1 - Introduction

1.1 - Généralités

Perfecto - Compabilité est un progiciel de comptabilité multi-plans comptables, multi-sociétés,

multi-devises.

Cadres comptables
Perfecto permet de tenir votre comptabilité, quelque soit le cadre comptable en vigueur dans
votre pays. Les cadres OHADA, Bancaire UEMOA, Assurances, Micro-finances sont prédéfinis
à l'installation.
Pour chaque cadre comptable, Perfecto propose les états financiers, les annexes et la liasse
fiscale spécifiques à ce cadre.

Sociétés
Perfecto permet de gérer autant de sociétés que vous le désirez.
Même si vous n'êtes pas un cabinet comptable tenant la comptabilité de plusieurs clients, cette
possibilité vous sera utile pour faire:
- une simulation,
- un bilan consolidé sur plusieurs exercices,
- un compte d'exploitation prévisionnel, etc.

Tiers
Perfecto utilise la notion de tiers (fournisseurs, clients, personnel, tiers divers) pour rattacher à
un tiers toutes ses opérations, indépendamment des comptes auxiliaires utilisés (avances,
factures, retenues de garantie, emballages, dépréciations, etc).
Les déclarations relatives aux tiers (TVA, les retenues fiscales) sont disponibles dans le menu
Editions.

Devises
Perfecto est multi-devises, ce qui signifie que vous pouvez gérer, dans une comptabilité unique
à la fois une comptabilité normale en francs et , pour certains comptes, une comptabilité dans
une devise particulière. Si un compte en devise est à payer ou à recevoir alors Perfecto assure
le suivi des échéances dans la devise du compte.
Des éditions spécifiques sont disponibles pour le suivi des comptes en devises, y compris pour
établir les différences de change.

Journaux auxiliaires
Perfecto permet de tenir des journaux auxiliaires sur des postes de travail extérieurs au réseau
informatique de l'entreprise. Les fonctions de centralisation de journaux auxiliaires permettent
d'intégrer facilement les saisies effectuées dans les journaux auxiliaires dans la comptabilité
générale de l'entreprise.

Droits des utilisateurs

1 - Les droits d'accès à la comptabilité sont définis dans l'Intégrateur Perfecto.
2 - De plus, pour chaque dossier, l'Administrateur peut définir des droits spécifiques pour
chaque opérateur. En particulier il est possible de restreindre les saisies à certains comptes,
certains journaux, etc. Un opérateur peut être contraint à ne pouvoir modifier que les pièces de
la journée en cours ou même seulement à la dernière pièce en cours de saisie.

Comptabilité générale, Introduction Perfecto - Page 1

1.2 - Prise en main à l'installation

Lorsque vous accéder pour la première fois à la comptabilité d'une société, vous devez
configurer cette comptabilité.

La configuration consiste à préciser les points suivants.

Etendue de l'exercice
En général un exercice s'étend du 1er janvier au 31 décembre. Néanmoins, Perfecto vous
autorise à saisir d'autres dates, y compris si l'exercice s'étend sur plusieurs années.

Natures analytiques
Dans le cas le plus simple, vous choisirez un suivi analytique par centres de coûts et de profits
sur les comptes de charges et de produits. Perfecto permet des suivis analytiques beaucoup
plus sophistiqués (centres de responsabilité, activités, financements, etc) qui permettent des
suivis adaptées à votre entreprise.

Mode de gestion des immobilisations

- Perfecto propose la gestion du tableau des immobilisations intégré à la comptabilité générale.
Dans ce cas des états permettent d'éditer les écarts entre les valeurs saisies dans le tableau
et celles saisies en comptabilité générale.
- Pour éviter les écarts entre les valeurs saisies en comptabilité générale et dans le tableau
des immobilisations Perfecto permet de lier ces valeurs: les saisies sont effectuées
simultanément en comptabilité générale et dans le tableau. Reportez vous au chapitre
Immobilisations pour une description détaillée de ce mode.

Tiers
La situation d'un tiers est la somme des situations de ses comptes auxiliaires.
Perfecto permet le suivi des fournisseurs, des clients, du personnel et des tiers divers. Les
comptes auxiliaires sont automatiquement créés et supprimés par le programme en cas de
besoin.

Opérateurs
L'accès des opérateurs autorisés est défini dans l'Intégrateur de programmes. Des droits
spécifiques à chaque dossier sont définis dans la comptabilité.

Modification de la configuration
La configuration initiale de votre comptabilité peut être modifiée ou complétée à tout moment
au cours de l'exercice, à condition de préserver la cohérence des données déjà enregistrées.
Perfecto vérifie automatiquement cette cohérence lorsque vous apportez des modifications à
la configuration initiale.

* * *

Page 2 - Perfecto Comptabilité générale, Introduction

1.3 - Fonctionnement en multi-postes

Perfecto est multi-postes, ce qui signifie que plusieurs postes de travail peuvent accèder
simultanément à un même dossier.

Le travail en groupe nécessite deux précautions que Perfecto prend en charge

automatiquement:

Saisies des données

Lors de la saisie des données, il y a des cas ou deux utilisateurs ne peuvent pas travailler
simultanément dans la même option. Pratiquement ces cas se retrouvent dans les fenêtres de
détail de lignes (lignes d'écritures dans un journal, lignes d'engagements d'un marché, lignes
de budget).
Dans le cas où un utilisateur est en saisie d'une ligne, si un autre utilisateur tente de saisir une
ligne de la même liste sur un autre poste, un message le lui signale et la saisie est refusée.

Enregistrement des données

Pour des raisons de cohérence de la base de données (index, cumuls, etc) lors de la validation
des informations saisies, les fichiers concernés sont mis à jour par une instruction unique
envoyée au serveur. C'est ce qu'on appelle une transaction.
Une seule transaction peut être active à un moment donné. Cela signifie que, si une
transaction est en cours, le sytème doit attendre la fin de cette transaction avant de pouvoir en
lancer une autre. Ainsi lorsque vous validez une saisie vous pouvez obtenir un message de la
forme

En général, cette fenêtre disparaît après un bref instant. Pour des opérations très spécifiques
la transaction en cours peut durer plus longtemps: importation d'une comptabilité auxiliaire,
réparations des fichiers, calcul des amortissements, calcul du résultat de l'exercice, etc. Dans
ce cas vous pouvez soit attendre la fin du calcul en cours, soit abandonner la saisie en cliquant
sur le bouton Abandonner.

* * *

Comptabilité générale, Introduction Perfecto - Page 3

1.4 - Clôtures

Pour assurer le contrôle des saisies effectuées, les clôtures sont indispensables.
Perfecto dispose de plusieurs possiblités de clôture qu'il est nécessaire de connaître pour
utiliser les mieux adaptées à vos procédures de travail.

Clôture d'un journal

Cette clôture permet d'interdire les écritures dans le journal concerné. Elle doit être utilisée
après le contrôle des pièces saisies dans le journal.

Clôture d'un compte

Cette clôture permet d'interdire les écritures dans le compte concerné. Elle peut être utilisée
par exemple sur un compte de banque après le rapprochement bancaire.

Clôture d'un centre

Cette clôture permet d'interdire les écritures dans le centre concerné. Elle peut être utilisée
dans le cas où les centres sont des agences ayant chacune un responsable.

Calcul des amortissements

Ce calcul interdit la modification des éléments immobilisés concernés, c'est-à-dire acquis ou
mis en service à la date du calcul.

Clôture périodique
Cette clôture interdit les écritures dans tous les journaux. Elle est équivalente à la clôture un à
un de chaque journal.

Calcul du résultat
Le calcul du résultat est possible à tout moment indépendamment de la date de clôture
périodique. Néanmoins quand un calcul de résultat est actif aucune écriture de la période de
calcul ne peut être modifiée.

Clôture de l'exercice
Lorsque le résultat de l'exercice est calculé vous pouvez exécuter la clôture de l'exercice:
après cette clôture plus aucune saisie ne sera possible dans le dossier.
Remarque - Contrairement aux autres clôtures précédemment décrites, la clôture de
l'exercice est définitive. Pour cette raison seul l'administrateur des programmes Perfecto,
défini dans l'intégrateur des programmes, peut exécuter cette clôture.

* * *

Page 4 - Perfecto Comptabilité générale, Introduction

1.5 - Exercices

Pour chaque société et pour chaque exercice Perfecto crée un dossier dont le nom est de la
forme PPSSS-AA où
- PP est le code de l'application de comptabilité,
- SSS est le code de la société,
- AA les deux derniers chiffres de l'année de début de l'exercice.
Les dossiers sont des sous-répertoires du dossier d'installation de Perfecto.

Création du dossier d'un exercice

Pour chaque société, seul le premier exercice doit être créé manuellement dans l'intégrateur,
les exercices suivants sont automatiquement créés par l'option de clôture de l'exercice en
cours.

Prolongation d'un exercice

Il est recommandé de prolonger temporairement l'exercice en cours pour que les écritures de
l'exercice en cours et de l'exercice suivant sont traitées dans le même dossier jusqu'à l'arrêté
définitif des comptes de l'exercice en cours.
Il peut être parfois utile de conserver les deux exercices dans le même dossier lorsque
l'exploitation de l'entreprise est liée à une période différente de l'année civile (campagnes
agricoles, écoles, tourisme). Dans ce cas il faut prolonger l'exercice jusqu'à la fin de la période
d'exploitation, par exemple pour une école l'exercice N sera prolongé juqu'au 31 juillet N+1.

Clôture définitive de l'exercice

Cette option prend en compte la prolongation éventuelle de l'exercice: les écritures saisies
dans la période de prolongation sont automatiquement recopiées dans le nouveau dossier et
supprimées du dossier de l'exercice en cours.

* * *

Comptabilité générale, Paramètres Perfecto - Page 5

 2 - Paramètres

2.1 - Configuration du dossier

La configuration du dossier consiste essentiellement à activer ou désactiver les options du

programme de comptabilité en fonction de vos besoins. Selon votre licence d'utilisation
certaines options peuvent ne pas être disponibles. Dans ce cas un message vous avertit que
l'option concernée ne peut pas être activée.

Les zones à renseigner sont les suivantes.

Cadre comptable
Cette zone est affichée à titre indicatif et ne peut pas être modifiée. Le cadre comptable est
défini lors de la création du dossier.

Pays
Cette information permet à Perfecto d'activer certains états, les déclarations fiscales par
exemple, spécifiques à chaque pays.

Système
Perfecto peut établir les états financiers selon le sytème Normal ou le système Allégé.

Exercice
Les dates de début et de fin d'exercice sont modifiables en respectant quelques contraintes.
- L'année de début de l'exercice est utilisée pour construire le nom du dossier, par conséquent
cette année ne peut pas être modifiée.
- La date de début de l'exercice ne doit pas être postérieure à une écriture saisie dans un
journal.
- La date de fin des saises ne peut pas être antérieure à une écriture saisie dans un journal
(sauf un journal d'abonnements).
Remarque - Un exercice peut être prolongé en attendant la clôture définitive de l'exercice en
cours. Le chapitre Clôtures explique comment sera créé le dossier de l'exercicie suivant.

Comptabilités autonomes
Les sites de comptabilité autonomes permettent de tenir la comptabilité de succursales,
agences, magasins, etc.
Ces comptabilités peuvent être gérées dans des dossiers différents (et consolidées en fin de
période) ou gérées dans un dossier unique.
Cochez la case Multi-sites si vous souhaitez gérer des comptabilités autonomes dans ce
dossier.

Règlements des fournisseurs

Si vous utilisez le module de Programmation des règlements, Perfecto vous permet
d'indiquer le délai habituel de réglement des fournisseurs. A partir de ce délai et de la date de
saisie en comptabilité Perfecto calcule la date d'échéance de chaque facture en tenant
compte:
- du délai minimal
- du jour au plus tôt de la semaine.
- du jour au plus tôt dans le mois

Page 6 - Perfecto Comptabilité générale, Paramètres

Le délai de règlement indiqué ici est appliqué par défaut à tous les fournisseurs. Il peut être
modifié pour des comptes spécifiques dans l'option Définitions des comptes généraux.
La date calculée peut être modifiée
- soit lors de la saisie de la facture en comptabilité
- soit dans la fenêtre de Programmation des règlements.
Remarque - La date d'échéance des autres Comptes à payer est par défaut la date de saisie
de la dette en comptabilité. Cette date par défaut peut être modifiée pour chaque compte à
payer dans l'option Définition des comptes généraux.

Numérotation des pièces comptables

Cette zone indique le moment auquel Perfecto doit réinitialiser à 1 le numéro des pièces dans
les journaux:
- chaque jour
- chaque mois,
- chaque année
- ou jamais.
Si vous choisissez de ne pas réinitialiser les numéros de pièces alors la numérotation est libre.

Commandes aux fournisseurs

Cet indicateur active les fonctions liées aux marchés accordés aux fournisseurs et aux
engagements donnés.
La notion de marché accordé inclus les bons ou lettres de commande, les contrats, etc.

* * *

Comptabilité générale, Paramètres Perfecto - Page 7

2.2 - Natures des comptes

Normalement les natures de comptes sont entièrement définies par le cadre comptable.
Pour des comptabilités très spécifiques (tels que les projets), vous pouvez être amenés à
compléter le plan comptable par des comptes dont la nature (fournisseurs, travaux, etc) n'est
pas connue à l'installation du logiciel.

Remarque - Les informations saisies dans cette fenêtre déterminent le fonctionnement des
comptes et les contrôles que Perfecto effectue pour vous aider dans la tenue de votre
comptabilité. Pour cette raison seul un Administrateur peut modifier les comptes dans cette
fenêtre.

* * *

Page 8 - Perfecto Comptabilité générale, Paramètres

2.3 - Comptes liés aux immobilisations

Cette option permet d'indiquer à Perfecto les comptes utilisés lors des calculs sur les
immobilisations.
Il est recommandé d'utiliser les comptes prévus par le cadre comptable sans changement.
Néanmoins si vous désirez utiliser d'autres comptes, Perfecto vous permet d'indiquer dans
cette fenêtre les comptes correspondant à votre propre codification.
La liste se compose des comptes d'immobilisations suivis par éléments:
- frais immobilisés,
- immobilisations incorporelles et corporelles (à l'exclusion des immobilisations en cours),
- titres de participation
à l'exclusion des avances sur commandes et des prêts.
Les dépôts de cautionnements peuvent être ou ne pas être intégrés à cette liste.

Remarque - Avant de modifier cette table il est nécessaire d'annuler le Calcul automatique
des amortissements.

La définition des comptes associés utilisent les caractères génériques décrits dans le manuel
d'utilisation de l'intégrateur.

Contrôles de cohérence
Perfecto vérifie la cohérence des comptes indiqués:
- dans chaque colonne de la liste, les comptes correspondants doivent être compatibles avec
la Nature des comptes définie dans le chapitre précédent
- les Comptes associés doivent être compatibles avec les écritures déjà saisies
Si l'une de ces conditions n'est pas satisfaite alors la validation de la saisie est refusée.

* * *

Comptabilité générale, Paramètres Perfecto - Page 9

2.4 - Comptes de suivi des marchés accordés

Les comptes de suivis des marchés sont prédéfinis selon le cadre comptable. Cependant si
vous souhaitez étendre ou au contraire restreindre la liste des comptes concernés, cette option
permet de modifier cette liste.

Les natures de comptes nécessaires au suivi des marchés accordés sont les suivantes.

Réalisation
Les comptes de réalisation des marchés sont les comptes d'achats, de travaux et d'honoraires,
c'est-à-dire tous les comptes de charges et d'immobilisations concernés par les marchés.

TVA
Il s'agit ici de la TVA déductible.

Avances aux fournisseurs

Ces comptes regroupent les comptes d'avances aux fournisseurs d'exploitation et les comptes
d'avances sur commandes d'immobilisations.

Factures
Il s'agit des comptes de dettes aux fournisseurs d'exploitation ou d'immobilisations. Ces
comptes sont utilisés comme contrepartie des réalisations et des réglements

Règlements
Les comptes de règlement sont essentiellement les comptes de banques.
Pour les projets il faut aussi indiquer:
- les comptes de paiements directs par les bailleurs,
- les comptes de D.R.F. en instance.

Retenues de garantie et Autres retenues

Ces comptes doivent comprendre, outre les retenues de garantie, les retenues effectuées au
titre de pénalités ou de retenues fiscales.

* * *

Page 10 - Perfecto Comptabilité générale, Paramètres

2.5 - Natures analytiques

Perfecto permet de suivre votre comptabilité selon plusieurs natures analytiques.

Pour chaque nature vous devez indiquer les comptes sur lesquels le suivi sera effectué.

Pour configurer correctement votre comptabilité, il est nécessaire de comprendre comment

Perfecto effectue le suivi sur chaque nature analytique.
Dans le cas le plus simple, le suivi sera effectué uniquement sur les comptes de charges et de
produits analysés par centre de coûts et de profits.
Si le fonctionnement de l'entreprise nécessite un suivi analytique plus détaillé, ce chapitre vous
donne les indications qui vous permettent de configurer correctement ce suivi.

Centres de coûts et de profits

Les centres regroupent en général:
- les services de l'entreprise, appelés aussi centres de responsabilité
- les familles de marchandises, de produits fabriqués et de travaux effectués.
Cette configuration analytique permet de calculer les coûts de fonctionnement des centres de
responsabilité et les produits des activités.

Cas particulier des centres de profit

En général, les centres de profits sont également des comptes de produits en comptabilité
générale: les comptes de vente sont eux-mêmes subdivisés suivant les familles de
marchandises, de produits fabriqués ou de travaux.
L'indication du centre de profit lors de la saisie d'une écriture semble faire double emploi avec
l'indication du compte de produit. En fait, il n'en est rien: lorsque des immobilisations (par
l'intermédiaire des dotations aux amortissements), des matières premières, des prestations,
etc, sont imputables directement à un centre de profit, la charge correspondante est imputée à
ce centre. Cette méthode permet de calculer le résultat sur coût direct pour chaque centre de
profit, ce que l'on ne pourrait pas obtenir en comptabilité générale sans la notion de centre de
profit.
Remarque: Perfecto permet de définir des imputations analytiques automatiques pour chaque
compte général ce qui évite la saisie répétitive du centre de profit unique associé à un compte
de produit.

Regroupement des centres

La codification des centres permet le regroupement des centres (centres d'administration, de
production, de commercialisation, etc) par fonction pour les centres de coûts et par activité
pour les centres de profits.

Domaines d'activité
La notion d'activité permet de rattacher directement à la saisie les charges et les produits à
chaque activité.
Cette nature analytique devra être utilisée si votre entreprise intervient dans des domaines
d'activité bien distincts ou lorsque l'on souhaite isoler certaines activités accessoires de
l'activité principale de l'entreprise.

Commandes et Contrats
Les commandes et contrats obtenus des clients peuvent être suivis sur les charges et les
produits. Cette nature est particulièrement adaptée pour les chantiers (bâtiments) les études
(maîtrise d'oeuvre), etc.
Cette nature analytique ne doit être utilisée que si vous ne souhaitez pas enregistrer ces

Comptabilité générale, Paramètres Perfecto - Page 11

contrats avec les activités.

Sources de financement
Cette nature analytique est utilisée par les institutions qui recoivent des subventions ou qui
éxécutent des travaux pour comptes de tiers tels que les Projets ou les ONG. Pour ce qui
concernent les subventions d'équipement, Perfecto assure automatiquement la reprise de
subvention lors du calcul des amortissements.

Nomenclature du budget de l'Etat

Cette nature analytique est utilisée par les administrations qui exécutent des dépenses sur
financement de l'Etat.
Elle permet de rendre compte de ces dépenses à l'autorité de tutelle.
Perfecto propose l'imputation automatique des comptes généraux aux comptes du Budget
National ce qui évite de devoir renseigner cette zone lors de la saisie des écritures.
Remarque: En pratique cette nature analytique peut être utilisée pour tout autre plan
comptable que vous souhaitez gérer en parallèle au plan principal.

Analyses diverses
Les analyses diverses permettent un suivi spécifique sur certains comptes. Par exemple:
- Consommations et frais d'entretien sur les véhicules. Ce suivi est effectué sur les comptes de
consommation de carburants et lubrifiants et sur les comptes d'entretien. Il permet de
retrouver le coût d'utilisation de chaque véhicule.
- Frais de déplacement et de séjour. Ce suivi permet de retrouver les dépenses de chaque
bénéficiaire.
- Mouvements de trésorerie. Cette analyse permet de classer les mouvements de trésorerie
suivant la nature de l'opération (réglements aux fournisseurs, salaires, impôts, etc).
Perfecto autorise jusqu'à 6 natures d'analyses diverses, la seule contrainte étant qu'un même
compte ne peut pas être suivi par des analyses différentes.

