RBC / 2025-PYSI-1

Exercice 2025

CONVENTION

entre la Région de Bruxelles-Capitale

et

LemonSide
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Exercice 2025

CONVENTION
relative à l’octroi d’un subside d’un montant maximum de 86 925,00 € pour entreprendre le
projet « Pour une communication inclusive, éco-conçue et accessible » dans le cadre de l’appel
« Prove your social innovation »

Entre

La Région de Bruxelles-Capitale,
Représentée par Madame Barbara Trachte
Secrétaire d'Etat à la Région de Bruxelles-Capitale
Chargée de la Transition économique et de la Recherche scientifique;

Ci-après dénommée « la Région »;

Et

LemonSide
Société coopérative à responsabilité limitée
Rue de la loyauté numéro 22
1090,Bruxelles

Titulaire du compte n° BE60 5230 8135 3470

enregistrée à la BCE sous le numéro 0779.368.967, représentée par Ambre Wésel, en qualité
d’Administratrice

Ci-après dénommé(e) « le Bénéficiaire »;

Ci-après dénommé(e)s, ensemble, « les Parties »;

A titre préalable, il est exposé ce qui suit:

L’initiative « Prove your social innovation » a été mise en place par la Région afin de soutenir
l’entrepreneuriat social et démocratique et l’innovation sociale. Ce programme, mis en œuvre sous la
forme d’un appel à projets, vise à accompagner les entreprises qui entendent développer un produit ou
un service socialement innovant et s’engagent dans une démarche d’entrepreneuriat social et
démocratique.

En application du Règlement (UE) 2023/2831 de la Commission du 13 décembre 2023 relatif à

l’application des articles 107 et 108 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne aux aides de
minimis (ci-après « le Règlement »), la Région peut, dans certaines conditions, octroyer des aides
financières, sous forme de subsides facultatifs.

Dans le cadre de ces compétences la Région a, par arrêté du Gouvernement du

(ci-après « l’Arrêté d’octroi »), accordé au Bénéficiaire un subside d’un montant maximal de 86 925,00
€, conformément à l’ordonnance du 21 mars 2025 ouvrant des crédits provisoires pour les mois d’avril,
de mai et de juin 2025 sur le budget de la Région de Bruxelles-Capitale pour l’année budgétaire 2025.

Conformément à l’article 3 de l’Arrêté d’octroi, la présente convention (ci-après, « la Convention ») vise

à arrêter et/ou à préciser les conditions auxquelles le subside est mis à disposition et, le cas échéant,
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Exercice 2025

restera acquis au Bénéficiaire.

Conformément à l’article 4 de l’Arrêté d’octroi, le montant du subside est inscrit sur le poste budgétaire
44.202.08 du budget de la Région de Bruxelles-Capitale pour l’année budgétaire 2025.

Par conséquent, il est convenu ce qui suit:

Article 1 – Définitions

Dans le cadre de la présente Convention, on entend par :

- « Convention » : la présente convention, ainsi que les annexes y attachées et, le cas échéant,
les modifications, ajouts et/ou précisions adoptés d’un commun accord par les Parties et mis
par écrit dans des avenants y annexés ; les modifications, ajouts et/ou précisions qui
résulteraient de nouvelles dispositions légales contraignantes seront d’application directe, sans
nécessiter l’accord écrit préalable des Parties ;

- « Arrêté d’octroi » : arrêté du Gouvernement de la Région Bruxelles-Capitale du

aux termes duquel la Région a accordé au Bénéficiaire le subside visé par la Convention ;

- « Innoviris »: l’Institut bruxellois pour la recherche et l’innovation créé par l’ordonnance du 26

juin 2003 portant création de l’Institut d’encouragement de la Recherche scientifique et de
l’Innovation de Bruxelles tel que modifiée par l’ordonnance à finalité économique, article 34 ;

- « Projet » : projet ayant comme objet «Pour une communication inclusive, éco-conçue et
accessible» entrepris dans le cadre de l'appel «Prove your social innovation » et subsidié par la
Région dans les conditions régies par la Convention ;

- « Période de développement et d’exécution du Projet » : période convenue entre Parties en

vue de la réalisation et de l’exécution du Projet visant à l’obtention de résultats qui devront
ensuite être valorisés industriellement et commercialement ;

- « Durée de la Convention » : durée pendant laquelle la Convention est conclue et, plus
particulièrement, pendant laquelle le Bénéficiaire sera tenu par les obligations lui incombant aux
termes de ladite Convention, en ce compris, outre le développement et l’exécution du Projet,
son exploitation et sa valorisation industrielle et commerciale ;

- « Résultats du Projet » : résultats matériels et/ou immatériels, en ce compris, sans y être

limités, technologies, savoir-faire et informations de nature technique ou autre, créés
découverts et/ou obtenus dans le cadre de et/ou suite au développement et à l’exécution du
Projet.

