Office de la formation professionnelle

et de la promotion du travail
Direction de la Recherche et Ingénierie de formation

Secteur : Gestion et Commerce

Manuel de cours

M108 : Ecrits professionnels

1ère Année
Filière :

Gestion des
Entreprises
(Tronc commun)

Technicien spécialisé
Direction de la Recherche et L’Ingénierie de Formation
Bâtiment et Travaux Publics I Génie civil (Tronc commun)
Version : Janvier 2024
Métier et formation
22
 SOMMAIRE

PRESENTATION DU MODULE
INTRODUCTION
PARTIE I : LA COMMUNICATION ECRITE ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION
A. La communication interne
1) La communication descendante
2) La communication ascendante
3) La communication horizontale ou latérale
B. La communication externe
1) La communication institutionnelle
2) La communication commerciale

PARTIE II : LES DIFFERENTS TYPES DES ECRITS PROFESSIONNELS

CHAPITRE 1. Les objectifs et enjeux des écrits professionnels
A. Les objectifs des écrits professionnels
B. Les enjeux des écrits professionnels
CHAPITRE 2. Les différents types des écrits professionnels
A. La note
1) Les notes de service :
2) Les notes d’information :
3) Les notes de synthèse
B. La lettre
1) La lettre commerciale
2) La lettre administrative
2.1 La lettre en forme administrative
2.2 La lettre administrative en forme personnelle
C. Le compte rendu
1) Les objectifs et les enjeux du compte rendu :
2) La structure et les mentions
3) Deux types de compte-rendu :
3.1 Le compte rendu d’activité
3.2 Le compte rendu de réunion
4) Les différents plans du compte-rendu
4.1 Le compte rendu chronologique :
4.2 Le compte rendu synthétique :
4.3 Le compte rendu synoptique
D. Le rapport
1) Le schéma directeur de la rédaction du rapport
2) Les Plans ESPRI et DESC

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 E. Le procès-verbal (P.V)
1) Le caractère juridique du PV
2) La Comparaison entre le compte-rendu, le rapport et le procès-verbal

F. Le mail Professionnel
1) Les objectifs du mail :
2) La Structure du mail :

PARTIE III. LES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION DES ECRITS PROFESSIONNELS

CHAPITRE 1. Le style et les principes de la rédaction des écrits professionnels
A. Le respect de la voie hiérarchique
B. La responsabilité et l’absence de l’anonymat
C. La prudence et l’objectivité (utilisation du mode conditionnel)
D. La clarté et la précision
E. La courtoisie et la politesse
CHAPITRE 2. Les règles de la rédaction des écrits professionnels
A. Les étapes de la structuration d’un écrit professionnel :
B. La nature de l’objet
C. Le choix d’un plan
D. Les formules et les règles usuelles dans les écrits professionnels
1) Formules introductives
2) Formules pour exprimer une demande
3) Formules pour exposer des faits ou des arguments
4) Formules de conclusion
5) Formules de politesse
E. L’identité du destinataire et le choix des mots
F. Le choix des arguments
G. Le respect des règles de lisibilité
H. Le respect des règles de grammaire et d’orthographe
I. Le respect des règles de mise en forme
J. L’utilisation des logiciels de corrections

CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 3

 « Ceux qui écrivent comme ils parlent, quoiqu'ils parlent très bien, écrivent mal »
Comte de Buffon (Georges Louis Leclerc)

PRESENTATION DU MODULE
En entreprise le chiffres d’affaires, le climat social, la promotion des services et des produits, la visibilité
commerciale…dépendent des stratégies et des types de communication élaborés par la structure.
Selon les objectifs assignés par l’entreprise, cette dernière développe une communication externe et
une communication interne et chacune de ces communications a des écrits professionnels qui lui sont
propres.

Ce module a pour objectif d’initier les stagiaires à différencier entre les différents écrits professionnels
et aux règles générales de leur rédaction en soignant aussi bien la présentation (forme) que la
rédaction (fond).

Objectifs : à la fin de ce cours, le stagiaire sera capable de...

• Préparer ses écrits en définissant des objectifs, une cible et un format ;
• Structurer ses idées et hiérarchiser l’information ;
• Développer un raisonnement en utilisant des techniques rédactionnelles ;
• Adapter la rédaction de son texte en fonction du format choisi ;
• Effectuer une relecture efficace ;
• Travailler sa mise en page.

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 INTRODUCTION

Tout écrit professionnel nécessite sans cesse d’être réfléchi : écrire pour être compris, écrire pour
transmettre des informations, des idées, des ressentis. Néanmoins, rédiger un écrit pour un récepteur
nécessite de formaliser un texte explicite, de savoir organiser ses idées, structurer sa pensée. La
construction de l’écrit, l’usage qui en sera fait, a de fortes conséquences sur l’entreprise. L’écrit doit
être soigné tant sur la forme que sur le fond.

En effet, écrire un texte professionnel représente tout un art et des techniques, qui nécessitent une
bonne maîtrise de la langue dans laquelle on écrit et notamment, la maîtrise de la grammaire, la
conjugaison, le champ lexical… Ainsi, pour assurer que le message est bien passé, il faut choisir les
mots adéquats et les assembler de manière à former des phrases cohérentes et adaptées au lecteur
et à l’objectif de la situation de communication.

Le travail suivant est réparti en 3 grandes sections. D’abord, il serait judicieux de commencer par un
rappel des objectifs de la communication écrite tout en insistant sur l’importance de la circulation de
l’information. En fait, on ne peut parler des écrits professionnels sans insister sur les différents canaux
utilisés dans la communication interne et la communication externe.

Ensuite, une deuxième partie sera consacré aux différents types des écrits professionnels tout en
identifiant leurs caractéristiques, leurs objectifs et leurs enjeux.

Enfin, nous allons nous consacrer, dans cette dernière partie, aux règles de la rédaction des écrits
professionnels. En effet, une attention particulière sera focalisée sur la structure, le style et la syntaxe
qui facilitent la compréhension des messages véhiculés par les écrits professionnels.

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 5

 PARTIE I : LA COMMUNICATION ECRITE ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION
Avant d’aborder cette partie sur les enjeux et les caractéristiques des écrits professionnels, nous
devons situer ces derniers par rapport à la communication écrite dans l’entreprise.

En fait, la communication regroupe un ensemble de mécanismes et de moyens permettant la

transmission d’un message à l’aide d’un canal adapté. Pour l’entreprise, communiquer revêt une
importance capitale car il en va de son bon fonctionnement interne mais aussi de son image à l’externe.
La communication repose sur le respect d’un certain nombre de techniques.

La communication de l’entreprise vise à faciliter la circulation des données et des documents pour
permettre à chaque acteur, interne ou externe, de réaliser les attendus, en termes de travail, de
production, de partage…Ainsi, la communication a un enjeu de performance : plus la communication
est fluide et efficiente et mieux fonctionnera l’entreprise : à l’interne et notamment dans le cadre de
relations hiérarchiques , comme la transmission des consignes ou à l’externe, comme les relations
partenariales ou commerciales.

A. La communication interne

La communication interne regroupe l’ensemble des actions de communication qui ont lieu à l’intérieur
de l’entreprise et qui prennent appui sur des règles et des principes de communication (charte,
exigences comportementales, procédures...). Les actions de communication interne ont plusieurs
objectifs :

- elles permettent d’informer les membres de l’entreprise d’une décision prise par cette
dernière et pouvant avoir des conséquences sur l’organisation ;
- elles permettent de former les individus afin qu’ils puissent utiliser les outils adaptés aux
différentes situations de travail ;
- elles permettent la création d’une dynamique et le partage de valeurs tout en renforçant
l’implication des acteurs dans l’entreprise. On dit qu’elles favorisent alors la création d’une
culture d’entreprise.

