnelle en administration,
être âgées de 30 ans au plus et disposer d’une expérience professionnelle d’au moins deux ans.

Les dossiers de candidature composés d’un CV, d’une lettre de motivation et d’un casier
judiciaire doivent être déposés au secrétariat du journal SIKA’A sis au 2 rue du boulevard, au
plus tard le 30 octobre 2011 à 17 h 30 mn.

OFFRE D’EMPLOI

Financial Bank Togo recherche pour emploi un comptable gestionnaire

CONDITIONS A REMPLIR
- avoir 30 ans au plus
- être titulaire d’une maîtrise en gestion
- avoir deux ans d’expérience professionnelle
- maîtriser les logiciels comme SAARI, ACCESS, EXCEL, POWERPOINT et WORD
- la maîtrise de l’anglais serait un atout.
PIÈCES A FOURNIR
- lettre de motivation
- curriculum vitae
- certificat médical de moins de trois mois
- attestations de travail
Les dossiers de candidature doivent être déposés à la direction générale de MOOV
au plus tard le 10 mai 2024 à 17 H.

OFFRE D’EMPLOI
Un cabinet d’expertise de la place recherche
pour emploi un Directeur Technique

PROFIL
- BAC+5, DESS en audit,
- Ou DESCF,
- Ou DESCG d’expertise comptable,
- Expérience : 5 à 8 ans à un poste de responsabilité technique (chef de mission, directeur
technique etc.),
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels comptables
- Déposer le CV et la lettre de motivation sur embauche@[Link] au plus tard le 31/05/24.

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 B- Les demandes d’emploi
1- Définition
La demande d’emploi est une lettre de candidature manuscrite adressée à une ou plusieurs
entreprises pour solliciter un emploi.
Sa rédaction nécessite donc une attention singulière.

2- Les caractéristiques d’une demande d’emploi

La demande d’emploi doit être :
- Rédigée manuscrite ; l’écriture est considérée comme un élément révélateur de la
personnalité
- Ecrite grammaticalement et de façon correcte ;
- Concise et précise ;
- Signée et datée : la date et la signature du postulant sont des éléments importants ; le
postulant doit toujours apposer sa signature à la fin de la demande.

3- La rédaction proprement dite

On distingue deux types de lettres :
- La réponse à une offre d’emploi ;
- La lettre de candidature spontanée.

C- La réponse à une offre d’emploi

Lorsqu’on répond à une offre, il est conseillé de reprendre les références de l’annonce dans l’objet.
Ex. votre appel à candidature, candidature au poste de…, votre offre d’emploi.
On parle de lettre de motivation lorsqu’on répond à une annonce.
La rédaction de cette lettre peut se faire de deux manières :

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 1- La rédaction complète sans curriculum vitae
On mentionne les renseignements d’ordre civil, professionnel et les références des personnes
ressources.
Plan de rédaction
- Faire cas de la source de l’annonce et du poste à pourvoir ;
- Demander le poste sollicité ;
- Donner les renseignements civil, professionnel et les références ;
- Insister sur certains points pouvant retenir l’attention du recruteur
- Espérer une suite favorable ;
- Formule de politesse.

Application 1

Vous répondez à une offre au poste de comptable publiée dans le bimensuel « SIKA’A » numéro 150 du
20 mars 2013 par la BCEAO.

AWESSO Eyana Lomé, le 24 mars 2024

90 08 35 38
awes@[Link]
A
Monsieur le Gouverneur de la BCEAO
Dakar
Objet : votre offre

Monsieur le Directeur Général,

Je suis très intéressé par le poste de comptable que vous offrez dans le bimensuel « SIKA’A » numéro
150 du 20 mars 2024.
Agée de 23 ans, je suis titulaire d’une maîtrise en gestion obtenue en 2009 à l’Université de Lomé.
Comme expérience j’ai successivement travaillé à Moov Togo, à la BTD et à la BTCI.
M. BIGOU, Doyen de la FASEG est disposé à fournir tous les renseignements que vous voudriez avoir à
mon sujet.
Actuellement disponible, je suis prête à répondre à toute convocation de votre part.
J’ai espoir que ma demande retiendra votre attention.
Veuillez agréer, Monsieur le Directeur Général, l’expression de mon plus profond respect.

AWESSO Eyana

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 2- La rédaction avec CV
Les renseignements d’ordre civil, professionnel et les références ne figurent pas dans la lettre mais
sur le CV. C’est la rédaction la plus adoptée.

Plan de rédaction
- Demander le poste sollicité
- Donner les renseignements utiles et joindre le CV
- Espérer une suite favorable
- Formule de politesse

Application

Mlle KONDO Aïcha, assistante de direction répond à l’offre d’emploi de la société DIGITRONIX.

Résolution

KONDO Aïcha Lomé, le 17 janvier 2024

Assistante de direction
91 42 58 25
A

Monsieur Directeur Général de

DIGITRONIX

LOME

Objet : votre appel à candidature

Monsieur Directeur Général,

Suite à votre appel à candidature paru dans le quotidien national ‘’Togo Presse’’ numéro 8543 du
24 janvier 2024.
J’ai l’honneur de vous adresser mon dossier pour faire acte de candidature au poste d’assistante de
direction.
Actuellement libre de tout contrat, j’ai servi en qualité de secrétaire de direction de 2005 à 2007 au
PNUD et de 2007 à 2011 à l’agence centrale de la BTD.
Veuillez trouver ci-joint :
- Un CV ;
- Une copie des diplômes ;
- Une copie des attestations de travail
- Une copie du certificat de nationalité togolaise ;
- Un extrait du casier judiciaire ;
- Un certificat médical.
Je vous remercie d’avance de l’attention que vous voudriez bien accorder à mon dossier.
Veuillez agréer, Monsieur le Directeur Général, l’assurance de ma considération.

KONDO Aïcha

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 D- La lettre de candidature spontanée

C’est la lettre que le postulant adresse à une entreprise pour lui offrir ses services.
Elle peut s’écrire de la même manière que les cas étudiés un peu plus haut.
Exemple

NAMBIEMA Amida Lomé, le 24 avril 2024

92 08 32 38
imel@[Link]
A

Monsieur le Directeur Général de

TOGOTELECOM

LOME
Objet : Demande d’emploi

Monsieur le Directeur Général,

Je vous saurais gré de bien vouloir me recruter en qualité de secrétaire de direction

Nantie d’une licence professionnelle obtenue en 2008 à l’Institut International de Management.

J’ai successivement travaillé au Port Autonome de Lomé, à Orabank et à Banque Atlantique Togo.

Je pense donc posséder toutes les aptitudes pour l’exécution des tâches que vous me confierez.
Veuillez trouver ci-joint :
- Mon curriculum vitae ;
- Une copie de mes diplômes.

J’espère qu’une suite probante sera donnée à ma requête.

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur Général, l’assurance de ma considération distinguée.

NAMBIEMA Amida

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 II- LA REPONSE A LA DEMANDE D’EMPLOI
A la réception des demandes d’emploi l’entreprise procède à une sélection par étape avec
élimination successive. Les demandes et CV sont analysés à partir du profil théorique préconçu. Une
réponse est adressée à chaque postulant afin de l’informer de la suite réservée à sa demande.

