Bloc 3 Gestion opérationnelle

Chapitre 2 : Etablir les

documents commerciaux et
suivre les opérations de
règlement

Sommaire
I. Le Devis

II. Le bon de commande

III. La facture

IV. Les obligations liées aux conditions générales de vente

V. La TVA

VI. Les différentes modalités de règlement

VII. L’enregistrement des flux

VIII. Comment en tant que fournisseur mettre un suivi efficace des règlements

IX. Le contrôle et le suivi des commandes clients

X. Les livraisons
I. Le devis
Le devis est une proposition commerciale de l’entreprise réalisée à la demande du client.
Il est utilisé pour les services non standardisés et comprend des données spécifiques à la
demande du client.
Il engage le vendeur sur le prix de la prestation ainsi que sur les délais prévus

Les éléments du devis

- La date du devis
- Le nom et l’adresse du fournisseur
- Le nom du client
- La date de début et la durée estimée de la
prestation
- Le décompte détaillé de chaque prestation en
quantité et en prix unitaire
- La somme globale à payer en TTC
- La durée de validité du devis

Les différentes mentions obligatoires

Mentions concernant l’identité de l’entreprise Dénomination et statut juridique (Sarl..SIREN (9)

SIRET (9+( ChiffresNIC)
Adresse du siège social et montant du capital
social)
Code APE (ou NAF) + N° identification de TVA
Mention concernant le destinataire (devis obligatoire à partir de 150€ et
date de livraison obligatoire à partir de 500€)

Un devis est valable même en l’absence de signature ( juillet 2021)

Les sanctions en cas de non respect de la législation

II. Le bon de commande
Le bon de commande est un document établi par le client qui matérialise son accord pour
l’achat des articles commandés et l’acceptation des conditions de vente.
Il n’est pas obligatoire mais est fortement recommandé lorsqu’il y a un décalage entre le
moment de l’accord et la réception de la marchandise, comme pour une commande par
Internet.

Les éléments du bon de commande

- L’identité du vendeur (sa dénomination sociale et coordonnées de l’entreprise)

- L’identité du client (nom et coordonnés de l’acheteur)
- Le numéro de commande et la date d’édition de la commande
- La description de la commande passée (identification des produits, quantité, prix
unitaires, hors taxes, taux de TVA)
- Le montant de la commande (total HT et TTC)
- Les conditions de livraison : date de livraison, conditions (franco de port, franco usine)
frais éventuels de livraison
- Les conditions de règlement, mode de paiement, délais, acompte, etc..
- Les conditions générales de vente

Les particularités du bon de commande

Le contrat de vente commerciale présente certaines particularités dans sa rédaction par

l’insertion de clauses particulières :
- Relatives aux produits et services vendus
- Relatives aux conditions de délivrances
- Relative aux transferts de propriété
- Relatives aux paiements

NB : Notions de transfert de propriété avec la clause de réserve de propriété et la clause de

transfert de risque (Elles sont dans la pratique indissociable et être a des moments distincts)

A savoir …

• Il existe des particularités d’exécution du contrat de vente

• Vente à distance (Internet, téléachat) : le client dispose d’un délai de rétractation de 14 jours (Comme
pour la vente en porte à porte).
• La vente avec arrhes : si l’entreprise renonce à exécuter le contrat après règlement d’arrhes du client,
elle devra lui payer 2 fois le montant des arrhes. Si le client se rétracte il perd les arrhes.
• La vente avec acompte : si le client ou l’entreprise se rétracter, l’acompte est un premier paiement à
valoir sur l’achat. Si vous renoncer à votre achat vous perdez non seulement votre acompte mais le
commerçant peut exiger des dommages et intérêts.
III. La facture
Une facture est un document qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou services.
Pour toute vente réalisée entre professionnels, une facture doit être obligatoirement établie et
éditée en deux exemplaires, conservés par chacune des parties. Elle doit être conservé 10 ans.
Elle est :

1. une pièce comptable par laquelle un créancier (généralement un fournisseur)

2. établissant une créance vis-à-vis d'un débiteur (le plus souvent son client)

3. en vue de déclencher le paiement d'une dette, soit le plus souvent se rétribuer de

la fourniture d'un bien ou de la prestation d'un service faite à ce client.

