Chapitre 04 : Gestion de projet.

4.1. Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est une démarche visant à organiser de bout en bout le bon déroulement
d'un projet, objet d'un contrat. Ce contrat peut être interne à l'entreprise dans le cas d'un
développement lié à l'innovation, ou bien commercial sur la base d'un cahier des charges.

Une autre définition, On appelle " gestion de projet " (éventuellement conduite de projet)
l'organisation méthodologique mise en œuvre pour faire en sorte que l'ouvrage réalisé par le
maître d'œuvre réponde aux attentes du maître d'ouvrage et qu'il soit livré dans les conditions
de coût et de délai prévus initialement, indépendamment de sa " fabrication ".

4.2. Le but de gestion de projet

La gestion de projet a pour but de mener un projet à son terme en prenant en compte les
contraintes et en faisant face aux imprévus. Le champ de la gestion de projet est calé sur les
caractéristiques génériques d’un projet.

4.3. Le triangle Gestion de projet

Les trois aspects représentés par le triangle Projet doivent être mis sous contrôle. Chacun fait
l'objet d'une gestion spécifique, qui prend en compte l'existence des deux autres ; chaque
sommet du triangle Projet en génère un autre, le tout formant un nouveau triangle, celui de la
gestion de projet. Ainsi :

 Le délai donne lieu à une gestion du temps dont le rôle est de définir le parcours et de
le jalonner, d'établir des calendriers et de maîtriser la consommation de l'enveloppe
temps.
 Les moyens affectés constituent le budget du projet, qui est transformé en travail,
locaux, matériel, temps machine, déplacement... Cette transformation nécessite une
gestion des ressources portant sur les ressources humaines et les moyens matériels. Les
ressources humaines occupent une place primordiale. Utiliser chacun au mieux,
constituer des équipes efficaces, affecter les personnes au moment adéquat en fonction

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 de leurs compétences, coordonner les travaux,... telles sont les attributions de cette
fonction.
 L'objectif du projet doit à son terme être concrétisé par une ou plusieurs fournitures.
Ce sommet donne naissance à la gestion de la production qui a pour but de suivre et
diriger l'avancement vers l'objectif tout au long du projet. On parle parfois de « faire
converger le projet » : cela signifie qu'il faut sans cesse s'assurer que l'on se rapproche
du but et que l'on ne part pas dans des directions remettant en cause un avancement
consolidé.

Ces trois aspects sont représentés par le triangle Gestion de projet donné à la figure 4.1

Figure 4.1. Le triangle Gestion de projet

4 .4. Management de projet

Le terme " management de projet " :

 intègre la notion de gestion de projet

 ajoute une dimension concernant la définition des objectifs stratégiques et politiques de
la direction.

Différence entre le management et la gestion de projet

Management de projet (direction de projet) : fixer les objectifs, la stratégie et les moyens,
coordonner et animer, maîtriser, optimiser l'utilisation des ressources, a ces titres, il couvre la
gestion de projet.

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 Gestion de projet : apporter au management de projet les éléments pour prendre en temps
voulu toutes les décisions lui permettant de respecter les termes du contrat passé avec le client
en qualité, délai, coûts

Figure 4.2. Différence entre le management et la gestion de projet

4 .5. Les phases de gestion de projet :

Les cinq phases de gestion de projet : le lancement, la planification, l'exécution, le suivi et la

clôture. Ces phases vous servent de feuille de route pour vous permettre, à vous et à votre
équipe, de partir à la conquête de projets complexes.

4.5.1 Le lancement ou La réunion de lancement (kick-off)

 Les enjeux de la réunion de lancement

La réunion de lancement est un moment très important dans la vie d’un projet. Elle
rassemble tous les acteurs du projet, qui se retrouvent ensemble très probablement pour la
première fois. Les enjeux concernent la modalité de la réunion, le partage s’informations,
la création d’un sentiment d’appartenance et la compréhension du projet par l’ensemble de
l’équipe.

 Modalité de la réunion de lancement

Traditionnellement, les réunions de lancement avaient lieu en présentiel, justement pour réunir
les acteurs-projet. Toutefois, avec le développement du télétravail, il est tout à fait possible
d’envisager une réunion de lancement en ligne. Dans ce cas, il faut prêter encore plus attention
à la compréhension par l’ensemble des acteurs, ainsi qu’à la création d’un sentiment de groupe.

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Dans le cas des réunions hybrides (avec certains présents physiquement et d’autres à distance),
il faut être particulièrement attentif à ne pas laisser une partie des participants en-dehors des
échanges, le risque principal étant de voir son attention captée par les échanges avec les
personnes physiquement présentes au détriment de celles qui sont connectées à distance.