Plan de la lettre
- Accuser réception
- Informer de la suite accordée
- Formule de politesse

1- Une suite favorable ne peut être réservée à la demande

Exemple

Objet : votre demande d’emploi

Madame,

Nous avons bien reçu votre demande d’emploi du 24 avril 2024 par laquelle vous sollicitez un poste
de secrétaire de direction dans notre société.

Après étude de votre dossier, nous vous annonçons que votre candidature a retenu notre attention.

Cependant, nous sommes au regret de porter à votre connaissance qu’un poste de secrétaire de
direction ne peut être pourvu dans notre société avant la fin de l’année

Nous mettons donc votre dossier en attente.

Au cas où un poste venait à être vacant nous ne manquerons pas de vous en avertir.

Recevez, Madame, nos salutations.

La Directrice Générale

Vanessa JOHNSON

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 2- Candidature retenue

Dans ce cas le postulant est convoqué pour un entretien. Au cours de l’entretien seront évalués la
présentation et le comportement. Il importe donc de soigner son apparence (tenue vestimentaire,
coiffure, maquillage) et de surveiller son comportement.

BIBLE DE PARAGRAPHES
- En réponse à votre lettre du … nous vous informons que votre candidature a retenu toute
notre attention ;
- Nous avons bien reçu votre lettre du …qui nous a permis d’examiner votre candidature
pour un poste de …… ;
- Afin de poursuivre l’examen de votre demande, nous vous prions de bien vouloir vous
présenter à la réception de notre société le …à… muni de cette convocation ;
- En conséquence, nous vous invitons à vous présenter muni de cette lettre à la réception
de notre société le … à ……

Sujet : rédiger la réponse de la CEET à Mlle AWESSO Eyana

Objet : convocation

Mademoiselle,

Votre demande d’emploi au poste de comptable a fait l’objet d’une analyse approfondie qui nous
permet de retenir votre candidature parmi tant d’autres.
Vous êtes donc priée de vous présenter à nos bureaux le mardi 20 mai à 10 heures en vue de passer
un test de sélection.
Veuillez-vous adresser au secrétariat principal à la porte 16 au premier étage.

Recevez, Mademoiselle, nos salutations.

NB : de nos jours la convocation se fait de plus en plus par téléphone.

L’entrevue est souvent suivie ou précédée d’un essai pour tester vos capacités.

Conclusion

En définitive, la demande d’emploi nécessite une lettre de candidature accompagnée d’un CV. Si
la demande est retenue, un entretien suivi de test est exigé et l’issue de ce dernier le candidat peut
être engagé à l’essai. Ce n’est qu’après l’essai que le candidat peut être définitivement embauché
ou non.

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 III- Le curriculum vitae
Une demande d’emploi est toujours accompagnée d’un curriculum vitae.

1- Définition
Le CV est mot d’origine latine qui signifie ‘’cours de la vie’’.

Il s’agit d’un document personnel réalisé par et à l’image de celui ou celle qu’il présente. Il tient lieu
de carte d’identité dans la présentation de candidature. Il n’y a pas de CV idéal ni de CV type.

2- Le rôle d’un curriculum vitae

L’objectif du CV est de vous faire connaître. Il doit décider le responsable du recrutement à vous
convoquer. Il doit donc être attractif par sa forme, son style et son contenu.

3- La présentation
Le CV doit être soigné, clair et aéré. Il doit être saisi sur papier blanc de format A4. Le CV n’est pas
signé. Le titulaire doit toutefois contrôler l’orthographe. Il n’est pas obligatoire de coller une photo
sauf exigence de l’offre.

Dans son fond, le CV doit comporter les parties ou mentions suivantes :

- L’état civil
Ecrire clairement les noms et prénoms, date et lieu de naissance, sexe, situation de famille, adresses,
E-mail, contact, nationalité.

- Le cursus scolaire et universitaire

Il s’agit d’indiquer son parcours scolaire, universitaire et professionnel (année, diplômes,
établissements).
- Expérience professionnelle
Il s’agit des stages et des emplois antérieurs.
- La valeur professionnelle
Mettre en valeur les techniques dont vous avez la maîtrise (tableur, traitement de texte, audit…)
- Les compétences

- Les langues étrangères pratiquées

Comprendre plusieurs langues constitue un atout pour le postulant. Il doit donc mentionner toutes
les langues qu’il comprend, parle et écrit.

- Les références
Il s’agit des gens qui vous connaissent bien et qui peuvent répondre favorablement aux questions
qu’on leur posera à votre sujet. Ce sont : vos enseignants, votre ancien employeur, vos amis. Il
faudra alors fournir le nom et le contact de toutes ces personnes.

- Divers
C’est un espace de liberté. Il permet de :
 Mieux faire connaître la personnalité du candidat, ses centres d’intérêt ;
 Mettre en relief ses valeurs extraprofessionnelles.

10 | P a g e
 Initiation à la rédaction de documents relatifs aux rapports
6
«employeur – employé»
Au terme de cette leçon, je dois pouvoir :
- Présenter une attestation de travail ;
- Rédiger une lettre de licenciement ;
- Rédiger une lettre de démission ;
- Présenter un certificat de travail.

I- L’ATTESTATION DE TRAVAIL

Lorsque l’entretien du postulant est probant, il est engagé pour un essai afin qu’il fasse preuve de sa
capacité au travail. Au cas où l’essai est aussi concluant le candidat se voit offrir un contrat à durée
indéterminée. Il lui est alors délivré une attestation de travail.

Exemple 1

E-HOUSE
------

Direction Générale
----

Direction Administrative
----

Division du Personnel

ATTESTATION DE TRAVAIL
-=-=-=-=-=-=-=-=-
Je soussigné, GNANSA Rodrigue, Directeur Général de E-HOUSE, atteste que Mademoiselle
SOVON Dodji, née le 20 mars 1982 à Lomé, est employée dans notre société au poste
d’assistante juridique.

En foi de quoi, la présente attestation lui est délivrée pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à Lomé le 20 février 2024.

Le Directeur Général,

GNANSA Rodrigue

11 | P a g e
 II- Le départ du salarié de l’entreprise
Trois situations peuvent amener le travailleur à quitter l’entreprise : le licenciement, la démission ou
la retraite

1- Lettre de licenciement
C’est une correspondance adressée à l’employé pour résilier le contrat de travail avec celui-ci. Elle
est rédigée à la suite d’une faute grave du travailleur dans l’exercice de sa fonction.

Parmi ces fautes on peut noter le détournement, non-respect du règlement intérieur, mauvais
comportement à l’égard de la hiérarchie.
Le licenciement intervient lorsque le salarié persiste nonobstant les lettres d’avertissement et
quelquefois la mise à pied. Toutefois, dans certains cas, le licenciement peut être prononcé sans
préavis.

Application

Le Directeur Général de la Société REUTERS a décidé de limoger M. Aréwa WIYAO, ingénieur

génie civil pour avoir porté main au chef des travaux M. Essoham ABALO.

Objet : licenciement

Monsieur,

Le 20 février dernier, alors que le chef des travaux M. Essoham ABALO vous reprochait la
mauvaise gestion du matériel, vous lui avez portez main.

Un procès-verbal fut rédigé à ce sujet ; lequel vous avez reconnu et signé.

