PROCESSUS
VENTES - ENCAISSEMENTS
CARACTERISTIQUES
→ Cycle SIGNIFICATIF
o Impact : CA ; CREANCES CLIENTS; RESULTAT
→ Cycle à RISQUES
o Pour la FRAUDE
o Pour la PRECISION du calcul de la VOLUME DES VENTES (CA) : essentielle car
constitue un indicateur clé de la santé financière de l’entreprise pour de
nombreux acteurs (management, marché, banques)
→ Cycle SPECIFIQUE à chaque entreprise
o Types de ventes : biens ou services
o Types de clientèles : biens France vs Export, BtoB vs BtoC
o Types d’organisation : centralisée, décentralisée
→ Cycle COMPLEXE
o Intervenants multiples : commerciaux, ADV, logistique, comta, après-vente…
o Rôles clés du management : politique commerciale, respect des procédures, négociations…
o Spécificités locales : selon le pays (règlementations, fiscalité), le marché, culture commerciale
PRINCIPAUX RISQUES
LES 5 OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE SUR LE CYCLE VENTE : (identique pour 1/2/3)
1. Toutes les ventes doivent être facturés et enregistrés sur la bonne période.
2. Les prix pratiqués doivent être préalablement autorisés par un responsable.
3. Tous les avoirs doivent être validées.
4. Assurer le recouvrement de toutes les créances clients
5. Effectuer des provisions sur risques sur créances douteuse
LES 5 PRINCIPALES PHASES DU CYCLE VENTE
1. COMMANDE
2. LIVRAISON
5. ENCAISSEMENT
PRESTATION
4. SUIVI 3. FACTURATION
CREANCE CLIENT AVOIR
1. COMMANDE
→ Gestion de l’En-Cours client : est que ce client nous doit déjà beaucoup d’argent ?
→ Détermination de la ligne de crédit, du délai de règlement : plafond limite de crédit
→ Traitement des commandes dans des délais raisonnable : respecter engagements vendus
→ Approbation interne de la commande (prix, taux de remise) par un responsable selon le seuil.
→ Approbation externe de la commande par le client : avant de préparer pour rien une commande erreur
→ Suivi des commandes non livrées
2. EXPEDITIONS / PRESTATIONS
→ Rapprochement entre expédition et commande
→ Lien avec la gestion des stocks : inventaire permanent, flux logistiques
→ Exhaustivité des documents d’expéditions
→ Gestion des livraisons partielles (si livraison ≠ commande, identifier pour facturer correctement)
→ Justification de la prestation rendue (si service : documenter car on n’a pas de preuve physique)
3. FACTURATION
→ Lien entre expédition (ou prestation) et facturation : ne facturer que ce qui est livré/réalisé
→ Appliquer séparation des exercices (vente attribuée à la bonne période, manuellement ou SI)
→ Rapprochement entre commande - livraison - facture
→ Rapprochement entre facturation logiciel vs facturation comptable
3. AVOIRS
→ Faire le suivi de la nature et des causes des avoirs
→ Approbation des avoirs par un responsable autorisé
→ Rapprochement entre retours effectués et avoirs appliqués
4. SUIVI CREANCE CLIENT
→ Gestion des règlements (ADV)
→ Politique de relance (procédures, manuelle, automatique,)
→ Suivi de la politique de dépréciation : quelles règles, qui peut les appliquées ?
→ Transmission informations (risque client) au service commercial
→ Justification des soldes clients, effets à recevoir (billet à ordre), FAE.
5. ENCAISSEMENT
→ Mode d’encaissement : Espèces - Chèques – Virements
→ Traitement des pièces reçues en comptabilité
→ Rapprochement encaissement et solde compte client (paiement bien affecté au bon clients)
MODALITES D’EVALUATION
LES 4 MANIERES D’EVALUER LE CYCLE VENTE (IDENTIQUE)
1. Analyse globale du processus (classique)
Entretiens avec Dirigeant, Directeur Commercial, Logistique, Comptabilité, DAF.
Obtention de l'organigramme.
Identifier nos principaux risques.
Élaborer la cartographie des risques (en fonction de la nature des achats (bien ou service) et de
l'organisation (centralisée ou décentralisée)).
2. Prise de connaissance des procédures
Récupération du manuel de procédures (si existant)
Formaliser ces procédures dans un flow chart (faire entretiens avec personnes concernées).
Identifier les zones de risques et contrôles clés qui doivent les sécuriser.
3. Vérification du processus
Identifier les principaux processus (on ne pas tout analyser)
Vérifier par échantillonnage, que les procédures sont bien appliquées dans la réalité
Effectuer aussi des entretiens + observations en complément.
Repérer les zones où les procédures ne sont pas respectées.
4. Tests
Privilégier les tests sur les contrôles clés identifiés (gain de temps).
PRINCIPAUX CONTROLES
ÉTAPE DU
OBJECTIF CONTROLES
CYCLE
S’assurer qu’une commande client est autorisée par un
COMMANDE Autorisée
responsable (Cf. nouveau client)
S’assurer de l’absence de dépassement de l’en cours
COMMANDE Autorisée
client autorisé
COMMANDE Autorisée Approbation des taux de remises
S’assurer de la concordance entre le montant
EXPEDITION Évaluation
(quantités) de la commande et le montant expédié
EXPEDITION S’assurer de l’exhaustivité des prestations rendues (ex :
Exhaustivité
PRESTATION cas des réparations)
EXPEDITIONS Droits S’assurer de l’exhaustivité des docs d’expéditions
S’assurer que toutes les marchandises expédiées et
FACTURATION Exhaustivité
toutes les prestations rendues ont été facturées
S’assurer de la correcte évaluation de la facturation
FACTURATION Évaluation
(prix, TVA…)
FACTURATION Autorisation S’assurer de l’approbation de la facturation
AVOIRS Autorisation S’assurer de l’approbation des avoirs
S’assurer de l’exhaustivité des avoirs
AVOIRS Exhaustivité
(lien avec les retours)
SUIVI DES Y a-t-il un suivi des créances ?
Évaluation
CREANCES Comment relance-t-on ?
SUIVI DES
Valorisation Approbation des provisions
CREANCES
Tous les chèques reçus sont-ils encaissés ? Contrôles
ENCAISSEMENT Exhaustivité
vis-à-vis du risque de détournement