Imputation à la saisie
La colonne N.I. de la fenêtre permet d'autoriser la saisie d'une écriture sans imputer l'écriture à
un centre analytique.

Report des soldes analytiques

Perfecto permet d'étendre le suivi analytique sur plusieurs exercices. Cette fonctionnalité peut
s'avérer utile pour suivre de comptes de stocks d'une année sur l'autre par exemple. Pour
activer le report des soldes analytiques il suffit d'indiquer les comptes concernés dans la
colonne A reporter de la liste.

* * *

Page 12 - Perfecto Comptabilité générale, Paramètres

2.6 - Suivis spécifiques (lettrage, pointage)

Cette fenêtre présente les comptes faisant l'objet d'un suivi particulier.

Comptes lettrables
Le lettrage consiste à regrouper les écritures d'un compte dont le total des débits est égal au
total des crédits. Cette méthode permet de justifier le solde du compte par les écritures non
lettrées. Le lettrage des comptes est effectué dans l'option Saisie/ Lettrage.
Remarque - Les comptes de Dettes à payer ou de Créances à recevoir ne doivent pas être
déclarés lettrables: Perfecto propose pour ces comptes des fonctionnalités spécifiques mieux
adaptées.

Comptes pointables
Il s'agit en général des comptes de banque. Le pointage des écritures s'effectue lors de la
réception du relevé de banque dans l'option Saisie/ Pointage. Après le pointage des écritures
figurant sur le relevé, vous pouvez éditer:
- le Relevé de banque pour contrôler votre pointage,
- le Rapprochement bancaire pour justifier le solde du compte de banque dans votre
comptabilité.
Remarque - Le pointage peut être aussi utilisé:

Comptes à payer ou à recevoir

Les comptes à payer et à recevoir sont suivis par factures. Les factures sont définies par la
zone Référence dans la saisie des écritures.
- Une facture peut être constituée de plusieurs écritures (au crédit pour un compte à payer, au
débit pour un compte à recevoir),
- Le montant à payer d'une facture peut faire l'objet de diminution (imputation d'une avance,
d'un avoir, d'une retenue à la source, d'un acompte, etc) avant le réglement définitif.

Utilisation des comptes à payer et à recevoir

Ces comptes bénéficient de fonctionnalités mieux adaptées qu'un simple lettrage:
- Les comptres à payer font l'objet de la Programmation des règlements.
- Les comptes à recevoir sont utilisés dans l'option Affectation des règlements aux
factures émises.

* * *

Comptabilité générale, Paramètres Perfecto - Page 13

2.7 - Cadre comptable

Le cadre comptable présente la liste des comptes prédéfinis dans votre plan comptable
(OHADA, BANCAIRE, etc), ils ne sont pas modifiables.

Cette fenêtre peut être appelée à partir de la fenêtre de Définition des comptes quand vous
recherchez un numéro de compte défini dans votre cadre comptable.

Remarque - Vous pouvez visualiser d'autres cadres comptables que celui utilisé dans votre
comptabilité avec l'option Autres cadres du menu de la fenêtre.

* * *

Page 14 - Perfecto Comptabilité générale, Paramètres

2.8 - Postes du bilan

Les postes du bilan sont utilisés pour l'édition des tableaux financiers.

Cette fenête présente la liste des postes définis dans votre comptabilité.

Ces postes sont prédéfinis par le cadre comptable (OHADA, BANCAIRE, etc), ils ne sont pas
modifiables.

Pour chaque poste, Perfecto indique dans la zone Comptes les comptes utilisés pour calculer
le résultat et pour éditer les tableaux financiers.

Remarque - Vous pouvez visualiser les postes d'autres cadres comptables que celui utilisé
dans votre comptabilité avec l'option Autres cadres du menu de la fenêtre.

* * *

Comptabilité générale, Paramètres Perfecto - Page 15

2.9 - Tableaux de passage entre comptabilités

Cette option présente la liste des tableaux de passage entre comptabilités.

Ces tableaux sont utilisés dans les options de transfert.

Vous pouvez définir autant de tableaux de passage que vous le désirez.

La zone Description permet de préciser l'usage de chaque tableau.

Le bouton Lignes accède au détail du tableau de passage.

Les lignes du tableau de passage indiquent pour chaque objet la transformation à effectuer sur
le code de l'objet et le mode d'insertion applicable.
Lors de l'importation d'un objet, Perfecto parcourt la liste des lignes concernant cet objet.
Dès qu'une correspondance est trouvée, la transformation du code d'origine vers le code de
destination est effectuée.
Si le code de l'objet n'existe pas dans la destination, alors Perfecto applique le mode
d'insertion indiqué sur la ligne:
- Pas d'insertion: l'importation de l'objet est interdite. Ce mode est utilisé lorsqu'aucune
autorisation de création d'objet n'est accordée au dossier d'origine.
- Avec avertissement: l'objet de destination est créé seulement après confirmation.
- Sans avertissement: l'objet est automatiquement inséré dans la destination.

Remarque
La dernière ligne concernant chaque objet ne peut être supprimée. Elle doit normalement
indiquer * comme origine et comme destination afin que tous les codes possibles soient traités.

* * *

Page 16 - Perfecto Comptabilité générale, Paramètres

2.10 - Devises

Cette fenêtre présente la liste des devises utilisées dans votre comptabilité.

Définition
Les zones à renseigner pour définir une devise sont:
- le code, alphanumérique sur 3 caractères,
- l'intitulé sur 39 caractères,
- le dernier cours utilisé. Le dernier cours est le cours proposé par défaut dans les fenêtres de
saisie (reports et écritures de la période). Il est aussi utilisé pour calculer les écarts de change
dans les éditions sur les devises.

Suivi des comptes en devises

- Le suivi des comptes en devises est effectué dans l'option Editions/ Comptes en devises.
- Les montants saisis en devises peuvent être retrouvés dans l'option Editions/ Journaux/
Cumul par devises

* * *

Comptabilité générale, Paramètres Perfecto - Page 17

2.11 - Droits des utilisateurs

Cette option présente la fenêtre de saisie des droits d'accès aux fonctions de la comptabilité.

Les utilisateurs des logiciels Perfecto, ainsi que les dossiers auxquels ils peuvent accéder sont
définis dans l'Intégrateur Perfecto: seuls les utilisateurs ayant accès à la comptablité sont
affichés dans cette liste.
Les utilisateurs sont groupés par catégorie (Administrateur, Directeur, Opérateur).
- Un Adminstrateur a tous les droits, en particulier les droits sur tous les autres utilisateurs.
- Un g {Directeur/Auditeur peut accéder à tous les dossiers mais en consultation uniquement.
- Un Opérateur possède des droits spécifiques à chaque dossier.
Ce chapitre détaille les droits qu'un Administrateur peut attribuer à chaque opérateur.

Fichiers et paramètres
Les droits sur les Fichiers et paramètres concernent les fonctions d'import/export entre
logiciels, et la configuration de la comptabilité (nature des comptes, natures analytiques,
comptes à payer, à recvoir, à lettrer, à pointer).

Définitions
Les droits de définitions concernent tous les objets de l'option Définitions du logiciel. Cochez
les objets pour lesquels les droits de création, modification et suppression sont accordés à
l'opérateur sélectionné.

Saisies dans les journaux

Les droits de saisie dans les journaux permettent de définir pour un opérateur:
- les journaux dans lesquels il peut saisir des écritures,
- les comptes qu'il peut utiliser lors de la saisie des écritures.
Les trois zones ci-dessus utilisent les caractères génériques. Le bouton contextuel Sélection
permet d'accéder à la liste correspondante à la zone en cours de saisie.
Un indicateur permet de restreindre les droits d'un opérateur lors de la saisie des pièces
comptables.
- Toutes les pièces: l'opérateur peut modifier toute pièce de tout journal qui lui est autorisé, à
condition toutefois que la pièce n'appartienne pas à une période clôturée.
- Dernière pièce en saisie: l'opérateur ne peut pas modifier d'autres pièces que la dernière
pièce de chaque journal.

Saisies des marchés accordés

Ces droits comprennent:
- les droits de saisie proprement dits
- le droit de contrôle et de validation sur les marchés.
Si un opérateur possède le drot de contrôle les marchés saisies par cet opérateur seront
automatiquement validés.

Autres saisies
Indiquez ici si l'opérateur peut accéder en modification sur
- les pièces de règlement
- les lignes de budgets.
Indiquez aussi si l'opérateur peut effectuer
- une clôture périodique
- un calcul de résultat.

Page 18 - Perfecto Comptabilité générale, Définitions

 3 - Définitions

3.1 - Comptes généraux et auxiliaires

Cette option présente la liste des comptes de votre comptabilité.

A l'ouverture d'un nouveau dossier Perfecto initialise votre plan comptable avec tous les
comptes définis dans le cadre comptable. Il n'est pas nécessaire de conserver dans le plan
comptable les comptes qui ne vous sont pas utiles. Si un compte du cadre comptable devait
être réintégré dans votre plan alors il peut être facilement retrouvé (avec son intitulé correct) si
nécessaire.

Cette liste est composée de comptes de natures différentes.

1 - Comptes de regroupement
Ce sont les comptes qui possèdent des sous-comptes.
Il n'est pas possible d'enregistrer directement une écriture dans un compte de regroupement: il
faut préciser le sous-compte.

2 - Comptes individuels
Il s'agit des comptes qui n'ont pas de sous compte. Ce sont les seuls comptes dans lesquels
des écritures peuvent être enregistrées. Ces comptes sont précédés d'une étoile dans la liste.

3 - Comptes collectifs de tiers

Les comptes de tiers sont définis dans l'option Paramètres/ Nature des comptes. Un compte
de tiers peut être déclaré collectif mais cela n'est pas obligatoire.
Il n'est pas possible d'enregistrer une écriture dans un compte collectif, même si aucun
sous-compte n'y est encore défini.
Un sous-compte d'un compte collectif est appelé compte auxiliaire.
Notez qu'un compte auxiliaire peut lui même être un compte de regroupement si le tiers
correspondant est un tiers de regroupement (voir la définition des tiers dans le chapitre
suivant).
Un compte collectif est précédé de la lettre C dans la liste.
Remarque - Le compte Avances sur commandes d'immobilisation ou un sous-compte peut
être utilisé comme compte collectif de fournisseurs et le compte Immobilisations financières
ou un sous-compte peut être utilisé comme un compte collectif client.

L'intérêt des comptes auxiliaires est de rassembler toutes les opérations concernant un même
tiers afin d'établir les états (balance, grand-livre, relevé, etc) concernant chaque tiers,
indépendamment des comptes utilisés.

4 - Comptes d'immobilisations
Les comptes d'immobilisations suivis par éléments doivent être des comptes individuels
d'immobilisations. Ils ne doivent pas être subdivisés par éléments puisque ces éléments sont
suivis spécifiquement dans le tableau des immobilisations.
Les immobilisations en cours, les avances sur immobilisations, les dépôts, les
cautionnements et les prêts ne sont pas suivis par éléments: avances, dépôts,
cautionnements et prêts peuvent éventuellement être définis comme des comptes auxiliaires
décrits ci-dessus.

Comptabilité générale, Définitions Perfecto - Page 19

La définition d'un compte comporte les étapes suivantes.

Code du compte
On dit aussi numéro de compte. Perfecto autorisant les caractères alphanumériques dans le
code d'un compte, ce n'est plus tout à fait un numéro...
Lors de la saisie du code Perfecto effectue les contrôles suivants:
- Cadre compable. Le code du compte doit être conforme à la codification des comptes du
cadre comptable (le cadre est défini lors de la création du dossier).
- Unicité. Des comptes distincts doivent évidemment avoir des codes distincts. Le code d'un
compte peut être modifié librement à condition de satisfaire la cohérence des données déjà
saisies, en particulier un nouveau code ne peut pas transformer en compte de regroupement
un compte dans lequel des écritures sont déjà enregistrées.
- Compte auxiliaire. Un compte auxiliaire est un sous-compte d'un compte collectif. Il est de la
forme CT ou C est le code du compte collectif et T est le code d'un tiers. Notez que T peut
être le code d'un tiers de regroupement, auquel cas CT sera considéré comme un compte de
regroupement même si aucun sous-compte n'y est encore défini.
- Il n'est pas nécessaire de créer les comptes auxiliaires à l'avance car Perfecto vous propose
la création automatique de ces comptes lors de la saisie des écritures dans les journaux.
- Pour créer le compte auxiliaire d'un tiers, il est nécessaire que ce tiers existe dans la liste des
tiers concernés. Si ce n'est pas la cas, Perfecto vous propose de créer automatiquement le
tiers correspondant lors de la création du compte auxiliaire.

Remarque - Modification du code d'un compte de regroupement

- Si ce compte est un compte collectif alors les codes des sous-comptes sont
automatiquement modifiés.
- Si ce compte n'est pas un compte collectif alors la modification des sous-comptes est
optionnelle et Perfecto vous demande si vous voulez mettre à jour ses sous-comptes.

Intitulé du compte
Cette zone ne peut être vide. Lors de la création d'un nouveau compte, si le code saisi
correspond à un code existant dans le cadre comptable, Perfecto vous propose le même
intitulé que celui du cadre comptable. Il est recommandé de laisser cet intitulé inchangé.

Numéro du compte à la banque

Cette zone ne concerne que les comptes de banques: elle est utilisée pour l'édition des ordres
de virement.

Taux de TVA
Cette zone ne concerne que les comptes de TVA collectée ou déductible.
Elle permet à Perfecto de générer les états de déclarations de TVA.
Remarque - S'il existe plusieurs taux de TVA, il faux créer un compte de TVA collectée et un
compte de TVA déductible pour chaque taux. De plus, la TVA payée au cordon douanier et la
TVA déductible sur achats d'immobilisations doivent être enregistrées dans des comptes
distincts de la TVA sur achats locaux.

Devise
Indiquez dans cette zone la devise dans laquelle le compte sera suivi.
Remarque - Si un même tiers doit être suivi dans différentes devises il faut ouvrir un compte
auxiliaire pour chaque devise. Si votre comptabilité comporte plusieurs comptes dans la même
devise, il est recommandé de créer un compte de regroupement pour cette devise.

Imputations automatiques
Les saisies dans cet onglet ne peuvent être effectuées que par les opérateurs possédant les
droits de définition sur les codes analytiques.

Page 20 - Perfecto Comptabilité générale, Définitions

Ces imputations sont automatiquement effectuées lors:
- de la saisie des écritures dans les journaux,
- de la saisie des marchés accordés.
Remarque - Ces imputations sont modifiables lors de la saisie.
A la validation de la définition d'une imputation analytique une fenêtre vous demandera si ces
imputations doivent être appliquées aux saisies déjà effectuées: si vous répondez Oui
l'ensemble de écritures saisies sur le compte concerné seront affectées.

Fusion
Ce bouton permet de fusionner le compte sélectionné avec un autre compte.
Dans ce cas toutes les écritures du compte sélectionné, ainsi que les engagements, les lignes
budgétaires et les éléments immobilisés, seront transférés dans le compte de fusion et le
compte sélectionné sera supprimé.
Avertissement - Cette fonction de fusion est irréversible: il ne sera plus possible de revenir
automatiquement aux comptes d'origine (mais reste possible manuellement).

* * *

Comptabilité générale, Définitions Perfecto - Page 21

3.2 - Tiers (fournisseurs, clients, etc)

Perfecto propose le suivi des tiers de manière intrinsèque, c'est-à-dire indépendamment des
comptes généraux.
La notion de tiers est utilisée pour les personnes morales ou physiques qui peuvent posséder
plusieurs comptes dans la comptabilité générale, suivant la nature de l'opération effectuée
avec la personne (avance, facture, emballages, retenues de garantie).
Les tiers concernés sont les Fournisseurs, les Clients, le Personnel et les Tiers divers
(assurances, loyers, etc).

La fenêtre de saisie des tiers est identique quelque soit la nature du tiers, exception faite:
- du numéro d'identification fiscale d'un fournisseur
- du centre de responsabilité d'un employé.

Les zones à saisir pour la définition d'un tiers sont les suivantes.

Code et Intitulé
Le code est alphanumérique. Il est recommandé d'utiliser des codes faciles à retrouver, par
exemple en prenant les premiers caractères du nom du tiers.
L'intitulé du tiers ne peut être laissé vide.

Codes de regroupement et codes individuels

Comme pour les comptes généraux, la liste des tiers contient des codes de regroupement et
des codes de tiers individuels. Seuls les tiers individuels peuvent enregistrer des écritures et
Perfecto vérifie cette cohérence à l'enregistrement des écritures sur un compte auxiliaire,

{Lien entre un tiers et ses comptes auxiliaires

Les comptes de la comptabilité générale associés à un tiers sont appelés comptes auxiliaires.
Les comptes auxiliaires sont des sous-comptes des comptes collectifs définis dans la liste des
comptes généraux (voir chapitre précédent).
Remarque - A chaque modification du code d'un tiers, Perfecto met automatiquement à jour le
code de ses comptes auxiliaires associés.

Numéro d'identification fiscale

Cette zone est à renseigner pour les fournisseurs. Elle est utilisée dans les états de l'option
Editions/ Déclarations périodiques (TVA, retenues à la source, etc).

Centre de responsabilité
Cette zone est à renseigner pour les employés, lorsque les centres de responsabilité sont
actifs (voir Paramètres/ Natures analytiques). Les centres sont utilisés dans les états
concernant les comptes de personnel.

Adresse et autres informations

Indiquez l'adresse et les autres informations (contact, téléphone, etc) concernant le tiers. Ces
valeurs sont utilisées dans les éditions concernant les tiers.

Remarque: La suppression d'un tiers n'est possible que si aucune opération n'est enregistrée
sur ce tiers (écriture ou marché pour un fournisseur). Dans ce cas les comptes auxiliaires
associés sont également supprimés.

Page 22 - Perfecto Comptabilité générale, Définitions

Options sur la liste des tiers
Les options du menu de la fenêtre permettent d'effectuer certaines opérations sur l'ensemble
de la liste. Il est recommandé de faire une sauvegarde du dossier avant de les activer.
Codes - Cette option utilise les codes génériques pour modifier automatiquement les codes de
tiers.
Intitulés - Cette option permet de transformer les intitulés en majuscules ou minuscules.
Purger - Cette option propose d'enlever de la liste les tiers non utilisés.
Imprimer - Cette option imprime la liste des tiers sélectionnés.

* * *

Comptabilité générale, Définitions Perfecto - Page 23

3.3 - Centres de coûts et de profits

Cette option permet de définir les centres de responsabilité de votre entreprise.

Les zones à saisir pour définir un centre sont les suivantes.

Code
Ce code, alphanumérique, doit être unique pour chaque centre.
La codification autorise les centres de regroupement, par exemple pour des services
regroupés par direction.

Intitulé
Cette zone ne peut pas être vide.

Activité
Si vous utilisez la notion d'activité il est possible qu'un centre participe toujours à la même
activité. Dans ce cas indiquez cette activité dans cette zone: l'imputation sera automatique lors
de la saisie des écritures.

Différence entre les sites autonomes et les centres analytiques

- Les centres analytiques permettent de suivre la répartition des charges et des produits sur
chaque centre. En général, les comptes de bilan ne sont pas concernés par la notion de
centre.
- Les sites présentent une comptabilité autonome sur tous les comptes. En particulier:
- chaque site possède ses propres journaux,
- les écritures d'un site sont toujours équilibrées,
- il n'est pas possible de virer un montant d'un site dans un autre, il faut utiliser un compte de
liaison.

Ecritures non imputées

Perfecto crée automtiquement un centre de code 'Z' et de nom 'Non imputé'.
Ce centre est utilisé lorsque d'une écriture sur un compte pour lequel l'indication du centre est
requis et que le centre n'est pas saisi. Ainsi les écritures non imputées se trouvent dans
l'option Saisies / Mouvements analytiques et peuvent être facilement imputées en différé.

* * *

Page 24 - Perfecto Comptabilité générale, Définitions

3.4 - Financements

Cette option permet de définir les sources de financement susceptibles d'accorder des
subventions à l'entreprise.

Les zones à saisir pour définir une source de financement sont les suivantes.

Code
Ce code, alphanumérique, doit être unique pour chaque source.
La codification autorise les regroupements, par exemple pour des organismes regroupés par
pays.
Remarque - Le financement intitulé "Fonds propres" est prédéfini et ne peut pas être
supprimé. Le code est modifiable mais il doit rester un code individuel.