Nous vous rappelons que ce comportement est incongru avec les dispositions de l’article 12 du
règlement intérieur.

En conséquence, nous procédons ce jour à votre licenciement sans indemnités ni préavis et vous
adressons sous pli fermé votre certificat de travail.

Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations.

12 | P a g e
 2- La lettre de démission
C’est le courrier qu’adresse le travailleur à son employeur pour lui signifier son désir de quitter
l’entreprise. De pareilles situations se présentent lorsque le travailleur obtient un travail mieux
rémunéré.
Application

Mlle Elsa FAWIYE, comptable à KALTENBACH vient de décrocher un contrat intéressant au

PNUD. Elle adresse sa démission à son employeur
Objet : démission

Monsieur le Directeur Général,

Employée dans votre société au poste de comptable, je démissionne de ce poste que j’occupe depuis
15 mai 2005.
La durée de préavis étant de trois, je cesse le travail le 30 septembre prochain.
Je reste à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire.
Veuillez accepter, Monsieur le Directeur Général, l’expression de mon profond respect.

13 | P a g e
 3- Le certificat de travail
C’est un document établi à l’intention du salarié qui quitte définitivement l’entreprise par suite de
démission ou de licenciement. Le document doit nécessairement comporter le nom de l’employeur
et la raison sociale de l’entreprise, le nom et le prénom du travailleur, sa date d’entrée et de sortie
ainsi que la nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes y afférentes.
L’employeur n’a pas le droit d’y porter des mentions susceptibles de nuire à l’employé. Toutefois, il
peut y mettre des informations élogieuses.

Le certificat de travail est quérable et non portable.

Application

Madame KAO Florida, née le 21 mai 1983 a travaillé à BUSCALIA en qualité de juriste fiscaliste
de 2002 à 2011. Elle a successivement occupé le poste de chef division risque de 2002 à 2007 et
directrice des relations extérieures de 2007 à 2011.
TAF : dresser son certificat de travail.
Résolution

BUSCALIA
--------
Direction Administrative
-----------
Division du personnel

CERTIFICAT DE TRAVAIL

Je soussignée Diane GNINOU, Directrice Générale de BUSCALIA, certifie que Madame KAO
Florida, née le 21 mai 1978 a été employée dans mon entreprise en qualité de juriste-fiscaliste de
2002 à 2011.

Elle a successivement occupé le poste de chef division risque de 2002 à 2007 et directrice des
relations extérieures de 2007 à 2011.

Durant cette période Madame KAO Florida s’est montrée dévouée au travail et a fait montre de
sérieux et de compétence.
Elle nous quitte aujourd’hui libre de tout engagement.

En foi de quoi, le présent certificat lui est délivré pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à Lomé le 12 décembre 2011.

La Directrice Générale,

Diane GNINOU

14 | P a g e
 COURRIER GENERAL

15 | P a g e
 LA CORRESPONDANCE COMMERCIALE

I – GÉNÉRALITÉS

1 – Définition
On désigne par correspondance commerciale, l’ensemble des lettres que les commerçants échangent
entre eux, ou avec des tiers non commerçants, à l’occasion des opérations de leur commerce.

2 - Importance
Ces lettres occupent une place de choix dans la vie d’une entreprise. Une lettre commerciale est un
moyen d’échange privilégié dans les relations d’affaires. Elle intervient toujours pour confirmer et
préciser la nature, l’étendue, et la portée des propositions faites, des accords intervenus et des
engagements pris ; Constitue légalement une preuve écrite, susceptible d’être valablement invoquée
en cas de contestation. Elle vaut donc contrat, car elle crée des obligations entre l’expéditeur et le
destinataire.

3 – Les Qualités
La lettre commerciale doit toujours présenter les qualités de fond et de forme suivantes :

- Être brève et ne dire que ce qui est essentiel ;

- Avoir un but pratique et utilitaire bien défini ;
- Être exacte, claire, précise et complète ;
- Être écrite avec des termes prudents et mesurés ;
- Témoigner en toutes circonstances des qualités de courtoisie, de loyauté, et d’honnêteté de la
part de son auteur, afin d’établir des relations durables avec le correspondant ;
- Tenir compte de la personnalité du destinataire et rendre sensible le désir de lui être agréable
et de comprendre sa situation, ses préoccupations et ses intérêts ;
- Avoir un style correct, simple et direct. Sa rédaction doit donc utiliser la terminologie propre
à l’activité professionnelle de l’entreprise, aux opérations et aux techniques commerciales ;
- Être construite suivant un plan logique et cohérant.

II – LA PRÉSENTATION MATÉRIELLE DE LA LETTRE COMMERCIALE

La disposition de la lettre commerciale obéit à des normes établies et vise à :

a. permettre au destinataire d’identifier rapidement et complètement le message à l’aide des
mentions suivantes :
- L’émetteur et le récepteur (nom, titre, adresse, et références professionnelles)
- Le lieu et la date d’émission ;
- Le sens général (l’objet de la lettre et les annexes) ;
- La signature de l’émetteur, qui authentifie le texte.

b. Faciliter la lecture du message lui-même ;

c. plaire au destinataire dès le premier contact, et lui laisser une impression favorable par la
qualité du papier, et la disposition harmonieuse des différentes parties de la lettre.

La disposition la plus courante est la disposition normalisée NF Z11-OO1, où les différentes

mentions sont réparties en six zones comme suit :

16 | P a g e
Zone 1 : Souscription ou Entête
C’est la zone réservée à l’identification de l’émetteur de la lettre. Elle comporte deux séries
d’information pré imprimées : des informations d’ordre pratique utiles pour le destinataire de la
lettre Expl. Nom ou raison sociale ; N° de compte ; compte courant postal ; compte bancaire Etc....
Celles que la loi et la réglementation imposent. Expl. Lieu et N° d’immatriculation au registre de
commerce ; forme juridique ; capital social ; dénomination sociale.

Zone 2 :
Elle renferme les informations qui dans une intension souvent publicitaire, complètent l’information
sur l’activité de l’entreprise ou de l’organisme émetteur de la lettre. Expl. Spécialités fabriquées ou
vendues ; succursales ; dessins ; monogramme.

Zone 3 : Suscription ou vedette

C’est la zone d’identification du destinataire de la lettre. Elle se présente sur 6 lignes. Sur
La première ligne est mentionnée la raison sociale ou le nom du destinataire
La deuxième ligne figure l’activité ;
La troisième ligne est blanche ;
La quatrième ligne figure l’adresse
La cinquième ligne est blanche
La sixième ligne est mentionnée la ville de résidence du destinataire.

Zone 4 :
Elle renferme :

La mention « vos références » :

Ayant pour but de rappeler au destinataire le document (généralement une lettre) qui, chez lui,
concerne la question traitée dans la lettre qu’il va lire. La mention « Nos références » L’Expéditeur
inscrit, de son côté, les indications qui lui sont propres et que le destinataire transcrira sur sa lettre de
réponse.

Le lieu et la date d’émission :

L’indication du lieu et de la date d’émission de la lettre est indispensable car elle fixe le point de
départ des engagements souscrits par le signataire. Elle permet, d’autres parts un classement
chronologique rigoureuse des pièces d’un dossier.

