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LA LETTRE COMMERCIALE

Le développement des échanges (échanges de biens et de services), aussi bien à l’intérieur des
frontières nationales, qu’entre différents pays, s’est accompagné du développement de la
correspondance commerciale.

I - DEFINITIONS :

L’expression correspondance commerciale désigne l’ensemble des lettres qu’échange une

entreprise avec ses différents partenaires dans le cadre de ses opérations de commerce.

Si, dans l’expression correspondance commerciale, le mot correspondance a la valeur d’un

nom collectif, la lettre commerciale, elle, est un document que l’on peut définir de manière
suivante : message écrit d’une ou de deux pages dactylographiées utilisé dans les relations
externes, pour transmettre des informations.

II – ROLE :

C’est par l’intermédiaire de la lettre commerciale que :

- s’établissent et se maintiennent les relations avec les partenaires,

- se confirment et se précisent les accords conclus verbalement,
- peuvent se régler, facilement, d’éventuels litiges entre partenaires.

L’importance de ce troisième rôle a été particulièrement soulignée par certaines dispositions

du Code de commerce qui font de la lettre commerciale une preuve ayant la valeur d’un
contrat. C’est pourquoi on garde le double de toutes les lettres pendant dix ans.

III – PRESENTATION :

Il existe différentes manières de présenter une lettre commerciale. Parmi celles-ci, il en est
une qui est plus connue que les autres. Il s’agit de la présentation préconisée par l’AFNOR
(Association française de normalisation). Cette présentation subdivise la lettre en cinq zones.

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ZONE I
Raison sociale
Forme juridique et montant du capital social
Adresse géographique
N° d’Immatriculation au Registre du Commerce

ZONE II ZONE III

Eventuellement autres nom et adresse du

Mentions préimprimées, Logo destinataire

ZONE IV

Vos références :
Nos références : Lieu d’émission,
Objet : date d’émission
Pièces jointes – Annexe

Formule d’appel,

T E X T E D U M E S S A G E

Formule de politesse

Titre du signataire
Prénom et nom du signataire

___________________________________________________________________________
ZONE V
Autres mentions préimprimées éventuellement

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(Suite des mentions de la Zone I)

IV – CONTENU DES DIFFERENTES ZONES :

1 – La zone I

La zone I est celle de l’en-tête constitué par les mentions obligatoires et les mentions utiles à
savoir :

- la raison sociale (encore appelée dénomination commerciale),

- la forme juridique de la société (SA, S.A.R.L.),
- le montant du capital social,
- l’adresse,
- le numéro d’enregistrement au Registre du commerce (R.C.).

Les mentions utiles sont :

- le numéro de boîte postale (B.P.),

- le(s) numéro(s) de téléphone (Tél.),
- les numéros du téléimprimeur (télex) et du télécopieur (fax),
- le(s) numéro(s) du compte courant,
- les références bancaires.

Il se peut que, pour des raisons de commodité (les mentions à porter ne peuvent pas toutes
tenir dans la zone I), une partie de ces différentes mentions soient portée au bas de feuille, en
zone v.

2 – La zone II :

La zone II est celle des autres mentions imprimées. Par cette expression, il faut entendre :

- les slogans publicitaires,

- les jours et heures d’ouverture,
- les conditions ou moyen d’accès etc.

Cette zone est facultative : elle peut ne rien comporter comme mention.

3 – La zone III :

Cette zone est celle de la suscription (encore appelée la vedette). Ce mot désigne le nom et
l’adresse du destinataire. Les destinataires d’une lettre commerciale sont au nombre de
quatre : la personne privée, la personne morale (une autre entreprise, une association, une
organisation…), le responsable anonyme et le responsable personnalisé. La qualité du
destinataire détermine la manière de porter la vedette.

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4 – La zone IV :

La zone IV est celle du corps de la lettre. C’est la zone où l’on trouve le plus de mentions.
Celles-ci sont réparties de manière à occuper l’espace soit à gauche de vedette, soit sous la
vedette, soit au centre de la page. Ainsi cette page comprend :

- les références (celles du destinataire et celles de l’émetteur) ;

- l’objet ;
- les pièces jointes ;
- le lieu et la date d’émission ;
- le titre de civilité (encore appelé : interpellation, appellation, appel…) ;
- le texte de la lettre (avec, généralement, trois parties constitutives) ;
- la formule de politesse (qui varie en fonction du destinataire) ;
- la fonction du signataire, la signature, le nom du signataire. (décalés vers la droite).

a) Les références

- Vos références : références de la lettre à laquelle on répond,

- Nos références : références de la société à laquelle on appartient,

On peut lire, sur une lettre commerciale, des mentions comme :

- VOS REFERENCES : A.D./M.G./12

- NOS REFERENCES : A.S./M.S./ 25

Ces mentions peuvent se mettre sur deux lignes consécutives :

V/ Réf.
A.D./M.G./12

N/Réf.
A.S./M.S./25

Dans tous les cas, il y a deux initiales suivies d’un chiffre :

- les premières initiales (A.D., A.S.) sont celles de la personne qui a conçu la lettre et
qui va la signer ;

- les secondes (M.G., M.S.) sont celles de la personne qui a édité (dactylographié la
lettre) ;

- le chiffre est un numéro d’ordre (12 : la douzième lettre dactylographiée par M.G., ce
jour).

Sur la lettre dont on est l’émetteur, on mentionnera, après V/Réf., la référence qui, dans la lettre
que l’on a reçu, est après N/Réf. Donc, cela, uniquement quand on répond à la lettre d’un
correspondant.

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b) l’objet

L’objet est le résumé en style télégraphique du contenu de la lettre.

L’objet d’une lettre et l’objectif d’une lettre ne sont pas à confondre.

L’objectif désigne la raison pour laquelle la lettre est rédigée tandis que l’objet est le résumé,
en style télégraphique, du contenu de la lettre. Ainsi :

- l’objectif d’une lettre peut être : rectification d’une erreur de facturation ;

- et son objet : V/Facture n°…

L’objet est toujours d’une formulation très concise : généralement, il est indiqué par un
adjectif possessif (notre, votre, nos, vos) suivi d’un nom ; lequel peut être (quand il s’agit, par
exemple, de facture, devis, commande ou chèque…) à son tour, suivi d’un numéro.
Comme les références, l’objet peut apparaître sur deux lignes consécutives :

Objet :
V/Facture n°…

c) Les pièces jointes :

Les documents envoyés en même temps que la lettre sont annoncés par l’abréviation : P.J.
Cette abréviation est suivie d’un chiffre indiquant le nombre de pièces et, à son tour, ce
chiffre est suivi du nom des pièces.

Ex : P.J. 2 : un catalogue
un échantillon

Sous la suscription sont portés sur deux lignes consécutives, le lieu et la date d’émission de la
lettre.

d) La date

Sur une lettre commerciale, la date s’écrit toujours sur deux lignes consécutives :

- Bamako, : lieu
- le 02 novembre 2010 : le + quantième + mois + millésime
(le + jour + mois + année)

Le nom de lieu est obligatoirement suivi d’une virgule. Seul le premier jour du mois est un numéral
ordinal : 1er ; les autres jours sont des numéros cardinaux : 2, 3, 10, 25, 31… Les noms des mois
sont considérés, comme ceux des jours, comme des noms communs : il faut donc les écrire avec
une lettre minuscule à l’initiale (février et non Février). Les mois sont toujours désignés par leur
nom, jamais par un chiffre renvoyant à leur rang dans l’année : le 1er février 2010, non 01.02.10.

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Sous la date se trouve saisi le texte du message avec, généralement, ses trois parties
constitutives que sont :
le passé : évocation de ce qui motive la rédaction de la lettre,
le présent : développement relatif à l’objet de la lettre,
l’avenir : énoncé de ce que l’on attend du destinataire.

Le texte peut être disposé :

- soit à l’américaine : dans ce cas, il ne comporte pas de retrait d’alinéa ni pour le titre
de civilité ni pour les premières lignes des différents paragraphes ;

- soit au contraire, à la française, avec un retrait d’alinéa au début de chaque

paragraphe.

e) L’appel

La formule d’appel varie en fonction de la vedette. Elle peut varier selon le destinataire, mais
est toujours suivie d’une virgule.

Formule neutre, utilisé pour un destinataire inconnu, peu connu ou/et dont on ne désire pas
souligner la fonction : Madame, Monsieur, Mesdames, Messieurs, (dans tous les cas, avec
une Majuscule).

Formule déférente, qui souligne la fonction : Madame la Directrice, Monsieur le

Président… Dans tous les cas Madame ou Monsieur prennent une majuscule, de même que la
fonction soulignée. Naguère encore, la tradition voulait que, pour une femme, la fonction reste
au masculin. Aujourd’hui, nombre de femmes souhaitent que l’appellation de leur fonction
soit féminisée, à la manière québécoise.

Formule plus amicale, à utiliser en général d’égal à égal : Cher Monsieur, Cher Monsieur
et ami, Monsieur et Cher collègue… (ami et collègue ne prennent pas de majuscule).

Erreurs à éviter : n’utilisez pas de possessif en tête de formule, ne mentionnez pas

non plus de patronyme du destinataire. Ces pratiques sont extrêmement familières.
Si vous connaissez vraiment bien votre interlocuteur, vous pouvez en revanche le
nommer par son prénom : Cher Pierre.

Ainsi :

Ecrit-on à … La formule d’appel sera …

Une personne privée Monsieur, Madame ou Mademoiselle,

Une entreprise ou à un responsable Messieurs,

personnalisé

Un responsable désigne par sa fonction Madame la

Suivi du titre de responsabilité
Monsieur le

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La formule d’appel est obligatoirement suivie d’une virgule. Il existe une différence entre la
formule de la vedette et celle de l’appel :

- dans la vedette, on mentionne le titre suivi de la fonction : Monsieur le Directeur

commercial ;

- dans l’appel, on mentionne uniquement le titre : Monsieur le Directeur,

Comme dans la vedette, titre de civilité et fonction ne s’abrègent jamais.

f) Formules introductives et formules finales

- formules introductives
Débuter une lettre embarrasse souvent, la première phrase étant difficile à trouver.. On
surmonte cette difficulté en ayant recours à des phrases toutes faites relatives à des situations
connues de l’expéditeur et du destinataire. Dans la mesure du possible, les premières lignes
exposent, l’objet de la lettre. Celui-ci, peut être de l’ordre de la demande, de la réponse ou de
la transmission d’information. Trois types d’attaque sont donc à envisager. Ce ne sont
cependant que des modèles, qui doivent ensuite être adaptés à chaque cas particulier.

FORMULES DE DEMANDE :

- formules courantes : Nous vous prions de bien vouloir, je vous serais reconnaissant de,
je vous saurais gré de, je vous serais obligé de bien vouloir… (Notez l’emploi du
conditionnel).
- Formule administrative à ne jamais employer dans la rédaction d’affaires : J’ai
l’honneur de solliciter (de votre bienveillance).

FORMULES DE REPONSE :

Dans votre lettre du…, En réponse à votre lettre…, Votre lettre du…, nous demandais….

FORMULES INFORMATIVES :

- Courantes : Je vous informe, Je vous signale, Je vous avise que…

- Déférentes : J’ai l’honneur de vous faire connaître, de porter à votre connaissance, de
vous faire parvenir, de vous exposer, de vous rendre compte de…
- Positive : J’ai le plaisir de (vous signaler, de vous informer…).
- Négative : J’ai le regret de…

N.B. : les formules courantes et déférentes sont à réserver à la rédaction administrative ; elles ne
doivent jamais être employées dans la rédaction d’affaires

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Ci-dessous sont proposées, selon différentes situations, des exemples de formules

introductives

Ecrit-on : On débutera par :

A la suite d’une conversation téléphonique ? Vous rappelant notre entretien téléphonique

du 1er mars…

Pour un premier contact ? Nous vous sérions obligés de bien vouloir…

Pour répondre à une proposition ? Nous référant à votre proposition du 7 mars...

Pour répondre à une personne ayant envoyé Comme suite à votre envoi de documentation
divers papiers ?

A la suite d’une rencontre ? Comme suite à notre entrevue du 12 mars…

Autres formules introductives faisant suite à une communication téléphonique

- Au cours de notre conversation téléphonique du…, vous avez bien voulu nous demander
une documentation sur…

- A la suite de l’entretien téléphonique que nous avons eu le …, nous nous permettons de

préciser les points suivants…

- Comme vous l’avez proposé lors de notre conversation téléphonique, nous vous…

- Nous nous référons au récent entretien téléphonique que vous avez eu avec notre
collaborateur et…

- Nous confirmons les termes de notre entretien téléphonique en ce jour et…

- Ainsi que nous l’avons dit lors de notre entretien téléphonique du …

- En confirmation de notre appel téléphonique de ce jour, nous vous prions…

Autres formules introductives faisant suite à un entretien

- Au cours de notre entretien téléphonique du… vous avez souhaité que nous fournissions
les documents suivants …

- A la suite de l’entretien que vous avez eu le… avec notre collaborateur, nous nous
permettons de préciser les points suivants…

- Nous nous référons au récent entretien que vous avez eu avec notre représentant et…
- Nous vous confirmons les termes de notre entretien du…

- Ainsi que nous vous l’avons précisé lors de notre entretien…

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- Les formules de politesse ou formules finales :

C’est dans les nuances de formules de politesse qui clôt la lettre que s’exprime le sentiment
manifesté l’égard du destinataire. Elles sont, à la fois, obligatoires (quelle que soit la situation
entre les deux correspondants) et variées. Mais, dans tous les cas, elles sont constituées d’une
phrase avec verbe conjugué à un mode personnel (contrairement à l’usage anglo-saxon) et ce
verbe peut tout simplement être à l’impératif : « Agréez » ou « Recevez »…
Il faut donc être vigilant dans son emploi. La formule de politesse est composée de trois
éléments.

Je vous prie d’agréer (1), Monsieur (2), mes salutations distinguées (3).

Dans tous les cas, il est indispensable de reprendre en (2) la formule d’appel utilisée en tête
de lettre, avec ses majuscules, et en la plaçant entre deux virgules.
L’élément (1) est constitué du verbe d’envoi. Il est préférable d’éviter l’impératif, trop sec, à
moins que l’on ne s’adresse à un subalterne ou que l’on veuille manifester une certaine
irritation (lettre de réclamation, par exemple). Au lieu de : Recevez, Acceptez, ou encoure
Veuillez recevoir, accepter, agréer…, il est préférable d’utiliser, en manifestant une déférence
croissante, des formules du type : je vous prie d’accepter, Je vous prie d’agréer, Je vous prie
de recevoir, Je vous prie de bien vouloir croire, Je vous prie de bien vouloir accepter, Je
vous prie de bien vouloir agréer.

L’élément (3) est constitué du complément du verbe d’envoi, ce que l’on envoie. Il est donc
en rapport étroit avec l’élément (1) et varie non seulement le degré de déférence, mais aussi
selon le verbe employé.

- mes (ou) nos salutations distinguées, les plus distinguées

- mes (ou) nos hommages, mes (ou) nos hommages respectueux (à

AGREER une dame)
ACCEPTER
- l’expression de mes (ou) nos sentiments les meilleurs, dévoués,
les plus respectueux, respectueux et dévoués

- l’expression de mon (ou) de notre plus profond respect, de mon

(ou) de notre dévouement respectueux

- à l’assurance de ma (ou) notre considération, de ma (ou) notre

haute considération
CROIRE - à l’expression de mes (ou) nos meilleurs sentiments
- à l’expression de mon (ou) notre profond respect

- l’assurance de ma (ou) notre parfaite considération

RECEVOIR - l’assurance de mes (ou) nos meilleurs sentiments
- l’expression de mes (ou) nos sentiments dévoués

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Conseils :

- Entre un homme eu une femme, on évite de parler de sentiments.

- C’est plutôt un supérieur qui adresse l’assurance de sa considération à un inférieur,
- On prie d’agréer des salutations, mais l’expression de sentiments
- L’élément (2) de la formule de politesse se place impérativement après le verbe d’envoi.
On dira : Je vous prie d’agréer, Monsieur,… et non : Je vous prie, Monsieur,
d’agréer…

- Eviter de lier la formule de politesse à un espoir ou à une attente (Dans l’espoir, dans
l’attente d’une réponse…). L’on pourrait penser que vos salutations dépendent de la
réponse attendue, ce qui serait évidemment bien désobligeant.

Le tableau ci-après donne aussi une liste de formules finales adaptées à différentes situations.

L’émetteur écrit Il terminera sa lettre par :

A un client ? Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos
sentiments dévoués.

Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations

empressées.

A un fournisseur, à un subalterne ou à un Veuillez croire, Monsieur, à l’assurance de notre

collègue ? considération distinguée.

Veuillez croire, Monsieur, à l’expression de

notre considération distinguée.

A un supérieur ? Veuillez agréer, Monsieur le Directeur,

l’expression de mes sentiments les plus dévoués.

« Agréer » signifie trouver à son gré, accueillir avec faveur, recevoir. Ce verbe est plus
déférent que croire, comme le mot sentiment est plus déférent que le mot considération. On
agrée des salutations, on croit aux sentiments. Mais agréer peut être également suivie de
l’expression de notre considération distinguée.

Dans la formule finale, le titre de civilité doit obligatoirement être en position incidente
entre deux virgules.

On fera attention à l’emploi des possessifs. A-t-on utilisé, dans le corps de la lettre, le
pronom personnel nous ? Dans la formule finale, on emploiera les possessifs notre ou nos.
Au contraire, dans le corps de la lettre on a employé le pronom personnel je ; alors, dans la
formule finale, on emploiera soit mon, soit mes.

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g) La signature

La signature est avec le cachet du service émetteur, un élément d’authentification de la lettre.

Elle apparaît au bas du message, en retrait vers la droite et comporte trois éléments qui
peuvent se trouver dans deux dispositions.

En effet, celui (ou celle) qui dactylographie le message peut adopter l’une des deux
dispositions suivantes :

- la fonction du signataire précédée de l’article défini, l’initiale du prénom (ou le prénom)

suivie du nom de la personne qui signe.
- Le prénom (ou l’initiale du prénom) suivi(e) du nom de la personne qui signe, la fonction
du signataire non précédée de l’article.

