Archives de l’État

en Belgique
M ANUALE 58

chives de
Directives pour la gestion et l’archivage
numérique des documents bureautiques
Version 1.1 (Octobre 2009)

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 DIRECTIVES POUR
LA GESTION ET L’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE
DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES
-
Version 1.1 (Octobre 2009)

par Sébastien SOYEZ

 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

MISCELLANEA ARCHIVISTICA
MANUALE

58

ISBN : 978 90 5746 088 3

Archives générales du Royaume – Algemeen Rijksarchief

D/2008/531/100

Numéro de publication – Bestelnummer : 4727

Archives générales du Royaume – Algemeen Rijksarchief

Rue de Ruysbroeck 2 Ruisbroekstraat
1000 Bruxelles - Brussel
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 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

MISCELLANEA ARCHIVISTICA
MANUALE

58

DIRECTIVES POUR
LA GESTION ET L’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE
DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES
-
Version 1.1 (Octobre 2009)

par Sébastien SOYEZ

Bruxelles
2009
4
AVANT-PROPOS

Mise en garde
Il s’agit avant tout d’une synthèse générale qui vise à déterminer un cadre global de
travail pour la gestion et la conservation des documents bureautiques conformément
aux règles archivistiques en vigueur. Des directives plus pratiques suivront très
prochainement sous forme de manuel d’aide à l’archivage.

Prérequis
La directive des Archives de l’État concernant la conservation, le tri, le dépôt et le
versement de documents des administrations publiques aux Archives de l’Etat 1 doit être
consultée préalablement à lecture de la présente directive. Elle présente les notions de
base en matière de gestion et de conservation des documents d’archives.

A qui s’adresse ces conseils sur l’archivage numérique des documents bureautiques?
Cette synthèse est destinée à l’ensemble des institutions publiques relevant du pouvoir
exécutif et judicaire de l’État, à savoir les administrations de l’État (les services
publics fédéraux), le Conseil d’État, les tribunaux de l’ordre judiciaire, les provinces,
les communes et les organismes d’intérêt publics. Même si certaines de ces institutions
publiques ne sont pas soumises à l’obligation de versement de leurs archives, les
recommandations de la présente synthèse peuvent s’avérer utiles dans l’optique d’une
conservation de leurs documents numériques.

Recommandations et conseils
Les institutions publiques concernées par la présente synthèse sont invitées à suivre les
recommandations qui sont présentées ci-après. Nous invitons également le lecteur à
étudier attentivement les normes et les directives internationales sur l’archivage
électronique. Celles-ci peuvent être regroupées en trois catégories. Tout d’abord, les
normes qui énoncent les grands principes et les règles générales pour définir la
stratégie d’archivage et l’organisation à mettre en place pour atteindre l’efficacité et
la sécurité prescrites (en particulier la norme ISO 15489-1/2 Records Management,
Partie 1 : principes directeurs et Partie 2 : guide pratique). Ensuite les normes de
conception et d’exploitation des systèmes d’archivage qui préconisent les systèmes
informatiques et des procédures d’exploitation à mettre en place (les spécifications
MOREQ2 - Model Requirements for the Management of Electronic Records qui constitue
un modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique). Et enfin, les
normes et projets de normes techniques qui visent essentiellement les technologies
utilisées notamment les logiciels et les caractéristiques de documents. Une liste
relative aux principales normes et standards utiles dans le cadre de l’archivage
numérique est reprise en annexe. Pour toute précision ou question complémentaire,
veuillez prendre contact avec la Section «Surveillance archivistique, avis, et
coordination de la collecte et de la sélection » des Archives de l’État
([email protected]).

1
Série « Communication aux administrations publiques », n°1 – 2000 (mise à jour en 2003 et prochainement remis à jour).

5
6
TABLE DES MATIÈRES

AVANT-PROPOS ........................................................................................... 5
Mise en garde........................................................................................................ 5
Prérequis ............................................................................................................. 5
A qui s’adresse ces conseils sur l’archivage numérique des documents bureautiques? ................. 5
Recommandations et conseils .................................................................................... 5
TABLE DES MATIÈRES ...................................................................................... 7
INTRODUCTION ........................................................................................... 9
CADRE GÉNÉRAL DE L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES ........................................11
Obligation légale...................................................................................................11
La question de l’archivage numérique : entre obligation et nécessité ...................................11
Les objectifs de l’archivage numérique........................................................................12
LES DIFFÉRENTES FORMES DE DOCUMENTS BUREAUTIQUES .................................................15
Définition ...........................................................................................................15
Les types de documents bureautiques et les formats de sauvegarde courants .........................15
La signature électronique : une garantie pour l’archivage à long terme ? ...............................16
LA SÉLECTION DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES ...........................................................19
QUI EST RESPONSABLE DE L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES ? ................................21
La sélection.........................................................................................................21
La sauvegarde et l’archivage définitif .........................................................................21
STRATÉGIE D’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES ................................................23
ETAPE 1 : Organiser un classement numérique ...............................................................24
ETAPE 2 : La sélection des métadonnées de description....................................................27
ETAPE 3 : L’enregistrement dans des formats d’archivage pérenne ......................................28
ETAPE 4 : Mise en place d’une stratégie de conservation sur le long terme.............................32
RESPONSABILITES ET PLANS D’ACTION A COURT TERME EN VUE D’AMELIORER LA GESTION DES DOCUMENTS
BUREAUTIQUES (TOUT AU LONG DE LEUR CYCLE DE VIE)...................................................36
CONCLUSION ............................................................................................41
ANNEXES ................................................................................................42
Annexe 1 - Comparaison des caractéristiques entre un système d’archivage électronique (SAE) et un
système de gestion électronique de documents (GED) .....................................................43
Annexe 2 - Recommandations dans le cadre de la mise en œuvre d’un système d’archivage
électronique (SAE-ERMS) .........................................................................................44
Annexe 3 - Glossaire des termes et des acronymes utilisés ................................................46
Annexe 4 - Standards, recommandations et directives sur l’archivage électronique et sur la gestion
électronique des documents (internationaux, européens et nationaux) .................................52
Annexe 5 – Législation sur les archives .........................................................................56
(Texte coordonné de la loi du 24 juin 1955 – MB du 12 août 1955 – modifié par la loi du 6 mai 2009
– MB du 10 mai 2009) .............................................................................................56
SOURCES ................................................................................................57
Bibliographie générale ............................................................................................57
Bibliographie sur l’archivage des fichiers bureautiques .....................................................59
Liste des sites internet relatifs à l’archivage des documents électroniques (electronic
recordkeeping) et à l’archivage des documents bureautiques (classés par pays).......................61

7
8
INTRODUCTION

Dans l’environnement numérique tout comme pour les supports conventionnels

d’information, le processus d’archivage (de sélection, d’enregistrement et de
conservation) des documents d’une institution peut se résumer comme suit :
- Organiser, gérer et conserver des documents qui ont une valeur probante et/ou
culturelle, historique ;
- Garantir aux documents leur authenticité, leur intégrité garante de leur fiabilité, une
complète sécurité garante de leur intégrité, une parfaite lisibilité (l’absence de
lisibilité étant l’équivalent d’une perte, d’une destruction ou d’une altération des
documents).
La communication de ces documents aux usagers selon des moyens rapides, précis,
conviviaux, en fonction de la demande et d’éventuels niveaux d’accès étant un des
objectifs de l’archivage.

L’archivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes

mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus
électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre
accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales
notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Le contenu archivé est considéré comme
figé et ne peut donc être modifié. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du
contenu et porte le plus souvent sur le moyen voire le long terme. La conservation est
l’ensemble des moyens mis en œuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer,
tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés. Pour mettre en
œuvre un archivage numérique offrant toutes les garanties de conservation pérenne, il
est essentiel de pouvoir sélectionner les documents à conserver sur le long terme,
choisir des supports et de formats de conservation adéquats, conserver la
documentation technique (métadonnées) tout au long du cycle de vie des documents et
prévoir, le cas échéant, des outils de recherche adaptés aux usagers (directs et futurs)
en vue de faciliter la recherche, la communication et l’utilisation des documents.
L’archivage numérique peut donc se résumer à l’activité de gestion et de diffusion d’un
document depuis sa création afin d’assurer qu’il est en accord avec son temps et
disponible pour son éventuelle réutilisation (durant sa phase dynamique) ou sa future
consultation (durant sa phase semi-dynamique ou statique).

Cette seconde synthèse de la série « Archivage numérique » concerne l’archivage des

documents bureautiques. Nous y présentons les différentes étapes de la conservation
des fichiers bureautiques déterminant de manière univoque les éléments indispensables
à leur préservation sur le long terme. Elle propose une série de recommandations pour
un archivage adéquat des documents bureautiques et s’efforce de répondre aux
questions suivantes :

- Quels sont les obligations légales?

- Qu’entend-on par documents bureautiques?
- Quels sont les documents bureautiques qui doivent être archivés?
- Qui est responsable de cet archivage?
- Comment archiver les documents bureautiques?
En répondant à ses questions, nous tenterons de jeter les bases pour la mise en œuvre
d’une politique cohérente de conservation des documents électroniques au sein des
institutions publiques.

9
10
CADRE GÉNÉRAL DE L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS
BUREAUTIQUES

Obligation légale
La loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée récemment par la loi du 6 mai 2009 2 ,
constitue le fondement de l’obligation de conservation des documents administratifs
par les institutions publiques. Cette loi précise d’ailleurs les personnes et les
organisations qui sont concernées par cette obligation 3 . Le législateur s’est d’ailleurs
montré clair sur l’obligation qu’ont ces institutions publiques de verser leurs archives,
et par extension tout type de document conservé sur quelque support que ce soit.
La législation en vigueur en Belgique couvre donc également l’ensemble des documents
numériques.

A ce titre, l’ensemble des institutions publiques concernées par ces lois de 1955 et de
2009 ont l’obligation de conserver leurs documents bureautiques qui ont un statut de
document administratif. Nous reviendrons sur cette notion de document administratif
dans la partie de la directive concernant le tri et la sélection des documents
bureautiques destinés à être conserver. Du point de vue juridique, la notion de
document administratif peut se définir comme étant tout document produit par un
service administratif en application d’une procédure règlementaire. Par ailleurs, la loi
du 11 avril 1994 4 , relative à la publicité des actes administratifs (concernant les
autorités administratives fédérales), renforce l’obligation qu’ont les institutions
publiques, dans un souci de transparence, de conserver leurs documents administratifs.

La question de l’archivage numérique : entre obligation et nécessité

Au regard de ces obligations légales, on se rend très vite compte de la difficulté
pratique rencontrée par les institutions publiques de conserver tantôt la version papier,
tantôt la version électronique et parfois même les deux versions d’un même document.
La première question que chaque utilisateur doit se poser est avant tout de savoir/de
déterminer si le document numérique a une quelconque valeur juridique. Il existe pour
certains types de documents bien spécifiques des dispositions règlementaires 5 qui place
au même niveau de force probante le document numérique par rapport à sa version
papier. Mais force est de constater qu’aucune de ces dispositions n’explique en détail
la manière dont ces documents devront être conservés sur le long terme. En effet,
certains exemples pris au hasard dans la législation belge démontrent que les
préoccupations des formateurs d’archives sont d’avantage centrés sur la gestion à court
terme de leurs archives (place disponible, accès rapide aux dossiers) que sur l’archivage
sur le long terme (pérennité des supports, des formats, sort réservé à la version
papier). Voici quelques extraits choisis :
- l’arrêté royal du 15 mars 1999 relatif à la valeur probante, en matière de sécurité
sociale et de droit du travail, des informations échangées, communiquées,

2
Moniteur belge du 12 août 1955 et Moniteur belge du 10 mai 2009 (cf. texte coordonné de la loi reproduit en annexe).
3
Pour le détail de ces institutions, cf. supra (Avant-propos).
4
Moniteur belge du 30 juin 1994 (cf. par ailleurs les lois et décrets des entités fédérées sur la publicité des actes administratifs).
5
Deux exemples choisis parmi d’autres : l’arrêté royal du 9 janvier 2000 (Moniteur belge du 24 février 2000) relatif à la force
probante des informations utilisées par l’Administration des Pensions pour l’application de la législation dont elle est chargée ; et
l’arrêté royal du 15 mars 1999 (Moniteur belge du 7 mai 1999) relatif à la valeur probante, en matière de sécurité sociale et de
droit du travail, des informations échangées, communiquées, enregistrées, conservées ou reproduites par les services ministériels
et les parastataux du Ministère de l’Emploi et du Travail.

11
enregistrées, conservées ou reproduites par les services ministériels et les parastataux
du Ministère de l’Emploi et du Travail indique que « Les mesures envisagées permettent
en conséquence la destruction des documents originaux et la réduction optimale du
problème de l’archivage-papier » ; et
- l’arrêté royal du 9 janvier 2000 relatif à la force probante des informations utilisées
par l’Administration des Pensions pour l’application de la législation dont elle est
chargée précise quant à lui que : « L’accroissement permanent du volume des
informations impose également d’abandonner des archives-papiers difficilement
accessibles au profit de copies électroniques ou optiques » … et de poursuivre que « Le
document original ne constitue donc plus un critère de référence pour apprécier cette
force probante. Les mesures envisagées permettent en conséquence la destruction des
documents originaux et la réduction optimale du problème de l’archivage-papier ».

Il est important de souligner dans ces exemples significatifs que si l’archiviste général
du Royaume n’autorise pas préalablement ces destructions, elles seront considérées
comme illégales. Etant conscient qu’il est nécessaire de trouver une solution praticable
pour les deux parties, tant du point de vue de la gestion des archives dynamiques (les
dossiers courants) que de la gestion et de la conservation des archives statiques (les
dossiers ayant perdu leur utilité administrative), les Archives de l’Etat rappellent
l’importance d’évaluer la nécessité et le bien-fondé d’éliminer les séries d’archives
conservées sous forme papier, en rappelant que ces archives – après sélection -
peuvent faire l’objet d’un versement vers leurs nombreux dépôts.