L’objet :
Cette mention n’est pas un résumé de la lettre qu’on écrit, mais l’indication en quelques mots brefs
et précis, de l’affaire, du fait de base du document, qui motive la rédaction de cette lettre et qui,
immédiatement situe le sujet qui va être traité.

Les pièces jointes et annexes (PJA) :

Ce sont les documents (devis, projet de marché ; facture ; relevé ; chèque ; traite) qui peuvent
accompagner la lettre envoyée à un correspondant. On mentionne très lisiblement la nature et le
nombre de ces documents afin d’en vérifier l’envoi et la réception.

17 | P a g e
Zone 5 :
Elle renferme :

L’appellation ou titre de civilité :

C’est l’’expression de la qualité, de la fonction ou de l’emploi du destinataire. Il doit y avoir
similitude entre l’appellation choisie pour la suscription ; l’appellation qui introduit le texte et celle
qui est reprise dans la formule de politesse. Expl.
Monsieur, Madame (lettre destinée à une personne physique)
Messieurs (lettre adressée à une entreprise)
Monsieur le PDG ; Monsieur le Directeur (lettre s’adressant à une personne déterminée d’une
entreprise)

Le texte lui – même :

Il se rédige suivant les règles habituelles de la mise en page des lettres (respect des marges ;
interlignes ; sous – titres éventuels ; écriture des nombres ; des symboles d’unité etc...) afin que le
destinataire puisse lire facilement et rapidement le message qui lui est adressé.
Il comporte : Une introduction ; un développement ; une conclusion ; une formule de politesse.

Le bloc signature :
Il donne à l’écrit la qualité d’acte en le rendant valable juridiquement. Il comprend trois parties à
savoir :
 La qualité ou le titre du signataire de la lettre ;
 Le paragraphe (signature) de l’expéditeur ;
 Le nom du signataire.

Zone 6 : Post-scriptum
C’est une addition au texte de la lettre déjà rédigée, que justifie parfois une nouvelle reçue en
dernière minute. Dans certain cas, c’est un moyen adroit d’insister une dernière fois sur un point
essentiel déjà exposé dans le texte de la lettre, d’ajouter au développement un dernier argument. Le
post-scriptum est souvent précédé de l’abréviation « PS ».

III – LES DIFFÉRENTS TYPES DE LETTRES COMMERCIALES

Les lettres que le commerçant peut être amené à écrire dans le cadre de ses activités commerciales
sont :
- La lettre de demande de documentation ;
- La lettre de commande ;
- L’accusé de réception ;
- L’avis d’expédition ;
- Les réclamations du client

18 | P a g e
 LES LETTRES RELATIVES A LA DOCUMENTATION

Introduction :
Dans ses relations professionnelles le commerçant doit toujours se renseigner avant de prendre une
décision. Ces renseignements portent généralement sur :
Les fournisseurs éventuels : Produits vendus (nature, qualité, prix) conditions de vente (mode de
livraison ; mode de règlement ; délai de livraison etc...)
Les clients : Leurs antécédents ; leur solvabilité ; leur expérience commerciale ; leur loyauté et leur
réputation ; afin de limiter les risques consécutifs à l’octroi éventuel d’un crédit.
Signalons cependant qu’en matière d’information commerciale, l’initiative peut être prise soit par le
client, soit par le fournisseur.

I – L’INITIATIVE EST PRISE PAR LE CLIENT

1. Définition
La lettre de demande de renseignement ou de documentation est un écrit par lequel un client
potentiel demande à un fournisseur de lui fournir des informations sur ses produits et conditions de
vente en vue d’une éventuelle commande.

2. Caractéristique
Dans le fond, les informations demandées doivent être définies sans confusion possibles, en
fournissant tous les éléments qui précisent clairement et complètement la portée et les limites de ces
informations. Ces informations concernent les produits fabriqués ou vendus ; ou les services offerts ;
ainsi que les conditions de vente. Celles – ci peuvent porter sur :
Le prix ; Le paiement (lieu, date, mode) ; Les modalités de livraison ; Les emballages etc.....
Il importe en effet que le destinataire ne confonde pas la demande avec une commande ferme. La
demande est généralement rédigée sans motivation préalable.

Dans la forme, la rédaction utilise, si nécessaire les termes techniques ou commerciaux propres au
sujet traité.

3. Les situations entraînant la rédaction d’une demande de documentation

La rédaction de la demande de renseignements porte le plus souvent sur : la fourniture d’un

échantillon ; d’un catalogue ; les prix des articles ; les conditions générales de vente du fournisseur.

3.1 Demande portant sur les prix des articles :

PLAN A SUIVRE

- Formuler la demande ;
- Préciser les renseignements souhaités et leur motivation ;
- Préciser ses exigences ;
- Annoncer les affaires éventuelles en perspectives
- Espérer une offre intéressante et rapide ;
- Formule de politesse.

19 | P a g e
APPLICATION
Monsieur AJAVON K., le Directeur Commercial de la société « GLORY BE TO GOD »
Import – Export BP 1O5 Lomé, ou vous êtes employée comme secrétaire souhaite connaître les prix
des articles commercialisés par les Etablissements « AGBEVIVI & cie » commerce général ; 2O rue
des chemins de fer à Lomé.
A cet effet, il vous charge de rédigez la demande de renseignement référencée 6O8/KA en date du
18 Octobre 2O14 à envoyer au fournisseur pour une éventuelle commande des articles ci-dessous :
- Cartons de lait PEAK
- Douzaine de drap de lit
- Cartons de tomate ROCO
- Carton de spaghetti MAMAN
TAF : Rédigez et présentez cette lettre à partir de la souscription.

3.2 Demande de catalogue

PLAN A SUIVRE

- Demander l’envoi de catalogue ;

- Insister sur les exigences particulières ;
- Espérer une prompte réponse
- Formule de politesse

APPLICATION
Vous, Serge MASSENOUDE, êtes le gérant du prêt-à-porter « HOMME – FEMME » BP 57 vente
d’articles vestimentaires et divers ; Tel. 22 – 22 – 7O – 43 Lomé. Nous sommes en fin d’année, pour
cette période de fête, vous comptez approvisionner votre boutique en sac de sortie pour femme ;
cravate ; ceinture ; chaussure etc......
Avant tout achat, vous avez adressé ce jour 11 novembre une lettre à votre fournisseur « TOUT
POUR L’ELEGANCE » BP 675 Lomé, pour demander son plus récent catalogue vous permettant
de mieux apprécier les articles vendus.
TAF : Présentez cette lettre à partir de la suscription. Elle sera signée par vous, le Gérant.

3.3 Demande d’échantillon

PLAN A SUIVRE
- Indiquer si possible comment on a fait la connaissance du fournisseur ;
- indiquer s’il y a lieu les motivations de la demande ;
- demander l’envoi d’un échantillon ;
- Exprimer le souhait d’une réponse ;
- formule de politesse

APPLICATION
Vous êtes le gérant de la boutique cosmétique « LA BEAUTE AU FEMININ » sise au 1O2 rue de la
victoire à Lomé. Ce 2O novembre votre fournisseur « NOUVELLE PARFUMERIE GUANDOUR »
fabrication et distribution des produits cosmétiques, BP 432 Lomé vous adresse un prospectus d’une
nouvelle gamme d’eau de toilette Parfum CLASS. Ce 22 Novembre, vous avez décidé de demander
à votre fournisseur l’envoi à titre d’essai d’un échantillon de ce parfum.