Dans un souci de résumer les objectifs et les supports de la communication interne, nous pouvons les
schématiser de la sorte :

Objectifs Outils
Informer le personnel, donner des ordres ou La note
transmettre des consignes
Rendre compte d’un travail ou d’une réunion Le compte-rendu
Présenter une étude, aider dans la prise de décision Le rapport
Communiquer L’émail ou la lettre

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 6

 De plus, on distingue trois modes de circulation de la communication interne dans l’entreprise :

1) La communication descendante :
L’information circule du supérieur hiérarchique au subalterne :

Les outils utilisés :

Le journal interne, l‘affichage, les notes d’information, les

notes de service, les informations téléphoniques, vidéo,
email, SMS …

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 2) La communication ascendante :
L’information circule du subordonné au supérieur hiérarchique : écouter le personnel, faire
remonter ses problèmes…

Les outils utilisés :

Le compte rendu, le rapport, l’intranet, la note de synthèse,

l’émail, les réunions, la boîte à idées…

3) La communication horizontale ou latérale :

L’information circule entre individus de même niveau hiérarchique. C’est un échange égal à
égal entre différents acteurs ou services…

Les outils utilisés :

L’émail, l’intranet, le Chat, le SMS, le rapport, le compte

rendu…

B. La communication externe

La communication externe regroupe l’ensemble des moyens et outils mobilisés pour transmettre un
message à destination des partenaires extérieurs de l’entreprise. La communication externe a pour
objectif de véhiculer une image positive de l’entreprise auprès de ses partenaires. On distingue
généralement la communication institutionnelle de la communication commerciale.

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 1) La communication institutionnelle : est destinée à promouvoir l’entreprise dans son intégralité.
Son objectif est d’accroître la notoriété ou d’améliorer l’image de marque de l’entreprise.

Les outils utilisés :

Les journées portes ouvertes, au sponsoring, à la publicité

institutionnelle, le Web

2) La communication commerciale a pour objet la promotion des produits commercialisés

par l’entreprise. Son objectif est l’augmentation des ventes de l’entreprise.

Les outils utilisés

La presse écrite, les affiches publicitaires, la radio la télévision.
L’internet, les réseaux sociaux ou l'email marketing…

RETENIR

Communication Interne Communication Externe Communication Horizontale

Définition : Définition : Définition :
Action de communiquer à Action de communiquer avec les Action de communiquer entre les
l’intérieur de l’entreprise. partenaires extérieurs de acteurs et les services à l’intérieur
Objectifs : l’entreprise. de l’entreprises.
Informer le personnel de Objectifs : Objectifs :
l’entreprise, le motiver et Fidéliser les clients et prospecter Permettre aux interlocuteurs de
favoriser un climat social d’autres… discuter d'égal à égal, prend en
adéquat pour le rendement Public visé : compte l'avis des autres et favorise
Public visé : Clients, institutionnels, l’état, les la participation active du personnel.
Membres de l’entreprise et fournisseurs… Public visé :
associés. Outils : Membres de l’entreprise.
Outils : Lettre de commande, Email pour Outils :
La note, le compte rendu, le un devis, Circulaire… L’émail, l’intranet, le Chat, le SMS, le
rapport, la lettre, le mail… rapport, le compte rendu…

Communication Externe Institutionnelle Communication Externe Commerciale

Communication Externe qui permet à Communication qui porte sur la marque des
l’entreprise de valoriser son image produits et services proposés par l’entreprise

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 9

 Scanner pour visionner la vidéo

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 10

 PARTIE II : LES DIFFERENTS TYPES DES ECRITS PROFESSIONNELS

Avant de lister les écrits professionnels utilisés dans les échanges de l’entreprise, il est important de
souligner à la fois leurs objectifs et leurs enjeux

CHAPITRE 1. Les objectifs et enjeux des écrits professionnels

A. Les objectifs des écrits professionnels

L’écrit professionnel est tout document écrit, destiné à la communication et à l’échange entre acteurs
et partenaires de l’entreprise. Il est rédigé en toute connaissance du cadre juridique, méthodologique
et institutionnel dans lequel il est produit ; ceci permet de mieux réaliser la réaction et la transmission
d’informations.

Son objectif varie selon le type de document, le contexte dans lequel il est produit et selon le public
cible. Les objectifs peuvent être :

- La transmission des informations

- La résolution de problèmes
- La prise de décision
- La persuasion et la négociation
- La promotion…

Il est important de bien comprendre l'objectif d'un document avant de commencer à le rédiger afin de
s'assurer qu'il atteindra son but de manière efficace. Ci-joint un tableau qui montre le lien entre
l’objectif assigné, l’écrit adéquat et la situation de communication visée.

Objectif Ecrit professionnel Communication visée

Donner des instructions Une note d’instructions ou note Une note d’instructions
de service comptables peut être réutilisée
chaque année avec une légère
actualisation.

Rapporter des faits Un compte-rendu. Un compte-rendu de réunion

permet de retrouver le contenu
d’une réunion et de garder une
trace des décisions et des
débats.

Réaliser une réclamation Une lettre Pour une réclamation en

matière d’impôts, une lettre
recommandée avec accusé de
réception est nécessaire

Informer Un email Un envoi rapide pour plus de

réactivité

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 11

 B. Les enjeux des écrits professionnels

Toute entreprise implique dans son fonctionnement des moyens, des canaux et plus précisément des
écrits professionnels ayant pour missions de réaliser certains enjeux ; à savoir :

- Des enjeux identitaires : l’entreprise véhicule une image et dispose d’un statut qui est lié à la
fonction qu’elle occupe dans la société (économique, citoyenne, environnemental…)
- Des enjeux de performance et de compétitivité : les écrits facilitent l’organisation du travail
de l’entreprise et par conséquent participent à la production économique.
- Des enjeux juridiques ou contractuels : par les écrits professionnels, l’entreprise garde une
traçabilité de ses échanges avec le personnel et les partenaires. Dans le cas d’un litige, l’écrit
professionnel est considéré comme une preuve juridique.
- Des enjeux d’image : lorsqu’on écrit à son chef, son collaborateur ou encore à son client, on
transmet une image non seulement sur nous, mais aussi sur la qualité de notre travail. Il est
donc nécessaire d’apprendre à rédiger correctement et efficacement les écrits dans un cadre
professionnel.

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 12

 CHAPITRE 2. Les différents types des écrits professionnels

Il existe de nombreux types d'écrits professionnels ; à savoir la note de service, la note d’information,
la note administrative la note de synthèse, le rapport, le mail, la lettre, le compte-rendu, …chaque écrit
à ses fonctionnalités.

A. La note
La note est un écrit, très court qui traite une situation courante ;il est utilisé dans l’entreprise,
l’administration et l’association pour donner une information rapide et précise et fournir des détails à
une ou plusieurs personnes
Les notes transmettent un message concis et explicatif, mais diffèrent par leur caractère obligatoire
ou non, par leur objectif et par leur destinataire cible. Elles sont diffusées par support papier, émail,
intranet ou par affichage

Scanner pour visionner la vidéo

1) Les notes de service :

Ils transmettent ou rappelle des consignes, décrivent un processus, une procédure ou un changement.
Le message est suivi d’une mise en exécution datée à caractère obligatoire.

Par exemple : Procédure à suivre en cas d’incendie, nouvelles règles en matière de prise de congé.

La note de service doit impérativement faire apparaitre les éléments suivants :

- Rédiger dans un papier avec l’en-tête de l’organisme

- Préciser la nature du document : note de service
- Mettre un numéro de référencement : pour l’archivage
- Nommer l’émetteur : le service, le nom et prénom du signataire
- Identifier le ou les destinataires
- Préciser la date de création : c’est obligatoire, car la consigne ne peut s’appliquer qu’après
cette date
- Formuler clairement l’objet de la note
- Ne pas mettre de titre de civilité ou de formule de politesse
- Utiliser un style impersonnel, neutre et un ton impératif, mais courtois
- Ne jamais utiliser le conditionnel

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 13

 Un exemple de note service dans l’administration

Identification de l’écrit

- La nature du document : Note

de service
- Un numéro de référencement
qui permettra son archivage,
- L’émetteur (qui l’envoie),
- Le destinataire (à qui il est
destiné),
- La date de création,
- La signature et la fonction
- L’objet (la cause).

Un exemple de note de service dans une entreprise

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 14

 2) Les notes d’information : diffusent à une ou plusieurs personnes une information relative à la vie
de l’entreprise, de l’administration ou d’un service, un renseignement ou un message qui n’est
pas à caractère obligatoire. Par exemple : les horaires d’ouverture de la cafétéria, l’invitation à la
participation d’actions sportives.