Intitulé
L'intitulé est libre mais ne peut pas être laissé vide.

Devise
Si vous souhaitez que le suivi du financement soit effectué en devise, indiquez ici la devise
concernée.

Utilisation des financements

Les financements sont enregistrés dans les comptes de subventions.
De plus il est possible
- d'effectuer un suivi sur les dépenses ou les réglements effectués au titre des financements
(voir le chapitre Paramètres / Natures analytiques),
- d'établir et de suivre des budgets sur les financements (voir le chapitre Budgets),
- de répartir les immobilisations par sources de financement (voir les chapitre
Immobilisations).

* * *

Comptabilité générale, Définitions Perfecto - Page 25

3.5 - Journaux

Cette option présente la liste des journaux.

Si votre comptabilité est répartie en plusieurs sites comptables, chaque site possède sa propre
liste de journaux.

Les zones à renseigner pour définir un journal sont les suivantes.

Code et intitulé
Les codes de journaux sont alphanumériques. Il est recommandé d'utiliser des codes
significatifs (ACH pour un journal d'achats par exemple).
L'intitulé du journal est rappelé dans tous les états concernant les journaux.

Nature
La nature permet à Perfecto de contrôler les écritures enregistrées dans chaque journal:
- les journaux de saisie doivent être de nature Opérations courantes.
- les natures Amortissements automatiques et Résultat de l'exercice sont prédéfinies et ne
peuvent être modifiées.
- les natures Abonnements et Centralisation donnent lieu à des traitements spécifiques
décrits dans les chapitres correspondants de ce manuel.
- la nature Caisse en temps réel est détaillée dans le chapitre correspondant.
Remarque - La nature d'un journal mouvementé ne peut plus être modifiée.

Comptes
Indiquez dans cette zone, les comptes autorisés dans le journal: lors de la saisie des écritures,
Perfecto n'autorise que les comptes appartenant à cette liste.
Il est recommandé d'utiliser cette fonctionnalité pour:
- éviter les erreurs de journal lors de la saisie comme la saisie d'une vente dans un journal
d'achats par exemple,
- restreindre la saisie des opérateurs aux comptes autorisés dans chaque journal.
Remarque - La restriction des saisies aux comptes indiqués ici s'applique à tous les
utilisateurs. D'autres restrictions à la saisie des comptes peuvent être obtenues en limitant les
Droits d'accès des opérateurs.

* * *

Page 26 - Perfecto Comptabilité générale, Immobilisations

 4 - Immobilisations

4.1 - Généralités sur les immobilisations

Perfecto gère les éléments immobilisés dans un tableau des immobilisations. Les éléments
de ce tableau bénéficient de traitements automatiques (amortissements, reprises de
subventions, cessions ou destructions et virements internes).

Comptes suivis par éléments

Chaque élément immobilisé possède une date et une valeur d'entrée déterminées lors de
l'enregistrement de l'élément dans le tableau. La date et la valeur d'entrée restent fixes
pendant toute l'existence de l'élément dans le patrimoine de l'entreprise. En particulier les
immobilisations en cours, les avances sur commandes et les prêts ne peuvent pas être
détaillés par éléments.

Comptes associés aux immobilisations

Cette option du menu Paramètres permet de définir les comptes utilisés pour générer les
opérations sur les immobilisations: acquisition, amortissement, dotation, cession et reprise de
subvention. Ces comptes sont prédéfinis à l'installation du cadre comptable et il est
recommandé de ne pas les modifier.
Remarque - Une écriture de reprise de subvention d'un élément immobilisé n'est générée que
lorsque les deux conditions suivantes sont satisfaites:
1 - un compte de reprise de subvention est indiqué dans le tableau décrit ci-dessus
2 - un compte de subvention est indiqué dans l'onglet Financement de la définition de
l'élément immobilisé.

Localisations des immobilisations

Les localisations permettent un classement selon la position dans l'entreprise de chaque
élément immobilisé: les inventaires sont grandement facilités lorsque les immobilisations sont
regroupées par localisations.

Report des éléments immobilisés en début d'exercice

- Il est recommandé de saisir la situation initiale des éléments avant de commencer les
opérations de l'exercice en cours. L'état des Ecarts à l'ouverture avec la comptabilité
générale permet de rapprocher les valeurs enregistrées en comptabilité générale et dans le
tableau des immobilisations.
- Les reports sont automatiquement transférés dans l'exercice suivant.

Vérification de la cohérence avec la comptabilité générale

Cette vérification consiste à comparer les totaux des valeurs brutes et des amortissements
enregistrés d'une part dans le tableau des éléments immobilisés et d'autre part en comptabilité
générale.
Les écarts sont des anomalies dans votre comptabilité qu'il est recommandé de corriger avant
d'effectuer un calcul des amortissements.

Génération automatique des écritures de sorties et de virements internes

- Il est possible de saisir directement les écritures concernant les sorties sur cession et les
virements internes d'éléments immobilisés. Dans ce cas Perfecto ne calcule plus
d'amortissement pour cet élément.
- Il est cependant recommandé d'utiliser la génération automatique des écritures au moyen

Comptabilité générale, Immobilisations Perfecto - Page 27

 des boutons Sortie ou Virement interne car Perfecto prend alors en compte les
amortissements automatiques déjà calculés ou à venir.

Amortissements automatiques
L'option Saisies / Calcul automatiques des amortissements effectue ce calcul
périodiquement; chaque nouveau calcul s'ajoute au calcul de la période précédente.
Si la période de calcul n'est pas clôturée il est possible d'annuler un calcul précédemment
effectué.

* * *

Page 28 - Perfecto Comptabilité générale, Immobilisations

4.2 - Localisations des immobilisations

La comptabilité générale nous impose de classer les éléments immobilisés par comptes,
c'est-à-dire en fait par natures.
La notion de localisation permet de regrouper les éléments suivant leur position physique,
simplifiant considérablement l'inventaire des éléments immobilisés. En pratique la localisation
peut être considérée comme une subdivision de centre de responsabilité. Cependant ces deux
notions sont indépendantes dans le logiciel.

Exemples
- Les composants d'une machine peuvent se retrouver dispersés dans des comptes de
matériel, d'agencement, de réparation, etc. La localisation permet de classer tous ces
éléments dans un groupe portant le nom de la machine concernée. Les éditions par
localisation permettent ainsi de reconstituer la valeur comptable de l'actif immobilisé
- Le matériel et le mobilier affectés à un service ou à un bureau sont dispersés dans les
comptes de matériel et de mobilier. La localisation permet de rattacher à ce service ou ce
bureau tous les éléments à sa disposition.

Vous pouvez créer autant de localisations que vous le désirez.

Les localisations peuvent être subdivisés en sous-groupes. Un élément immobilisé (voir
chapitre suivant) ne peut pas appartenir à une localisation possédant des sous-groupes: il faut
préciser le sous-groupe individuel.

* * *

Comptabilité générale, Immobilisations Perfecto - Page 29

4.3 - Eléments immobilisés

Cette option présente pour chaque site la liste des éléments immobilisés.
Les comptes d'immobilisations suivis par éléments sont définis dans l'option Paramètres/
Natures des comptes.

Sélection du site
Si votre comptabilité est multi-sites sélectionnez dans la liste déroulante le site dont vous
désirez afficher les éléments. Si votre comptabilité n'est pas multi-sites la liste de sélection est
inactive.

Zones de saisie d'un élément

Ces zones sont réparties en 4 onglets:
- Définition,
- Valeur patrimoniale,
- Description.
- Financement ,
Les zones à saisir dans chacun de ces onglets sont détaillées ci-dessous.
Remarque - Un élément immobilisé n'est modifiable que si aucune clôture ni aucun calcul
automatique des amortissements ne sont actifs à la date d'entrée de l'élément.

Compte général
Seuls sont autorisés ici les comptes d'immobilisations suivis par éléments:
- Frais immobilisés,
- Immobilisations incorporelles,
- Immobilisations corporelles,
-Titres de participation et cautionnements.
Les comptes d'immobilisations en cours, d'avances sur commande d'immobilisation et de prêts
ne sont pas autorisés.
Remarque - La modification du compte de l'élément doit être réservée à la rectification d'une
erreur de saisie du numéro de compte. Lorsqu'il s'agit d'un virement entre comptes il faut
effectuer une sortie sur virement interne comme décrit ci-dessous.

Elément
Il s'agit du code d'identification de l'élément. Il n'y a pas de notion de code de regroupement
pour les éléments immobilisés.
Remarque - Les états sur les immobilisations proposent des sous-totaux par sites, par
comptes, par localisations, par centres ou par sources de financement. Par conséquent, il n'est
pas utile de préfixer le code de l'élément avec le code du site, du compte, etc.

Intitulé de l'élément
Cette zone ne peut être vide. L'intitulé est imprimé dans tous les états concernant les
immobilisations.

Localisation
Indiquez ici la localisation de l'élément. La localisation est principalement utilisée pour les états
d'inventaire.

Centre et Activité
Lorsque le calcul des amortissements est effectué automatiquement, le centre et l'activité
indiqués ici sont utilisés pour imputer analytiquement la dotation. Ces zones sont inactives si

Page 30 - Perfecto Comptabilité générale, Immobilisations

votre comptabilité ne les utilisent pas.

Entrée de l'élément
Indiquez la date et la valeur d'entrée.
Remarque - Cette date n'est pas modifiable dans le cas d'un élément entré par virement
interne. Elle doit être antérieure à tout mouvement enregistré pour l'élément.

Taux annuel ou Durée de l'amortissement

Lorsque vous renseignez l'une de ces valeurs, l'autre est automatiquement calculée.

Amortissements
Ces zones indiquent le report et l'amortissement de la période calculé dans l'option Saisies/
Amortissements automatiques.
Remarque - Le report d'amortissements est nul pour un élément entré pendant l'exercice à
l'exception d'une entrée virement interne pour laquelle le report des amortissements est égal
au total des amortissements pratiqués à la date du virement.

Sortie de l'élément
Il s'agit de la date de sortie. Il est recommandé d'utiliser le bouton Sortie... ou Virement
interne selon le cas. Ces options font l'objet des chapitres suivants.

Financement
Le financement est initialisé à 100% sur fonds propres. Lorsqu'un équipement est financé par
subventions il faut détailler la part de chaque source de financement.
Remarque - Si le compte de subvention est indiqué la reprise de subvention correspondante
sera automatiquement effectuée lors du calcul automatique de l'amortissement.

Description et état de l'élément

La description d'un élément permet de définir les caractéristiques que vous désirez retrouver
sur les états en particulier les fiches d'inventaire.
La description peut concerner la référence de l'achat, le responsable de l'entretien, etc.
Un indicateur permet de renseigner l'état de l'élément: Bon, Moyen ou Mauvais.

* * *

Comptabilité générale, Immobilisations Perfecto - Page 31

4.4 - Sortie d'un élément immobilisé

Perfecto génère automatiquement les écritures de comptabilisation sur une sortie d'élément
immobilisé. Cette fonctionnalité est accessible par le bouton Sortie... de la fenêtre des
éléments immobilisés.
La génération automatique des écritures de sortie présente deux avantages:
- les montants de l'amortissement complémentaire et des montants à virer sont
automatiquement calculés
- en cas de calcul automatique des amortissements à une date antérieure à la date de sortie
l'amortissement complémentaire est automatiquement recalculé.

Toutes les écritures sont enregistrées à la date de sortie de l'élément. Les journaux concernés
sont les suivants.

1 - Amortissements automatiques
Dans ce journal sont enregistrés:
- l'amortissement complémentaire à la date de la sortie,
- éventuellement la reprise de subvention sur amortissement.

2 - Virements sur sorties d'immobilisations

Dans le journal sont enregistrés:
- le virement de la valeur brute et du total des amortissements pratiqués dans le compte de
Valeurs nettes de cession
- éventuellement la reprise de subvention sur cession.

Remarque - Il n'est pas possible de modifier manuellement les écritures générées

automatiquement. Pour annuler la sortie il faut utiliser le même bouton Annulation/Sortie... de
la fenêtre. Si vous confirmez l'annulation alors les écritures décrites ci-dessus sont
supprimées.

Sortie partielle
Il peut être nécesaire d'effectuer une sortie partielle lorsqu'un élément immobilisé est un
regroupement d'éléments, par exemple 5 motos acquises en un seul lot.
- Supposons que l'élément enregistré soit <0011> 5 motos.
- Si on désire enregistrer la sortie d'une seule moto il faut éclater cet élément en <0011a> 4
motos et <0011b> 1 moto avec les mêmes date de mise en service en répartissant la valeur
brute et les amortissements proportionnellement.

* * *

Page 32 - Perfecto Comptabilité générale, Immobilisations

4.5 - Virement interne

Les virements internes des immobilisations concernent le reclassement d'un élément dans un
compte différent du compte initialement utilisé dans un exercice antérieur.
Dans ce cas le bouton Virement interne de la fenêtre des éléments immobilisés permet
d'effectuer le virement interne correspondant.

Zones de saisie
Indiquez le compte de destination du virement. Le code de l'élément viré ne doit pas être déjà
défini pour le compte de destination.

Validation du virement
A la validation de la saisie Perfecto génère à la date de début de l'exercice les écritures de
virement de la valeur brute et du report d'amortissement de l'élément dans le journal Virement
sur sorties d'immobilisations.

Annulation du virement interne

En cas de besoin le virement peut être annulé à l'aide du même bouton Virement interne de
la fenêtre.

* * *

Comptabilité générale, Saisies dans les journaux Perfecto - Page 33

 5 - Saisies dans les journaux

5.1 - Liste des journaux

Cette option présente la liste des journaux définis dans votre comptabilité.

Si vous utilisez des sites autonomes, sélectionnez le Site dans la zone correspondante de la
fenêtre.
Pour vous positionner rapidement sur un journal, tapez les premiers caractères du code du
journal cherché.

Pièce en cours
Outre les informations sur les saisies effectuées dans chaque journal, la liste présente une
colonne Pièce en cours. Cette colonne indique si une pièce est en cours de saisie,
c'est-à-dire une pièce qui n'est pas encore équilibrée. Pour chaque journal, une seule pièce
peut être en cours. Tant qu'une pièce est en cours dans un journal, aucune autre pièce ne peut
être insérée ou modifiée dans ce journal.

Clôture
Le bouton Clôture permet d'effectuer la clôture du journal sélectionné à la date de votre choix.
Cette option est réservée aux opérateurs possédant le droit de clôture périodique. Ce droit
est défini dans l'option Paramètres/ Droits des utilisateurs.
Remarque - L'option Saisies/ Clôture périodique permet de clôturer les opérations dans tous
les journaux simultanément.

Détail des lignes

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre des lignes saisies dans le journal. Le chapitre suivant
décrit en détail les fonctions disponibles dans cette fenêtre.

* * *

Page 34 - Perfecto Comptabilité générale, Saisies dans les journaux

5.2 - Détail des lignes saisies

Cette fenêtre, accessible par le bouton Détail de la liste des journaux, affiche la liste des
écritures saisies dans le journal sélectionné et permet la saisie de nouvelles lignes.

Pour chaque pièce saisie, la liste présente une ligne de total pour la pièce. Cette ligne est
évidemment non modifiable.

Remarque
- La saisie d'une ligne (insertion, modification, suppression, récupération) n'est possible que
dans la pièce en cours.
- Si aucune pièce n'est en cours, la saisie est possible dans toutes les pièces, en fonction de
vos droits sur les journaux définis dans l'option Paramètres/ Droits des utilisateurs.

Les options du menu de cette fenêtre sont les suivantes.

Chercher
Cette fonction permet la recherche d'une ou des lignes d'une période contenant une certaine
valeur (Numéro de pièce, Compte, Montant, etc).

Remplacer
Cette fonction permet de remplacer une saisie erronée de la date, du numéro de pièce, d'une
référence ou d'un libellé.
Remarque: lorsqu'une ligne est validée Perfecto ne permet plus la modification de la date ou
le numéro de pièce car cela conduirait à plusieurs pièces déséquilibrées dans le même journal.
La fonction Remplacer est donc le seul moyen de modifier la date ou le numéro de pièce pour
des lignes déjà saisies.

Dupliquer
Cette fonction duplique la pièce sélectionnée. Elle est utile dans le cas où des pièces
identiques se répètent à des dates différentes.

Numéroter
Cette fonction permet de renuméroter les pièces. Elle est utile dans le cas où les pièces ne
sont pas saisies dans l'ordre chronologique.

Réparer
Cette fonction recalcule les totaux par pièces. Elle est utilisée dans le cas d'un incident
(coupure de courant ou autre) qui n'a pas permis à Perfecto d'enregistrer le total de la pièce
lors de la modification d'une ligne. Cette fonction ne s'applique qu'au journal selectionné, elle
est donc plus rapide que la fonction de réparation complète du menu Fichiers.

Les boutons disponibles dans cette fenêtre sont les suivants.

Insérer
Ce bouton permet d'insérer une nouvelle ligne. La ligne sera insérée à la place de la ligne
sélectionnée.
- Si la ligne sélectionnée est la ligne de total de la pièce, la ligne est insérée à la fin de la pièce.

- Si la ligne sélectionnée est la ligne vide de fin de la liste, une nouvelle pièce est créée.

Comptabilité générale, Saisies dans les journaux Perfecto - Page 35

Modifer
Ce bouton permet de modifier les zones affichées de la ligne sélectionnée.
- Seule une ligne de la pièce en cours peut être modifiée.
- Si aucune pièce n'est en cours alors toute ligne peut être modifée (en fonction des droits de
l'utilisateur).
- Si, après la saisie, la pièce est déséquilibrée, cette pièce devient la pièce en cours.

Supprimer
Ce bouton permet la suppression d'une ligne de la pièce en cours.
Le bouton Récupérer permet d'insérer la ligne à une autre position dans la même pièce ou
dans une autre pièce, éventuellement dans un journal différent.
Plusieurs lignes peuvent être supprimées à la suite et récupérées ensuite.
Remarque. La suppression de la ligne de total d'une pièce équivaut à la suppression de la
pièce: dans ce cas Perfecto vous demande confirmation avant d'effecuer le suppression.

Récupérer
Ce bouton permet d'insérer les lignes supprimées, en particulier:
- les lignes supprimées par erreur par un clic sur le bouton Supprimer,
- les lignes que vous désirez déplacer d'une pièce vers une autre.
Remarque: pour déplacer des lignes d'une pièce vers une autre pièce il faut
- Supprimer toutes les lignes à déplacer de la pièce d'origine,
- Récupérer ces lignes dans la pièce de destination.

Editer la fiche
Ce bouton permet d'imprimer la fiche d'imputation de la pièce selectionnée.
- Certains services comptables préparent la fiche d'imputation de chaque pièce avant la saisie.
Dans ce cas la fiche d'imputation n'a pas à être imprimée.
- Perfecto permet d'imprimer la fiche d'imputation après la saisie de la pièce. Cette fiche
devrait être agraphée à l'original de la pièce et archivée avec lui.

Document numérisé
- Ce bouton permet d'enregistrer le document numérisé à l'origine de la ligne saisie en
sélectionnant ce document dans la fenêtre Windows de sélection de fichiers.
- Si un document est déjà enregistré pour la ligne du journal alors le bouton appelle le
programme capable d'afficher le document. Ce programme est défini dans l'option de
Windows qui associe le programme à l'extension du fichier (PDF, DOC, JNP ou autre)..
- Le menu contextuel du bouton permet de supprimer le document de Perfecto.

Nouvelle pièce
Ce bouton permet d'insérer une nouvelle pièce. Il n'est actif que si aucune pièce n'est en cours
dans le journal.
- Lors de la saisie de la première ligne, vous devez, indiquer la date et le numéro de la
nouvelle pièce.
- La saisie de la date et du numéro de pièce n'est plus possible pour les lignes suivantes. Tant
que la nouvelle pièce n'est pas équilibrée elle reste la pièce en cours: toute nouvelle ligne
sera insérée dans cette pièce.
Remarque: l'option Remplacer du menu de la fenêtre permet de modifier la {date ou le
numéro de pièce de toute les lignes d'une pièce si nécessaire.

Le chapitre suivant décrit en détail les zones à renseigner pour la saisie d'une ligne.

Page 36 - Perfecto Comptabilité générale, Saisies dans les journaux

5.3 - Saisie d'une ligne

Ce chapitre explicite les zones à renseigner pour la saisie d'une ligne d'écriture dans un
journal.

