BTS Support à l’action managériale - Session 2025
ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS
FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION
Nom et prénom du candidat : PIRES Juliette
Numéro du candidat : Fiche descriptive numéro : 1
Conduire l'action administrative en appui aux
membres de l'entité
Conduire l'action administrative en gestionnaire
Compétence visée :
de dossier
✘ Contribuer à la pérennisation des processus
Rationaliser l'usage des ressources de l'entité
Intitulé de la mission : Création d’un suivi des Kits de Secours
Nom de l’organisation : SNCF Réseau
Durée et date de
Annuel – 2 jours
réalisation (1) :
Contexte international Oui ✘ Non
Descriptif de la mission
Contexte
SNCF Réseau est la branche de la SNCF s’occupant de la gestion de l’infrastructure ferroviaire
français. Depuis 2020, elle est l’une des 5 sociétés constituant la SNCF. En tant que
gestionnaire du réseau ferré national, SNCF Réseau commercialise l’accès au réseau, gère les
circulations (Voyageurs et Fret) et assure la maintenance des infrastructures et leur
développement.
Je travaille en tant qu’assistante administrative au sein du Pôle Technique de l’Infrapôle
Champagne Ardenne basé à Reims. Notre établissement est rattaché à la ZP NEN (Zone de
Production Nord Est Normandie) qui regroupe l’ensemble des établissements Maintenance et
Travaux (Infrapôles et Infralog) et Circulation (EIC) de la Normandie, des Hauts de France et du
Grand Est.
Le Pôle Technique qui est rattaché à la Direction de Production s’assure de la bonne
réalisation de la maintenance préventive et corrective de la Voie, des caténaires et de la
signalisation électrique et mécanique. Il s’occupe également d’organiser le passage d’engins de
surveillance sur la région des Ardennes à la Haute-Marne. Je travaille sous la tutelle du
Responsable du groupe Voie qui gère entre autres la maintenance des rails, l’organisation du
passage des trains meuleurs et engins lourds, etc.
Dans le cadre de ma mission, j’ai réalisé un suivi sur Excel des trousses de secours du Pôle
Technique et Investissement Travaux.
Objectifs
Les objectifs de cette mission sont dans un premier temps d’assurer une traçabilité des
ressources. Nous avons constaté que le suivi des trousses de secours est réalisé
sommairement et que la traçabilité était légère. Pour améliorer celle-ci, suite à la sollicitation de
mon responsable pour trouver une solution, j’ai choisi de mettre en place un suivi détaillé et
structuré sur Excel et de le partager sur une plateforme collaborative. Cela permet d'optimiser
les ressources ; cela évite les achats inutiles ou le gaspillage de matériel. Avec une bonne
gestion des trousses, on peut limiter aux besoins les frais médicaux ou les arrêts
maladies. Exemple : une simple brûlure soignée avec les produits disponibles dans la trousse
peut éviter une incapacité temporaire ou un congé médical.
Moyens et ressources
Pour réaliser cette mission, j’avais à disposition plusieurs moyens et ressources : Un
ordinateur portable avec un accès à internet, des logiciels bureautiques, une boîte mail.
Plan méthodologique
Pour commencer, j’ai vérifié sur le site interne dédié au suivi des EPI et de l’Outillage la date
de validité du contrôle des trousses de secours. Ce contrôle est à réaliser tous les ans. Pour
mon 1er contrôle j’ai donc consulté le site afin de connaître la période de contrôle.
Ensuite, 2 mois avant la date limite de contrôle, avec l’aide de mon tuteur, j’ai réservé les
véhicules sur 2 matinées, par pôles (Technique et Investissement Travaux) afin de les avoir à
disposition pour la vérification des trousses de secours.
Après vérification, j’ai fait l’inventaire des trousses de secours et j’ai réalisé le suivi sur Excel
afin de détailler le contenu des trousses de secours et les articles par véhicule, en précisant la
plaque d’immatriculation du véhicule, le numéro de la trousse, leur date de péremption et la
présence ou non des articles dans le Kit de secours ainsi que la date du contrôle. J’ai par
ailleurs ajouté plusieurs feuilles de calcul en fonction des années afin d’avoir une vision
annuelle.
J’ai également inclus des mises en forme conditionnelle pour notamment mettre en avant les
articles avec une date de péremption dépassée au moment de consulter le fichier. J’ai aussi
intégré des filtres pour faciliter la lecture et manipuler les données en fonction du besoin.
Un suivi des trousses de secours sur Excel permet une gestion efficace et traçable des
consommables et des vérifications périodiques. La classification par année, avec une feuille
dédiée pour chaque période, garantit une meilleure organisation, facilite les audits et permet
de suivre l’évolution des besoins.
J’ai ensuite partagé le fichier Excel sur le SharePoint du Pôle Technique et du Pôle
Investissement Travaux afin de permettre une visibilité et d’assurer le partage des informations
entre collaborateurs.
Les productions réalisées lors de cette mission sont :
-Un suivi des trousses de secours (Excel)
-Des courriels (Outlook)
Résultats
Cette mission m’a permis d’améliorer mes capacités à gérer un inventaire, à respecter des
échéances et à organiser des données en fonction du besoin. J’ai également pu développer
un esprit de vigilance en m’assurant que tout est en ordre et prêt en cas d’urgence. J’ai
également pu m’approprier davantage les outils bureautiques tels qu’Excel. J’ai également
pris en autonomie puisque j’ai réalisé cette mission du début à la fin.
Analyse
La mise en place d’un suivi des ressources permet à l’entreprise d’être en conformité avec les
textes réglementaires en vigueur et ainsi pouvoir démontrer lors d’audit que les ressources sont
à jour, en bon état et adaptées. Cela permet donc également d’assurer une traçabilité des
contrôles.
Grâce à cette mission j’ai compris l’importance de la rigueur pour réaliser un suivi ainsi qu’une
meilleure compréhension des normes et réglementations liées à la santé au travail. Au sein
de l’entreprise, toutes les ressources doivent pouvoir être tracées et recensées.