La note d’information commence par les mentions suivantes :

- Rédiger dans un papier avec l’en-tête de l’organisme

- Préciser la nature du document : note d’information
- Nommer l’émetteur : le service, le nom et prénom du signataire
- Identifier le ou les destinataires
- Préciser la date de création : c’est obligatoire, car la consigne ne peut s’appliquer qu’après
cette date
- Formuler clairement l’objet de la note
- Ne pas mettre de titre de civilité ou de formule de politesse
- Utiliser un style impersonnel, et neutre

Note d’information

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 15

 Pour récapituler, cette illustration montre la différence entre une note de service et une note
d’information :

Réaliser exercice 1 et 2
(Voir GUIDE TP)

3) Les notes de synthèse

La note de synthèse est un écrit professionnel qui vise à résumer de manière synthétique et ordonnée
plusieurs documents, soit sous forme de texte, soit sous forme de représentations (schémas).
L’objectif de la note de synthèse est d’aider le responsable à prendre des décisions en lui épargnant
les détails et en résumant toute la documentation concernant le sujet étudié

L’objectif de la note de synthèse est donc de faire du gagner du temps au lecteur qui pourra s’y référer
pour avoir une vue d’ensemble sur l’intégralité des documents. Le rédacteur de la note de synthèse à
la possibilité d’inclure des avis personnels et par conséquent conduire la réflexion vers des solutions

Pour être efficace, la note de synthèse, en plus de comporter les mentions de la note d’informations
(voir ci-dessus), doit respecter les étapes du plan SPRI :

- S comme Situation : indiquer le contexte et les observations sur un sujet

- P comme Problème : citer la difficulté à résoudre
- R comme Résolution : avancer la solution au problème repéré
- I comme Information : donner les moyens de mettre en œuvre la résolution.

Réaliser exercice 3 (Voir GUIDE TP)

B. La lettre
1) La lettre commerciale (voir le module la correspondance commerciale)

RAPPEL : Dans ce chapitre, nous n’allons pas aborder la lettre commerciale car elle a déjà été traitée
dans le module La correspondance Commerciale. Nous allons nous consacrer à la lettre administrative

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 16

 et ses différentes formes. Néanmoins, nous présentons un exemple de lettre commerciale
accompagnée pr un tableau explicatif des différents éléments qui la constituent :

En-tête - Papier à en-tête, destinataire,

ville de départ et date,
- Objet,
- Éventuellement, références

Contenu - Plan, organisation des idées

dans un ordre logique
- Utilisation de mots de liaison

Signataire - Prénom Nom

- Fonction

Style - Rédaction soignée, précise

- Style clair et concis,
- Ton adapté
- Utilisation du “nous”
Remarques - Lettres types (fusion avec un
fichier de données)
- Présentation: respect de la
charte graphique
- (la norme Afnor n’est plus
utilisée)

2) La lettre administrative

La lettre administrative est un document dont l’expéditeur est une administration. Elle est considérée
comme étant l’un des supports principaux de l’image de marque et un vecteur d’informations et de
communication de base

L’Administration utilise deux types de lettres dans sa communication écrite : la lettre en forme
administrative et la lettre administrative en forme personnelle

2.1 La lettre en forme administrative

Cette lettre est réservée aux échanges de courriers entre services à l’intérieur d’une administration.
Elle est utilisée lors d’échanges entre les services publics d’Etat ou de collectivités territoriales :
départements, régions, communes, préfectures, offices…C’est une lettre interne au service public

• Exemple : Un directeur départemental des Territoires répond à une demande du préfet relative à
la mise en œuvre dans le département de la politique de développement des territoires ruraux.

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 17

 2.2 La lettre administrative en forme personnelle

Cette forme de lettre, dite « inter » est utilisée dans le cadre d’une correspondance externe entre
l’Administration et un usager, qu’il soit particulier, parlementaire, élu, société ou personnalité morale,
association ou syndicat professionnel, entreprise publique ou privée.

• Exemple : Un inspecteur de sécurité sanitaire des aliments répond à un restaurateur qui sollicite
une information quant à ses obligations en matière d’hygiène alimentaire.

Les mentions obligatoires figurant dans la lettre administrative sont :

• le timbre • les pièces jointes

• la date et le lieu • la suscription

• l'objet • la signature

• les références NB : la formule d’appel et la formule de

politesse existent que dans la lettre
administrative en forme personnelle

Les deux types de lettres sont utilisés par l’administration dans sa communication écrite et chaque
lettre à ses caractéristiques résumées dans le tableau ci-dessus En termes d’illustrations, ci-joint deux
modèles de ces lettres administratives.

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 18

 Les mentions obligatoires de chaque lettre administrative

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 19

 Canevas d’une lettre administrative en forme administrative

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 20

 Canevas d’une lettre administrative en forme personnelle

Réaliser exercice 4 et 5

(Voir GUIDE TP)

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 21

 • Le compte rendu

Le Compte rendu est un document qui restitue tout ou une partie du contenu d’une activité ou d’une
réunion. Le compte rendu demande de la part du rédacteur une neutralité et une objectivité lors de la
retranscription des propos. En effet, le rédacteur n'est que le rapporteur des propos émis.

1) Les objectifs et les enjeux du compte rendu :

Objectifs Enjeux
- Laisser des traces fidèles d’une réunion - Notifier les personnes présentes,
ou activité absentes ou excusées
- Etre clair, précis et avoir le souci du - Etablir une chronologie des débats et
détail des décisions
- Consigner des décisions - Permettre la continuité d’un projet sans
ambiguïté

OBJECTIFS D’UN COMPTE RENDU D’UNE REUNION

2) La structure et les mentions

Structure Mentions
- Les différents sujets traités doivent être - La date et l’ordre du jour
regroupés par sous-catégories - Les intervenants présents, absents, ou
- La conclusion répond aux différentes excusés et leur fonction
problématiques traitées, en reprenant - Les sujets traités
les même sous-parties - Les conclusions
- Les points en suspens : il est intéressant
de noter pourquoi ces points n’ont pu
être abordés (manque de données ou
absence de l’intervenant

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 22

 3) Deux types de compte-rendu :

Nous allons nous consacrer au compte rendu d’activité et au compte rendu de réunion, en précisant
qu’il existe trois méthodes pour produire trois comptes rendus de la même activité ou réunion ; à
savoir un compte rendu chronologique, synthétique ou synoptique.

3.1 Le compte rendu d’activité permet de transmettre à un supérieur hiérarchique l’état d’une action,
d’un problème ou d’une situation. Basé sur la consultation d’une documentation, la collecte
d’informations ou une enquête sur le terrain, il utilise un ton factuel. Le rapporteur a la possibilité de
mettre des commentaires ou propositions.

3.2 Le compte rendu de réunion est l’écrit le plus utilisé dans l’entreprise ou l’Administration. D’un
ton neutre et objectif, seront rapportés les échanges ; les idées sont inscrites en mentionnant les
personnes qui les ont exposées.

Tous les comptes rendus n’ont pas la même méthode ou la même forme. Ils varient de style et ne
contiennent pas tous autant de détails.

