COURS D’ORGANISATION D’UN EVENEMENT

Introduction générale
La notion d’organisation à plusieurs définitions. Dans le cadre de ce cours,
nous retiendrons 02 notions ; l’organisation est la capacité de planifier,
d’agencer, d’aménager, d’organiser. L’organisation est également la manière
dont une chose est conçue, organisée.
Un évènement est tout ce qui arrive. C’est un fait d’une importance
majeure et peut être heureux ou malheureux.
Chapitre I : Analyse de l’environnement et choix de la stratégie
Avant de se lancer dans l’organisation proprement dite d’un d’évènement,
l’organisateur devrait analyser les divers aspects dont ils auront la responsabilité
afin de clarifier les objectifs. Cette analyse peut être mentale ou écrite.
Cahier de charge : est un document détaillé qui décrit toutes les
spécifications, attentes, et exigences pour la réalisation d’un projet ou d’une
mission.
Évènement : est un rassemblement, une activité ou une action planifiée
et organisée dans le but précis qu’il soit professionnel, culturel, sportif, social ou
personnel.
I- L’analyse de l’environnement
Tout évènement se déroule dans un environnement qui peut être
complexe et varie d’un projet à un autre. Avant de commencer l’organisation
d’un évènement, le gestionnaire analysera da manière mineuse son
environnement et celui de son projet avant d’en comprendre les enjeux et les
contraintes potentielles.
L’environnement est l’ensemble des conditions naturelles et culturelles
qui peuvent agir sur le bon déroulement d’un évènement. L’environnement est
donc le milieu dans lequel se déroule un évènement.
Il existe principalement 03 types d’environnements :
 L’environnement culturel et social
Il ne s’agit qu’ici de la culture et des valeurs de la population
  L’environnement international et politique
Il renvoi au climat politique et le contexte légal ainsi qu’à la conjoncture
économique.
 L’environnement physique
Il englobe le climat, le sol, l’air, les technologies.
Bien que ces catégories englobent la majorité des évènements d’un projet,
il est de la responsabilité de l’organisateur de bien définir ceux de son
environnement.
II- Choix d’une stratégie
Il est primordial de définir vos envies et vos besoins de manière contrainte.
En d’autre terme vous devez mettre vos idées noir et blanc en réalité et de
manière bien structurées. Ainsi, le brief est le véritable point de départ de
l’ouverture d’un évènement.
Le brief est un document présentant les informations nécessaires à la
réalisation d’un travail, d’une opération. Le brief se construit comme un cahier
de charge et doit être le plus précis que possible.
La grille QQOQCCP est une méthode très simple pour classer le contexte
de votre future manifestation.
Elle se présente de la manière suivante :
Eléments Descriptions
Qui ? Qui est à l’origine du projet/l’évènement ; Quel est la cible
visée
Quoi ? Quel est l’évènement, le nom de l’évènement doit être suivi
d’une brève description
Où ? Où se déroule l’évènement, préciser le lieu, la ville et
l’adresse
Quand ? Quand aura-t-il lieu ? il faut préciser la date de début ainsi
que l’heure de fin.
Comment ? Quelle forme prendra-t-il ? Quelle sont les modalités de
participation ?
Combien ? Quel est le prix d’entrée ? Quelle est le nombre de convives
attendues ?
Pourquoi ? Quel est le but de l’évènement ?
 Chapitre II : La planification et le choix du type d’évènement
I- La planification
La planification de chaque activité, chaque projet doit être fait avec le plus
grand soin possible.
NB : le management d’un projet consiste à organiser le déroulement d’un
projet de A à Z de sa phase de conception à sa phase finale.
Il n’est pas aisé de tout faire seul, en réalité c’est même déconseillé car, le
risque d’omission est très élevé ; Dans ce cas, il faut dont monté une équipe
d’organisation et l’animée.
Monter une équipe d’organisation c’est sélectionner des personnes aptes
qui vont s’occupées de certaines taches spécifiques. Chaque personne disposera
donc d’un cahier de charge (liste de taches qu’une personne doit réaliser).
NB : animer une équipe d’organisation consiste à tenir des réunions de
mise au point et d’évaluation du niveau d’évolution de chaque membre de
l’équipe d’organisation dans la tâche qui lui a été confiée. Pour cela, il faut établit
un retro-planning c’est-à-dire un calendrier de toutes les taches a effectuées.
II- Le choix du type d’évènement
Il existe différents évènements et chacun d’eux n’as pas la même vocation.
Types Public visé Outils Objectifs et Risques et
d’évènements utilisés avantages inconvénients
Salon Professionnel, Exposant, Exposer les
Effets négatifs
Ex : SAGO grand public stand produits et
de
d’exposition services ; rassemblement
Contact direct
(incendie, vols,
avec la
agressions,
clientèle actes de
terrorismes) ;
risque lié à
l’accueil du
public
concurrent.
Congrès et Professionnel, Lieux et Discussion sur Faible
conventions dirigeants élus matériels de un thème implication des
sonorisation, précis ; acteurs ;
documents
 et supports Rassembleme Résultat
d’analyse et nt de difficilement
de recherche professionnel mesurable
Festival Grands public, Matériel de Manifestation Effet négatif de
Ex : FAFE, entreprise, spectacle à caractère rassemblement
NGON association, client musical, festif ; ;
culturel, Création
artistique ou rapide de la
de loisirs notoriété
Séminaire Professionnel, Documents Méthode de Non présence
partenaire, client, administratif suivi et du public
fournisseur s, légaux, d’analyse des espérer
données activités,
chiffrées contact avec
précis, les différents
acteurs
Financement Clients et Matériel Convaincre Faible impact
d’un projet partenaires cibles, d’exposition l’audience, sur la cible¨
entreprises, valorisation de
associations l’image par la
créativité
Soirée festive, Tout public Matériel et Maintien de L’accueil doit
remise de prix technique l’image de être
d’organisatio l’évènement irréprochable.
n d’un
évènement