Article 2 – Objet de la Convention

La Région a accordé au Bénéficiaire un subside d’un montant maximal de 86 925,00 € (quatre-vingt-six

mille neuf cent vingt-cinq euros) pour entreprendre le Projet intitulé Pour une communication inclusive,
éco-conçue et accessible.

Le programme du Projet, reprenant les différentes étapes du développement et de l’exécution dudit

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Projet, est repris en annexe 1 et fait partie intégrante de la présente Convention.

Article 3 – Mission d’Innoviris

En application de l’article 4 de l’ordonnance du 26 juin 2003 portant création de Innoviris, Innoviris se

voit confier par la Région la mission consistant à assurer et à contrôler l’application et l’exécution
correctes de la Convention. En ce sens, il assurera, notamment, le suivi administratif et financier de la
Convention et contrôlera le bon déroulement du Projet ainsi que l'affectation correcte de l'aide octroyée.

Dans le cadre de la mission lui étant ainsi impartie, Innoviris agira toujours sous l’autorité de la Région,
représentée par la Secrétaire d'Etat signataire de la présente Convention, qui conservera donc en
toutes circonstances le « dernier mot ».

Toute remarque, observation et/ou réclamation concernant la Convention doit être adressée à Innoviris,
Chaussée de Charleroi 112, 1060 Bruxelles.

Article 4 – Organisation, budget et financement du Projet

Les activités de développement et d’exécution du Projet sont structurées comme suit :

Direction et coordination : Ambre Wésel, Administratrice

Mathilde Parée, Administratrice
Samuel Desguin, Administrateur

Les travaux de développement et d’exécution du Projet seront réalisés au sein du siège d’exploitation
du Bénéficiaire situé en Région de Bruxelles-Capitale.

Le budget total maximum alloué au développement et à l’exécution du Projet sera de 98 730,00 €

(nonante-huit mille sept cent trente euros), se décomposant théoriquement comme mentionné dans
l’annexe 2, laquelle fait partie intégrante de la Convention.

Article 5 – Période de développement et d’exécution du Projet

La Période de développement et d’exécution du Projet est fixée à 16 mois, débutant le 01-04-2025 et

s’achevant le 31-07-2026. Seuls les frais définis dans l’annexe 2 et encourus endéans cette période
seront pris en compte en vue du calcul du montant définitif du subside alloué.

Article 6 – Cumul avec d’autres sources de financement

Le Projet ne peut bénéficier d'autres aides financières publiques pour les mêmes dépenses
éligibles/admissibles.

Si le Projet bénéficie déjà, outre l’aide faisant l’objet de la Convention, de l'aide financière d'autres
institutions et/ou pouvoirs publics – belges, étrangers ou internationaux –, le subside octroyé est
diminué à due concurrence de telle sorte que le cumul des différentes aides n'excède pas les limites de
l’intervention financière fixées par les règles communautaires.

En outre et conformément au Règlement, le montant total des aides de minimis octroyées à une même
entreprise ne peut excéder 300.000 € sur une période de 3 ans.
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Ce plafond s’applique quels que soient la forme et l’objectif des aides de minimis ou les entités
subsidiantes (régionales ou nationales).

Le Bénéficiaire est tenu d’informer immédiatement Innoviris de toute demande d’aide financière
effectuée et de toute aide reçue d’autres institutions.

Article 7 – Utilisation du subside

Le Bénéficiaire s’engage à utiliser le subside exclusivement en vue de développer et d’exécuter le

programme repris à l’annexe 1, dans le respect du budget convenu, tel qu’éventuellement adapté d’un
commun accord par les Parties. A cet égard, pour rappel, le budget arrêté à l’article 4 de la Convention,
tel qu’explicité à l’annexe 2, représente le budget total maximum sur base duquel les Parties ont
déterminé le taux de leur intervention respective en vue du financement du Projet . Si le budget pourra
éventuellement être adapté – en ce compris ses modalités d’allocation, telles que déterminées à
l’annexe 2 – d’un commun accord au cours de la Période d’exécution du Projet, il ne pourra toutefois en
aucun cas être augmenté.

Après contrôle par Innoviris et en fonction des dépenses approuvées par ce dernier, le montant final du
subside octroyé pourra, le cas échéant, être ajusté en vue de tenir compte du budget final arrêté d’un
commun accord par les Parties, tout en maintenant le taux d’intervention de la Région visé à l’article 2.
Conformément à l’alinéa précédent, le montant final du subside alloué ne pourra, quoi qu’il en soit, en
aucun cas être supérieur au montant initial convenu entre Parties.