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 23

 4) Les différents plans du compte-rendu

Trois plans de compte redus seront présentés sous forme de tableaux récapitulatifs

4.1 Le compte rendu chronologique :

Description Objectifs
-Suit un plan linéaire -S’utilise lors des réunions pour lesquelles il est
-Synthétise et reconstruit les interventions indispensable de :
orales - informer sur les interventions individuelles
-Comporte le nom de l’intervenant en début de - présenter l’opinion de chacun sur le sujet
phrase : M. Alaoui affirme que, Mme Slaoui - mettre en valeur les positions individuelles :
suggère constatations, argumentations, accords…
-Donne la position de la personne par un verbe : - retranscrit environ 50% des propos émis lors de
désapprouve, propose, envisage… la réunion.
-Est rédigé à la troisième personne de singulier
du présent : il précise, elle déclare…

4.2 Le compte rendu synthétique :

Description Objectifs
-Synthétise et reconstruit l’ensemble des -Met en valeur les faits au détriment des
interventions sur un sujet. Le rédacteur fournit personnes
un travail de synthèse qui permet de faciliter la -Retranscrit environ 30% des propos émis lors de
lecture et l’assimilation des contenus. la réunion
-Privilégie deux types de plans
• Plan par catégories : il se focalise sur les
thèmes, ou
• Plan analytique : il s’intéresse aux faits
et constats, leurs causes, leurs
conséquences et les solutions
proposées.
-Elimine les noms des participants (sauf dans des
cas précis, par exemple une seule personne est
en désaccord avec la décision)
-Suit un plan thématique en utilisant les points
de l’ordre du jour.
-Rédige de manière impersonnelle. Par
exemple : « Lors de la réunion du 1er mars, il a
été constaté que… »

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 24

 4.3 Le compte rendu synoptique

Description Objectifs
-Se présente sous forme de tableau avec 3 ou 4 -Présente, par colonnes, les échanges
colonnes d’informations, les actions à entreprendre, les
-Suit un plan thématique décisions éventuellement prises
-Rédigé de manière très synthétique -donne une vision d’ensemble rapide
-Retranscrit environ 20% des propos émis lors de
la réunion

A titre d’exemple, nous allons présenter un compte rendu chronologique qui fera le sujet d’une
application.

Réaliser l’exercice 6

(Voir GUIDE TP)

• Le rapport

Le rapport est un document administratif, le rapport sert à préparer le futur en proposant une solution
à un problème. Il est en principe rédigé par un subordonné à l'attention d'une autorité supérieure
habilitée à prendre la décision. La présentation du rapport respecte la norme en vigueur dans
l’administration

Les caractéristiques du rapport :

- Le destinataire du rapport : Le rapport s'adresse le plus souvent à un responsable hiérarchique.

- Les mentions obligatoires : le timbre (le service, l’adresse, le téléphone, l’e-mail), la date,
l’objet, le ou les destinataires, les références (documents auxquels se réfère le rapport).
- Le rédacteur du rapport : Le rédacteur prend position puisqu'il va, par sa démonstration
argumentée, tenter de faire adhérer le destinataire au bien-fondé des idées émises et à la
solution proposée.

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 25

 1) Le schéma directeur de la rédaction du rapport

Pour la rédaction du rapport, le schéma directeur correspond aux grandes lignes suivantes :

- L’introduction annonce brièvement et clairement la question. Le rédacteur du rapport pose les

termes et les limites de la question qu'il va aborder.
- Le développement comprend en général trois parties : d’abord, l'exposé où sont énoncées les
données objectives, les faits, les procédures. Ensuite, l'examen, partie critique et constructive,
élément essentiel du rapport dont l'élaboration et la rédaction sont très importantes. L'examen
sera conduit comme un raisonnement mathématique à partir d'une argumentation rigoureuse.
Puis, les propositions découlent du raisonnement et de la démonstration.
- Enfin, la conclusion Clairement formulée, elle rappelle brièvement que la ou les solutions
proposées permettent de résoudre efficacement la question initiale, en proposant les
modalités de réalisation (coût, planification…)

2) Les Plans ESPRI et DESC

Pour rédiger cet écrit professionnel, deux plans se révèlent efficaces : le plan ESPRI et le plan DESC

Le plan ESPRI Le plan DESC

ES comme Exposé de la Situation D comme Description de la situation
P comme Problématique ou Problèmes soulevés E comme Expertise (point de vue du rédacteur
R comme Résolutions ou propositions sur la problématique soulevée par la situation)
I comme Informations sur les actions à S comme Suggestions (propositions d’actions)
entreprendre C comme Conclusion

Réaliser l’exercice 7

(Voir GUIDE TP)

Cependant, il existe différents types de rapport : le rapport d'accident, le rapport relatif aux résultats
d'enquête, le rapport de situation, le rapport de stage, le rapport de conseil d'administration, le
rapport d'activité, le rapport de jury…

Réaliser l’exercice 8

(Voir GUIDE TP)

• Le procès-verbal (P.V)
1) Le caractère juridique du PV

C’est un document administratif relatant officiellement ce qui a été dit ou fait dans une réunion, une
assemblée, etc. C’est le « compte rendu » formalisé d’une assemblée statutaire ou réglementaire qui
constitue alors une preuve, et de ce qui a été dit, et du respect des formalités obligatoires (quorum,

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 26

 majorité, notes…). Il est rédigé de façon rigoureuse selon des règles strictes. Son objectif est de servir
de référence, son rôle est de « faire foi ».

Le P.V. est obligatoirement rédigé après toutes les réunions « officielles », c'est-à-dire celles qui sont
prévues par des textes (réglementaires), ou pour relater les séances des instances ayant un pouvoir de
décision. Exemples : réunions des comités de pilotage, conseil d’administration, commissions diverses,
certaines assemblées…

Le P.V. est toujours signé du président et établi par un secrétaire ou une secrétaire de séance. Celui-ci
est désigné parmi les participants de la réunion et peut-être la/le secrétaire du président, invité(e)
pour l’occasion. Présentation type : Le secrétaire (de séance) (signature) Le président (signature) Pour
des réunions paritaires, un secrétaire adjoint, pour respecter la parité, est désigné par l’ensemble des
participants à la réunion. Il y aura donc 3 personnes qui signeront le procès-verbal.

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 27

 Ci-joint une trame d’un procès-verbal entant qu’illustration présentée ci-dessous

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 28

 2) La Comparaison entre le compte-rendu, le rapport et le procès-verbal

Dans un souci de synthétiser toutes les informations, il est important de schématiser les
caractéristiques via des tableaux comparatifs entre le compte rendu, le procès-verbal et le rapport :

Le rapport :
Le compte rendu : Le Procès-Verbal : Décrit, analyse les faits
Témoigne Atteste objectivement pour proposer
des améliorations.
Le compte rendu témoigne de façon Le procès-verbal atteste les faits par Le rapport analyse une situation
neutre. Qu’il s’agisse d’un compte la signature de toutes les parties et propose des solutions en toute
rendu d’accident, de réunion, de prenantes. objectivité.
visite, etc., un compte rendu est un C’est un acte dressé par une Le rapport peut être bref et se
document qui doit servir aux autorité compétente. Il constitue réduire à une simple lettre s’il
personnes qui n’ont pas été une preuve qui peut entraîner des porte sur un événement simple. Il
présentes. Elles doivent pouvoir conséquences juridiques et pourra peut être inversement un épais
effectuer leur travail sur la base de servir de référence en cas de litige document relié qui nécessite un
ce témoignage : ordonner pour la ultérieur. sommaire, des illustrations et des
hiérarchie, réaliser pour l’équipe Il peut cependant revêtir les mêmes annexes.
technique, fournir ou administrer formes que le compte rendu car,
pour les autres services. pour devenir un procès-verbal, il
suffit qu’un compte rendu soit muni
des signatures de toutes les parties
prenantes.

• Le mail Professionnel

Un email, mail ou courrier électronique est un message écrit électroniquement ; il est lu et envoyé
depuis une messagerie électronique. Il convient à toutes les communications qui n’exigent pas de
formalité particulière. C’est la raison de son large succès dans les entreprises et les administrations
entre les cadres, les salariés et les fonctionnaires.

Ces avantages sont variés : la communication est plus rapide qu’un courrier classique, le destinataire
pourra lire le message quand il sera disponible (communication asynchrone), et la possibilité de joindre
au message des documents numériques permet d’envoyer plusieurs documents bénéficiant de ces
mêmes avantages.

