II- Organisation et technique d’exploitation

Souvent rattachée à la fonction GMG, l’organisation de la reprographie permet

d’éviter les pertes de temps. Quel que soit le service de rattachement de la
reprographie de l’entreprise, il doit assurer l’ensemble des besoins de
reprographie, de la maintenance des équipements à la gestion globale de toute
reprographie. L’entreprise peut confier la gestion de la reprographie à un sous-
traitant. Le photocopieur reproduisant la chaleur, le local l’abritant doit être
suffisamment aéré pour permettre un renouvellement d’air.
III- Entretien et suivi
De façon générale, hormis les consommables cités plus haut, le remplacement
des pièces n’est pas du sort de l’entreprise. Leur dépôt et leur réglage nécessite
une certaine expertise. Une fois, de nombreux appareils de fabrication récente
comporte des ensembles groupant le tambour photoconducteur et le cylindre de
développement sous forme d’unités remplaçables par l’utilisateur ou l’entreprise.
Sur ces machines, les cylindres de fixation et les autres pièces sont conçus pour
résister pendant toute la durée de vie des appareils ou font l’objet d’une menace
distincte.
IV- Contrôle, budget et rapport
Les coûts liés à la reprographie comportent les coûts : relatifs au contrat de
service, des consommations de la main d’œuvre et d’autres coûts plus
susceptibles. L’élaboration du budget lié à la reprographie tiendra compte de ces
coûts. Les rapports de reprographie sont détenus directement à partir du disque
dur de la machine. Pour d’autres, il suffit de lire sur le cadran le nombre de copies
réalisées en cumulé. La différence avec le précédent rapport permet d’obtenir la
quantité de photocopie réalisée. Une étude plus poussée permet d’obtenir le taux
de reliure sur la période. Elle s’appuie sur des données intérieures à l’entreprise
et extérieures à l’entreprise telles que : les coûts des matières premières ou
la fiscalité. La prévision s’élabore suivant :
-des données antérieures ;
-une analyse de new hypothèse.
1- La budgétisation proprement dite
- On inscrit des données résultant des prévisions ;
- Les budgets sont définis par des périodes ultérieurement courtes ;
- L’on a recours en cours de période à des révisions lorsque les
circonstances intérieures et extérieures changent.

1.1- Le contrôle budgétaire

Il s’agit de rapprocher les prévisions des réalisations en vue de faire apparaître
les éventuels écarts. Utiliser ces écarts pour corriger la gestion ou améliorer les
prévisions.
2- La démarche budgétaire
2.1- Les différents types de budget liés aux moyens généraux
- Le budget environnemental ;
 - Le budget de communication et d’information ;
- Le budget du parc auto ;
- Le budget de la sécurité ;
- Le budget de la maintenance des locaux et des bâtiments ;
- Le budget de la reprographie ;
- Le budget des services annexes (cantine, services n’étant pas liés aux
activités de l’entreprise).
C’est l’ensemble articulé de tous ces budgets qui forme le budget des moyens
généraux.
3. Le processus de l’élaboration du budget
3.1. Etablir le plan des approvisionnements
Il s’agit d’acquisition de nouveaux équipements (investissements courants ou de
renouvellement). La réalisation de gros travaux de maintenance (investissements
de maintien). Cela relève de la direction générale.
3.2. Définir les dépenses de fonctionnement
C’est l’affaire du responsable des moyens généraux.
3.3. Discuter et ajuster les prévisions
- Faire contrôler par la hiérarchie (direction technique, direction financière) ;
- Mettre en cohérence les budgets.

3.4. Examiner les budgets

Il s’agit d’analyser et de faire des ajustements au niveau de la direction générale.
3.5. Adapter les budgets
A ce stade, tous les budgets de l’entreprise sont élaborés et présentés par le
responsable financier. Ce travail est l’affaire du conseil d’administration.
4. Les indicateurs et tableaux de bord
4.1. Le paramètre
C’est un facteur en fonction duquel les critères sont exprimés.
4.2. Le critère
C’est un caractère, un signe qui permet de distinguer une chose, une notion, de
porter un jugement d’appréciation.
4.3. Les indicateurs
C’est une information choisie, associée à un critère destiné à observer les
évolutions à intervalle indéfini.
4.4. Tableau de bord
Le tableau de bord est un outil de pilotage et d’aide à la décision regroupant une
sélection d’indicateurs.
5. Pourquoi mettre en place des indicateurs et un tableau de
bord
L’indicateur doit être :
 Simple (facile à établir, à alimenter et à utiliser) ;
 Précis ;
 Fiable ;
 Etre compatible avec les autres indicateurs des systèmes mis en place afin
de permettre une comparaison et une analyse ;
 Il doit être rentable en termes d’utilité et de coût.
5.1.7. Format de l’indicateur
L’indicateur peut être un découlement, il peut être un degré mesuré ou estimé, il
peut être en taux. Il peut être une note exprimée en fonction d’une grille de
notation. L’indicateur peut être présenté sous diverses formes telles que :
- Les diagrammes ;
- Les taux chiffrés ;
- Les couleurs ;
- Les signes ;
- Les dessins, etc.
5.1.8. Les seuils
Les objectifs à atteindre peuvent être emmenés à définir :
- Minimum ou maximum à respecter ;
- Valeur à atteindre ;
- Plage de valeurs ;
- Valeur encadrée par deux autres valeurs.