Le cas échéant, le Bénéficiaire s’engage à restituer le montant trop perçu du subside.

Article 8 – Modifications du programme et du budget

Toute modification du programme et/ou du budget, dans le respect de l’article 7, ne pourra être
effectuée qu’après notification motivée adressée à Innoviris et accord de ce dernier. Le cas échéant,
la/les modification(s) acceptée(s) devront faire l’objet d’un avenant annexé à la Convention.

Article 9 – Contrôle de l’exécution du Projet

Innoviris se réserve le droit de contrôler et/ou de faire contrôler la bonne exécution du Projet ainsi que
l’affectation correcte du subside octroyé, notamment par des visites in situ au cours desquelles il pourra
vérifier le respect par le Bénéficiaire de ses obligations envers la Région.

A tout moment au cours de la Période de développement et d’exécution du Projet, le Bénéficiaire peut

être appelé à présenter un exposé des travaux en cours, des dépenses encourues ou prévues et, en
général, des mesures prises pour la bonne exécution du Projet.

Article 10 – Propriété intellectuelle et valorisation des Résultats du Projet

1. L'octroi d'une aide n'a pas pour effet de conférer à la Région des droits intellectuels sur les résultats
et le savoir-faire résultant de l'exécution des projets pour lesquels une aide est octroyée.
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Le Bénéficiaire reste par conséquent titulaire des droits de propriété intellectuelle dont il disposait avant
l’octroi de l’aide ou des droits de propriété intellectuelle qui lui sont dévolus dans le respect de toute
convention ou autre base légale préalable ou contemporaine au Projet. Il dispose des droits de
propriété intellectuelle relatifs aux Résultats du projet dans le respect de ces situations préexistantes ou
de ces arrangements contractuels, sans que l’octroi de l’aide n’ait pour effet d’influer cette dévolution.

2. Dans tous les cas, le Bénéficiaire veille à assurer la valorisation des Résultats du Projet dans l’intérêt
de l’économie, de l’emploi, de l’écosystème et de l’environnement de la Région, ainsi que, notamment,
à assurer la protection de la propriété intellectuelle par les moyens les plus appropriés.

3. Le Bénéficiaire est tenu de satisfaire de manière continue, durant toute la période de développement
et d’exécution du projet, aux conditions de recevabilité et d’octroi de sa demande d’aide. Il communique
à Innoviris tout changement significatif de sa situation juridique, en ce compris, notamment, toute
modification apportée à ses statuts, toute modification de son actionnariat, toute opération affectant de
manière significative son capital, ses activités, leur localisation, sa taille, etc. Cette communication
devra intervenir dans un délai n’excédant pas 30 jours à compter de la modification et/ou de l’opération
considérée(s).

4. Le Bénéficiaire informera par ailleurs immédiatement Innoviris de tout projet d’octroi de licence
exclusive ou de tout projet de cession à un tiers, sous quelque forme que ce soit, volontaire ou forcée,
de sa propriété intellectuelle sur les Résultats du Projet. La continuité de l’aide, en ce compris la
poursuite de la Convention jusqu’à son terme, ne sera approuvée par Innoviris qu’après qu’il ait pu
s’assurer de l’impact de la cession envisagée sur l’économie, l’emploi et l’environnement de la Région
et que le Bénéficiaire lui ait démontré que le tiers cessionnaire s’engage à respecter les termes de la
Convention. A cet égard, en ce cas de cession effective, le Bénéficiaire se porte fort du fait que le tiers
s’engage à respecter la Convention.

Article 11 – Evaluation ex-post

Trois ans après la fin de la Période de développement et d’exécution du Projet, le Bénéficiaire fournira
à Innoviris un rapport destiné à lui donner un aperçu clair et complet de l’usage et de la valorisation des
Résultats du Projet au cours des trois dernières années.

Article 12 – Modalités de liquidation du subside

En vue de la liquidation du subside, le Bénéficiaire introduira auprès d’Innoviris, au plus tard deux mois
après les termes précisés ci-dessous, les documents visés ci-dessous en version électronique (format
PDF). Ces documents sont transmis à l’adresse e-mail reporting@[Link] , à l’exception des
déclarations de créance qui sont, quant à elles, envoyées à l’adresse e-mail
e-invoicing@[Link] :

Tranches Délais à Pourcentage Documents soumis à l’approbation d’Innoviris

compter de la maximal de et conditionnant la liquidation du subside
date de début liquidation du
du projet subside
+0 mois 35%
1 - Déclaration de créance
(01-04-2025) 30 423,75 €
- Déclaration de créance,
+8 mois 30%
2 - Rapport scientifique,
(01-12-2025) 26 077,50 €
- Rapport financier
3 +16 mois 35% - Déclaration de créance,
(01-08-2026) 30 423,75 € - Rapport scientifique,
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- Rapport financier

La première tranche de l’aide peut être liquidée dès que l’engagement budgétaire est réalisé et, à
défaut de déclaration de créance, dès que la Convention a été dûment signée par les Parties.