1) Les objectifs du mail :

- Multiplier les communications en temps réel quel que soit le nombre de correspondants
- Assurer, intégralement ou sélectivement, la traçabilité et le suivi des échanges
- Gérer la réception et la diffusion de l’information, en interne et en externe
- Archiver les données et les documents retenus

2) La Structure du mail :

En-tête automatique composé de :

- La date qui est indiquée par le logiciel

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 29

 - A : adresse du destinataire (on peut en mettre plusieurs si l’on veut), c’est à cette adresse que
le mail sera envoyé.
- De : Emetteur personne qui envoie le mail
- Cc : copie conforme permet de mettre en copie les destinataires qui ont besoin d'avoir
l'information : supérieurs hiérarchiques, personnel d’un service…Ces derniers ne sont pas
censés, en règle générale, répondre à l’e-mail mais seulement en prendre connaissance.
- Cci : Vous pouvez envoyer un e-mail à un grand nombre de destinataires tout en masquant à
chacun d'entre eux le nom des autres destinataires. Le champ Cci (Copie carbone invisible)
permet de respecter la vie privée de vos contacts c’est-à-dire de ne pas diffuser leurs adresses
e-mails sans leur consentement.
- L'objet d'un email est l'intitulé d'un message apparaissant dans la file d'attente des messages
du logiciel de messagerie électronique.
- Le corps du mail (ou plus simplement message), c’est la zone dans laquelle vous allez écrire
votre message.
- Il suffit de cliquer sur le bouton « envoyer » pour que votre email soit envoyé.
- Il suffit de cliquer sur le bouton « transférez » pour réexpédier un email reçu avec une ou
plusieurs personnes de votre choix
- Pour répondre : Cela se fait automatiquement (Re : apparaît dans l’objet).
- Des pièces jointes, ce sont des éléments supplémentaires comme des images, des vidéos ou
même des documents. Il suffit de cliquer sur le trombone dans votre email pour en ajouter
des emojis.
- Possibilité de modifier son texte pour le mettre en gras, le souligner ou le changer de couleur...
- La signature professionnelle consiste à décliner : Nom & prénom Fonction Nom de la société
N° de téléphone & fax
-

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 30

 Pour rédiger les courriels, il existe des formules types reprises dans les tableaux ci-dessous pour :

- Accuser réception
- Faire référence à un courriel/à une demande
- Se référer à quelque chose
- Dire qu’il y a une pièce jointe

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 31

 Ou pour : Fixer, modifier, confirmer ou annuler un rendez-vous

Réaliser l’exercice 9, 10 et 11

(Voir GUIDE TP)

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 32

 PARTIE III. LES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION DES ECRITS PROFESSIONNELS

L’écriture professionnelle acquiert des règles de préparation, de conception et de rédaction

rigoureuse. Elle exige donc une grande rigueur de forme et de fond et une connaissance claire des
règles de style, de vocabulaire approprié, de grammaire et d’orthographe

Chaque type d'écrit professionnel a son propre format et sa propre structure, ainsi que des attentes
spécifiques en termes de contenu et de style.

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 33

 CHAPITRE 1. Le style et les principes de la rédaction des écrits professionnels

Le style de rédaction des écrits professionnels est une façon de s'exprimer propre à l'administration
et à l’entreprise. Il utilise des mots, des formules et des tournures de phrases, en respectant certains
principes : Le respect de la hiérarchie, La responsabilité et l’absence de l’anonymat, La clarté et la
précision et La courtoisie et la politesse

A. Le respect de la voie hiérarchique

Le système de l’écriture professionnelle repose sur le respect de la hiérarchie qui s'exprime dans la
considération avec laquelle un subordonné s'adresse à un supérieur hiérarchique.

Ce respect se traduit essentiellement par certaines formules qui illustrent la relation entre l’émetteur
et le destinataire

Supérieur dispose > Subordonné Subordonné propose > Supérieur

Je (vous) fais savoir que… J’appelle votre attention sur…

J’attire votre attention sur… Je suggère que…

Je fais connaître à… Je sollicite…

Je suggère que… Je (vous) signale que…

Je sollicite… Je propose que…

Je prends acte Je suggère que…

Je prie de veiller à Je soumets à approbation

Je tiens à… Je rends compte de

J’ai l’honneur de vous demander de vouloir bien me J’ai l’honneur de vous prier de bien vouloir
faire tenir dans les meilleurs délais, le dossier m’accorder une permission d’absence

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 34

 B. La responsabilité et l’absence de l’anonymat :

Le courrier des fonctionnaires et des salariés engage leur responsabilité. L'anonymat est donc exclu
dans la rédaction des écrits ; toutes les lettres sont signées, le nom du signataire et le nom du rédacteur
sont toujours indiqués (dossier suivi par ...). C’est pourquoi, il est important de :

- Bannir les formules anonymes comme l’emploi des pronoms personnels « nous » et « on ».
- Employer le pronom personnel « je » qui traduit l’engagement de l’émetteur du message.
- Utiliser aussi la forme impersonnelle pour une plus grande objectivité de la rédaction : il
apparaît que... il convient de..., il y aura donc lieu de...
- Préférer les formules suivantes en cas d’incertitude : Il m’a été signalé que… Il a été porté à
ma connaissance… J’ai appris que… Je viens d’être saisi de… Il m’a été rapporté que… Mon
attention a été attirée sur… Il me revient que…
- Employer le conditionnel comme dans les formules suivantes : dans la mesure où cette plainte
serait fondée, des incidents se seraient produits

Réaliser l’exercice 1

(Voir GUIDE TP)

C. La prudence et l’objectivité (utilisation du mode conditionnel)

L’administration et l’entreprise doivent commettre le moins d’erreurs possible. Elles doivent aussi
utiliser des formules de prudence. Donc et en cas de doute, l’utilisation du conditionnel est conseillée :

- Il semblerait que…
- Des fautes auraient été commises lors…, dans…
- Sans vouloir préjuger de…
- Bien que…
- Il n’est pas impossible que…

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 35

 Le style rédactionnel est, en fait, un style neutre dont toute subjectivité est exclue. Pour rédiger avec
objectivité, il faut supprimer des écrits toute expression subjective, émotionnelle d'où l'emploi des
expressions telles que :

- J’ai le plaisir de… Il m’est agréable de… sont permises, mais on veillera à éviter toute
formulation excessive.
- Les expressions à caractère trop personnel, arbitraire, émotionnel ou sentimental sont à
écarter : admiration, joie, tristesse, espoir, impatience, bonne ou mauvaise humeur…
- La forme impersonnelle est également utilisée pour marquer une plus grande objectivité, mais
aussi pour ne pas révéler la source ou l'origine : « Il aura donc lieu de », « J’ai été saisi de, il a
été constaté, il m'a été signalé que ».

A retenir
Les écrits professionnels se rédigent en style impersonnel
Pour aider à la neutralité et à l’objectivité de ces écrits :

- On emploie le style impersonnel, c’est-à-dire que la première personne du singulier n’est

jamais utilisée.

- Le style impersonnel est un mélange de voix passive (« les choses agissent » plutôt que « j’ai
vu agir les choses ») et de style indirect (« l’action a été constatée » plutôt que « j’ai
constaté l’action »).

- Cela dit aucun mot n’est obligatoire ou interdit. Il faut employer les mots les plus précis
possibles en pensant qu’il faut aussi être compris par des collègues qui ne sont pas
spécialistes.

D. La clarté et la précision

L’écrit doit être précis et clair pour ne pas se prêter à des interprétations ou à des confusions de la part
des destinataires. En plus de la clarté et de la précision, d’autres critères d’une bonne rédaction
professionnelle sont abordés dans cette illustration

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 36

 Exemples d’usage de lexique professionnel :

A éviter : A utiliser
Votre lettre du 12 courant Les expressions Votre lettre du 12 novembre 2015 : la précision
désobligeantes, injurieuses ou péjoratives, du mois et de l'année est indispensable
appréciations sévères blessantes…

Les refus brutaux, les réponses choquantes et

négatives, les ordres secs ou trop impératifs
Je vous invite à faire la plus grande diligence : Dans l'attente d'une prompte réponse
langage dépassé
Par lettre susvisée : langage soutenu Par votre lettre en référence (référencée ci-
dessus)

Réaliser l’exercice 2

(Voir GUIDE TP)

E. La courtoisie et la politesse

La politesse et la courtoisie sont des qualités liées à l’écrit professionnel. A titre illustratif, ci-joint
quelques formules de politesse :

- Remplacer- « Nous savons que… » par « Vous savez que… »

- Remplacer- « Nous pensons / croyons / estimons que… » par « Vous conviendrez que… »
- Remplacer « Nous vous assurons que… » par « Soyez assuré que…
- Remplacer « Vous avez tort » par « Nous ne comprenons pas très bien votre point de vue.
- Remplacez « Votre prévision est fausse » par « Notre prévision ne correspond pas à la
vôtre » ou encore « Il semble que votre prévision soit quelque peu différente de la nôtre
»
Réaliser l’exercice 3
(Voir GUIDE TP)

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 37

 CHAPITRE 2. Les règles de la rédaction des écrits professionnels

Il faut entendre par « rédaction professionnelle » tous les documents, actes …que l’entreprise ou
l’administration publique produit et utilise dans ses relations avec ses propres institutions, organismes
qu’avec son environnement extérieur : citoyens, sociétés commerciales, industrielles, et autres
structures. Ces écrits respectent certaines règles de rédaction pour une structuration adéquate.