Chapitre III : La logistique et le transport

Dans la gestion d’un évènement, la logistique et le transport jouent un rôle
essentiel pour assurer que tout le matériel, les fournitures, les équipements et
les personnes arrivent au bon endroit, au bon moment et dans les meilleures
conditions possibles.
La logistique
Dans la gestion d’un évènement, la logistique désigne l’ensemble des
opérations nécessaires pour planifier, organiser et coordonner les ressources
matérielles, humaines et techniques afin de garantir le bon déroulement de
l’évènement. Cela inclus tout ce qui concerne la mise en place, le suivi et le
contrôle des éléments matériels et humains pour atteindre les objectifs de
l’évènement.
Le transport concerne le matériel, les participants, la marchandise
A- Les types de logistique
Nous avons :
 La logistique d’installation
Elle concerne la préparation du lieu de l’évènement, incluant la mise en
place des équipements (scène, sonorisation, éclairage, mobilier, stands…) et la
gestion de l’espace. Cette logistique implique souvent des prestataires
spécialisés qui installent le matériel et vérifient son bon fonctionnement.
 La logistique des flux
Elle porte sur la gestion des déplacements et de la circulation des
personnes, des équipes et du matériel pendant l’évènement. Cela inclut
l’organisation des entrées sorties, les zones de passage, les files d’attente et les
points d’accès. Ce type de logistique est très cruciale pour éviter embouteillages,
garantir une bonne circulation et facilite la sécurité.
 La logistique de restauration
Elle inclut la gestion des repas, des boissons et la collation pour les
participants et les équipes. Cela implique la planification des livraisons, le
stockage des produits alimentaires et la coordination des équipes de service.
 La logistique de sécurité
Elle consiste à assurer la sécurité des participants, des équipes et des
équipements en place. Cela implique le contrôle d’accès, la coordination avec les
agents de sécurité et la préparation des plans d’évacuations en cas d’urgence.
 La logistique de transport
Elle concerne le transport des équipements, des participants et des
équipes vers le lieu de l’évènement et en retour. Cela inclut la coordination des
véhicules et la planification pour éviter les retards.
 La logistique et le transport sont des éléments clés dans la réussite d’un
évènement, assurant que tout le nécessaire arrive en temps voulu et est prêt à
être utilisé efficacement pour une expérience fluide.
Chapitre IV : Les relation avec les medias
Gérer la relation avec les medias lors de l’organisation d’un évènement est
essentiel pour garantir une couverture médiatique positive et renforcer la
visibilité de l’évènement.
Media : ‘est un moyen de communication permettant de diffuser
l’information à un large public.
Couverture médiatique : c’est l’exposition d’un évènement dans les
medias
Dossier de presse : c’est un document de communication regroupant des
informations détaillées sur un évènement, un produit, une entreprise ou une
personne
Interview : c’est un échange au cours duquel un intervieweur pose des
questions à une personne (interviewé) en vue de recueillir des informations.
Rôle des medias dans la promotion d’un évènement
 Diffuser une information
 Augmenter la notoriété
 Renforcement de la crédibilité : la présence des medias de confiance sur
la toile peut rassurer le public et convaincre des partenaires potentiels à
associer pour l’évènement
 Les interactions avec le public
Voici quelques éléments clés pour une bonne gestion avec les medias lors
de l’organisation :
1- Élaborer un plan de communication
 Définir les objectifs de la couverture médiatique ; quels messages
souhaitez-vous transmettre ? quelles images voulez-vous véhiculer ?
 Identifiez les medias cibles : presse écrite, radio, télévision, medias
sociaux, etc.
 Créer un calendrier de communication : planifiez les moments clés pour
constater les medias (lancement, suivi, rappel, post-évènement).
2- Rédiger un dossier et un communiqué de presse
 Rédigez un dossier de presse contenant toutes les informations
importantes (objectifs de l’évènement, programme, intervenants,
informations pratiques).
  Préparez un communiqué de presse clair, concis et engageant pour
annoncer l’évènement, en y incluant un titre accrocheur et les éléments
essentiels en début de texte.
3- Etablir des contacts personnalisés
 Contactez directement les journalistes qui couvrent des sujets en lien avec
votre évènement pour une approche personnalisée.
 Entretenez une relation de confiance avec eux en restant réactif et en
fournissant des informations pertinentes.

4- Proposez des opportunités exclusives

 Organisez des interviews exclusives avec des intervenants clés de
l’évènement.
 Offrez des accréditations pour l’évènement ou des accès VIP aux
journalistes ou aux invités.

5- Préparez des porte- parole et le service medias

 Formez vos porte-parole pour qu’ils maitrisent le message à véhiculer et
sachent répondre aux questions des journalistes.
 Mettez en place un service medias pour assurer un accueil dédié aux
journalistes sur place et faciliter leurs interviews ou reportages.