20 | P a g e
TAF : Rédigez et présentez cette lettre.

REPONSES AUX LETTRES DE DEMANDE DE RENSEIGNEMENT

I – GENERALITE

Le Commerçant qui reçoit une demande de renseignement doit y répondre rapidement, pour ne pas
perdre les clients potentiels. Cette lettre doit fournir au correspondant toutes les informations
souhaitées, en vue de lui permettre de fixer son choix.

II – LE CONTENU
Le contenu même de la lettre est variable suivant que le correspondant a précisé ou non ce qui
l’intéresse.

1 – Le correspondant a précisé ce qui l’intéresse

PLAN A SUIVRE

- Accuser réception de la demande du client ;

- Remercier ;
- Annoncer l’envoi de la documentation demandée ;
- Plaider en faveur de l’offre ;
- Indiquer les conditions d’exécution de la commande ;
- Espérer avoir donné satisfaction ;
- Espérer une commande rapide de la part du client ;
- Formule de politesse
APPLICATION :
Vous représentez au Togo une grande entreprise Française spécialisée dans la fabrication de couvre
– lits. Ce matin vous devez répondre par lettre à l’Hôtel SANCTA MARIA sis sur la rue de l’Ocam,
qui vous a adressé le O5 Décembre dernier une demande de prix pour la fourniture de 3 OOO
couvre – lits de bonne qualité, résistantes, à l’usage et faciles d’entretien.
TAF : Rédigez et présentez la réponse à envoyer à votre client.

2 – Le Correspondant n’a pas précisé ce qui l’intéresse

PLAN A SUIVRE
- Accuser réception de la lettre du client ;
- Remercier ;
- Demander des renseignements complémentaires ;
- Espérer une prompte réponse ;
- Formule de politesse

21 | P a g e
LES LETTRES RELATIVES A LA COMMANDE

Introduction :
La commande occupe une place centrale dans les relations entre le client et son fournisseur, car elle
fait naître des obligations formelles pour les deux parties.
Obligation pour le vendeur de livrer la marchandise commandée dans les conditions indiquées (si la
commande est acceptée)
Obligation pour l’acheteur de prendre possession de la marchandise livrée, et d’en payer le prix.

I – DEFINITION
La lettre de commande est un écrit par lequel un client soumet un ordre à son fournisseur en vu de
l’acquisition d’un bien ou d’un service.

II– CARACTERISTIQUES

La rédaction de la lettre de commande doit être simple, et sobre. Elle ne retient que ce qui est
strictement utile au fournisseur, sans l’obliger à demander des renseignements complémentaires.
Elle doit donc indiquer sans aucune équivoque : La décision d’achat du client ; La marchandise
commandée (nature, quantité, etc...) Les conditions d’achat (prix et modalités de règlement etc....)

III – PLAN A SUIVRE

- Accuser réception de la documentation ou de l’échantillon envoyé par le fournisseur ;
- Remercier ;
- Formuler la commande ;
- Enumérer les articles commandés (référence, nature, quantité ;etc..)
- Insister sur la qualité des articles à livrer ;
- Espérer une livraison rapide
- Formule de politesse

APPLICATION
Vous êtes employé depuis 5 ans comme secrétaire de la société « YES WE CAN » spécialisée dans
la vente des produits divers. BP 71O ; Tèl. 21 – 22 – 23 – 24 à Lomé. Ce matin vous êtes chargé de
rédiger la lettre de commande à envoyer à votre fournisseur Etablissement TOUT EST POSSIBLE »
vente en gros et détail BP 856 à Aného pour l’acquisition des marchandises ci-dessous :
- 6 cartons de lait concentré JAGO 18 5OO F le carton ;
- 1O douzaines de paires de chaussure à 5 OOO F la paire ;
- 1O cartons de sardine ANY à 12 OOO F le carton
TAF : Rédigez et présentez celle lettre à partir de la suscription. Elle sera signée par votre Directeur
Général Paul AKPOVI.

III – CAS PRATIQUES :

Pour une raison ou une autre, un client peut être amené à modifier ou à annuler une commande
Préalablement passée à son fournisseur :
- Obtention d’une offre plus intéressante d’un autre fournisseur ;
- Certitude d’une baisse prochaine et importante sur le prix des articles commandés ;
- Surélévation des besoins au moment de la commande
- Etc.

22 | P a g e
1 – Le client modifie sa commande

PLAN A SUIVRE

- Rappeler la commande ;
- Annoncer la modification de la commande ;
- Justifier ;
- Espérer obtenir l’accord du fournisseur ;
- Formule de politesse

APPLICATION
En nous référant à la situation précédente rédigeons une lettre pour annoncer au fournisseur la
réduction de moitié des cartons de lait peak et de sardine.

2- Le client annule sa commande

PLAN A SUIVRE

- Rappeler la commande
- Demander l’annulation de la commande ;
- Justifier éventuellement ;
- Espérer compréhension et accord de la part du fournisseur ;
- Formule de politesse

APPLICATION
En nous référant à l’application ci-dessus rédigeons la lettre du client pour solliciter une annulation
de sa commande.

L’ACCUSE DE RECEPTION

I - DEFINITION :
L’accusé de réception est un écrit par lequel un fournisseur confirme la réception d’un ordre à son
client.

II - CAS PRATIQUES :
A la réception d’une commande quelconque le fournisseur peut se trouver confronté à deux
situations : La commande ne pose aucun problème ; La commande pose un problème particulier.

A – LA COMMANDE NE POSE AUCUN PROBLEME

Cela suppose que le fournisseur est d’accord sur tous les points de la commande. Dans ce cas, le
fournisseur peut ne pas adresser à l’avance un accusé réception au client avant de procéder à
l’exécution de sa commande Toute fois si délai de livraison, est long l’envoi d’un accusé de
réception s’avère nécessaire pour rassurer le client.

23 | P a g e
PLAN A SUIVRE :

- Accuser réception de la lettre de commande ;

- Remercier le client pour sa confiance ;
- Rappeler l’ordre reçu (désignation, quantité, prix etc...).
- Rappeler si possible les conditions de règlement ;
- Assurer le client des bons soins apportés dans l’exécution de sa commande ;
- Formule de politesse

APPLICATION
Le 2O Février dernier, vous avez réceptionné de l’un de vos clients ETS « TOUT EST GRACE »
alimentation générale ; BP 675 ; Tel. 21 – O6 – O8 – 76 à lomé la commande des articles ci-
dessous :
- 1O sacs de riz parfumé AIGLON à 15 5OO F le sac de 25 Kg ;
- 5 sacs de riz AliZE à 56OO F le sac de 5 Kg ;
- 1O Bidons d’huile Tee – Huan à 1O 5OO F le bidon de 25 litres

TAF : Rédigez à partir de la suscription l’accusé de réception à adresser au client Il sera signé par
votre Directeur Commercial Jean DOVI.