A. Les étapes de la structuration d’un écrit professionnel :

L’illustration suivante explique le schéma et les étapes que doit entreprendre chaque administrateur
ou salarié avant d’entamer la rédaction de l’écrit professionnel :

- Analyser l’objet
- Cibler le destinataire
- Structurer les idées selon un plan adéquat, et
- Transmettre le message.

La réalisation de ces étapes par l’élaboration de différents questionnements (voir l’illustration ci-
dessous).

Avant de rédiger un écrit professionnel, il convient de se poser les bonnes questions afin d’effectuer
une analyse pertinente du contexte, de l’objectif à atteindre, des enjeux, du registre de langue de
situation de communication. Pour cela, il faut appliquer une méthodologie qui permettra de produire
des écrits de qualité

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 38

 B. La nature de l’objet

L’objet est le texte que lira en premier le destinataire. Et pour cause, c’est la seule ligne qui attire en
premier lieu l’attention.

Il doit être explicite, clair et bref, en lien avec le but du courrier (informer, aviser, inviter, inciter le
destinataire à agir).

Il doit permettre à votre destinataire de tout de suite comprendre de quoi il s’agit.

L’écrit professionnel ne doit pas multiplier les objets et doit traiter une seule action ; à moins de vouloir
attirer l’attention sur d’autres faits.

Idéalement, l’objet est :

- Une phrase nominale (c’est-à-dire sans verbe conjugué).

- Une phrase sans article (un/une, le/la, les).

- Une phrase sans mots de liaison.

- Une phrase de 5 à 7 mots (un ou deux mots sont insuffisants).

- La formulation des objets ne doit pas être trop générique

Exemple : « Réunion » Il faut plutôt préciser sa nature : Réunion d’Organisation, Réunion de

service…

Autres exemples : « Candidature pour un stage », « Demande d’informations », « Compte

rendu de lecture.

Réaliser l’exercice 4

(Voir GUIDE TP)

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 39

 C. Le choix d’un plan

Pour être efficace, un texte professionnel doit être bien structuré et organisé autour d’un plan
d’écriture clair et cohérent. Tout document professionnel respecte un plan pour transmettre des
informations :

L'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée) et le

destinataire reformule le contenu de la demande, dans le cas d'une réponse et replace les informations
dans leur contexte. Le temps verbal utilisé est le passé. Lorsqu’on écrit une lettre, c’est souvent parce
qu’il s’est passé quelque chose avant : un courrier reçu, une rencontre, une visite, un entretien
téléphonique…

- J’ai bien reçu votre lettre m’informant …

- Nous accusons réception de...
- Vous nous avez fait part de …
- L’annonce parue dans le journal XXX (référence n° 12345) a retenu mon attention

Le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation pour décrire
la situation actuelle. Le temps verbal utilisé est le présent. C’est la situation du passé qui justifie que
l’on écrit la lettre maintenant :

- La facture n°1234 en date du XX n’est pas réglée

- Notre organisation présente également l’avantage de …
- Nous sommes surpris que les travaux ne soient pas commencés, alors que la date convenue…

La conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée
clairement. Le temps verbal utilisé est le futur. Cette partie fait état des conséquences à venir, de
souhaits à exprimer :

D. Les formules et les règles usuelles dans les écrits professionnels

On distingue différentes formules pour structurer l’écrit professionnel :

1. Formules introductives
✓ Formules introductives
✓ Faisant référence à un élément précédent :
- J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...
- Comme suite à votre lettre du..., à votre demande du...
- En réponse à votre lettre du..., à votre demande du...
- Par lettre du... Par lettre rappelée en référence...
- Conformément à la circulaire n°... du...
- Vous avez attiré mon attention sur... Vous avez bien voulu appeler mon attention, me
signaler...
- J'ai été saisi de... J'ai été tenu informé de... Vous m'avez signalé que...

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 40

 ✓ Ne faisant pas référence à un élément précédent :
- D'appeler votre attention sure...
- De vous informer de...
- De vous faire connaître que...
- La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure...
- Il a été porté à ma connaissance que...
- Il m'a été signalé que...
✓ Pour une correspondance adressée à un supérieur :
- De vous rendre compte...
- De vous faire parvenir...
- De vous exposer...
- De vous demander de bien vouloir...
✓ Pour une correspondance adressée à un égal ou un subordonné :
- De vous adresser...
- De vous rappeler...
- De vous demander de vouloir bien...
- De vous faire connaître que....

2. Formules pour exprimer une demande

- Je vous prie de bien vouloir... - Je vous serais obligé de bien vouloir
- Emploi des verbes : rendre compte de, exposer à, solliciter de, proposer de, prier de bien
vouloir (à un supérieur hiérarchique)
- Prendre l’attache de : prendre contact avec une personne pour obtenir son accord sur une
affaire (attache = approbation écrite)
- Laisser le soin de : ne peut être utilisé que par un supérieur
- Bien vouloir : idée de déférence, de courtoisie
- Être dans l’impossibilité de : est utilisé pour « ne pas pouvoir ».

3. Formules pour exposer des faits ou des arguments

✓ Formules d'exposition (termes précis) - ajouter - confirmer - considérer - constater - estimer
- noter - observer - préciser - rappeler - signaler - souligner Ces verbes sont souvent précédés
de : je me permets de, je crois devoir, je ne peux que...
✓ Formules d'exposition (termes plus souples) - prendre note - se trouver appelé à - il est
entendu que - ne pas douter que - ne pas ignorer que - ne pas manquer de
✓ Termes généraux - aborder un point - aboutir à une solution - abroger une loi - accéder à un
poste - accepter une solution - accorder une autorisation - ajourner une réunion - allouer une
indemnité - annuler une réunion - apprécier le bien-fondé de - appuyer une requête - assurer
la diffusion - attacher du prix à - confirmer les termes de - constater un fait - décider que -
délivre, une copie - différer la mise en application
✓ Formules pour introduire des paragraphes successifs : d’une part et d’autre part / en premier
lieu et en second lieu / sur le premier point et sur le second point / Tout d’abord s ensuite
enfin... Non seulement …mais, par ailleurs

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 41

 ✓ Formules ou expressions pour permettre la transition :
- Introduire une explication : A l’appui de, au cas où, dans l’hypothèse où, du point de vue de..
- Introduire une information complémentaire : notamment, par exemple, à ce sujet, à ce
propos…
- Introduire une opinion exprimant :
L’opposition Le temps La restriction La concession L’alternative

Mais, cependant, au fur et à Toutefois, Malgré, en dépit Ou, soit ... soit,
or, en revanche, mesure, dès néanmoins, mis de, quoique, bien tantôt ... tantôt,
alors que, maintenant, à part, ne ... que, que, alors que, ou ... ou, ou bien,
pourtant, par d'ores et en dehors de, quel que soit, seulement ...
contre, tandis déjà, sans hormis, à défaut même si, ce n'est mais encore, l'un
que, néanmoins, délai, sans de, excepté, pas que, certes, ... l'autre, d'un
au contraire, tarder sauf, bien sûr, côté ... de l'autre
pour sa part, uniquement, évidemment, il
d'un autre côté, simplement est vrai que,
en dépit de, toutefois
malgré, au lieu
de,

4. Formules de conclusion :

La formule de conclusion, bien que souvent négligée, est pourtant d'une importance capitale dans les
documents administratifs. Ci-joint quelques formules à utiliser.