Les objectifs de l’archivage numérique

La question fondamentale au centre des préoccupations de l’archivage numérique est
celle de la nécessité – voire l’exigence – d’archiver ses documents administratifs. Nous
rappelons d’ailleurs que le fondement de l’obligation légale de conserver ses archives –
quel qu’en soit le support - est introduite par la législation sur les archives 6 . Elle
précise également que tout document d’archive doit être conservé en bon état et bien
classé afin de garantir un accès à l’information. Au-delà de cette exigence, la
conservation des documents administratifs peut s’avérer utile dans l’intérêt même du
producteur d’archives. En préservant ses documents, il peut préserver à la fois son
savoir-faire mais également rendre disponible ces documents comme moyens de
preuve. L’archivage répond à trois besoins distincts. Le premier, le plus important, est
le besoin pour l’organisation de prouver ce qu’elle a fait ou ce qu’elle n’a pas fait, de
pouvoir justifier son activité vis-à-vis des autorités compétentes et de pouvoir produire
lors d’un contentieux les pièces nécessaires à la défense de ses droits et de ses
intérêts. Le deuxième besoin correspond à la réutilisation des données dans la conduite
des affaires au lieu de régénérer l’information, opération qui peut engendrer un
surcoût et faire perdre un temps précieux. Le troisième besoin est pour l’organisation
l’intérêt de préserver sa mémoire, tant pour constituer une culture d’entreprise, que
pour communiquer à ses partenaires, ses employés, voire constituer une véritable
mémoire de la société.

Pour l’archivage numérique, une distinction fondamentale doit être faite entre la
manière dont l’archive est créée (moyen de création) et la manière dont elle sera
conservée (moyen de conservation). Souvent, ces deux fonctions sont très différentes

6
Cf. annexe (ainsi que les arrêtés d’exécution de la loi de 2009 très prochainement publiés).

12
dans l’univers numérique ce qui implique une préparation notamment dans la gestion
des risques encourus.

On entend par bon état (matériel) que les documents d’archives ne peuvent être
endommagés et doivent être conservés dans des locaux d’archives adéquats, par bien
classés que les documents doivent être disposés conformément au plan de classement
propre à l’administration intéressée de sorte que cette administration puisse retrouver
facilement tel ou tel document et par permettre l’accès à l’information que des
mesures régissent l’accès aux dossiers (indexation, inventaire, conditions d’accès,
etc.).

Cet aspect est identique pour les archives qui seront conservées sur des supports
électroniques. En outre, les services publics ne peuvent détruire aucun document, qu’il
soit sur support papier ou sur support électronique, sans l’autorisation préalable de
l’Archiviste général du Royaume. L’actuelle législation impose aux institutions qui y
sont soumises de déposer aux Archives générales du Royaume tout document datant de
plus de trente ans (sauf dispense). Comme ce fut le cas avant l’introduction de cette
nouvelle disposition, il se pourra que cette échéance soit ramenée à moins de trente
ans, sur demande spécifique et après l’accord de l’archiviste général.

Les avantages directs pour une institution publique de conserver ses documents, et en
particulier ses documents bureautiques professionnels, qu’ils soient produits ou reçus,
sont en outre nombreux et indéniables. Lorsqu’une plainte ou une contestation
survient, la conservation appropriée de ces documents numériques permettra de fournir
des preuves tangibles notamment devant les tribunaux. De plus, une institution ayant
investi dans un système permettant un archivage probant des documents numériques 7
assure aux utilisateurs, tant présents que futurs, un accès et une consultation
optimales. Pour atteindre cet objectif, il conviendra que le système mis en place (quel
qu’il soit) puisse garantir – lors de la conservation des documents d’archives – leur
authenticité, leur intégrité, leur fiabilité, une complète sécurité ainsi qu’une parfaite
lisibilité. Nous reviendrons en détail sur ces notions de base dans la partie relative à la
conservation des documents bureautiques.

L’archivage électronique des documents offre donc de nombreux avantages dans la

centralisation de la conservation à court, moyen ou long terme suivant les contraintes
définies, la gestion des cycles de vie et de la sécurité dans une perspective d’archivage
légal, la traçabilité des documents archivés et des accès des différents utilisateurs, une
ouverture aux différents standards et une définition des formats des documents à
archiver.

7
Cf. Annexe 1 pour un tableau comparatif des avantages et des inconvénients de deux systèmes d’archivages numériques.

13
14
LES DIFFÉRENTES FORMES DE DOCUMENTS BUREAUTIQUES

Définition
Afin de préciser le champ d’activité de la présente directive, il apparaît indispensable
de présenter ce qu’on entend par « document bureautique ». Selon la définition
courante en informatique, un document bureautique est un document créé à l’aide
d’applications d’un logiciel de bureautique 8 . Dans le cadre de l’utilisation classique de
ce type de logiciel, nous avons retenu quatre types de fichier informatique principaux :
les fichiers texte, les fichiers de présentation, les tableurs graphiques et les bases de
données (d’utilisation restreinte 9 ). Les autres types de fichiers bureautiques ne seront
pas repris en détail dans cette directive mais feront prochainement l’objet de
recommandations spécifiques notamment quant aux choix privilégiés de formats
d’archivage.

Les types de documents bureautiques et les formats de sauvegarde courants

Chaque logiciel bureautique offre la possibilité de sauvegarder les fichiers bureautiques
dans de multiples formats. Nous présentons dans le tableau ci-dessous une liste non
exhaustive de ces formats de sauvegarde ainsi que deux des principaux logiciels qui les
utilisent.

Type de document Formats courants de sauvegarde

bureautique
Formats propriétaires Formats ouverts Autres formats ouverts
(fermés) générés d’Open Office
notamment par MS
Office
Document texte DOC ODT RTF 10 , TXT 11
Document de
PPT ODP
présentation
Tableur (graphique) XLS ODS CSV 12

Bases de données MDB ODB DBF 13 , CSV

D’emblée, nous pouvons distinguer les formats de sauvegarde courants (ceux présentés
dans le tableau ci-dessus) et les formats d’archivage. Les premiers sont en général
utilisés lors de l’enregistrement des fichiers bureautiques après leur création. Les
seconds seront privilégiés quand ces fichiers devront être conservés de manière
permanente (cf. tableau des formats d’archivage à la fin de la rubrique consacrée à la
stratégie d’archivage des documents bureautiques). Les finalités étant différentes, le
choix d’un format de sauvegarde et du format de conservation s’avèrera crucial lors de
8
Comme Microsoft Office (utilisé par plus de 95% des fonctionnaires fédéraux), OpenOffice, Lotus Office, IBM Workplace et Star
Office (pour les plus courants).
9
Il s’agit dans la présente directive de bases de données de petite importance ayant une utilité restreinte pour un service ou un
département (en particulier celle générées avec Microsoft Access ou FileMaker Pro). L’archivage des bases de données de plus
grande envergure (notamment conçues avec les logiciels comme Oracle, SQL Server, MySQL, PostgreSQL) sera traité par une
prochaine directive plus spécifique.
10
RTF (Rich Text Format) : format de « texte enrichi » développé par Microsoft.
11
Fichier texte brut (ou texte simple).
12
Comma-separated values est format informatique représentant des données tabulaires (provenant de tableurs ou de bases de
données) sous forme de valeurs séparées par des virgules.
13
Data Base Files : format de fichier utilisé par le système de gestion de bases de données dBase (éditeur Borland).

15
l’archivage définitif des documents bureautiques car il permettra – ou non – de
conserver l’entièreté des informations liées notamment à la forme et au contexte
(métadonnées). Un autre format, XML, est à ce titre une voie tout à fait adaptée pour
la conservation structurée de certains documents bureautiques ainsi que de leurs
données contextuelles. Ce format, outre sa grande souplesse d’utilisation et
d’extension, peut également être généré à partir de certains formats de sauvegarde
existants. L’évolution récente démontre d’ailleurs que les logiciels – libres et
commerciaux – se tournent vers cette solution mais les oppositions demeurent (cf.
formats ODF et OOXML) 14 . Nous reviendrons en détail sur l’aspect des formats dans la
partie consacrée à la conservation des documents bureautiques.

La signature électronique : une garantie pour l’archivage à long terme ?

Le législateur belge a transposé en 2001 la Directive européenne du 13 décembre 1999
sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques. Cette transposition en
droit belge s'est effectuée par l'adoption de deux lois : la loi du 20 octobre 2000
introduisant l’utilisation de moyens de télécommunication et de la signature
électronique dans la procédure judiciaire et extrajudiciaire 15 qui modifie notamment
l'article 1322 du Code civil et la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au
cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification 16 . De
manière formelle, la signature électronique est

« … un mécanisme permettant d'authentifier l'auteur d'un document

électronique et de garantir son intégrité, par analogie avec la signature
manuscrite d'un document papier. Un mécanisme de signature numérique doit
présenter les propriétés suivantes : - il doit permettre au lecteur d'un document
d'identifier la personne ou l'organisme qui a apposé sa signature ; - il doit
garantir que le document n'a pas été altéré entre l'instant où l'auteur l'a signé et
le moment où le lecteur le consulte » 17 .

Pour cela, elle se distingue de la signature « simple » qui elle n’est constituée que
d’une suite de caractères. La signature électronique – rendue possible grâce à la
cryptographie asymétrique 18 – est différente de ce type de signature car elle n'est pas
visuelle, mais correspond à une suite de nombres. Quand on parle de signature
électronique, les conditions suivantes doivent pouvoir être réunies :
authenticité : l'identité du signataire doit pouvoir être retrouvée de manière
certaine,
non falsifiabilité : la signature ne peut pas être falsifiée,
non réutilisabilité : la signature n'est pas réutilisable, fait partie du document
signé et ne peut être déplacée sur un autre document,

14
A l’heure actuelle, le gouvernement belge recommande l’utilisation de l’open document format (ODF), le seul format ayant été
approuvé en mai 2005 par le comité de normalisation de l’OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information
Standards) et ayant reçu en mai 2006 la certification ISO (ISO 26300:2006). Un autre format, l’office open XML (OOXML, en bref
l’OpenXML), développé par Microsoft, fait l’objet d’un projet de norme internationale auprès de l’ISO (ISO/IEC DIS 29500) et
pourrait, dans un avenir proche, être également recommandé comme format « standard ouvert » pour la conservation des
documents bureautiques. Cette possibilité reste au conditionnel car, à l’heure actuelle, le stade d’enquête de ce projet de norme
internationale est provisoirement à l’arrêt. Par ailleurs, comme il n’existe pas encore d’implémentation (logicielle) de ce format,
et que de plus le format reste à certains égards difficilement intégrable au sein d’autres logiciels bureautiques, il est difficile de le
recommander de manière absolue comme format d’archivage cible.
15
Moniteur belge du 22 décembre 2000.
16
Moniteur belge du 29 septembre 2001.
17
Définition reprise du site http://fr.wikipedia.org/ (consulté le 22 août 2007) ; cf. également le site officiel du SPF Economie,
PME, Classes Moyennes et Energie : http://mineco.fgov.be/information_society/e-signatures/home_fr.htm (consulté le 21
septembre 2007).
18
Appelée également cryptographie à clé publique.

16
 inaltérabilité : un document signé est inaltérable car une fois qu'il est signé, il ne
peut être modifié,
irrévocabilité 19 : la personne qui a signé ne peut le nier.

La signature électronique (avec cryptographie asymétrique) est considérée

actuellement comme un des systèmes les plus sûrs et surtout un des plus répandu pour
signer dans l’environnement électronique. Cette technique repose sur une relation
triangulaire entre le signataire, le destinataire du message et une autorité de
certification. Dans la pratique, toute personne désirant signer électroniquement doit
demander préalablement à l’autorité de certification 20 de lui délivrer une clé privée 21 ,
secrète et détenue exclusivement par le signataire. Parallèlement, l’autorité de
certification doit créer une clé publique complémentaire à la clé privée. Le signataire
peut dès lors, s’il désire envoyer un document ou un message signé au destinataire,
appliquer la clé privée au message. Le document sera alors crypté selon l’algorithme de
la clé privée. Quand le document est réceptionné par le destinataire, celui-ci tentera
de le décrypter à l’aide de la clé publique de l’émetteur théorique du message. Si ces
deux clés correspondent, le document peut être décrypté et le destinataire aura alors
la certitude que le document a bien été signé par la clé privée de l’émetteur. Par
contre, si le décryptage échoue, cela signifie que le document n’a pas été signé avec la
clé privée de l’auteur présumé 22 .

Dans la pratique, exiger l’utilisation d’une signature électronique lors de chaque

échange électronique peut sembler disproportionné compte tenu du pourcentage de
risques (interception, malversation, etc.) entre ce type de communication et son
équivalent papier. En outre, la conservation pérenne de la signature électronique peut
s’avérer très délicate car elle présuppose la conservation de l’ensemble des « bits » du
document ce qui peut plusieurs écueils. Tout d’abord celui de la lisibilité du document
signé. En cas conversion du document dans un autre format (migration) 23 , la signature
électronique perdra toute utilité pour celui-ci. Si le choix se porte sur l’émulation qui
préservera le format original, on ne dispose pas de garantie suffisante quant à la
fiabilité de l’émulateur. Ensuite, au niveau de l’utilité de la signature numérique, elle
permet d’attester l'identité du signataire et l'intégrité du message à travers l'espace
mais pas à travers le temps. Enfin, il est presque impossible de garantir une sécurité
absolue de la technologie utilisée car de nouveaux ordinateurs plus puissants pourront
tôt au tard déchiffrer la clé utilisée pour signer électroniquement.

Par ailleurs, la signature électronique est jusqu’à présent fort peu utilisée en Belgique
dans le cadre d’échange de fichiers bureautiques au sein des administrations publiques.
Mais il se pourrait que son utilisation s’étende progressivement, notamment quand la
nécessité d’apporter une preuve légale lors d’un échange de documents électroniques
deviendra impérative.

19
On parle également de non-répudiation.
20
Les prestataires de service de certification sont définis par la loi du 9 juillet 2001 comme étant « toute personne physique ou
morale qui délivre et gère des certificats ou fournit d’autres services liés aux signatures électroniques » (MB du 29 septembre
2001). En Belgique, le système d’accréditation des prestataires de service de certification (« BE.SIGN ») est défini par l’AR du 6
décembre 2002 (MB du 17 janvier 2003). Une liste de ces prestataires est disponible sur le site internet du SPF Economie, PME,
Classes moyennes et Energie (http://mineco.fgov.be/information_society/e-signatures/list_e_signature_fr.pdf).
21
Créée à l’aide d’une formule mathématique (un algorithme).
22
GUINOTTE L., La signature électronique après les lois du 20 octobre 2000 et du 9 juillet 2001, in Journal des tribunaux, n° 6063,
14 septembre 2002, pp.553-561, Bruxelles, Larcier, 2002.
23
Cf. le chapitre consacré aux stratégies de conservation des documents bureautiques.