Date et numéro de pièce

Ces zones sont à saisir lors de la définition d'une nouvelle pièce. Elles ne sont pas modifiables
dans les autres cas. Pour déplacer des lignes d'une pièce vers une autre il faut:
- supprimer de la pièce d'origine les lignes à déplacer,
- récupérer ces lignes dans la pièce de destination.

Compte
Cette zone est à renseigner avec un compte individuel ou collectif. Cette zone ne peut rester
vide ni contenir le code d'un compte de regroupement sauf si c'est un compte collectif de tiers.
Lors de la saisie de cette zone, le bouton de séléction contextuelle prend le libellé Comptes
généraux. Il permet d'afficher la liste des comptes autorisés dans le journal. Cette liste peut
aussi être appelée en tapant la touche de fonction F2
Comptes autorisés - Pour que la saisie soit valide les conditions suivantes doivent être
réunies:
- le compte doit être autorisé dans la définition du journal
- le compte doit être autorisé à la saisie dans les Droits d'accès de l'opérateur;
- le compte ne doit pas être clôturé à la date de saisie.
Suite de la saisie - Le compte saisi détermine les opérations autorisées dans la suite de la
saisie:
- Si le compte est collectif, la zone suivante Tiers est activée, sinon elle est désactivée.
- Si le compte est lettrable, le bouton Lettrage immédiat est activé et permet d'effectuer le
lettrage.
- Si le compte est un compte en devises, la zone Montant en devise est activée.
- Si le compte est suivi par échéances (compte à payer ou à recevoir) alors la zone Echéance
est activée.
- Si le compte est suivi analytiquement (voir Paramètres/ Natures analytiques) alors les
zones analytiques concernées sont activées.
- Si le compte est un compte de TVA déductible alors la zone Tiers est activée pour la saisie
du fournisseur.

Tiers
Cette zone est à renseigner avec un code de tiers individuel. Cette zone ne peut rester vide ni
contenir le code d'un tiers de regroupement.
Lors de la saisie de cette zone, le bouton Selection... prend le libellé Fournisseurs, Clients,
Personnel ou Tiers divers selon le cas. Il permet d'afficher la liste des tiers correspondants.
Cette liste peut aussi être appelée en tapant la touche de fonction F2.
Remarque - Il n'est pas nécessaire de créer le compte auxiliaire du tiers avant la saisie de
l'écriture sur ce compte: si le tiers saisi n'a pas encore de compte auxiliaire défini dans la
comptabilité alors Perfecto vous proposera de le créer automatiquement à la validation de la
ligne.

Référence
Cette zone est utilisée pour saisir la référence d'une pièce commerciale (numéro de facture,
bordereau de livraison, reçu de caisse, numéro de chèque, etc).
Il est important de faire la différence entre le numéro de pièce comptable et la référence d'une
écriture:
- Le numéro de pièce est un numéro de classement, interne au service comptable, qui permet
de retrouver l'original de la pièce en cas de besoin.
- la référence de la pièce est une référence significative sur le compte. Par exemple le

Comptabilité générale, Saisies dans les journaux Perfecto - Page 37

 réglement d'une facture fournisseur par chèque donne lieu à l'enregistrement d'une seule
pièce comptable (donc un seul numéro de pièce) pour laquelle l'écriture sur le compte de
banque porte la référence du chèque et l'écriture sur le compte du fournisseur la référence de
la facture.

Sélection d'une référence

Lors de la saisie de la zone Référence, le bouton de sélection prend le libellé Références.... Il
permet d'afficher la liste des références déjà enregistrées sur le compte. Il est recommandé
d'utiliser cette liste pour saisir une référence déjà existante sur le compte, afin de gagner du
temps et éviter les fautes de frappe.

Lettrage immédiat
Ce bouton est actif lors de la saisie d'une nouvelle ligne sur un compte lettrable. Les comptes
lettrables sont définis dans l'option Paramètres/ Suivi des comptes. Le lettrage immédiat
consiste à pointer les références concernées par le réglement en cours de saisie. Si vous
effectuez ce lettrage immédiat alors les zones Référence, Débit et Crédit sont
automatiquement renseignés.

Montant de l'écriture au Débit ou au Crédit

Indiquez dans l'une de ces zones de saisie le montant au Débit ou au Crédit sur le compte.
Lorsque qu'un débit est enregistré alors le crédit est mis automatiquement à zéro et
inversement.

Montant en devise
Cette zone n'est accessible que pour un compte suivi en devise.
Lors de la saisie de cette zone, le bouton de sélection contextuelle affiche le libellé
Conversion automatique. En cliquant sur ce bouton ou en tapant la touche de fonction F2
vous accéder à la fenêtre de conversion automatique de la devise en francs.

Remarque: une écriture sur un compte suivi en devise peut comporter un montant en francs,
sans contrevaleur en devise. C'est le cas lors d'une écriture de régularisation suite à une
différence de change.

Echéance
Cette zone ne concerne que les comptes à payer ou à recevoir. Ces comptes sont définis dans
l'option Paramètres/ Suivi des comptes.
La date d'échéance est initialisée en fonction des paramètres de calcul des dates d'échéances
définis dans l'option Paramètres / Configuration. Si ces paramètres ne sont pas définis la
date d'échéance est initialisée à la date de l'écriture.
Remarque - Les échéances de remboursement des emprunts et des intérêts échus sont
décrites dans le chapitre sur les Abonnements.

V.I. (Virement Interne)

Cet indicateur ne concerne que les comptes d'immobilisations incorporelles et corporelles.
Remarque - Les virements internes doivent être équilibrés dans la pièce comptable.

Libellé
Cette zone permet de décrire la nature de l'opération comptable.
Il est important de renseigner cette zone de manière claire pour que la comptabilité remplisse
bien son rôle d'information auprès des personnes concernées (directeur, auditeur, commissaire
aux comptes, etc).
En reprenant l'exemple donné ci-dessus pour la référence, le libellé de l'écriture sur le compte

Page 38 - Perfecto Comptabilité générale, Saisies dans les journaux

de banque doit être de la forme Réglement facture <Numéro de la facture>, <Nom du
fournisseur>, alors que le libellé de l'écriture sur le compte du fournisseur doit être de la
forme Chèque <Numéro du chèque>, <Nom de la banque>.
Lors de la saisie d'un libellé, le bouton de sélection contextuel devient actif sous le libellé . En
cliquant sur ce bouton, ou en tapant F2 vous accédez à la liste des raccourcis définis. La
définition de nouveaux raccourcis est décrite dans le chapitre Raccourcis plus loin dans ce
manuel.

Immobilisation
Cette zone permet d'affecter la ligne en cours de saisie à un élément immobilisé. Cette zone
ne concerne que les comptes d'immobilisations ou d'amortissements.
La liste des éléments immobilisés sur le compte est disponible par la touche F2 ou un clic sur
le bouton Sélection... dont le libellé devient Eléments immobilisés lorsque le curseur de
saisie est positionné dans cette zone.
Remarque - Si vous avez opté pour le calcul automatique des amortissements, vous ne devez
pas mouvementer manuellement un compte d'amortissement.

Marché
Cette zone est en saisie uniquement si le compte est un compte de fournisseur ou un compte
de charge, auquel cas la zone représente un marché accordé. Pendant la saisie de cette zone,
la touche F2 active la liste des marchés définis sur le compte concerné.
Remarque - Lorsqu'une facture correspond à un bon de commande il est recommandé de
saisir la ligne concernant le fournisseur en premier. Ainsi la liste de sélection des marchés ne
contient que les marchés du fournisseur concerné. Les lignes suivantes de la pièce seront
automatiquement initialisées avec le même numéro de marché.

Centre et autres imputations analytiques

Les zones de saisie des codes analytiques sont activées en fonction du compte en cours de
saisie, selon les Natures Analytiques actives dans votre comptabilité et définies dans l'option
Paramètres. Pour chacune de ces zones, la liste des codes analytiques est disponible par la
touche F2 ou par le bouton Sélection... qui prend le libellé de la nature analytique en cours de
saisie.
Ventilaltion analytique - Le bouton Ventiler... ou la touche F7) permet de ventiler une écriture
sur plusieurs centres analytiques. Le chapitre suivant décrit cette fonctionnalité.

* * *

Comptabilité générale, Saisies dans les journaux Perfecto - Page 39

5.4 - Numérisation des ducuments originaux

La fonction de numérisation des documents (facture, état de dépenses, chèque, virement)

permet d'afficher l'image de l'original dans le logiciel sans être obligé de le retrouver dans les
archives. En général la numérisation est sous le format PDF mais d'autres format sont
possibles.

L'option du menu {Document numérisé propose trois sous-menus.

1 - Enregistrer un document numérisé

Cette option ouvre la fenêtre Windows de sélection de fichiers. Le fichier sélectionné sera
enregistré dans Perfecto.

2 - Enlever le document numérisé

Cette option supprime le document de la base de Perfecto.

3 - Afficher le document numérisé

Cette option appelle le programme uvre la fenêtre Windows de sélection de fichiers. Le fichier
sélectionné sera enregistré dans Perfecto.

* * *

Page 40 - Perfecto Comptabilité générale, Saisies dans les journaux

5.5 - Ventilation analytique

Cette fenêtre permet d'effectuer la ventilation analytique d'une écriture sur plusieurs centres
analytiques. Elle est activée par le bouton Ventiler... ou par la touche de fonction <F7> de la
fenêtre de saisie des lignes dans les journaux.

Saisie des montants imputés

Pour chaque centre analytique vous pouvez saisir:
- le pourcentage imputé au centre, dans ce cas le montant est calculé
- le montant imputé au centre.

Validation de la saisie
La validation n'est possible que lorsque le total des montants du tableau est égal au montant
au débit ou au crédit de la ligne d'écriture en cours de saisie.
Après la validation, la fenêtre est fermée et la zone Centre de la fenêtre de Saisie des pièces
porte l'indication A ventiler.

Ventilation sur les centres

La ventilation sera automatiquement effectuée lors de la validation de la ligne saisie dans le
journal.

* * *

Comptabilité générale, Saisies dans les journaux Perfecto - Page 41

5.6 - Raccourcis

La fenêtre des raccourcis permet de définir de nouveaux raccourcis qui permettent

d'économiser du temps lors de la saisie des écritures.

Pour modifier ou créer un nouveau raccourci, positionnez-vous sur la ligne choisie et tapez
<Alt+M> pour activer le bouton de modification.

La liste des raccourcis devient modifiable.

Indiquez sur chaque ligne le raccourci associé à chaque lettre de l'alphabet.

Perfecto permet d'intégrer au texte du raccourci des variables qui représentent des valeurs
spécifiques:

- Date représente la date de la pièce en cours de saisie,

- cCg représente le code du compte en cours de saisie,

- nCg représente le nom du compte en cours de saisie,

- Ref représente la référence de la ligne en cours de saisie,

- Ech représente la date d'échéance de la ligne en cours de saisie.

* * *

Page 42 - Perfecto Comptabilité générale, Saisies dans les journaux

5.7 - TVA déductible

Si vous souhaitez utiliser l'état de Déclaration de TVAou de Retenues sur Prestations, ce

chapitre explique les informations à saisir sur les mouvements de ces comptes (définis dans
l'option Paramètres/ Nature des comptes.

1 - Origine de la TVA
La TVA déductible peut être d'origines diverses:
- TVA sur factures de la période en cours,
- TVA sur factures hors période en cours,
- TVA sur immobilisations
Pour chacun des ces cas, il faut créer un compte de TVA déductible spécifique.

L'état de TVA déductible édite un sous-total pour chacun des ces comptes. Ainsi vous
retrouverez immédiatement les montants correspondants à chaque opération et vous pourrez
remplir facilement le bordereau de versement de TVA avec toutes les informations
nécessaires.

2 - Sens des écritures

Seules les pièces où un compte de TVA déductible est débité sont considérées pour établir la
déclaration. En particulier une diminution de TVA déductible doit être enregistrée à l'aide d'un
débit négatif sur ce compte car un crédit sur ce compte est considéré comme un virement
dans le compte de TVA à payer.

3 - Fournisseur
Une écriture de TVA déductible concerne un fournisseur unique. Si une ligne concernant ce
fournisseur est trouvée dans la même pièce comptable que l'écriture de TVA déductible, la TVA
est automatiquement affecté à ce fournisseur. Cependant, lorsque la contrepartie est un
compte de trésorerie (réglement au comptant) ou un transitaire (TVA concernant plusieurs
fournisseurs), il faut indiquer le fournisseur.
Laissez cette zone vide si la TVA est perçue au cordon douanier.

* * *

Comptabilité générale, Opérations de caisse en temps réel Perfecto - Page 43

 6 - Opérations de caisse en temps réel

6.1 - Configuration de la saisie

L'option Définitions des journaux permet de définir les journaux de caisse en temps réel.
Ces journaux diffèrent des autres journaux de saisie sur les points suivants:
- la date des opérations est obligatoirement la date du jour
- le numéro de pièce est automatique et non modifiable afin que les écritures se suivent dans
l'ordre de saisie
- l'écriture de contrepartie sur le compte de caisse est générée automatiquement est n'est pas
modifiable.

Les comptes autorisés lors d'un décaissement ou d'un encaissement sont définis dans l'option
Configuration de la fenêtre de saisie.

Comptes autorisés
Les comptes autorisés dans la saisie en temps réel sont distingués entre
- comptes autorisés au décaissement
- comptes autorisés à l'encaissement.

Contrôle des saisies après la modification de la configuration

Le contrôle des comptes autorisés est immédiatement appliqué aux prochaines saisies mais
ne concernent pas les saisies préalablement effectuées.

* * *

Page 44 - Perfecto Comptabilité générale, Opérations de caisse en temps réel

6.2 - Saisie des opérations en temps réel

Cette option permet la saisie des opérations de caisse en temps réel.

Les zones à saisir pour une opération de caisse sont les suivantes.

Sens de l'opération
Indiquez ici s'il s'agit d'une opération d'encaissement ou de décaissement.

Mandataire
Indiquez ici le nom du mandataire si celui est différent du tiers concerné.

Compte
Pendant la saisie de cette zone le bouton de sélection contextuelle est actif pour sélectionner
le compte. Seuls les comptes définis dans la configuration sont autorisés. La zone Tiers
suivante est activée lorsque le compte est un compte collectif.

Tiers
Pendant la saisie de cette zone le bouton de sélection contextuelle est actif pour sélectionner
le tiers concerné.

Référence
Si le compte est un compte à payer ou un compte à recevoir alors le bouton de sélection
contextuelle est actif pour sélectionner la facture à payer ou à recevoir.
Lorsqu'une référence est sélectionnée le montant dû est automatiquement renseigné.

Montant
Indiquez ici le montant encaissé ou décaissé.

Libellé
Cette zone permet une description succincte de l'opération. Pendant la saisie de cette zone le
bouton de sélection contextuelle permet de choisir un libellé prédéfini.

Edition de la pièce
Le bouton Editer permet d'imprimer la pièce:
- le reçu à donner au client dans le cas d'un encaissement,
- le bordereau de règlement dans le cas d'un décaissement.
Le format de ces deux éditions est personnalisable à votre demande par le support technique
de Perfecto.

Validation de la pièce
Une pièce de caisse éditée est définitivement validée: la date, le numéro de pièce, le compte
et le montant ne sont plus modifiables, même par l'Administrateur. Cependant la modification
de la référence, du libellé ainsi que les imputations analytiques peuvent être effectuées dans
l'option Saisie des pièces ou l'option Mouvement des comptes du menu Saisies de la
fenêtre principale.

Comptabilité générale, Abonnements Perfecto - Page 45

 7 - Abonnements

7.1 - Généralités sur les abonnements

Les abonnements sont des opérations comptables qui se répètent périodiquement. Ce

chapitre traite des abonnements de charges, la gestion des abonnements de produits étant
identique.
Remarque - Les amortissements d'immobilisations étant calculables à tout moment ils n'est
pas nécessaire d'en faire un abonnement.

Répartition de charges payées d'avance

Ce cas concerne les charges réglées au cours d'un exercice N mais comptant (ou comptant en
partie) pour l'exercice N+1. Un exemple est le réglement d'un loyer annuel: il faut comptabiliser
ce réglement en une seule fois au cours de l'année N alors que la charge correspondante doit
être comptabilisée chaque mois de l'année N+1.
La méthode de comptabilisation dans ce cas consiste, lors de la réception de la facture à:
- créditer le compte du tiers (ou un compte de trésorerie) du montant de la facture
- débiter en contrepartie un compte d'attente pour charges à répartir
- enregistrer une pièce d'abonnement pour débiter le 1er de chaque mois le compte de charge
concerné par le crédit du compte d'attente: le total des charges ainsi enregistrées solde le
compte d'attente.

Comptabilisation anticipée de charges périodiques

Les factures de contrats de maintenance, factures d'eau, d'électricité, de téléphone par
exemple parviennent souvent bien après la période de consommation. Or ces charges doivent
s'imputer à la période concernée. Il donc est nécessaire d'enregistrer ces charges avant la
réception de la facture. C'est d'ailleurs ce que la règlementation comptable nous impose de
faire lors de l'inventaire de fin d'exercice:
- en créditant le compte de Factures non parvenues
- par le débit des comptes de charges concernés.
Perfecto propose d'appliquer systématiquement cette méthode de comptabilisation chaque fois
que le cas se présente en cours d'exercice et non pas seulement lors de l'inventaire
comptable. Ainsi les écritures qui concernent l'exercice suivant sont enregistrées dans le
journal d'abonnement durant l'exercice en cours et il n'est plus nécessaire d'utiliser le journal
d'inventaire.

La méthode de comptabilisation se décompose en deux étapes.

Etape 1 - Enregistrement des pièces d'abonnement

Chaque pièce se compose du crédit sur le compte de Factures non parvenues par le débit du
compte de charge concerné.
Même si la facturation est annuelle, trimestrielle ou bimestrielle il est recommandé
d'enregistrer une pièce par mois pour répartir la charge et permettre ainsi le calcul mensuel du
résultat.

Etape 2 - Saisie de la facture du fournisseur

A la réception de la facture nous devons créditer le compte du fournisseur du montant de la
facture et en contrepartie:
- solder le compte de Factures non parvenues du montant enregistré à l'étape 1 pour la
période concernée,
- débiter (en plus ou en moins) le compte de charge par nature de la différence entre le
montant réel porté sur la facture et le montant enregistré à l'étape 1.

Page 46 - Perfecto Comptabilité générale, Abonnements

Remboursements d'un emprunt et des intérêts correspondants
L'option {Générer du menu de la fenêtre des abonnements permet une saisie simplifiée des
échéances de remboursement d'un emprunt et de la comptabilisation des intérêts courus en
fin d'exercice. La suite de ce chapitre décrit ces écritures que l'on peut saisir directement dans
le journal d'abonnement.
Pour chaque échéance une écriture d'abonnement est composée:
- du débit sur le compte de l'emprunt du nominal remboursé
- du débit de la charge d'intérêts
- du crédit du montant total de l'échéance sur le compte du tiers à payer. Ce tiers représente la
banque considérée comme un créditeur divers.
La date de comptabilisation doit être antérieure de quelques jours à la date de l'échéance de
remboursement afin que le compte à payer figure dans la Programmation des règlements.

Intérêts courus - Une écriture de fin d'exercice doit normalement constater l'intérêt couru
comme une charge de l'exercice qui sera reprise au début de l'exercice suivant.

Non respect de l'échancier

Si on décide qu'une échéance de remboursement de l'emprunt ne sera pas respectée il faut,
dès la prise de décision, modifier les écritures d'abonnement en conséquence.

* * *

Comptabilité générale, Abonnements Perfecto - Page 47

7.2 - Saisie des abonnements

Lorsqu'un journal est défini comme un journal d'abonnement l'affichage des lignes de ce
journal est passe par la fenêtre des abonnements

Gestion des abonnements

- Le bouton Insérer propose de saisir le code et l'intitulé de l'abonnement puis de saisir les
lignes d'abonnement comme décrit ci-dessous.
- Le bouton modifier permet de modifer le code de l'abonnement.
- Le bouton Supprimer supprime toutes les lignes enregistrées pour cet abonnement

Saisie des lignes

Le bouton Détail permet d'accéder aux pièces de l'abonnement sélectionné.
La saisie d'un abonnement se décompose en trois étapes:

1 - Saisie de la première échéance

Cette saisie consiste à enregistrer le crédit sur le compte de Charges à répartir ou de
Factures non parvenues par le débit du compte de charges et des centres analytiques
concernés.