B – LA COMMANDE POSE UN PROBLEME PARTICULIER

Cela suppose que le fournisseur n’est pas d’accord sur tous les points de la commande. Dans ce cas,
il doit aviser le client, en s’efforçant toutefois de ne pas rater l’affaire en vue.
Plusieurs raisons peuvent être à la base de ce désaccord entre le vendeur et le client à savoir :

Les prix indiqués par le client ne correspondent pas au tarif actuel ;

Le délai de livraison demandé est trop court ;
Le client n’a pas donné toutes les précisions nécessaires ;
Le vendeur connait une rupture de stock.
Arrêt de Fabrication des marchandises commandées

24 | P a g e
LES LETTRES RELATIVES AU REGLEMENT DES COMMANDES

Introduction
Lorsque la commande a été intégralement exécutée, ou que les difficultés éventuellement survenues
au cours de son exécution ont été aplanies, à la livraison le fournisseur adresse à son client une
demande de règlement, à laquelle il joint la facture correspondante, le relevé de facture...... Si après
vérification, le client ne soulève aucune contestation et accepte le règlement demandé, il adresse à
son fournisseur un « Avis de bien trouvé »I Il doit alors s’acquitter intégralement du montant de la
dette, dans le strict respect des conditions convenues avec le fournisseur (délai et mode de
paiement).
Les moyens de règlement utilisés sont très variables. Cependant, des difficultés peuvent surgir entre
le client et son fournisseur à l’occasion du règlement des factures.
I. LA CORRESPONDANCE QUI PRECEDE LE REGLEMENT
(Envoi d’un document Commercial)

1 – Définition
C’est un écrit consécutif à une livraison par lequel un fournisseur adresse à son client un document
commercial relatif à une commande. Expl. Facture ; relevé de facture etc...

II. LES MOYENS DE REGLEMENT ET LA CORRESPONDANCE Y AFFERENTE

1. Les moyens de règlement

Ils varient suivant que l’initiative du paiement est prise par le client ou par le fournisseur.

 Si c’est le client qui prend l’initiative du règlement, celui-ci peut s »effectuer :

- En espèce : le paiement est alors constaté soit par la remise d’un reçu dûment signé par le
fournisseur, soit par l’acquit de la facture (datée et signée par le fournisseur)
- Par lettre chargée : en envoyant sous enveloppe par la poste, des billets de banque ou
valeur au porteur ; mais ce mode de règlement est de moins en moins utilisé dans le
commerce.
- Par l’intermédiaire de la poste : En utilisant différents mandats ou chèque postaux ;
mandat-lettre ; mandat-carte etc...
- Par l’intermédiaire d’une banque : En utilisant :

 Un chèque bancaire : qui est un écrit par lequel un créancier appelé Tireur, ayant des
fonds disponibles chez une autre personne appelée Tirée, (généralement sa banque)
donne l’ordre à ce dernier de payer une somme d’argent à une tierce personne appelée
Bénéficiaire. Le chèque bancaire peut être barré ou non barré.

 Un ordre de virement bancaire : qui est un écrit par lequel une personne appelée Donneur
d’ordre (généralement le débiteur) donne l’ordre à sa banque de virer une somme
d’argent de son propre compte au compte en banque d’une autre personne appelée
Bénéficiaire (généralement créancier du donneur c’ordre)

 Par billet à ordre, qui est un écrit par lequel une personne, appelée souscripteur, s’engage
à payer à l’ordre d’une autre personne, appelée Bénéficiaire une somme déterminée à une
échéance fixée.

25 | P a g e
  Si c’est le fournisseur qui prend l’initiative du règlement : celui-ci s’effectue alors
par lettre de change ou traite. C’est un écrit par lequel une personne appelée
Tireur, donne l’ordre à une autre personne, le Tiré, de payer à une échéance fixée,
une somme d’argent à une troisième personne appelée Bénéficiaire. Celui-ci peut
être le tireur lui- même.

III – LES DIFFICULTES RELATIVES AU REGLEMENT

Dans les transactions commerciales, l’arrive que des difficultés surviennent à l’occasion du
règlement des factures, soit par le fait du fournisseur, soit par le fait du client. Les difficultés
provenant du fournisseur tiennent généralement à des erreurs dans l’établissement des factures :

- Soit sur le montant (calcul erroné du montant global d’une facture ; oubli d’une facture
avoir, d’une remise ou d’un rabais ; modification de prix dont le client n’a connaissance
préalable)

- Soit sur les modalités de paiement ou le délai de règlement.

Quant aux difficultés provenant du client, elles concernent le paiement lui-même, qui n’est pas
effectué à l’échéance convenue, suite à une gêne de trésorerie, la négligence ou la mauvaise foi.
Dans tous ces cas, les lettres échangées entre le fournisseur (créancier) et le client (débiteur)
s’apparentent aux lettres de réclamation.

 Les difficultés proviennent du fournisseur ;

 Les difficultés proviennent du client : (demande de prorogation)

26 | P a g e
 LES RAPPELS DE REGLEMENTS (RELANCES DU CLIENT)

Introduction :
Si le client n’a pas fait part de ses difficultés de trésorerie, ou demandé un sursis de paiement avant
échéance, le fournisseur lui adresse un rappel de paiement. Mais il s’agit d’une opération délicate.
Mal conduite, elle risque de faire perdre la clientèle au fournisseur. C’est pourquoi, avant d’envoyer
une injonction de payer au client défaillant, il faut toujours s’enquérir des causes de cette défaillance
et privilégier des solutions de compromis.

I - DEFINITION :
C’est une injonction de payer adresser par un vendeur à un client défaillant pour le règlement d’une
commande.

II – LES DIFFERENTES LETTRES :

Les lettres de rappel de paiement sont la plupart du temps graduelles dans le ton et la fermeté, en
fonction de l’attitude du client. Elles sont souvent précédées de l’envoi d’une copie de la facture ou
du relevé non réglé à l’échéance, portant simplement la mention « Duplicata » ou « Copie ».

 Première lettre de rappel :

- On Evoque un prétexte toujours plausible (vérification des écritures, inventaire ...)

témoignant d’un souci d’ordre ;
- On ne souligne pas le retard ou le délai accordé pour ne pas vexer le client ;
- On ne précise pas un nouveau délai pour le règlement
- Le ton reste simple courtois.

 Deuxième lettre de rappel :

- On rappelle les faits, c’est-à-dire le montant et l’échéance de la dette ;

- On provoque une réponse explicative ;
- On fixe un délai de paiement au-delà duquel on prendrait l’initiative du recouvrement ;
- La lettre est donc plus pressante et plus ferme, mais toujours correcte dans la forme

 Troisième lettre de rappel

- On informe le débiteur de la mise en œuvre des moyens de recouvrement évoqués dans la

deuxième lettre ;
- La lettre ouvre la voie à une « mise en demeure » et prépare le débiteur à une éventuelle mise
en circulation d’un effet de paiement ;
- Le ton est plus catégorique et plus direct.

 Quatrième lettre de rappel Mise en demeure de payer)

- Elle est précise et catégorique ;

- Elle exige le paiement immédiat et affirme l’intention de recourir, le cas échéant, aux
moyens de contrainte légale ;
- Elle laisse néanmoins la porte ouverte à un arrangement amiable.