Chaque tranche pourra être ajustée en fonction des dépenses approuvées pendant la période
considérée.

Conformément à l’article 7 de la Convention, le Bénéficiaire devra en fin de projet, le cas échéant,

rembourser le montant trop perçu du subside.

Le rapport scientifique comprend :

 un rapport d’activités détaillé rendant compte de l’exécution du programme repris à l’annexe 1

en ce compris les activités éventuelles en matière de valorisation,
 la description des résultats obtenus au cours de la période écoulée, tout en justifiant, le cas
échéant, les écarts observés par rapport au programme initial.
 l’actualisation du programme de travail pour le reste de la Période de développement et d’exé-
cution du Projet.

Le rapport financier pour une période donnée comprend un état détaillé des dépenses réalisée
pendant cette période, certifié sincère et conforme, accompagné des pièces justificatives de celles-ci.

La déclaration de créance est un document via lequel le Bénéficiaire sollicite auprès d’Innoviris le
paiement d’une tranche de la subvention.

La preuve d’apport de la quote-part financière (si applicable) est un document justificatif (par
exemple et à titre non limitatif : état de trésorerie, carnet de commande, extrait bancaire, document
notariés attestant d’une augmentation de capital, etc.) prouvant que le Bénéficiaire est en mesure
d’apporter la quote-part financière nécessaire à la réalisation d’une période donnée ou de la totalité du
projet ;

Le comité d’accompagnement (si applicable) est un groupe chargé de garantir le bon déroulement du
Projet et l'utilisation adéquate de la subvention allouée à l'équipe de recherche, ainsi que d’évaluer les
résultats intermédiaires ou finaux du projet. Il peut être constitué des membres de(s) l’équipe(s) en
charge du Projet, des Interfaces concernées le cas échéant et de représentants d’Innoviris. Il peut
également comprendre des experts, et des représentants du secteur concerné ainsi que d'institutions
publiques de la Région de Bruxelles-Capitale.

Afin de satisfaire au contrôle que la Cour des Comptes peut exercer, le Bénéficiaire est tenu de
conserver les pièces justificatives des dépenses admissibles à disposition de la Région pendant une
période de
sept ans après la fin de l’exécution du Projet.

Article 13 – Non-respect des obligations

Le non-respect par le Bénéficiaire des obligations résultant de la Convention peut entraîner la

suspension, voire la résiliation ou la résolution de celle-ci. Le cas échéant, Innoviris pourra exiger le
remboursement total ou partiel du subside déjà versé.

Sont notamment constitutifs de manquements graves susceptibles d’entraîner la suspension, la

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résiliation ou la résolution de la présente Convention et, corrélativement, de justifier le remboursement

total ou partiel du subside déjà versé:

o l’abandon du Projet avant le terme de la Période de développement et d’exécution visée à

l’article 5 de la Convention;
o le non-respect des engagements en matière d’exploitation et de valorisation des Résultats du
Projet, tels que spécifiés à l’article 10 de la Convention;
o le fait de donner en licence exclusive ou de céder, sous quelque forme, volontairement ou non,
à des tiers la propriété intellectuelle afférente aux Résultats du Projet sans en avoir
préalablement informé Innoviris et sans avoir obtenu son accord à cet égard;
o le fait de ne pas avoir utilisé le subside conformément à l’article 7 et/ou de ne pas mener le
Projet selon les objectifs, le programme, les moyens et les délais fixés dans l’Arrêté d’octroi
et/ou dans la Convention;
o le fait de ne pas se soumettre au contrôle de l’exécution du Projet exercé par Innoviris, tel que,
notamment, visé à l’article 9 de la Convention;
o le fait de ne pas remettre les rapports visés, notamment, à l’article 12 de la Convention, ou le
fait de communiquer, dans le cadre de cette obligation, des données inexactes ou incomplètes;

Par ailleurs, tout engagement non respecté par le Bénéficiaire dans le cadre de toute autre convention
signée entre Innoviris et le Bénéficiaire est également constitutif de manquements graves susceptibles
d’entraîner la suspension, la résiliation ou la résolution de la présente Convention et, corrélativement,
de justifier le remboursement total ou partiel de la subvention déjà perçue.

En cas de constat de manquements et après évaluation de leur gravité, Innoviris adresse au Bénéfi-
ciaire un courrier recommandé décrivant les manquements reprochés, ainsi que les sanctions envisa-
gées.