2 - Génération automatique des échéances suivantes

Cette étape est réalisée à l'aide du bouton <Générer> qui présente la fenêtre de duplication de
la premiére échéance:

3 - Modification des lignes générées

Toutes les lignes automatiquement générées du journal des abonnements sont modifiables
dans les mêmes conditions que les lignes des autres journaux.

Transfert automatique des abonnements

Lors de l'ouverture de l'exercice suivant les abonnements sont automatiquement transférés
dans l'exercice suivant.

* * *

Page 48 - Perfecto Comptabilité générale, Programmation des réglements

 8 - Programmation des réglements

8.1 - Généralités

La programmation des réglements concernent les comptes à payer définis dans l'option
Paramètres / Comptes à payer.
Ces comptes regroupent aussi bien les fournisseurs que les autres comptes à payer (salaires,
loyers, TVA, cotisations sociales, etc).

Saisie de la programmation
La programmation des réglements permet d'indiquer:
- la date prévue des réglements à effectuer
- le mode (espèces, chèque, virement) choisi pour chaque règlement
- la banque utilisée en cas de chèque ou de virement.

Etats de contrôle
Une fois ces informations saisies, Perfecto propose l'édition des deux états préalables au
lancement des réglements.
1 - L'état des réglements par compte permet à la direction de valider les réglements
programmés, d'en modifier ou d'en rajouter certains.
2 - L'état des réglements par mode permet de rapprocher les réglements programmés de la
situation des comptes de trésorerie et de faire les ajustements nécessaires.

Edition des bordereaux

Lorsque les vérifications sont effectuées vous pouvez éditer les bordereaux de réglements
selon deux modes:
1 - le bordereau d'un fournisseur unique,
2 - tous les bordereaux de la période.

Enregistrement automatiques des écritures

A l'édition de chaque bordereau de réglement Perfecto génère automatiquement la pièce
comptable composée:
- d'une ligne au débit du compte à payer
- d'une ligne au crédit du compte de trésorerie concerné.

Editions
En plus de la liste des règlements programmés Perfecto propose des états spécifiques aux
comptes à payer disponibles dans l'option Editions:
- situation des factures
- factures impayées
- échéances de règlement programmées
- balance agée.

Comptabilité générale, Programmation des réglements Perfecto - Page 49

8.2 - Saisie de la programmation

Cette fenêtre permet la programmation des montants à régler aux fournisseurs et aux autres
comptes à payer définis dans l'option Paramètres.

La liste affiche, pour tous les comptes cocernés, les montants restant à payer sur chaque
facture.

Le bouton Détail de la facture affiche les écritures justifiant le reste à payer sur la facture
(montant initial, imputations des avances ou avoirs, réglements antérieurs).
A l'aide du bouton Modifier ou en tapant sur la touche Entrée vous pouvez modifier les
caractéristiques du réglement.

Retenue à la source
Si une retenue doit être effectuée indiquez ici le montant de cette retenue:
- le montant à payer sera diminué de cette retenue
- l'écriture correspondante sera automatiquement enregistrée sur le compte de retenue

Montant du réglement
En cas de réglement partiel d'une facture ce montant peut être inférieur au solde de la facture.

Mode de réglement
Le mode (Espèces, Chèque ou Virement) conditionne le format du bordereau de réglement.

Banque de réglement
Cette zone est désactivée pour le mode Espèces et ne peut pas être laissée vide dans le cas
d'un réglement par Chèque ou Virement. Le bouton de détail permet d'afficher la liste des
banques et de sélectionner la banque concernée.

L'édition du bordereau de règlement est décrite dans le chapitre suivant.

* * *

Page 50 - Perfecto Comptabilité générale, Programmation des réglements

8.3 - Edition des bordereaux de règlements

Cette fenêtre prépare l'édition des bordereaux de règlements.

Toutes les factures du même compte à payer, ayant la même date d'échéance et le même
mode de règlement pour le même compte de trésorerie sont regroupées dans un bordereau
unique.

Journal
Lors de l'impression de chaque bordereau, Perfecto génère automatiquement les écritures
correspondantes dans le journal indiqué dans cette zone.
Si cette zone est vide alors aucune écriture ne sera générée.
Remarque - Ne pas générer les écritures lors de l'édition permet de visualiser à l'écran la
totalité des bordereaux avant de les imprimer.

Numéro du prochain chèque à imprimer

Le numéro de chèque est nécessaire pour effectuer les rapprochements bancaires. Pour
que Perfecto puisse enregistrer dans le journal ce numéro pour chaque bordereau il est
nécessaire d'indiquer le numéro en cours: ce numéro sera automatiquement incrémenté après
l'impression de chaque bordereau.
Remarque - Suite à une erreur ou à un bourrage de papier les numéros automatiquement
enregistrés peuvent être incorrects. Dans ce cas il est toujours possible de rectifier ces
numéros directement dans le journal de trésorerie concerné.

Reprise après incident

Si un bordereau est mal imprimé alors l'impression peut être reprise en supprimant les
écritures générées automatiquement. Après cette suppression les factures de ce bordereau se
trouvent non réglées et par conséquent peuvent faire l'objet d'une nouvelle programmation.

* * *

Comptabilité générale, Affectation des règlements reçus Perfecto - Page 51

 9 - Affectation des règlements reçus

9.1 - Saisie des affectations

L'affectation des réglements reçus concerne les comptes Clients et éventuellement d'autres
Comptes à recevoir définis dans l'option Paramètres.

Normalement les règlements reçus sont affectés dirctement factures lors de la saisie de la
pièce de réglement dans un journal. En cas de besoin cette fenêtre permet d'effectuer les
affectations en différé.

Table des comptes recevoir

Cette table présente la liste des comptes débiteurs et indique le total des règlements ainsi que
des factures non soldées de chaque compte.

Table des factures à régler

Cette table présente la liste des factures non soldées du compte sélectionné et pour chaque
facture le Montant initial et le Reste à payer.

Table des réglements non affectés

Cette table présente la liste des réglements non complètement affecté du compte sélectionné
et pour chaque réglement le Montant initial et le Reste à affecter.

Boutons de recherche
Quatre boutons permettent de se positionner rapidement dans les listes:
- Recherche dans les factures de la référence d'un réglement.
- Recherche dans les factures du reste à affecter d'un réglement.
- Recherche dans les réglement de la référence d'une facture.
- Recherche dans les réglement du reste solder d'une facture.

Affectation
Le bouton Affecter affecte le règlement sélectionné à la facture sélectionnée. Si le reste à
affecter du règlement est plus petit que le montant à payer de la facture alors ce reste est
affecté en totalité à la facture. Si le reste est plus grand que le montant à payer alors la facture
est soldée et ce reste est diminué du montant de la facture.

Affectations automatiques
1 - Le bouton Affectation par référence permet d'affecter à une facture tous les règlements
portant la même référence
2 - Le bouton Affectation par antériorité affecte les réglements aux factures non soldées
jusqu'à épuisement des uns ou des autres.

Page 52 - Perfecto Comptabilité générale, Affectation des règlements reçus

9.2 - Annulation d'une affectation

Cette fenêtre permet d'annuler une affectation de règlement reçu.

Elle est accessible uniquement par le bouton Annulation d'une affectation de la fenêtre
décrite dans la chapitre précédent.

Annulation d'une affectation

L'annulation s'effectue en trois étapes

1 - Sélection du règlement dans la table de gauche

La table de droite affiche la liste des factures concernées par ce règlement.

2 - Sélection de la facture dans la table des factures

3 - Activation du bouton Annuler

La facture disparaît de la liste et le montant réglé vient en augmentation de reste non affecté
du règlement.

* * *

Comptabilité générale, Commandes aux fournisseurs Perfecto - Page 53

 10 - Commandes aux fournisseurs

10.1 - Saisie des commandes

Les commandes aux fournisseurs sont utilisées à deux niveaux:

1 - pour enregistrer les commandes imputables aux lignes budgétaires
2 - pour assurer le suivi de ces commandes.
Les commandes enregistrent les engagements pris envers les fournisseurs. Le suivi est
effectué sur la réalisation (achats, travaux, honoraires) ainsi que sur tous les comptes du
fournisseur (avances, factures, retenues de garantie). Ces comptes sont définis dans l'option
Paramètres/ Comptes de suivi des marchés accordés.

Avertissement - La fonction Commandes décrite dans ce chapitre ne doit servir que pour
l'enregistrement des dépenses faisant effectivement l'objet d'une commande. Il ne faut surtout
pas y enregistrer les dépenses ne faisant pas l'objet d'une commande: les dépenses non
engagées sont enregistrées dans les journaux de la comptabilité générale en laissant vide la
zone Commande.

Les zones à saisir pour définir une commande sont les suivantes.

Date, nature et référence

Il s'agit de la date de commande ou de la signature du marché. La nature (bon de commande,
lettre de commande, contrat...) vous permet de distinguer les commandes selon vos
besoins.La référence sert au classement comme le numéro de pièce d'une écriture dans un
journal.

Fournisseur
Indiquez ici le fournisseur concerné. La liste des fournisseurs est disponible par la touche F2
ou par le bouton de séléction contextuelle Fournisseurs.

Libellé
Indiquez ici succintement l'objet du marché. Ce libellé sera imprimé dans les états.

Analyse
Ces zones enregistrent les codes analytiques concernés par le marché. Ces codes seront
automatiquement affectés aux écritures en comptabilité générale lors de la saisie de la
réalisation du marché.

Situation des marchés

La situation comprend:
- le solde des avances accordées
- la réalisation (achats, travaux, prestations),
- les montants dus
- les retenues de garantie.
Les reports sont à renseigner pour les commandes antérieures aux début de l'exercice pour le
premier exercice géré par Perfecto. Lors du changement d'exercice ces reports sont
automatiqement générés.

Page 54 - Perfecto Comptabilité générale, Commandes aux fournisseurs

Date de réalisation
Il s'agit de la date de livraison ou d'exécution de travaux constituant le marché. Losque le
marché est anormalement terminé avant la réalisation complète vous pouvez forcer la fin du
marché à l'aide du bouton Terminé.

Contrôlé par
Cette zone permet la mise en oeuvre des procédures de contrôle par les opérateurs autorisés
dans l'option Paramètres/Droits des utilisateurs. Le bouton Contrôlé enregistre l'auteur du
contrôle.

Lignes...
Ce bouton permet d'accèder au détail des lignes du marché, appelées engagements donnés.
Le chapitre suivant décrit cette fonction.

Edition du bon de commande

Le bouton Editer imprime les lignes sous la forme d'un bon de commande destiné au
fournisseur. Le format d'impression peut être personnalisé selon vos besoins par le support
technique de Perfecto.

Mouvements...
Ce bouton d'affiche la liste des opérations concernant la commande sélectionnée.

Le menu Editions / Commandes aux fournisseurs présente les états permettant le suivi des
commandes et des engagements.

* * *

Comptabilité générale, Commandes aux fournisseurs Perfecto - Page 55

10.2 - Détail d'une commande

Cette option est accessible par le bouton Détail de la liste des bons de commande. Les lignes
saisies sont imprimées sur le bon de commnde.

Chaque ligne du bon de commande contient les zones suivantes.

Compte
Il s'agit du compte d'investissement ou de charges utilisé pour le suivi budgétaire.
La zone Désignation est initialisée avec l'intitulé de ce compte et doit être modifiée pour
préciser la nature de la commande.
Remarque - Normalement les commandes sont effectuées hors TVA. Même si aucune TVA
n'est saisie le suivi financier du marché est effectué TTC.
Néanmoins, pour établir des bons de commande TTC, Perfecto autorise la saisie d'un compte
de TVA dans les lignes de commande. Dans ce cas le calcul du montant de cette TVA est
automatique.

Désignation, quantité et prix unitaire

Ces zones permettent d'indiquer le détail des articles à imprimer sur le bon de commande.
Remarque - En vue de l'édition du bon de commande des libellés peuvent être librement
ajoutés dans la saisie même en l'absence d'un compte sur la ligne.

Montant
Ce montant est calculé à partir de la quantité et du prix unitaire mais peut aussi être saisi
directement lorsque la quantité et le prix unitaire ne sont pas applicables (pour des frais par
exemple).

Imputations analytiques
Les imputations analytiques sont à renseigner lorsque les natures correspondantes aux
comptes d'engagement sont actives dans votre comptabilité par l'option Paramètres / Natures
analytiques.

* * *

Page 56 - Perfecto Comptabilité générale, Suivi des mouvements

 11 - Suivi des mouvements

11.1 - Mouvements des comptes

Cette option permet d'afficher à l'écran les comptes généraux et auxiliaires définis dans votre
comptabilité.

Comptes de regoupement
Les comptes de regroupement sont affichés en bleu: ils ne sont présents dans la liste que pour
en faciliter la lecture, aucun mouvement ne pouvant être enregistré dans ces comptes.
La zone Positionner, accessible avec la touche Tabulation permet de se positionner
rapidement dans la liste en tapant les premiers caractères du compte cherché.

Affichage des cumuls

Pour chaque compte individuel, la fenête affiche:
- le Report,
- le cumul des Mouvements de chaque mois,
- le cumul des Mouvements de l'exercice,
- et le Solde du compte.

Clôture
Le bouton Clôture permet, si vos droits inclus le droit de Clôture périodique défini dans
l'option Paramètres/ Droits des utilisateurs, de clôturer le compte à la date de votre choix.

Détail des mouvements

Le bouton Détail permet d'afficher la fenêtre de détail des mouvements du compte
sélectionné:

Cette fenêtre présente les lignes d'écritures passées sur le compte sélectionné.
- Le montant, débit ou crédit, n'est pas modifiable. Pour modifier le montant il faut
nécessairement passer par le journal.
- Si la ligne appartient à une période clôturée, le compte et éventuellement l'élément
immobilisé et le marché ne sont pas modifiables, les autres zones (référence, libellé, codes
analytiques) sont modifiables, en fonction de vos droits en saisie.
- Si la ligne n'appartient pas à une période clôturée, toutes les zones, excepté le montant sont
modifiables.
Remarque - Lorsque vous modifiez le compte, la ligne n'appartient plus à la liste des
mouvements du compte: la ligne disparaît de la liste.

Utilisation de la méthode
La méthode décrite ci-dessus permet d'éclater un compte (ou un centre analytique) en deux en
imputant les écritures du premier compte à un compte différent du compte d'origine.

Comptabilité générale, Suivi des mouvements Perfecto - Page 57

11.2 - Lettrage des comptes

Cette fenêtre permet d'effectuer le lettrage des écritures sur les comptes lettrables. Ces
comptes sont définis dans l'option Paramètres/ Comptes lettrables

Lettrage immédiat
Rappelons que Perfecto permet le lettrage d'une écriture directement au moment de la saisie
dans le journal. Il est recommandé d'utilisez le lettrage immédiat qui présente de nombreux
avantages. Reportez vous au chapitre Saisie des pièces dans les journaux pour plus de
détail sur cette fonctionnalité.

Si votre comptabilité est multi-sites, sélectionnez le Site dans la liste déroulante.

Positonnez vous dans la liste des comptes sur le compte de votre choix: la fenêtre affiche la
liste des écritures non lettrées.
Utilisez la zone Positionner, accessible par la touche Tabulation pour accèder rapidement à
un compte en tapant les premiers caractères de son code.

Lettrage manuel
Le lettrage manuel s'effectue en cliquant sur la ligne à lettrer. Les zones à droite de la liste
affichent le nombre de lignes marquées pour le lettrage en cours, le total des débits et des
crédits ainsi que le reste à lettrer. Dès que le total des débits est égal au total des crédits le
lettrage est terminé: l'ensemble des lignes marquées disparaît de la liste des écritures à lettrer.

Ces lignes sont accessibles par le bouton Ecritures lettrées, où il est possible d'annuler un
lettrage déjà effectué (voir chapitre suivant).

Lettrage automatique par montant

En cliquant sur ce bouton, Perfecto effectue automatiquement le lettrage du compte
sélectionné. Pour chaque écriture au débit (ou au crédit) du compte, Perfecto cherche une
écriture au crédit (ou au débit) du même montant. Si une telle écriture est trouvée alors les
deux écritures sont lettrées automatiquement.
Remarque - Cette méthode effectue le lettrage des écritures deux à deux dans l'ordre où elles
sont trouvées dans la liste classée par date. Si plusieurs écritures de même montant sont
présentes dans la liste, Perfecto effectue le lettrage avec la première écriture trouvée. Si vous
ne voulez pas que ce soit le cas il faut recourir au lettrage manuel expliqué ci-dessus.

Lettrage automatique par référence

En cliquant sur ce bouton, Perfecto effectue le lettrage du compte sélectionné en cherchant les
écritures de même référence: si pour une même référence, le total des débits est égal au total
des crédits alors les écritures sont lettrées automatiquement.
Remarque: Cette méthode de lettrage par référence n'est efficace que si vous prenez la
précaution de saisir exactement la même référence dans les écritures à lettrer ensemble. Le
moyen pour effectuer la saisie exacte est d'appeler la liste des références existantes sur un
compte lors de la saisie d'une nouvelle ligne dans un journal.

Lettrage de tous les comptes

Ce bouton permet d'effectuer le lettrage sur l'ensemble des comptes lettrables affichés dans la
liste: pour chaque compte affiché, Perfecto effectue le lettrage par montants.

Annulation automatique d'un lettrage

Si dans une écriture lettrée l'une des valeurs suivantes:

Page 58 - Perfecto Comptabilité générale, Suivi des mouvements

- le numéro de compte,
- le montant au débit
- le montant au crédit
est modifié, soit dans le journal de saisie, soit dans le détail des lignes d'un compte, alors le
lettrage est automatiquement annulé.

Annulation manuelle de lettrages

Le bouton Ecritures lettrées ouvre la fenêtre des écritures lettrées qui permet d'annuler des
lettrages précédemment effectués

Annulation du lettrage
Vous pouvez annuler le lettrage en double-cliquant sur l'une des lignes concernées: toutes les
lignes lettrées avec la ligne concernée disparaissent de la liste et sont réintégrées à la liste des
écritures non lettrées.

Remarque
Seules les écritures lettrées postérieurement
- à la date de clôture du compte
- et à la date de clôture périodique
peuvent être annulées.

Editions
Les éditions sur les lettrages concernent:
Les écritures lettrées - Cet état imprime les lettrages effectués pendant la période
sélectionnée.
Les écritures non lettrées - Cet état imprime les écritures non lettrées. Le solde de ces
écritures est égal au solde du compte.
Lettrages déséquilibrés - Cet état permet de connaître les lettrages déséquilibrés suite à une
interruption anormale du programme pendant une opération de lettrage.

* * *

Comptabilité générale, Suivi des mouvements Perfecto - Page 59

11.3 - Pointage des comptes

Cette option présente la liste des comptes pointables, définis dans Paramètres/ Suivi des
comptes.

Le pointage des comptes est la seule option de suivi qui soit commune à tous les sites, lorsque
votre comptabilité est multi-sites.
Le pointage des comptes est plus particulièrement utilisé pour les comptes de banques:
lorsque vous recevez le relevé de banque, les écritures figurant sur le relevé sont pointées,
permettant ainsi l'édition du relevé bancaire et de la justification du solde du compte de banque
dans votre comptabilité: c'est le rapprochement bancaire.

Positionnez vous dans la liste sur le compte de votre choix. Utilisez la zone Positionner,
accessible par la touche Tabulation, pour accèder rapidement à un compte en tapant les
premiers caractères de son code.

Clôture
La clôture des opérations de pointage d'un compte permet d'interdire les pointages sur ce
compte antérieurement à la date clôture, indépendamment de la clôture du compte et de la
clôture périodique.
La clôture du pointage d'un compte est particulièrement utile pour les comptes de banques.
Dès que le rapprochement est effectué avec le relevé reçu de la banque, il est recommandé de
clôturer le compte à la date de fin du relevé. Ainsi plus aucun pointage ne pourra être modifié
par la suite.
Cliquez sur le bouton Clôture pour activer la saisie de la date de clôture. Si vous êtes
Administrateur vous pouvez reculer la date de clôture sinon vous devez saisir une date
postérieure à la date de clôture active.
.
Cliquez sur le bouton Pointage ou validez pour accéder à la fenêtre de pointage des écritures
sur le compte sélectionné.

Le pointage s'effectue en validant (avec la touche <ENTREE>) la ligne à pointer.

Indiquez dans la colonne Pointage la date figurant sur le relevé de banque. Dès que la ligne
est pointée elle disparaît de la liste des écritures à pointer.
Les lignes pointées sont accessibles par le bouton Ecritures pointées, où il est possible de
modifier ou d'annuler un pointage déjà effectué.