17
18
LA SÉLECTION DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES

Tout d’abord, il est indispensable que l’institution (le cas échéant le département, la
direction ou le service) puisse déterminer uniformément quels sont les fichiers
bureautiques qui sont apparentés à des documents administratifs et qui, à ce titre,
devront être enregistrés et si nécessaire conservés. En d’autres mots, il s’agira de
pouvoir distinguer dans la masse des fichiers bureautiques produits lesquels revêtent
une valeur administrative (une valeur professionnelle, business), archivistique et/ou
historique. Ceci devra être effectué en conformité avec l’obligation légale et sur base
des recommandations présentées par les Archives de l’État lors de ses missions de
surveillance auprès des producteurs d’archives 24 .

Les différentes étapes dans la sélection des documents électroniques :

1) Évaluation de la sélection (en partenariat avec les inspecteurs des Archives de

l’État chargés de la surveillance des archives)
2) Description du document électronique (devant aider à déterminer si le document
doit être conserver) : a- Description fonctionnelle : déterminer sa place au sein
de l’institution (quelle est sa fonction ? à quelle tâche/activité se rattache-t-
il?) ; b- Description des caractéristiques : exemplaire unique, environnement
logiciel, format des données, support de conservation
3) Gestion des accès et de la consultation : niveaux et répertoires d’accès et de
consultation

Cette première analyse ayant été réalisée, la sélection des fichiers bureautiques pourra
être opérée de la manière suivante :

Un fichier bureautique doit être enregistré et, le cas échéant, conservé : en

règle générale, les principes de sélection des documents bureautiques à
conserver puis à archiver s’applique suivant les mêmes règles de conservation en
vigueur pour les documents sur support papier ; en outre, plusieurs autres
critères peuvent être appliqués pour conserver ou non un document
électronique ; si le document n’existe pas sur un autre support, il sera conservé
dans sa forme électronique durant le délai d’utilité administrative. Au terme de
ce délai, et si la destination finale de ce document est la conservation, il sera
archivé (cf. infra sur les modalités de conservation et d’archivage). Si le
document existe à la fois sur support papier et sur support électronique, le choix
du support de conservation s’opérera en fonction de la législation en présence.
Si aucune législation spécifique ne garantit de valeur probante à la version
électronique, c’est la conservation de la version papier qui sera préférée. A
l’inverse, la version électronique sera conservée et les mesures adéquates
(support, format, accès) seront mises en œuvre pour garantir sa pérennité. En
outre, il sera également envisagé de conserver les documents sur les deux
supports si des lacunes sont présentes ou si les possibilités de recherche
ultérieures s’en trouvent améliorées.

24
Cf. les tableaux de tri des archives de chaque administration publique déjà ou prochainement réalisés par les Archives de l’État
(Consultez les tableaux de tri déjà disponibles sur http://www.arch.be/content/view/679/254/lang,fr_BE/).

19
 Un fichier bureautique ne doit pas être enregistré ni conservé quand il s’agit de
brouillons, de copies, de document ayant servi de base pour tenir un registre,
rédiger un courrier ou un rapport qui est ensuite transféré sur support papier
(imprimé). Dans ce dernier cas, c’est la version papier (le courrier présente en
effet la signature de l’auteur ou du responsable de l’institution émettrice) qu’il
faudra conserver. Il arrive toutefois que le courrier (tant entrant que sortant)
soit numérisé par le service responsable des réceptions et expéditions (indicateur
central). Cette version électronique du courrier sortant ne constitue pas à notre
sens une version qu’il faut conserver étant donné son statut de copie effectuée a
posteriori 25 . De manière générale, l’ensemble des documents bureautiques ne
comportant pas de valeur administrative – documents bureautiques à caractère
informatif ou à usage interne sans valeur informative additionnelle – ne doivent
pas être archivés et pourront, le cas échéant, être éliminés une fois le délai
d’utilité administrative écoulé 26 .

Nature du fichier bureautique Valeur Conseil

Documents relevant de l’activité Documents (records) A conserver selon les règles
professionnelle et formalisant requis pour l’activité administratives et selon les
une opération professionnelle professionnelle en directives des Archives de
comme notamment des procès- cours l’Etat
verbaux de réunions, des rapports
d’activités, des tableaux
statistiques, des bases de
données de gestion ou des bilans
Documents informationnels dans Documents (records) A détruire en fonction de la
un contexte professionnel mais ne d’une valeur éphémère réglementation administrative
constituant pas une étape d’une appliquée et selon les
opération professionnelle directives des Archives de
l’Etat

25
L’évaluation de la version à conserver relèvera de l’inspecteur en charge de la surveillance des archives (cf. point précédent).
26
Cf. les tableaux de tri des archives de chaque administration publique.

20
QUI EST RESPONSABLE DE L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS
BUREAUTIQUES ?

La stratégie d’archivage des documents bureautiques – et par extension tout type de

document électronique – doit être définie dans le contexte organisationnel de
l’institution. Cette politique doit s’articuler autour de la définition des responsabilités
par utilisateur (suivant le niveau hiérarchique auquel il appartient) lors de chacune des
étapes de la sélection, de l’enregistrement et de la conservation des documents
bureautiques. L’institution devra ensuite définir et mettre en œuvre les moyens pour
assurer une conservation optimale des documents bureautiques sur la plan pratique et
technique.

Les responsabilités dans les processus de sélection, d’enregistrement et de

conservation des documents bureautiques doivent idéalement être organisées en deux
étapes. D’une part, les responsabilités en matière de sélection des documents
bureautiques (dits administratifs 27 ) et d’autre part celles concernant la sauvegarde et
l’archivage définitif des documents bureautiques.

La sélection
Le créateur du document bureautique sera responsable de leur sélection, c’est-à-
dire de leur tri et de leur conservation éventuelle. Cette tâche exige des utilisateurs
une évaluation de la pertinence et de l’importance que revêt chaque document
ainsi que les risques potentiels en cas de non-conservation. Chaque utilisateur
décidera de conserver ses documents bureautiques en respectant les règles
générales définies par l’institution et les recommandations des Archives de l’Etat
(notamment celles présentées dans les tableaux de tri réalisés par les Archives de
l’Etat).

Chaque institution doit pouvoir établir et expliquer clairement les règles et les
procédures en place pour la sélection des documents bureautiques et le classement.
Ces règles doivent impérativement être adoptées en conformité avec la législation
en vigueur notamment celle liée aux archives publiques. A cet égard, un
encadrement et une formation adaptée sont indispensables pour veiller à la bonne
application des mesures prises au sein d’une institution. Il peut en effet arriver que
l’utilisateur final ne suive pas (ou de manière incorrecte) les procédures de
sélection et de conservation, qu’il construise son propre classement en dehors de
tout lien avec la structure organisationnelle de l’institution ou encore qu’il procède
mal à propos à la destruction de documents d’archives.

La sauvegarde et l’archivage définitif

La sauvegarde devra être réalisée par le créateur du document bureautique suivant
des modalités devant être (pré)définies par l’institution. Une partie de cette
opération peut néanmoins se faire de manière (semi)automatisée sans que
l’intervention de l’utilisateur final ne soit requise notamment pour la liaison des
métadonnées aux documents bureautiques. Pour ce faire, l’aide d’un spécialiste de

27
Ces documents bureautiques formels (ceux à conserver) doivent pouvoir idéalement être identifiés dans les tableaux de tri des
archives des institutions publiques.

21
 la gestion de l’information (records manager) 28 doit permettre la mise sur pied d’un
cadre général de classement servant à organiser les différents documents
enregistrés puis conservés (non seulement les documents bureautiques mais
également tout autre document électronique). Dans ce cadre, concernant les
éventuels codes de classement, le créateur du document est le mieux placé pour
pouvoir déterminer son contexte de formation. Il effectuera cette opération en
plaçant les documents bureautiques dans des dossiers spécifiques (de préférence au
sein d’un classement numérique) ou pourra, le cas échéant, les transmettre à un
record manager qui aura pris soin de réaliser le classement de ces dossiers.

La conservation (à court, moyen et long terme) des documents bureautiques sera

idéalement assurée voire coordonnée sur le plan logique et technique par un service
spécifique différent de celui auquel appartient le créateur du document
bureautique. Il peut par exemple s’agir d’un spécialiste de la gestion de
l’information (records manager), qui pourra, le cas échéant, se faire épauler pour la
partie technique par le service informatique (ICT). Quel que soit le système mis en
place (comme celui d’un archivage électronique des documents bureautiques 29 - cf.
chapitre suivant), il devra permettre le choix entre différents modes opératoires :
- soit les créateurs de document pourront classer (après sélection) leurs documents
bureautiques au sein d’un classement numérique des dossiers (sauvegarde puis
archivage définitif éventuel) ;
- soit un système d’archivage électronique (SAE) est prévu (conjointement élaboré
par le spécialiste en gestion de l’information et le service informatique) qui
comportera un procédé (semi)automatique de classement de tous les documents
électroniques 30 .

28
Les directives suivantes sur l’archivage numérique démontreront si besoin en est combien il est crucial qu’un tel spécialiste soit
présent au sein de chaque institution publique pour assurer une gestion globale et homogène de tous les archives numériques
(digital records).
29
Il s’agira de préférence d’un système d’archivage numérique (SAE) ou en anglais Electronic Record Management System (ERMS) -
cf. tableau comparatif en annexe et cf. également glossaire.
30
MoReq Specification, Model Requirements for the management of Electronic records, Mars 2001 (traduction française novembre
2004) et MoReq2 (2008).

22
STRATÉGIE D’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES

Puisqu’elle est tenue de respecter et d’appliquer les règles d’archivage prévues par la
législation en vigueur, chaque institution (et donc chaque fonctionnaire) se doit de
conserver le document original ainsi que tout autre document lié formant un ensemble
homogène (contexte de création). Au même titre que les autres documents d’archives,
les documents bureautiques doivent être enregistrés puis conservés dans leur contexte
archivistique de production. Chaque document bureautique doit en outre pouvoir être
conservé dans sa forme originale c’est-à-dire sous forme numérique en conservant le(s)
lien(s) avec tout autre document, quel que soit sa nature, qui traite de la même affaire
ou concerne le même sujet. On constate d’emblée que la simple impression des
documents bureautiques ne constitue pas toujours un archivage adéquat pour ce type
de document car elle restreint le nombre d’informations (notamment les métadonnées
contextuelles) qui seront conservées. A cet effet, il est recommandé de mettre en
œuvre une solution pour un archivage de l’ensemble des documents numériques créés
ou reçus dans le cadre des activités de chaque formateur d’archives.

Il est en outre indispensable que chaque institution mette à la disposition de ses

collaborateurs des solutions techniques souples et efficaces 31 . Celles-ci devront être
élaborées par un spécialiste en gestion de l’information (records manager) en
collaboration avec le service informatique (ICT). Notons par ailleurs que le fait de
placer ses documents bureautiques de manière plus ou moins organisée dans des
répertoires (folders) sur un serveur constitue la base minimale de l’archivage mais
n’est pas la solution idéale. En effet, outre son contexte de création, il faut pouvoir
également archiver les métadonnées (metadata) de ces documents bureautiques. Ces
informations sur les archives sont considérées comme étant les données pouvant
identifier de manière unique un document numérique : un identifiant unique, le nom du
créateur, la date et l’heure de création. Le principe de pérennité de la conservation
est également essentiel dans l’archivage des documents bureautiques. Pour anticiper
d’éventuels problèmes ultérieurs, il est impératif de pouvoir maintenir une
indépendance par rapport à des systèmes matériels (hardware) et logiciels (software)
afin d’éviter d’importants écueils notamment celui de l’obsolescence. Pour contrer ce
problème, il est indispensable que chaque institution mette sur pied un plan d’action
afin d’assurer la bonne conservation de ses documents numériques 32 . Pour atteindre cet
objectif, il est impératif que chaque institution collabore avec les Archives de l’État
afin de mettre en œuvre une solution globale. Les étapes présentées ci-après
constituent les fondements d’une stratégie de conservation durable des documents
bureautiques, et a fortiori de l’ensemble des documents numériques.

31
Cf. en annexe quelques conseils de base pour développer une politique organisationnelle en vue de gérer des documents
bureautiques au sein d’une institution.
32
Cette bonne conservation passe par la mise en place et le respect d’un plan de classement des archives (tant dynamiques que
statiques) ainsi que leur conservation dans des formats pérennes et sur des supports de stockage adaptés (cf. prochaines directives
des Archives de l’État sur les supports de stockage et les formats de conservation des archives).

23
ETAPE 1 : Organiser un classement numérique
Il est nécessaire de mettre sur pied des solutions sur mesure qui n’alourdiront pas le
travail des utilisateurs. Anticipant en cela sur les évolutions futures conduisant à
l’intégration de l’ensemble de l’information d’une institution dans des systèmes de
records management, un grand nombre d’entre-elles se tournent déjà vers la mise en
place de système de classement numérique de leurs dossiers de travail afin d’organiser
au mieux la gestion des documents. Deux solutions sont possibles : l’une intermédiaire
qui consiste à la mise en place d’un classement numérique par le biais du système
d’exploitation et l’autre globale et intégrée qui consistera à la mise en place d’un
système d’archivage électronique – un records management system également basé sur
un classement numérique.

Solution intermédiaire : classement numérique interne au système

d’exploitation
La création et l’organisation de dossiers électroniques suivant un plan de
classement propre à l’institution permet de structurer l’ensemble de ses
documents numériques en ce compris les documents bureautiques. Le
classement des documents bureautiques et de tout autre document numérique
est généralement basé sur les tâches et les activités du formateur d’archives afin
de garantir la compréhension et la réutilisation de l’ensemble des documents
ainsi conservés. Il est essentiel que l’institution accorde une attention
particulière lors de la mise en place du classement numérique de ses dossiers.
Dès lors, la structure du classement numérique des dossiers doit être élaborée en
étroite collaboration avec tous les groupes concernés au sein de l’institution
ainsi qu’avec la personne désignée comme responsable de l’archivage
(idéalement un spécialiste en gestion de l’information). Ce classement pourra
soit suivre le modèle structurel de l’institution (par direction, service, etc.) soit
celui fonctionnel (par nature d’activité). A ce titre, il est d’ailleurs conseillé de
se baser sur le classement déjà utilisé pour la gestion des documents papier ainsi
que sur les tableaux de tri réalisés ou à réaliser par les Archives de l’Etat pour
les institutions publiques soumises à la surveillance de leurs archives 33 . La mise
en place d’un tel classement doit répondre à quelques principes de base afin
qu’il soit compréhensible par le plus grand nombre 34 :
le classement doit être logique et facilement utilisable,
basé sur l’organisation des tâches et des activités du formateur d’archives
(suivant le modèle structurel ou fonctionnel),
construit du général au particulier (d’abord affaires internes puis externes),
être de préférence identique au classement des documents sur support
papier,
établi suivant des codes structurés (basé éventuellement sur celui des
documents papier),
être limité en terme de niveau de classement 35 ,
utiliser des noms ou des abréviations claires et explicites en se rapportant
directement aux tâches et aux activités,
éviter de réutiliser les mêmes noms de dossiers (notamment pour des
dossiers inférieurs),

33
Cf. en annexe la législation sur les archives.
34
Ces éléments de recommandations sont largement inspirées de celles préconisées dans le cadre du projet e-David : Directive e-
David (Richtlijn & advies nr. 3).
35
Dans la pratique, il est toléré d’aller au-delà de 5 niveaux hiérarchiques quoique déconseillé (pour des raisons fonctionnelles).