6- Gérer les réseaux sociaux et le suivi

 Utilisez les réseaux sociaux pour renforcer la visibilité de l’évènement.
 Apres l’évènement, partager les retombées médiatiques et remerciez les
medias pour leur couverture, ce qui renforcera vos relations pour les
futurs évènements.
En appliquant ces stratégies, vous pourrez créer une relation de confiance
et de réciprocité avec les medias, renforçant ainsi l’impact de votre évènement.
Chapitre V : La prévision et la gestion des couts
La prévision et la gestion des couts sont des aspects essentiels dans la
réussite d’un évènement, car elles permettent de respecter le budget et d’éviter
les déplacements.
La prévision : c’est l’anticipation et l’estimation des données ou des
évènements futurs à partir de l’analyse et des outils statistiques.
La gestion des couts : c’est l’ensemble des processus visant à estimer,
contrôler et optimiser les dépenses d’un projet ou d’une activité pour respecter
le Dubet alloué.
Le cout : il désigne le montant des ressources financières, humaines et
matérielles dépensées pour réaliser une activité, un service.
Budget prévisionnel : c’est un document financier qui établit des recettes
et les dépenses prévues pour un projet sur une période donnée.
Marketing : c’est l’ensemble des actions et stratégies visant à comprendre
les besoins des consommateurs, à promouvoir et vendre des produits, et à
fidéliser les clients.
Rentabilité : la rentabilité mesure la capacité qu’un projet ou d’un
investissement à générer un profit par rapport aux ressources investies.
Efficacité : l’efficacité se réfère à l’atteinte des objectifs fixés. Une action
est dite efficace si elle produit des résultats escomptés, indépendamment des
ressources utilisées.
Efficience : c’est la capacité à atteindre les objectifs en utilisant le moins
de ressources possible (temps, argent, énergie)
Stratégie : c’est le plan d’action élaboré pour atteindre des objectifs
spécifiques.
Rôle de la prévision et de la gestion des couts
 Anticiper les besoins et les ressources
 Réduire les risques et les incertitudes
 Faciliter la prise de décision
 Contrôler les dépenses
 Optimiser l’utilisation des ressources : elle aide à allouer les ressources
de manière efficace pour maximiser la rentabilité et l’efficience
  Assurer la rentabilité