 Partage d’informations

Le premier objectif de cette réunion est de s’assurer que tout le monde dispose du même niveau
d’information avant de commencer à travailler sur le projet. Il convient donc de la préparer avec
soin, avec un ordre du jour, et l’envoi au préalable des documents clés comme le Cahier des
charges et le calendrier prévisionnel.

 Sentiment d’appartenance

Cette réunion de lancement a aussi pour objectif d’instaurer un sentiment d’adhésion et

d’appartenance. Dans la préparation, il faut donc prévoir suffisamment de temps pour des
échanges, à la fois pour faire connaissance et pour lever les incompréhensions ou malentendus.

Un compte rendu de cette réunion est indispensable, comme pour toutes les réunions ultérieures.

 Compréhension du projet

A l’issue de la réunion de lancement, chaque acteur devrait avoir une vision claire de son rôle
dans le projet, des tâches à effectuer et leur déroulement dans le temps, et de ses relations avec
les autres membres de l’équipe projet. Dans la réalité, au vu de la masse d’informations
transmises en réunion de lancement et du fait que l’appropriation du projet soit un processus
progressif, il est souvent nécessaire pour le chef de projet d’intervenir ultérieurement,
individuellement et / ou collectivement, pour clarifier certains points et lever des
incompréhensions.

 Les parties prenantes concernées

Le commanditaire du projet, aussi appelé la Maîtrise d’Ouvrage (MOA). C’est la personne qui
pilote le projet au niveau stratégique.

Le chef de projet dans le rôle de Maîtrise d’Œuvre (MOE). C’est lors de cette réunion de
lancement que le chef de projet joue pleinement son rôle de « chef d’orchestre ».

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Les membres de l’équipe projet. Détachés ou recrutés spécifiquement, les membres de
l’équipe contribuent au projet, chacun dans son domaine d’expertise. La réunion de lancement
est peut être la première fois qu’ils se rencontrent tous ensemble.

Les acteurs métier. D’autres membres de l’organisation peuvent être invités à la réunion de
lancement, surtout dans le cadre d’un projet interne à l’organisation.

 Les points essentiels à aborder en réunion de lancement

Comme chaque projet, chaque réunion de lancement est unique. Toutefois, il est vivement
conseillé de couvrir les points suivants :

- Les objectifs

- Les enjeux

- Le déroulement du projet

- Le rôle et les responsabilités de chaque membre de l’équipe

- Les tâches à effectuer par chacun

- Les mécanismes de contrôle de la qualité et de validation

- Les principes, modalités et outils de communication

 Documents de référence

Ordre du jour

Préparé avec soin, l’ordre du jour (souvent connu sous son abréviation OJ) structure la réunion,
de préférence avec des estimations de durée de chaque point. Il sera envoyé plusieurs jours
avant la date de réunion accompagné des documents clé pour permettre aux participants d’en
prendre connaissance en amont.

Cahier des Charges

Le Cahier des Charges étant le document de référence principal, il sera envoyé aux participants
avec l’ordre du jour. Chaque membre de l’équipe projet doit l’avoir à disposition pendant la
réunion.

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Calendrier prévisionnel

Le calendrier prévisionnel peut aussi être envoyé avec le Cahier des Charges en amont de la
réunion de lancement, pour permettre aux membres de l’équipe projet de comprendre le
déroulement du projet, leurs tâches et leurs moments d’intervention, ainsi que le lien entre leur
travail et celui des autres acteurs. Toutefois, il sera toujours nécessaire d’expliquer ce calendrier
en réunion de lancement.

Budget

Selon la nature du projet et le niveau de transparence souhaité par la MOA, le budget sera
présenté ou non en réunion de lancement. L’avantage est de renforcer la compréhension du
contexte financier du projet (le coût et les ressources disponibles) parmi les membres de
l’équipe projet ; l’inconvénient est de s’exposer à un risque de déviation, qui focalise les
échanges sur ces questions financières plutôt que sur travail à effectuer dans le cadre du projet.

Compte-rendu

Le compte-rendu représente la trace des points abordés lors de la réunion de lancement. Comme
indiqué dans la section précédente, il peut être établi collectivement et en direct pendant la
réunion. A ce stade de lancement d’un projet, il vaut mieux faire un compte-rendu détaillé. Plus
tard dans le cadre de réunions de suivi, le compte-rendu peut être allégé sous forme de relevé
de décisions, indiquant uniquement les actions décidées en réunion.