5.1.9. Construire un tableau de bord

Le but du tableau de bord est :
 De mettre en évidence les actions qui s’imposent pour atteindre les
objectifs et améliorer les processus ;
 Simplifier au maximum la présentation des indicateurs et des tableaux de
bord (par des schémas, des courbes, etc.)
 Utiliser un nombre réduit d’indicateurs ;
 Utiliser des jeux de couleur pour mettre en évidence des changements
d’état, des tendances ou des dispositions par rapport au seuil.
Exemple : Les indicateurs présentés doivent être validés par les clients.
 Chapitre III : Gestion de l’information
I- L’information
1- Définition
L’information est un renseignement sur quelqu’un pour quelque chose. Une
information est utile pour celui qui la reçoit car elle lui permet d prendre des
décisions dans les meilleurs conditions t d’effectuer les opérations dont il a la
charge :
- L’information n’est pas un simple renseignement ;
- L’information est nécessaire à la prise de décision ;
- L’information est la matière d’œuvre de toute activité professionnelle.

2- Typologie de l’information
Les informations peuvent être classées en catégories ou types. Ces typologies
permettent de caractériser les informations utilisées selon la source, la nature, le
domaine, le niveau d’utilisation et le sens de communication. Selon la source,
l’information peut être soit d’origine interne soit d’origine externe.
L’origine est interne : elle provient des services de l’entreprise.
L’origine est externe : elle provient des partenaires (fournisseur, client
environnemental), général (presse)
Exemple : Choix d’une hôtesse d’accueil
Information interne : créer le poste et décrire le profil de ce poste
Information externe : C.V, demande d’emploi.
- Selon la nature de l’information

Quantitative (calcul)
Ecrite Textuelle (contrat)
L’information
Verbale

-Selon le domaine, elle peut être d’ordre commercial : elle concerne le service
d’achat, le service de vente (chiffre d’affaires)
-D’ordre économique : émane d’organismes économiques (statistique nationale,
presse économique)
-D’ordre juridique et social (lois et règlements : taux de TVA, cotisation sociale,
impôt sur salaire)
-D’ordre technique : concernant les produits, techniques de productions
matérielles, etc.
-D’ordre comptable et financier : émane des services concernés
 -Selon le niveau d’utilisation, l’information peut être utilisée.

Stratégique (résultat,
Cadres supérieurs perspective)

Tactique (description de
fonction, poste,
Cadres moyens
recrutement)
Opérationnel (modes,
opérations, instructions)
Personnel opérationnel

-Selon le sens de communication, l’information a le sens descendant et

ascendant
DG Service 1 Service 2 Service 3 Directives, politique
générale

Service dans le sens

horizontal (info inter-
service ou intra-service

3- Qualité de l’information
L’information doit être :
- Pertinente (elle doit être disponible et utile)
- Fiable (elle doit être vérifiée)
- Précise.

II- La fonction courrier

Il s’agit d’une fonction administrative. Elle assure l’organisation des flux
d’information par courrier. Le courrier est l’ensemble des écrits adressés à
quelqu’un (lettre, imprimé, carte) envoyés ou à envoyer. Les courriers d’une
entreprise contiennent les informations destinées aux échanges non seulement
entre une entreprise et ses partenaires mais aussi entre les membres de cette
entreprise. La gestion du courrier est donc d’une importance non négligeable. Il
est souhaitable pour l’entreprise, de ne tenir compte que des informations les
plus utiles pour elle.
 -arrivée du courrier (poste électronique, dépôt direct)
Cellule courrier -réception, tri
-distribution aux différents services

-ouverture
-tri
-distribution aux personnes concernées
-lecture, décision, réponse, instructions
-réponse d’instruction
Service concernés -signature et cachet
-transaction à la cellule courrier
-collecte
-tri
-distribution

-collecte
Cellule courrier -tri
-distribution

1- Traitement du courrier Arrivée / Départ

L’ouverture du courrier arrivé se fait en général par un ou une secrétaire. Après
avoir fait le tri, elle enregistre le courrier important. Dans certaines entreprises,
tous les courriers sont systématiquement enregistrés. L’enregistrement du
courrier consiste à inscrire dans un registre les informations suivantes :
- Le numéro d’ordre ;
- La référence ;
- La provenance (origine : entreprise, destinataire) ;
- L’objet ;
- La date de rédaction du courrier ;
- Les pièces jointes ;
- L’état d’exécution.
Le traitement du courrier consiste à sa lecture en vue d’une prise de décision en
notant :