La facture est un document obligatoire : Les entreprises doivent établir une facture et la
transmettre au client (prestations ou services) si vente sup à 25 € en B2B, B2C ou si
versement d’un acompte.

• La facture dématérialisée : L’EDI (échange de données informatisée) permet de

dématérialiser la facture. L’archivage des documents reste obligatoire chez le client et
fournisseur et peut être numérique.
Pour la facture transmise par internet, le procédé de la signature électronique garantie
l’échange de données entre les parties.

Depuis 2020, la facture électronique est la règle pour toutes les entreprises.

Attention : Une fois émise on ne peut plus la modifier (en cas de retour de marchandise,
rabais, ristourne il faut éditer une facture d’avoir qui annulera partiellement ou totalement la
facture de doit).
Les éléments de la facture

Une facture, (« d’achat » ou « de vente »), est toujours structurée de la même façon :

UN ENTÊTE, avec :
1. L’origine : l’émetteur de la facture, soit le créancier,
2. Le destinataire, soit le client et donc débiteur,
3. La date et lieu de la facture,
4. La mention « DOIT » suivi du numéro de facture (pièce comptable).

LE CORPS DE LA FACTURE, avec :

1. La liste des produits vendus
2. Leur référence (codification propre au vendeur)
3. Leur quantité, prix unitaire HT et montant HT par produit (Q X PUHT)

LE PIED DE LA FACTURE, avec :

La décomposition des calculs qui formeront le prix de vente final TTC :
réductions de prix, frais de port et TVA inclus.
 vente réalisée entre professionnels, une facture doit être obligatoirement établie et éditée en 2
exemplaires, conservés par chacune des parties.
Une facture est :
1. une pièce comptable par laquelle un créancier (généralement un fournisseur),
2. établissant une créance vis-à-vis d'un débiteur (le plus souvent son client)
3. en vue de déclencher le paiement d'une dette, soit le plus souvent se rétribuer de la

La vérification de la facture d’achat

En tant que client, il est impératif, à la réception de chaque facture, de vérifier 3 points
essentiels avant
d’en déclencher le règlement :

Les frais de port et de transport

Les réductions de prix

Les taux de TVA

Le rapprochement du bon de commande et de la facture

À réception de la facture, tous ces contrôles doivent donc être réalisés:

 Contrôles quantitatifs : vérifier les quantités commandées et facturées par produit.

 Contrôles des différents taux de TVA qui peuvent figurer sur la même facture
suivant la nature desproduits.
 Contrôle des différents types de réductions de prix : appliqués en fonction des
termes et de la négociation au moment de la commande

La comparaison du bon de livraison et du bon de commande permet donc relever les

anomalies éventuelles pour les rectifier au plus vite avec le fournisseur.

Les frais de port et de transport

Différencier frais d’expédition et frais de port :

Frais d’expédition :
- Les frais de port (coût d’acheminement de la marchandise)
- Frais de préparation de la commande
- Frais d’emballage
- Frais de manutention

Les frais de transport :

3 types de frais existent :

- Franco de port : les frais sont à la charge du fournisseur
- Port dû : les frais sont payés par le client au moment de la livraison
- Port payé : les frais sont payés par le fournisseur puis facturés au client au moment de
la livraison

Frais de port et de transport sont assujettis à la TVA:

Les réductions de prix

S’effectue dans net ordre précis sur une facture :

- Remise : récompense la fidélité du client (négociation) ou en fonction de la quantité

commandée
- Rabais : compense une erreur, un retard ou un défaut qualitatif de la livraison
- Ristourne : Souvent en fin d’année sur le total du CA réalisé par le compte client
(on calcule le Net commercial = total après toutes ces réductions)
- Escompte : réduction financière accordée au client pour un paiement comptant
(On calcule le net financier)

Réduction en cascade
Cascade des réduction Exemple :

Prix Brut HT
Remise sur le prix Brut HT
Remise (%)

Net commercial 1
Rabais sur le Net commercial 1
Rabais (%)

Net commercial 2
Ristourne sur le Net commercial 2
Ristourne (%)

Net commercial 3 Escompte sur le Net commercial 3

Escompte (%)