N.B. : les trois mentions que sont : la suscription, la date et la signature se trouvent à
égale distance de la marge de la feuille ; donc, les unes sur le même alignement que les
autres.

5 – La zone V

Comme la zone II, la zone V est dite des autres mentions imprimées. En fait, c’est là que
l’on porte les mentions (obligatoires ou facultatives) de l’en-tête n’ayant pas pu figurer dans
la zone I (faute de place ou question d’esthétique). Et, toujours comme la zone II, elle peut ne
rien comporter comme mentions.

Conclusion

Toutes les lettres commerciales comportent les mentions énumérées ci-dessus. Mais, d’une
entreprise à une autre, la disposition peut varier. La norme AFNOR est recommandée pour
des raisons de commodité (elle permet aux secrétaires de s’y retrouver facilement lors de la
rédaction ou traitement du courrier), elle n’est pas obligatoire.

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Catalogue : c’est liste des objets à vendre

Tarif : c’est le tableau de prix des articles
Facture pro forma : c’est le premier facture que le fournisseur envoi à son client pour
leurs faire savoir les prix et condition de vente

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LA DEMANDE DE DOCUMENTATION

Avant de prendre la décision d’achat, le client adresse à ses fournisseurs éventuels une
demande d’information pour se renseigner sur la nature et les caractéristiques des produits
ou des services qui lui sont nécessaires.

La documentation demandée par le client doit lui permettre après analyse et comparaison
des offres reçues, de fixer son choix.

La demande peut être formulée soit dans une intention de commande immédiate soit en
vue de la constitution d’une documentation. Quelle que soit sa nature, elle doit être
rédigée de la manière la plus claire possible, en donnant le maximum de renseignements
sur la marchandise concernée. Le fournisseur peut ainsi répondre, sans risque de
malentendu, en donnant toutes les informations utiles. Cela permet également à l’acheteur,
s’il fait appel à plusieurs fournisseurs, de comparer facilement les diverses offres qui lui
sont faites.

L’emploi du conditionnel marque le simple désir d’information. Il importe que le

destinataire ne confonde pas la demande d’information avec une commande ferme. Les
renseignements demandés doivent se présenter sous la forme d’une énumération.

Par cette demande de documentation, l’acheteur s’informe. En un aucun cas cette

demande ne peut être considérée comme un engagement d’achat. Cependant l’acheteur
doit encore être plus explicite en précisant bien qu’il s’agit d’un essai ou d’une
démonstration « à titre gratuit, sans engagement ».

PLAN DE LA LETTRE :

- annoncer l’article sur lequel porte la demande de documentation ;

- motifs de la demande et, éventuellement, importance des besoins à satisfaire ;
- conditions d’achat du demandeur.

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Quelques formules types :

1.1. Messieurs,
1.2. Monsieur,
1.3. Monsieur le Directeur,
1.4. Monsieur le Directeur Commercial,

2.1. Notre annonce parue dans le journal………….. n°……. du………….. a retenu toute
notre attention.
2.2. Votre publicité faite à la télé, le …………………. Concernant ………………….nous
a beaucoup impressionné.

3.1. Nous vous saurions gré (reconnaissant) de bien vouloir nous faire parvenir une
documentation complète de vos articles ainsi que vos conditions de vente.
3.2. Pourriez vous nous adresser un devis relatif à………………………………………….
3.3. Veuillez nous indiquer vos conditions habituelles de vente.
3.4. Pourriez-vous nous faire connaître vos (meilleurs) prix et conditions de vente
concernant une livraison éventuelle.
3.5. Nous vous serions obligés de bien vouloir nous adresser un catalogue de votre dernière
collection.
3.6. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous fournir une facture pro forma
pour la livraison éventuelle de …………………………………………………

4.1. Une réponse dans les plus brefs délais nous obligerait.
4.2. Veuillez nous faire parvenir vos conditions de vente par retour du courrier.
4.3. Nous vous saurions gré de nous adresser le plus tôt possible………………………..
4.4. Une réponse rapide nous permettra de vous adresser une commande très
prochainement.

5.1. Veuillez agréer, M………………, ………………………………………………

5.2. Nous vous prions d’agréer, M………….., ………………………………………

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Exercice 1 :

Vous êtes comptable à la Société MALITEL SA et votre Directeur Général M. vous une
lettre par laquelle vous demanderez une documentation complète relative aux matériels
informatiques.
La lettre sera adressée à AFRIQUE EUROPE INFORMATIQUE R : 88 P :156 ; RC :
2007.A.4022 ; CB : 330362603013-Ecobank BP : X ; tél :20201715 ; Bamako.
La dernière lettre envoyée est enregistrée sous le n° 072.

Exercice 2 :

Monsieur Aboubacar DRAME, commerçant détaillant BP : 1235,

Tél. : 20 20 70 48 ; Auto gare Bamako désire acquérir des moulins. Il décide alors de
s’informer sur les conditions de vente pratiquées par la Société KONTA, Avenue de
l’O.U.A, BP : E2354 Bamako. Son dernier courrier porte le n°15. Rédigez cette lettre
(date du jour).

Exercice 3 :

Monsieur Alfousseyni COULIBALY est le Directeur Commercial des Etablissements

Yaya COULIBLALY marché Dibida BP : 3940 Tél. 20 20 19 35.
RC : 1254-Y ; CB : 00681254300-BHM Bamako. Il charge mademoiselle
Foutoumata COULIBALY de rédiger une lettre en demandant une facture pro forma pour
la livraison éventuelle de 200 pneus good year référence R14.

Fournisseur : SOCIETE PNEUMATIQUE MALIENNE route de Koulikoro,

BP : 45 Bamako.

Rédigez la lettre en question à la date du (date du jour) sachant le dernier courrier

enregistré porte le n° 025.

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REPONSE A UNE DEMANDE

DE DOCUMENTATION

La réponse à une demande de documentation peut être le point de départ d’une affaire
avec un client. Il convient donc de faire vite pour ne pas être devancé par un concurrent.

La lettre de réponse aux demandes de renseignements doit comporter le plus de détail

possibles sur le produit, la société et les conditions de vente pour que les relations soient
établies d’entrée de façon très claire avec le client potentiel.

Lorsque la demande est précise, la réponse met en valeur les caractéristiques du produit
proposé et insiste sur les points présentant un intérêt particulier et pouvant influencer
favorablement le client. Toutes les précisions relatives au prix et aux conditions de vente
doivent être données.
L’ensemble des modalités d’exécution fixée par le fournisseur constitue les conditions de
vente. Ces conditions de vente regroupent plus particulièrement les réductions sur le prix,
les conditions de paiement, les conditions de livraison.

1. les réductions :

- La remise :
C’est une réduction accordée sur le prix des marchandises lorsque la commande est
importante.

- Le rabais :
C’est une réduction accordée sur le prix des marchandises pour compenser soit un défaut
de qualité, soit un retard de livraison, soit une livraison non conforme à la commande.

- L’escompte :
C’est une réduction accordée sur le prix des marchandises pour un client qui paie au
comptant alors qu’il pourrait bénéficier d’un délai de règlement.

- La ristourne :
C’est une réduction accordée sur le prix des marchandises suivant une période bien
déterminée (6 mois par exemple) pour remercier le client de sa fidélité.

2. Les conditions de livraison :

- la livraison franco de port :

C’est le port payé par le fournisseur et à sa charge.

- la livraison port payé :

C’est le port payé par le fournisseur mais à la charge du client.

- la livraison port dû :
C’est le port payé par le client à la réception des marchandises.

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3. Les conditions de paiement :

- le paiement au comptant :
Il se fait par chèque ou au comptant compté (espèce).

- le paiement à crédit :
Il se fait par lettre de change (traite) ou par billet à ordre.

NB : la traite est établie par le fournisseur ; le billet à ordre est établi par le client.

PLAN DE LA LETTRE :

- accuser réception de la lettre du client et remercier ;

- annoncer l’envoi de la documentation demandée et donner l’espoir que le client sera

satisfait ;

- rester à la disposition du client tout en lui donnant l’assurance que le plus grand soin
sera réservé quant à l’exécution de sa commande ;

- formule de politesse.

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Formules types

1.1. Monsieur,
1.2. Madame,
1.3. Messieurs,
1.4. Monsieur le Directeur Commercial,

2.1. Nous venons de recevoir votre lettre du………………20…… relative à ……… et

vous en remercions.
2.2. Nous accusons réception de votre lettre du………….20…….. relative à ………
et nous vous en remercions.
2.3. Votre lettre du ……………..20……… relative à…………………. nous est bien
parvenue.

3.1. Selon nos conditions habituelles, le règlement devra s’effectuer par virement
bancaire à réception de la facture.
3.2. Nous vous
adressons……………………………………………………………………………
3.3. Nous vous remettons sous ce pli……………………………………………………
3.4. Vous trouverez ci-joint,……………………………………………………………
3.5. Nous accordons un escompte de 3% sur le montant des factures payées au
comptant.

4.1. Nous que notre proposition retiendra votre attention.

4.2. Nous souhaitons recevoir très prochainement votre ordre à l’exécution duquel
nous réserverons tous nos soins.
4.3. Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
4.4. Nous espérons que ce catalogue vous incitera à nous confier une commande.
4.5. Nous souhaitons que ce catalogue vous amènera à nous confier vos ordres.

5.1. Nous vous prions d’agréer, Messiers, l’expression de nos sentiments dévoués.
5.2. Nous vous prions d’agréer, Monsieur le Directeur Commercial, nos salutations
courtoises.

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QUELQUES EXEMPLES

Réponse à une demande précise

Objet :
V/demande de documentation

Messieurs,

Nous vous remercions de votre demande de documentation du………….. concernant notre dernière
machine-outil.

Nous nous empressons de vous faire parvenir une documentation complète concernant cet article. Notre
tarif et nos conditions habituelles de vente y sont indiqués ainsi que les taux de remise pour commandes
importantes.

Ce matériel particulièrement robuste est d’un excellent rapport qualité prix. Nous pouvons vous assurer que
sa facilité d’emploi vous donnerait entière satisfaction.

Nous restons à votre entière disposition pour toutes informations complémentaires.

Nous vous prions d’agréer, Messieurs, nos meilleures salutations.

Réponse à une demande imprécise

Objet :
V/demande de documentation

Messieurs,

Nous avons bien reçu votre demande du…, et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre
société.

Conformément à votre souhait, nous nous empressons de vous adresser notre catalogue général qui vous
donnera toutes précisions sur les modèles que nous commercialisons.

Nous serions heureux de vous envoyer toute documentation complémentaire concernant les modèles votre
catalogue qui vous intéresseraient plus particulièrement. Nous vous proposons de rencontrer notre représentant
M………………………pour discuter des conditions de notre collaboration.

Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments dévoués.

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Exercice :

Le Directeur Général de EUROPE AFRIQUE INFORMATIQUE, où vous êtes secrétaire,

Monsieur DIDIER a reçu la lettre de demande de documentation de la Société MALITEL
SA
Il vous demande de rédiger la réponse à laquelle vous devez joindre le dernier catalogue.

NB : le dernier numéro de chrono est 55.

AFRIQUE EUROPE INFORMATIQUE R : 88 P : 156 ; RC : 2007.A.4022 ; CB :

330362603013-Ecobank BP : X ; Tél. : 20201715 ; Bamako.

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LA COMMANDE

La commande est « l’ordre par lequel un client, consommateur ou commerçant, demande une
marchandise ou un service à fournir dans un délai déterminé ». Dans cette définition, l’ordre
est une « décision entraînant une opération commerciale ». En matière de commerce, ordre et
commande sont des mots synonymes. Pour passer une commande, le client dispose de
différents moyens dont le plus courant est le courrier traditionnel. Mais, avec le
développement des outils de communication, d’autres moyens ont fait leur apparition.
Cependant, quel que soit le moyen choisi, une commande doit toujours posséder une qualité :
la précision.

I – LE COURRIER TRADITIONNEL

Le courrier traditionnel, pur passer une commande, est constitué par trois documents : le bon
de commande, le bulletin de commande et la lettre de commande.

Le bon de commande est un imprimé dont dispose le client et qu’il remplit chaque fois que
le besoin se fait sentir.

Le bulletin de commande est un document mis à la disposition du client par le fournisseur

dont le nom figure dans l’en-tête.

La lettre de commande s’utilise lorsque le client veut attirer l’attention sur un point
particulier ou solliciter des conditions différentes des conditions habituelles.

II – LE COURRIER MODERNE

Le courrier moderne se caractérise par sa rapidité dans la transmission d’un ordre. Il est
constitué par le message téléphonique, le télex et le fax.

Lorsqu’une commande est urgente, le client peut la passer par téléphone. Mais étant donné
que la conversation téléphonique ne laisse pas de traces écrites, susceptibles de servir de
preuve en cas de besoin. Une commande passée par téléphone doit être suivie d’une
confirmation écrite.

Une telle confirmation n’est plus nécessaire si l’on utilise le télex et le fax. Mais le recours à
ces deux procédés nécessite que le client et le fournisseur disposent de l’équipement
nécessaire : un téléimprimeur ou un télécopieur.

III – LA PRECISION

La précision est principale qualité d’une commande. Elle exige que le client mentionne sur
son ordre :

- le numéro et la date de la commande ;

- les conditions de vente ;
- une série de renseignements pour chaque article commandé.

Comme tout document, le numéro et la date sont destinés à faciliter le classement et

d’éventuelles recherches.
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Les conditions de vente comprennent les conditions de règlement et les conditions de

livraison. Les premières portent sur le mode de paiement et le délai de règlement. Elles sont
destinées à éviter toute contestation. Les secondes sont relatives au mode de livraison, au
délai de livraison et aux frais de port. Elles sont nécessitées par le souci d’éviter les erreurs de
livraison.

Enfin, pour permettre une exécution correcte de son ordre et faire éviter les erreurs soit sur les
articles ou les quantités, soit toute autre forme de contestation sur les prix, le client doit
fournir, pour chaque article commandé, les renseignements portants sur : la référence, la
quantité et le prix unitaire.

1. Pour une première commande

00 N/Commande n°…
A1 Monsieur,
A2 Messieurs,
A3 Monsieur le Directeur,
B1 Votre documentation nous est bien parvenue ; nous vous en remercions.
B2 Votre catalogue nous est bien parvenu ; nous vous en remercions.
C1 Veuillez trouver ci-joint notre bon de commande n°…
C2 Veuillez nous expédier les articles suivants :
D1 Nous avons bien pris connaissance de vos conditions de vente, à savoir :
- livraison : …
- règlement : …
D2 Conformément à vos conditions de payement, nous règlerons votre facture par
chèque, à réception.
D3 Parmi les modalités de payement proposées, nous choisissons le règlement au
comptant, déduction faite d’un escompte de ….
D4 Conformément à vos conditions de payement, nous règlerons votre facture par
lettre de change à trente jours fin de mois.
E1 La livraison sera effectuée franco de port, dans un délai de …
E2 La livraison sera effectuée en port payé dans un délai de …
E3 La livraison sera effectuée en port dû.
F1 Veuillez agréer, …, nos salutations distinguées
F2 Veuillez croire, …, à nos sentiments distingués.

2. pour une commande sous conditions

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01 Commande n°… Délai de paiement

02 Commande n°… Délai de livraison
03 Commande n°… Réduction

A1 Monsieur,
A2 Messieurs,
A3 Monsieur le Directeur,

B1 Nous sérions disposés à vous passer commande des articles dont vous voudrez
bien trouver le détail sur le bon de commande ci-joint.

B2 Nous envisageons de vous passer commande des articles énumérés sur le bon de
commande ci-joint.

C1 Nous craignons, en raison de quelques difficultés passagères de trésorerie, ne pas

être en mesure d’effectuer le règlement à la date prévue.

C2 En raison des ventes supérieures aux prévisions, nous sommes actuellement en

rupture de stock.

C3 L’activité de la concurrence nous oblige à pratiquer des prix aussi réduits que
possible.

D1 Veuillez ne procéder à l’expédition que s’il vous est possible de …

- nous accorder un délai de payement de … au lieu de …
- nous livrer les marchandises le … au lieu de …
- nous accorder une réduction de …

E1 Cette commande ne peut vous être confiée qu’à la condition expresse que le
règlement correspondant puisse être effectué… au lieu de …

E2 Veuillez prendre note de cette commande sous réserve de votre accord

concernant … :
- un délai de paiement de …
- un délai de livraison de …
- une remise exceptionnelle de …

F1 Veuillez agréer,…, l’expression de nos sentiments distingués.

F2 Veuillez agréer, …, l’expression de nos salutations distinguées.
F3 Veuillez croire, …, à l’assurance de notre considération distinguée.

ACCUSE DE RECEPTION

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Dès réception de la commande, le fournisseur, avant de la transmettre pour exécution aux

services concernés, doit procéder d’abord à sa vérification minutieuse. Il s’assurera si tous les
termes qui y figurent sont clairs et conformes à ses propres conditions ou s’il peut accepter les
conditions proposées par le client. Toute acceptation de la commande du client par le
fournisseur vaut en fait conclusion du contrat de vente.

L’accusé de réception est donc le document par lequel le fournisseur signale au client qu’il a
reçu l’ordre de celui-ci. Il possède des formules et son contenu varie suivant que l’exécution
de la commande soit un cas simple ou un cas avec problème.

I – LA NECESSITE DE L’ACCUSE DE RECEPTION

Lorsque la livraison s’effectue dans un délai très bref, rédiger un accusé de réception est
inutile. Mais, si entre la commande et la livraison, il s’écoule un délai plutôt long (une
huitaine, une quinzaine), la rédaction d’un accusé de réception devient obligatoire. Cette
rédaction est encoure obligatoire si le fournisseur éprouve des difficultés pour exécuter l’ordre
du client.

Les difficultés que peut éprouver le fournisseur pour exécuter l’ordre du client sont de trois
sortes :

- l’article commandé est momentanément épuisé (rupture de stock),

- l’article commandé est épuisé et ne sera plus renouvelé,
- l’article commandé doit être livré immédiatement.

Dans le premier cas, le fournisseur propose au client un report du délai de livraison ; dans le
second cas, il lui propose un article de remplacement ; dans le dernier cas, il lui indique la
date à laquelle la livraison sera possible.

Si le client passe sa commande par téléphone et n’a pas l’habitude de la confirmer par écrit, il
est souhaitable que le fournisseur rédige un accusé de réception.