Remarque - Lorsque qu'un mouvement sur le compte de banque figure sur le relevé sans
avoir été enregistré dans votre comptabilité (ce qui est le cas pour certains frais bancaires),
vous devez enregistrer cette écriture à la date de réception du relevé et pointer cette écriture
à la date indiquée sur le relevé de banque. Ainsi, le compte de banque peut être clôturé
avant la réception du relevé de banque.

Report sur des comptes pointables

Lors du changement d'exercice Perfecto transfert dans le nouvel exercice:
- une ligne unique pour le solde des écritures pointées en fin d'exercice
- le détail des lignes non encore pointées à la fin de l'exercice.
Ainsi le pointage peut être poursuivi dans le nouvel exercice.
Remarque - Pour commencer à pointer un compte qui n'était pas pointable dans l'exercice
précédent vous devez manuellement éclater le report du compte.

Page 60 - Perfecto Comptabilité générale, Suivi des mouvements

- Une ligne pour le solde du compte à la banque en début d'exercice: cette ligne sera pointée à
la date de fin de l'exercice précédent.
- Une ou plusieurs lignes à pointer. Ces lignes seront pointées une à une ou globalement lors
du pointage du premier relevé de l'exercice

* * *

Comptabilité générale, Suivi des mouvements Perfecto - Page 61

11.4 - Ecritures pointées

Cette fenêtre présente la liste des écritures pointées sur le compte sélectionné dans l'option
Pointage des comptes.

Dans cette liste, il est possible d'annuler ou de modifier un pointage effectué.

Remarque
Si le compte sélectionné est clôturé ou si une date de clôture périodique est active alors un
pointage antérieur ou égal à l'une de ces deux dates ne peut être ni annulé ni modifié.

Annulation d'un pointage

Un double-clic sur la ligne sélectionnée annule le pointage précédemment effectué. La ligne
annulée disparaît: elle se retouve dans la liste des Ecritures à pointer décrite au chapitre
précédent.

Modification d'un pointage

La validation de la ligne sélectionnée (avec la touche <ENTREE>) permet de modifier la date
de pointage. Laisser vide la date de pointage est équivalent à annuler le pointage.

* * *

Page 62 - Perfecto Comptabilité générale, Suivi des mouvements

11.5 - Mouvements des tiers

Cette option permet d'afficher les totaux périodiques des mouvements enregistrés sur les tiers
et d'accéder au détail des écritures les concernant.

Sélectionnez le Site dans la liste déroulante.

Si votre comptabilité n'est pas multi-sites, cette zone affiche le nom de votre société et n'est
pas modifiable.

Sélectionnez la nature des Tiers que vous désirez consulter. La liste des tiers correspondants
s'affiche.

Le détail des mouvements d'un tiers est accessible avec le bouton Détail. Les lignes de cette
liste sont modifiables dans les mêmes conditions que les lignes de mouvements d'un compte
général.

* * *

Comptabilité générale, Suivi des mouvements Perfecto - Page 63

11.6 - Mouvements analytiques

Cette option permet d'afficher les totaux périodiques des mouvements enregistrés sur les
codes analytiques.

Sélectionnez le Site dans la liste déroulante.

Si votre comptabilité n'est pas multi-sites, cette zone affiche le nom de votre société et n'est
pas modifiable.

Sélectionnez la nature analytique que vous désirez consulter. La liste des codes analytiques
correspondants s'affiche instantanément.
{Remarque. La dernière ligne de la liste correspond aux écritures passées en comptabilité
générale qui n'ont pas été analytiquement imputées.

Détail des mouvements enregistrés

Le détail des mouvements d'un code analytique est accessible avec le bouton Détail. Les
lignes de cette liste sont modifiables dans les mêmes conditions que les lignes de
mouvements d'un compte.

Mouvements non imputés

Lorsque vous êtes positionné sur la dernière ligne de la liste des codes analytiques, le bouton
Détail permet d'accéder à la liste des écritures non imputées. Il est alors possible d'effectuer
les imputations analytiques dans la fenêtre de détail des écritures.
Remarque - Cette méthode est en fait la méthode générale à utiliser pour effectuer les
imputations analytiques en différé par rapport à la saisie des écritures en comptabilité
générale.

* * *

Page 64 - Perfecto Comptabilité générale, Budgets prévisionnels

 12 - Budgets prévisionnels

12.1 - Généralités sur les budgets

Perfecto permet de créer, pour chaque site, autant de budgets que vous le désirez.

Pour une comptabilité commerciale, l'habitude est de définir les budgets:

- Investissements, suivi sur les comptes d'immobilisations,
- Charges d'exploitation, suivi sur les comptes de charges,
- Produits d'exploitation, suivi sur les comptes de produits.

Budgets analytiques
Les budgets d'investissements et de charges d'exploitation se réalisent sur les comptes
d'immobilisations et les comptes de charges. Il peuvent être détaillés par:
- centres de responsabilité,
- activités,
- sources de financement.
- ou par tout autre nature analytique définie dans votre comptabilité.
Remarque - Le classement adopté dans la définition d'un budget conditionne les sous-totaux
que l'on peut établir dans les Editions. Il faut donc modifier ce classement à chaque fois que
l'on veut obtenir des sous-totaux particuliers.

Regroupement de comptes ou de centres analytiques

Perfecto autorise que les budgets soient établis sur des comptes de regroupement et des
centres de regroupement ce qui permet de définir un budget sans connaître à l'avance la
nature exacte de la réalisation. Par exemple on peut définir un budget global de publicité sans
connaître la nature exacte (presse, radio, affichage, etc) du support qui sera effectivement
utilisé.

Suivi des budgets

Perfecto permet le suivi des budgets par engagements de dépenses et par réalisation. Les
engagements sont saisis dans l'option Commandes aux fournisseurs.
Si votre gestion impose un strict respect du budget des dépenses, il est préférable d'effectuer
le suivi par engagements. En effet, si les engagements sur une ligne budgétaire dépassent le
montant disponible sur cette ligne, tôt ou tard, la réalisation arrivera à dépasser ce même
montant et le budget ne sera pas respecté.

Classement des lignes budgétaires

Pour faciliter la saisie, Perfecto classe les lignes budgétaires dans l'ordre de votre choix:
- centres détaillés par comptes
- ou comptes détaillés par centres analytiques.
Si vos budgets ne sont pas détaillés analytiquement, le seul ordre de classement possible est
par comptes.
Lorsqu 'un budget est détaillé analytiquement, les états de suivi des budgets sont imprimés
dans l'ordre de la définition. Cet ordre est modifiable à tout moment dans l'option Définitions
des budgets selon vos besoins.

Imputations des écritures aux lignes budgétaires

Les comptes et les codes analytiques concernés sont indiqués lors de la définition de chaque
budget.
Lorsqu'une écriture en comptabilité concerne l'un des comptes et les codes analytiques

Comptabilité générale, Budgets prévisionnels Perfecto - Page 65

indiqués dans la définition, cette écriture automatiquement est imputée au budget.
Si en plus le compte et les codes analytiques correspondent à une ligne budgétaire, cette
écriture est alors automatiquement imputée à cette ligne budgétaire.
Si aucune ligne budgétaire n'est trouvée pour l'imputation, Perfecto enregistre cette écriture
comme une Ecriture non imputée à une ligne budgétaire.
Remarque
- Ces écritures non imputées font l'objet d'une ligne en fin d'état de suivi budgétaire, ce qui
permet de vérifier que le total des écritures imputées au budget est égal au total saisi en
comptabilité générale.
- Un état spécifique du menu Editions / Budgets permet d'imprimer le détail de ces lignes, ce
qui permet éventuellement de corriger les erreurs d'imputation.

Décomposition périodique des budgets

Lorsque l'activité de l'entreprise est saisonnière un budget peut être décomposé en mois ou en
trimestres. Dans ce cas le suivi budgétaire sera effectué selon cette décomposition.

Génération automatique des budgets de l'exercice suivant

Perfecto propose une fonction de génération automatique des budgets de l'exercice suivant
sur la base d'une augmentation sélective du montant de chaque ligne budgétaire
- soit par pourcentage d'augmentation du budget
- soit par pourcentage de la réalisation.
Même si vous n'utilisez pas la fonction de génération automatique il faut créer les budgets de
l'exercice suivant pour que le suivi budgetaire soit effectif lors de la saisie des écritures de
l'exercice suivant.

Transferts des budgets de l'exercice suivant

Les budgets définis dans l'exercice en cours mais concernant l'exercice suivant seront
automatiquement transférés dans le dossier de l'exercice suivant au moment de la séparation
des deux exercices. Les engagements et réalisations imputées aux lignes budgétaires seront
transférées dans l'exercice suivant:
- en report si ces écritures appartiennent à l'exercice en cours
- en détail si elles appartiennent à l'exercice suivant.
Cette méthode permet la gestion de budgets qui s'étendent sur plus d'un exercice.

* * *

Page 66 - Perfecto Comptabilité générale, Budgets prévisionnels

12.2 - Définition des budgets

Cette option présente la liste des budgets définis dans votre comptabilité.

Pour définir un budget, vous devez indiquer:

- le Code et l'intitulé du budget
- la Période sur laquelle porte le budget. En général cette période couvre l'exercice. Vous
pouvez cependant définir une période différente si nécessaire. Si la période du budget n'est
pas identique à l'exercice, vous devez l'indiquer dans l'intitulé du budget
- le mode éventuel de décomposition en mois ou en trimestre de chaque ligne
- les Comptes concernés
- le sens (débit ou crédit) de la réalisation,
- les natures analytiques éventuelles suivant lesquelles le budget sera détaillé,
- l'ordre selon lequel seront présentés les lignes de budget, à l'écran ou lors des éditions.

Suivi analytique
Les centres et autres natures analytiques que vous indiquez dans la définition du budget
doivent être compatibles avec le suivi analytique des comptes défini dans l'option Paramètres/
Natures analytiques. Si ce n'est pas le cas, un message vous avertit et la validation du
budget est refusée.

Accès aux lignes du budget

Cliquez sur le bouton Lignes pour accèder au détail des lignes du budget sélectionné. Le
chapitre suivant décrit la fenêtre de saisie des lignes de chaque budget.

Budget suivant
Ce bouton permet de générer automatiquement le budget de la période suivant celle du
budget sélectionné. Cette option est décrite dans le chapitre Budget suivant ci-après.

* * *

Comptabilité générale, Budgets prévisionnels Perfecto - Page 67

12.3 - Saisie des lignes de budget

Cette fenêtre est accessible par le bouton Détail de la fenêtre de définition des budgets.
Elle présente la liste des lignes du budget sélectionné, classées dans l'ordre défini dans le
budget selectionné (voir chapitre précédent).

Saisie d'une ligne

Pour chacune des zones à saisir, Perfecto vérifie l'appartenance du code saisi à la liste des
codes de la définition du budget.
Lorsqu'un nouveau montant est saisi ou qu'un ancien montant est modifié, le total du budget
est automatiquement mis à jour.

Remarque
Une ligne budgétaire peut être définie pour un regroupement de comptes (ou de codes
analytiques). Ainsi il est possible de ne pas trop détailler le budget, tout en gardant la
possibilité d'avoir plus de précision dans les écritures.

Engagements, Réalisation et Reste disponible

Pour chaque ligne budgétaire, la liste présente les montants engagés, les montants réalisés
hors engagement et le reste disponible sur cette ligne. Ainsi vous pouvez immédiatement
vérifier si le budget permet de nouveaux engagements.

Détail
Le bouton Détail permet d'accéder à la décomposition de la ligne budgétaire en mois ou en
trimestres selon la définition du budget.

* * *

Page 68 - Perfecto Comptabilité générale, Budgets prévisionnels

12.4 - Budget de l'exercice suivant

Cette option de la fenêtre de définition des budgets permet de préparer, d'imprimer et de

générer le budget de l'exercice suivant.

Calcul des réalisations

Le tableau indique le montant de la réalisation du budget à la date de votre cjhoix, en général
la date clôture des opérations en comptabilité. Perfecto calcule automatiquement la réalisation
attendue à la fin de l'exercice. Un coefficient permet de fixer le montant du prochain budget en
fonction de la réalisation en fin d'exercice.

Génération du budget suivant

Cette option effectue la copie des lignes de l'ancien vers le nouveau budget avec le montant
prévu de chaque ligne.
Le budget ainsi défini peut être être modifié comme n'importe quel autre budget.

* * *

Comptabilité générale, Reports à nouveau Perfecto - Page 69

 13 - Reports à nouveau

13.1 - Saisie des reports

Cette option présente, la liste des reports sur les comptes de bilan de votre comptabilité.

A l'installation d'une nouvelle société, les reports sont à saisir.

Les reports sont automatiquement générés à partir de l'exercice précédent si cet exercice est
présent dans un dossier de votre disque (option Lire les reports de l'exercice précédent.
Reportez vous au chapitre Transfert automatique des reports pour plus de détail sur ce
transfert.

Qu'ils soient transférés automatiquement à partir de l'exercice précédent ou qu'ils soient saisis
lors du premier exercice traité, les reports consistent normalement en une ligne unique pour
chaque compte. Il y a quatre exceptions.

Comptes lettrables
Pour ces comptes, s'il reste des écritures non lettrées dans l'exercice précédent, il faut
effectuer le lettrage pendant cet exercice. Pour cette raison il faut saisir dans le report à
nouveau le détail des lignes restant à lettrer. Le total de ces lignes correspond au solde du
compte à la fin de l'exercice précédent.

Comptes à payer ou à recevoir - Ces comptes sont gérés par factures. Le report à nouveau
sur ces comptes se compose de toutes les lignes de l'exercice précédent qui correspondent à
des factures non soldées.

Comptes pointables - Pour ces comptes, s'il reste des écritures non pointées de l'exercice
précédent, il faudra effectuer le pointage pendant cet exercice. Pour cette raison le report à
nouveau sur ces comptes est éclaté en:
- une ligne pour le solde des écritures pointées à la fin de l'exercice précédent,
- le détail des lignes non pointées à la fin de l'exercice précédent.
Le total de ces lignes correspond au solde du compte à la fin de l'exercice précédent.

Comptes avec reports analytiques - Pour ces comptes, définis dans l'option Paramètres
/Natures analytiques, le report est ventilé par centres analytiques.

Report sur les comptes d'immobilisations

Lors du premier exercice traité avec Perfecto, vous devez vous assurer que le solde de chaque
compte d'immobilisations ou d'amortissements est égal au total enregistré dans le détail des
éléments immobilisés. Les écarts éventuels sont édités dans l'option Editions/
Immobilisations/ Ecarts avec la comptabilité générale.

Page 70 - Perfecto Comptabilité générale, Reports à nouveau

13.2 - Transfert automatique des reports

L'option Lecture des reports de l'exercice précédent permet de transférer les reports à partir
de l'exercice précédent.

Nouveau transfert
Il est possible de transférer les reports autant de fois que nécessaire.
En particulier il faut effectuer un transfert:
- après un nouveau Calcul du résultat dans l'exercice précédent,
- si des comptes sont devenus lettrables ou pointables alors qu'ils ne l'étaient pas lors du
transfert précédent.

Remarque importante
Lors du transfert, un compte est considéré lettrable (ou pointable) seulement s'il est déclaré
lettrable (ou pointable) dans les deux exercices.

Comptes transférés
Lors d'un nouveau transfert de reports, seuls les comptes dont le solde a changé depuis le
dernier transfert donnent lieu à un nouveau transfert. En particulier pour transférer les reports
d'un compte devenu lettrable (ou pointable) depuis le dernier transfert il faut supprimer
manuellement son report pour forcer le transfert du détail des écritures non lettrées (ou non
pointées). Cette méthode permet de conserver les lettrages (ou les pointages) des écritures
effectués depuis le dernier transfert.

* * *

Comptabilité générale, Reports à nouveau Perfecto - Page 71

13.3 - Clôture des reports

Lorsque l'exercice précédent a été traité avec Perfecto, les reports sont automatiquement
transférer d'un exercice au suivant. Dans ce cas les reports ne sont pas modifiables: il sont
clôturés.

Lorsque vous traitez le premier exercice d'une société, vous devez saisir les reports à
nouveau. Une fois cette saisie terminée, il est conseillé d'effectuer la clôture des reports pour
interdir toute modification ultérieure.

Equilibre des reports

Lorsque vous validez la clôture des reports, Perfecto effectue le contrôle de l'équilibre des
reports (pour chaque site si votre comptabilité est multi-sites).
En cas de déséquilibre, la clôture est refusée.

Remarque
Tant que les reports à nouveau ne sont pas clôturés, il n'est pas possible de demander une
clôture périodique.

* * *

Page 72 - Perfecto Comptabilité générale, Clôtures périodiques et clôture de l'exercice

 14 - Clôtures périodiques et clôture de l'exercice

14.1 - Vérification des équilibres fondamentaux

Cette option effectue le contrôle de cohérence des écritures saisies en comptabilité générale
avec le cadre comptable.

Lancement de la vérification
- Cliquez sur le bouton de lancement de la vérification pour démarrer la vérification.
Perfecto parcours tous les journaux sélectionnés et affiche les pièces comptables pour
lesquelles une anomalie est détectée.
- Lorsque des anomalies sont détectées, éditez-les à l'aide du bouton Imprimer pour les
corriger.

Remarque - Si vous ne corrigez pas les anomalies, certaines d'entre elles peuvent
déséquilibrer le tableau des Emplois-ressources.

* * *

Comptabilité générale, Clôtures périodiques et clôture de l'exercice Perfecto - Page 73

14.2 - Amortissements automatiques

Cette option permet de générer automatiquement les écritures d'amortissements des éléments
immobilisés.

Date du nouveau calcul

Perfecto vous indique la date du dernier calcul effectué et vous demande de saisir la date du
nouveau calcul..
- Si vous laissez cette zone vide, Perfecto annule tous les calculs précédemment effectués.
- Si vous indiquez une date postérieure au dernier calcul, les amortissements sont générés
pour la période entre ces deux dates.
- Si vous indiquez une date antérieure au dernier calcul, tous les amortissements compris
entre la nouvelle date et l'ancienne sont annulés et les nouveaux amortissements sont
générés s'il y a lieu.

Vérifications avant la génération automatique

Avant de lancer la génération Perfecto vérifie la cohérence de la définition des comptes liés
aux immobilisations dans l'option Paramètres / Immobilisations.
- Les comptes de dotations doivent être des comptes individuels.
- Si nécessaire les comptes d'amortissements sont automatiquement créés suivant la règle
indiquée. Ils doivent aussi être des comptes individuels.
Si une de ces conditions ne peut être satisfaite, Perfecto vous le signale et le calcul n'est pas
effectué.

Ecritures générées sur un élément sorti

- Si la sortie a été effectuée automatiquement en utilisant le bouton Sortie de la fenêtre des
éléments immobilisés alors les amortissements sont calculés normalement et le montant de
l'amortissement complémentaire calculé à la date de sortie est ajusté si nécessaire.
-Si la sortie a été effectuée manuellement, aucun calcul d'amortissement n'est effectué.

Compléments ou reprises d'amortissement

Pour effectuer un complément (ou une reprise) d'amortissement il faut désactiver le calcul
automatique des amortissements en annulant le taux d'amortissement dans la définition de
l'élément concerné: si ce taux n'est pas nul l'amortissement de la période est automatiquement
augmenté du montant de la reprise !

* * *

Page 74 - Perfecto Comptabilité générale, Clôtures périodiques et clôture de l'exercice

14.3 - Clôture périodique

La clôture périodique permet d'arrêter les comptes à la date de clôture.

Conséquence de la clôture périodique

Une fois la date de clôture effectuée lles saisies suivantes devront être postérieures à cette
date, en particulier:

les saisies qui ne concernent pas la comptabilité générale restent autorisées, en particulier les
mouvements analytiques.
Remarque - Pour interdire toutes les saisies il faut effectuer une clôture de l'exercice comme
indiqué dans le chapitre correspondant.

Amortissements automatiques
Si vous effectuez une clôture de fin de période, n'oubliez pas d'effectuer auparavant un calcul
des amortissements si nécessaire.

Annulation de la clôture
Vous pouvez reculer une date de clôture périodique seulement si vous possédez les droits d'un
{Administrateur.

* * *

Comptabilité générale, Clôtures périodiques et clôture de l'exercice Perfecto - Page 75

14.4 - Déductions et réintégrations fiscales

Cette option permet de saisir les déductions et réintégrations fiscales à effectuer avant le
calcul de l'impôt sur le bénéfice.