24
 respecter la norme ISO-9660 qui impose l’utilisation de maximum 31
caractères pour les noms des dossiers, pas d’espace entre les mots (soit les
mots seront collés les uns aux autres soit un tiret bas ou underscore est
utilisé comme séparateur) et l’utilisation exclusive des caractères « A-Z », «
0-9 » et « _»,
s’accorder sur une utilisation uniforme des acronymes, des abréviations ou
des contractions (le cas échéant, les renseigner et les documenter),
et enfin dénommer les versions des documents (V01, V02, etc.).

Solution globale et intégrée : la mise en place d’un système d’archivage

électronique ou de records management (SAE/ERMS) 36
La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) conduit à
envisager la conservation des documents d’archives que constituent les
documents bureautiques au sein d’un système de records management 37 . Dans le
SAE, également connu sous l'acronyme ERMS (Electronic records Management
System), le terme « archivage » doit être replacé dans le cycle de vie du
document et non dans le sens réducteur de « stockage de fichiers». Trois grands
standards régissent la mise en place de tels systèmes : la norme internationale
ISO 15489 (1&2) ayant comme objectif la mise en place de pratiques et de
procédures normalisées pour une gestion des documents d'archives (records) afin
de leur garantir des valeurs de preuve, le standard américain DoD 5015-2 38 mis a
point par le département de la Défense des États-Unis qui constitue la référence
pour la définition des fonctionnalités des applications en matière d’archivage
électronique, et la spécification européenne MOREQ2 39 , précisant les exigences
de l'archivage électronique à des fins de preuve. L’utilisation des normes ISO
15489(1&2) et DoD 5015-2 et des spécifications de MOREQ2 constituent une base
solide pour la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique au sein
d’une institution. En outre, l’application de la norme ISO 14721:2002 – plus
connue sous l’acronyme OAIS 40 – peut s’avérer être d’un grand secours
notamment dans l’établissement d’un cadre descriptif général des fonctions, des
responsabilités et de l’organisation d’un système qui voudrait préserver sur le
long terme de l’information (plus particulièrement des données numériques) et
en garantir l'accès à des utilisateurs identifiés.
La mise en pratique de ces normes doit permettre à chaque institution désirant
mettre en place un système d’archivage – notamment de ses documents
bureautiques – d’effectuer les choix opportuns. En outre, les spécificités propres
aux systèmes d’archivage – qu’ils soient de gestion électronique des records
(ERMS ou SAE) ou de gestion électronique de documents (EDMS ou GED) 41 –
doivent être attentivement analysées afin de retenir les fonctionnalités les plus
adaptées en fonction de l’utilisation souhaitée. Il est à noter qu’un système
d’archivage électronique (SAE) offre la possibilité de lier les records à une

36
Nous reprenons en annexe quelques recommandations essentielles à suivre lors de la mise en œuvre d’un système d’archivage
électronique (SAE-ERMS).
37
Cf. annexe la comparaison des caractéristiques entre un système d’archivage électronique (SAE / ERMS en anglais) et un système
de gestion électronique de documents (GED / EDMS en anglais).
38
Cf. annexe.
39
Cf. annexe.
40
Open Archival Information System est un modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme
de documents numériques (cf. glossaire en annexe). Il constitue une référence décrivant dans les grandes lignes les fonctions, les
responsabilités et l’organisation d’un système qui voudrait préserver de l’information, en particulier des données numériques, sur
le long terme. OAIS est un modèle abstrait qui définit une terminologie et des concepts. Il identifie les acteurs, décrit les fonctions
et les flux d’information, et propose un modèle d’information adapté à la problématique de l’archivage numérique. Il n’est pas un
recueil de spécifications techniques destinées à être directement implémentées. C’est un guide qui cerne la problématique dans
son ensemble et qui contraint à se poser toutes les bonnes questions.
41
Cf. Tableau comparatif des deux systèmes en annexe.

25
activité ou les records entre eux tandis qu’un système de gestion électronique
(GED) de documents doit, pour le permettre, placer préalablement les
documents bureautiques en relation avec un système de classement de fichiers.

De manière générale, tout système d’archivage électronique doit suivre les

principes suivants :
au niveau de la conservation, chaque document bureautique doit demeurer
intact et doit donc être conservé dans des systèmes de documents
identifiables afin de préserver leur intégrité et de pouvoir le reproduire et
le visualiser dans leur format d’origine ;
au niveau du classement des records, l’ensemble des documents
électroniques doivent respecter un classement de fichiers qui permet de
maintenir les liens entre tous les documents (avec tout autre document
connexe) ;
choisir le moment où il est impératif d’archiver le document électronique
(étant entendu qu’il faut conserver la version finale et non les versions
intermédiaires) ;
éviter de conserver des documents bureautiques dans des répertoires
uniquement accessibles en « local » (c’est-à-dire sur le disque dur d’un
utilisateur X) car cela rend complexe le classement courant et les
procédures d’archivage.

26
ETAPE 2 : La sélection des métadonnées de description
Afin que les documents bureautiques sélectionnés deviennent des documents d’archives
complets et authentiques, il est indispensable qu’un certain nombre de métadonnées
soient sélectionnées et préservées lors de l’enregistrement dans un système
d’archivage. Ces métadonnées doivent impérativement fournir des informations sur
l’identité du document d’archive, sur le lien qu’il entretient avec son contexte de
création ainsi que sur un certain nombre d’éléments techniques. Les métadonnées
d’identification (celles relatives à leur description et au contexte de leur formation)
offrent une description générale des documents bureautiques et permettent de les
replacer dans leur contexte de production : le nom de l’auteur du processus ou du
responsable de l’archive, l’endroit dans le classement numérique où il est conservé (cf.
point suivant). On pourra également ajouter d’autres métadonnées dites de
conservation 42 comme le délai d’utilité administrative ou le délai de conservation 43
ainsi que la destination finale 44 du document bureautique (conservation ou
élimination). De manière pragmatique, on utilisera comme base pour la description une
liste de métadonnées reconnue internationalement, comme celle proposée par le
Dublin Core (ISO 15836 45 ) qui suggère la description de 15 métadonnées rassemblées en
3 catégories :

les métadonnées relatives au contenu du document : Titre, Sujet, Source,

Relation, Type (nature ou genre du contenu), Description, Couverture (étendue
ou portée du contenu) ;
les métadonnées relatives à la propriété intellectuelle : Collaborateur, Créateur
(auteur du document), Éditeur (entité responsable de l’édition), Droits ;
les métadonnées relatives à l’instanciation 46 : Date, Format, Identifiant, Langue.

Ces métadonnées, dont la plupart peuvent être générées automatiquement par le

système d’archivage, sont indispensables à conserver sur le long terme car elles
assureront une forme d’authenticité des documents archivés.

42
Les Archives de l’État présenteront prochainement une liste minimale de métadonnées de conservation qui devront être ajoutées
à celles de description (cf. la récente analyse de C. Rectem, La pérennisation digitale dans le secteur public : étude critique de
plusieurs modèles de méta-information, Mémoire de la section STIC de l'Université Libre de Bruxelles, Bruxelles, 2009).
43
Le délai d’utilité administrative constitue la période durant laquelle un document bureautique présentera une valeur
administrative pour le formateur d’archives (l’institution). Le délai de conservation est quant à lui la période pendant laquelle les
documents bureautiques seront conservés et au terme de laquelle sera appliquée la décision concernant la destination finale.
44
La destination finale constitue le sort réservé au document bureautique dès que le délai de conservation est écoulé. Elle peut soit
être l’élimination soit la conservation (durée illimitée).
45
http://dublincore.org/index.shtml (consulté le 13 mars 2008).
46
L'instanciation représente une occurrence spécifique d'une source d'information. Par exemple, le présent fichier est
l'instanciation en français d'un document. Sa traduction en néerlandais ou en anglais constituerait de nouvelles instanciations et il
pourrait également y avoir une instanciation en HTML, en XML et même sur papier de ce même document.

27
ETAPE 3 : L’enregistrement dans des formats d’archivage pérenne
Le choix des formats pourra s’avérer crucial lors de l’archivage définitif des documents
bureautiques car ils permettront – ou non – de conserver l’entièreté des informations.
Le format utilisé pour enregistrer un document bureautique est garant ou non de sa
lisibilité sur le long terme. Le choix du format d’enregistrement – et d’archivage - est
inéluctablement lié au logiciel et au matériel informatique qui permettent son
interprétation en langage naturel. Le choix d’un format n’est cependant pas évident
quand on connaît la rapide obsolescence logicielle et matérielle. Afin de garantir que
ce choix soit réalisé de manière pertinente, présentons plusieurs catégories de
formats 47 (du plus fermé au plus ouvert) :
les formats propriétaires 48 (c’est-à-dire définis par un organisme propriétaire et
dont l’utilisation est soumise à des droits),
les formats fermés 49 (dont les spécifications techniques sont tenues secrètes par
les propriétaires),
les formats ouverts 50 (dont les spécifications techniques sont ouvertes, c’est-à-
dire sans restriction d’accès ni de mise en œuvre),
les formats standards 51 (c’est-à-dire définis et adoptés par un organisme de
normalisation et dont l’utilisation est libre).

Au regard de ces types de formats, les Archives de l’État recommandent d’utiliser

prioritairement des formats aussi ouverts que possibles, souples, non-propriétaires et,
le cas échéant, permettant de structurer les données enregistrées (si besoin en est).
Afin que le format de document sélectionné soit le moins possible exposé à une
obsolescence rapide, les Archives de l’État ont retenu plusieurs critères de base :
utilisation répandue,
existence de précédents de rétrocompatibilité 52 ,
prise en charge des métadonnées 53 ,
présente une gamme de fonctions suffisante et d’une complexité raisonnable,
existence d’interfaces avec des formes utilisables,
intégration de dispositifs de vérification d'erreurs,
permet un cycle de mise à niveau raisonnable.

Chaque institution se doit en outre de recommander un format de sauvegarde qui sera

idéalement le même format utilisé pour l’archivage 54 . Les Archives de l’État
recommandent également la prudence dans son choix en reconnaissant que le format
idéal pour l’archivage définitif des documents bureautiques n’existe pas encore.
Comme recommandé récemment par le Service public fédéral Fedict, la voie à suivre
serait d’adopter des standards ouverts comme format d’échange de documents

47
Cf. La conservation électronique des documents, Forum des droits sur l’Internet, décembre 2005,
http://www.foruminternet.org/telechargement/documents/reco-archivage-20051201.pdf (consulté le 13 mars 2008).
48
Comme les formats générés par la suite bureautique Mircosoft Office (DOC, PPT, XLS, MDB) qui sont également des formats
fermés ; le format propriétaire PDF (Adobe) est quant à lui ouvert car ses spécifications sont publiées (ISO 32000).
49
Cf. note précédente.
50
Exemple : le format ODF (Open Document Format) généré par la suite bureautique OpenOffice.
51
Exemple : les formats HTML, XML (tous deux publiés comme recommandations par le World Wide Web Consortium-W3C), SGML
(ISO 8879), ODF (ISO 26 300), PDF (ISO 32000), PDF/A (ISO 19005-1).
52
La rétrocompatibilité (ou compatibilité descendante) est la faculté pour un logiciel (et a fortiori du format de fichier qu’il
génère) d’être compatible avec ses anciennes versions. Cette rétrocompatibilité a des limites car chaque nouveau logiciel ne
permet pas toujours une compatibilité totale avec tous les formats utilisés par ses anciennes versions (par exemple, avec la version
Word 2000 (version 9.0), il n’est possible de lire un fichier au format .doc que jusqu’à la version 6.0 (Word 95). Pour conserver (et
relire) des documents générés à partir d’anciennes versions de ce logiciel, il est nécessaire d’enregistrer le fichier dans des versions
intermédiaires pour garantir son accessibilité sur le long terme et/ou de le convertir dans un format ouvert ou standard.
53
Ceci peut être réalisé par l’utilisation d’un format structuré (et ouvert) tel que XML.
54
Cf. infra la liste suggérés de formats d’archivage cibles ; à titre d’exemple, pour les documents textuels - comme du traitement
de texte, des présentations type dia ou des tableaux statistiques (sans conservation de formules) – il sera de préférence fait usage
du format PDF/A comme format de sauvegarde ou d’archivage définitif.

28
bureautiques au sein de l’administration fédérale 55 . Cette administration fédérale
recommande d’ailleurs d’utiliser le format ODF 56 qui, lors de la publication des
recommandations en 2006, constituait un des formats ouverts reconnu comme standard
pour l’échange des documents bureautiques. Entretemps, le géant Microsoft a préparé
sa riposte en sortant à son tour un format qui devrait en principe être reconnu comme
standard, le format OOXML 57 . Le format XML est à ce titre une voie tout à fait adaptée
pour la conservation structurée des documents bureautiques ainsi que de leurs données
contextuelles. Ce format, outre sa grande souplesse d’utilisation et d’extension, peut
également être généré à partir de certains formats de sauvegarde existants. Dès lors,
son utilisation peut être envisagée comme solution pour l’archivage des documents
bureautiques 58 .

Le choix d’un format d’archivage par type de document bureautique :

Les documents textuels et les documents de présentation

Les documents créés à partir d’un logiciel de traitement de texte ou de
présentation dia seront quant à eux, et dans la mesure du possible, conservés
dans des formats structurés si l’on veut conserver les aspects de mise en forme
et si la structure est explicite. Certains formats, comme PDF/A 59 , peuvent être
envisagés quand on souhaite par exemple figer des documents mixtes, c’est-à-
dire composé à la fois de texte et d’images. Enfin, le format texte simple (TXT)
pour les documents textuels sera choisi si ni la structure ni la mise en forme
doivent être conservées. On évitera toute conservation dans des formats
propriétaires ou dans des formats réduisant – par compression – le fichier
original.