II – LES FORMULE POUR ACCUSER RECEPTION

On distingue les traditionnelles aujourd’hui jugées désuètes et les formules qui ont tendance à
être de plus en plus utilisées.
Comme formules traditionnelles, il y a :

- nous vous accusons réception de la commande citée en référence et vous en remercions.

- Nous accusons réception de la commande citée en référence et vous en remercions.

Aujourd’hui, on leur préfère l’une des trois formules suivantes :

- nous avons bien reçu votre commande citée en référence et vous remercions de la
confiance que vous nous téméoignez.
- votre commande citée en référence nous est bien parvenue ; nous vous en remercions.
- Nous vous remercions pour votre commande citée en référence.
III – LE PLAN DE L’ACCUSE DE RECEPTION ET LA PROPOSITION DE
LETTRE

1 – La commande ne pose pas de problème

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- accuser réception de la commande et remercier

- annoncer la date d’expédition
- assurer que la commande sera exécutée avec le plus grand soin.
- Indiquer le mode de transport
- Se mettre à la disposition du client
- Achever par une formule de politesse.

Objet : v/commande n°…

Nous avons bien reçu votre lettre citée en référence ; nous vous remercions de la
confiance que vous nous témoignez.

Votre commande vous parviendra sous huitaine et fera l’objet de nos soins attentifs

D’autre part, nous vous rappelons que la livraison sera effectuée par BITTAR – TRANS ;
nous tenons, cependant, à vous informer que nos marchandises voyagent, selon la
réglementation en vigueur, aux risques et périls du destinataire.

En outre, nous acceptons, comme vous le demandez, le règlement à 30 jours fin de mois.

Nous espérons que cette livraison répondra à votre attente et vous déterminera à passer
d’autres commandes pour lesquelles nous restons à votre disposition.

Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations dévouées.

2 – la commande pose problème, le client n’ayant pas été précis en la passant

- Accuser réception de la commande

- Indiquer les renseignements omis
- Demander une réponse rapide
- Achever par une formule de politesse.

Objet : V/commande n°…

Nous vous remercions de l’ordre contenu dans votre lettre du 29 septembre et sommes prêts à
l’exécuter dans les délais que vous demandez.

Cependant, lors de la rédaction de votre bon de commande, vous avez omis d’indiquer les
références du climatiseur.

L’indication de ces renseignements nous permettra de prendre, sans retard, les dispositions
nécessaires à cet effet, et ainsi, de vous donner satisfaction.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments dévoués.

3 – La commande pose problème, le fournisseur ne peut procéder qu’à une livraison
partielle

- Accuser réception de la commande et remercier

- Aviser de l’expédition des marchandises disponibles

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- Indiquer les raisons pour lesquelles la totalité de la livraison ne peut être effectuée
- Présenter des excuses et annoncer la date de livraison du solde
- Proposer éventuellement des articles en stock et demander confirmation de l’offre
- Renouveler les excuses
- Achever par une formule de politesse

Objet : V/commande n°…

Monsieur,

Nous avons bien reçu votre commande du 21 septembre dont nous vous remercions.

Nous avons le plaisir de vous informer que nous avons expédiée, ce jour, les articles
suivants :

- 8 climatiseurs réf. ALK,

- 8 climatiseurs réf. SHR,

Cependant, nous avons le regret de porter à votre connaissance qu’en raison des fortes pluies
ayant sérieusement endommagé les voies de circulation, il ne nous sera pas possible de vous
livrer dans les délais prévus.

- 10 réfrigérateurs réf, IND.

En effet, nous ne pourrons, être en contact avec nos entrepôts sis à Banankabougou que dans
cinq jours, le temps nécessaire pour que le service des travaux Publics remette état les ponts
rompus.

Nous vous prions de nous excuser de ce retard et pensons être en mesure de vous expédier le
solde de la commande sous huitaine.

Toutefois, nous vous proposons de les remplacer par des articles similaires que nous
pourrions vous envoyer dès réception de votre accord : nous tenons à votre disposition :

- 10 réfrigérateurs MSB.

Nous vous renouvelons nos excuses et espérons que cette solution vous donnera satisfaction.

Nous vous prions de croire, Monsieur, à l’assurance de nos sentiments dévoués.

4 – La commande pose problème : elle doit être modifiée, ce qui nécessite un report de la
date de livraison

- Rappeler la commande
- Annoncer le retard
- Présenter des excuses

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- Rassurer
- Achever par une formule de politesse

Objet : V/commande n°…

Monsieur,

En date du 25 septembre vous nous avez expédié un bon de commande n°08 fixant la livraison
de la marchandise au 20 octobre.

Or, en raison d’une grève ayant paralysé les livraisons avec nos partenaires européens, le
délai que vous indiquez ne pourra pas être respecté.

Nous vous prions de nous excuser pour ce retard indépendant de note volonté.

D’ores et déjà, nous mettons tout en œuvre pour vous donner satisfaction dans les meilleurs
délais.

Nous vous prions de croire, Monsieur, à l’expression de nos sentiments dévoués.

En définitive, deux plans sont à prévoir

Plan si la commande ne pose pas problème Plan si la commande pose problème

Objet : V/commande n°… Objet : V/commande n°…

- Accuser réception de la commande ; - Accuser réception de la commande ;

remercier. remercier.
- Exposer le problème
- Rappeler les articles commandés  Rupture de stock
(éventuellement ; s’il s’agit par  Article définitivement épuisé
exemple, d’une commande spéciale,  Impossibilité de respecter le
d’une commande très importante ou délai de livraison.
d’une commande passée par téléphone. - Proposer une solution susceptible de
convenir au client.
- Donner l’assurance que l’ordre sera - Formuler l’espoir que cette solution lui
exécuté avec tous les soins nécessaires conviendra et, éventuellement, lui
demander la confirmation de la
commande aux nouvelles conditions.

LES RECLAMATIONS

1 – Réclamation liée à une erreur de livraison

Le fournisseur peut commettre une erreur de livraison. Il doit alors accepter le retour en port
dû des articles non conformes et livrer dans les meilleurs délais les articles commandés.

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Normalement, l’erreur doit être constatée lors de la livraison car le client doit vérifier les
articles en présence du livreur. Le client émettra des réserves, le cas échéant, sur le bulletin de
livraison.

Les réserves faites à la réception doivent être confirmée au fournisseur par lettre
recommandée dans les 3 jours ouvrables (non fériés) qui suivent la livraison. Le courrier
recommandé permet d’engager une action en justice pour indemnisation du préjudice subi
quand une solution à l’amiable entre les deux parties n’est pas possible.

Il s’agit donc d’un courrier que le client adresse à son fournisseur dans plusieurs situations :

- quand les marchandises reçues sont défectueuses,

- quand les marchandises reçues ne sont pas conformes à la commande,
- quand les quantités n’ont pas été respectées.

Plan de la lettre

- Accuser réception de la livraison en précisant la date,

- Signaler l’erreur ou confirmer les réserves émises lors de la livraison,
- Demander réparation du préjudice et informer du renvoi des marchandises ou demander
instructions au fournisseur. La demande exige une certaine fermeté de ton,
- Emettre le vœu que le problème ne se reproduira plus.

EXEMPLES DE LETTRES

Objet :
Erreur de livraison Articles non conformes à laBamako,
commande
le …………
Commande n° 58

Monsieur,
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Nous accusons réception de votre livraison du …….
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Or, après vérification, nous nous permettons de vous faire remarquer que les articles livrés ne sot pas
conformes à ceux commandés (copie de la commande ci-jointe).
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Marchandises défectueuses

Objet :
V/livraison n° 307

Messieurs,

Votre transporteur vient de nous livrer les articles relatifs à notre commande n° 48.

Par la présente, nous vous confirmons les réserves formulées en présence de votre livreur sur le bulletin
de livraison à savoir :

- ………………………………………….
- ………………………………………….

Aussi, nous vous proposons de conserver ces articles avec une remise de 10 % afin de pouvoir effectuer
une vente promotionnelle.

Nous vous prions d’agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

REPONSE DU FOURNISSEUR A UNE RECLAMATION JUSTIFIEE

Cette lettre donne des explications ou des justifications au client mécontent. Elle doit essayer
de maintenir une bonne image de l’entreprise.

Le fournisseur doit toujours mettre en avant son désir de régler l’incident au mieux.

C F T S
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La lettre de réponse à une réclamation justifiée doit faire sentir le prix que le fournisseur
attache à sa clientèle. Elle insiste davantage sur les solutions positives qu’elle apporte que sur
les raisons négatives expliquant l’incident. S’il y a préjudice, le fournisseur va proposer
réparation.

Le fournisseur terminera sa lettre en demandant l’indulgence du client et en assurant qu’un tel

fait ne se reproduira plus.

Par le contrat de vente, l’obligation est faite au vendeur de livrer exactement la chose
convenue. Le fournisseur est responsable, il doit donc réparation. Le client est droit d’attendre
des marchandises de parfaite qualité ; il peut exiger la livraison d’une pièce de remplacement.
Le défaut signalé aurait dû être détecté lors du contrôle qui suit la fabrication.

Plan de la lettre

- Accuser réception de la lettre citée en objet concernant la livraison erronée N°…

- Présenter des excuses et tenter de donner une explication à cette faute
- Expliquer la faute en insistant sur l’attention portée à la réclamation du client
- Proposer une réparation s’il y a eu préjudice
- Solliciter l’indulgence du client et promettre d’éviter le retour d’un tel fait
- Formule de politesse

EXEMPLES DE LETTRES

Objet :
V/réclamation du ….

Messieurs,

Par votre lettre du …, vous nous informez qu’une partie des articles que nous vous avons
livrés le ….. est défectueuse. C F T S
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Nous regrettons vivement que ce fait ait échappé à nos services de contrôle et vous prions de
bien vouloir nous en excuser.
 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 31

Messieurs,

Nous accusons réception de votre courrier nous indiquant que vous aviez reçu de la
marchandise que vous n’aviez pas commandée.

Après enquête dans nos services, il s’avère que nous vous avons expédié une commande
destinée à un autre client.

Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour cette regrettable erreur, et vous
demandons de bien vouloir conserver cette marchandise en dépôt jusqu’à ce que notre
transporteur passe la récupérer d’ici quelques jours.

Nous renouvelons nos excuses pour le dérangement que nous avons pu vous causer et vous
prions de croire, Messieurs, à l’assurance de nos sentiments les meilleurs.

RECLAMATION AU TRANSPORTEUR

Avant de prendre livraison d’une commande si l’on constate des manquants ou des avaries, il
faut exprimer des réserves sur le bon de livraison et les confirmer obligatoirement par
courrier.

Les marchandises voyagent aux risques et périls du destinataire, c’est donc à lui d’intervenir
auprès du transporteur en cas de problème.

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Si la réclamation concerne des avaries ou manquants constatés lors de la livraison : le client

doit inviter le livreur à constater la nature et l’importance des avaries. La description précise
et détaillée des faits constatés sera consignée sur le registre du transporteur ou sur la feuille
d’émargement (bon ou bulletin de livraison) et signée par le destinataire et le livreur. Ces
réserves doivent être confirmées au transporteur dans les trois jours qui suivent par lettre
recommandée adressée au transporteur.

Si la réclamation concerne des avaries ou manquants constatés après avoir pris livraison :
l’acheteur doit prouver par expertise, par témoins, ou de toute autre manière, que les avaries
ou les manquants se sont produits alors que la marchandise était encore sous la garde du
transporteur. Il doit faire des réserves par écrit dans la même forme et les mêmes délais que
dans le cas précédent.

Si la réclamation concerne un retard de livraison : le destinataire doit notifier ses réserves au

transporteur par lettre recommandée. Il constate le retard, demande la mise à disposition de
marchandises et formule des réserves quant au préjudice subi du fait du retard de livraison. Il
avise également le fournisseur.

Le transporteur, par le contrat de transport, assume l’obligation de transporter une chose d’un
point à un autre, dans des conditions et des délais déterminés. S’il n’exécute pas son
obligation, il commet une faute de nature contractuelle.
C’est à lui de faire la preuve que le dommage ne lui est pas imputable (cas de force majeure,
faute de l’expéditeur, faute du destinataire ou faute d’un tiers).

Plan de la lettre

- Accuser réception de la livraison en rappelant la date

- Les réserves sont reprises et détaillées. Comme toute lettre de réclamation, la
notification doit exposer les faits et décrire le dommage
- Demander réparation du préjudice (livraison ou indemnisation)

EXEMPLES DE LETTRES

Lettre recommandée avec A.R.

Confirmation de réserves
Objet :
V/livraison du …

Monsieur,
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Nous vous rappelons que vous avez assuré le … le transport et la livraison de marchandises
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commandées à notre fournisseur…………..

Par la présente, nous vous confirmons les réserves formulées sur le bon de livraison, à savoir :
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Retard de livraison

Messieurs,

La société ……… vous a remis le 15 mai dernier trois colis contenant des pièces détachées pour
machine à laver, qui, auraient dû nous être livrés le 17. Or à ce jour, nous n’avons toujours rien reçu.

Nous vous mettons en demeure, par la présente lettre, de mettre l’expédition concernée à notre
disposition dans les plus brefs délais. Nous faisons toutes les réserves en ce qui concerne le préjudice
que nous cause ce retard.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

RECLAMATION POUR ERREUR DE FACTURATION

Lors de la réception d’une facture, celle-ci doit toujours être attentivement contrôlée. Lorsque
le client constate une anomalie, il est amené à faire une réclamation auprès du fournisseur.

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Toute facture doit être vérifiée. Il faut d’abord s’assurer :

- que les marchandises facturées correspondent aux marchandises commandées reçues ;

que les pris unitaires sont exacts ; que le taux de TVA contient ; que les conditions de
vente sont les conditions habituelles ou convenues.

- Il faut ensuite procéder à la vérification des calculs. Ces vérifications s’opèrent à partir
des documents qui sont en possession du client : double du bon de commande, bon de
livraison, fiche du fournisseur et tarif.

Lorsqu’une erreur est détectée, une réclamation doit être adressée au fournisseur en retournant
la facture erronée e t en demandant l’établissement d’une nouvelle facture. Cependant, la
demande varie suivant l’erreur à la vérification. Si les éléments de calcul (prix quantité) sont
erronés ou s’il y a une erreur de calcul, le client demande l’annulation de la facture erronée
(le client renvoie la facture) et l’envoi d’une nouvelle facture. Si le fournisseur a omis une
réduction promise, le client demande l’envoi d’une facture d’avoir.

Plan de la lettre

- Accuser réception de la facture en précisant la date et le numéro

- Enoncer l’erreur constatée

- Annoncer le retour de la facture et demander l’établissement d’une nouvelle facture ou

d’une facture d’avoir

- Formules de politesse

EXEMPLES DE LETTRES

Messieurs,

Nous accusons réception de votre facture n°… du …

Lors de la vérification, nous avons décelé l’erreur suivante :

Ccelles
- les quantités facturées ne sont pas F quiTont S
été livrées, à savoir :
…………………….. Comité Pédagogique de Secrétariat
……………………..

- les prix unitaires ne sont pas ceux qui ont été convenus lors de la commande, à savoir :
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Monsieur,

Votre facture n°… du … nous est bien parvenue.

Après vérification, nous constatons que celle-ci a été établie d’après les conditions générales de
vente alors que des conditions spéciales nous avaient été accordées, pour cette affaire, par votre
représentant Monsieur COULIBALY.

Nous vous demandons donc de bien vouloir nous adresser une facture d’avoir tenant compte de la
remise de 10 % prévue à la commande.

Nous vous en remercions et vous prions d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.

REPONSE A LA RECLAMATION POUR ERREUR DE FACTURATION

Réclamation justifiée

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Comme toute réponse à une lettre de réclamation justifiée, le but est de présenter des excuses
au client et d’essayer de réparer son erreur.
Toute réclamation doit recevoir une réponse immédiate. Le fournisseur doit reconnaître son
erreur, s’excuser, mais sans insister.

Plan

- Accuser réception de la lettre du … relative à la facture n°… du ….

- Reconnaître l’erreur
- Présenter des excuses et annoncer l’envoi d’une facture rectificative annulant et
remplaçant la précédente ou d’une facture d’avoir

___________________________________________________________________________

Réclamation injustifiée

Si après contrôle des faits exposés par le client, il s’avère que l’entreprise n’a pas commis
d’erreur, le courrier est l’occasion de repréciser avec clarté le contenu des conditions de vente
mal interprété par le correspondant que sa réclamation n’est pas justifiée.
L’argumentation doit être claire et logique et s’appuyer si possible sur des écrits établis
antérieurement.

Plan

- Accuser réception de la lettre de réclamation

- Rappeler les accords passés et confirmer leur application
- Demander le règlement de la facture
- Se mettre à la disposition du client et souhaiter continuer de bonnes relations
commerciales
- Formules de politesse.

EXEMPLES DE LETTRES

Monsieur, Réponse à une réclamation justifiée

A l’issue de votre courrier du … et après vérification, il ressort que nous vous avons
malencontreusement imputé une tarification erronée.

Nous vous transmettons ci-joint une facture d’avoir et vous remercions par avance de
C F T S
ne pas nous tenir rigueur de cette erreur.
Comité Pédagogique de Secrétariat
Nous restons à votre disposition et vous prions d’agréer, Monsieur, nos salutations
distinguées.
 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 37

Réponse à une réclamation non justifiée

Monsieur,

Nous avons pris connaissance de votre courrier du … faisant référence à un accord

intervenu entre vous-même et M…… le …, accord sur la remise applicable aux
articles commandés le …

Vous contestez aujourd’hui le bien fondé de notre facturation. Aussi, et afin d’éviter
tout malentendu, nous vous rappelons que nous vous avons confirmé par écrit en date
du … la remise qui vous a été octroyée par nos services commerciaux.

Cette remise a bien été appliquée sur le montant de votre dernière facture, aussi nous
vous saurions gré de bien vouloir honorer le montant de cette dernière dont nous vous
joignons ici un autre exemplaire.

Nous restons à votre disposition pour tout renseignement utile et souhaitant poursuivre
nos relations commerciales dans de bonnes conditions.

Nous vous prions de croire, Monsieur, en nos salutations distinguées.