Net financier

Frais de Port

Total HT

TVA 20%

Net TTC
IV. Les obligations liées aux conditions
générales de vente
III. La TVA
 Le coût de possession du stock correspond à l’ensemble des charges liées au
financement (coût de l’immobilisation financière), à la tenue des stocks
(assurances…) et aux risques sur stocks (dégâts, vol…)

Les différents états du stock

Pour définir une juste moyenne entre pas de stock et trop de stock, il faut pour chaque article définir
différents niveaux de stock :
Un stock maximum : quantité maximum à ne pas dépasser.
Un stock de sécurité « tampon » qu'il faut toujours avoir en réserve pour ne pas être en
"rupture de stock"
Un stock d'alerte (ou stock critique) indique qu'il faut immédiatement passer commande (car
il faut tenir compte des délais de livraison qui sont généralement de plusieurs semaines ...
pendant ce temps le stock continue à diminuer).
Un stock du jour (solde) est calculé à chaque entrée ou sortie de pièce du magasin :
Le stock minimum « de couverture » C’est la quantité en jour de consommation couvert par
le stock
Lors d'une entrée de marchandises (achats) : Solde du j + quantité d'entrée = nouveau solde du jour
Lors d'une sortie de marchandises (vente) : Solde du j - quantité de sortie = nouveau solde du jour
Les mouvements de stock
Pourquoi suivre les mouvements de stocks ?
- Eviter d’avoir trop de stock (argent immobilisé, risque d’obsolescence des articles ce qui
entraine une perte d’argent),
- Eviter les ruptures de stocks (pertes de chiffre d’affaires, très mauvaise image pour
l’enseigne).
Vocabulaire :
Stock initial (SI) : C’est le stock au début d’une période
Stock final (SF) : C’est le stock à la fin de la période
Stock minimum (SM) : C’est le stock correspondant aux ventes pendant les délais de livraison.
Stock de sécurité (SS) ou stock tampon : C’est une quantité de produit à avoir en stock en plus du
Stock minimum qui permet de faire face à un retard éventuel de livraison ou à des ventes
supplémentaires durant ce délai de livraison
Stock d’alerte : C’est le stock qui déclenche la commande. = Stock minimum + Stock de sécurité
*c’est aussi le Point de commande = Stock de Sécurité + Demande moyenne par période X délai de
réapprovisionnement)

Les outils de suivi

- La fiche de stock et le cadencier. Ce sont des documents sur lequel sont enregistrés les
informations se rapportant à une marchandise, depuis la commande au fournisseur jusqu’à la
vente au client.
- Aujourd’hui, les entreprises utilisent ces outils transposés sur matériel informatique pour un
gain de rapidité de traitement et d’efficacité
Les méthodes de gestion des stocks
Les différentes méthodes de gestion des gestion reposent sur le principe de la valorisarions
marchandises.
Valoriser est l’opération qui consiste à attribuer à un bien une valeur marchande. Elle se fait
toujours Hors taxe.

Il existe 3 méthodes de gestion des stocks / qui suivent 3 façons différentes de valoriser :
FIFO = PEPS (Premier Entré, Premier Sorti ou en anglais « Last In, First Out »)
LIFO (dernier entré, premier sorti ou en anglais « Last In, Last Out »)
CMUP (Coût Unitaire Moyen Pondéré) fin de période ou après chaque entrée

Le premier entré, premier sorti (PEPS) / (FIFO en anglais)

« First In, First Out » ou Premier Entré, Premier Sorti
- Utilisée partout en France et en particulier dans les petites entreprises car simple.
- La logique est d’ordre chronologique.
- Chaque produit unitaire dans le stock possède un prix d'achat fixé au moment de son ajout au
stock.
Définition :
Dans cette méthode, on ne calcule pas la moyenne de la valeur des stocks mais on différencie dans
la fiche de stock, les marchandises ayant des valeurs différentes.
Lors d’une entrée en stock d’une marchandise à une valeur différente, on ajoute une ligne avec cette
valeur de stock.
Lors d’une sortie, c’est d’abord le stock le plus ancien qui est retiré jusqu’à son épuisement puis on
passe au stock suivant si besoin