Les tableurs graphiques

Pour les documents de type « tableurs graphiques », il convient avant tout de
déterminer une stratégie adaptée de conservation. Si le choix se porte pour la
conservation des résultats obtenus (les calculs sur les données d’un tableau par
exemple), en ce cas le choix du format PDF/A semble être le plus adapté. Si par
contre la ré-exploitation des données s’avèrent essentielle, il sera préférable de
sauvegarder ces documents dans un format aussi ouvert que possible, ne rendant
pas sa lecture dépendante d’un logiciel déterminé (cf. tableau récapitulatif en
fin de partie).

Les bases de données 60

Le cas des bases de données est, à bien des égards, très particulier. La
conservation des bases de données est, comme pour l’ensemble des séries

55
Cf. Directives pour l’usage de standards ouverts pour l’échange de documents bureautiques, SPF-Fedict, Octobre 2006,
http://www.fedict.belgium.be/fr/binaries/Open_Standaarden_FR_V1_tcm166-16667.pdf (consulté le 20 mars 2008) ; cf. également
le site du BELGIF (BELgian Governement Interoperability Framework) relatif à l'interopérabilité dans le contexte de l'e-government
et de la société de l'information : http://www.belgif.be.
56
Open Document Format : format ou spécification technique reconnu comme norme ISO 26300 en 2006 (cf. glossaire en annexe).
57
Office Open XML : Spécification technique créée par Microsoft, qui est actuellement au stade de projet de norme sous le numéro
ISO DIS 29500 (cf. glossaire en annexe et note en bas de page 14).
58
Le langage XML est notamment basé sur : - des DTD (Document Type Definition) c’est-à-dire un document qui permet la
description d’un modèle de document XML ; et sur - XSL c’est-à-dire un langage de description de feuilles de style , en d’autres
mots un fichier qui décrit comment les documents XML doivent être représentés (à l’écran et à l’impression notamment). Le
standard EAD (Encoded Archival Description, application informatique de la norme de description archivistique ISAD-G) est par
exemple une DTD utilisée pour l’encodage des instruments de recherche archivistique basé sur le langage XML.
59
Le format PDF/A est une spécification ouverte, reconnue comme norme ISO 19005-1, utilisée pour garantir la sécurité et la
fiabilité de la diffusion et des échanges de documents électroniques.
60
Dans la présente directive, notre champ d’investigation s’est limité aux bases de données de taille réduite, c’est-à-dire celles
utilisées dans un cadre bureautique classique (comme Ms Access dont la taille maximale ne peut dépasser 2 giga-octets). Les bases
de données plus conséquentes (notamment Oracle, SQL Server et MySQL), seront traitées dans une directive plus spécifique.

29
 d’archives, liée au délai de conservation fixé dans les tableaux de tri des
archives publiés par les Archives de l’État. Les choix à opérer sur ce qui doit être
conservé de la base de données sont essentiels dans la mise en œuvre d’une
politique de sauvegarde à long terme pour ce type de document électronique.
Par exemple si l’application doit être conservée de manière fonctionnelle, il
s’agira de conserver cette base de données dans son environnement informatique
natif ou de prévoir, pour une conservation de plus de 10 ans, une possible
émulation du système. Mais si l’application ne doit pas être conservée de
manière fonctionnelle, on peut envisager la conservation des données dans un
format structuré et le plus ouvert possible (cf. infra et le tableau récapitulatif
en fin de partie). Il est fortement recommandé de conserver la documentation
de l’application (principalement textuelle) également dans un format standard
et ouvert (comme PDF/A). Un autre problème, celui de l’historicité des données
(écraser les anciennes données par de nouvelles) est également crucial lorsqu’il
s’agit de conserver chaque contenu d’une base de données. Si le service
responsable de la gestion de la base ne tient pas compte dès le début de cet
écueil possible, on risque à terme de perdre irrémédiablement des informations
pertinentes.

Pour chaque élément d’une base de données dont l’archivage définitif est
nécessaire, il convient de choisir les formats de conservation suivants 61 :
• Pour le texte plein ou les tables, enregistrer sous forme de fichiers “à plat”
(flat files) comme le permet le format CSV (Comma-separated Values) ; ce
dernier sera enregistré avec un codage type Unicode (UTF-16) 62 prenant en
compte les données multilingues et les caractères spéciaux ;
• Pour le contenu de la base de données et les métadonnées, enregistrer dans un
format comme XML qui, au vu de sa grande souplesse, est facilement
adaptable 63 ;
• Pour la structure de la base de données, utiliser le langage SQL (Standard
Query Language) : même si chaque système de base de données peut avoir ses
propres extensions, la base de ce langage structuré de requêtes fait l’objet
d’une norme internationale ISO 64 et est de plus très largement utilisé ce qui rend
la reconstruction de la base de données possible pour un futur accès.

Ces choix de formats pour la conservation et l’archivage définitif des bases de

données doivent impérativement concourir à un objectif général, celui de
l’indépendance à des logiciels propriétaires. Dans ce but, la migration (cf. les
stratégies de conservation infra) constitue l’étape de base. L’utilisation de
formats standards facilitera cette indépendance logicielle nécessaire pour un
archivage pérenne de l’information.

61
Si ce choix n’est pas possible, l’institution optera pour des formats ouverts et standards.
62
UTF-16 est un codage des caractères définis par Unicode où chaque caractère est codé sur une suite de un ou deux mots de 16
bits ; UTF-16 = UCS Transformation Format 16 bits (UCS= Universal Coded Character Set ou jeu de caractères codés universel).
63
Exemple : GML (Geographic Markup Language) qui est un langage dérivé d’XML développé pour permettre d’exprimer des
dispositifs géographiques (Geographic Information Systems - GIS).
64
ISO/CEI 9075:2003 (en cours d’actualisation).

30
Résumé des recommandations pour le choix de formats d’archivage des documents
bureautiques
Nous présentons dans le tableau ci-dessous quelques exemples de formats d’archivage
définitif de documents numériques. Nous avons également repris les formats de
sauvegarde courants présentés en début de directive. Compte tenu des évolutions
technologiques, cette liste n’est nullement figée et fera l’objet de mises à jour
fréquentes 65 . En effet, étant peu aisé de recommander strictement tel ou tel format
d’archivage, nous recommandons d’appliquer les règles suivantes afin de sélectionner
un format adapté pour un archivage sur le long terme :
le format doit reposer sur une norme si pas internationale au moins européenne
et, dans le cas contraire, doit impérativement fournir des spécifications
publiques aisément accessibles ;
il doit être de préférence largement utilisé ;
il doit être stable et son renouvellement ne doit pas être inférieur à 2-3 ans ;
il doit être au moins utilisé par deux logiciels (d’éditeurs différents) ou par un
logiciel open-source qui doivent permettre l’affichage et l’impression des
documents ;
il ne doit pas y avoir de licence pour d’éventuelles exploitations par de nouveaux
logiciels ou pour pouvoir obtenir le contenu de ses spécifications ;
il doit avoir été formellement recommandé par les Archives de l’État.

Types de document Formats de sauvegarde Formats d’archivage

Structuré : XML, ODT 66

Document texte DOC, ODT, RTF, TXT
Non-structuré : TXT, PDF/A
Document de Réutilisable : ODP 67
PPT, ODP
présentation Non-réutilisable : PDF/A
Tableur (graphique) XLS, ODS, CSV XML, ODS 68 , CSV, PDF/A

Base de données MDB, ODB, DBF, CSV XML, CSV, PDF/A

En outre, chaque institution est tenue de surveiller de manière active les différents
formats de sauvegarde et d’archivage afin de réduire les risques d’obsolescence.
Pour ce faire il convient de :

Déterminer l'état des formats de fichier des documents bureautiques : quels

formats et versions sont représentés et en quelles quantités (cet inventaire
constituant une étape importante dans la gestion des risques liés aux formats de
fichier)
Réduire autant que possible la diversité de formats utilisés et d'éliminer les
formats qui posent des problèmes : identifier les formats présentant le plus de
risques, comme ceux créés par des logiciels obsolescents ou des versions
périmées de logiciels existants.

65
Les formats de conservation des documents numériques évoluant rapidement, il est conseillé de se référer aux recommandations
les plus récentes des Archives de l’État.
66
Open Document Text.
67
Open Document Presentation.
68
Open Document Spreadsheet.

31
ETAPE 4 : Mise en place d’une stratégie de conservation sur le long terme
La conservation des documents bureautiques ne s’arrête pas à la simple étape de leur
enregistrement et de leur stockage (procédures de backups informatiques), aussi
élaboré et sécurisé soit-il. Il s’agit d’une opération complexe mettant en œuvre des
procédures élaborées qui permettront de conserver le document, de le rendre
accessible et de préserver son intelligibilité sur le long terme. Il est donc indispensable
que chaque institution mette en place un système d’archivage global en y intégrant des
procédures standardisées. En d’autres mots, l’institution doit prévoir l’accessibilité des
documents en prévoyant la mise en œuvre d’une stratégie globale de conservation.

Premier défi : les formats de fichier

Dès l’avènement de l'informatique, la menace que représentait l'obsolescence
des formats de fichier pour la conservation à long terme de documents
numériques ne constituait la préoccupation première. Dès lors, aucun effort
n'avait été consenti pour conserver la documentation des logiciels ou les
définitions de format de fichier qui aurait permis d'interpréter le contenu d'un
ancien fichier. Le catalogage et la documentation des formats de fichier
existants a tout récemment débuté et des outils automatisant le processus
d'identification et de caractérisation des fichiers voient le jour. La rapide mise à
niveau des logiciels bureautiques (en moyenne tous les 3 ans) génère de
nombreux problèmes, car si ces logiciels peuvent lire des fichiers créés à l'aide
de version précédente, la capacité de lire les versions les plus anciennes n’est
pas toujours garantie. Dès lors, les formats de fichiers qui n'ont pas fait l'objet
d'une migration peuvent à terme devenir illisibles par la version la plus récente
du logiciel. De plus, en raison de la complexité et du caractère évolutif de
nombreux formats de fichier, il peut être extrêmement difficile de savoir si un
fichier converti d'un format à un autre (ou à une version plus récente d'un même
format) a conservé toutes ses caractéristiques et possibilités de traitement 69 .

Second défi : les supports de stockage

Que ce soient les supports magnétiques (bandes, disquettes) ou les supports
optiques (CD, DVD, Blue-Ray), tous les supports de l’information numérique se
dégradent avec le temps. La question cruciale est de savoir quand cette
détérioration aura lieu. Mais devant l’impossibilité de tester réellement la durée
de vie des supports de stockage 70 , il est difficile de prévoir avec précision leur
longévité. Outre ce problème lié à la nature physique du support, l’évolution des
technologies de stockage s’accompagne également d’un renouvellement des
équipements de lecture et d’écriture 71 . Une solution contre l’inévitable
dégradation des supports de stockage sera de conserver des copies multiples des
documents bureautiques à archiver, tout en diversifiant les technologies de
stockage (cette diversité s’accompagnera également d’une conservation de copie
sur des sites distants afin d’éviter une perte totale de l’information en cas
d’incendie ou d’inondation). Cette précaution dans la sauvegarde de
l’information ne dispense pas de prévoir un renouvèlement régulier des supports

69
Cf. à ce sujet le rapport de Gregory W. Lawrence (Risk Management of Digital Information, Council on Library and Information
Resources, Washington, D.C, June 2000, http://www.clir.org/pubs/reports/pub93/pub93.pdf) qui aborde les effets de la migration
sur l'intégrité des fichiers. Il y développe une méthode visant à mesurer le potentiel de durée de conservation de formats
numériques. Cette méthode proactive et informée de gestion des risques est probablement plus sûre que celle qui consiste à
attendre passivement et « de voir ce qui va se passer ».
70
Les tests de vieillissement accéléré ne donnant qu'une estimation de la longévité réelle d'un support donné dans certaines
conditions d'entreposage et de manipulation.
71
Exemple : le matériel informatique récent ne dispose pratiquement plus de lecteur de disquette 3,5 pouces ce qui compromet
d’autant plus l’accès au document bureautique qui y est stocké.

32
 (remplacer les anciens supports par des nouveaux). Certaines études montrent
que certaines migrations – notamment des supports – doivent être opérées au
mois tous les 10 ans et parfois, par mesure de précaution, tous les 5 ans. Même
si le fabricant assure que son support sera lisible durant 10 ans, il est préférable
de procéder au rafraîchissement régulier de tous les supports, en particulier
ceux qui présentent des documents bureautiques dont la conservation finale est
la conservation définitive.

Solution : une stratégie globale à mettre en œuvre

Pour faire face à des deux défis majeurs dans la conservation des documents
bureautiques, et plus largement de l’ensemble de l’information numérique,
plusieurs éléments sont à prendre en compte 72 . Tout d’abord, au niveau des
formats, il faudra prévoir une migration logique consistant à un rafraîchissement
des formats d’archivage afin d’éviter leur obsolescence. Et ensuite, au niveau
des supports, il sera nécessaire de prévoir une migration technique qui consistera
à une migration des supports de stockage. Comme le modèle de référence OAIS 73
le présente, on peut distinguer plusieurs types de migration :

le rafraîchissement qui consiste à recopier chaque « bit » de l’information

d’un support ancien vers un support identique et neuf ;
la duplication qui consiste à recopier des objets archivés vers un nouveau
type de support, sans changer l’organisation logique du stockage ;
le ré-empaquetage qui consiste à recopier des objets archivés vers un
nouveau type de support et qui nécessitent une nouvelle organisation logique
du stockage 74 ;
la transformation qui consiste en une réelle modification du contenu de
l’information, portant notamment sur sa forme. Suivant les cas, la
transformation peut ou non être réversible 75 .

Pour connaître le moment idéal pour effectuer une migration des formats de
fichiers, il existe des ressources qui permettent d'en évaluer les possibilités.
C’est le cas de la base de données PRONOM 76 qui permet de déterminer si, pour
un ancien format de fichier, il existe une possibilité de migration à l'aide d'une
version plus récente ou d'un outil spécialisé de conversion. Cette base de
données ne donnera par contre pas (encore) de détails sur l'invariance, c'est-à-
dire dans quelle mesure le fichier obtenu après migration est identique (en
apparence et en « fonctions ») par rapport à l'original.

72
L’archivage pérenne des documents numériques, Gazette n°20 du Cines, op.cit.
73
Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) est le résultat d’un travail du Consultative Committee for
Space Data Systems (CCSDS), organisme international de normalisation des agences spatiales, réalisé à la demande l’organisme
international de normalisation ISO.
74
Exemple : recopie d’objets archivés sur des supports disques en ligne vers des supports bandes hors ligne.
75
Exemple : conversion d’un document au format Word (Ms Office) vers le format PDF (Adobe).
76
Cf. cette base de données sur le site des Archives nationales du Royaume-Uni (http://www.nationalarchives.gov.uk/pronom/).