Saisie des montants

- Si un montant est saisi sur une ligne dont le libellé est vide, alors Perfecto initialise ce libellé
avec "?".
- Si un montant est annulé alors Perfecto efface automatiquement le libellé correspondant.

Remarque
Comme indiqué dans la fenêtre, les déficits antérieurs reportables sont indiqués, dans le
tableau des déductions, par un libellé commençant par le mot "Déficit".

Impression
Le bouton Imprimer permet l'impression des déductions et réintégrations fiscales.

* * *

Page 76 - Perfecto Comptabilité générale, Clôtures périodiques et clôture de l'exercice

14.5 - Calcul du résultat et bilan

Cette option permet de calculer le résultat et d'établir le bilan à la date de votre choix.

Avant d'effectuer un calcul de résultat, vous devez fournir les informations nécessaires à ce
calcul.

Déductions et Réintégrations fiscales

Ces valeurs sont déduites ou ajoutées au résultat avant de calculer l'impôt. Elles ne sont pas
modifiables ici: le détail de ces valeurs est accessible par le bouton Déductions et
Réintégrations (voir chapitre précédent).

Taux et Impôt minimal

Ces valeurs permettent le calcul du montant de l'impôt dû.

Comptes de l'impôt
Le montant de l'impôt est crédité au compte de l'Etat et débité au compte de charge indiqués.

Date de calcul
Perfecto autorise le calcul du résultat à n'importe quelle date. Lorsque la date de calcul du
résultat n'est pas égale à la date de fin de l'exercice, les tableaux financiers correspondent à
un bilan intermédiaire.

Tableaux financiers
Une fois le résultat calculé, tous les tableaux financiers prévus par le cadre comptable sont
accessibles dans l'option Editions.
Ces tableaux financiers sont au format Excel.

Annulation du calcul du résultat

Lorsque un résulat a été calculé, les comptes de charges et de produits restent soldés à la
date du calcul tant que ce résultat est actif.
Lorsqu'il s'agit d'un bilan intermédiaire ou lorsque vous désirez reprendre des saisies, vous
pouvez annuler le calcul du résultat par l'option Saisies / Bilan en cours.
Après l'annulation, les tableaux financiers restent disponibles dans l'option Editions/ Tableaux
financiers, ce qui permet de les compléter et de les éditer à tout moment.
{Remarque: Perfecto ne conserve que les tableaux financiers correspondant au dernier bilan
effectué. Si vous désirez conserver les tableaux correspondant à des bilans intermédiaires
vous devez effectuer une copie de ces tableaux dans l'option Editions/ Tableaux financiers.

* * *

Comptabilité générale, Clôtures périodiques et clôture de l'exercice Perfecto - Page 77

14.6 - Tableaux financiers et Liasse fiscale

Les tableaux financiers et la liasse fiscale se présentent sous la forme d'un classeur Excel.
Perfecto construit ce classeur au moment du Calcul du résultat:
- les valeurs issues de la comptabilité sont exportées automatiquement dans des cellules
protégées en écriture.
- les informations complémentaires sont à saisir directement dans des cellules non protégées
du classeur.

Les options de l'édition des tableaux financiers permettent:

- d'accéder au classeur pour saisir les informations complémentaires,
- d'accéder au classeur pour l'imprimer,
- d'effectuer la copie du classeur dans un classeur non protégé.

Edition des tableaux

Avant de lancer l'impression:
- sélectionnez les feuilles que vous désirez imprimer
- effectuez la mise en page dans l'option Fichier, Mise en page du menu Excel en vérifiant
dans l'onglet Page que l'impression sera ajustée à la taille de la page et que dans l'onglet
Feuille l'impression des en-têtes de lignes et de colonnes, ainsi que du quadrillage n'est pas
activée
- cliquez sur l'option Imprimer de la fenêtre de Mise en page.

* * *

Page 78 - Perfecto Comptabilité générale, Clôtures périodiques et clôture de l'exercice

14.7 - Arrêté définitif des comptes de l'exercice

Cette option permet d'effectuer la clôture définitive de l'exercice. Elle est réservée à
l'Administrateur des programmes Perfecto.

Si le résultat n'est pas calculé à la date de fin de l'exercice en cours la clôture de l'exercice
n'est pas possible et par conséquent cette option n'est pas accessible.

Si le résultat est calculé alors deux cas sont possibles selon que le dossier de l'exercice
suivant existe ou non.

1er cas - Le dossier de l'exercice suivant existe

Ce cas est possible si vous avez utilisé l'option Fichier / Ouverture de l'exercice suivant ou
si vous avez créé le dossier directement dans l'Intégrateur des programmes Perfecto. La
fenêtre correspondante à ce cas demande simplement de confirmer l'arrêté définitif des
comptes.

Cette méthode n'est pas recommandée comme cela est expliqué dans l'option Ouverture de
l'exercice suivant.

2ème cas - Le dossier de l'exercice suivant n'existe pas

C'est la situation recommandée: la période de l'exercice en cours est prolongée pour permettre
les saisies de l'exercice suivant dans le dossier de l'exercice en cours.

La clôture définitive exécute automatiquement les fonctions suivantes dans le dossier de

l'exercice suivant:
- Génération des reports à nouveau sur les comptes, éventuellement détaillés analytiquement
comme indiqué dans l'option Paramètres / Natures analytiques.
- Transfert des marchés et commandes en cours d'exécution, c'est-à-dire les marchés
présentant un en-cours non nul ou dont la date de fin est postérieure à la date de clôture.
- Transfert des budgets concenant l'exercice suivant.
- Transferts des écritures concernant l'exercice suivant.

Après la clôture
Une fois la clôture exécutée, plus aucune saisie ne sera possible dans l'exercice en cours:
tous les utilisateurs seront automatiquement en mode consultation.

* * *

Comptabilité générale, Editions Perfecto - Page 79

 15 - Editions

15.1 - Généralités

Les éditions imprimées sont regroupées dans le menu Editions du menu principal.

L'accès à une édition située dans la hiérarchie des menus peut être un peu long et répétitif.
Dans ce cas, prenez l'habitude de ne pas fermer la fenêtre de sélection de l'édition mais plutôt
de la reduire en icône. Ainsi vous pourrez accéder à cette fenêtre par un simple clic de souris
sur le bouton Restaurer de la fenêtre icônisée.

Les chapitres suivants correspondent aux sous-menus du menu {Editions:

- Journaux
- Comptes généraux
- Tiers
- Déclarations de TVA et de Retenues sur prestations
- Comptes en devises
- Marchés
- Budgets
- Echéances des réglements
- Lettrage
- Pointage et rapprochements bancaires
- Immobilisations
- Tableaux financiers
- Définitions et Plans

Ces sous-menus sont amenés à s'enrichir avec les nouvelles versions de Perfecto. Ainsi, il
peut y avoir des états non décrits dans ce manuel dans la version de Perfecto installée sur
votre poste.

* * *

Page 80 - Perfecto Comptabilité générale, Editions

15.2 - Journaux

Cette option présente les états relatifs aux saisies effectuées dans les journaux.

Pièces saisies dans les journaux

Cet état imprime les journaux avec le détail des lignes de chaque pièce.

Pièces modifiées après la 1ére saisie

Cet état imprime les lignes d'écritures dont la dernère modification est postérieure à la saisie
initiale.

Cumul des pièces saisies

Cet état imprime le total des saisies (nombre de pièces, de lignes, total des débits et crédits)
de chaque journal, sans le détail des lignes.

Cumul par comptes

Cet état présente le total débits et crédits pour chaque compte saisi dans la période
sélectionnée. Il permet de vérifier que dans chaque journal ne sont utilisés que les comptes
autorisés. Il permet aussi de retrouver les journaux dans lesquels un compte particulier à été
mouvementé.

Cumul par comptes de regroupement

Cet état à la même fonction que le précédent en cumulant les mouvements saisis sur les
comptes de regroupement. Il permet par exemple de retrouver les journaux dans lesquels au
moins un compte fournisseur à été mouvementé.

Cumul par tiers, par centres analytiques ou par devises

Ces trois éditions ont la même fonction que l'état de Cumul par comptes mais appliquées
respectivement aux Tiers, aux Centres analytiques ou aux Devises.

Fiches d'imputation vierges

Dans le cas où les imputations sont effectuées séparément avant la saisie dans Perfecto cette
édition permet d'imprimer les fiches d'imputation vierges qui serviront au responsable des
imputations.

* * *

Comptabilité générale, Editions Perfecto - Page 81

15.3 - Balance générale des comptes

Les éditions sur les comptes généraux sont regoupées dans l'option Editions / Comptes
généraux. Etant donnée son importance, la balance générale des comptes est présentée
séparément dans ce manuel, les autres éditions sur les comptes généraux sont décrites dans
le chapitre suivant.

Les zones à saisir avant de lancer l'édition sont les suivantes.

Sélection
Cette zone permet d'indiquer:
- Le site concerné par l'édition. Si votre comptabilité n'est pas multi-sites, cette zone n'est pas
modifiable.
- Les comptes devant figurer dans l'édition. Cette zone accepte les caractères génériques.
- La date de début et la date de fin de la période. Ces dates doivent appartenir à l'exercice.

Colonnes à imprimer
- le report à nouveau en début d'exercice,
- le cumul des mouvements antérieurs à la date de début de la balance,
- le solde au début de la période de la balance,
- le cumul des mouvements de la période,
- le solde des mouvements de la période,
- le cumul des mouvements à la fin de la période,
- le solde à la date de fin de la période.
Il est donc possible d'éditer une balance générale à 6, 8, 10, 12 ou 14 colonnes.
Remarque
- Si vous ne sélectionnez que la zone Report à nouveau alors l'édition est équivalente à
l'édition de la balance d'ouverture.
- Si vous ne sélectionnez que la zone Solde en fin de période alors l'édition est équivalente à
l'édition de la position des comptes.

Regroupement ou sous-totaux
Cette zone permet de préciser les lignes que vous désirez imprimer.
- Avec les comptes de regroupement: dans ce cas les comptes sont imprimés dans l'ordre du
plan comptable,
- Avec des sous-totaux: dans ce cas les comptes individuels sont imprimés avant les comptes
de regroupement,
- Sans regroupement ni sous-totaux: dans ce cas, seuls les comptes individuels sélectionnés
sont imprimés.

Comptes de tiers
Les comptes auxiliaires de tiers sont regroupés en comptes collectifs. Vous pouvez dans
cette zone choisir d'imprimer le cumul sur ces comptes collectifs au lieu du détail des comptes
auxiliaires.

Valeurs à imprimer
Cette zone permet de préciser les montants pris en compte dans l'état:
- avant inventaire les montants sont imprimés sans tenir compte des écritures saisies dans
les journaux d'inventaire,
- avant résultat les montants sont imprimés sans tenir compte des écritures du journal de
résultat.

Page 82 - Perfecto Comptabilité générale, Editions

15.4 - Autres éditions sur les comptes généraux

Cette option présente les éditions concernant les mouvements des comptes généraux et
auxiliaires (autre que la balance générale des comptes décrite dans le chapitre précédent).

Balance de synthèse
Cet état propose une balance des comptes regroupés suivant le niveau de synthèse
sélectionné.
Balance agée
Cet état imprime la balance agée des comptes fournisseurs ou clients à la date choisie.
Balance consolidée
Si votre comptabilité est multi-sites alors tous les états sont édités par Sites autonomes. Cet
état fait exception et présente une balance identique à la Balance générale des comptes
décrite dans le chapitre précédent mais cumulée pour les sites sélectionnés.
Grand-Livre
Cet état imprime pour chaque compte
- le report,
- le détail des écritures de la période sélectionnée
- et le solde en fin de période.
Historique sur plusieurs exercices
Cet état est identique au précédent mais la période sélectionnée peut comprendre tous les
exercices dont les dossiers sont présents sur le serveur Perfecto.
Remarque - L'historique ne sera pas être cohérent si vous avez modifié des numéros du
compte d'un exercice à l'autre.
Journal des reports
Cette édition présente les lignes de reports telles qu'elles ont été saisies (lors du premier
exercice traité avec Perfecto) ou telles qu'elles ont été automatiquement générées à partir de
l'exercice précédent.
Balance d'ouverture
Cette édition présente les reports avec une ligne par compte. Elle diffère de l'édition du
Journal des reports précédente pour les comptes lettrables et les comptes pointables car
pour ces comptes la balance ne présente que le solde des comptes à l'ouverture au lieu du
détail des lignes de report.
Position des comptes
Cet état est équivalent à une balance pour laquelle seules les colonnes de solde à la date
sélectionnée sont imprimées.
Remarque - Si la colonne Débit n'est pas sélectionnée seuls les comptes créditeurs seront
imprimés et reciproquement pour la colonne Crédit.
Balance détaillée analytiquement
Cet état présente, pour chaque compte sélectionné, le cumul des mouvements par centre,
activité, etc, selon votre sélection.
Détail des contreparties d'un compte
Cet état présente, pour chaque compte de la sélection, les écritures concernant les comptes
de contrepartie sélectionnés.
Cumul des contreparties d'un compte
Cet état présente, pour chaque compte de la sélection, la liste des comptes de contrepartie
avec le nombre de lignes saisies, le cumul des débits et des crédits sur chacun des comptes
de contrepartie.

Comptabilité générale, Editions Perfecto - Page 83

15.5 - Tiers

A un tiers peuvent être rattachés plusieurs comptes auxiliaires, selon la nature de l'opération
faite avec le tiers (avances, factures, retenues de garantie, etc).
Les états de cette option permettent d'éditer la situation et les mouvements sur les tiers
globalement, indépendamment des comptes auxiliaires utilisés.

On y trouve les états habituels concernant les comptes:

- Balance,
- Grand-Livre,
- Position,
- Balance d'ouverture
et des états spécifiques aux tiers, décrits ci-dessous.

Décomposition des soldes Fournisseurs et Clients

Cet état décompose les soldes Fournisseurs ou Clients selon la nature des comptes généraux
impliqués dans le solde du tiers:
- Avances
- Factures non réglées
- Retenues de garantie
- Créances provisionnées.

Relevé de compte
Cette édition propose un courrier que vous pouvez envoyer à chaque fournisseur ou client
pour lui faire connaître sa situation dans vos livres.
Elle présente le solde de début, la liste des opérations et le solde de fin pour la période
sélectionnée.

Justification de solde
Comme la précédente, cette édition propose un courrier que l'on peut envoyer à chaque
fournisseur ou client pour lui présenter sa situation dans nos livres.
Elle présente la liste des écritures non lettrées et le solde à la date sélectionnée.

* * *

Page 84 - Perfecto Comptabilité générale, Editions

15.6 - Comptes en devises

Les états de cette option présentent les mouvements en devises sur les comptes.

Pour chaque devise et pour chaque compte suivi dans cette devise les états disponibles sont:
- la balance,
- le grand-Livre,
- la position des comptes,
- la balance d'ouverture.
et un état spécifique sur les écarts de change, décrit ci-dessous.

Ecarts de change
Cet état imprime pour chaque devise la situation de chaque compte suivi dans cette devise
avec l'écart de change à comptabiliser éventuellement lors des écritures d'inventaire. Le cours
utilisé pour établir les écarts de change est enregistré dans l'option Paramètres/Devises.

* * *

Comptabilité générale, Editions Perfecto - Page 85

15.7 - Etats analytiques

Les états de ce menu concernent les natures analytiques définies dans l'option Paramètres /
Natures analytiques.

Filtre sur les comptes

La fenêtre d'initialisation de chaque état de ce chapitre présente une zone de sélection des
comptes généraux. Ces comptes sont un filtre posé sur l'état; seuls les mouvements
concernant ces comptes sont considérés pour établir l'état. Ainsi il est possible de distinguer
recettes et dépenses par exemple même si des recettes figurent au débit et des dépenses au
crédit de certains comptes.

Pour chaque nature et pour chaque centre analytique les états disponibles sont les suivants.

Balance des centres

Pour la période sélectionnée, cet état édite pour chaque centre le report (en cumul ou en
solde) en début de période, les mouvements (en cumul ou en solde) de la période, le cumul et
le solde en fin de période.
- L'état suivant {Balance détaillée par une autre nature propose le même format pour éditer la
balance décomposée suivant une autre nature analytique, par exemple pour détailler les
dépense des centres de responsabilité par activités (ou des activités par centres).

Grand-Livre des centres

Cet état édite l'ensemble des écritures sur chaque centre sélectionné concernant les comptes
sélectionnés.
- L'état suivant {Grand-livre détaillé par une autre nature propose le même format pour éditer le
grand-livre resteint à une autre nature analytique.

Position des centres

Cet état imprime la sitiuation de chaque centre, toujours en ne considérant que les comptes
sélectionnés. Si la colonne Débit (respectivement Crédit) n'est pas sélectionnée alors seuls les
centres présentant un solde créditeur (respectivement débiteur) sont imprimés.
- L'état suivant {Position détaillée par une autre nature propose le même format pour éditer la
situation resteinte à une autre nature analytique.

Balance détaillée par comptes généraux

Cet état édite pour chaque centre et pour chaque compte sélectionné le report, les
mouvements et le solde pour la période sélectionnée.
Cet état est à rapprocher de l'état <Balance détaillée analytiquement> de l'option <Editions
/ Comptes généraux>

* * *

Page 86 - Perfecto Comptabilité générale, Editions

15.8 - Suivi budgétaire

Les éditions de suivi budgétaire comprennent les éditions suivantes.

Budget prévisionnel
Cet état imprime les lignes de chaque budget sélectionné.

Suivi par engagements

Cet état édite les montants engagés sur chaque ligne budgétaire.

Engagements hors budget

Cet état édite les montants engagés qui ne sont rattachés à aucune ligne budgétaire.

Suivi des réalisations

Cet état édite les réalisations sur chaque ligne budgétaire.

Réalisations hors budget

Cet état édite les montants réalisés qui ne sont rattachés à aucune ligne budgétaire.

Reste disponible sur Engagements et Réalisations

Cet état édite les montants engagés et réalisés sur chaque ligne budgétaire en indicant les
restes diponibles dans chaque cas.

Reste disponible sur Engagements et Réalisations non engagées

Cet état édite pour chaque ligne budgétaire les montants engagés ou réalisés sans
engagement, leur somme et le reste disponible.

* * *

Comptabilité générale, Editions Perfecto - Page 87

15.9 - Comptes à payer

Les éditions de cette option concernent les factures reçues et les échéances de règlements.

Situation des factures reçues

Cette édition liste, pour chaque compte à payer, les factures enregistrées dans le dossier. Si la
colonne montant n'est pas cochée alors seules les factures non soldées sont imprimées.

Etat des factures non soldées

Cette édition imprime la liste des factures en attente de règlement, par ordre d'ancienneté

Echéances à payer
Cet état imprime les échéances de réglements prévues dans une période, c'est-à-dire d'établir
la liste des règlements à effectuer dans la semaine par exemple.

Retards sur échéances à payer

Cet état vous permet d'éditer les retards de règlements suivant l'ancienneté des échéances.
C'est l'équivalent d'une balance agée mais en considérant les dates d'échéances à la place
des dates de factures.

* * *

Page 88 - Perfecto Comptabilité générale, Editions

15.10 - Comptes à recevoir

Ces éditions concernent les factures cliens et autres comptes à recevoir.

Situation des factures émises

Cette édition liste, pour chaque compte à recevoir, les factures enregistrées dans le dossier. Si
la colonne Montant n'est pas cochée alors seules les factures non soldées sont imprimées.

Etat des factures non soldées

Cette édition imprime la liste des factures en attente de règlement, par ordre d'ancienneté

Balance à gée
Cet état vous permet d'éditer les retards de règlements suivant l'ancienneté des factures (0, 1
ou 2 mois, de 3 à 5 mois, de 6 à 11 mois, 12 mois et plus).

* * *

Comptabilité générale, Editions Perfecto - Page 89

15.11 - Lettrage

Les éditions sur le lettrage permettent de contrôler les lettrages effectués.

Ecritures lettrées
Cette édition liste les écritures lettrées pour les comptes et la période sélectionnée et permet
ainsi le contrôle des lettrages effectués.

Lettrages déséquilibrés
Suite à un incident (coupure de courant, plantage de Windows...) il est possible qu'un lettrage
ait été incomplètement enregistré. Cet état vous permet de retrouver ce lettrage et de l'annuler.

Remarque - La réparation des fichiers annule automatiquement les lettrages déséquilibrés

mais l'annulation manuelle est plus rapide.