Ce courrier recommandé mentionne la possibilité pour le Bénéficiaire de faire valoir ses observations,
par écrit ou lors d’une audition, dans un délai qui ne peut être inférieur à 7 jours.

Sur la base des éventuels éléments présentés par le Bénéficiaire, ainsi qu’au vu des éventuelles me -
sures correctrices adoptées par celui-ci, l’autorité ayant octroyé l’aide pourra décider d’adopter une des
sanctions visées à l’alinéa 1er du présent article.

Ladite décision peut prendre effet immédiatement ou accorder un délai de grâce d’une durée maximale
de 15 jours afin de permettre au Bénéficiaire d’adopter des mesures correctrices. Ladite décision est
notifiée sans délai, par courrier recommandé, au Bénéficiaire.

En cas de décision ordonnant le remboursement de l’aide, le remboursement est dû dans un délai de

15 jours.

Les montants dus seront majorés d’intérêts moratoires au taux légal à partir de l’expiration de ce délai.

Article 14 – Responsabilité

La Région et/ou Innoviris ne pourront en aucun cas être tenus pour responsables d’un quelconque
dommage aux personnes et/ou aux choses qui résulterait, directement ou indirectement, sans y être
limité, de l’exécution du Projet faisant l’objet de la convention.

Le Bénéficiaire garantit la Région et Innoviris contre toute revendication relative au Projet et/ou à ses
résultats.
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Article 15 – Confidentialité

Innoviris garantit le respect de la confidentialité de toute information que lui communique le Bénéficiaire
tant dans le cadre de la demande d'aide, de son instruction qu’au cours de l'exécution du Projet et de la
valorisation des Résultats issus de celui-ci.

L'information confidentielle ainsi communiquée reste la propriété/co-propriété du Bénéficiaire et ne sera

utilisée que pour des besoins relatifs à l'octroi ou au contrôle de l'aide, à l'exclusion de toute fin
commerciale. Innoviris s'engage à protéger cette information avec des moyens raisonnables et d'une
façon au moins équivalente à celle accordée à ses propres informations confidentielles.

Article 16 – Entrée en vigueur et Durée de la Convention

A défaut de stipulation expresse des Parties en sens contraire, la Convention entre en vigueur au jour
de sa signature par les Parties et elle est conclue pour une période de 10 ans à compter de ladite
signature.

Article 17 – Publications scientifiques et techniques et publicité

[Link] les publications, notamment scientifiques et/ou techniques, effectuées par ou avec l’accord du
Bénéficiaire concernant le Projet et/ou les Résultats du Projet devront porter la mention suivante :
« projet subsidié par la Région de Bruxelles-Capitale - Innoviris ».

D’une manière plus générale, il sera par ailleurs fait mention du soutien de la Région et d’Innoviris et de
leur logo respectif lors de toute publication et/ou de tout événement relatif au Projet (au sens large du
terme).

2. Nonobstant l’article 15 de la Convention, le Bénéficiaire autorise Innoviris à utiliser, notamment pour

la réalisation d’études, d’évaluations, de statistiques, de publication et/ou de toute forme de
communication au public, les informations non confidentielles reprises dans le résumé remis à la
Région lors de l’introduction de son dossier en vue de l’obtention d’un subside. Ces informations
couvrent, notamment, le nom du Bénéficiaire, le type de projet subsidié, son intitulé, la date de début,
sa durée, l’aide financière attribuée, ainsi qu’une série d’informations relatives aux buts scientifiques,
technologiques, industriels et/ou commerciaux poursuivis par le Projet.

A défaut d’avoir fourni à Innoviris le résumé requis lors de l’introduction de sa demande d’aide, le
Bénéficiaire autorise Innoviris à faire usage des informations ci-dessus mentionnées pour les besoins
visés à l’alinéa précédent.

Article 18 – Divers

1. Toute modification ou addition à la Convention ne sera valable et/ou ne liera les Parties que pour
autant qu’elle ait été consignée dans un écrit portant la signature de chacune d’elles.

2. Si l’une quelconque des dispositions de la Convention ou son application à l’égard de l’une des
Parties ou à certaines circonstances particulières devait, pour quelque motif et/ou dans quelque
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mesure que ce soit, être considérée comme nulle, caduque ou inopposable en vertu de la loi
applicable, la validité et l’opposabilité à l’égard des Parties des autres dispositions de la Convention ne
s’en trouveront pas affectées. En pareil cas, la disposition viciée devra être considérée comme étant
limitée ou modifiée dans la mesure nécessaire pour la rendre valable et opposable conformément à la
loi applicable. Toute disposition jugée nulle ou inopposable dans son intégralité sera remplacée par une
disposition nouvelle permettant aux Parties d’atteindre l’objectif initialement recherché de manière licite
et effective.