33
Comparatif entre sauvegarde informatique et archivage numérique 77

Sauvegarde informatique Archivage numérique

Objectif Conçu pour la restauration de Conçu pour conserver des
données et systèmes perdus documents de référence ou probants

Gestion des Limite le risque de « crash » Limite le risque de contentieux ;

risques des systèmes et de corruption garantit la conformité à la
des données réglementation
Architecture Hors-ligne (bandes) ou hors site Combinaison du en-ligne, du différé
de stockage et du hors-ligne
Accès Fréquence variable, très urgent Variable, non urgent. L’accès peut
et imprévisible être requis pendant des décennies.
Accès au niveau du dossier ou du
document
Sécurité Mixte. Accès par les Sécurité au niveau de la base
administrateurs d’archivage. Accès par le personnel
système et le personnel du service ou concerné par la
fonction
Indexation Indexation au niveau du Indexation au niveau du document
système archivé pour aider la recherche
pour permettre la restauration
Audit et Processus de sauvegarde, de Historique de la capture, de l’accès
conformité retournement (usure de la et de l’utilisation
bande) et de restauration
Conservation Des copies peuvent et doivent Besoins de conservation pendant les
être détruites après durées requises
remplacement. Conçu pour une
conservation à court terme

77
Cf. [IRON MOUNTAIN], Backup vs. Digital Archiving at a glance, 2003.
http://www.ironmountain.com/dataprotection/resources/backup.pdf (consulté le 3 mars 2008).

34
Schéma du cycle de vie des documents 78 :

Suivant la fonction occupée au sein de l’institution, les responsabilités doivent être

clairement établies tout au long du cycle du document numérique, de sa création
jusqu’à sa conservation 79 . Afin de clarifier ces responsabilités ainsi que les plans
d’action à mener en matière de conservation et d’archivage des documents
bureautiques, nous en présentons ci-dessous un tableau récapitulatif suivant le niveau
hiérarchique d’une l’institution.

78
Elaboré par le groupe de travail « Archives électroniques » de l’Association des Archivistes français (AAF),
http://www.archivistes.org/IMG/pdf/Schema_cycle_de_vie_des_documents__GED_RM_SAE.pdf (consulté le 9 octobre 2007).
79
Cf. supra le schéma du cycle de vie des documents.

35
 RESPONSABILITES ET PLANS D’ACTION A COURT TERME EN VUE D’AMELIORER LA GESTION DES
DOCUMENTS BUREAUTIQUES (TOUT AU LONG DE LEUR CYCLE DE VIE)

Niveau de Personnes chargées Plans d’actions / Responsabilités

décision de l’application des
décisions
Niveau Responsables de - Mettre en place une gestion formelle de l’archivage au sein de l’institution en ce compris la mise en œuvre
direction l’institution d’une stratégie de conservation électronique pour le long terme ainsi que la fixation de la répartition des
(tops-managers, compétences et des responsabilités
présidents,
- Définir les moyens pour la conception et l’implémentation d’une politique de gestion optimale de l’archivage
directeurs, chefs de
département, de
Pour ce faire, les responsables de l’institution doivent :
service,...)
- Définir une politique globale concernant l’utilisation des documents bureautiques
en accord avec les
responsables de - Développer des procédures avec tous les services (qui est responsable de quoi)
l’archivage seront
chargés de : - Elaborer de guidelines précis sur la gestion et la conservation des documents bureautiques dans le respect des
directives générales (notamment celles des Archives de l’Etat et des règles internationales en vigueur)

- Informer l’ensemble des utilisateurs des procédures /de la standardisation en place

- Evaluer de manière constante la bonne application des directives

36
Niveau de Personnes chargées Plans d’actions / Responsabilités
décision de l’application des
décisions
Niveau Responsables de De manière générale :
spécialiste en l’archivage dans - Réaliser un plan de classement global des documents/des archives conduisant le cas échéant à la mise en place
gestion de l’institution d’un classement numérique structuré et global des dossiers (directories)
l’information (archivistes,
- Limiter les modifications de la structure des dossiers dans le classement numérique
documentalistes,
records manager)
- Surveiller la qualité de la structure des dossiers dans le classement numérique
en accord avec les - Coordonner la sauvegarde de l’ensemble des métadonnées
responsables de
l’institution et après - Sélectionner les dossiers à valeur archivistique (mise à jour du tableau de tri des archives)
analyse de l’existant
seront chargés de : Plus spécialement pour les documents bureautiques :
- Analyser de la situation actuelle (priorité à la conservation des documents bureautiques ; avoir les
compétences /connaissances requises ; tout le monde doit être/se sentir concerné)

- Mettre sur pied les critères de sélection [record ou pas] en veillant à : l’authenticité des documents
bureautiques, la sélection des métadonnées utiles, la définition du classement et la formulation des directives
de gestion

- Mettre en place des procédures : qui prend la décision de conserver un document bureautique ; décrire la
manière de classer et de formation des dossiers ; réglementer l’accès aux documents bureautiques
sauvegardés ; faire en sorte que les documents bureautiques soient sauvegardés dans une format adapté pour
une conservation sur le long terme ; faire en sorte que les directives de gestion évoluent dès qu’il y a des
changements structurels dans l’institution

37
Niveau de Personnes chargées Plans d’actions / Responsabilités
décision de l’application des
décisions
Niveau Responsables Plus spécialement pour les documents bureautiques :
spécialiste informatiques
informatique en accord avec les - Normaliser les documents bureautiques au sein de l’institution (comme pour la correspondance papier)
(ICT) responsables de
l’archivage au sein - Enregistrer les documents bureautiques dans un système de sauvegarde central (et donc pas au niveau des
ordinateurs individuels)
de l’institution, sont
chargés de/du:
- Enregistrer les métadonnées (techniques et d’intégrité) le plus possible de manière automatique afin d’éviter
une surcharge de travail pour les utilisateurs

- Faire en sorte que pour chaque document bureautique sauvegardé un fichier des « logs » de sauvegarde soit
ajouté par le système d’archivage

- Traitement spécifique des documents insérés en pièces jointes (cf. prochaine directive des Archives de l’Etat
concernant l’archivage numérique des documents bureautiques)

- Convertir les documents bureautiques aux formats d’archivage adaptés (formats ouverts et structurés en
évitant les formats propriétaires)

- Mettre en place la sécurité (accès, gestion du risque) au niveau de l’archivage physique des documents
numériques

- Apporter un soutien technique lors du transfert des documents bureautiques vers le dépôt d’archivage
électronique
Possibilités d’implémentation :
- Les documents bureautiques peuvent être sauvegardés via un système d’archivage électronique (SAE) ou un système
de gestion électronique de document (GED) MAIS une attention particulière doit être portée quant à la sauvegarde sur
le long terme (cf. tableau en annexe sur les avantages et les inconvénients des deux systèmes)
- Le logiciel de messagerie électronique doit être adapté dans un souci d’archivage pour permettre de rassembler les
métadonnées et de communiquer vers un service centralisé
- Le système d’enregistrement centralisé peut être un système d’archivage ou une base de données ou une combinaison
des deux ; quelque soit la méthode adoptée, le système doit permettre de rechercher, de trouver et d’ouvrir les
documents bureautiques enregistrés ; à ce titre, il est primordial que le service concerné soit responsable de
l’installation, de l’entretien, de la formation et du support technique (helpdesk) du système mis en place

38
Niveau de Personnes chargées Plans d’actions / Responsabilités
décision de l’application des
décisions
Niveau Créateurs de De manière générale :
utilisateur document numérique - Créer les documents bureautiques conformément aux recommandations en vigueur pour un archivage optimal
(chaque utilisateur) - Enregistrer les métadonnées contextuelles des documents bureautiques
sont responsables - Classer et alimenter le classement numérique à savoir notamment l’archivage (par exportation) des documents
bureautiques qui ont une valeur administrative ou archivistique
de :

39
40
CONCLUSION

Les conseils présentés dans cette synthèse constituent une première étape dans la voie
vers une bonne gestion (électronique) des documents bureautiques et de leur archivage
approprié. Ceux-ci ne sont nullement exhaustifs et nécessiteront des compléments plus
pratiques et plus synthétiques dans le but d’offrir aux institutions publiques des guides
d’usage mieux calibrés en fonction de leurs spécificités.

Dans le cadre de la mise en place d’un archivage numérique des documents bureautiques,
chaque institution doit d’ores et déjà définir une politique globale et structurée en vue de
conserver – provisoirement ou définitivement – ses documents bureautiques. Elle doit
également mettre sur pied un dispositif prévoyant l’entretien régulier des données
(supports et formats) en prévision de leur transfert vers les dépôts numériques des
Archives de l’État.

Chaque institution devra progressivement faire évoluer les pratiques actuelles vers plus de
rigueur notamment en préparant des directives internes pour un archivage approprié de
l’ensemble de ses documents électroniques. L’archivage électronique ne doit plus être
apparenté à une simple opération informatique de sauvegarde (back-up). C’est un
processus spécifique et complexe devant mettre en œuvre une organisation, des méthodes
et des outils pour exploiter et conserver des informations – quel que soit le support – sur le
moyen et le long terme. Il s’agit en effet de mettre en œuvre une politique globale de
gestion et d’archivage des documents quelque soit le support de conservation, en d’autres
mots de développer une véritable records management policy.

L’archivage des documents électroniques – et donc des documents bureautiques – peut

apparaître comme un véritable défi pour chaque institution mais la garantie de son succès
doit impérativement passer par l’implication et la collaboration de chacun. Le résultat
attendu n’est pas seulement de garantir la survie des documents et des informations qui y
sont stockées mais également et surtout d’assurer à chaque agent une amélioration de la
qualité des processus de travail tout en veillant à simplifier au maximum les procédures
mises en place.

En guise de conclusion, les objectifs clés de l’implémentation d’un archivage des

documents bureautiques réussis peuvent être regroupés en 4 axes principaux :
déterminer quand préserver les documents bureautiques ;
sélectionner les documents bureautiques à archiver (et les documenter);
identifier les responsabilités dans l’archivage des documents bureautiques ;
mettre en œuvre un système d’archivage des documents bureautiques et donc de
l’ensemble des documents numériques en établissant par ailleurs l’endroit où ils
seront préservés et la manière dont ils seront traités.

Avec le présent outil, nous espérons pouvoir sensibiliser les responsables et l’ensemble des
acteurs des institutions publiques sur l’importance de la gestion et de la conservation des
archives électroniques. Vouloir conserver de manière pérenne et intacte un document
numérique semble relever de la gageure au vue des problèmes qui surviennent tout au long
de la phase d’archivage (notamment celui de l’obsolescence matérielle et logicielle). La
solution pour chaque institution passera inévitablement par la mise sur pied d’une
infrastructure organisationnelle et technologique ainsi que par la mise à disposition de
ressources nécessaires pour réaliser cet objectif global d’archivage numérique.

41
ANNEXES

Annexe 1 - Comparaison des caractéristiques entre un système d’archivage électronique (SAE)

et un système de gestion électronique de documents (GED)

---------------

Annexe 2 – Recommandations dans le cadre de la mise en œuvre d’un système d’archivage

électronique (SAE-ERMS)

---------------

Annexe 3 - Glossaire des termes et des acronymes utilisés

---------------

Annexe 4 - Standards, recommandations et directives sur l’archivage électronique et

sur la gestion électronique des documents

---------------

Annexe 5 – Législation sur les archives

(texte coordonné de la Loi du 24 juin 1955 et de la Loi du 6 mai 2009)

42
Annexe 1 - Comparaison des caractéristiques entre un système d’archivage électronique
(SAE) et un système de gestion électronique de documents (GED) 80

Système de gestion électronique de

Système d’archivage électronique
documents
SAE
GED
Empêche la modification des documents Permet la modification des documents et la
production de versions

Empêche la destruction (exception faite Permet la destruction des documents par

lors de contrôles stricts) leurs auteurs
Contrôle obligatoire et rigoureux des délais Peut comporter la gestion des délais de
de conservation conservation
Comprend obligatoirement une structure Peut comprendre une structure organisée de
rigoureuse de classement (souvent gérée stockage, sous le contrôle des utilisateurs
par la personne responsable de la gestion
des documents)
Est un système destiné notamment à la Est en principe destiné à la gestion
constitution d’un fonds sécurisé des quotidienne des documents pour la conduite
documents probants d’une organisation des missions au sein d’une organisation
/d’une institution /d’une institution

ERMS EDMS
Electronic Record Management System Electronic Document Management System

80
Extrait de : Qu’est-ce que l’archivage électronique ?, Fiche informative issu du Groupe de l’Association des archivistes français (Section des
archives économiques et d’entreprises). [ http://www.archivistes.org/IMG/pdf/Fiche_definition_AE_v15.pdf, consulté le 20 août 2007].

43
Annexe 2 - Recommandations dans le cadre de la mise en œuvre d’un système d’archivage
électronique (SAE-ERMS) 81

Tout système d’archivage électronique doit impérativement intégrer les concepts suivants :

Transversalité
Le système doit être un service horizontal afin de répondre à tous les versements de toutes les
applications de l'institution. Pour ce faire, le système doit proposer des mécanismes de
versement simples et ouverts (sas d'import, Web Service, SOA-architecture orientée
services 82 ) ;

Description d'un versement électronique

Les documents électroniques versés – donc les documents bureautiques – doivent être
accompagnés de métadonnées qui décrivent le document versé. La norme ISO 15836:2003 83
(Dublin Core) peut être utilisée pour structurer les métadonnées minimales quel que soit le
type de document versé dans le SAE. Une autre norme, la DoD 5015-2, peut quant à elle
préciser les métadonnées obligatoires et facultatives à verser pour être en conformité avec
cette spécification ;

Création d'un Record :

De manière à suivre le cycle de vie du document versé et la traçabilité des opérations
réalisées sur ce document, un enregistrement unique doit être créé dans le SAE au moment du
versement. Cet enregistrement unique est appelé "Record". La traçabilité et les opérations
liées à cet enregistrement correspond à un processus de record management ;

Plan de classement au sein d’une institution :

Les documents versés dans un SAE doivent pouvoir s'intégrer dans un plan de classement d'une
manière automatique. Ce plan de classement permet de structurer le contenu versé sans
intervention d'une personne. Un mécanisme de classement peut être automatisé sur des règles
définies sur les métadonnées versées. Le MOREQ2 et la DoD 5015-2 apporte des précisions sur
le classement des documents dans un SAE ;

Coffre-fort électronique :
Dans le cadre de la mise en place d’un SAE qui doit être en mesure d’apporter la preuve que
les fichiers qui lui ont été confiés n’ont pas été modifiés dans le temps, il est nécessaire de
mettre en place un mécanisme de scellement des documents et un coffre-fort électronique.
Afin d'assurer l'intégrité d'un document confié au coffre-fort, une empreinte du document doit
être prise au moment du stockage du fichier. Cette empreinte correspond à une suite de
caractères déduite du document (fonction de hachage) qui identifie sans ambiguïté le
document. L'empreinte ne permet pas de reconstruire le document mais elle doit pouvoir être
conservée dans le coffre-fort avec le document archivé. Si nécessaire, un nouveau calcul
d'empreinte doit pouvoir être réalisé sur le document archivé initialement afin de démontrer
que l'empreinte archivée correspond à l'empreinte recalculée prouvant ainsi l'intégrité du
document conservé. Pour assurer une sécurité complémentaire, l'empreinte calculée au
moment de l'archivage du document dans le coffre-fort électronique, pourra être présentée à
81
Extrait de Les archives électroniques - Manuel à l’usage des archivistes, Conseil International des archives, Série Etudes n°16, 2005.
82
Calque de l'anglais Service Oriented Architecture.
83
La norme ISO 15836 (Dublin Core) est un schéma de métadonnées générique qui permet de décrire des ressources numériques ou physiques et
d’établir des relations avec d'autres ressources. Il comprend officiellement 15 éléments de description formels (titre, créateur, éditeur),
intellectuels (sujet, description, langue…) et relatifs à la propriété intellectuelle.