1- Etablir un budget prévisionnel

Il faut :
Lister tous les postes de dépenses : location du lieu, matériel, traiteur,
personnel, sécurité, logistique, marketing etc.
Estimer les couts de chaque poste en obtenant des devis ou en s’appuyant
sur les données d’évènements passés pour anticiper les dépenses.
2- Prévoir une marge de sécurité
Cette marge permet de gérer les fluctuations de prix ou des besoins de
dernière minute sans affecter l’ensemble du budget.
3- Négocier avec les prestataires
Comparer plusieurs devis pour chaque poste et négocier les tarifs.
Rechercher des partenaires qui pourraient fournir certains services
gratuitement ou à des prix réduit en échange de leur visibilité.
4- Gérer le suivi des dépenses en temps réel
Utilisez une feuille de calcul pour suivre les dépenses par postes et
comparer les dépenses réelles au budget prévu.
Effectuer des points réguliers (réunions, le suivi) pour réajuster le budget
en fonction de l’évolution des dépenses et des entrées financières.
5- Optimiser les ressources internes
Impliquer les équipes internes pour certaines taches afin de limiter les
couts externes (communication logistique, accueil).
6- Analyser les couts et les retours de l’évènement
Une fois l’évènement terminé, réalisé un bilan des dépenses pour
identifier les postes où des économies auraient dû être faites.
Evaluer le retour sur investissement en comparant les couts totaux avec
les bénéfices générés (directs et indirects) par l’évènement, comme la visibilité
accrue ou les nouveaux partenariats.
 7- Apprendre des évènements précédents
Utilisez l’analyse des couts des évènements passés pour faciliter la
prévision et identifier les sources d’économies potentielles.
En suivant ces étapes, vous pourrez planifier et ajuster votre budget de
manière proactive, optimiser les dépenses et maximiser le rendement de votre
évènement.
Chapitre VI : L’évaluation des résultats
L’évaluation des résultats dans la gestion d’un évènement consiste à
analyser et mesurer l’efficacité et le succès d’un évènement, en fonction des
objectifs fixés en amont. Elle permet de déterminer ce qui a bien fonctionné, ce
qui doit être amélioré, et si l’évènement a atteint ses buts, comme la satisfaction
des participants, le retour sur investissement, ou l’impact de la communication.
Feedback : encore appelé rétroaction désigne le processus par lequel une
personne reçoit un retour d’information sur ces actions (il peut être positif ou
négatif).
Résultat : c’est la conséquence, les effets ou les produits d’une action.
Evaluation des résultats : c’est le processus de mesure, d’analyse de
l’efficacité et de l’impact d’une action, d’un projet en fonction des objectifs
initialement fixés.
Retour sur investissement : est un indicateur financier qui mesure la
rentabilité d’un investissement. Il représente le rapport entre le gain ou la perte
générée par cet investissement et le montant initial investi.
Rôle de l’évaluation des résultats
 Mesurer l’efficacité : es ce que les objectifs ont été atteints
 Identifier les résultats et les points d’amélioration
 Justifier les décisions et les investissements
 Améliorer les stratégies futures
Pour évaluer un évènement, il faut :
Définir les indicateurs de performance
Avant l’évènement, il est essentiel de définir les critères de succès. Par