3. Les montants pris en compte aux fins de calcul des coûts admissibles et de l’intensité de l’aide sont
calculés avant impôts ou autres prélèvements. Dans l’hypothèse où le Bénéficiaire est assujetti à la
taxe sur la valeur ajoutée, le montant de cette taxe est exclu des coûts admissibles.

Article 19 – Droit applicable et litiges

La Convention est soumise au droit belge. Tout litige ou contestation concernant son interprétation, sa
mise en œuvre, sa validité ou son exécution sera soumis aux juridictions de l’arrondissement judiciaire
de Bruxelles, qui seront seules compétentes pour en connaître.

Avant de saisir les juridictions judiciaires, toute contestation concernant l’interprétation, la mise en
œuvre, la validité ou de l’exécution de la Convention peut être adressée au service de médiation
d’Innoviris via le formulaire accessible via le lien [Link] .

Fait à Bruxelles, le

Chacune des Parties reconnaît par la signature de la présente Convention en avoir reçu un exemplaire,
dûment signé par toutes les Parties, en avoir compris la portée, avoir eu l’occasion de se faire assister
préalablement à sa signature et en avoir accepté tous les termes.

Le Bénéficiaire, Barbara Trachte,

(Signature(s) autorisée(s)) Secrétaire d'Etat à la Région de Bruxelles-
Capitale,
Ambre Wésel En charge de la Transition économique et de la
Recherche scientifique
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ANNEXE 1 – PROGRAMME

WP1 : Gestion et suivi de projet

La gestion de projet est le WP essentiel à la réalisation et mise en place de nouveaux services. Afin d'assurer
un suivi rigoureux et la mise en place du projet, il est essentiel de libérer des ressources en temps de travail.
Actuellement, le temps de travail d'un équivalent temps plein (ETP) au sein de notre équipe est réparti de la
manière suivante : gestion des projets clients (10%), réalisation des projets clients (60%), réalisation des
tâches liées au bon fonctionnement de la coopérative (30%). Afin d’assurer le bon déroulement des
différents WP, et de la mise en place du projet au sein de la coopérative, il est important d’allouer 0,2 ETP
spécifique à ce WP.

ETP Mois de démarrage Durée

0,2 M1 16 mois

WP2 : Compétences
Le WP2 vise à recenser les compétences essentielles pour la mise en œuvre du projet, ainsi qu'à faire
l’inventaire des documents réglementaires existants relatifs à l’éco-conception et à la communication
inclusive. Cette démarche permettra d'identifier les compétences déjà présentes au sein de la coopérative
et celles à acquérir. Enfin, ce WP inclut la sélection de sous-traitants avec lesquels LemonSide pourra
collaborer pour développer la nouvelle offre de services.
WP2.1 : Collaboration et parties prenantes
Ce volet implique d’identifier les parties prenantes ayant des compétences complémentaires ou
recherchées (les sous-traitants potentiels et des experts en éco-conception et en inclusivité). Il
s’agira également de penser et de déterminer les modes de collaboration et le niveau d’implication
de chacun·e dans le projet. Étant organisé en coopérative, l’implication de chacun·e est un élément
de gouvernance essentiel à définir en amont du projet. Nous avons déjà identifié un sous-traitant
pour la partie développement web qui est formé en éco-conception, il s’agit de Vincent van
Campen.
WP 2.2 Formations en interne
Une fois les compétences identifiées et la documentation réunie, il est essentiel de former
certain·es collaborateur·trices à la création du nouveau pôle de services. Les notions d’éco-
conception et d’inclusivité, accompagnées de réglementations spécifiques, requièrent une mise à
jour et une formation continue. Par exemple, la chargée de graphisme chez LemonSide devra se
former aux pratiques d’éco-conception et de communication inclusive, y compris l’apprentissage
éventuel de nouveaux logiciels. Nous avons déjà identifié plusieurs formations qui pourraient
répondre à ces besoins :
- “Graphic For Good” : donnée par Lucile Quero, graphiste spécialisée en conseil en éco-
conception graphique, fondatrice de l’organisme de formation Create for Good et autrice du
livre : L'écoconception pour les graphistes.
- Formation design Accessible : donnée par Designers Ethiques pour concevoir des interfaces
webs accessibles et inclusives, à travers cas d'usages, et exercices pratiques.

Livrables WP2 :
● Document synthétique reprenant les compétences nécessaires pour la réalisation de supports de
communication éco-conçus et inclusifs et celles à acquérir en vue de définir quelles compétences
doivent être acquises, sous-traitées ou recrutées.
● Contrat de collaboration pour les missions avec des sous-traitants
● Charte reprenant les règles d’éco-conception, les règles de communication inclusive et le degré
d’autonomie nécessaire des client·es qui seront appliquées par LemonSide dans la nouvelle offre de
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service.
● PV et documents certifiant la participation aux formations.