Ecritures non lettrées

Cette édition liste les écritures non lettrées pour les comptes et la période sélectionnés,
donnant ainsi la justification du solde de chacun de ces comptes.

* * *

Page 90 - Perfecto Comptabilité générale, Editions

15.12 - Pointage et rapprochements bancaires

Les éditions sur le pointage permettent de contrôler les pointages effectués et d'éditer les
rapprochement bancaires.

Ecritures pointées
Cette édition liste les écritures pointées pour les comptes et la période sélectionnée et permet
ainsi le contrôle de ces pointages.

Ecritures non pointées

Cette édition liste les écritures non pointées à la date demandée.

Justification des solde par pointage

Cet état imprime pour chaque compte:
- le solde des écritures pointées en fin de période
- le détail des écritures non pointées en fin de période.
Le total est égal au solde du compte.

Relevé de banque
Cet état correspond à l'état des Ecritures pointées. Le solde des écritures pointées
correspond au solde de notre compte à la banque en fin de période.

Rapprochement bancaire
Cet état correspond à la Justification des solde par pointage et justifie le solde du compte
de banque dans nos livres par:
- le solde de notre compte à la banque (écritures pointées)
- le détail des écritures non pointées (écritures de notre comptabilité non encore prises en
compte par la banque

* * *

Comptabilité générale, Editions Perfecto - Page 91

15.13 - Immobilisations

Les états imprimés concernant les immobilisations sont les suivants.

Tableau des immobilisations

Ce tableau présente la liste des éléments immobilisés avec les entrées et les sorties de
l'exercice.

Tableau des amortissements

Normalement ce tableau ne concerne que les immobilisations en service dans l'entreprise à la
date d'édition mais Perfecto permet, si vous le désirez, de l'éditer avec les éléments sortis au
cours de l'exercice.

Virements internes
Il s'agit des éléments virés en début d'exercice pour reclassement dans un compte différent de
celui de l'exercice précédent.

Entrées et sorties de l'exercice

Ces états permettent de contrôler les acquisitions et les cessions de la période sélectionnée.

Ecarts avec la Comptabilité générale

Ces éditions listent les écarts entre les valeurs trouvées dans le tableau des immobilisations
avec les montants saisis en comptabilité générale. Lorsque des écarts sont constatés il faut
mettre à jour le tableau des immobilisations ou la comptabilité pour faire disparaître ces écarts.

Immobilisations par localisations

Pour chaque localisation les éléments sont imprimés dans l'ordre d'entrée dans le patrimoine.
Vous pouvez imprimer l'état (bon, moyen, mauvais) ainsi que la description de chaque élément
dans le but d'un contrôle à l'inventaire.

Cumul des éléments par comptes

Cette édition permet de contrôler l'égalité entre le total des éléments immobilisés avec les
montants enregistrés en comptabilité générale.

Immobilisations par centres, activités ou sources de financement

Ces états regroupent et totalisent les valeurs brutes et nettes des immobilisations selon la
nature concernée.
L'état par sources de financement permet de rapprocher les valeurs nettes des
immobilisations avec les montants enregistrés dans les comptes de subventions.

* * *

Page 92 - Perfecto Comptabilité générale, Editions

15.14 - Déclarations périodiques (TVA, AIB...)

Ce sous-menu concerne les déclarations de TVA ainsi que les déclarations de retenues à la
source au titre de l'acompte sur impôt BIC/BNC.

Ecarts entre TVA collectée et TVA calculée

Le premier état de ce menu liste les écarts entre TVA facturée aux clients et TVA calculée.
Du fait des arrondis sur chaque facture, les écarts sont inévitables. Perfecto vous indique la
valeur de l'écart, permettant ainsi de passer l'écriture correspondante dans le compte de TVA
afin que le montant de TVA collectée indiqué sur la déclaration soit exactement 18 % du chiffre
d'affaire.

Etat de paiement de la TVA

Cet état présente la déclaration de chiffre d'affaires, de TVA collectée, déductible et à payer
selon le format en vigueur.
Remarque - Un indicateur dans la fenête permet d'activer le format spécifique pour les
sociétés d'importation de produits pétroliers.

Etat justificatif des déductions de TVA

L'état de déclaration de TVA est accompagné de l'état justificatif des déductions de TVA à
joindre à la déclaration.
Si la colonne Facture est sélectionnée alors le détail des factures est imprimé. Dans le cas
contraire seul le cumul par fournisseur est imprimé.
Remarque - Si le fournisseur n'est pas renseigné sur une écriture de TVA déductible, l'état fait
apparaître cette TVA sous le libellé Fournisseur non précisé.

Régularisations sur les comptes de TVA

Les écritures de régularisation de TVA collectée doivent être enregistrée à l'aide de valeurs
négatives sur les comptes de produits et de TVA concernés car un débit sur un compte de TVA
collectée est considéré comme un virement sur le compte de TVA due.
Remarque - Le même principe s'applique aux écritures de régularisation de charges et TVA
déductibles.

* * *

Comptabilité générale, Editions Perfecto - Page 93

15.15 - Tableaux financiers

Les tableaux financiers et la liasse fiscale se présentent sous la forme d'un classeur Excel
construit automatiquement lors du Calcul du résultat.
Remarque - Lorsque le calcul du résultat est annulé, les tableaux financiers restent
disponibles à l'édition. Dans ce cas les valeurs imprimées dans les tableaux financiers
correspondent au dernier Calcul du résultat et ne prennent donc pas en compte les saisies
effectuées après ce calcul. Ces valeurs peuvent donc être différentes de celles obtenues dans
la balance par exemple.

Les options d'édition des tableaux financiers permettent:

- d'accéder au classeur pour saisir les informations complémentaires,
- d'accéder au classeur pour l'imprimer,
- d'effectuer la copie du classeur dans un classeur non protégé.
- d'éditer la justification de chaque poste du bilan et du résultat par l'édition du détail des
comptes constituant le poste.

Saisie des informations complémentaires

Dans cette option, le classeur Excel est chargé en mode Saisie. Les cellules à saisir
apparaissent en fond jaune pour en permettre la localisation rapide:
- la touche Tabulation effectue le passage d'une cellule à saisir à la suivante.
- la combinaison de touches Majuscule + Tabulation effectue le retour à la cellule en saisie
précédente.

Edition des tableaux

Dans le mode Edition les cellules en saisie ne sont pas en fond jaune (ce fond apparaîtrait à
l'impression).
Avant de lancer l'impression:
- sélectionnez les feuilles que vous désirez imprimer
- effectuez la mise en page dans l'option Fichier, Mise en page du menu Excel en vérifiant
dans l'onglet Page que l'impression sera ajustée à la taille de la page et que dans l'onglet
Feuille l'impression des en-têtes de lignes et de colonnes, ainsi que du quadrillage n'est pas
activée
- cliquez sur l'option Imprimer de la fenêtre de Mise en page.

* * *

Page 94 - Perfecto Comptabilité générale, Fichiers

 16 - Fichiers

16.1 - Exportation vers d'autres logiciels

L'exportation des données est possible pour tous les fichiers du dossier. Le fichier exporté est
un fichier texte dont les lignes sont constituées des rubriques séparées par une tabulation. Ce
format de fichier est automatiquement reconnu par Excel.

Pour construire le fichier exporté suivez les étapes suivantes:

- Sélectionnez dans la liste le fichier que vous désirez exporter.

- Sélectionnez les rubriques à exporter dans la liste à l'aide du bouton <Rubriques>.

- Indiquez le disque, le répertoire et le nom sous lequel sera enregistré le fichier texte.
Remarque - L'extention (.txt) est recommandée pour que le fichier soit automatiquement
reconnu par Excel comme un fichier texte.

- Indiquez si vous désirez que la première ligne du fichier exporté soit constituée du nom des
rubriques du fichier. Excel reconnaît un fichier dont la première ligne est ainsi constituée
comme une liste Excel.

-Validez. A l'issue de la génération du fichier texte, Perfecto vous indique le nombre de lignes
générées.

* * *

Comptabilité générale, Fichiers Perfecto - Page 95

16.2 - Importation à partir d'autres logiciels

Perfecto autorise l'importation des données issues d'autres logiciels.

Ces données doivent être enregistrées sous forme de fichier texte, les rubriques de chaque
ligne étant séparées par une tabulation. Ce format est utilisé par Perfecto dans l'option
d'exportation décrite dans le chapitre précédent.

Pour importer des données, suivez les étapes suivantes.

- Sélectionnez dans la liste déroulante le fichier cible de l'importation.

- Indiquez si vous désirez que l'importation s'effectue en ajoût (seuls les éléments inexistants
dans le dossier seront importés) et/ou en modification (les éléments existants seront
modifiés par les données importées.

- Indiquez le nom du fichier texte à importer et demandez la lecture de ce fichier en cliquant sur
le bouton <Lire le fichier>.

- Indiquez pour chaque colonne du fichier importé le nom correspondant de la rubrique du

fichier cible. Une colonne dont le nom est laissé vide ne sera pas importée.

- Modifiez ou supprimez les lignes pour lesquelles cela est nécessaire.

- Lancez l'importation en cliquant sur le bouton <Importer>. Si Perfecto détecte une erreur
dans le fichier importé, un message vous le signale et l'importation n'est pas exécutée. Si
aucune erreur n'est détectée Perfecto lance l'importation à l'issue de laquelle un message
indique le nombre de lignes importées.

* * *

Page 96 - Perfecto Comptabilité générale, Fichiers

16.3 - Importation d'une balance générale

Les utilisateurs d'un autre logiciel de comptabilité peuvent importer la balance dans Perfecto
ce qui permet de calculer le résultat et d'éditer les tableaux de fin d'exercice.

Pour cela il faut créer un fichier de transfert au format de fichier-texte Windows composé d'une
ligne par compte, chaque ligne comprenant six rubriques séparées par une tabulation: Numéro
du compte, Désignation du compte, Report-Débit, Report-Crédit, Mouvements-Débit,
Mouvements-Crédit et terminée pr un passage à la ligne.

- Indiquez le nom du fichier de transfert. Le bouton de parcours permet de lister les fichiers de
tous les supports accessibles depuis votre ordinateur.

- Le bouton Lire éxécute la lecture du fichier de transfert. Les données lues s'affichent dans la
table.

- Le bouton Importer exécute l'intégration des données dans le dossier: toutes les données
antérieures sont effacées et remplacées par les données du fichier de transfert.

Une réparation des fichiers sera automatiquement exécutée après l'importation de la

balance.

* * *

Comptabilité générale, Fichiers Perfecto - Page 97

16.4 - Centralisation d'une comptabilité auxiliaire

Cette option permet d'intégrer des écritures saisies dans un autre dossier.

Dossier d'origine
Indiquez dans cette zone le dossier à partir duquel vous désirez effectuer l'importation en
utilisant le bouton de détail pour sélectionner le dossier sur votre serveur.
La zone Pièces à importer vous permet de préciser les journaux et la période concernée,
ainsi que la nature des saisies à importer: reports, marchés, écritures comptables.

Import de saisies
L'import de saisies effectuées dans un autre dossier permet d'intégrer ces saisies au dossier
de destination.
Cette possibilité permet le traitement des comptabilités auxiliaires dans d'autres dossiers.
Une comptabilité auxiliaire peut être:
- un ou plusieurs journaux décentralisés,
- ou une comptabilité complètement autonome.

Tableau de passage
Dans le cas où il existe des différences entre les codifications des deux comptabilités vous
devez utiliser un Tableau de passage. Les tableaux de passage entre comptabilités sont
définis dans l'option Paramètres.

Vérification de la cohérence
Avant d'effectuer la centralisation, Perfecto vérifie la cohérence des données importées. En
particulier:
- si des reports sont déjà enregistrés dans le dossier de centralisation, il n'est pas possible d'en
importer d'autres,
- si un journal est déjà mouvementé dans le dossier de centralisation pour la période
centralisée alors il n'est pas possible d'importer d'autres mouvements dans ce journal pour
cette période.

* * *

Page 98 - Perfecto Comptabilité générale, Fichiers

16.5 - Centralisation des salaires

Cette option permet d'importer les écritures générées dans le logiciel Perfecto - Salaires.
Le logiciel de traitement des salaires permet dans l'option Comptabilisation de générer le
journal comptable de la paie. Reportez vous au manuel d'utilisation de Perfecto - Salaires
pour plus d'information sur le paramètrage de ce journal.

Les zones à renseigner avant de lancer l'importation sont les suivantes.

Dossier
Indiquez dans cette zone le dossier à importer. La touche de fonction F2 permet d'afficher la
liste des dossiers existants sur votre serveur. Dès que cette zone est saisie Perfecto affiche les
caractéristiques du dossier sélectionné.
Remarque - Différents dossiers peuvent être centralisés en comptabilité. La seule contrainte
est que des dossiers distincts soit centralisés dans des journaux distincts.

Journal d'importation
- Ce journal doit être différent des journaux utilisés pour la tenue de la comptabilité de
fonctionnement.
- Ce journal doit être défini comme journal centralisateur.
- Si vous devez centraliser plusieurs dossiers de salaires alors vous devez créer un journal de
centralisation par dossier à centraliser.

Période
Indiquez ici la période à importer. Cette période doit être clôturée dans la paie. Si ce n'est pas
le cas, un message vous avertit et l'importation est refusée.

{Création automatique des comptes

Certains comptes peuvent être définis dans le logiciel de salaires et ne pas exister dans la
comptabilité générale.
Cette zone permet d'indiquer à Perfecto la conduite à tenir dans ce cas: créer
automatiquement les comptes si nécessaire ou ne pas lancer l'importation.

* * *

Comptabilité générale, Fichiers Perfecto - Page 99

16.6 - Centralisation des opérations de micro-finance

Cette option permet d'importer les écritures générées dans le logiciel Perfecto -
Micro-finance.
Le logiciel de traitement des salaires permet dans l'option Comptabilisation de générer le
journal comptable de la paie. Reportez vous au manuel d'utilisation de Perfecto - Salaires
pour plus d'information sur le paramètrage de ce journal.

Les zones à renseigner avant de lancer l'importation sont les suivantes.

Dossier
Indiquez dans cette zone le dossier à importer. La touche de fonction F2 permet d'afficher la
liste des dossiers existants sur votre serveur. Dès que cette zone est saisie Perfecto affiche les
caractéristiques du dossier sélectionné.
Remarque - Différents dossiers peuvent être centralisés en comptabilité. La seule contrainte
est que des dossiers distincts soit centralisés dans des journaux distincts.

Journal d'importation
- Ce journal doit être différent des journaux utilisés pour la tenue de la comptabilité de
fonctionnement.
- Ce journal doit être défini comme journal centralisateur.
- Si vous devez centraliser plusieurs dossiers de salaires alors vous devez créer un journal de
centralisation par dossier à centraliser.

Période
Indiquez ici la période à importer. Cette période doit être clôturée dans la paie. Si ce n'est pas
le cas, un message vous avertit et l'importation est refusée.

{Création automatique des comptes

Certains comptes peuvent être définis dans le logiciel de salaires et ne pas exister dans la
comptabilité générale.
Cette zone permet d'indiquer à Perfecto la conduite à tenir dans ce cas: créer
automatiquement les comptes si nécessaire ou ne pas lancer l'importation.

* * *

Page 100 - Perfecto Comptabilité générale, Fichiers

16.7 - Centralisation des opérations Stocks-Facturation

Cette option permet d'importer les journaux générés dans le logiciel Perfecto - Stocks. Ce
logiciel permet dans l'option Comptabilisation de générer les journaux comptables. Reportez
vous au manuel d'utilisation de Perfecto - Stocks pour plus d'information sur le paramètrage
des journaux comptables.

Dossier
Indiquez dans cette zone le dossier à importer. La touche de fonction F2 permet d'afficher la
liste des dossiers existants sur votre serveur. Dès que cette zone est saisie Perfecto affiche les
caractéristiques du dossier sélectionné: nom de la société centralisée et période.

Bouton
Ce bouton permet l'édition des écritures à importer classées par journal, compte ou centre. Les
écritures ne sont pas modifiables dans cette option.

Bouton
Ce bouton lance l'importation des écritures générées dans le dossier de stocks. Tous les
jounaux, comptes et centres utilisés doivent exister dans la compabilité avant de lancer
l'importation.Si ce n'est pas le cas un message vous avertit et l'importation n'est pas effectuée.

* * *

Comptabilité générale, Fichiers Perfecto - Page 101

16.8 - Annulation d'une centralisation

Cette option permet de supprimer des pièces importées à partir d'un autre dossier. Le le but
est de reprendre une importation suite à des modifications dans le dossier d'origine.

ATTENTION!
Cette option permet en fait de supprimer toutes les saisies effectuées dans le dossier. Elle est
donc extrèmement dangereuse:
- Seul le Superviseur est autorisé à utiliser cette option.
- Il est fortement recommandé d'effectuer une sauvegarde avant de valider l'annulation.

Indiquez les saisies (reports, éléments immobilisés, pièces comptables, marchés) que vous
désirez supprimer et Valider.
Avant d'effectuer la suppression, Perfecto effectue un comptage des lignes à supprimer et
vous demande confirmation.
Si vous confirmez, les enregistrements sont supprimés. Il n'y a alors plus aucun moyen de
récupérer les données supprimées.

* * *

Page 102 - Perfecto Comptabilité générale, Fichiers

16.9 - Consolidation avant résultat

Cette option permet de consolider des comptabilités tenues dans des dossiers séparés; la
consolidation est effectuée sur la période sélectionnée.

Sélection des dossiers

Sélectionnez les dossiers à consolider en cochant dans la liste chaque dossier concerné et
validez.
Remarque - Seuls les dossiers ayant la même date de début d'exercice que le dossier de
consolidation sont affichés dans la liste.

Lancement de la consolidation
- Les comptes de chaque dossier sélectionné sont créés dans le dossier de consolidation, le
report, le cumul des débits et le cumul des crédits de la période sont importés dans le journal
créé avec le même nom que le dossier à consolider.
- Pour permettre le contrôle des montants importés Perfecto crée dans le dossier de
consolidation un centre analytique pour chaque dossier à consolider.

Tableaux financiers consolidés

Une fois l'importation des dossiers terminée vous devez exécuter un Calcul du résultat pour
générer les tableaux financiers de fin d'exercice.

Ecritures d'inventaire avant clôture des dossiers consolidés

Le résultat et l'impôt calculé dans la consolidation ne peuvent être calculés dans aucun des
dossier consolidés puisque dans chacun de ces dossiers les informations nécessaires au
calcul sont partielles. Or dans l'exercice suivant la balance d'ouverture devra être identique à la
balance de clôture de l'exercice en cours.

* * *

Comptabilité générale, Fichiers Perfecto - Page 103

16.10 - Consolidation après résultat

Cette option permet de consolider des comptabilités dont le résultat est déjà calculé dans des
dossiers séparés. La consolidation est effectuée à la date de fin d'exercice du dossier de
consolidation.

Sélection des dossiers

Sélectionnez les dossiers à consolider en cochant dans la liste chaque dossier concerné et
validez.
Remarque - Seuls les dossiers ayant la même date de début d'exercice que le dossier de
consolidation sont affichés.

Lancement de la consolidation
Aucun compte ni aucun journal n'est créé dans le dossier de consolidation. Seuls les montants
des postes du bilan et du résultat sont importés.
Une fois l'importation terminée la génération des tableaux financiers du dossier de
consolidation sont automatiquement générés. Ces tableaux peuvent être imprimés dans
l'option Editions/Tableaux financiers.

* * *

Page 104 - Perfecto Comptabilité générale, Fichiers

16.11 - Ouverture du dossier de l'exercice suivant

Cette option propose de créer le dossier de l'exercice suivant. Cette création est possible à
tout moment, même avant la clôture de l'exercice en cours.

Avertissement - Comme il est rappelé dans la fenêtre, il est préférable d'utiliser la méthode
qui consiste à poursuivre les saisies de l'exercice suivant dans le dossier de l'exercice en cours
jusqu'à l'arrêté définitif des comptes de l'exercice en cours.

Validation de l'ouverture
Si vous validez l'ouverture de l'exercice, Perfecto effectue les opérations suivantes:
- création du dossier correspondant au nouvel exercice,
- copie des définitions (journaux, comptes, centres, immobilisations, etc) dans ce dossier.

Transfert des reports dans l'exercice suivant

Les reports ne peuvent être transférés que lorsque le résultat de l'exercice en cours est
calculé. Ce transfert s'effectue dans à l'aide de l'option Saisies/ Reports dans le dossier de
l'exercice suivant.

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