-Formules de conclusion (locutions impersonnelles) - il convient de - il vous appartient de - il y

a lieu de - il est nécessaire, souhaitable, opportun de - il importe de.
- Formules de conclusion (locutions impératives) - décider que - demander que - convier à -
engager à - inviter à - prier de
- Formules de conclusion insistantes - attacher du prix à - prier de veiller à l'application - je vous
serais obligé de…
5. Formules de politesse

Les formules de politesse existent lorsque les lettres commencent par une formule d’appel et
notamment dans les lettres administratives à forme personnelle :
- En vous remerciant par avance de l'attention que vous voudrez bien prêter à ma
demande,
- -je vous prie d'agréer, Monsieur l'Inspecteur d'Académie, l'expression de ma
considération distinguée.
- Je vous prie d'agréer, Monsieur l'Inspecteur d'Académie, l'expression de ma haute
considération.
- Je vous prie d'agréer, Monsieur l'Inspecteur d'Académie, l'expression de ma très haute
considération (plus révérencieux)

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 42

 - Je vous prie d'agréer, Monsieur le Maire, l'expression de ma considération distinguée.
- Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération distinguée.
- Veuillez agréer, Monsieur l'Inspecteur d'Académie, l'expression de mes respectueuses
salutations.

Exemple de schéma récapitulatif des expressions de courtoisie :

Réaliser l’exercice 5, 6 et 7

(Voir GUIDE TP)

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 43

 E. L’identité du destinataire et le choix des mots

Il est nécessaire de tenir compte dans toute correspondance, du statut du destinataire de, sa position
dans la hiérarchie où il exerce. Ceci permettra de moduler le contenu, le style de rédaction et les
termes de l’exposé qui sera élaboré. Un langage et un ton seront choisis d’une manière adéquate et
appropriée.

En fait en fonction du récepteur, Le choix des mots et du langage en général leur évitera les termes
techniques, ainsi que les sigles non développés (sauf s’ils entrent dans le champ professionnel direct
de l’interlocuteur).

Réaliser l’exercice 8

(Voir GUIDE TP)

F. Le choix des arguments

Un argument permet de justifier une idée, de prouver son bien-fondé ou au contraire de la réfuter. Il
est la preuve que ce que l'on écrit est vrai et juste. Un argument peut être : - un fait ; - une opinion.
Cependant, pour prouver le bien-fondé de ses arguments, il faut faire la différence entre les faits et
les opinions.

- Le fait doit être rapporté tel qu’il est observé : donner des chiffres, des dates, des statistiques ;
alors qu’
- L’opinion est un avis, un jugement personnel que l'on s'est forgé sur une question ou un sujet
en discussion qui ne relève pas de la connaissance rationnelle.

Ce schéma ci-dessous reprend précisément cette différence, mais les deux relèvent de la stratégie
argumentative.

Pour développer une idée, justifier un fait, faire des recommandations, pour défendre une opinion,
l’émetteur commence par lister les arguments nécessaires à sa demande ou à sa réponse de natures
diverses selon les situations de communication. Ci-dessous le tableau de certains types d’arguments

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 44

 Réaliser l’exercice 9

(Voir GUIDE TP)

G. Le respect des règles de lisibilité

Un texte lisible est un texte dont la compréhension est aisée et immédiate pour le ou les lecteurs
auxquels le rédacteur s'adresse. Dès la première lecture, le lecteur comprend l'essentiel de la
communication. Ce n'est pas à lui de décoder le message. Le rédacteur doit choisir la simplicité afin de
rendre son écrit lisible. La lisibilité est rendue possible grâce à différentes techniques

- Ecrire des phrases courtes : utiliser une construction de phrase simple (sujet, verbe,
complément). En effet, les phrases courtes favorisent la lisibilité car le lecteur comprend ce
qu'il retient en mémoire immédiate

Réaliser l’exercice 10

(Voir GUIDE TP)

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 45

 - Exprimez une seule idée par phrase : mettre qu'une idée par phrase. Plusieurs idées amèneront
donc plusieurs phrases dans un même paragraphe.

Exemple : Votre organisme devait nous faire parvenir le formulaire sous 48 heures. Or, nous ne l'avons
toujours pas reçu, malgré notre demande. Il nous paraît donc légitime d'obtenir un délai de paiement.

- Respectez l'unité logique du texte : ne pas aller à la ligne après chaque phrase : la compréhension
du message sera difficile. Un paragraphe peut en effet contenir plusieurs idées, donc plusieurs
phrases.

Exemple

N'écrivez pas : Écrivez :

Par pli séparé, vous nous avez fait parvenir les Par pli séparé, vous nous avez fait parvenir les
documents demandés. documents demandés. Ceux-ci correspondent à
Ceux-ci correspondent à votre demande. Les votre demande et es récapitulatifs DVS et CF9
récapitulatifs DV5 et CF9 sont toutefois sont toutefois manquants.
manquants.

H. Le respect des règles de grammaire et d’orthographe

Le respect des règles de grammaire et d’orthographe permet de présenter un écrit clair et

compréhensible qui renforce la visée de la communication professionnelle et évitera les malentendus.
Ces règles comportent divers critères qu’il faut prendre en considération ; à savoir :

- Utiliser Les techniques d'allègement : Les lourdeurs sont souvent dues à l'emploi abusif des
propositions subordonnées, des propositions relatives des participes passés et des participes
présents. Il existe des procédés simples de remplacement qui permettent d'alléger le style des
écrits et d'éviter des répétitions inutiles.

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 46

 Exemples :

A éviter A utiliser pour alléger la phrase

Une idée qui n'est pas formellement exprimée Une idée implicite dans le rapport.
dans le rapport.

Ce directeur, qui respecte ses engagements, est Ce directeur, fidèle à ses engagements, est
apprécié de tous apprécié de tous.

Des réunions, qui engendrent des malentendus, Des réunions, sources de malentendus, sont à
sont à proscrire. proscrire.

Les idées qu'il a émises ont intéressé tous les Ses idées ont intéressé tous les participants.
participants.

Il a proposé qu'on ajourne la réunion. Il a proposé ajourner la réunion

Il croit qu'il est plus savant que vous. Il se croit plus savant que vous.

Lorsqu'il est arrivé, nous lui avons adressé un Lors de son arrivée, nous lui avons adressé un
message. message.

Ayant perdu toutes ses illusions, il a accepté de Déçu, il a accepté de travailler à ce poste.
travailler à ce poste.

Publier officiellement une loi. Promulguer une loi.

S'attribuer illégalement des pouvoirs. S'arroger des pouvoirs.

Réaliser l’exercice 11 et 12

(Voir GUIDE TP)

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 47

 - Supprimer des constructions nominales :

L'abus des constructions nominales alourdit les phrases inutilement et oblige à l'emploi de verbes
passe-partout comme : avoir; donner; effectuer; être; faire; mettre; procéder. La suppression des
constructions nominales rendra vos textes plus lisibles/

Exemple :

A éviter A utiliser

Avoir recours Recourir

Avoir par conséquence Causer

Avoir confiance Espérer, compter

Attacher de l’intérêt à Tenir à, s’intéresser à

Donner son accord, son assentiment Approuver, convenir

Donner lieu, naissance Causer, éveiller, susciter

Faire office de Obliger

statuer sur la fixation d'une date fixer, choisir, arrêter une date

Réaliser l’exercice 13

(Voir GUIDE TP)

- Eliminer les incorrections

Afin d'améliorer l’expression écrite, cette session permettra la prise de conscience du mot juste car
les incorrections nuisent à la qualité d'un message.

Les principales incorrections peuvent être répertoriées de la façon suivante :

- Les néologismes : inventer des termes nouveaux ; créer des mots nouveaux en les calquant
sur des expressions étrangères et donner un sens nouveau à un terme ancien.
- Exemple : background, mot anglais qui signifie arrière-plan, contexte, ou acquis, antécédents,
expérience, passé
- Les paronymes : Un paronyme est un mot proche d'un autre par le son, par la forme et par
son orthographe.
- Exemple : accident (événement fortuit qui a dans la plupart des cas une suite désagréable) et
incident (événement peu important)
- Les pléonasmes : Le pléonasme est la répétition de mots différents mais de sens proche. Il
n'ajoute rien à la force de l'expression et est donc superflu : il doit être supprimé.
- Exemple : un monopole exclusif : un monopole signifie seul, exclusif n'apporte rien
- Les barbarismes : Le barbarisme est une faute due à la détérioration du sens d'un mot.