ETP Mois de démarrage Durée

0,4 M1 3 mois

WP3 : Prototypage
Ce work package comprend la création de supports de communication (prototypes) conformes aux normes
d’éco-conception et de communication inclusive, tout en respectant un budget accessible. Ces prototypes
incluront la réalisation d’un nouveau site web éco-conçu et inclusif pour LemonSide, ainsi que la mise à jour
de notre identité graphique. Il est essentiel que nous puissions d’abord tester les différents aspects
techniques sur nos propres supports de communication avant d’entamer des projets-pilotes avec des
client·es. Le work package inclut donc les échanges avec les sous-traitants et partenaires pour tester les
différentes étapes de réalisation et évaluer la faisabilité technique des prototypes. Durant cette étape de
prototypage, il est donc également question de tester une collaboration avec des sous-traitants
(développeur et copyrighter) et de créer ensemble une méthode de travail pour la réalisation des nouveaux
services de communication.

Livrables WP3 :
● Prototype 1 : Site web éco-conçu, inclusif et accessible pour LemonSide
● Prototype 2 : Mise à jour d’une identité visuelle de LemonSide respectant les règles d’éco-concep-
tion, d’inclusivité et d’accessibilité
● Document synthétisant les étapes et la méthodologie de travail pour la réalisation de supports éco-
conçus, inclusifs et accessibles.

ETP Mois de démarrage Durée

0,5 M2 4 mois

WP4 : Phase test et documentation

Ce work package vise à tester les différents prototypes réalisés dans la phase précédente afin d’évaluer les
modifications à apporter pour les futur·es client·es. Cette période de test nous permettra également de
répondre aux questions suivantes :
● Est-ce que le site web réalisé nous permet d’être autonome ?
● Est-ce que l’identité visuelle peut s’appliquer sur différents supports et impressions ?
● Combien de temps nous à t-il fallu pour les réaliser ?
● Est-ce que la collaboration a été fluide ?
● Comment améliorer le processus de création si besoin ?

L’objectif est d’arriver à un résultat qui répond à nos exigences (éco-conçus, inclusifs, accessibles), via une
collaboration et une méthode fluide, pas trop onéreuse.

Livrables WP4 :
● Document synthétique reprenant les avantages et inconvénients de la collaboration
● Rédaction d’une charte de collaboration si nécessaire
● Document synthétisant les étapes de travail nécessaires pour réaliser chaque support qui compose
l’offre de services
● Document synthétique reprenant les feedbacks pour améliorer l’offre de service
RBC / 2025-PYSI-1
Exercice 2025

ETP Mois de démarrage Durée

0,2 M6 2 mois

WP5 : Définition et positionnement de l’offre de services

Grâce au prototype et à la documentation réalisée à l’étape précédente, nous pourrons définir l’offre de
service, c’est-à-dire les nouveaux supports, leurs caractéristiques et leurs prix. Plusieurs workshops devront
être réalisés pour définir le positionnement de notre nouvelle offre de service. Le prix de ces nouveaux
services va dépendre essentiellement des possibilités techniques, mais aussi des prix des sous-traitants et
du mode de collaboration mis en place.
Livrables WP5 :
● Document reprenant la nouvelle offre de service (quels supports et quelles caractéristiques)
● Pour chaque support, définition du prix
● Pour chaque support, définition du budget à allouer à la sous-traitance

ETP Mois de démarrage Durée

0,2 M7 3 mois

WP6 : Test 1er clients

Ce work package comprend la réalisation de supports de communication pour des client·es pilotes. Nous
demanderons une participation financière (inférieure au prix réel de création). Ces client·es pilotes seront
ceux qui nous ont communiqué leur volonté de collaborer avec LemonSide sur de nouveaux outils de
communication éco-conçus et inclusifs (Zéro Waste Belgium, COOP IT EASY, Les Equinoxes Festival). Tout au
long du processus de réalisation des supports, nous inclueront des échanges pour récolter des feedbacks et
appréciations de la part de ces client·es. Ce temps sera réparti comme suit : une réunion de travail en début
de collaboration, une réunion à mi-parcours, une réunion en fin de collaboration et une réunion après un
mois d’utilisation des supports.
Livrable WP6 :
- Deux sites web éco-conçus, inclusifs et accessibles
- La mise à jour de deux identités visuelles
- Document synthétique reprenant les feedbacks des clients

ETP Mois de démarrage Durée

0,8 M8 6 mois

WP7 : Ajustement de l’offre de services si besoin

Les premiers tests client·es réalisés serviront également à ajuster l’offre de services en termes de
méthode de travail ou de prix. Ces ajustements seront faits en fonction de leurs feedbacks,
remarques et appréciations.
Livrable WP7 :
- Une offre de service définitive, correspondant aux besoins des client·es

ETP Mois de démarrage Durée

0,1 M14 2 mois
RBC / 2025-PYSI-1
Exercice 2025

WP8 : Communication et prospection

Communication

L'objectif de ce work package est d’une part de partager notre expérience et d’autre part de rendre visible
nos nouveaux services en mettant en place des actions de communication. Dans un premier temps, un
journal de bord sera disponible dès la phase de test avec les client·es sur notre site web afin de partager
notre expérience (M7). Parallèlement à ce journal de bord, nous lancerons une newsletter dédiée à l’éco-
conception et à la communication inclusive.