LES FORMULES TYPES

1.1 Le … dernier nous vous avons passé commande de … livrable au plus tard le…et vous vous êtes
engagés par votre lettre du … à respecter ce délai dont nous vous avions signalé l’importance.
1.2 Le … courant nous vous avons transmis l’ordre n°… qui devait nous être livré avant le … et dont vous
nous avez bien confirmé l’exécution lors de notre entretien téléphonique du …
1.3 Nous vous avons passé, le …, commande de … et par retour de l’accusé de réception du… vous nous
avez donné votre accord pour son exécution.
1.4 Nous avons bien reçu votre livraison du … relative à notre commande du …
1.5 Nous venons de recevoir votre livraison relative à notre commande du …

C F T S
Comité Pédagogique de Secrétariat
 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 38

2.1 Or, nous ne sommes pas encore en possession de ces articles.

2.2 A ce jour, nous n’avons pas encore reçu les marchandises.
2.3 Or, nous sommes au regret de constater que la livraison n’est pas encore faite.
2.4 A la livraison, nous n’avons reçu que…. Au lieu de …..
2.5 Malheureusement, en procédant à la vérification, nous avons constaté que les articles sont endommagés
et ne peuvent plus être utilisés.
2.6 Toutefois, lors du déballage, nous avons remarqué qu’il manque … au total.
2.7 A notre vif regret, au contrôle, nous avons constaté que la livraison n’était pas conforme à la commande
2.8 Nous regrettons de vous informer que la qualité des articles livrés est nettement inférieure à celle des
échantillons que vous nous avez remis.

3.1 Nous vous saurions gré de bien vouloir nous faire parvenir ces articles dans les meilleurs délais.
3.2 Nous vous sérions obligés de nous envoyer ces marchandises sous huitaine.
3.3 Nous comptons sur une livraison rapide de votre part.
3.4 Passé ce délai, nous nous verrons dans l’obligation de prendre des mesures utiles pour la sauvegarde de
nos intérêts.
3.5 Passée cette date, nous serons contraints de nous adresser à qui de droit.
3.6 Nous vous demandons de procéder au remplacement des articles endommagés que nous tenons à votre
possession.
3.7 Par ailleurs, nous vous saurions gré de bien vouloir nous faire connaître la date de livraison des articles
manquants.
3.8 Quant à la marchandise défectueuse, nous la tenons à votre disposition.
3.9 Nous comptons sur une livraison complémentaire dans les meilleurs délais.

4.1 Tout retard supplémentaire nous contraindrait à annuler notre commande et à vous rendre responsable
des dommages causés.
4.2 Le moindre retard supplémentaire nous empêcherait de respecter nos engagements vis-à-vis de notre
propre clientèle et à vous rendre responsable du manque à gagner.
4.3 En effet, ce retard en cette période de l’année nous cause un important préjudice.
4.4 Nous vous signalons que ce retard nous cause un important manque à gagner et nous empêcherait
d’honorer nos engagements.

5.1 Veuillez agréer, Messieurs,…………………….

CORRESPONDANCE AVEC LES BANQUES

L’entrepreneur entretient avec son banquier des relations cordiales et sincères par des
entretiens téléphoniques réguliers. Mais parfois, certaines opérations exigent des demandes
écrites.

Les relations écrites avec les banques comprennent principalement les lettres de demande
d’information (condition d’un service) et de demande d’exécution d’une opération (exécution
d’un ordre de virement, achat ou vente de valeurs mobilières…). Ces deux types de lettre sont

C F T S
Comité Pédagogique de Secrétariat
 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 39

simples : les écrire consiste essentiellement à préciser avec soin l’objet de la demande et à en
définir les limites. Cette rédaction est souvent simplifiée par l’utilisation d’imprimés spéciaux
que les banques tiennent à la disposition de leur clientèle.

Lorsqu’il s’agit d’opérations plus complexes, des contrats types facilitent l’établissement de
l’accord.

La rédaction dévient plut délicate lorsqu’il s’agit d’une demande de crédit, en particulier une
demande de découvert. En effet il s’agit ici d’une tolérance de la part du banquier de laisser le
compte de l’entreprise être débiteur dans certaines limites et pour un certain temps. Avant tout
courrier, il est indispensable de solliciter un entretien par téléphone avec la personne qui suit
habituellement le dossier de l’entreprise. Au cours de cet entretien, il faut exposer les raisons
précises du besoin de découvert et proposer d’apporter toute justification dans les plus brefs
délais. A la suite de l’entretien et pour éviter tout malentendu, il faut confirmer cette demande
par écrit. Les banquiers n’aimant pas particulièrement les écrits dans ce domaine, il ne faut
surtout pas envoyer ce courrier en recommandé avec accusé de réception mais utiliser une
lettre simple.

Chaque fois que vous avez une demande à adresser à votre banquier, communiquez lui tous
les documents comptables susceptibles de le mettre en confiance (bilan, dernière situation
comptable…).

Le banquier peut à tout moment suspendre son concours en matière de découvert car celui-ci
n’est pas lié par un écrit. En cas de contestation, le juge devra rechercher si l’on est en
présence d’un découvert ou d’une véritable ouverture de crédit résultant d’un engagement
formel de la banque.

Plans de la lettre :

1 – Erreur sur le relevé de compte

- Accusé de réception du relevé de compte ;

- Exposé des constatations faites ;
- Demande de recherche ou proposition de solution ;
- Formule de politesse.

2 – Envoi de chèque à l’encaissement

- Annoncer l’envoi de chèque
- Demander son encaissement au compte n°…
- Formules de politesse.
Les paragraphes d’idées :

1 – Erreur sur le relevé de compte

1.1 Monsieur,
1.2 Messieurs,
1.3 Monsieur le Directeur Général,

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2.1 Nous avons bien reçu notre relevé de compte n°… du … et nous vous en remercions

3.1 Après étude du relevé de compte concernant notre compte n°…, nous avons constaté
une erreur entre le solde de comptabilité et celui du relevé.

3.2 Après vérification de notre relevé de compte du mois de …, nous constatons une
différence de …

3.3 Nous avons le regret de vous communiquer qu’en procédant à la vérification de nos
écritures, nous avons remarqué que vous avez omis de porter le chèque n°…

3.4 A notre vif regret, à la vérification de nos écritures, nous avons constaté que…

3.5 Nous regrettons de vous informer qu’en procédant à la vérification de nos écritures,
nous avons remarqué que vous avez omis de porter le chèque n°…

3.6 En effet, vous avez omis d’enregistrer le chèque n°… de … du…

3.7 En effet, vous avez débité le chèque n°… du … alors que son montant est de …

3.8 En effet, vous avez débité la somme de … en date du … au lieu de …

4.1 En conséquence, nous vous demandons de bien vouloir faire les rectificatifs
nécessaires.

4.2 En conséquence, nous vous remercions par avance de bien vouloir effectuer des
recherches pour savoir ce qu’il est advenu de …

4.3 En conséquence, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir régulariser la

situation.

4.4 En conséquence, nous souhaiterions que vous procédiez à la rectification de notre

relevé de compte.

5.1 Veuillez agréer, Monsieur le Président Général, ….

2 - Envoi de chèque à l’encaissement :

1.1 Monsieur,
1.2 Messieurs,
1.3 Monsieur le Président Directeur Général,

2.1 Nous vous remettons sous ce pli un chèque N°…, tiré sur la …, daté du … et s’élevant à …

C F T S
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Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 41

3.1 Nous vous prions de bien vouloir l’encaisser et porter son montant à notre compte n°…

4.1 Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, ….

3 – Ordre de bourse

Nous vous demandons de procéder pour le compte de notre société à l’achat de … au prix
maximum de …

Nous vous demandons d’opérer pour le compte de notre société à la vente à … pour un prix
maximum de …

Nous vous confirmons la teneur de notre ordre de ce jour.

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur Général, …

EXERCICE :

Vous travaillez à la Société MALITEL – SA (service Comptabilité) et votre chef comptable,

Monsieur Mamy DIARRA, vous demande de rédiger une lettre par laquelle vous
demanderez à la Banque de Développement du Mali Avenue de l’OUA ; BP : 504 Bamako
de porter les rectificatifs nécessaires sur le relevé de compte N° 15 du 20 novembre 2010 de
votre société.
En effet, votre banque n’a pas enregistré le chèque N°96 du 19 octobre 2010 dont le
montant s’élève à 1 500 000 F CFA tiré sur la BHM.

T. A. F : Rédigez cette lettre que vous adresserez à Monsieur le Directeur Général de la

banque. Dernier chrono = 23.

MALITEL – SA place Carrefour des Jeunes ; BP : 96 ; Tél. 6777 ; CB : 54212314 – AD

BDM ; BAMAKO.

CORRESPONDANCE AVEC LES ASSURANCES

Les commerçants, au cours de leurs activités, sont exposés à plusieurs risques, notamment
l’incendie, le vol, l’incident, l’accident, etc. c’est ainsi qu’ils font souvent recours aux
services des assurances. Ils peuvent se prémunir contre plusieurs risques en contractant une
police d’assurance avec une compagnie d’assurance moyennant le paiement d’une prime.

Que signifient-ils en réalité les termes mis en gras ?

C F T S
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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 42

Risque :
C’est un événement contre lequel on se prémunit en s’assurant. Exemple : assurance contre
l’incendie, l’incident, le vol, l’accident, etc.

Police d’assurance :
C’est le contrat que la personne qui se prémunit contre le risque appelé assuré et la personne
qui couvre le risque appelé assureur signent et qui précisent les conditions générales et
particulières, l’objet et le montant de l’assurance, sa durée, l’échéance et le montant de la
prime, les obligations réciproques des parties.

Prime :
La prime est la contrepartie financière payée par l’assuré. Si l’assureur est une société
mutuelle, la prime prend le nom de cotisation.

Sinistre :
Ce sont les pertes et dommages subis par l’assuré à la suite d’un accident, d’un incendie, …

Avenant :
C’est l’addition à un contrat d’assurance constant une ou plusieurs modifications aux
dispositions primitives de celui-ci.

a1(Schéma de circulation

Le client :

- Demande un contrat
d’assurance ;
L’assureur
- Demande une modification
de sa police ;
- Résilie son contrat
d’assurance ;
- Déclare un sinistre.

QUELQUES PARAGRAPHES D’IDEES

a) Demande de cotation :

Messieurs,
Monsieur le Directeur,

C F T S
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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 43

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nous souhaiterions contracter une assurance multirisques pour cet entrepôt d’une valeur de …
à partir du …

Nous désirons souscrire une assurance pour ces marchandises qui devra couvrir … à compter
du …

Nous vous sérions reconnaissants de bien vouloir nous faire une proposition en nous indiquant
les risques couverts et le montant de la prime.

Nous vous prions de noter que la prime devra couvrir les risques suivants : …

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Veuillez agréer, …………..

b) Demande de modification de la police d’assurance :

Messieurs,
Monsieur le Directeur,

---------------------------------------------------------------------------------------------------
Nous sommes assurés à votre compagnie contre …………….. sous la police n°…….

---------------------------------------------------------------------------------------------------
Nous vous prions d’en prendre acte et de nous établir un avenant à notre police d’assurance
afin que nous puissions couvrir les risques suivants : …

Vous serait-il possible d’apporter des modifications à notre police d’assurance n°… ?

Nous vous serions obligés de bien vouloir modifier notre contrat d’assurance le plus tôt
possible et vous prions de nous en donner acte.

Nous vous saurions gré d’avoir l’amabilité de modifier notre contrat d’assurance dès
réception de cette lettre et vous prions de nous en informer par courrier retour.

------------------------------------------------------------------------------------------------------
Veuillez agréer, ………………….

c) Déclaration d’un sinistre :

Monsieur le Directeur,
Messieurs,

---------------------------------------------------------------------------------------------
Nous vous informons de … à la suite de …

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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 44

Nous vous signalons que … à la suite ………

---------------------------------------------------------------------------------------
Or, nous sommes assuré auprès de votre compagnie contre la police n° …….

En effet, nous avons souscrit un contrat d’assurance n° … le ……..

Par la police n° …, établi le …, nous avons assuré contre l’incendie ….

-------------------------------------------------------------------------------------
Nous avons fait une déposition auprès de la gendarmerie pou le vol de … dont vous trouverez
ci-joint la photocopie.

Nous avons fait une déposition auprès du commissariat du … pour la perte de …dont vous
trouverez ci-joint la photocopie.

Nous vous adressons, ci-joint, une copie du rapport d’expertise.

Nous vous adressons, ci-inclus, une liste détaillée des dommages.

-------------------------------------------------------------------------------------
Nous vous demandons de faire le nécessaire pour que l’expert intervienne afin de régler le
sinistre dans les meilleurs délais.

Nous vous remercions de bien vouloir exercer un recours contre …et de nous tenir informer
du suivi de cette affaire.

Nous vous demandons de bien vouloir nous faire part des dispositions que vous compter
prendre.

----------------------------------------------------------------------------------------
Veuillez agréer, Messieurs, ……………………………..

EXERCICE 1 :

Le 29 décembre 2009 aux environs de 7 heures aux Halles de Bamako, a pris feu le Magasin
n°…. de la Société SYLLA et Frères.

Alerté par téléphone, le service des sapeurs pompiers s’est rendu sur lieu vers 7h 30mn.

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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 45

Vers 8h le feu fut maîtrisé grâce aux efforts des agents du service des sapeurs pompiers
conjugués à ceux des populations voisines et les dégâts furent évalués à 1 000 000 F CFA.

Selon les spécialistes, le feu a déclenché à la suite d’un court- circuit du courant.

A la lumière des éléments d’informations fournis, rédigez la lettre de déclaration du sinistre

que vous adresserez à la COMPAGNIE D’ASSURANCE LAFIA Avenue de la Nation
BP : 1542 BAMAKO.

Rappelons que la Société SYLLA ET FRERES est souscrite sous la police n° 08-120 établie
le 1er janvier 2008.

Dernier chrono = 30. Directeur Général, Mamadou SYLLA.

SOCIETE SYLLA - COMMERCE GENERAL - HALLES DE BAMAKO - BP : E4581

TEL : 20 20 32 13 - RC = 315 - CB : 0012547 L-BDM - BAMAKO

----------------------------------------------------------------------------

EXERCICE 2 :

Vous êtes employé à la STATION DIA NEGOCE et le Directeur Général, Monsieur Mamy
DIARRA, vous demande de rédiger une lettre par laquelle la société souhaite souscrire un
contrat d’assurance contre l’incendie pour la nouvelle station DIA NEGOCE sur la route de
Kati Sanafara non loin du GMS. Le contrat devra s’étendre du 1er janvier 2011 au 31/12/ 2015

La lettre sera adressée à la COMPAGNIE D’ASSURANCE LAFIA Avenue de la Nation

BP : 5124 BAMAKO.

NB : dernier courrier 64, date : date du jour.

STATION DIA NEGOCE – NIAMAKORO TF – BP: 4876 – TEL: 20 20 61 45 -

BAMAKO

LA DEMANDE D’EMPLOI
Le premier souci pour un jeune diplômé est comment décroché le plus vite possible un
boulot. La demande d’emploi est donc un document capital pour impressionner le futur

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employeur. C’est ainsi que le demandeur d’emploi sera appelé à rédiger des demandes
qu’il déposera auprès de plusieurs entreprises et sociétés.

Il y a deux types de demande d’emploi : la demande d’emploi spontanée et la demande

d’emploi à la suite d’une annonce.

LES CARACTERISTIQUES :

La lettre de demande d’emploi doit être :

- claire, sans ambiguïté ;

- concise, elle ne dépassera pas une page ;
- l’orthographe doit être parfaite ;
- la demande d’emploi doit être aérée et écrite sur une feuille de format A4 non lignée ;
- elle est généralement manuscrite permettant de faire une étude graphologique (étude
dont le but est de connaître la personnalité du postulant à travers son écriture.

Exemple 1 : Cas de candidature spontanée

Mariam KONE
s/c Kalifa Koné chauffeur de sotrama
Tél : 20 28 63 50
BAMAKO

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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 47

Bamako, le………………………

A
Monsieur le Chef du personnel
de ORANGE-MALI

BP :

BAMAKO

Objet :
Demande d’emploi
Poste de secrétaire
PJ :
Copie du diplôme

Monsieur,

J’ai l’honneur de solliciter le poste de secrétaire de direction dans votre société.

En effet, je viens d’obtenir mon Brevet de Technicien en secrétariat. Il est le fruit de quatre
années d’étude qui a porté sur presque tous les aspects du secrétariat.

Mon souhait est de travailler dans une société dynamique comme la votre et je reste à votre
entière disposition.

Veuillez agréer, Monsieur le Chef du Personnel, l’expression de mes respectueuses

salutations.

Mariam KONE

Cas de candidature à la suite d’une annonce

Mariam KONE
s/c Kalifa chauffeur de SOTRAMA
Tél : 20 28 63 50
BAMAKO

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Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 48

Bamako, le……………………

A
Monsieur le Chef du Personnel
De MALITEL-SA

BAMAKO

Objet :
Votre offre d’emploi
Poste de Secrétaire
PJ :

Monsieur,

J’ai l’honneur de vous présenter ma candidature au poste de secrétaire que vous proposez
dans l’ESSOR n° 125423 du 18 mars 2010.

Titulaire du diplôme de Brevet de Technicien, je suis vivement intéressée par le poste

susmentionné.

Vous obtiendrez plus de renseignements en vous adressant à Monsieur le Directeur des

Etudes du Centre de Formation Secondaire Technique (CFTS)
de Kalaban-coura.

C’est avec plaisir que je vous apporterais toute précision au cours d’un entretien que
vous voudrez bien m’accorder à la date et à l’heure de votre convenance.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Chef du Personnel, l’expression de ma très haute
considération.

Mariam KONE

REPONSE NEGATIVE A UNE LETTRE DE CANDIDATURE

Le service du personnel aura à rédiger ce type de lettre dans le cadre d’une procédure de
recrutement ou simplement pour répondre à des candidatures spontanées.

C F T S
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OBJET DE LA LETTRE :

Annoncer à un candidat ou à une personne qui a envoyé une offre d’emploi que sa
candidature n’a pas été retenue.

PLAN DE LA LETTRE :

- informer immédiatement du refus de la candidature ;

- donner les raisons de ce refus ;
- conclure en souhaitant au destinataire de trouver rapidement un emploi.