27 | P a g e
 LE TRAITEMENT DU COURRIER

On désigne par courrier d’une entreprise l’ensemble des lettres reçue ou envoyée par une société à
ses partenaires commerciaux.
D’une manière générale, le courrier d’une entreprise peut être subdivisé en deux groupes à savoir :

 « Le courrier Arrivé » ;
 « Le courrier Départ »

I. TRAITEMENT DU « COURRIER ARRIVE »

Le terme Traitement du « courrier arrivé » désigne l’ensemble des opérations effectuées par une
secrétaire depuis la réception d’une lettre jusqu’à son archivage.
Les opérations entrant dans le traitement du « courrier Arrivé » sont :

1. Ouverture de l’enveloppe
Il s’agit de dépouiller les enveloppes de leur contenu. Cette opération peut s’effectuer Soit à la main,
soit à la machine à ouvrir les lettres.
NB : Ne jamais ouvrir les lettres portant les mentions « CONFIDENTIEL » ou « PERSONNEL ».

2. La vérification du contenu
Elle consiste à extraire le contenu des enveloppes et à vérifier si tous les documents sont sortis.
Cette vérification peut se faire en soufflant dans l’enveloppe ou en l’exposant devant une source
lumineuse

3. L’enregistrement du courrier
C’est une opération qui consiste à noter dans un registre certaines informations essentielles se
rapportant à une lettre reçue. Expl. Date de réception ; objet ; nom de l’expéditeur etc..
Le tracé de la page du registre « courrier Arrivé » est le suivant :

Registre « courrier – arrivée »

Emetteur
Date N° d’ordre Service destinataire Objet Observation
Nom Adresse

4. La ventilation
Elle consiste à transmettre les lettres reçues préalablement regroupés par service et placées dans des
chemises aux agents concernés.

5. Le Classement :
Il consiste à ordonner les lettres reçues suivant un ordre donné en vue de faciliter les recherches.

6. L’Archivage
Il consiste à transférer les lettres les plus anciennes (conservées pendant 1O ans au plus) du service
de classement aux archives afin de dégager le service classement.

28 | P a g e
II – TRAITEMENT DU « COURRIER DEPART »
Le terme traitement du « courrier départ » désigne l’ensemble des opérations à effectuer par une
secrétaire depuis l’émission d’une lettre jusqu’à son affranchissement.
Les opérations de traitement du « courrier Départ » sont
1. Le Tri
Il consiste à regrouper les lettres reçues des différents services de la société par correspondant.

2 - Identification des lettres

Elle consiste à affecter à chaque lettre un numéro d’enregistrement suivant leur date de réception.

2. La signature
Les lettres identifiées sont disposées dans un parapheur et soumise à la signature du responsable.
Un parapheur est une chemise composée de plusieurs feuilles en carton avec une perforation
permettant de signaler la présence d’un document.

3. L’enregistrement du courrier
Les lettres identifiées et signées sont enregistrées dans un registre « courrier Départ ».
Le tracé de la page de ce registre se présente comme suit
Registre « courrier départ »

N° Service Destinataire
Date Objet Observation
d’ordre expéditeur Nom Adresse

4. La vérification
Elle consiste à s’assurer au préalable que les corrections faites sur l’original sont reportées sur les
doubles et que les pièces jointes sont inscrites en annexe.

5. La mise sous enveloppe

Elle consiste à plier les lettres et à les introduire dans des enveloppes conformes à la norme.

6. L’Affranchissement
Il consiste à apposer sur l’enveloppe un timbre-poste dont la valeur varie avec la destination.

29 | P a g e
 TECHNIQUE DE SECRETARIAT

30 | P a g e
 INTRODUCTION GENERALE

Organiser un voyage consiste pour l’assistant à prévoir dans le détail les déplacements et
l’hébergement, de façon que son manager soit dégagé de tout souci matériel et puisse utiliser
au mieux le temps dont il dispose.

I. DEFINITION
On désigne par le terme <<voyage>> une action qui consiste à effectuer un déplacement
d’un lieu géographique à un autre dans le but de répondre à un besoin ponctuel donné.

II. LES DIFFERENTS TYPES DE VOYAGE

D’une manière générale on distingue deux types de voyage à savoir :

Les voyages d’agrément

Ce sont ceux qui permettent au personnel ou aux responsables d’une société de changer de
cadre de travail après une longue période d’intenses activités professionnelles.
Expl. Visite à un parent ; un ami ; ou une connaissance.

Les voyages d’affaires ou professionnels

Ce sont ceux effectués dans le cadre des activités commerciales d’une société par un
membre du personnel ou les responsables de cette société.

III. LES OBJECTIFS D’UN VOYAGE

Les objectifs d’organisation d’un voyage varient selon le type de voyage (voyage
d’agrément ; voyage d’affaire). Nous allons ici, surtout nous intéresser aux objectifs d’un
voyage d’affaires. Ces objectifs sont diversifiés tant pour le personnel que pour l’entreprise.

Objectifs Pour l’entreprise :

On peut citer :
- La négociation de contrats commerciaux ;
- L’étude de nouveaux marchés ;
- Prospection de la clientèle ;
- Lancement d’un nouveau produit ;
- Renforcement des relations de partenariat ;
- Promotion des produits, source de rentabilité, et de compétitivité.
Pour le personnel :
On peut citer :
- participation à des conférences, des colloques ;
- Stage ou formation des agents ;
- Acquisition de nouvelles techniques professionnelles ;
- Acquisition de connaissances culturelles et intellectuelles.

IV. LES CONTRAINTES DE L’ORGANISATION DE VOYAGE

31 | P a g e
Pour une organisation réussie de voyage à l’étranger la maitrise des contraintes ci-dessous
s’avère indispensable :

a. Les décalages horaires

Il est nécessaire d’avoir une idée sur l’horaire du pays destinataire. Il y a lieu à cet effet
d’interroger l’office du tourisme.
b. Les formalités à accomplir
L’organisation d’un voyage (surtout lorsqu’il concerne un groupe d’individus) n’est pas une
activité simple. Elle oblige les organisateurs à s’adresser d’une part aux Autorités
compétentes du pays de départs notamment les responsables du Ministère de la sécurité ainsi
que ceux du Ministère des Affaires Etrangères pour des formalités administratives et
déclarations (Identités des voyageurs ; but du déplacement ; nombre de voyageurs ; la
destination etc…)
Ils devront en outres, s’adresser à l’Ambassade ou au Consulat du pays destinataire pour
l’obtention d’un Visa sur la base d’un carnet de santé, et des autres documents officiels
délivrés par les services du Passeport, du Ministère de la Sécurité, et du Ministère des
Affaires Etrangères.

c. Le nombre de participants
Il est important de connaître le nombre de personnes devant effectuer le déplacement afin de
déterminer le budget, et le moyen de déplacements.
Ces informations sont nécessaires dans la détermination du mode de transport, ainsi que
le choix du lieu d’hébergement le mieux adapté. Elles sont précisées par le supérieur
hiérarchique ou le service en charge.

d. Le Budget à allouer
L’organisation d’un voyage nécessite la mobilisation d’importants fonds. C’est pourquoi les
voyages sont la plupart du temps strictement organisés, en cas d’urgence ou d’extrême
nécessité par les responsables des grandes entreprises qui disposent de grands moyens
financiers ; tandis que ceux des petites et moyennes entreprises le font plus ou moins
rarement.