exemple, le nombre de participants, les revenus générés, la satisfaction des
participants.
 La collecte des données
Pendant et après l’évènement, collecter les informations nécessaires
(enquêtes de satisfaction, données financières, feedback des parties prenantes)
  Analyser les résultats
Il s’agit de comparer les données collectées aux objectifs initiaux pour
évaluer la performance. Cela permet de voir si les résultats sont conformes aux
attentes.
 Le retour d’expérience
Organiser une réunion post-évènement pour examiner les points positifs
et les améliorations possibles.
 Le rapport final
Rédiger un rapport d’évaluation qui détaille les résultats de l’évènement
et proposer des recommandations pour des évènements futurs.
L’évaluation des résultats est essentielle pour organiser la gestion des
futurs évènements, améliorer la satisfaction des participants, et justifier
l’investissement des parties prenantes.
 Pour mieux assoir cet objectif dans l’organisation d’un évènement, nous
allons procédez à des exposés par module.
MODULE : Définition des objectifs et du type d’évènement
 Quel est le but : promotion, célébration, collecte des fonds,
sensibilisation…
 Qui est le public cible
 Quel type d’évènement : conférence, séminaire, salon, cérémonie faible,
mariage
MODULE : Budget prévisionnel
 Listez toutes les dépenses : location de salle, traiteur, animations,
logistique, communication
 Prévoyez une marge pour les imprévus
 Recherchez des sponsors ou partenaires pour alléger les dépenses, les
couts
MODULE : Choix de la date et du lieu
 Sélectionnez une date qui convient aux participants et évitez les périodes
de vacances ou d’événements concurrents
 Réservez un lieu adapté à la taille du public et à la nature de l’événement :
facilité d’accès, parking
MODULE : Planification des activités et du programme
 Elaborez un planning détaillé de l’évènement avec horaires et
interventions
 Organisez les animations ou interventions prévues
MODULE : Constitution de l’équipe et répartition des taches
 Formez une équipe d’organisation : pour chaque tache
 Définissez les rôles et responsabilités de chacun avec des échéances
précises
MODULE : Communication et promotion de l’évènement
 Créez un plan de communication : réseaux sociaux, e-mail, affiche, presse
 Utilisez des plates-formes de billetterie en ligne si l’événement est payant
 Envoyez un rappel avant l’événement aux participants inscrits
MODULE : Gestion logistique et technique
 Préparez les besoins techniques : sonorisation, éclairage, vidéos etc.
 Organiser la logistique : transport des participants, hébergement,
restauration
 Vérifiez les autorisations nécessaires
MODULE : Accueil des participants et coordination sur place
 Préparez l’accueil avec un point d’information et des badges si nécessaires
 Préparez les hôtesses pour ou des volontaires pour guider les invités
 Assurer une coordination constante entre les membres de l’équipe
MODULE : Suivi et gestion des imprévus pendant l’évènement
 Ayez un plan d’urgence pour les imprévus (pannes, retard d’intervenants)
 Affecter un coordonnateur pour gérer les pannes sur places
MODULE : Clôture et suivi post-événement
 Remercier les participants, intervenants et sponsors (email, publication)
 Analyser les résultats : taux de couverture, retour sur investissement
 Faites un bilan avec votre équipe pour identifier les points à améliorer.