REMARQUES :
 Répondre au courrier reçu en général et aux offres de candidature en particulier est un
devoir élémentaire pour toute entreprise. En effet, au-delà du simple geste de
courtoisie, le courrier de l’entreprise concourt à l’image même de celle-ci, même à
l’occasion d’une lettre de rejet de candidature.
 La lettre de rejet d’une candidature (surtout lorsque l’entreprise procède au
recrutement d’un nouveau salarié) doit d’être courtoise et la plus personnalisée
possible, afin de ne pas blesser le destinataire.

MOTIFS POUVANT ETRE UTILISES :

Les motifs évoqués dans la lettre seront différents selon l’avancement de la procédure de
recrutement. On peut notamment utiliser des lettres types lorsque l’on répond à des offres
d’emploi spontanées auxquelles on ne donne pas suite. Un certain nombre de motifs possibles
sont cités ci-dessous :

«Le poste que vous sollicitez vient d’être pourvu et aucun autre poste n’est vacant
actuellement » ;

« Votre expérience professionnelle nous parait insuffisante pour le poste à pourvoir » ;

« Vous n’avez pas à ce jour terminé votre formation initiale. Bien que l’obtention de votre
diplôme ne soit pas un facteur déterminant pour nous, nous vous conseillons de nous
contacter à nouveau à la fin de vos études. »

« Nous ne disposons pas dans la société de poste correspondant à votre qualification. »

« La date à laquelle vous serez libéré de vos obligations du service national est encore trop
lointaine pour que nous soyons en mesure de vous dire si un poste sera vacant. »
« Nous avons examiné votre candidature très attentivement. Toutefois, et sans que vos
qualifications soient mises en doute, notre choix s’est porté sur une personne dont le profil
semble mieux correspondre au poste à pourvoir. »

Refus de candidature après entretien

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Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 50

Bamako, le

Objet :
Votre offre de candidature

M………………………..,

Suite à l’entretien que vous avez eu avec M……………., nous avons le regret de vous
informer que nous ne pouvons retenir votre candidature au poste de
………………………………………………………….

En effet notre choix s’est porté sur un(e) autre candidat(e) dont l’expérience et la
qualification correspondent mieux aux exigences du poste à pourvoir.

Nous vous souhaitons de trouver rapidement un emploi correspondant à vos vœux et vos
compétences.

Nous vous prions d’agréer, M…, nos salutations distinguées.

M. x…………………
Fonction

Refus de candidature après réception d’une offre spontanée

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Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 51

Bamako, le
…………………………….

Objet :
Votre offre de candidature

M…………….,

Nous avons bien reçu votre offre de candidature à un poste de …………………….. et

vous en remercions.

Nous avons examiné celle-ci avec attention, mais malgré l’intérêt qu’elle représente, nous
sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons è donner une suite favorable.

En effet, la conjoncture économique actuelle ne nous permet pas, pour le moment

d’engager de nouveaux collaborateurs.

Nous conservons néanmoins votre dossier et ne manquerons pas de vous contacter à

nouveau si un poste susceptible de vous convenir venait à se libérer.

Nous espérons que vous trouverez rapidement un emploi conforme à vos compétences
professionnelles et vous prions d’agréer, M…………….., l’expression de nos sentiments
distingués.

M. X…………………….
Fonction

REPONSE POSITIVE A UNE LETTRE DE CANDIDATURE

Une réponse positive à une lettre de candidature peut être la première étape vers la
sélection d’un candidat ou être envoyée à la suite de tests ou (et) d’entretiens.

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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 52

OBJET DE LA LETTRE :

Accuser réception d’une offre d’emploi. Elle a souvent un caractère très administratif. On
peut noter cependant une tendance à la spontanéité dans certaines entreprises, soucieuses
de communication.

PLAN DE LA LETTRE :

- accuser réception de la lettre ;

- donner les raisons générales de l’intérêt de la candidature pour l’entreprise ;
- proposer au candidat(e) un rendez-vous.

REMARQUES GENERALES :

Le traitement des candidatures spontanées ou le traitement des candidatures répondant à un

besoin de l’entreprise est une des principales tâches du service Recrutement d’une entreprise.
Ce type de courrier très répétitif, est de plus en plus souvent organisé sous forme de lettre
type. Il peut constituer une première réponse à une offre d’emploi ou bien déjà une
convocation du candidat après une première prise de contact.

QUELQUES FORMULES TYPES :

Introduction :

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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 53

1.1. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre société en nous proposant votre
collaboration.

1.2. Nous vous remercions d’avoir bien voulu répondre à l’offre d’emploi que nous avons fait
paraître dans …………………….. le ……………………………. .

1.3. Pour faire suite aux tests que vous avez passés récemment et afin de terminer l’examen de
votre candidature, nous aimerions nous entretenir avec vous.

1.4. Vous avez bien voulu nous contacter récemment pour nous proposer votre collaboration.

Développement :

2.1. Afin de nous permettre d’étudier votre demande d’une manière plus approfondie, nous
vous serions obligés de bien vouloir nous retrouver la fiche de renseignement ci-jointe,
complétée et accompagnée d’une photo récente.

2.2. Afin de procéder avec vous un examen plus approfondi de votre demande, nous vous
demandons de bien vouloir vous présenter à nos bureaux,……………. Le…………………..
à………………

2.3. En conséquence,vous voudrez bien vous présenter au service du personnel le

…………………………….à ………………………… pour passer quelques tests et avoir un
premier entretien avec M………………….., le responsable du Recrutement.

EXEMPLE DE CONVOCATION

C F T S
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M.

Bamako, le …………………………….

Objet :
V/Demande d’emploi

M……………………,

Votre demande d’emploi du ……………………….à retenu toute notre attention.

Votre formation et vos références seraient susceptibles de nous intéresser.

Nous souhaiterions avoir un premier entretien avec vous et vous faire passer quelques
tests, afin de procéder à une étude plus approfondie de votre candidature.

Nos vous demandons donc de bien vouloir vous présenter au service du recrutement le
……………….à …………..

Au cas où vous ne pourriez vous libérer à cette date, nous vous serions reconnaissants de
bien vouloir nous en aviser par retour du courrier.

Nous vous prions d’agréer, M…………, l’expression de nos sentiments distingués.

Signature

La lettre de motivation

C F T S
Comité Pédagogique de Secrétariat
 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 55

Toute recherche d’emploi nécessite la rédaction d’une lettre de motivation. Cette lettre
influence le choix du recruteur et départage les candidats. Il faut accepter d’y consacrer un
peu de méthode et beaucoup d’application. Elle doit être personnalisée c’est-à-dire adaptée à
chaque entreprise à laquelle vous vous adressez.

La lettre de motivation doit apporter à l’employeur des informations utiles qui précisent ou
compètent votre C.V. Les formules toutes faites l’ennuient.
Chaque lettre de motivation, comme son nom l’indique, doit tout simplement montrer votre
motivation, c’est-à-dire la raison pour laquelle vous écrivez précisément à cette entreprise. La
concurrence est sévère. Pour un même poste, des centaines de candidatures affluent sur le
bureau du recruteur. C’est le candidat qui manifeste le plus d’intérêt pour le poste qui sera
recruté.

La lettre banale, suite d’expressions toutes faites, n’a aucune valeur.

Valorisation de la candidature :

Si votre C.V. donne des indications sur votre profil professionnel, votre lettre de motivation
exprime avant tout votre façon de vous exprimer et de communiquer. La lecture que font les
employeurs de ces deux documents est donc très différente.

En effet, dans votre C.V., ils recherchent des informations ayant trait à votre parcours
professionnel tandis que, à travers votre lettre de motivation, ils espèrent plutôt percevoir les
principaux traits de votre personnalité.

Ainsi, adopter un style clair, précis, direct et structuré, c’est être perçu comme une personne
claire, précise, directe et structurée.

La lettre de motivation compte autant que le C.V. : ne la négligez pas.

Cette lettre doit :

- EXPLICITER LA RAISON DE VOTRE CANDIDATURE : Dès le début, expliquez

les raisons qui motivent votre candidature et montrez l’intérêt que vous portez à
l’entreprise à laquelle vous vous adressez.

- SUSCITER L’INTERET DU LECTEUR : Bâtissez vos arguments en fonction des

besoins de l’entreprise et de vos points forts ; puis, sélectionnez ces derniers pour les
présenter de façon structurée.

LE C.V. EST-IL TOUJOURS OBLIGATOIRE ?

Avant de joindre un C.V. à votre lettre, réfléchissez : vous est-il vraiment demandé ?
N’auriez-vous pas plutôt intérêt à l’apporter au cours de votre futur entretien (lorsque vous en
saurez plus à propos de l’entreprise) ?
Souvenez-vous aussi que le C.V. est de plus en plus important « outil de sélection » pour les
recruteurs.

Dans tous les cas votre lettre ne doit pas faire double emploi avec votre C.V.

C F T S
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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 56

Elle peut cependant compléter ou développer les points les plus susceptibles d’intéresser votre
interlocuteur.

UN SEUL OBJECTIF : DECROCHER UN RENDEZ-VOUS

Plutôt que de citer un maximum d’arguments, montrez que vous savez aller à l’essentiel.

Appliquez la règle :

« Ne pas trop en dire, mais en dire assez pour donner envie d’en savoir plus. »

Enfin et surtout, lorsque vous rédigez votre lettre, conservez toujours un seul cap : décrocher
un entretien.

Règles de base pour la rédaction de votre lettre :

Votre lettre doit :

- mentionner vos coordonnées,

- être rédigée à l’attention d’une entreprise bien identifiée (ce n’est pas un mailing),

- être adressée à quelqu’un dûment nommé,

- être plutôt manuscrite sur du papier blanc de bonne qualité (non quadrillé),

- se terminer par une formule de politesse,

- être signée et datée.

Votre lettre ne doit pas :

- excéder une page,

- comporter des éléments susceptibles de détourner l’employeur de l’idée de vous

accorder un rendez-vous.

- Faire état de banalités,

- Faire double emploi avec votre C.V.,

- Comporter des ratures et des fautes d’orthographe (faites-vous relire).

5 TYPES DE LETTRES DE MOTIVATION :

C F T S
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1. les réponses aux annonces

Lorsque vous répondez à une petite annonce (ANPE, presse, etc.). Votre lettre doit mettre
l’accent sur les compétences, qualité, expériences et spécificités correspondant au poste à
pouvoir. Vous devez donc commencer par analyser l’offre d’emploi en isoler chacun des
critères et les classer avant d’y répondre point par point.

2. les candidatures spontanées d’un C.V.

Pour vos candidatures spontanées, le choix vous appartient d’y joindre, ou non, votre C.V.
Dans tous les cas votre lettre doit s’appuyer sur une connaissance assez approfondie de
l’entreprise à laquelle vous vous adressez. Commencez ainsi par lui apporter la preuve que
vous vous intéressez à elle. C’est seulement dans un deuxième paragraphe que, parmi vos
compétences, vous mettrez en relief celles qui sont le plus susceptible de donner à votre
interlocuteur l’envie de vous rencontrer.

3. les candidatures spontanées sans C.V.

Il est souvent plus intéressant d’adresser vos candidatures spontanées sans y joindre de C.V.
En effet, l’absence de CV à cette étape, peut vous permettre de focaliser l’attention de vos
interlocuteurs sur l’obtention d’un rendez-vous (ne pas vous présenter comme demandeur
d’emploi qui tente de se faire embaucher, mais, plus simplement, comme professionnel qu’il
sera intéressant de rencontrer), comme le montrent les lettres ci-après.

Si, grâce à votre réseau relationnel ou bien grâce aux relations que vous avez su vous créer,
vous désirez
4. les lettres de motivation dans le cadre de obtenir un
recommandation rendez-vous,
citez très vite le nom (et la fonction) de la personne à laquelle pourra s’adresser votre
interlocuteur s’il désire en savoir plus à votre sujet.

5. les lettres de motivation de débutants

Si vous postulez pour un premier emploi, votre lettre (accompagnée ou non d’un C.V.) devra
le plus souvent clairement mentionner votre âge et s’appuyer tout particulièrement sur les
preuves de vos motivations (connaissances dans le domaine que vous avez ciblé, démarches
personnelles, curiosité, etc.).

C F T S
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EXEMPLES DE LETTRES

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Réponses aux ANNONCES (avec ou sans C.V.)

Sidiki KONE
BP : 2153
TEL : 76 44 76 03
BAMAKO

Monsieur
G……………………………..
Société
H………………………………..

Bamako, le
………………………………

Objet :
V/offre d’emploi de chef mécanicien
Hydraulique parue à l’ANPE.

M……………….,

J’ai relevé avec intérêt votre offre d’emploi. La connaissance des matériels que vous y
mentionnez m’est tout à fait familière.

J’ai douze ans d’expérience dont quatre en qualité de chef d’atelier dans le domaine de la
mécanique hydraulique, au sein de la société M….. j’ai pu y acquérir la maîtrise du
maniement et de la maintenance des pelles et presses hydrauliques citées dans votre annonce
(voir C.V. joint).

Dans l’attente de vous rencontrer, je vous prie de croire, M……………., à l’assurance de mes
sentiments distingués.

Signature

C F T S
Comité Pédagogique de Secrétariat
 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 60

………………………………………….. Bamako, le
…………………….......
……………………………………………
……………………………………………
……………………………………………

Monsieur V…….
Cabinet d’architecte C….
BP : E1980
BAMAKO

Objet :
V/annonce parue dans l’ESSOR n°………

Monsieur,

Votre annonce pour un poste d’assistante de direction a retenu toute mon attention. Depuis
l’obtention du D.U.T. Secrétariat de Direction en juin 2007, j’occupe différentes fonctions de
responsabilité en intérim.

Ces missions m’ont donné l’occasion de découvrir des activités variées : j’ai assisté pendant deux
mois le Directeur Financier d’une grande entreprise industrielle, puis j’ai assuré le secrétariat du
Directeur d’une agence immobilière de dix employés pendant trois mois, j’ai également remplacé
pendant cinq mois l’assistante de direction d’une société de publicité.

Ces emplois m’ont permis d’accroître mes capacités d’adaptation et de me mettre au fait de la
résolution des problèmes humains et organisationnels.

Par ailleurs, mon C.V., ci-joint, vous exposera mes compétences techniques. Cependant, je souhaite
vous préciser que ces expériences professionnelles m’ont aussi aidée à réfléchir aux types d’entreprise
dans lesquels je serais le plus susceptible de m’épanouir. Le milieu des architectes en fait
incontestablement parties, en ce sens qu’il est l’un des seuls qui allie les qualités de la créativité et les
exigences posées par les contraintes du réel.

J’aimerais vous rencontrer et vous exposer de vive voix l’ensemble de mes motivations.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Signature

………………………………………

C F T S
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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 61

……………………………………….
………………………………………..
………………………………………. ……………………………………….
………………………………………..

Bamako, le …………………..

Objet :
V/offre d’emploi parue dans « kabako »

Monsieur,

Vous recherchez un commercial pour rejoindre votre équipe de la région kayesienne.

Depuis dix ans, mon expérience dans le secteur des économies d’énergie dans les cinq six cercles de
cette région m’a permis d’y acquérir une connaissance approfondie des habitudes de consommation.

Par ailleurs, j’apprécie depuis longtemps votre gamme de produits dans la protection de
l’environnement (notamment vos récentes innovations dans le domaine du recyclage des déchets
phosphatés).

Et il y a autre chose qui me plaît beaucoup dans votre entreprise, c’est votre politique de grande
proximité avec les clients. Je suis en effet convaincu que tous mes succès dans le domaine commercial
s’expliquent avant tout par les liens étroits que j’ai toujours veillé à entretenir avec les sociétés pour
lesquelles je travaillais.

C’est avec plaisir que je me rendrai disponible pour un entretien et, à cette fin, je vous contacterai
sous huit jours.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Signature

Bourama KASSOGUE

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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 62

Kalaban A.C..I
Rue = 1205 ; Porte = 48
BP : E1880 Tél : 20 20 70 48
BAMAKO

Monsieur le Chef du Personnel

de la Boulangerie SABBAGUE
Banankabougou – BAMAKO

Bamako, le
……………………………….

Objet :
Offre d’emploi parue à l’ANPE

Monsieur,

Vous cherchez un artisan boulanger traditionnel qui sache encadrer une équipe de cinq jeunes.

Après mon CAP en boulangerie, j’ai travaillé pendant cinq ans comme pâtissier boulanger à «la
Pâtisserie Etoile », puis j’ai pris une franchise dans une boulangerie haut-de-gamme où j’avais la
responsabilité de former quatre apprentis.

Aujourd’hui, je désire mettre mes compétences au service d’une grande boulangerie ayant su
maintenir les traditions d’exigence et de qualité de notre profession.

D’ailleurs, c’est avec plaisir que, lors d’une prochaine rencontre, je vous apporterai, ainsi qu’à vos
collaborateurs, quelques-unes de mes spécialités en viennoiserie

Dans cette attente, je vous prie de croire, Monsieur, à l’assurance de ma considération distinguée.

Signature

C F T S
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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 63

Mamadou SOUKOUNA Bamako, le ………………

Domicilié à Daoudabougou
Rue : 3582 ; Porte : 95
Tél : 76 03 72 50 BAMAKO

Société Malienne de Construction et de

Bâtiments SOMACOB
Avenue de l’O.U.A
BP : 1009
BAMAKO

Objet : annonce parue à l’ANPE

Messieurs,

Vous recherchez un dessinateur projecteur titulaire du diplôme de Brevet de Technicien au Centre de

Formation Secondaire Technique. Correspondant point par point au profil que vous avez établi, je me
permets d’emprunter les termes de votre annonce pour vous exprimer ci-dessous quelles sont mes
principales compétences de technicien en bureau d’études et chantiers, Mali ou étranger.

Expérimenté Agé de 32 ans, 9 années d’expérience ininterrompues dont

4 en tant qu’intérimaire.

Opérationnel Préparations, études, procédures, normes, coordinations, suivis

chantiers, approvisionnement matériels.

Polyvalent Electricité navale – Nucléaire – Industrie.

Compétences sur Word Excel, AUTO CAD V12, etc.

Mobile Missions d’intérim en Côte d’Ivoire entière et deux chantiers au

Sénégal.

Mes connaissances et responsabilités sont à votre disposition, et je me permettrai de vous téléphoner

dans 15 jours pour convenir d’un rendez-vous afin que vous puissiez mieux cerner mes compétences.

