Introduction
La gestion du cycle de vie projet
La planification et l’exécution des projets respectent généralement une séquence, connue sous
le nom de Gestion du Cycle du Projet.
Pilotage = Suivi + évaluation
Le but ultime du suivi dans le pilotage de projet est d’améliorer l’efficacité du projet.
Relation : planification , évaluation et suivi
Le cadre de l’évaluation est défini durant les phases de définition et planification du projet.
Les évaluations comparent les objectifs définis lors de la définition d’un projet avec les
résultats effectivement atteints. Nécessité dans la phase de planification de faire une bonne
planification des informations qui doivent être collectées pour effectuer l’évaluation. Sans un
suivi minutieux, les données nécessaires ne sont pas collectées et l’évaluation ne peut donc
pas être faite correctement.
GCP :
améliorer la qualité de la gestion
augmenter l’efficacité
Suit les phases du cycle de vie projet. Utilise l’approche cadre logique
Le monitoring /contrôle: la collecte, l’analyse et l’utilisation, systématique et permanente, de
l’information, destinée à la gestion et à la prise de décision.
Un examen exhaustif et régulier : des ressources, des produits et des résultats d’un projet.
Il s’agit d’un processus continu, exécuté pendant la durée d’un projet, dans l’intention de
corriger immédiatement tout écart des objectifs opérationnels. Le monitoring génère des
données pouvant être utilisées lors des évaluations.
Le Suivi
Le suivi est un processus continu qui se concentre sur les activités en cours.
Il consiste à collecter et analyser les données au fil de l’eau pour mesurer le progrès par
rapport aux résultats attendus.
Il permet aux chefs de projets de savoir si au final un projet a atteint les objectifs prévus, et de
savoir si les ressources sont suffisantes et sont utilisées comme elles le devraient.
Il existe deux principaux types de suivi pour le pilotage de projet :
Le suivi des activités : il concerne l’évaluation des moyens mis en œuvre pour
atteindre les objectifs fixés. Ce type de suivi inclut des informations sur l’avancement
des activités
Le suivi des réalisations : il concerne l’impact des activités du projet sur les objectifs.
Le suivi de réalisation va au-delà du suivi de processus, car il cherche à fournir de
l’information sur les résultats obtenus afin de faire le suivi des risques, d’une part, et de
déterminer si l’utilisation des ressources est efficiente, d’autre part. Il s’agit donc plus d’un
suivi de résultats plutôt qu’un suivi de moyens.
L’évaluation est une appréciation périodique de l’efficience, de l’efficacité, de la durabilité et
de la pertinence d’un projet dans le contexte des objectifs fixés.
Elle est généralement entreprise sous forme d’examen indépendant du contexte, des objectifs,
des résultats, des activités et des moyens déployés, dans le but de tirer des leçons pouvant
aider à la prise de décision future. L’évaluation cherche, par conséquent, à déterminer aussi
systématiquement et objectivement que possible la pertinence, l’efficience et l’effet d’un
projet, en fonction de ses objectifs.
Alors que le monitoring s’applique pendant la totalité du cycle de vie d’un projet, l’évaluation
se fait uniquement à certains moments spécifiques de ce cycle (début, intermédiaire, fin). En
conséquence, il est clair que le monitoring fournit les éléments essentiels de l’évaluation.
I- Monitoring
La gestion quotidienne
La réalisation des objectifs d’un projet peut être mesurée en termes de : inputs (p.ex.
ressources financières, humaines, techniques, physiques ou autres, investies dans une action),
outputs (ce qui est accompli à l’aide des inputs), résultats (impact initial) et produits (impact à
plus long terme).
Il fournit des informations grâce auxquelles les gestionnaires peuvent identifier et résoudre les
problèmes de mise en œuvre et évaluer les progrès réalisés. Le monitoring du projet est
étroitement lié aux éléments essentiels de la gestion du cycle du projet,
Deux actions :
- Collecte analyse de l’informations : indicateurs objectifs/résultats
- Rapports périodiques du monitoring
Les résultats escomptés sont-ils atteints (p.ex. mise à jour trimestrielle) ? (efficience)
Dans quelle mesure ces résultats contribuent-ils à l’objectif poursuivi (p.ex. analyse
semestrielle) ?(efficacité)
Pertinence : Le caractère pertinent des objectifs du projet au vu des problèmes qu’il doit
aborder et de l’environnement physique et politique dans lequel il fonctionne ; l’évaluation de
la qualité de la préparation et de la conception du projet, c’est-à-dire la logique et
l’exhaustivité du processus de planification du projet, ainsi que la logique interne et la
cohérence de la conception du projet.
Efficience : L’obtention de résultats à un coût raisonnable, c’est-à-dire comment les
inputs/moyens ont été convertis en résultats, en termes de qualité, de quantité et de temps,
ainsi que la qualité des résultats obtenus.
Efficacité : L’évaluation de la contribution des résultats à la réalisation de l’objet du projet et
comment les hypothèses ont affecté les réalisations du projet.