44
un tiers horodateur. Ce tiers de confiance générera un jeton d'horodatage à partir de
l'empreinte confiée. Ce jeton sera conservé dans le coffre fort avec le document et son
empreinte. En cas de doute sur l'empreinte présente dans le coffre fort, le jeton du tiers
horodateur pourra constituer la preuve de l'intégrité de l'empreinte et donc du document
associé. Le stockage des documents, des empreintes et des jetons d'horodatage pourront se
faire sur des supports WORM au sein du coffre fort électronique afin d'assurer une intégrité
complémentaire des données archivées.

Cycle de vie du document :

Un document versé possède un délai de conservation légale et un délai de conservation
administratif. Durant sa vie, le document ne pourra jamais être modifié dans le SAE mais des
attributs complémentaires pourront lui être associés. De même, la localisation physique du
document (fichier) pourra être amenée à changer dans le temps. Dans tous les cas, le record
qui permet d'identifier le document devra comporter toutes les traces associées à toutes les
opérations survenues durant la vie du document dans le SAE.

45
 84
Annexe 3 - Glossaire des termes et des acronymes utilisés

FR NL EN Description
ASCII ASCII ASCII American Standard Code for Information Interchange : norme
informatique de codage de caractères inventée en 1961 par
l’américain Bob Berner. Elle constitue la variante américaine du
codage de caractères ISO/CEI 646. Elle contient par ailleurs tous
les caractères nécessaires pour écrire en anglais. Elle est
également à la base d’autres normes comme l’Unicode, ISO
8859-1, ou encore Windows-1252 (qui contiennent eux plus de
caractères)
Capture Capture Capture Enregistrement, classement, ajout de métadonnées et stockage
d’un document dans un système d’archivage
Classement Ordening - Identification et ordonnancement systématiques des activités
(plan de classement) (ordeningsplan) et/ou des documents à archiver dans des catégories selon une
organisation logique, des méthodes et des règles exposées dans
un plan de classement. Le plan de classement se situe au cœur
de tout système d’archivage électronique (SAE).
CSS CSS CSS Cascading Stylesheets (ou feuilles de style en cascade) sont
utilisés pour permettre de décrire la présentation d'un
document structuré, qu’il soit écrit en HTML ou en XML
CSV CSV CSV Comma Separated Value

Document d’archives, Archiefstuk Record Document(s) produit(s) ou reçu(s) par une personne physique ou
Document à archiver, morale dans l’exercice de son activité et conservé par cette
Document archivé, personne physique ou morale.
Document Archiefdocument

84
Certaines défintions ont été élaborées notmment grâce aux informations présentes sur le site internet http://fr.wikipedia.org/ (consulté entre décembre 2006 et septembre 2007).

46
FR NL EN Description
Document électronique Digitaal archief Digital record Tout type de donnée conçu par un logiciel informatique utilisé
sous forme électronique. On parle également de document born
digital car il a été créé dans un environnement informatique et,
à ce titre, devra y être conservé.
Dossier , Sous-dossier Dossier (Map), Sub- File, Volume Subdivision (mécanique) d’un dossier, qu’il soit constitué sous
dossier (Sub-map) forme papier ou électronique (voie mixte)
Dossier mixte Hybrid file Ensemble cohérent de documents d’archives stockés en partie
dans un système d’archivage électronique (SAE) sous forme d’un
dossier électronique et en partie hors du système sous forme
d’un dossier papier.
DTD DTD DTD Définition de type de document / Document Type Definition
Emulation Emulatie Emulation Procédé général consistant à remplacer un système par un autre
sans altérer le fonctionnement d'un point de vue externe.
L’émulation consiste à reproduire l’environnement
technologique initial dans lequel le document a été produit ou
utilisé.
Chiffrement Encryptie Encryption En cryptographie, le chiffrement (et non le cryptage) est le
procédé grâce auquel, par algorithme de chiffrement, la
compréhension d'un document est rendue impossible à toute
personne qui n'a pas la clé de (dé)chiffrement. Deux types de
chiffrement existent : le chiffrement symétrique (une même clé
pour chiffrer et déchiffrer est utilisée) et le chiffrement
asymétrique (utilisation d’une clé publique et d’une clé privée)
GED EDMS EDMS Gestion électronique de documents / Electronic Document
Management System : est un système informatisé d'acquisition,
de classement, de stockage, et d’archivage des documents. Ce
système constitue un processus de finalité qui découle du cycle
de vie du document.
Enregistrement Registreren Registration Action d’attribuer à un document archivé un identifiant unique
dans un système de gestion (électronique) de document
(électronique) ou un système d’archivage (électronique)

47
FR NL EN Description
Historique des Logboek Audit trail Informations sur les opérations ou autres événements qui
évènements concernent ou modifient les entités gérées, permettant une
reconstitution des opérations passées.
HTML HTML HTML HyperText Markup Language est un langage informatique de
balisage conçu pour écrire les pages Web, et notamment pour
créer de l'hypertexte
Indice de sécurité Toegangsrechten Security category Un ou plusieurs termes associés à un document pour
réglementer son accès
ISO ISO ISO International Organization for Standardisation
(Organisation Internationale de Normalisation)
Métadonnées Metadata Metadata Les métadonnées sont des informations structurées ou semi
structurées décrivant le contexte, le contenu, la structure des
documents d ’archives et leur gestion dans le temps et au sein
du domaine d’activité qui les a créées.
Migration Migratie Migration La migration est un élément d'une stratégie globale de
conservation qui consiste à mettre en œuvre une série de
tâches visant à convertir de façon périodique des objets
numériques d'une configuration (matérielle/logicielle) vers une
autre ou d'une génération de technologie informatique vers une
nouvelle génération. Le but de ces opérations est de préserver
l'intégrité de l'objet numérique et de conserver la capacité de le
récupérer, l'afficher et l'utiliser en dépit des technologies en
changement constant.
OAIS OAIS OAIS Open Archive Information System (Système ouvert d’archivage
d’information) est un modèle conceptuel destiné à la gestion, à
l'archivage et à la préservation à long terme de documents
numériques. La mise au point de ce système a été pilotée par le
CCSDS (Comité Consultatif pour les Systèmes de Données
Spatiales). L'OAIS est également devenue une norme ISO
enregistrée sous la référence 14721:2002. Le modèle OAIS
constitue une référence décrivant dans les grandes lignes les
fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un système qui
48
FR NL EN Description
voudrait préserver de l’information, en particulier des données
numériques, sur le long terme (ou tout au moins suffisamment
long pour être soumis à l’impact des évolutions technologiques),
pour en garantir l'accès à une communauté d'utilisateurs
identifiés.
OASIS OASIS OASIS Organization for the Advancement of Structured Information
Standards : organisation mondiale chargée de la normalisation
et de la standardisation de formats de fichiers ouverts basés
notamment sur XML.
ODF ODF ODF Open Document Format (désignation courante de OASIS Open
Document Format for Office Applications) est un format ouvert
de données pour les applications bureautiques concernant
notamment le traitement de texte (« .odt »), les tableurs
graphiques (« .ods »), les présentations (« .odp »), les
diagrammes (« .odc »), les dessins (« .odg »), les bases de
données (« .odb »), les formules (« .odf »), les images (« .odi »)
OFT OFT OFT Format de Modèle de MS Outlook/ MS Outlook sjabloonbestand /
Ms Outlook Template Format
PDF PDF PDF Portable Document Format est un format (ouvert) de fichier
informatique créé par Adobe Systems. La particularité du
format PDF est de permettre la conservation de la mise en
forme (polices d'écritures, images, objets graphiques
notamment) telle que définie par son auteur, et ce quelles que
soient l'application et la plate-forme utilisées.
PDF/A PDF/A PDF/A Portable Document Format for Archiving est un format de
fichier informatique créé par Adobe Systems basé sur le format
PDF. Normalisé par la norme ISO 19005, ce format de fichier des
documents électroniques assure la conservation à long terme
des fichiers archivés sous ce format. Le contenu de cette norme
est très complet. Il comprend la définition du format PDF/A-1,
mais aussi la façon de développer un outil de visualisation de
fichier conforme à ce format. Cela garantit ainsi la possibilité
future de toujours disposer d'un outil de visualisation.
49
FR NL EN Description
RM RM RM Records Management (Gestion des archives courantes et
intermédiaires) : le records management peut être défini par
l'ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le
tri, la conservation et l'utilisation des archives courantes et
intermédiaires.
Rafraîchissement Refreshen Refresh Action de copier de l'information numérique d'un médium de
stockage à long terme vers un autre
Rétrocompatibilité Achterwaartse Backwardscompatibility La rétrocompatibilité (ou compatibilité descendante), est la
compatibiliteit faculté, pour un logiciel, d'être compatible avec une de ses
anciennes versions ou une ancienne version des technologies
qu'il emploie. Par opposition, la compatibilité ascendante
indique la possibilité pour un produit d’être compatible avec
des versions qui ne sont pas encore sorties, voire pas encore
conçues. Cette seconde forme de compatibilité est bien plus
rare et nécessite un travail de conception beaucoup plus
important.
SAE RMA ERMS Système d’archivage électronique / Record Management
Applicatie / Electronic Record Management System : (voir le
standard américain « DoD 5015-2 » et le standard européen
« MOREQ2 » - cf. infra)
Série Serie Class Partie de l’arborescence d’un plan de classement partant de
n’importe quel point de l’arborescence et englobant tous les
dossiers inférieurs.
Signature électronique Digitale handtekening Digital signature La signature électronique est un mécanisme permettant
d'authentifier l'auteur d'un document électronique et de
garantir son intégrité, par analogie avec la signature manuscrite
d'un document papier. Un mécanisme de signature numérique
doit présenter les propriétés suivantes : - Il doit permettre au
lecteur d'un document d'identifier la personne ou l'institution
qui a apposé sa signature, - Il doit garantir que le document n'a
pas été altéré entre l'instant où l'auteur l'a signé et le moment
où le lecteur le consulte. Pour cela, les conditions suivantes
doivent être réunies : - La signature ne peut pas être falsifiée, -

50
FR NL EN Description
La signature n'est pas réutilisable (Elle fait partie du document
signé et ne peut être déplacée sur un autre document), - Un
document signé est inaltérable (Une fois qu'il est signé, on ne
peut plus le modifier). La signature électronique n'est devenue
possible qu'avec la cryptographie asymétrique. Elle se
différencie de la signature écrite par le fait qu'elle n'est pas
visuelle, mais correspond à une suite de nombres.
Standard ouvert Open standaard Open standard Tout protocole de communication, d'interconnexion ou
d'échange et tout format de données interopérable dont les
spécifications techniques sont publiques et sans restriction
d'accès ni de mise en œuvre.
Tableau de tri des Archiefselectielijst Retention schedule Tableau présentant les règles associées aux séries (d’archives)
archives ou aux dossiers afin de déterminer le délai durant lequel un
producteur (d’archives) devrait conserver ses documents
(d’archives), ainsi que la destination finale de ces documents
(d’archives) à l’issue de ce délai (conservation, tri ou
élimination).
TXT TXT TXT Format de Texte plat / Plat tekstbestand /
XML XML XML eXtensible Markup Language (ou langage de balisage extensible)
est un langage informatique de balisage générique. Le
consortium WWW (W3C), promoteur de standards favorisant
l'échange d'informations sur l'Internet, recommande la syntaxe
XML pour exprimer des langages de balisages spécifiques,
comme par exemples le XHTML, le SVG ou le XSLT. Son objectif
initial est de faciliter l'échange automatisé de contenus entre
systèmes d'informations hétérogènes (interopérabilité). Le
langage XML est une simplification de SGML dont il retient les
principes essentiels comme : la structure d'un document XML est
définissable et validable par un schéma, un document XML est
entièrement transformable dans un autre document XML.