Je vous prie d’agréer, Messieurs, mes sincères salutations

Signature

………………………………………… Koulikoro,le……………………………….

C F T S
Comité Pédagogique de Secrétariat
 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 64

………………………………………….
………………………………………….
………………………………………….

Usine d’équipements aéronautiques A

à l’attention de Monsieur N……

Monsieur,

La bonne santé de votre entreprise dépend de l’utilisation optimale des moyens de production, d’un
couverture de stock minimum et d’un respect impératif des délais.

Autant de besoins qui nécessitent une solution opérationnelle : une gestion efficace de la production.

C’est le service que je vous propose. En effet, je suis titulaire d’une formation de gestion de
production, validée par des professionnels en activité.

Dans ce cadre, je suis capable de répondre aux exigences qu’implique un système de production de
qualité et satisfaire ainsi la demande clients.

Mon expérience antérieure de mécanicien aéronautique m’a permis d’encadrer une équipe de 5
personnes et de développer au fil des circonstances une bonne capacité d’adaptation, d’analyse et de
résolution de problèmes.

Cette proposition vous intéresse ?

C’est avec plaisir que je me rendrai disponible pour un entretien et, à cette fin, je vous contacterai
sous huit jours.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Signature

P.J. : Curriculum Vitae

………………………………………………………

C F T S
Comité Pédagogique de Secrétariat
 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 65

………………………………………………………
……………………………………………………..
……………………………………………………..

Monsieur Mamy DIARRA

Directeur des Ressources Humaines
Société COULIBALY

BP : X

BAMAKO

Objet :
Candidature pour un poste de magasin

Monsieur,

J’ai appris par le « journal du Faso » que votre enseigne avait, grâce à sa politique d’implantation de
magasins, significativement augmenté son chiffre d’affaires en 2002 alors que le secteur du prêt-à-
porter était pourtant intensément soumis à la pression de la concurrence étrangère.

Je connais bien votre société car, dans mon poste précédent, j’étais responsable de la gestion des
ventes de vos articles (voir C.V. ci-joint).

Bien sûr, j’aimerais approfondir mes relations avec votre marque dont j’apprécie tout
particulièrement le style et la qualité. C’est pourquoi je vous propose de vous rappeler sous huitaine
afin de convenir d’un rendez-vous et éventuellement de connaître vos projets dans l’Est de la France.

Je vous prie de croire, Monsieur, à l’assurance de ma considération distinguée.

Signature

C F T S
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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 66

A l’attention de Monsieur S….

Centre de Formation F

Bamako, le ……………………………..

Monsieur,

Votre objectif est de renforcer la formation professionnelle des hôteliers restaurateurs de notre
capitale et d’accroître, au niveau européen, la qualité de leurs prestations.

Je vous propose mes services.

Formatrice, grâce aux cours de pédagogie appliquée du CNAM, j’ai plusieurs années d’expérience à
la Chambre de Commerce et d’Industrie de Bamako sur des thèmes aussi variés que la gestion
hôtelière, le marketing, la communication envers la clientèle étrangère ou les règles d’hygiène et de
sécurité.

Coordinatrice, j’ai participé avec deux collaborateurs à la mise en place d’un service de formation
dans le cadre du programme « Léonardo » d’échanges africains (élaboration de méthodes
pédagogiques, organisation de l’alternance en entreprise,, appel à des intervenants, évaluation,
communication avec les employeurs et les syndicats professionnels).

Je me tiens à votre disposition pour vous rencontrer et vous fournir tout détail complémentaire sur
mon expérience professionnelle, afin que vous soyez parfaitement à même d’apprécier l’intérêt de ma
candidature.

Je me permettrai de vous contacter dans une semaine.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes respectueuses salutations.

Signature

…………………………………………………….

C F T S
Comité Pédagogique de Secrétariat
 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 67

…………………………………………………….
…………………………………………………….
…………………………………………………….

Bureau d’étude B…
A l’attention de M…………….

Bamako, le ………………………….

Monsieur,

J’ai bien souvent lu le nom de votre bureau d’étude dans les rapports du Conservatoire du Littoral.

Titulaire d’un diplôme d’études approfondies en Géographie Aménagement des Espaces, j’ai réalisé
au cours de mes études des travaux qui m’ont permis d’apprécier le travail sur le terrain et
d’appréhender le caractère technique des données.

J’ai ensuite travaillé six mois avec une équipe de géomètres, d cartographes et d’hydrographes dans
le cadre de la collaboration entre l’IGN et son homologue ivoirien, j’ai participé à la mise au point
d’une méthodologie sur la description et l’organisation des paysages en milieu littoral et péri - littoral
par télédétection (au travers de photographies aériennes et images satellites). Enfin, j’ai collecté ces
informations sur informatique, les ai traitées et interprétées afin d’en suivre l’évolution.

Je souhaiterais développer mes compétences en participant à vos études techniques.

Je suis disponible pour vous présenter de vive voix les détails de mes travaux de recherche ainsi que
d’autres projets dont j’ai eu à assumer la responsabilité. C’est pourquoi je me permettrai de vous
appeler la semaine prochaine pour convenir d’un rendez-vous.

Je vous prie de croire, Monsieur, à l’expression de ma considération distinguée

Signature

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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 68

……………………………………………. Bamako, le…………………

…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….

Cabinet d’expertise-comptable C

A l’attention de Monsieur F

Monsieur,

La diversité de la clientèle de votre société d’expertise-comptable nécessite, de la part de vos

collaborateurs, de nombreuses compétences et une disponibilité à toute épreuve.

Titulaire d’un diplôme de………., mes expériences en entreprises m’ont notamment permis de prendre
en charge la comptabilité d’une société de services réalisant un chiffre d’affaires annuel de 120
millions de francs et de plusieurs PME-PMI dans une quinzaine de secteurs d’activités différents, j’ai
également mis en place une procédure de suivi des règlements de clients.

Afin de vous donner de plus amples renseignements sur mon parcours professionnel, je me permettrai
de vous contacter dans une semaine pour convenir d’un rendez-vous.

Dans cette attente, veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Signature

……………………………………………….

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……………………………………………….
……………………………………………….
……………………………………………….

Monsieur T…
Société O…

Bamako, le………………………….

Monsieur,

Votre entreprise conçoit et utilise des procédés optiques à la pointe de la technologie. Pour cela, vous
devez donc vous appuyer sur une équipe assistant le responsable de projets, compétente et spécialisée
dans ce domaine.

Le DESS de signaux optiques et optoélectroniques m’a permis d’acquérir de solides connaissances,

plus particulièrement dans les lasers et les fibres optiques. Mon domaine d’application est diversifié :
optique guidée, optique géométrique, traitement du signal laser, fibres optiques et semi-conducteurs.
De plus, mes compétences approfondies en électronique et informatique me facilitent la tâche pour
aborder de nombreux projets.

J’ai notamment eu l’occasion d’appliquer une partie de ces connaissances lors du stage que j’ai
effectué au Futuroscope de Poitiers pendant lequel j’ai étudié deux systèmes à base de laser. J’ai
également travaillé sur des fibres optiques que j’ai clivées et épissées. J’ai aussi réaligné des lasers et
étudié le fonctionnement d’un cristal acousto-optique. Afin de réaliser ces études, il m’a fallu faire
preuve de rigueur, de minutie et d’esprit d’analyse.

Je me tiens bien entendu à votre disposition, d’une part, pour vous donner tous les justificatifs qui
étayeront mon propos et, d’autre part, pour vous rencontrer.

Dans l’attente de cet entretien, veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de mes respectueuses
salutations.

Signature

Modibo DIARRA
S/C Moussa DIARRA

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Ingénieur des Eaux et Forêts

BP : 5421 BAMAKO

A l’attention de Monsieur le Chef du personnel

Société des Télécommunications du Mali
BP : 9187
Djélibougou BAMAKO

Bamako,
le……………………………………………………..

Objet : V/ offre d’emploi

Poste de chef comptable

Monsieur,

Après lecture de votre annonce parue dans l’ESSOR N°………… du…………, je manifeste un grand
intérêt pour le poste de chef comptable y mentionné.

La renommée de votre société dépasse les frontières du Mali comme en témoigne l’obtention en 1997
du prix CIWARA D’EXCELLENCE du Mali et prix OSCAR 1998 décerné aux meilleures entreprises
africaines. Je souhaite mettre mes compétences au service d’une entreprise en pleine expansion et la
vôtre me paraît la mieux indiquée. J’ai effectué des stages dans plusieurs entreprises du Mali en
qualité de comptable. En plus de tâches dévolues à ce poste, j’ai effectué des tâches de secrétariat,
notamment la rédaction des différentes correspondances, le traitement du courrier. A PME Assistance
Mali, où je travaillais en qualité de correspondancier, sur la demande du Chef comptable, j’ai eu à le
remplacer souvent dans ses tâches pendant ses missions.

Fort de ces expériences, je souhaite partager avec vous mon savoir-faire afin de maximaliser mes
compétences.

Je reste à votre entière disposition pour vous donner toutes les informations complémentaires
concernant mon parcours professionnel au cours d’un entretien que vous voudrez bien m’accorder.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Chef du Personnel, l’expression de ma considération distinguée.

Modibo DIARRA

Binta DIANCOUMBA
S/C Sékou DIANCOUMBA

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Inspecteur des Armées

BAMAKO

A l’attention de Monsieur le Directeur

Général de la Société TOTAL Mali

BP : 26
BAMAKO

Bamako, le……………………………………..

Objet : V/ offre d’emploi

Secrétaire de direction

Monsieur,

L’ouverture récente de votre nouvelle station à côté du centre de santé de la commune V va

certainement vous amener à ouvrir un poste de secrétaire de direction en vue de l’organisation
efficace du travail dans la nouvelle structure.

Dans l’exercice de mes fonctions précédente de secrétaire dans diverses sociétés de la place, j’ai
acquis une grande expérience dans l’organisation de l’entreprise et maîtrisé les outils de secrétariat
notamment la gestion des documents, le traitement de texte, l’accueil des visiteurs, la gestion des
appels téléphoniques… j’ai eu souvent à apprendre, surtout dans ma dernière fonction, des initiatives
avec l’accord de mes supérieurs hiérarchiques en conformité au règlement intérieur de l’employeur,
cela m’a d’ailleurs valu d’être nommée secrétaire particulière du Directeur Général du Projet Santé
Sud qui arrive à terme dans un mois.

Je souhaite mettre à profit mon savoir- faire dans une entreprise de grande renommée comme la
vôtre.

Je me tiens à votre disposition pour vous donner toutes les informations complémentaires au cour
d’un entretien que vous voudrez bien m’accorder à la date et à l’heure de votre convenance.

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur Général, l’expression de ma considération distinguée.

Binta DIANCOUMBA

LE COMPTE RENDU

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Le compte rendu est essentiellement le récit, l’exposé plu ou moins détaillé ou circonstancié
de faits, d’évènement, de travaux, de discussions… auxquels le narrateur a assisté, activement
ou non.

C’est une relation objective, exacte, précise de ce qui s’est passé, sans que le rédacteur ait à
prendre pari, à intervenir personnellement pour le commenter. Il n’a à formuler, à l’intention
du destinataire du document, aucune proposition d’action émanant directement de lui ; il
n’interprète pas les fais en vue d’une conclusion.

Le compte rendu n’est soumis à aucune forme particulière. Il est établi au cours même de
l’événement ou à posteriori avec les données recueillies pendant l’évènement.

Les principaux types de comptes rendus :

I. compte rendu de réunion de groupe, d’Assemblée : il comprend :

- un exposé faisant connaître le cadre et les circonstances dans lesquels s’est déroulée
la réunion (ex : l’Assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société Anonyme des
Etablissements Textiles s’est réunie, le 20 août 2010, à 16 h, siège social, Boulevard de l’indépendance
pour examiner les compte de l’exercice 2009). Dans ce types de compte rendu il est d’usage
d’indiquer tout de suite après l’exposé, le nom des assistants effectifs et des absents
excusés (Ex. : Etaient présents MM. A, B, C ; s’étaient excusés MM. X, Y). Une bonne méthode
consiste à circuler pendant la séance une feuille appelée « liste d’émargement ». Cette
liste de présence figurera dans le texte ou sera jointe en annexe.

- Un développement consacré à la relation proprement dite des actes de l’assemblée

(sujets examinés, débats, discussion, décisions prises ou envisagées). Ile respecte
ordinairement la chronologie : les faits sont narrés dans l’ordre même où ils se sont
succédés dans le temps. La liste des questions qui doivent être examinées ou cours de
la séance constitue l’ordre du jour de la réunion.

- Une finale, qui marque la fin de réunion (ex : l’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée
Lorsqu’il s’agit de réunions ayant un caractère périodique, le compte rendu
à 11 h 30).
indique la date et le lieu de la réunion suivante (Ex : la prochaine séance aura lieu le …….. à
…….. dans les locaux…………)

Importance du développement :

- le compte rendu IN EXTENSO (littéral) transcrit intégralement les paroles échangées

avec le nom et la qualité de chacune des personnes ayant participé au débat.

- le compte rendu ANALYTIQUE est un résumé plus ou moins substantiel des

opérations de l’assemblée. On notera comment ont été obtenues les décisions prises : à
l’unanimité, à tel nombre de voix…

- Une solution intermédiaire consiste à reproduire IN EXTENSO les interventions les

plus importantes et les résolutions votées, tandis que la discussion elle-même n’est que
brièvement rapportée (Ex : M B….. ouvre la séance à 9 h. il adresse ses souhaits de bienvenue aux

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congressistes, puis il donne la parole à M C…. qui expose la structure actuelle de la distribution au
Mali, dans les termes suivantes : ……….).

le style du compte rendu :

la préoccupation dominante étant d’informer sans prendre parti, l’emploi de la première

personne du singulier ou du pluriel est à écarter (sauf lorsqu’on rapporte les paroles
prononcées par quelqu’un : elles sont alors reproduites entre guillemets).

Les tournures d’utilisation courante dans le compte rendu sont :

- M. X… expose, aborde, fait connaître, déclare, précise, affirme, souhaite, envisage,

présente, souligne, est convaincu, estime, donne lecture, demande, approuve, fait
allusion, intervient, espère, redoute, regrette, résume, critique, conteste, refuse de
s’associer, fait remarquer…
- Le Président, M X déclare ouverte la séance……
- Le Président M. X remercie les assistant de leur présence…
- Le Président, avant de lever la séance, fait connaître les résultats du scrutin pour le
renouvellement partiel du Bureau…
- Le rapport moral, le rapport financier et le budget, mis aux voix, sont approuvés à
l’unanimité…
Le respect, dans le compte rendu intégral, de la forme du langage parlé :

Un compte rendu IN EXTENSO se satisfait rarement d’une simple transcription, sans

retouches, de ce qui a été dit devant l’assemblée. Dans le feu de l’action il n’est pas rare
que le langage d’un orateur s’écarte des règles fondamentales de la syntaxe. Le compte
rendu écrit ne doit pas en principe garder trace de telles fautes. Il est peu de personnes
ayant pris part aux débats qui pardonneraient d’avoir conservé à leurs paroles une forme
défectueuses, dont, en toute bonne foi le plus souvent, elles n’ont pas gardé souvenir.

La notation du climat de la réunion :

On peut marquer les réactions de l’assemblée :

- en utilisant le procédé du journal officiel en indiquant entre parenthèses, à l’endroit

exact où ils ont eu lieu : « applaudissements nourris, mouvements divers, exclamations… »
- en incorporant, dans la rédaction, les termes qui décrivent la réaction des assistants :
« M. X, sous les vifs applaudissements de l’assemblée, s’élève contre……. L’exposé
de M. X est chaleureusement applaudi… »

En règle générale, on n’introduit pas d’éléments passionnels dans le texte. Les qualificatifs
désagréables, péjoratifs n’ y ont pas place, mais lorsque la discussion a été plus qu’animée, le
rédacteur s’efforce de trouver le mot qui tout en ne faussant pas l’image que doit donner le
compte rendu, suggère plus qu’il ne décrit ce qui s’est passé sur ce plan : « une vive, très vive
discussion… M. X s’oppose fermement ».

La notation des jugements, appréciations… touchant les personnes :

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Il est parfois nécessaire d’inclure dans les texte du compte rendu des notations concernant les
personnes : paroles d’accueil adressées à des personnalités présentes, remerciements formulés
à l’intention des membres du groupe…

- M. X tient à exprimer la vive gratitude de l’Association à M. le Recteur…

- M. X salue spécialement la venue de M. Y
- M. X remercie M. B pour son exposé remarquable
- L’assemblée générale est suivie d’une séance récréative…

II. Compte rendu d’activité (compte rendu de gestion, rapport d’activité, rapport
moral) :

Se classent sous cette rubrique les comptes rendus que doivent faire les personnes chargées
d’une mission, à l’autorité dont ils émanent.

- être limitée dans le temps et dans son objet (ex : compte rendu, par un représentant,
d’une tentative de conciliation auprès d’un client) ;
- ou porter sur une période plus ou moins longue englobant l’ensemble d’une activité de
gestion (ex : compte rendu annuel fait aux actionnaires par les administrateurs d’une
société anonyme) ;
- le compte rendu d’activité rappelle, par sa structure générale, le CR d’assemblée,
comme ce dernier, il comprend un exposé, un développement et une finale.
- L’exposé peut constituer :
o l’entrée en matière de la rédaction ; (ex : Monsieur le Directeur, j’ai l’honneur
de vous remettre le compte rendu annuel demandé par votre note……… relatif
à…….concernant……)
o ou être un simple titre :

CAISSE D’EPARGNE ET DE CREDIT « JEMENI »

……………………………………………………………
……………………………………..

Compte rendu des opérations sur titre

Effectuées au cours du 1er
Semestre 2009

Le développement :

Il ne saurait être question de relater en détail, du premier au dernier jour, tous les
faits, actes ou évènements qui ont marqué la période sur laquelle s’étend la
gestion. Si besoin est, les données exposées sont comparées aux données
correspondantes des périodes précédentes, aux prévisions faites, aux objectifs
fixés…. On groupe par affinité logique les divers éléments du compte rendu.