Prospection

Une fois la nouvelle offre de service définie, nous communiquerons à propos des nouveaux services
proposés par la coopérative. À partir du M12, d’autres actions de communication seront également mises
en place telles que l'envoi de mailings à nos client·es, ainsi que la participation à des ateliers, séances de
travail ou événements pour visibiliser nos nouveaux services. Via ces actions de communication, nous
pourrons démarcher de nouveaux client·es.
Pour ce faire, une stratégie commerciale et une stratégie de communication devront être réalisées et mises
en place.
Livrable WP8 :
- Stratégie commerciale et stratégie de communication
- Réalisation du journal de bord
- Réalisation de la newsletter
- Envoi mailing à nos client·es pour annoncer la nouvelle offre de service
- Participation à 1 événement ou atelier pour parler de notre nouvelle offre de services
- Publications sur nos réseaux sociaux

ETP Mois de démarrage Durée

0,4 M7 9 mois

WP9 : Révision mandat/fonctionnement pour engagement collaborateur·trices

Nous souhaitons renforcer notre équipe en recrutant au minimum une nouvelle personne à savoir un
développeur spécialisé en éco-conception. Grâce au WP3, nous testerons d'abord une collaboration avec ce
développeur, et si cette expérience est concluante, nous l'intégrerons à l’équipe. Parallèlement, un
programme d’onboarding sera mis en place et les étapes d’intégration seront lancées. Avant l'intégration de
la nouvelle recrue, il sera essentiel de réviser le cadre de fonctionnement et de clarifier les mandats au sein
de la coopérative, ce qui sera également réalisé dans ce WP. À terme, nous espérons que la nouvelle offre
de service puisse nous permettre d'engager un·e nouveau·elle chargé·e de projet et que cette réflexion
autour de la gouvernance ait déjà eu lieu en amont.
Livrables WP9 :
- Révision du cadre de fonctionnement interne et des mandats de chaque collaborateur·trices
- Programme d’onboarding
- Recrutement d’une nouvelle personne dans la coopérative

ETP Mois de démarrage Durée

0,4 M6 4 mois
RBC / 2025-PYSI-1
Exercice 2025

ANNEXE 2 – BUDGET POUR 16 MOIS (du 01-04-2025 au 31-07-2026)

1. Frais de personnel

1.1 Salarié.es
1.2 Indé[Link]
Nom Diplôme Fonction
1.2.1 Ambre Wésel Communication (universitaire) Chargée de projet / dirigeante

1.2.2 Mathilde Parée Communication (universitaire) Chargée de projet / dirigeante

1.2.3 Samuel Desguin Gestion (universitaire) Chargé de projet / dirigeant

2. Frais d'exploitation
2.1 Autres frais d'exploitation

3. Frais d'investissement
3.1 Ordinateur portable + écran 2X1800X16/36X50%
3.2 Tablette 2X1800X16/36X50%

4. Frais généraux (10%de la somme de la rubrique 1.1 et 2,1)

5. Frais de sous-traitance
5.1 Développeur: Vincent Vancampen Développement de 3 sites prototypes (2500€/site) + R&D 20 jours (600€ par jour)
5.2 Expert inclusivité: Anysurfer (Ibrahim Tamditi) Conseils de certificateurs en inclusivité

5.3 Experte inclusivité: Virginie de la Renaudie Conseils de consultante en inclusivité (1/2 jour par site pilote) + 1/2 jour conseil général
pris en charge par LS
5.4 Experts éco-conception Conseils de certificateurs en éco-conception
5.5 Formations inclusivité 4 formations en éco-conception et en inclusivité pour 2 personnes (350€ par personne)
5.6 Formation graphic for good (éco-conception) Graphisme éco-conception + achat bibliothèque. Formatrice: Lucile Quéro (735€ par
personne: 2 personnes)
5.7 Formations design accessible (inclusivité) Formation "Design Accessible" de 2 jours par Designers Ethiques (France)

BUDGET TOTAL

SUBSIDE TOTAL 88%

QUOTE PART DE L'ENTREPRISE