L’utilité /impact
Objectifs et indicateurs
Comme indiqué précédemment, les projets poursuivent certains objectifs. Ces objectifs sont
définis comme étant les effets escomptés de l’action. La réalisation des objectifs du
programme peut être mesurée en termes de : inputs (p.ex. ressources financières, humaines,
techniques, physiques ou autres, investies dans une action), outputs (ce qui est accompli avec
les inputs), résultats (impact initial) et produits (impact à long terme). En fonction de la
distinction entre inputs, outputs, résultats et produits, il existe quatre types d’objectifs :
•Objectifs d’input exprimés en termes d’inputs. •Objectifs opérationnels exprimés en termes
d’outputs. •Objectifs spécifiques exprimés en termes de résultats.
•Objectifs généraux exprimés en termes de produits.
Indicateurs d’input mesurent l’utilisation réelle des ressources •Indicateurs d’output mesurent
les réalisations accomplies avec les inputs •Indicateurs de résultats mesurent l’impact direct et
immédiat •Indicateurs de produits mesurent l’impact indirect et à long terme
Rapport d’avancement/rapport de monitoring
Les activités ( temps ) ressources (disponibilités /coûts)
Les hypothèses et risques
Les résultats (indicateurs de résultats)
Impacts ( efficacité/impact négatif).
La qualité
II- Evaluation des projets
Évaluation
L’évaluation est une démarche d’appréciation analytique qui consiste à juger les moyens
utilisés et les résultats obtenus en regard des objectifs poursuivis.
En effet, l’évaluation est effectuée à des moments précis, pour examiner comment les activités
se sont déroulées et quels ont été leurs effets.
Elle vise à évaluer la pertinence, la cohérence, les effets, l’efficacité et l’efficience.
Le suivi pourrait fournir une base utile pour l’évaluation.
Ainsi, le suivi et l'évaluation pourraient être expliqués par : l'observation des progrès
enregistrés par un projet (suivi) et la prise de décision sur la base de cette observation
(évaluation).
Une évaluation est un examen ciblé et limité dans le temps, consistant à juger/apprécier un
projet en cours ou achevé, y compris sa conception, sa mise en oeuvre et ses résultats. Elle
juge/apprécie selon des méthodes systématiques et des critères objectifs et cherche des
explications si un processus de ne s’est pas déroulé comme prévu
Evaluer un projet consiste à déterminer si: Les objectifs ont été atteints? A-t-on atteint les
résultats voulus?
Les mesures (Input) ont-elles conduit à atteindre les objectifs fixés?
Les objectifs ont-ils été atteints moyennant un coût raisonnable? Les résultats valent-ils
tous les efforts consacrés à ce projet?
Les effets attendus (Outcomes) ont-ils été au rendez-vous?
Quels sont les progrès accomplis?
Comment peut-on améliorer les activités du projet afin d’obtenir de meilleurs résultats?
L’évaluation est un outil de gestion de la qualité d’un projet
Objectifs
Renforcer son savoir-faire en termes d’efficacité. Evaluer la qualité d’un projet et
l’améliorer si nécessaire Mesurer les effets d’une action, éclairer les prises de décisions.
Valider le fait que les résultats voulus ont été atteints. Etre utilisé comme un outil
pour les demandes futures de financement.
Quand ?
Evaluation intermédiaire L’évaluation en cours de projet donne un feed-back régulier sur
le déroulement et la mise en œuvre du projet ainsi que des suggestions visant à son
amélioration. Son but: permettre d’améliorer le déroulement ainsi que les prestations du
projet par le moyen de feed-back réguliers. Evaluation finale L’évaluation à la fin du
projet appréhende rétrospectivement le déroulement, les résultats et les effets du projet.
Son but: permettre d’analyser et se prononcer sur un projet. Evaluation ex-post Elle
appréhende les effets à long terme d’un projet (impact) ainsi que sa durabilité.
Les niveaux de l’évaluation
Il existe trois échéances différentes :
1.Échéance immédiate (1 an) - Output ou extrant
2. Échéance pratique (2 à 3 ans) - Outcome
Échéance visionnaire (3 à 10 ans) – Impact
Exemple
Outil de gestion de projet qui illustre la relation entre les objectifs et les résultats
escomptés du projet. Permet à tous les acteurs engagés dans le projet d’avoir une vision
commune des besoins et des résultats à atteindre.
Ce tableau est développé durant les phases de définition et de planification du projet,
quand les objectifs et les activités sont définis.
Pour chaque objectif global ou spécifique et pour chaque activité, il s’agit de déterminer
quels sont les résultats à court, moyen ou long terme que le projet veut atteindre.
Cette démarche orientée résultats facilite la planification, canalise l’énergie et les
ressources, établit des priorités communes.
Les indicateurs quantitatifs s'expriment sous forme numérique, par exemple : le nombre
de ..., le pourcentage de ..., la moyenne de ..., etc. Les indicateurs qualitatifs reflètent les
perceptions, les opinions, les attitudes et le comportement des gens.
Exemples: le contenu des comptes rendus de presse, le changement des comportements,
l’évolution des perceptions, des comportements, l’accès à de nouvelles ressources, etc.
Ils permettent de déterminer à partir de quel moment les prestations ou les effets obtenus
peuvent être considérés comme satisfaisants.
Critères de l’évaluation
- Etat d’avancement : activités effectives /escomptées ( identifier echec/succèes ,
mesures correctives …).
-
Les outils
Le projet d’investissement
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