La rédaction peut être sobre et se borner à fournir sans commentaire des éléments
chiffrés classés rationnellement, mais il est plus fréquent que le CR expose les
facteurs qui ont eu sur l’activité rapportée une action certaine (expliquant par
exemple des résultats moins favorables que ceux que l’on escomptait).

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Quand le CR prend une certaine ampleur, on en facilite lalecture et la consultation

par :

- titres, sous-titres, blancs judicieusement choisis et repartis dans le texte

- un plan-résumsé, sorte de « table des matières » que l’on place en tête du document
- l’annonce, immédiatement après le préambule, des principaux poins du
développement.

Dans d’autres cas, des tableaux, des graphiques…, aideront à donner de l’activité dont on rend
compte une image plus claire, plus juste, plus attrayante aussi.

La partie finale :

Selon les circonstances la rédaction du CR d’activité :

- s’achève avec la présentation du dernier point du développement ;

- marque, brièvement, par une phrase de clôture, que la rédaction est terminée (Ex :
telles sont les grandes lignes de l’activité de l’Agence de Kayes pour l’exercice
2009) ;

- comporte une partie finale qui peut être un résumé ordonné du développement ou une
appréciation d’ensemble qui se dégage des faits rapportés.

La plupart des CR d’activité sont destinés à être soumis à l’approbation de l’autorité de

contrôle. Le rédacteur qui expose et analyse ses propres actes a un souci de justification qui,
pour n’être pas formulé de manière explicite, n’en est pas moins très réel. Cette
préoccupation, légitime en elle-même, ne doit pas altérer le caractère objectif du CR. Elle ne
doit pas conduire, par calcul, à des omissions, des lacunes dans l’information communiquée, à
une interprétation tendancieuse des faits.

III. Le compte rendu d’accident :

Le compte rendu d’accident de personne doit contenir :

- l’identification complète de la victime (état civil, qualification professionnelle),

- les circonstances détaillées de l’accident (date, heure, lieu)
- la relation de l’accident lui-même (un croquis, des photographies… peuvent toujours
faciliter et préciser cette relation),
- les conséquences de l’accident (nature des blessures, soins donnés, incapacité de
travail à prévoir…),
- l’indication exacte des témoins.

Il est daté et signé par celui qui le rédige.

La normalisation des CR d’accidents de personnes ou de choses :

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Il est important, dans un CR d’accident, de n’omettre aucun des faits qui, non seulement
aident à comprendre comment s’est produit cet accident, mais aussi et surtout sont de nature à
définir les responsabilités en cause, les conséquences dommageables.

C’est là une des raisons essentielles qui ont conduit de nombreuses entreprises, les assureurs,
à établir des imprimés-formulaires très détaillés qui servent à rédiger le compte rendu ou la
déclaration d’accident. Il suffit d’en remplir les blancs avec précision.

EX : C.R. d’accident survenu sur un chantier

Compte rendu survenu le 10 septembre 2010 au poste de sondage n°5

Un accident s’est produit le 10 septembre 2010, à 15 h, à la sonde CR 5 dans les circonstances suivantes :
La victime est N’golo TRAORE, né le 19 novembre 1968 à Kolokani, n° matricule 241-M.
Le maître sondeur KOITA était au treuil et remontait le train de sonde. TRAORE travaillait à la gueule
du puits.

Après avoir dévissé la longueur de tube, on la souleva légèrement et TRAORE prit, avec ses mains,
l’extrémité inférieure de la tige pour la guider vers le matelas de madriers. Au lieu de tenir la tige comme il est
prescrit par le schéma de travail, il mit ses doigts dans le trou du tool-joint inférieur. Quand la tige porta sur les
madriers, le sondeur lâcha le frein et les doigts de TRAORE furent pincés entre les madriers et l’extrémité du
tool-joint.

J’ai constaté les blessures suivantes :

- main droite : index sectionné à la base ; majeur et annulaire : plaies ouvertes aux articulations ;
- main gauche : plaies ouvertes à l’indexe, au majeur et à l’annulaire.

Je fis un pansement provisoire à l’accidenté et l’emmenai immédiatement à l’hôpital où il est en

traitement pour une durée qui ne m’a pas été précisée.

Le Contremaître sondeur KOITA est le seul témoin de l’accident.

Bamako, le 10 septembre 2010-09-12

Le Chef de poste,
M. DIARRA

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LE PROCES-VERBAL

1° Le procès-verbal, acte d’un agent de l’autorité :

Dans le domaine de la jurisprudence, le PV a un sens précis : c’est un acte par lequel un

officier public, fonctionnaire ou agent de l’autorité, relate, par écrit, ce qu’il a vu, entendu,
constaté, dans l’exercice de sa fonction (autrefois, c’était une relation orale, d’où sa
dénomination. Il est maintenant toujours un acte écrit).

Il est d’abord un COMPTE RENDU dont la rédaction commence par les indications de date
(en toutes lettres) et de lieu, suivies du nom et de la qualité du fonctionnaire.

Il a caractère d’ACTE AUTHENTIQUE : établi par des personnes spécialement habilitées à le

faire, son contenu fait foi jusqu’à preuve contraire : les informations qu’il comporte ne
peuvent être mises en doute que par la procédure de l’inscription en faux.

EX : P. V. de gendarmerie relatant une infraction :

2° Le PV dans la vie des affaires et dans la vie courante :

Ces PV répondent au même objectif fondamental que les PV précédents : il s’agit d’avoir et
de garder un témoignage écrit et formel de certains actes importants. Ils concernent :

- soit des évènements qui marquent périodiquement la gestion de l’entreprise ou la vie

d’un groupe. EX : PV des assemblées générales d’actionnaires. PV des réunions du
bureau d’un syndicat, des copropriétaires d’un immeuble d’habitation…. Ces PV,
classés par ordre de date, constituent un véritable journal de la collectivité qui les
conserve.

- Soit des évènements particuliers ou imprévus ; EX : PV d’arbitrage de litiges survenus

entre l’entreprise et les tiers, PV de mesures disciplinaires prises à l’encontre des
membres du personnel…

Structure et style :

S’applique au PV tout ce qui a été dit au sujet du compte rendu, qu’il s’agisse de sa structure,
de son contenu, de son style.

Le PV comprend donc :
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- UN EXPOSE, entrée en matière, précisant les circonstances de temps, de lieu, de

personnes et d’objet de son établissement ; un titre, portant la mention « Procès-
verbal » fixe la nature du document.

- UN DEVELOPPEMENT rapportant les faits constatés et constituant le fond du PV.

Ce développement peut être « littéral », « résumé », « mixte ».

Le style du PV se caractérise par les qualités de sobriété, de concision, d’absolue propriété des
termes qu’il emploie et qui sont les conditions de son exactitude et de sa sincérité…. Le PV
n’aurait pas l’autorité qui doit être la sienne si sa rédaction était truffée de notations
personnelles ou subjectives, d’effets de style qui perdraient de vue la nécessité d’être clair,
direct, l’obligation de s’en tenir à une narration impartiale, véridique, objective.

Il est toujours préférable de soumettre le texte du PV à l’approbation des intéressés au

moment même de l’évènement qu’il relate :

- immédiatement avant la fin de la réunion, pendant que les participants sont encore
présents ;

- tout de suite après les opérations d’un constat, d’un état des lieux, les parties étant
rassemblées ;

- après l’enregistrement d’une déclaration d’un tiers….

Mention en est faite dans la rédaction (partie finale) :

EX : le procès-verbal de la séance a été immédiatement dressé et signé par tous les administrateurs présents à
cette séance.

Quand il s’agit de PV relatifs à des assemblées, des réunions qui se reproduisent

périodiquement, l’approbation du document est parfois reportée au début de la séance
suivante :
EX : la séance ouverte à ……. Heures, sous la présidence de M. R….
M. R…. donne lecture du procès-verbal de la séance du………. Ce procès-verbal, mis aux voix, est
adopté à l’unanimité.

POSSIBILITES DE NORMALISATION :

Les PV concernant des actes de même nature se reproduisant périodiquement se prêtent à une
normalisation de leur contenu et de leur présentation. Cette normalisation allège la tâche de
rédaction du PV.

EX : formulaire destiné à dresser le PV d’une épreuve d’examen.

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LE RAPPORT
Le rapport est un document qui a pour objet l’étude approfondie d’une question, l’examen
raisonné d’une situation donnée en vue d’une décision à prendre par l’autorité responsable.

Rapport, Compte rendu, Procès-verbal ?

Sur un fond commun, ils ont des traits particuliers qui les distinguent nettement les uns des
autres :

- le procès-verbal est toujours un document écrit (alors que le rapport et le compte

rendu peuvent être faits oralement). Son caractère de narration est nettement accusé.
Le rédacteur d’un procès-verbal n’a ni à imaginer, ni à raisonner : il enregistre, le plus
objectivement possible, avec sérénité, impartialité, ce qui a été dit, ce qui a été fait
devant lui, ce qu’il a constaté ; ce qu’il a constaté ; il n’a pas à prendre parti ; il n’a ni
à apprécier, ni à commenter, ni à juger. Tout son art consiste à donner une image
exacte, fidèle et complète de ce qui s’est passé en sa présence, abstraction faite de ses
sentiments personnels.

Le PV étant soumis à l’approbation de toutes les personnes directement intéressées par sa

rédaction, prend ainsi un caractère d’authenticité que n’ont pas les autres documents qui
peuvent relater le même évènement.

- le compte rendu est essentiellement lui aussi le récit, l’exposé souvent détaillé et
circonstancié, de faits, d’opérations, d’évènements de tous ordres, de discussions, de
travaux… auxquels le narrateur a assisté.

Sa rédaction fait appel aux procédés de la description.

En aucun cas, le CR n’a à formuler de manière directe, à l’intention du destinataire, de

propositions d’action. S’il lui arrive de commenter les faits exposés, c’est pour mieux les
définir, pour mieux les situer dans l’ensemble auquel ils se rattachent, mais non en vue d’une
action à entreprendre explicitement formulée.

- le rapport : tandis que le procès-verbal et le compte rendu sont donc, avant tout, des
chroniques dans lesquelles la relation des faits tient la place principale, le rapport est
plus complexe.

Certes, il part, lui aussi, en règle générale, de faits réels, sur lesquels il s’appuie, qu’il présente
avec le même souci de clarté et d’objectivité que les documents précités, mais il ne s’en tient
pas à cela. Il est une démonstration : sa rédaction est ordonnée de manière à aboutir à une
conclusion, laquelle expose des décisions à prendre ou formule des vœux, des suggestion, des
demandes, des recommandations, un avis, des critiques…

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Exemples comparés :

a) Un chef d’entreprise demande à un collaborateur d’aller relever dans une exposition le

nom des firmes concurrentes qui è participent ainsi que la nomenclature des articles
exposés : une telle mission donne lieur à la rédaction d’un compte rendu.

b) Ce même chef d’entreprise demande à un autre collaborateur spécialisé d’aller

examiner dans une exposition de matériel de bureau une machine nouvelle susceptible
d’être utilisée dans les services de l’entreprise et de lui dire si cette machine peut
répondre aux besoins de l’entreprise : il y a là matière à un rapport.

Les qualités intellectuelles et morales du rapporteur :

La qualité du rapport est fonction de la qualité du rapporteur. Il y a des règles intellectuelles et

morales auxquelles tout rapporteur doit obéir et n’enfreindre sous aucun prétexte :
l’objectivité et la loyauté.

- il ne doit pas subordonner l’information à un intérêt plus ou moins avouable. Passer

sous silence des faits qui rendraient insoutenables les conclusions auxquelles il est
bien décidé à aboutir, est une faute inexcusable.

- De plus, un rapporteur n’a pas à se demander quelles sont les remarques, les réflexions
et les conclusions qui sont susceptibles de plaire au destinataire. Aucun rait n’est à
retenir ou à écarter pour la seule raison qu’il serait agréable ou désagréable à la
personne qui aura à prendre une décision.

- Quand le rapport porte sur des personnes, il faut que celui qui le rédige comprenne
quelles injustices peuvent résulter d’une erreur en apparence vénielle, ou d’une
appréciation anodine.

Enfin, le rapport a un but utilitaire : c’est dire que tout lyrisme, toute recherche purement
littéraire y sont déplacés.

LES DIFFERENTES PARTIES DU RAPPORT :

Traditionnellement, un rapport se compose de 3 parties, inégales en importance, et qui ont

une utilité propre : l’exposé, le développement et la conclusion.

1° L’exposé :

Il renseigne tout de suite le lecteur sur l’objet du rapport qui va être développé, sur la
cause qui l’a motivé, sur son importance, ses limites, son intérêt.

L’objet du rapport peut être :

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- inclus dans la rédaction dont il constitue le 1er alinéa ;

- ou mentionné dans un titre placé en tête de la rédaction ;
- ou indiqué à la fois dans un titre et repris en préambule ;
- ou annoncé dans la lettre que accompagne le document.

L’exposé doit être précis, bref, complet.

Défauts à éviter :
- exposé imprécis (Ex : j’ai l’honneur de vous soumettre ci-après le projet qu’il m’a été demandé
d’établir).
- Exposé ne définissant pas avec assez d’exactitude l’objet du rapport (ex : vous m’avez
demandé de vous faire connaître mon avis au sujet de la prochaine journée Ecole-Entreprise de
l’EHEP)
- l’exposé ne doit anticiper ni sur le développement ni sur la conclusion (Ex : la machine à
calculer que nous a présentée M. YAO et au sujet de laquelle vous m’avez demandé mon avis,, peut
rendre de précieux services dans no bureaux de comptabilité).
- Le rappel des raisons qui ont motivé la rédaction du rapport, l’indiction des
circonstances dans lesquelles cette rédaction a été entreprise, ne doivent as être
prétexte à des développements de nature à lasser l’attention du lecteur et à lui faire
perdre de vue l’essentiel du document.

Le verbe du rapport : personne à employer

- la 1ère personne du singulier « je » quand le rapport prend la forme d’une lettre et que
le rapporteur intervient en son nom personnel ;
- la 1ère personne du pluriel « nous » lorsque le rapport est le fruit d’une étude
collective ;
- la 3ème personne du singulier : c’est la forme sa plus fréquemment utilisée.

Au lieu de :

- Nous avons demandé à M. X… de nous exposer les modalités de ……….

- Nous nous sommes rendus sur les lieux de l’accident et avons constaté…

- Il nous semble que…..

On écrit :

- Il a été demandé à M. X… d’exposer les modalités de…

- Une visite sur les lieux de l’accident a fait constater….
- Il semble que…
- Il est proposé…
- La commission a examiné… ; elle estime… ; elle propose…
- Il ne semble pas souhaitable, de l’avis de la majorité des membres, que…

2° Le développement :

- Il part de données (faits, observations, informations) sérieusement vérifiées ;

- Ces données servent de base à une analyse raisonnée, à une démonstration
méthodiquement conduite.

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Il faut que l’exposé des faits et le raisonnement qu’ils servent à étayer forment un ensemble
homogène, cohérent. Chacune des parties participe à la solidité du tout et contribue, pour une
part, à préparer la conclusion finale. Un développement bien construit doit avoir disposé
l’esprit du lecteur à conclure comme le rapporteur, à accepter comme logique les propositions
énoncées.

Quelques caractéristiques :

- tout détail, toute remarque, toute information retenus dans le développement doivent
être utile au raisonnement ;
- il ne suffit pas de savoir choisir les éléments du développement, il faut les présenter
dans un ordre rationnel ;
- on ne doit jamais perdre de vue qu’affirmer n’est pas prouver.

Le vocabulaire du développement :

In n’y a pas de vocabulaire propre au rapport, tout au plus des tournures d’écriture qui sont
d’un usage fréquent dans la rédaction de ce document. Ex : j’ai constaté, observé, remarqué…
je signale, précise, souligne… je dois ajouter que…, j’estime devoir souligner que… il est
nécessaire de préciser que ….
D’une part, d’autre part, en outre…
En règle générale, en particulier, en tout état de cause…
Il importe de ne pas saperde de vue que…
Etc.

Faut – il annoncer les grandes lignes du développement ?

- Si le rapport est bref, porte sur un sujet simple, cela est inutile.
- Si par contre le rapport est complexe, long, il est utile d’annoncer le plan du
développement dès l’expose.

Exemple : Au cours de cette étude, nous étudierons successivement :

- les résultats de l’enquête…
- les méthodes possibles…

Dans le développement on emploiera des titres et des sous-titres, ou des phrases de transition
qui énoncent ce qui va être développé.

Exemple : ces faits étant exposés, il faut se demander maintenant si une telle centralisation…

La rédaction du développement :

Le travail d’expression qui consiste à donner aux idées une forme correcte, à lier dans un
développement homogène et bien articulé tous les potins composant le rapport, s’appuie
essentiellement sur une exacte connaissance de la langue et des règles fondamentales de la
composition française. Il n’est pas, répétons-le, de français propre au rapport.

3° la conclusion :

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C’est un aboutissement, la réponse à la question posée sans elle le rapport n’ pas de sen : il est
incomplet, inachevé. Elle n’a de valeur que s’il existe, entre elle et le développement, un
rapport nécessaire, un lien profond.

Les caractères d’une bonne conclusion :

Une bonne conclusion doit :

- simplement récapituler toutes les propositions telles qu’elles ont été établies ou cours
du développement.

- N’avoir plus aucun souci de justification ; à ce stade, il n’est plus question de

convaincre, ce rôle appartenant au développement.

- Grouper les propositions faites dans un ordre logique, qui n’est pas, dans tous les cas,
le même que celui qui a présidé au développement. C’est parfois une simple
récapitulation des différentes conclusions partielles formulées au cours du
développement, même s’il en résulte une sorte de répétition, car le destinataire du
rapport doit pouvoir retrouver rapidement la totalité des propositions auxquelles le
développement a conduit, sans avoir à parcourir l’ensemble du document.

- Ne comprendre aucune proposition qui n’ait pas été démontrée dans le

développement, à moins que cette proposition ne découle d’évidence, sans
justification préalable, d’une proposition déjà justifiée.

Les défauts à éviter :

- la conclusion n’est pas un résumé du développement ;

- elle ne doit pas dépasser ce qui a été prouvé dans le développement ;
- les propositions énoncées ne doivent pas, en raison de leur imprécision, obliger le
destinataire du rapport à demander des explications complémentaires.