V. LES MODES DE TRANSPORT

Voyager implique la circulation des personnes ou des biens d’un lieu géographique à un
autre à l’aide d’un moyen quelconque. Ces moyens varient suivant le mode de transport.
Ainsi on distingue :
- Le transport Maritime Ex : de moyens : bateau
- Le transport Routier Ex : de moyens : Cars ; Bus
- Le transport Ferroviaire Ex : de moyens : Le train
- Le transport Aérien Ex : de moyens : L’avion
- Le transport Fluvial Ex : de moyens : la pirogue

DEFINITION DU CADRE DE VOYAGE

32 | P a g e
L’une des étapes essentielles de l’organisation de voyage est la détermination du cadre de
voyage. Il consiste à dégager le but, le lieu, ainsi que la durée du voyage, et le nombre de
participants.
Pour avoir toutes ces informations, l’assistante Administrative doit nécessairement
rencontrer son manager en vue de recueillir ses besoins dans le cadre de ce déplacement.

1. Le motif du déplacement
C’est la raison ou le but qui amène les dirigeants à envisager un déplacement.
Il peut s’agir d’un motif professionnel (la visite de prospection de la clientèle) la
participation à une activité (Foire, porte ouverte, colloque). Il peut aussi s’agir d’un voyage
d’agrément (soirée de spectacle).

2. La destination du voyage
C’est en quelque sorte le point de chute. Il peut s’agir d’une ville ; un site ; d’une succursale
(Agence) appartenant à l’entreprise.
Il est donc important de connaître le lieu de destination, et disposer éventuellement d’un plan
ou d’une carte de ce lieu.

3. La durée
C’est le nombre de jours, de mois, ou d’heures que va durer le séjour.

4. Moyens de payement

a. Carte de crédit ou carte de paiement

Carte magnétique qui permet à son possesseur de retirer de l'argent dans les billetteries et de
faire des achats ou d'obtenir des services en paiement différé.

b. Le Traveller’s Check (Chèque de voyage)

.Titre émis par une banque, imprimé et libellé dans une devise particulière, devant être endossé
par le porteur désigné et permettant de toucher de l'argent liquide ou d'effectuer des paiements.
les chèques de voyage prémunissent le voyageur contre le vol.
c. Transfer de fond
Mouvement ou virement de fonds effectués d'un compte à un autre par système électronique

5. Le Moyen de Transport :
Il est choisi en fonction du budget alloué, le nombre de participants, la distance etc…

6. Les compagnies de transport

Le transport peut se faire suivant plusieurs modes à savoir : Le transport routier ; transport
ferroviaire ; le transport aérien ; le transport maritime ; le transport fluvial ; etc… Nous
allons ici nous intéresser surtout aux compagnies de transport routier et aérien.

 Les Compagnies de transport routier

33 | P a g e
Elles se consacrent la plupart du temps au transport interurbain ou au ralliement d’une ville
ou d’une région à l’autre. EXP. STIF ; LOME-KARA ; DOS-TRANSPORT ; RAKIETA ;
TRANSPORT-ADDI.

 Les Compagnies de transport aérien

Elles permettent à l’homme de rallier rapidement en toute sécurité une ville ou un continent
à l’autre. EXP. Air-France; GHANA-AIRWAYS; ASKY; AIR-MAROC;
AIR-BURKINA.
7. L’hébergement
Il s’agit du lieu choisi pour établir son quartier général dans le pays destinataire. Le choix du
lieu nécessite de recueillir des informations essentielles relatives à ce lieu.
EX : Conditions générales de réservation des chambres ; les services offerts ; Le Confort ;
La proximité du centre d’affaires ; etc.....
Le choix du lieu d’hébergement doit tenir compte de la personnalité du voyageur ; de la
situation géographique ; de son coût etc...

LES MOYENS DE REALISATION

I - GENERALITE
Une fois le cadre de voyage défini. Il est indispensable de prévoir le budget à affecter au
voyage. En fonction de ce budget, il sera déterminé d’une part le mode de transport et
d’autres parts l’hébergement approprié.

II – LES DIFFERENTS DOCUMENTS DE VOYAGE

Les documents utilisés dans le cadre de l’organisation d’un voyage sont très variés selon le
type de voyage. Nous allons surtout, ici nous concentrer sur les documents relatifs à
l’organisation d’un voyage d’affaires. Entre autres on peut citer :

1. L’Agenda
C’est un document écrit contenant de façon chronologique toutes les activités prévues dans
le cadre d’un déplacement.
C’est en quelque sorte un chronogramme des activités prévues. Il se présente sous forme
d’un carnet ou d’un bloc note ou d’un ensemble de feuillets. Dans le cadre d’une
administration, il permet de visualiser de manière objective le déroulement ainsi que leur
durée.
Le tracé de la page de carnet ou bloc peu se présenter comme ci-dessous :

TIMBRE

AGENDA DE …………………………………………………
Du………………………….. AU ……………………………

DATES HEURES ACTIVITES LIEUX

34 | P a g e
35 | P a g e
 2. La feuille de route
La feuille de route est une autorisation de déplacement, délivrée à un employé dans le cadre de sa
profession, indiquant l’itinéraire à parcourir jusqu’à destination et le lieu d’hébergement. Le tracé de
la feuille de route est le suivant

TIMBRE
FEUILLE DE ROUTE
NOM…………………………………………….. PRENOM ………………………………..
SERVICE………………………………………… FONCTION……………………………..
BUT ………………………………………………………………………………………………….
PERIODE : DU …………………………………. AU …………………………………………
DATE DE DEPART ……………………………………………………………………………..
DATE DE RETOUR ………………………………………………………………………………
HEBERGEMENT ………………………………. VILLE

DATES ACTIVITES

Fait à …………., Le …………………

3. La Note de Frais

Il s’agit d’un document récapitulatif des dépenses effectué par un agent au cours d’une mission.

TIMBRE
NOTE DE FRAIS

NOM ………………………………………………… PRENOM ……………………………..

SERVICE ……………………………………………. FONCTION …………………………..
BUT ………………………………………………………………………………………………….

DATES LIBELLES MONTANTS

TOTAL

36 | P a g e
 4. L’Ordre de Mission
Document officiel attestant une autorisation de déplacement accordé à un employé dans le
cadre de sa profession.

TIMBRE
ORDRE DE MISSION

NOM ……………………………………. PRENOM ………………………………..

SERVICE ………………………………….. FONCTION …………………………..
BUT ……….….………………………………………………………………………
PERIODE : DU ……………………………….. AU …………………………………
DESTINATION
…………………………………………………………………………………………
DATE DE RETOUR …………………………………………………………………

Fait à ……………, le ………………..

5. Le carnet de santé
Carnet médical permettant de suivre l’état de santé d’un agent.

6. Le Passeport
Pièce d'identité délivrée par l'administration Publique, qui certifie la nationalité d'une personne et lui
permet de franchir les frontières. Dans ce document est souvent apposé un visa.
Un visa est un cachet officiel apposé par les services diplomatiques d'un pays sur un passeport et
valant pour son détenteur, une autorisation de séjour dans ce pays.

7. La carte nationale d’identité et la carte de séjour

Document de format réduit servant de pièce justificative ou permettant de bénéficier de certains
droits ou avantages.

8. La carte de visite
Petite carte sur laquelle sont imprimées les coordonnées et éventuellement les fonctions d'une
personne.
9. La carte géographique
Représentation plane de l’espace géographique du pays destinataire.

37 | P a g e