51
 Annexe 4 - Standards, recommandations et directives sur l’archivage électronique et sur la gestion électronique des
documents (internationaux, européens et nationaux)

Abréviation Libellé Propriétés Portée Année Liens/Remarques

ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Norme ISO Internationale 2001 http://www.iso.org
Records management -- Part 1:
General
ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation -- Norme ISO Internationale 2001 http://www.iso.org
Records management -- Part 2:
Guidelines
ISO 14721:2003 Space data and information Norme ISO that specifies a Internationale 2003 http://www.iso.org
transfer systems -- Open archival reference model for an open
information system -- Reference archival information system
model (OAIS). The purpose is to
establish a system for
archiving information, both
digitalized and physical, with
an organizational scheme
composed of people who
accept the responsibility to
preserve information and make
it available to a designated
community.
ISO 22310:2006 Information and documentation -- Norme ISO Internationale 2006 http://www.iso.org
Guidelines for standards drafters
for stating records management
requirements in standards
ISO 23081-1:2006 Information and documentation -- Norme ISO Internationale 2006 http://www.iso.org
Records management processes --
Metadata for records -- Part 1:
Principles

52
Abréviation Libellé Propriétés Portée Année Liens/Remarques

ISO/NP TR 23081-2 Information and documentation -- Norme ISO Internationale - http://www.iso.org

Records management processes --
Metadata for records -- Part 2:
Implementation issues
Projet ISO 18509 Stockage à long terme des Norme ISO Internationale - http://www.iso.org
données dans les systèmes
informatiques.
OAIS Reference model for an Open Modèle conceptuel destiné à la Internationale 1999 http://www.rlg.org/en/page.php?P
Archival Information System gestion, à l'archivage et à la age_ID=3201
préservation à long terme de
documents numériques. OAIS
est devenu la norme ISO 14721
ICA Study 16 Guide du Conseil International des Manual reporting the work of Internationale 2005 http://www.ica.org/biblio/Study16
Archives pour la gestion des the ICA Committee on Current ENG_5_2.pdf
documents électroniques d'un Records in an Electronic
point de vue archivistique Environment
Dublin Core Metadata Dublin Core Metadata Initiative Internationale 1999
(màj
http://dublincore.org/documents/
Element Set: (fait l’objet d’une norme dces/
2006)
Reference Description internationale ISO 15836)
http://www.iso.org
(v. 1.1)
MoReq v.5.2.4 Model of Requirement for Norme européenne pour la Europe 2002 http://www.cornwell.co.uk/moreq
Management of Electronic Records gestion des documents .html
Traduction française novembre
électroniques 2004

MoReq2 v.1.02 Model of Requirement for Norme européenne pour la Europe 2008 http://www.moreq2.eu
Management of Electronic Records gestion des documents http://www.cornwell.co.uk/edrm/
moreq.asp
électroniques Traduction française en cours
AS 5090 Work Process Analysis for Norme australienne Australie 2003 http://www.saiglobal.com/PDFTem
Recordkeeping concernant ‘guidance on p/Previews/OSH/as/as5000/5000/5
090.pdf
undertaking work process
analysis

53
Abréviation Libellé Propriétés Portée Année Liens/Remarques

for recordkeeping purposes’

PROS 99/007 System Requirements for Norme australienne du’ Public Australie 2003
(vers. 2)
http://www.prov.vic.gov.au/vers/s
Archiving Electronic Records Record Office Victoria’ tandard/version2.htm

RKMS Recordskeeping Metadata Norme australienne qui Australie 1999 http://www.naa.gov.au/recordkee

Standard for Commonwealth ‘describes the metadata that ping/control/rkms/contents.html
Agencies the National Archives of
Australia recommends should
be captured in the
recordkeeping systems used by
Commonwealth government
agencies
ELAK Elektonischer Akt Norme de gestion Autriche 2001 http://www.elakimbund.at/
administrative informatisée
pour l'administration http://www.cio.gv.at/elektronisch
erAkt
autrichienne (en allemand)

Norme AF Z 42-013 Archivage électronique. Norme AFNOR France 2001 http://www.afnor.org

Recommandations relatives à la
conception et à l’exploitation de
systèmes informatiques en vue
d’assurer la conservation et
l’intégrité des documents stockés
dans ces systèmes
DOMEA Dokumentenmanagement und
Norme allemande de gestion Allemagne 2003 http://www.kbst.bund.de/
elecktronische Archivierung im IT-
administrative informatisée de (voir ‘English documents’)
gestürtzen Geschäftsgang l'administration fédérale
allemande
ADDMML Archives' Data Description and Norme norvégienne de Norvège 2003 http://www.arkivverket.no/
Manipulation Mark-up Langage description de documents
électroniques en rapport avec
NOARK. Se présente sous la
forme d'une DTD-XML.
54
Abréviation Libellé Propriétés Portée Année Liens/Remarques

ERMS-PRO (UK) Fonctionnal Requirements for Norme du Public Record Office Grande-
Bretagne
2002
(2ème éd)
http://www.pro.gov.uk/recordsma
Electronic Records Management (PRO) (la deuxième partie nagement/erecords/2002reqs/2002
requirementsfinal.pdf
Systems inclus une liste de
métadonnées)
US DoD 5015.2 Design Criteria Standard For Norme du département de la Etats-Unis 2002
(2ème éd)
http://www.dtic.mil/whs/directive
Electronic Records Management défense américain pour les s/corres/pdf/50152std_061902/p50
152s.pdf
Software Applications logiciels de ‘Records
management’

55
Annexe 5 – Législation sur les archives
(Texte coordonné officieux de la loi du 24 juin 1955 – MB du 12 août 1955 – modifiée par
la loi du 6 mai 2009 – MB du 10 mai 2009)

Article 1er - Les documents datant de plus de trente ans conservés par les tribunaux de l'ordre
judiciaire, le Conseil d'État, les administrations de l'État et les provinces et les établissements
publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative sont déposés - sauf
dispense régulièrement accordée - en bon état, ordonnées et accessibles aux Archives de l'État.
Les documents datant de plus de trente ans conservés par les communes et par les
établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance
administrative peuvent être déposés aux Archives de l'État.
Toutefois, en ce qui concerne les archives des communes, le dépôt est obligatoire lorsque
les dispositions de l'article 100 de la loi communale ne sont pas respectées.
Il pourra être procédé au versement aux Archives de l'État des documents ayant moins de
trente ans et ne présentant plus d'utilité administrative, à la demande des autorités publiques
auxquelles elles appartiennent.
Les archives appartenant à des particuliers, des sociétés ou des associations de droit
privé peuvent être également transférées aux Archives de l'État, à la demande des intéressés.
Le Roi détermine les modalités selon lesquelles s'opéreront ces versements et les conditions
dans lesquelles les autorités visées à l'alinéa 1er du présent article sont dispensées de déposer
leurs archives.

Article 2 - Les documents reposant aux Archives de l'État ne peuvent être détruits sans le
consentement des autorités responsables ou la société ou l’association de droit privé qui en a
opéré le transfert.

Article 3 - Les documents versés aux Archives de l'État en vertu de l'article 1er, alinéa 1er, sont
publics. Le Roi détermine les modalités selon lesquelles ils sont communiqués au public, entre
autre l’accès et le fonctionnement de la salle de lecture, les conditions matérielles qui limitent
l’accès aux documents et les conditions de reproduction.
Les expéditions ou extraits sont délivrés par les conservateurs des archives, signés par eux et
munis du sceau du dépôt; ils font ainsi foi en justice.

Article 4 – Le Roi détermine également les conditions dans lesquelles les documents reposant aux
Archives de l'État en vertu de l'article 1, alinéas 3 et 4, peuvent être consultés, entre autre
l’accès et le fonctionnement de la salle de lecture, les conditions matérielles qui limitent l’accès
aux documents et les conditions de reproduction.

Article 5 - Les autorités visées à l'article 1er, alinéas 1 et 2, ne pourront procéder à la destruction
de documents sans avoir obtenu l'autorisation de l'archiviste général du Royaume ou de ses
délégués.

Article 6 - Les documents détenus par les autorités visées à l'article 1er, alinéas 1 et 2, sont sous la
surveillance de l'archiviste général du Royaume ou de ses délégués.

Art. 6bis - Le Roi détermine la durée de la période transitoire et les conditions dans lesquelles le
versement des documents visés à l'article 1er, alinéa 1er, pourra être échelonné lors de l'entrée en
vigueur de la présente loi.

56
SOURCES

Bibliographie générale

Better access to electronic information for the citizen : The relationship between public
administration and archives services concerning electronic documents and records management,
Luxembourg : Office for Official Publications of the European Communities, Information Summary
on Archives (INSAR), 2001.

Jean-François Blanchette, Les Technologies de l'écrit électronique : Synthèse et évaluation

critique, in Les actes authentiques électroniques. Réflexion juridique prospective (s.l.d. Isabelle
de Lamberterie), Paris, La Documentation Française, 2001.

Filip Boudrez, Checklist voor de digitale archivaris, Digitale Archiveren : Richtlijn & Advies nr 8.,
Expertisecentrum DAVID, Antwerpen, 2005.

Filip Boudrez, Digitaal handtekeningen en archiefdocumenten, Antwerpen, 2005.

Filip Boudrez, Standaarden voor digitale archiefdocumenten, Expertisecentrum DAVID,

Antwerpen, 2005.

Marie-Anne Chabin, Le management de l’archive, Paris, Hermès, 2001.

Marie-Anne Chabin, Document trace et document source. La technologie numérique change-t-elle

la notion de document ?, in Revue I3 (Information – Interaction – Intelligence), volume 4,
n°1, juillet 2004, p. 141-157.

Jacques Chaumier, Document et numérisation. Enjeux techniques, culturels et sociaux, Paris,

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Carole Couture (sous la dir. de), Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Presses de
l’Université du Québec, Sainte-Foy, 2005.

Marilyn Deegan et Simon Tanner, Digital preservation, Facet, Londres, 2006

Catherine Dhérent, Françoise Banat-Berger, Christian Biard, Les archives électroniques : Manuel
pratique, Paris, Direction des Archives de France, 2002.

Digital Recordkeeping. Guidelines for creating, managing and preserving digital records, National
Archives of Australia, Exposure Draft, Mays 2004.

Jos Dumortier, Réflexions juridiques relatives à l’archivage numérique, in Numérisation de

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Carole Saulnier, Prolégomènes à la gestion des documents administratifs électroniques, in :

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Document numérique, vol. 8/2, 2004, pp.101-116.

60
 Liste des sites internet relatifs à l’archivage des documents électroniques (electronic recordkeeping) et à l’archivage des
documents bureautiques (classés par pays)

AUSTRALIE
NAA - National Archives of Australia (Electronic Recordkeeping) http://www.naa.gov.au/recordkeeping/default.html

The State Records of South Australia (Department for http://www.archives.sa.gov.au

Administrative and Information Services)
State Records New South Wales
(Electronic Recordkeeping) http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/erk/electronic.htm

(Policy on Electronic Messages as Records) http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/erk/polem/messag.htm

(Policy on Electronic Recordkeeping) http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/erk/polerk/erk-pol.htm

National Library of Australia : projet PADI (Preservation Access to http://www.nla.gov.au/padi/
Digital Information)
VERS : The Victorian Electronic Records Strategy http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/default.htm

BELGIQUE
AE/RA : Archives de l’Etat / Rijksarchief http://arch.arch.be

Projet DAVID : Stad Antwerpen http://www.expertisecentrumdavid.be/

Projet DISSCO : VUB-Archiefdienst, Section des Archives de l’ULB, Centre http://www.meteo.be/DISSCO/

d’Etudes et de Documentation Guerre et Sociétés Contemporaines (CEGES) et
Institut Royal Météoroligique (IRM)
VVDAB - Vlaamse vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en http://www.vvbad.be/
Documentatiewezen
AAFB – Association des archivistes francophones de Belgique http://www.archivistes.be

61
Het Archiefforum (cf. Pays-Bas) http://forum.archieven.org/index.php

KULeuven – Interdisciplinary Centre for Regulation and ICT (ICRI) http://www.icri.be

Projet Wallonline : Facultés Universitaires Notre-Dame de la Paix à Namur http://www.fundp.ac.be/recherche/projets/page_view/04925311

– Centre de recherche informatique et droit (CRID)
Union des Villes et Communes de Wallonie (espace e-communes / http://www.uvcw.be/articles/33,90,39,39,188.htm
bonnes pratiques pour la gestion des documents bureautiques)

CANADA

Bibliothèque et Archives nationales du Québec http://www.archivistes.qc.ca/

Bibliothèque & Archives Canada (gestion courrier électronique)

http://www.collectionscanada.ca/gestion-information/002/007002-
3005-f.html
Gouvernement de la Colombie-Britannique (Managing Government http://www.mser.gov.bc.ca/CIMB/policy/rim/5-13-01.txt
E-mail)
Ministère « Ressources naturelles – Canada » (gestion courrier http://www.nrcan.gc.ca/em-ce/em-f.htm
électronique)
Projet « InterPARES » : International Research on Permanent http://www.interpares.org
Authentic Records in Electronic Systems

EU
MoReq2 - Model Requirements for the Management of Electronic http://www.moreq2.eu
Records (norme)
MoReq - Model Requirements for the Management of Electronic http://www.cornwell.co.uk/moreq.html
Records (norme)
DLM-Forum (Electronic records) : forum soutenu par la http://www.dlm-network.org/
Commission européenne
DPE - Digital Preservation Europe : projet soutenu par le http://www.digitalpreservationeurope.eu/
programme IST de la Commission européenne

62
E-DOMEC- Electronic archiving and Document Management in the http://ec.europa.eu/transparency/edoc_management/index_fr.htm
European Commission

FRANCE
DAF - Direction des Archives France (archives électroniques) http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

AAF - Association des archivistes français (AAF) http://www.archivistes.org/

Groupe PIN : pérennisation de l’information numérique (soutenu http://vds.cnes.fr/pin/
par le Centre National d’Etudes Spatiales et l’association
ARISTOTE)
ADÈLE - Administration en ligne (standard d’échange de données https://www.ateliers.adele.gouv.fr/ministeres/projets_adele/a103_ar
pour l’archivage) chivage_elect/public/standard_d_echange_d/folder_contents

INTERNATIONAL
ISO - International Standard Organisation (normes) http://www.iso.org

ICA - Conseil International des Archives (normes, guides) : cf. http://www.ica.org

notamment la méthode DIRKS (mise en œuvre d’un système
d’archivage à l’usage des archivistes, guide n°16 de l’ICA)

United Nations ’Archives and Records Management section’ http://archives.un.org/unarms/

(managing electronic records & documents bureautiques as
records)
PIAF - Portail International Archivistique francophone (guides, http://www.piaf-archives.org/
manuels)
ARMA (not-for-profit professional association and the authority on http://www.arma.org/erecords/index.cfm
managing records and information – paper and electronic)
InterPARES (cf. supra rubrique Canada)

63
PAYS-BAS
Nationaal Archief (Digitale archivering) http://www.nationaalarchief.nl/
Digitale Duurzaamheid http://www.digitaleduurzaamheid.nl/home.cfm
Het Archiefforum (informations sur les Pays-Bas et sur la http://forum.archieven.org/index.php
Belgique)

UK
National Archives (anciennement Public Record Office) http://www.nationalarchives.gov.uk (rubrique ‘Electronic records management’)

Society of Archivists http://www.archives.org.uk/

DCC - Digital Curation Centre : The University of Edinburgh (Database http://www.dcc.ac.uk/
Research Group within the School of Informatics, AHRC Research Centre for
Studies in Intellectual Property and Technology Law, EDINA), National e-
Science Centre (Universities of Edinburgh and Glasgow), Humanities Advanced
Technology and Information Institute (HATII-University of Glasgow), UKOLN
(centre of expertise in digital information management-University of Bath),
Council for the Central Laboratory of the Research Councils (CCLRC-Rutherford
and Daresbury Laboratories)

USA
NARA - The National Archives and Records Administration http://www.archives.gov/ (rubrique « records management »)

SAA - Society of American Archivists http://www.archivists.org/

COSA - The Council of State Archivists http://www.statearchivists.org/

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