Le style de la conclusion :

Un soin particulier doit être apporté à sa rédaction puisqu’elle est l’aboutissement du rapport,
et qu’elle est génératrice d’action. Il ne faut pas perdre de vue que le rédacteur n’est pas le
décideur et qu’en fin de compte, in ne lui appartient pas de trancher, de prendre les décisions.
C’est pourquoi la conclusion fait un fréquent usage de conditionnel. Elle écarte le ton
catégorique au profit de termes nuançant l’affirmation, rendant ainsi sensible que c’est bien à
l’autorité à laquelle est destiné le rapport que la décision appartient.

Exemple :
Il serait opportun, nécessaire, indispensable, souhaitable, indiqué, de …….
Dans ces conditions, nous pensons, nous estimons, nous sommes d’avis que…
Pour ces motifs, il paraît nécessaire… nous proposons de …

La présentation du rapport :

1. la date :

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C’est un élément d’authenticité du rapport. Elle se place normalement dans l’angle supérieur
droit de la première page avant le texte.

2. le titre :
Il est bon de faire précéder le texte du rapport de diverses indications qui permettent, à
première vue, de connaître :
- le sujet traité ;
- l’origine du document (nom, qualité… du rapporteur) ;

3. le texte :
Pour la dactylographie, on respecte la norme en vigueur dans le pays de départ. Les sous-titres
doivent avoir la brièveté et la concision du titre même du rapport. Il faut que les sous-titres, si
on les réunissait, forment un tout cohérent, une sorte de plan réduit à ses lignes principales.

4. la signature :
Tout rapport doit être signé par son auteur, et spécialement lorsque e rapport est écrit sous
forme de lettre. La signature est précédée, s’il y a lieu, de l’indication de la qualité du
rapporteur… on la fait suivre du nom du signataire.

Lorsque le rapport est accompagné d’une lettre d’envoi, la lettre est signée mais la signature
du rapport n’est pas indispensable.

EXERCICE : NOTE DE SERVICE

Etablissez la note de service par laquelle le Directeur de la SOMACODIS à Bamako, M.

COULIBALY informe les chefs de ses différents services qu’ils devront utiliser à l’avenir un
nouvel imprimé pour formuler leurs demandes de personnel. Aucune demande verbale ne sera
prise en considération et le seul document officiel sera dorénavant celui que délivrera le
service du personnel. Un exemplaire sera joint à la note.

Tout personnel démissionnaire, licencié ou retraité doit être remplacé, et il appartient aux
chefs des services intéressés d’en faire la demande qu’ils présenteront d’abord, pour les
personnels administratifs au Directeur Commercial M. KARAMOKO, et pour les personnels
des ateliers au Directeur des Travaux M. KEITA pour information et signature. L’imprimé
sera alors transmis au Service du Personnel qui le soumettra à la Direction.

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SOMACODIS
La Direction
Bamako, le ………………….

NOTE DE SERVICE N°………….

Pour Attribution :
A Messieurs les Chefs de Service
MM. MAIGA, SIDIBE, SOW, SYLLA

Pour information :
MM. KARAMOKO, KEITA

Objet : Demandes de personnel

Veuillez noter qu’à partir d’aujourd’hui, vous devrez utiliser pour vos demandes de personnel
l’imprimé dont le modèle est joint en annexe.

Seules seront prises en considération les demandes formulées au moyen de ce document, à

l’exclusion de toute demande verbale.

Il est rappelé que le personnel démissionnaire, licencié ou retraité doit être systématiquement
remplacé et qu’il appartient au Chef de Service intéressé d’en présenter la demande suivant le
processus décrit ci-dessous.

Les documents sont à votre disposition au Service du Personnel.

Remplis par vous-même, ils seront d’abord transmis pour information et signature à :

- M. KEITA, en ce qui concerne les ateliers,

- M. KARAMOKO, pour les bureaux administratifs,

puis adressés par vos soins au Service du Personnel, chargé de recueillir l’accord de la
Direction.

Le Directeur,
M. COULIBALY
PJ : Demande de Personnel

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COMPTE RENDU D’ACCIDENT

survenu dans le local d’entrepôt de marchandises.

L’accident s’est produit le 1er août 2010 à 16 h 30 dans le local du magasin, à la porte vitrée
de communication avec mon bureau.

La victime est le manutentionnaire COULIBALY Zan, né le 26 mars 1974 à Kokry, assuré

social n°…..

Zan COULIBALY transportait sur l’épaule un colis d’environ 45 kg de produits d’entretien

dont on avait eu livraison et qu’il se destinait à ranger en rayons.

Passant près de la porte, il s’est trouvé déséquilibré, bien qu’il n’y eût aucun obstacle sur son
passage ; il a cru pouvoir prendre appui sur la vitre qui s’est brisée et l’a profondément coupé
au poignet gauche.

Il n’est pas impossible que la victime, qui donnait depuis quelques temps des signes de
fatigue, ait eu un étourdissement.

Zan COULIBALY a été conduit immédiatement à l’infirmerie où il a reçu les premiers soins
avant d’être transporté à l’hôpital régional Nianankoro FOMBA de Ségou.

Fait à Kokry, le………………………

Le Chef magasinier,
Barou DIARRA

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 Soumana DIANCOUMBA – Professeur de secrétariat – 76 44 76 03 / 63 45 40 63 87

………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..

- :- :- :- :- :- :- :- :- :- :- :-

Nous certifions avoir employé M…………………………

du……………………………. au………………………….

- comme………………. du ……………… au……………

- comme………………. du ……………… au……………

M………………………………………..nous quitte ce jour, pour

convenances personnelles, libre de tout engagement.

Fait à………, le……………

Soumana COULIBALY
Directeur Général

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LA CIRCULAIRE
Lorsqu’on a à faire une même communication à un grand nombre de personne, il est
difficile de rédiger les lettres personnalisées.

Il est donc d’usage de faire une seule lettre, ensuite photocopiée que l’on envoie à toutes
les personnes concernées.

I – DEFINITION :

La circulaire est une lettre reproduite par duplication, destinée à informer un groupe de
personne d’un fait commercial.

Exemple : transfert d’une maison de commerce.

1° PRESENTATION DE LA CIRCULAIRE :

La présentation est identique à celle de la lettre commerciale. Seulement la zone « adresse

du destinataire » ne porte pas d’informations avant reproduction en plusieurs exemplaires.

Ensuite on personnalisera chaque copie. La circulaire doit atteindre comme 1 er objectif une
lecture facile d’où une recherche de présentation aussi proche que possible qu’une lettre
personnelle.

La réduction de son coût constitue son 2ème objectif par l’élimination des mentions
variables.

2° LA REDACTION D’UNE CIRCULAIRE :

Comme toute rédaction elle comprend 3 parties : l’introduction, le développement et la

conclusion.

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APPLICATION 1 :

INA BOUTIQUE sise à Kalabancoura Route de l’Aéroport, face à l’hôtel Oumou

Sangaré, BP 125 ; Tel : 20 20 63 00 BAMAKO, décide d’organiser une vente
promotionnelle d’une semaine à compter du lundi 6 mars au samedi 11 mars 2010.

Les prix subiront une réduction de 25 % sur les pantalons dames, 20 % sur les autres
articles.

Cette liquidation de stock à des prix réduits vous intéressera vivement. Les boutiques
seront ouvertes chaque jour de 8 h à 12 h et de 14 h à 18 h.

TAF :
Rédiger cette circulaire adressée à la clientèle, elle sera signée par le Chef des Ventes
Aldiouma GUINDO. Le dernier numéro du chrono est CIR-38.

APPLICATION 2 :
Vous êtes employé comme secrétaire à la SOCIETA BAMAKOISE DE FRIPPERIE,
marché de Médine-Coura, BP : 45, Tel : 20 22 13 43.

Le Directeur Commercial Monsieur Moussa COULIBALY vous charge d’informer les

clients qu’à partir du 1er mai 2010, le siège de la Société et tous les services commerciaux
seront transférés aux Halles de Bamako à 300 mètres de la gare routière de Sogoniko.

Les n° de BP et Télex restent inchangés, mais la nouvelle ligne téléphonique sera le 20 20

58 80 au lieu de 20 22 18 43. Ceci en vue d’apporter un service et une assistance encore
plus efficace à la clientèle. Dernier n° de chrono est 118

TAF : rédigez cette lettre

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INA BOUTIQUE
Route de l’aéroport
Kalabancoura - BAMAKO
BP : 125 Tél : 20 20 63 00
RC : CB :

…………………………………………………………….

…………………………………………………………….

…………………………………………………………….

…………………………………………………………….

…………………………………………………………….

V/R :

N/R : Bamako, le
CIR-39
Objet :
Vente promotionnelle

M……………………,

Nous avons le plaisir de vous informer qu’une vente promotionnelle d’une semaine sera
organisée du lundi 6 mars au samedi 11 mars 2010.

Nous ferons une réduction de 25 % sur les pantalons dames et 20 % sur les autres
articles.

Les boutiques seront ouvertes tous les jours de 8 h à 12 h et de 14h à 18 h.

Nous espérons que cette liquidation de stock à des prix réduits vous intéressera vivement
et vous prions de venir massivement à cette vente promotionnelle qui vous donnera entière
satisfaction.

Veuillez agréer, M………………., l’expression de nos salutations dévouées.

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Aldiouma GUINDO
Chef des ventes

SOCIETE DE FRIPPERIE BAMAKOISE

Marché de Médine-coura
BAMAKO
BP : E45 Tél : 20 22 13 43

-------------------------------------------
------------------------------------------
------------------------------------------
------------------------------------------

V/R :

N/R : Bamako, le
MC-119
Objet :
Déménagement

M…………………….,

Nous avons le plaisir de vous informer du déménagement du siège social et tous les
services commerciaux à partir du 1 er mai 2010 aux Halles de Bamako à 300 mètres de la
gare routière de Sogoniko.

Les n° de BP et Télex restent toujours les mêmes ; par contre la nouvelle ligne
téléphonique sera le 20 20 58 80. Le but de ce transfert est de vous apporter un service et
une assistance encore plus efficace.

En espérant que transfert vous conviendra, nous vous remercions de la confiance que vous
nous témoignez.

Veuillez agréer, M…………………, l’expression de nos sentiments dévoués

Moussa COULIBALY
Directeur Commercial
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LES NOTES
La communication interne dans l’entreprise s’effectue par l’intermédiaire de documents
divers dont les notes : message concis par lequel l’émetteur demande aux destinataires
d’exécuter un travail ou lui transmettre une information. Il existe plusieurs sortes de note :
la note d’information et la note de service.

I – LA NOTE D’INFORMATION :

1° Définition :

Circulant dans le sens descendant et ascendant, la note d’information sert à transmettre

une information soit à l’ensemble du personnel, à un service ou à une personne.

2° Les mentions indispensables :

Les mentions indispensables de présentation de la note d’information sont :

- la mention « note d’information » ;

- le numéro de la note (facultatif) ;
- le service émetteur c'est-à-dire le service qui rédige la note ;
- l’objet qui est obligatoire, informe du contenu de la note ;
- la signature qui comprend : le titre du signataire, la signature et le nom du signataire.
La note d’information ne donne pas d’ordre.

3° Le style :
La note d’information adopte un style de rédaction précis, concis, claire et simple.

EXEMPLE :
Vous êtes Secrétaire à la Direction du Centre de Formation Secondaire Technique (C F T
S), BP : 8010 BAMAKO. Une réunion pédagogique du corps professoral est prévue pour
le samedi 24 avril 2010 à partir de 9 h dans la salle des professeurs.

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TAF : le Directeur des Etudes Monsieur Oumar KONATE vous charge de rédiger le
projet de note d’information adressé à tous les professeurs.
Dernier n° : DE-015

CFTS
Direction des Etudes
BAMAKO
Bamako, le
………………………………..

NOTE D’INFORMATION
N° DE-016

Tous les Professeurs

Objet :
Réunion pédagogique

Il est porté à la connaissance de tous les Professeurs que la réunion pédagogique du corps
professoral est prévue pour le samedi 24 avril 2010 à partir de 9 h dans la salle des
Professeurs.

La direction sait compter sur la présence de tous et de toutes.

Oumar KONATE
Directeur des Etudes

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II – LA NOTE DE SERVICE :

1° Définition :

C’est un moyen de transmission écrit de l’information dans une entreprise. Elle circule
dans le sens descendant destiné à transmettre un ordre relatif à l’exécution d’un travail.

2° Caractéristiques :
Elle porte obligatoirement les mentions suivantes :

- un service émetteur,
- le ou les destinataires,
- la signature,
- la fonction du signataire,
- la date,
- la mention « note de service »,
- l’objet.

La position hiérarchique du signataire par rapport au destinataire et du supérieur au

subordonné. Le contenu du message porte toujours sur une information principale.
L’intention de la note est d’ordonner.

Elle utilise le style indirect à travers des phrases courtes et simples. Le message est
présenté avec en-tête simplifié car c’est un document interne. L’objet définit
immédiatement le sujet traité. Il n’y a ni titre de civilité, ni formule de politesse. Certaines
mentions peuvent être mises en évidence afin d’attirer l’attention du destinataire.

EXEMPLE :
Vous travaillez en tant que Secrétaire à la Direction Commerciale de l’Hôtel Mandé.
Depuis quelques temps, le Directeur Commercial Monsieur Salim SISSOUMA a constaté
de nombreux abus au niveau des appels téléphoniques ou d’erreur au standard.
Mécontent de cette situation, il vous demande de rédiger une note en soulignant que des
sanctions seront appliquées à tous ceux qui abusent du téléphone. La dernière note porte le
n° 2010/014/SS

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HOTEL MANDE
Direction Commerciale
BAMAKO

Bamako, le
………………………………

NOTE DE SERVICE
N° 2010/015/SS

A
Tout le personnel

Objet :
Utilisation du téléphone

A la suite nombreux abus constatés au niveau des appels téléphoniques, il a été décidé les
instructions qui suivent :

- pour le personnel, la limitation ou suppression des communications internes au

personnel ;

- pour le standard, éviter les absences redoutées et sans motif, intervenir en limitant la
durée des communications au profit des appels extérieurs.

Le respect de ces instructions est obligatoire sous peine de s’exposer à des sanctions.

Salim SISSOUMA
Directeur Commercial

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EXERCICE :

Vous travaillez à la Direction Générale de SYATEL, route de NIAMAKORO BP : 130

BAMAKO.

Les anomalies ont été constatées quant à l’utilisation des voitures de service pour les
différents déplacements pendant les heures de travail.

Afin de remédier cet état de fait, on vous demande de rédiger une note de service
demandant à effectuer les déplacements des voitures de service.

Si la mission est urgente et si aucune voiture n’est disponible ou si l’usage d’une voiture
de service entraîne une perte de temps, l’utilisation des voitures personnelles peut être
accordée.

TRAVAIL A FAIRE :

Rédiger la note n° 35 adressé aux différents directeurs de service. La note sera signée par
Monsieur Mohamed DIALLO.

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SYATEL
Direction Générale
BAMAKO

Bamako,le……………………

NOTE DE SERVICE N° 35

A
Tous les Directeurs de service

Objet :
Utilisation des voitures

Depuis un certain temps, les anomalies ont été constatées quant aux différents
déplacements, de voiture de service pendant les heures de travail.

Cependant, les déplacements en voiture personnelle sont autorisés lorsque la mission est
urgente et qu’aucune voiture n’est disponible ou si l’usage d’une voiture de service
entraîne une perte de temps.

La direction sait compter sur la bonne compréhension de tous.

Mohamed DIALLO
Directeur Général

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LE LICENCIEMENT
Les licenciements individuels se font pour motif personnel ou motif économique avec des
règles juridiques strictes.

1- entretien préalable,
2- notification du licenciement.

A – ENTRETIEN PREALABLE :

Comme dans le cas de la mise à pied, le licenciement d’un salarié doit être précédé d’un
entretien préalable. Cette procédure s’applique aux employés sous un contrat à durée
indéterminée et après expiration de la période d’essai. Le motif du licenciement doit être
sérieux et prouvé (vol, violence, absence non justifiée, retards). L’incompatibilité d’humeur
n’est pas une cause sérieuse et réelle.

La date de convocation doit être envoyée au domicile du salarié par lettre recommandée avec
avis de réception ou remise en main propre en échange d’une décharge écrite.

1° OBJET :

Convoquer un salarié à un entretien préalable afin de lui indiquer le ou les motifs de la

décision envisagée. Cet entretien équivaut à une tentative conciliation. Il peut aboutir au
licenciement.

2° PLAN DE REDACTION :

- Annoncer le projet de licenciement ;

- Convoquer le salarié à un entretien préalable (préciser la date, l’heure et le lieu)
- Indiquer la possibilité pour l’employé de se faire assister par une personne de son
choix.

B – NOTIFICATION DU LICENCIEMENT :

Après l’entretien si l’employeur maintient sa décision envisagée ; il procédera au licenciement

du salarié par écrit.

Cet écrit est obligatoire dans le cas d’un licenciement individuel pour motif personnel ou
économique.

1° OBJET :

Confirmer à un salarié son licenciement. C’est une lettre qui doit respecter les contraintes
juridiques différentes selon du licenciement.

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Il existe plusieurs grandes catégories de motifs de licenciement :

- l’inaptitude professionnelle : dans ce cas, l’employeur n’est pas obligé d’indiquer le

motif, sauf si l’employé en fait la demande par écrit ;
- la faute légère (retards occasionnels répétés envoi tardif de documents médicaux) : le
motif est indiqué dans la notification :

- la faute grave (refus d’obéissance, négligences graves, indélicatesse, injure envers un

supérieur) : motif à indiquer ;

- la faute lourde (sabotage, appropriation de marchandises, détournement de clientèle) :

motif à indiquer.

La lettre est à envoyer en recommandée avec accusé de réception. Si l’employé bénéficie

d’un délai de préavis, l’employeur doit le respecter ; sauf dans le cas de la faute lourde.

2° PLAN DE REDACTION :

- Rappeler l’entretien préalable qui s’est tenu ou rappeler les faits reprochés au salarié ;
- Indiquer le motif du licenciement s’il y a faute ;
- Indiquer la date du congé ou de fin du préavis.

A la fin du contrat de travail, l’employeur est tenu de remettre au salarié deux documents :
le certificat de travail et le reçu pour solde de tout compte.

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