Avantages et inconvénients de FiFO/PEPS et LIFO

Exemple : évolution de la matière première Alpha lors du mois de septembre N

 -
Stock de départ au 01/09/N : 100 unités à 3,50 €
Entrées : 500 unités à 5,00 € le 05/09/N
500 unités à 6,01 € le 18/09/N
Sorties : 350 unités le 09/09/N
150 unités le 17/09/N
50 unités le 29/09/N
Le Coût Moyen Unitaire Pondéré en fin de période
On détermine une seule valeur pour tout le stock détenu et sorti. On réalise pour cela une moyenne
pondérée de la valeur du stock à la fin de la période en utilisant la formule suivante :

CMUP = Valeur de montant du stock initial + somme des montants de stock d’entrée
Quantité de stock initial + somme des quantités de stock entrant

Exemple :

Le coût Unitaire Moyen pondéré après chaque entrée (CUMP après chaque
entrée)

Les sorties sont évaluées au Coût Unitaire Moyen Pondéré (CUMP) des entrées, stock initial inclus. Il
est calculé en fin de période de la façon suivante :
Grâce au CUMP, nous pouvons calculer la valeur des sorties en fin de période:,
Valeur des sorties : CUMP X Quantité sorties
Attention à chaque nouvelle entrée, le CUMP change et doit se recalculer.
Avantage de la méthode : En cas de fluctuation des cours, les prix sont nivelés.
Inconvénient de la méthode : On évalue les sorties de stock qu'en fin de période.
Il s'agit de la Méthode la plus utilisée en France.

La méthode de calcul du CUMP après chaque entrée est du même principe que la
précédente sauf qu’il faut recalculer la valeur moyenne du stock après chaque entrée
en utilisant la formule ci-dessous :
 CMUP après chaque entrée = Valeur du montant du stock + valeur du montants de l’entrée
Quantité en stock + quantités de l’entrée

La valeur ainsi trouvée représente le prix unitaire des stocks suivants et des sorties jusqu’à la
prochaine entrée où il faudra à nouveau calculer un CMUP.

Exemple :

Exercice Calcul CUMP après chaque entrée

QUELLE EST LA VALEUR CUMP POUR LA SORTIE DES 2 UNITÉS
Sur une période donnée :
Stock initial Valeur de l’unité Entrée (pendant Valeur de l’unité Sorties (en fin de
(début de la période) période)
période)

10 unités 10 euros HT 3 unités 15 euros HT 2 unités

Valeur de l’unité : CUMP ????
CUMP = (10 x 10) + (3 x 15) = 145 = 11,15
10 + 3 = 13
Valeur des sorties = 2 CUMP : 2 x 11,15 = 22,30 euros HT
I. La surveillance des stocks
L’optimisation de l’entreposage
Deux principales méthodes existent :
La méthode de classification 20/80 (méthode de Pareto).
La méthode ABC
- La classe A regroupe 10 à 20 % des articles représentant environ 80 % de la valeur du stock.
- La classe B regroupe Ce groupe comprend 20 à 30 % des produits et représente environ 15 %
de la valeur du stock,
- La classe C englobe les articles restants (entre 60 et 75 % des références) dont la valeur est
d’environ 5 % et qui feront l’objet d’une moindre surveillance

La méthode 20/80
Dans cette méthode d’optimisation une part faible de référence (20%) représente la majorité de la
valeur du stock (80%). Ce qui signifie que 80% des stocks ne représente que 20% de la valeur des
stocks.
Ici, il faut mettre une surveillance particulière (vérification des risques de rupture des stocks,
démarque inconnue, surstockage.) sur les 20% qui représente l’essentiel de la valeur des stocks.
Les 80% des stocks restants qui ne représente que 20% de la valeur des stocks feront quant à eux
l’objet d’un suivi standard.
La méthode 20/80 de Vilfredo Pareto :
1. Classer de manière décroissante (plus important au moins important)les différentes références en
fonction de leur pourcentage de valeur
2. Calculer les valeurs relatives (en %) pour les parts de références et lesparts de valeurs.
3. Calculer le cumul décroissant de ces précédentes valeurs
4. Repérer les 20% qui génèrent 80% des valeurs

Exemple
La méthode ABC
Elle est inspirée de la méthode PARETO mais créé en plus une troisième catégorie.
Catégorie A : 10% des références qui génèrent 60% de la valeur du stock
Catégorie B : 30% des références qui génèrent 30% de la valeur du stock
Catégorie C : 60% des références qui génèrent 10% de la valeur du stock

Exemple