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 48

 Exemple :

Réaliser l’exercice 14 et 15

(Voir GUIDE TP)

- Choisir le ton juste

Le ton indique la manière dont l'énonciateur transmet son message, ce qui est révélateur de son point
de vue, de son opinion. Dans la rédaction administrative et professionnelle, il est important d’adopter
un ton respectueux, mais ferme. Le ton affectif ou le ton péremptoire sont à éviter. On préférera des
formules courtoises telles que

Exemples :

A utiliser A éviter

Veuillez indiquer vos coordonnées sur votre Aucune demande ne sera traitée si les
demande afin que nous puissions vous coordonnées ne sont pas fournies.
répondre à

Nous vous remercions de remplir le formulaire Le formulaire doit nous être adressé une fois
et de nous l’adresser rempli par vos soins.

- Utiliser des formules positives

Dans le cadre de son action, l’entreprise est amenée à donner des ordres, des avis, des conseils, des
autorisations, etc. En conséquence, on privilégiera la forme affirmative et positive plutôt que les
formes négatives : la forme interrogative sera d’usage exceptionnel.

- Exemple du langage positif :

- Si vous réussissez l’examen écrit, vous pourrez obtenir votre permis plutôt que
- Si vous échouez à l’examen écrit, vous ne pourrez pas obtenir votre permis.

- Supprimer la redondance

La répétition des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est
involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les
redondances. Exemple d’expressions redondantes :

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 49

 Réaliser l’exercice 16

(Voir GUIDE TP)

- Utiliser la ponctuation

Les règles de ponctuation doivent être rigoureusement observées. Leur connaissance et leur maîtrise
permettront une lecture plus aisée des écrits. L'absence de signes de ponctuation rend un texte
incompréhensible.

Les principaux signes de ponctuation utilisés :

- Le point (.) : marque la fin d’une phrase. Il est suivi d’une majuscule ;
- Le point-virgule (;) : sépare et relie deux informations complémentaires, constituant deux phrases
ou deux groupes de mots ;
- La virgule (,) : sépare des mots ou des groupes de mots dans une même phrase ;
- Les deux points (:) : annoncent une explication, une énumération

Les signes de ponctuation à ne pas utiliser :

- Le point d’interrogation (?) : interrogation directe ;

Le point d’exclamation (!) : formulation d’un ressenti ;
Le point de suspension (…) : phrase en suspens, sous-entendus.

Réaliser l’exercice 17

(Voir GUIDE TP)

- Employer à bon escient les Majuscules

La ponctuation dans la correspondance professionnelle est essentielle pour structurer la phrase et la

rendre compréhensible. Elle amène donc plus de clarté, de confort pour le lecteur, et de qualité
d'écriture. On va résumer quelques utilisations de la majuscule :

- Aux titres de fonction, aux noms de dignités : Monsieur le Président, M. l’Ambassadeur

- A l'initiale du mot désignant le domaine traité par un ministère : Le ministère de l’Education
- A l'initiale du mot principal des noms d'organismes, d'associations de sociétés : le Conseil
municipal, la Cour des comptes

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 50

 - Aux différents termes d'une raison sociale ou des titres commerciaux : le Secrétaire Général,
le Directeur des Ressources Humaines

On propose un tableau récapitulatif de ces utilisations de la majuscule

Réaliser l’exercice 18

(Voir GUIDE TP)

- Respecter les règles de grammaire et d’orthographe

Les tableaux cités ci-dessous résument les différentes variables de grammaire et d’orthographe à
prendre en considération dans la rédaction professionnelle.

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 Tableau des règles orthographiques à respecter

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 Tableau des règles grammaticales à respecter

Réaliser les exercices 19, 20, 21, 22, 23 et 24

(Voir GUIDE TP)

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 I. Le respect des règles de mise en forme (Voir module Bureautique)

La mise en forme d’un texte consiste à appliquer des modifications sur l’apparence d’un texte : taille,
forme des caractères (police), épaisseur (gras), italique, souligné, couleur des caractères, couleur de
fond, etc. C’est une hiérarchie visuelle du texte.

- Police et taille de caractères : utiliser une police professionnelle et lisible, telle que Arial, Times
New Roman ou Calibri. Pour le corps du texte, une taille de police de 11 ou 12 points est
généralement recommandée
- Interligne : utiliser un interligne simple de 1,15 dans le corps du texte
- Marges : laisser des marges de 2,5 cm à 3,0 cm de chaque côté
- Alignement : Aligner le texte à gauche et utiliser aussi dans certains cas, l’alignement justifié
- Titres et sous titres : utiliser des titres en gras ou en italique pour montrer les différentes parties
traitées
- Utilisation des couleurs : choisir des couleurs d’une manière significative pour donner un sens au
texte. Normalement, dans un document professionnel, la préférence des couleurs neutres est
appréciable
- Puces et numéros : utiliser les puces et les numéros pour citer, structurer et résumer des
informations
- Choix du format du fichier : choisir un format précis du fichier selon l’objectif de son utilisation
(PDF, Word, Excel, Power Point…)

M108 : Ecrits professionnels - Gestion des Entreprises (Tronc commun) 54

 J. L’utilisation des logiciels de corrections (Voir module la correspondance commerciale)

Il existe plusieurs logiciels de correction que nous allons présenter brièvement, mais cela n’empêche
pas une relecture de l’écrit avant de le transmettre aux destinataires concernés :
Nous présentons 3 logiciels de corrections dans ce travail, sachant que ce contenu existe déjà et en
détail dans le module de la correspondance commerciale.

- Le logiciel Scribens

Il suffit de copier-coller son texte et de lancer l’analyse. Des couleurs indiquent le type de correction à
apporter.

- Le logiciel Antidote

Il corrige la grammaire, l’orthographe, la syntaxe, les accords, les pléonasmes. C’est un correcteur en
ligne très rigoureux et très fiable.

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 - Le logiciel Reverso

C’est un outil gratuit d’analyse de texte sur Internet, Il est assez performant sur l’orthographe et corrige
les fautes automatiquement.

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 CONCLUSION

L’importance des écrits professionnels est certaine dans la mesure où ils sont les piliers dans le monde
du travail. En effet cette importance se manifeste dans plusieurs fonctions qui aident à une circulation
efficace des informations.
1) Un écrit professionnel lisible, clair et structuré permet la transmission des messages, facilité la
collaboration et la prise de décision ;
2) Un écrit est une preuve juridique qui protège tous les collaborateurs lors d’un litige. Il permet
aussi de garder des traces des échanges professionnels ;
3) Un écrit professionnel et en respectant toutes les règles de lisibilité, garantie une notoriété et
une image professionnelle probante de l’entreprise.

Les compétences acquises dans la rédaction des écrits professionnels sont des atouts majeurs pour
réussir dans la vie professionnelle

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 BIBLIOGRAPHIE

Quelques ressources utiles en ligne :

Orthographe : http://www.projet-voltaire.fr/blog/

Synonymes et antonymes : http://www.synonymes.com/

Ponctuation : http://www.la-ponctuation.com/

Conjugaison des verbes : http://leconjugueur.lefigaro.fr/

https://maisondevallee.fr/images/documents/Atelier-traitement-de-texte-15-mai-2017.pdfOuvrages

Ouvrages de références

BRAHIC M. Mieux rédiger les écrits professionnels. Ed Eyrolles, Paris, 2008

CLERC Frédérique, 150 règles d’orthographe et 280 difficultés de la langue française, Autoédition, 2018

FAYET Michelle et NISHIMATA Aline, Savoir rédiger le courrier d’entreprise, Eyrolles, 2019

TAMISIER kathleen, Le nouvel Abécédaire des écrits professionnels, ED. EMS, 2020

BEAUFRETON Jean-Patrick, Les outils de la réussite, groupe Studyrama, 2022

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